BIBLIOTEEK- EN INLIGTINGSDIENSTE BELEID. Direkteur: Biblioteek- en Inligtingsdienste Mev. K.B. Eister ( )

Transcriptie

1 Bylaag C BIBLIOTEEK- EN INLIGTINGSDIENSTE BELEID Dokument nommer Dokument naam Beleid oor sirkulering Koördinerende lid van Uitvoerende Bestuur Vise-rektor: Navorsing - Prof RC Witthuhn ( ) Kontak Direkteur: Biblioteek- en Inligtingsdienste Mev. K.B. Eister ( ) Status Goedgekeur deur 3 Datum goedgekeur 3 Datum van laaste verandering 3 Datum vir volgende hersiening 3 Oktober jaarliks Verwante beleide

2 Bladsy 2 van 9 1. TITEL Naam: Beleid oor sirkulering 2. INLEIDING/AGTERGROND Dit is die beleid van die Universiteit van die Vrystaat Biblioteek en Inligtingsdienste (UV BID) om reëls en regulasies te bepaal vir die uitreiking/leen van inligtingshulpbronne aan gebruikers. Die beweegrede is om te verseker dat die Biblioteek gereed is vir die prosessering van uitlening, met die doel om die gebruik van inligtingshulpbronne tot voordeel van die Universiteit te maksimaliseer. 3. DOELWIT Om reëls en regulasies oor die volgende te bepaal: Registrasie van interne en eksterne kliënte. Sirkulering van inligtingshulpbronne en die soepelheid daarvan. Bewaring van geïdentifiseerde inligtingshulpbronne. Versekering dat biblioteekgebruikers aan die uitleenreëls van die Biblioteek voldoen. Bestuur van inkomste. 4. OMVANG Hierdie beleid is op die personeel van Sirkulasies Onderafdeling en alle biblioteekkliënte van toepassing. 5. DEFINISIES EN AFKORTINGS CHELSA staan vir die Komitee vir Hoëronderwysbiblioteke in Suid-Afrika, wat 'n konsortium vir universiteits-/hoëronderwysbiblioteke is. Afstandkliënte beteken nagraadse studente wat afstandstoegang tot biblioteekdienste verlang omdat hul ver vanaf die Universiteit geleë is.

3 Bladsy 3 van 9 Eksterne kliënt beteken 'n biblioteekgebruiker wat nie n geregistreerde student en/of werknemer van die Universiteit is nie, byvoorbeeld privaat of individuele lede van die gemeenskap, voornemende meestersgraad- en doktorale studente, ens. Besoekende navorsers beteken dosente en of navorsers wat nie werknemers van die Universiteit is nie, maar wat op uitnodiging lesings gee, doktorale genote is, ere-leerstoele beklee, of as emeritusprofessore van die Universiteit aangestel is. Besoekende studente beteken studente vanaf ander universiteite wat die UV vir verskeie redes besoek, insluitend uitruilprogramme. Ere-kliënte beteken kliënte aan wie lidmaatskap toegeken is weens hul spesiale betrokkenheid en of bydrae tot die Universiteit, veral in navorsing. Interne kliënte beteken afgetrede werknemers van die universiteit. Privaat- of gemeenskapslede beteken individue wat in hul privaat of persoonlike hoedanigheid lede van die biblioteek is. Voornemende meestersgraad- en of doktorale studente beteken studente wat nog nie geregistreerde studente is nie, maar biblioteekdienste nodig het om hul voorleggings te kan skryf. 6. BELEIDINHOUD EN RIGLYNE 6.1 Biblioteeklidmaatskap Die Biblioteek maak voorsiening vir twee (2) kategorieë, naamlik interne en eksterne kliënte Interne kliënte Bestaan uit UV personeel en geregistreerde studente. Het die reg om alle biblioteekfasiliteite en -dienste te gebruik en om boeke van die versameling te leen. Word daarvan vrygestel om lidmaatskapfooie te betaal. Interne kliënte geniet die volgende dienste: Ontvang inligtings-/verwysingsbystand (persoonlik, per foon, of per e-pos). Opleiding oor hoe om biblioteekhulpbronne en -media te gebruik (soektogte op aanlyn databasisse, verkryging van inligting, ens.). Interbiblioteeklenings.

4 Bladsy 4 van Eksterne kliënte Sirkulasiedienste soos hernuwings, navrae oor boetes en betalings Betalende kliënte (privaat-/individuele lede van die gemeenskap, regeringsamptenare). Privaat- of individuele lede van die gemeenskap: moet diensfooie betaal (Verwys na Bylaag H.1 Beleid oor tariewe) Nie-betalende lede Meestersgraad- en PhD-studente van Suid-Afrikaanse universiteite. Die Biblioteek vereis 'n bekendstellingsbrief deur die universiteitsbibliotekaris van die universiteit waar die student geregistreer is. Voornemende studente wat hul voorleggings voorberei. Die Biblioteek vereis 'n aanbevelingsbrief van die betrokke studieleier. Die betrokke departement sal aanspreeklik wees vir inligtingsbronne wat deur sodanige kliënte geleen word. Biblioteekgebruikers wat by geaffilieerde kolleges of enige hoëronderwysinstelling in Suid- Afrika, wat deur die regering gesubsidieer word, geregistreer is. Biblioteek en Inligtingsdienste in die Vrystaat. Erelede Pensionarisse Besoekende dosente, navorsingspersoneel, nadoktorale genote, ereprofessore en emeritusprofessore. Vir die toekenning van lidmaatskap vereis die Biblioteek 'n bekendstellingsbrief van die betrokke akademiese departement. Die betrokke departement sal verantwoordelik wees vir inligtingshulpbronne wat deur sodanige kliënte geleen word. Studente in uitruilprogramme. Vir die toekenning van lidmaatskap vereis die Biblioteek 'n bekendstellingsbrief van die betrokke akademiese departement. Die departement sal 'n verklaring verskaf waarin aanspreeklikheid aanvaar word vir die vervangingswaarde van enige biblioteekeiendom wat verlore raak of beskadig word weens die nalatigheid van die betrokke studente, of vir enige uitstaande boetes. 6.2 Registrasie van gebruikers Interne kliënte: inligting oor interne kliënte sal van die Universiteit se registrasie- en personeelstelsels afgelaai word.

5 Bladsy 5 van Van alle eksterne kliënte sal vereis word om: As kliënt te registreer. Hierdie aksies dien as verklaring dat die kliënt aan die Biblioteekreëls sal voldoen. Lidmaatskap jaarliks te hernu. Jaarliks 'n lidmaatskapfooi te betaal wat nie terugbetaalbaar is nie. Jaarliks 'n lidmaatskapkaart teen betaling van 'n fooi te verkry. 'n Bekendstellingsbrief van gesag te verskaf (universiteitsbiblioteek). 'n Identifikasiedokument as wettige bewys vir identifikasiedoeleindes te verskaf. Bewys van fisiese adres en posadres te verskaf Biblioteekkaarte: die universiteit se identifikasiekaart sal as gebruikertoegangskaart vir die biblioteek hanteer word Verlore of gesteelde kaarte: alle verlore of gesteelde kaarte moet dadelik by die Biblioteek aangemeld word om ontoelaatbare gebruik van die kaarte te voorkom. Kaarte wat as verlore of gesteel aangemeld is en agterna gevind of herwin word, sal slegs deur persone met behoorlike identifikasie gebruik mag word Naam- en of adresveranderinge: van die gebruiker sal verwag word om die Biblioteek van enige naam- en of adresveranderinge in kennis te stel. Hierdie kennisgewing moet deur persoonlike besoek, telefoonoproep of e-pos geskied Toestemming: die Universiteit se identifikasiekaarte is nie-oordraagbaar nie. 6.3 Kansellasie van registrasie Biblioteekgebruikers se lidmaatskap sal onder die volgende omstandighede gekanselleer word: Studente Studente wat hul studies na registrasie staak. Studente wat versoek dat hul lidmaatskap as biblioteekgebruikers gekanselleer word.

6 Bladsy 6 van Personeel Personeellede wat bedank. Personeellede wat versoek dat hul lidmaatskap as biblioteekgebruikers gekanselleer word. NB. Die Hoof van Sirkulasiedienste het die verantwoordelikheid om te verseker dat kliënte wat bedank of as studente van die Universiteit hul registrasie kanselleer alle inligtingsbronne van die Biblioteek wat in hul besit is terug besorg en moet vir personeellid 'n Klaringsertifikaat onderteken. 6.4 Die uitleen van biblioteekmateriaal Die volgende kategorieë van lede sal toegelaat word om die aangeduide aantal biblioteekmateriaal vir die aangeduide leenperiode uit te neem: Soort kliënt Uitleen toelaatbaar van Uitleenperiode Hernuwing van uitleenperiod e Kortleen Hoofversameling Hoofversameling Kortleen Aantal hernuwings Akademiese personeel 25 1 jaarr Nee Nagraadse studente 15 1 maand 3 Voorgraadse studente 10 2 weke 1 Bestuurspersoneel 25 1 jaar Nee (ondersteuningsdienste en topbestuur) Ondersteuningspersoneel 25 1 jaar Nee Eksterne Meestersgrade/PhD s 15 1 maand 3 Voornemende nagraadse 15 1 maand 2 student Erelede 15 1 maand 3 Alumni 10 2 weke 1 Besoekende navorsers 10 2 weke 1 Besoekende student 10 2 weke 1 Tydelike personeel 15 1 maand 3 Pensionarisse 10 2 weke Hernuwing van uitlening Biblioteekkliënte sal toegelaat word om leningsperiode te hernu deur enige kommunikasiemetode te gebruik (persoonlik, telefonies, e-pos).

7 Bladsy 7 van 9 Voorgraadse studente mag inligtingshulpbronne slegs een maal hernu. Hernuwing sal toegelaat word mits geen ander gebruikers 'n versoek ten opsigte van dieselfde hulpbronmateriaal gerig het nie (bespreking). Van dosente word verlang om spesiale reëlings te tref indien hulle inligtingshulpbronne vir die periode van 'n jaar wil hou (kantoorversamelings). 6.6 Boetes vir agterstallige indiening van inligtingshulpbronne Die Biblioteek sal 3 (drie) aanmanings aan gebruikers stuur om hulle daaraan te herinner dat boeke agterstallig is. Indien daar nie op die aanmanings gereageer word nie, kan die Biblioteek alle uitstaande fondse van die student se studenterekening verhaal. Die Biblioteek behou die reg om die betrokke lidmaatskap op te skort tot tyd en wyl alle uitgeleende materiaal terug besorg is en alle boetes betaal is. 'n Biblioteekkliënt wat in gebreke bly om biblioteekmateriaal op of voor die keerdatum terug te besorg, sal vir 'n boete aanspreeklik gehou word (Verwys na Bylaag H.1- Beleid oor tariewe). Studente wat in gebreke bly om hul verskuldigde boetes te betaal se uitslae sal terug gehou word tot tyd en wyl die betaling gedoen is. Personeellede wat in gebreke bly om hul verskuldigde boetes te betaal sal nie 'n getekende Klaringsertifikaat van die Biblioteek ontvang nie. Die Universiteit is by magte om sodanige verskuldigde bedrae van die personeellid se pensioenfonds te verhaal. 6.7 Betalings van verlore biblioteekmateriaal Biblioteekkliënte wat in gebreke bly om inligtingshulpbronne terug te besorg, sal aanspreeklik gehou word vir die koste van die betrokke materiaal, of sal toegelaat word om 'n vervangende kopie aan te koop en te voorsien, plus betaling van hanteringskoste. Studente wat in gebreke bly om vir die verlies te betaal se uitslae sal deur die Universiteit terug gehou word. Personeellede wat in gebreke bly om vir die verlies te betaal sal nie 'n getekende Klaringsertifikaat van die Biblioteek ontvang nie. Die Universiteit is by magte om die onkoste te verhaal soos dit goed geag word.

8 Bladsy 8 van Reservering van biblioteekmateriaal Dosente word toegelaat om inligtingshulpbronne vir verskeie redes in reserwe te hou en dit sal vir 'n geïdentifiseerde tydperk op kortleen geplaas word. 'n Reserveringsvorm (harde kopie of aanlyn) moet ingevul word waarop die datum aangedui word waarop die inligtingshulpbron in reserwe geplaas moet word asook die datum waarop dit van kortleen afgehaal moet word. 'n Maksimum van drie (3) kopieë van 'n titel mag op een slag op kortleen geplaas word. Die Biblioteek sal statistiek hou van die gebruik van sodanige inligtingshulpbronne wat in reserwe gehou word. 6.9 Diefstal van inligtingshulpbronne Enige kliënt wat in besit van 'n gesteelde inligtingshulpbron gevind word, sal vir die vervangingskoste daarvan aanspreeklik gehou word en van biblioteekdienste geskors word, soos dit deur biblioteekbestuur goed geag word.

9 7. VLOEIDIAGRAM Bladsy 9 van 9