Besprekingsverslag. Datum: Bespreking te: Betreffende: Aanwezig:

Transcriptie

1 Gemeente tente j\ tl Bergen Bergt op Zoom -etneente Bergen op Z, P Reg datum 21/03/ Besprekingsverslag Datum: Bespreking te: Betreffende: Aanwezig: Afwezig: 3 september,18.00 uur. Collegekamer, Stadhuis Auditcommissie De heer Wijten (voorzitter), de dames Damen, Stinenbosch-Kools, de heren Moerkerken, Pais, Rampaart, Weys (leden), Van Vugt (Deloitte), Coppens (wethouder), Geschiere, Rutten (adviseurs), Terstappen (raadsgriffier) en Suijkerbuijk (griffie). Mevrouw Andreas, de heer Van der Kallen (leden) en de heer Wingens (adviseur). Bijlage: 1. Opening De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. We eindigen deze bijeenkomst uiterlijk om uur ivm een bijeenkomst van de gemeenteraden Roosendaal en Bergen op Zoom in de Maagd. Wethouder Coppens meldt dat ambtelijk adviseur Peter Berben intern een andere functie heeft gekregen. Hij zal voorlopig worden vervangen door Jan Dik. De heer Dik zal bij de volgende ook aanwezig zijn. 2. Vaststelling agenda Vrijdagmiddag jl. is er nog een notitie rondgestuurd over de lange termijn financieringsbehoefte. Deze notitie wordt ter bespreking geagendeerd bij agendapunt 5 "rentesystematiek". De agenda wordt aldus gewijzigd vastgesteld. 3. Vaststelling besprekingsverslag 11 juni De heer Moerkerken mist bij onderdeel 5e het onderwerp 'de effectief te betalen rente'. De huidige vastlegging refereert aan rekenrente, hetgeen leidt tot een andere soort beoordeling. De vraag is met name hoe we beter met de problematiek om kunnen gaan. Afgesproken wordt dat in het verslag duidelijk zal worden opgenomen dat de heer Moerkerken opteert voor een andere manier van omgaan met de renteproblematiek. Het verslag wordt aldus gewijzigd vastgesteld. De actiepuntenlijst wordt als volgt geactualiseerd: Actiepunt 1: Ten aanzien van de begrotingssystematiek inzake vervangingsinvesteringen wordt binnen een maand een memo van het college aan de toegezonden. Actiepunt 2: Het besluit Financiering uitgaven en kasgelden wordt meegenomen in de komende begroting (oktober). Actiepunt 4: Ten aanzien van het inkoopbeleid in relatie tot de regio wordt binnen een maand een memo van het college aan de toegezonden. Actiepunt 6: Presentatie over de interne gemeentelijke Auditafdeling wordt behandeld in een aparte bijeenkomst van de. De bijeenkomst zal nog dit jaar worden ingepland na de begrotingsbehandeling.

2 Actiepunt 8: Uitkomsten collegediscussie over de visie op het grondexploitatiebeleid. Hierover vindt een korte discussie plaats. De leden van de geven aan belang te hechten aan de bijeenkomst over de visie op het grondexploitatiebeleid. Het grondexploitatiebeleid kent immers de meeste risico's (met name de projecten ScheldeVesting en Markiezaten). Wethouder Coppens licht toe dat een relatie met de planning & control cyclus een onderdeel zal zijn van het toekomstige beleid. Wethouder Coppens geeft aan dat de visie in het najaar gereed komt. Afgesproken wordt dat indien de visie/nota over dit onderwerp gereed is er een info-bijeenkomst voor de gemeenteraad c.q. zal worden ingepland waarbij het totale mechanisme van grond door het college zal worden geschetst. Vervolgens kunnen we meer de inhoud in door te discussiëren over het al dan niet anders om gaan met grondbeleid. Bijv. Rentebijschrijving op grond. De infobijeenkomst zou plaats kunnen vinden in nov/dec. Besluitvorming door de raad zal in het voorjaar 2013 plaatsvinden. E.e.a. wordt vervolgens doorvertaald naarde begroting van Actiepunt 9: Het onderwerp co-financiering wordt dit najaar geagendeerd voor de. Het college werkt aan memo waarin wordt vermeld waar we op dit moment staan en een doorkijk hoe de provincie er in staat. Actiepunt 10: De heer Pais informeert naar de planning rondom de begrotingsbehandeling nav de evaluatie van het beleidskader onlangs in het presidium) De heer Terstappen licht toe dat e.e.a. voor dit jaar al geruime tijd vast staat. Verbeteringen voor volgend jaar worden meegenomen. Een van de veranderingen is dat de behandeling van het beleidskader en het beleidsverslag worden gescheiden. Uitgangspunt daarbij is dat het beleidsverslag in mei door de gemeenteraad wordt behandeld. Wethouder Coppens benadrukt dat e.e.a. altijd gepaard gaat met een grote tijdsdruk. Met name de hoeveelheid vragen vanuit de gemeenteraad vraagt veel ambtelijke capaciteit. De heer Terstappen geeft aan dat gestreefd wordt naar het bundelen van de vragen per fractie. De geactualiseerde actiepuntenlijst wordt aldus vastgesteld. 4. Concept Auditplan Het concept auditplan wordt paginagewijs doorgenomen. Op pagina 4 van het Auditplan wordt specifiek aandacht gevraagd om de projecten Schelde Vesting en Markiezaten tot speerpunt van controle te benoemen. De commissieleden zijn het er over eens dat beide genoemde projecten specifieke aandacht behoeven. Afgesproken wordt om tevens aan de commissie Voortgang Grote projecten te adviseren om de projecten Scheldevesting en Markiezaten tot zgn. 'grote projecten' te benoemen, opdat hier periodiek Bestuurlijke Voortgang Rapportages van beschikbaar komen voorde gemeenteraad. Op pagina 5 van het Auditplan wordt Inkoop en aanbesteding als speerpunt genoemd. De heer Weys vraagt aan de accountant wat hier de aanleiding voor is. De accountant geeft aan dat er op zich geen concrete aanleiding in Bergen op Zoom is, echter dat dit onderwerp uit voorzorg wordt opgenomen. Onder meer vanwege landelijk toenemende aandacht voor zorgvuldig aanbesteden. De heer Rutten voegt hier aan toe dat uit evaluatie van Interne Control in Bergen op Zoom is gebleken dat men zich intern goed aan de Europese aanbestedingsregels houdt. Afgesproken wordt dat het een speerpunt blijft. Speerpunten vanuit de : -Gesproken wordt over het meten van de effecten van de ISD. De accountant doet geen uitspraak over doelmatigheid en effect van beleid. Wel over kwaliteit van de informatie. Afgesproken wordt het Jaarverslag van de ISD af te wachten. -Onderhoud van kapitaalgoederen. Er vindt kort discussie plaats over dit onderwerp. Genoemd worden wegen, riolering, openbaar groen, bruggen en viaducten. De accountant licht toe dat er een bepaalde systematiek is afgesproken en dat deze wordt gevolgd. De heer Rutten deelt mede dat erop dit moment een onderbouwing van de diverse onderliggende bestemmingsreserves plaatsvindt. 2

3 De heer Terstappen stelt de volgende vragen. Vindt de accountant dat de raad voldoende zicht heeft op de onderhoudsopgave, m.a.w. heeft de raad de juiste informatie om te kunnen sturen, vragen te stellen, etc? Waar vindt de accountant dat zaken bijzondere aandacht behoeven? Is er aanleiding voor? De accountant geeft aan dat de raad goed weet waar lacunes zitten. Het is raadzaam om van recente besluiten om het onderhoudsniveau naar beneden bij te stellen.de gevolgen inzichtelijk maken. De accountant zal bij de controle aandacht besteden aan de mate van actueel en aanwezig zijn van onderhoudsplannen en zal toetsen in hoeverre deze onderhoudsplannen aansluiten op de begroting. -Ten aanzien van de Stresstest wordt afgesproken dat deze voortaan wordt gemaakt door de ambtelijke organisatie. E.e.a. blijft vervolgens een jaarlijks vast terugkerend element in de p&c cyclus. Op de stresstest vindt vervolgens toetsing plaats door de accountant. -Mevrouw Damen doet de suggestie om een PM post op te nemen in het Auditplan voor onvoorziene zaken. De accountant beantwoordt dat tussentijdse wensen kunnen worden bijgesteld. -Mevrouw Stinenbosch doet het voorstel om de rechtmatigheid van de uitgaven ten laste van het economisch stimuleringsfonds aan het auditplan/controle van de accountant toe te voegen. Voldoen de aanwendingen aan de vastgestelde criteria, die door de het college zijn vastgesteld (rechtmatigheid)? De accountant verwijst naar een casus op dit punt, te weten de gemeente Anna Palowna. Afgesproken wordt daarom dat de rechtmatigheid van de bestedingen ten laste van het economisch stimuleringsfonds zal worden meegenomen in de controle, waarbij wordt afgesproken dat eventuele omissies op dit onderwerp niet zullen worden meegenomen in het oordeel (controleverklaring) van de accountant, maar wel zullen worden opgenomen in zijn rapportage. -Geconstateerd wordt dat het van belang is dat ook getoetst wordt op kwalitatieve aspecten. Het bedrag van de rapporteringstolerantie op bladzijde 24 wordt verwijderd. Tevens wordt afgesproken dat de tekst van bladzijde 9 deels zal worden toegevoegd aan bladzijde 24. -Inzicht in de kosten van de accountant. Afgesproken wordt dat de accountant in het kader van transparantie één keer per jaar de per brief zal informeren over de totale kosten van Deloitte. Hierbij zal tevens het evt. meerwerk worden vermeld. - Planning in de tijd. De griffie verzoekt om in het auditplan een planning op te nemen. Accountant en ambtelijke organisatie stemmen een en ander onderling af. Kijkend naar de agenda komt het volgende, resumerend, aan de orde: 4a. Werkafspraak stresstest. Zoals hierboven beschreven. 4b. Hoe om te gaan met de Managementletter? De leden stemmen in met de volgende werkwijze. De managementletter is gericht aan het college en gaat ter kennisneming naar de gemeenteraad. Het document gaat ter bespreking naar de auditcie. 4c. Normenkader en rapporteringstolerantie. E.e.a. wordt aangepast conform het auditplan van vorig jaar. De speerpunten zullen worden meegenomen. Hierbij worden de kwalitatieve aspecten ook meegenomen.

4 5. Memo('s) rentesystematiek. Er staan twee memo's over rente op de agenda. In overleg wordt besloten om het onderwerp 'rente' in een aparte bijeenkomst verder uit te diepen. Vragen die dan aan de orde kunnen komen zijn met name: -Hoe ga je er mee om en hoe zie je e.e.a. terug in begroting/jaarrekening. -Wat voor gevolgen zou het hebben gehad als we hadden gerekend met andere rente. De extra bijeenkomst zal worden ingepland vóór de begroting, in de 2e helft van oktober. Uiteraard zijn daarbij ook andere fractieleden welkom. De voorzitter meldt dat in navolging van de studiebijeenkomst van de de griffie een memo zal schrijven waarin de formele processen en de rol van de aan de orde zullen komen. Een aanbeveling hieruit zal zijn om over enkele ingewikkelde thema's extra bijeenkomsten in te plannen. Zo kunnen we de kennis parallel houden en begrijpen we goed wat we aan het doen zijn. De extra bijeenkomst over rente kan hier een goede aftrap voor zijn. Vanuit de commissie wordt meegegeven dat het goed zou zijn om de onderwerpen welke hiertoe in aanmerking komen 1 x per jaar te verzamelen en e.e.a. te verwerken in de planning (agenderen). Hierdoor kan ook de adviesrol van de richting gemeenteraad beter worden ingevuld. 6. Aanbestedingstraject accountantdienst Het onderzoek naar het al dan niet aanbesteden in BER-verband loopt. Hieromtrent zijn op dit moment geen vorderingen te melden. 7. Rondvraag Er zijn geen rondvragen gesteld. 8. Sluiting. De voorzitter dankt eenieder voor haar en zijn inbreng en sluit de vergadering om uur. De, De raadsgriffier, C.J.M. Terstapjs De voorzitter, L.C.J. Wijten

5 Actiepuntenlijst Auditcommissie (tot en met 3 september ): Actiepunt Motie Vervangingsinvesteringen. De raad heeft het college opgedragen een begrotingssystematiek te ontwikkelen inzake vervangingsinvesteringen en deze stelselmatig te bespreken met de met als doel de raad medio een voorstel daartoe aan te bieden Besluit Financiering uitgaven en kasgelden voordeel onderdeel laten zijn van de vaststelling van de programmabegroting Wethouder Coppens zegt toe in de regio te gaan kijken naar inkoopbeleid gemeenten Presentatie over interne gemeentelijke Auditafdeling agenderen voor de Wethouder Coppens zegt toe de uitkomsten van de collegediscussie over de visie op het grondexploitatiebeleid te presenteren in de Auditcie Het onderwerp co-financiering agenderen voor de De commissie Voortgang Grote projecten adviseren om naast ScheldeVesting ook Markiezaten to 'groot project' te benoemen Het onderwerp 'rente' verder uitdiepen met de Opvolging afspraken studiebijeenkomst Datum (cie B&B) (Auditcie) Verantwoor delijke College van College van Wethouder Coppens Wethouder Coppens Status In de van 11 juni is dit onderwerp kort besproken. De wacht de schriftelijke reactie vanuit het college af. Wordt meegenomen in de komende begroting. Memo volgt. Voorgesteld wordt om dit onderwerp te behandelen in een extra bijeenkomst in te plannen na de begrotingsbehandeling. Het college werkt aan een notitie. Voorgesteld wordt om dit onderwerp te behandelen in een extra bijeenkomst vóór de begrotingsbehandeling. Deadline Oktober Oktober 24 september (Is afgehandeld) 2 e helft oktober (bijeenkomst staat gepland op 31 oktober )