Riglyndokument vir die Universiteit Stellenbosch (US) Ko-Kurrikulêre Ondersteuningsfonds (USKOF)

Transcriptie

1 Riglyndokument vir die Universiteit Stellenbosch (US) Ko-Kurrikulêre Ondersteuningsfonds (USKOF) 1. Agtergrond en rasionaal Na aanleiding van n behoeftebepaling wat in 2011 gedoen is, blyk dit duidelik dat verskeie Universiteit Stellenbosch (US) departemente, afdelings en sentra fondse beskikbaar stel vir steun aan studente se ko-kurrikulêre ontwikkeling. Hierdie fondse word meestal om die volgende redes beskikbaar gestel en aangewend: - studente se bywoning van en deelname aan konferensies wat buite die formele akademiese aanbod val, beide nasionaal en internasionaal; - die steun van studente-inisiatiewe op kampus wat bykomend is tot die dag-tot-dag-aktiwiteite van studentestrukture waarvoor daar bestaande begrotings is; - die steun van SR-inisiatiewe wat gekoppel is aan die bovermelde, maar ook inisiatiewe wat verband hou met ko-kurrikulêre aktiwiteite nasionaal en internasionaal, en wat verkieslik nie jaarlikse of herhalende geleenthede is nie. Fondse is beperk; dus moet beskikbare geld op n verantwoordelike manier bestuur, aangewend en toegeken word sodat dit n groter en beter impak op die studentegemeenskap van die US kan hê. Daarom is daar besluit dat n sentrale fonds gevestig moet word waar bestaande US-fondse saamgevoeg word. Hierdie fonds sal tot gevolg hê dat: - meer studente gesteun word en dat n groter en beter impak verseker word; - kriteria daargestel word waarvolgens aansoeke beoordeel word; - daar geëvalueer word hoe studente die fondse aanwend en benut deur verslagdoening en dergelike wyses van terugvoer. Op grond hiervan is daar besluit om hierdie Universiteit Stellenboch Ko-Kurrikulêre Ondersteuningsfonds (USKOF) te vestig. 2. Fokus van fonds USKOF (fonds) het n baie spesifieke fokus: Die fonds fokus op die ko-kurrikulêre ontwikkeling van studente en dus word versoeke met n sterk of uitsluitlike akademiese fokus nie oorweeg nie. Die akademiese omgewings (die fakulteite) hanteer dus fakulteitsgebaseerde aansoeke. Die Nagraagdse en Internasionale Kantoor (NGIK) bekostig vanuit hul bestaande begroting akademiese internasionale uitruilgeleenthede. Fondse word toegeken sover moontlik vir nie-herhalende en onvoorsiene reisgeleenthede na nasionale en internasionale konferensies, kursusse en byeenkomste (insluitend nie-akademiese ruilgeleenthede en besoeke aan ander universiteite) waar studente direk gaan deelneem aan n bepaalde ko-kurrikulêre aktiwiteit en so verryk en ontwikkel word. Vir herhalende roetinegeleenthede moet jaarliks voor begroot word en kan USKOF nie voorsiening voor maak nie. 1 B ladsy

2 3. Aansoekproses USKOF volg n sentrale aansoekproses en die aansoekvorm bevat die volgende inligting: - persoonlike besonderhede (insluitend US-studentenommers); - besonderhede van die projek/reis/geleentheid waarom aansoek gedoen word; - n volledige begroting, die verwagte uitkomste en impak van die geleentheid vir die aansoeker(s); - n volledige argument wat die positiewe impak van die projek/reis/geleentheid op die individu(e) en veral die groter studentegemeenskap uitlig. Die aansoekvorm is ook elektronies beskikbaar en studente kan dit ook elektronies voltooi. Harde kopieë van die vorm is beskikbaar by die volgende omgewings: - die Studenteraad; - die Tygerberg Studenteraad; - Sentrum vir Studentestrukture en Gemeenskappe (SSG). Die aansoeker moet aandui of hy/sy sal hou by die ooreenkoms om verslag te doen oor die aanwending en impak van fondse toegeken. n Handtekening as bevestiging sal dus op die aansoekvorm aangebring moet word. In gevalle waar studente as n groep aansoek om befondsing doen, moet die besonderhede van elke aansoeker in die aansoekvorm vermeld word. Die dokument moet egter deur een (primêre) aansoeker voltooi word. Ruimte word op die aansoekvorm gelaat vir die name en US- studentenommers van al die aansoekers. Die voltooide vorm kan elektronies gestuur word aan uskof@sun.ac.za of in harde kopie by Studentesake, Bosmanstraat 15 Anneks, ingelewer word. 4. Kriteria vir die oorweging van aansoeke Aansoeke sal oorweeg word indien die aansoeker(s) aan die volgende vereistes/kriteria voldoen: - dat die aansoeker n geregisteerde US-student in die betrokke aansoekjaar is; - dat, indien die aansoeker n voorgraadse student is, hy/sy reeds ten minste vir twee semesters n ingeskrewe student aan die US moet wees; - dat hy/sy twee-derdes van die HEMIS-krediete (voorgraads) tot op die punt van aansoek verwerf het; en dit moet duidelik wees dat die aansoeker sy/haar graad in die minimum tyd plus een jaar sal voltooi; - nagraadse aansoekers se studieleiers moet n kort vorderingsverslag beskikbaar stele n bevestig dat deelname nie die student akademies sal benadeel nie; - dat hy/sy nie ander befondsingsbronne beskikbaar het wat die volle koste van die program/reis/ konferensie/geleentheid kan dek nie; 2 B ladsy

3 - dat die rasionaal vir die aansoek oortuigend genoeg is om te toon dat dit n positiewe impak op beide die aansoeker(s) en die groter studentegemeenskap sal hê; - dat die aansoek n sterk ko-kurrikulêre ontwikkelingsfokus het. Voldoening aan die eerste stel kriteria is belangrik om vir befondsing oorweeg te word. Indien n aansoeker op van bogenoemde kriteria te kort skiet, kan die onderstaande addisionele kriteria oorweeg word om te bepaal of die aansoeker wel befonds behoort te word: - aktiewe deelname aan aktiwiteite aan die US wat as verdere ontwikkelingsgeleenthede vir die persoon kan dien in n persoonlike, leierskaps- en akademiese hoedanigheid; - betrokkenheid ook buite die US wat die afgerondheid van die aansoeker(s) verder toelig. Die rol van die komitee mbt die beoordeeling van aansoeke is soos volg: - die komitee moet na die volle meriete van die aansoek kyk; - die reis/besoek/geleentheid mag normaalweg nie gedurende eksamentye plaasvind nie, maar indien daar, as hoogste uitsondering, wel geleenthede is waar so n uitsondering geregverdig is, moet die aansoekers self betyds die nodige reëlings met hul dosente tref (dieselfde geld vir toetse en toetsreekse); - die getal vorige aansoeke van die aansoeker(s) sal in ag geneem word. Die bedrag wat per aansoek toegeken word, sal deur die komitee oorweeg word op grond van: - die beskikbaarheid van fondse in USKOF; - die beskikbaarheid van ander befondsing (buite die US); - die meriete en motivering van die aansoek; - die getal studente indien dit n groep is - die openbaarmaking van die totale fondse ontvang voor en ná die hantering van die aansoek. Die volgende geld in terme van n ooreenkoms met die ontvanger(s): - indien ander fondse vir dieselfde doel ontvang word, moet dit verklaar word; - wanneer hy/sy aansoek doen, moet daar aangedui word dat daar ook aansoek gedoen is om befondsing van ander organisasies (die aansoeker moet aantoon of die fondse reeds ontvang is (bedrag moet genoem word), nog nie ontvang is nie of kennis ontvang het dat hy/sy onsuksesvol was met die aansoek); 3 B ladsy

4 - verder moet die aansoeker ook ingelig wees dat die komitee terugwerkend in kennis gestel moet word as eksterne fondse, na die aansoek en ontvangs van geld by die Universiteit, ontvang word. Komitee vir die bestuur van die Fonds Die Senior Direkteur Studentesake ) is primêr verantwoordelik vir die toekenning van die fondse in oorleg met n komitee wat die aansoeke help oorweeg. Die komitee bestaan uit verteenwoordigers van die volgende omgewings: - Senior Direkteur Studentesake (sameroeper en primêr verantwoordelik vir toekenning van fondse); - Hoof administratiewe beampte, Studentesake (hanteer sekretariaat en die administrasie van die fonds) - Hoof van die Sentrum vir Studentestrukture en Gemeenskappe - Hoof van die FvZSlabbert Instituut - Studenteraad (2 lede); - Nagraadse en Internasionale Kantoor (1 lid). 5. Ontmoetings van komitee Die komitee ontmoet een maal per maand (30 dae) formeel om te besin oor, onder andere, die volgende: - aansoeke van meer as R per aansoek ontvang gedurende die voorafgaande maand; - hantering van verslae ontvang vanaf studente wat deur die fonds gesteun is; - die bedrag beskikbaar vir verdere toekennings vanuit die fonds vir die res van die jaar; - evaluering van die aansoekproses, indien nodig. Die volgende reëlings geld: - die komitee besin elektronies (per e-pos) oor die toekenning van fondse vir aansoeke van minder as R met die sameroeper wat afhandelingsbevoegdheid het; - die komitee ontmoet ad hoc indien dringende aansoeke moet dien van meer as R (dringende aansoeke word beskou as aansoeke wat voor die volgende geskeduleerde ontmoeting van die komitee afgehandel moet word); - indien geen aansoeke in die voorafgaande maand ontvang is nie, hoef die komitee nie te ontmoet nie. Die sekretariaatfunksie van die komitee word deur n personeellid in die Afdeling Studentesake vervul wat voltooide aansoekvorms en enige ander motiveringsdokumente aan die komitee stuur voor hulle ontmoet. 4 B ladsy

5 Sodra die komitee besluit het oor die aansoek, gee die sekretaris terugvoer aan die aansoeker(s). Hierdie terugvoer sluit die volgende in: o n opsomming van die besluit van die komitee; o die proses vir die betaling van die fondse; o die templaat vir n verslag wat binne n periode van 30 dae na die reis, konferensie, ontmoeting, ens. deur die ontvanger(s) voltooi moet word. Die voltooide verslae word aan die sekretaris van die komitee gestuur wat dit voorlê vir bespreking by die volgende komiteevergadering. Indien so bepaal deur die komitee kan studente versoek word om kort aanbiedings oor hul wedervaringe te doen. 6. Betaling van fondse Wat die betaling van fondse betref, geld die volgende: - Al die nodige betalings moet vanaf n kostepunt in die Afdeling Studentesake geskied om rekordhouding en finansiële kontrole te verseker. 7. Ten slotte Verskeie US-omgewings in besonder die wat in die dokument vermeld word het dit dringend noodsaaklik geag dat n fonds aan die Universiteit gevestig word om op n meer volhoubare en volledige wyse meer studente finansieel te ondersteun mbt ko-kurrikulêre geleenthede vir persoonlike ontwikkeling, leierskapsontwikkelings, ens. Met die implementering van USKOF word die studentegemeenskap ook behoorlik ingelig dat daar voortaan net een plek/punt is waar om hierdie tipe ondersteuning aansoek gedoen kan word. Navrae moet gerig word aan Studentesake aan uskof@sun.ac.za of telefonies by B ladsy