17.0. Sluiting. Inhoudsopgave Sluiting... 2 Collegebrief reactie op het rapport jaarstukken 2015 van de Audit- en Rekeningcommissie (ARC)...

Transcriptie

1 17.0. Sluiting Inhoudsopgave Sluiting... 2 Collegebrief reactie op het rapport jaarstukken 2015 van de Audit- en Rekeningcommissie (ARC)... 3

2 17.0. Sluiting

3 17.0. Sluiting Collegebrief reactie op het rapport jaarstukken 2015 van de Audit- en Rekeningcommissie (ARC)

4 INKGR: 16GR0204 Reg: 11/05/2016 Concernstaf Casenummer: 16CV Aan: Raadslid of -leden B-INFO: ļ Collegebrieven Griffie gemeente Houten Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon Fax Internet: Aan de raad van de gemeente Houten j i.a.a. de commissieleden O s S Í) Datum 1 2 MEI 2016 Uw kenmerk ibĝrozoq Uw brief van Ons kenmerk Bijlagen JéuOOSSĜ Onderwerp van het college op het rapport jaarstukken 2015 van de audit- en rekeningcommissie Geachte leden van de raad, Het college heeft kennis genomen van het rapport jaarstukken 2015 van de audit- en rekeningcommissie (ARC) en het voorlopige accountantsverslag 2015 van de accountant Deloitte. In tegenstelling tot voorgaande jaren hebben de accountant en de ARC slechts de voorlopige jaarstukken 2015 kunnen beoordelen. De jaarstukken zijn voorlopig omdat deze nog kunnen wijzigen als gevolg van de accountantscontrole (medio april 2016) van de Regionale Backoffice Lekstroom. Deze controle kon niet eerder plaatsvinden omdat de controleverklaringen van zorgaanbieders J eugd en Wmo op grond van het landelijk protocol pas op 1 april 2016 beschikbaar zouden zijn. Ondertussen is duidelijk geworden dat een aantal zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank ook deze datum niet hebben gehaald. Wat dit betekent voor de accountantsverklaring 2015 is nu nog onduidelijk. Bij het opstellen van deze collegebrief was deze informatie nog niet beschikbaar. Zodra hier meer duidelijkheid over is wordt u hierover geïnformeerd. Het is dus mogelijk dat op 14 juni 2016 de voorlopige jaarstukken 2015 (op 15 april jl. naar de raad verstuurd) zonder volledig afgeronde accountantscontrole en dus zonder controleverklaring in de raad worden behandeld. Dit betekent dat op een later moment de jaarstukken 2015, voorzien van een controleverklaring, definitief nog door de raad moeten worden vastgesteld. De wijzigingen ten opzichte van de voorlopige jaarstukken zullen in dat geval duidelijk voor de raad in beeld worden gebracht. De wijze waarop (vorm en proces) zullen wij in samenspraak doen met de ARC en Griffier. De jaarstukken 2015 moeten uiterlijk in de raad van 5 of 7 juli 2016 worden vastgesteld. Dit is het laatste moment, omdat de door de raad vastgestelde jaarstukken 2015 uiterlijk op 15 juli 2016 aan de toezichthouder de provincie Utrecht moet worden verstuurd. De ARC heeft geconstateerd dat er opnieuw een aantal stappen is gezet om te komen tot een betere en toegankelijker verantwoording. Echter omdat de jaarstukken volgend zijn op de begroting moeten veel veranderingen juist in dit laatste document tot stand komen. Daarom heeft het college ook samen met de raad een tweetal workshops (2 december 2015 en 31 maart 2016) georganiseerd in het kader van de doorontwikkeling van de begroting. De ARC heeft de uitkomsten van deze workshops overgenomen in haar rapport jaarstukken De koers en uitgangspunten voor de doorontwikkeling van de beleidsbegroting, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de korte termijn (begroting 2017) en de langere termijn (begroting 2019) kan het college van harte onderschrijven. Daarnaast doet de ARC in haar rapport jaarstukken 2015 een aantal andere aanbevelingen. Deze zijn gericht op het kwalitatief verder verbeteren en toegankelijker maken van de jaarstukken. In de bijlage bij deze collegebrief geeft het college een reactie op deze aanbevelingen.

5 Tot slot wil het college de audit- en rekeningcommissie bedanken voor de constructieve wijze van samenwerken en voor het feit dat de commissie - als klankbord - wil blijven meedenken bij ontwikkelingen die bijdragen aan het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Als u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer R.E.J. Haesenbos (concerncontroller) via telefoonnummer (030) of per rob.haesenbos@houten.nl. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders de secretaris, de Durgemeesxer, burgemeester, ae \ S. den Bieman Bijlage(n): W.M. de Jong - reactie van het college op het rapport jaarstukken 2015 van de audit- en rekeningcommissie Pagina 2 van

6 Bijlage: van het college op het rapport jaarstukken 2015 van de audit- en rekeningcommissie (ARC) Hieronder wordt ingegaan op de aanbevelingen zoals deze in het rapport jaarstukken 2015 van de ARC zijn opgenomen. Bij elk aanbeveling wordt een reactie van het college gegeven. De nummering verwijst naar het rapport jaarstukken 2015 van de ARC. Rapport jaarstukken 2015 van de audit- en rekeningcommissie De ARC maakt bij haar aanbevelingen onderscheid tussen aanbevelingen naar aanleiding van de voorlopige jaarstukken 2015 (hoofdstuk 5) en aanbevelingen naar aanleiding van het concept accountantsverslag 2015 en het gesprek hierover met de accountant op 13 april 2016 (hoofdstuk 6). en naar aanleiding van de voorlopige jaarstukken 2015 (5.1 ťm 5.3) 5.1 Koers en uitgangspunten voor de doorontwikkeling van de beleidsbegroting De ARC adviseert het college de in haar rapport beschreven koers en uitgangspunten (hoofdstuk 5 punten a t/m I) voor de doorontwikkeling van de beleidsbegroting te onderschrijven. Het college kan de beschreven koers en uitgangspunten, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de korte termijn (begroting 2017) en de langere termijn (begroting 2019), volledig onderschrijven. In de begroting 2017 wordt de verplicht voorgeschreven basisset van beleidsindicatoren opgenomen en gekoppeld aan de deelprogramma's en doelstellingen. Hierdoor sluiten we aan bij landelijke informatiebehoefte van individuele gemeenten. De ontsluiting van deze informatie vindt plaats via 'Waar staatje Gemeente?' ( Bij eventueel ontstane 'witte vlekken' (doelstellingen zonder indicator) wordt bekeken of de doelstelling kan vervallen of dat er een passende indicator kan worden toegevoegd aan de doelstelling. De toevoegingen van maatschappelijke effectindicatoren wil het college aan strenge selectiecriteria toetsen. Uitgangspunt hierbij is dat de indicator onmisbaar is voor het benodigde inzicht voor de raad én SMART formuleerbaar is. Deze strenge selectiecriteria zijn nodig om te voorkomen dat het aantal indicatoren in de beleidsbegroting toch weer fors gaat toenemen zonder dat dit bijdraagt aan relevante sturingsinformatie voor de raad. De raad heeft in een workshop op 2 december 2015 aangegeven de 'hoe-vraag' (wat gaan we ervoor doen?) minder van belang te vinden. Als gevolg hiervan wordt het aantal prestatie-indicatoren sterk uitgedund en vervalt het onderscheid tussen kwalitatieve en kwantitatieve prestatie-indicatoren. Het accent bij de 'hoe-vraag' komt meer te liggen op de kwalitatieve verantwoording. Door het sterk uitdunnen van het aantal indicatoren ontstaat ook bij de verantwoording in de jaarstukken meer de mogelijkheid om bij de bereikte prestatie (score 'groen') een toelichting op te nemen (zie ook paragraaf 5.2). Tot slot start het college in het najaar 2016 met een projectmatige aanpak om te komen tot een toekomstbestendige beleidsbegroting. Wij stellen het op prijs als de ARC hierbij als klankbord wil fungeren. 5.2 Waar nodig bereikte prestaties (score 'groen') toelichten Het geven van een nadere duiding bij bereikte prestaties als gebrek aan eenduidigheid en concreetheid van de indicator daar om vragen. Indien dit zich voordoet, dient ook een gerealiseerde prestatie (score 'groen') te worden toegelicht. In de programma's wordt hier echter nog wisselend invulling aan gegeven. In met name het programma Duurzaam wordt in dit kader veel toegelicht, hetgeen door de ARC bijzonder wordt gewaardeerd. In de programma's Sociaal Domein, Vitaal en Bereikbaar wordt echter niet of zelden Pagina 4 van 6

7 iets toegelicht bij een 'groene score', terwijl hier wel vaak aanleiding toe is. Punt van aandacht is hier consistenter en vaker uitwerking aan te geven. Het college onderkent de meerwaarde van de toelichtingen in het programma Duurzaam. Aandachtspunt is wel dat, bij het huidige aantal indicatoren, de omvang van de jaarstukken zal toenemen bij meer toelichtingen. Tegelijkertijd is het ook een dilemma. De toelichtingen dragen bij aan de informatiebehoefte van de raad én die heeft de raad weer nodig om haar controlerende taak op een adequate wijze te kunnen uitvoeren. De voor de begroting 2017 voorgestelde beweging (zie ook paragraaf 5.1) kan hier echter uitkomst bieden. Minder prestatie-indicatoren, die meer op hoofdlijnen zijn beschreven en kwalitatief van aard zijn bieden de mogelijkheid om ook de bereikte prestaties (score 'groen') van een toelichting te voorzien. 5.3 De toegevoegde waarde van de samenvattingen voor de programma's op een hoger plan brengen Het verder doorontwikkelen van de verantwoording in de programma's opdat in de samenvattingen voor deze programma's meer inzicht kan worden gegeven in de mate waarin: a. de doelstellingen al dan niet worden bereikt; b. het niet of slechts ten dele realiseren van prestaties invloed heeft gehad op het al dan niet bereiken van deze doelstellingen. Ten aanzien van de toelichting van gerealiseerde, deels-gerealiseerde en niet-gerealiseerde prestaties is in de programma's al een verbetering te zien ten opzichte van voorgaande jaren. Echter het college deelt de mening van de ARC dat de samenvattingen voor de programma's nog beter c.q. eenduidiger kunnen, waarbij het vooral inderdaad van belang is in beeld te brengen wat het effect is van niet of slechts ten dele gerealiseerde prestaties op de geformuleerde doelstellingen. Bij de jaarstukken 2016 zal hier in het proces extra aandacht voor worden gevraagd. Daarnaast moet er extra sturing en toetsing plaatsvinden op het resultaat. Concreet betekent dit dat in het proces expliciet aandacht wordt gevraagd om in de samenvattingen antwoord te geven op de vraag: "in hoeverre heeft het al dan niet behalen van de (belangrijkste) prestaties effect gehad op het al dan niet bereiken van de doelstellingen?" en naar aanleiding van het voorlopige accountantsverslag 2015 (6.4 ťm 6.5) 6.4 Tijdig anticiperen op de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2016 en 2017 De ARC vraagt extra aandacht voor de gevolgen van de door de accountant benoemde wijzigingen in wet- en regelgeving, te beginnen in de komende perspectiefnota. De extra werkzaamheden die deze ontwikkelingen de komende jaren met zich meebrengen vragen om een extra investering. De interne beheersing wordt - nog meer dan hij nu al is - een kritische succesfactor. Het college is zich bewust van de grote wijzigingen in het BBV. De wijzigingen hebben primair tot doel het versterken van de horizontale sturing en verantwoording aan de raad. Het wijzigingsbesluit is op 17 maart 2016 geplaatst in het Staatsblad en treedt daarmee direct in werking. Deze wijzigingen betrekken wij bij de voorbereidingen op de begroting 2017, die in 2016 wordt opgesteld. Daarnaast is in het wijzigingsbesluit geregeld dat met een ministeriële regeling nadere regels zijn gesteld over onder andere het opnemen van verplichte beleidsindicatoren in de programma's (zie ook paragraaf 5.1). Ook heeft de commissie BBV naar aanleiding van het wijzigingsbesluit een aantal geactualiseerde richtinggevende notities gepubliceerd over de onderwerpen Rente en Overhead. Beide notities moeten worden uitgewerkt in de begroting Voordat, in de zomer 2016, gestart kan worden met het opstellen van de begroting 2017 moeten al flinke aanpassingen plaatsvinden in de administratie. Zo moet bijvoorbeeld de overhead apart worden begroot. De aanpassingen in de administratie vinden op dit moment al plaats. Tot slot is een belangrijke wijziging dat wij als college zelf vanaf de jaarstukken 2018 een verklaring over de rechtmatigheid van baten en lasten en Pagina 5 van 6

8 balansmutaties in de jaarstukken moeten opnemen. Met veel van bovengenoemde onderwerpen zijn we in het kader van de begrotingsvoorbereiding 2017 al aan de slag. In de perspectiefnota 2017 wordt apart aandacht besteed aan de gevolgen van de wijzigingen in het BBV voor de begroting Gezien de bovenstaande ontwikkelingen, de toegenomen taken in het kader van de decentralisaties en de complexiteit hiervan is het van belang te blijven investeren in de professionaliteit van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne controle. Door het inzetten van een gedeelte van de door de raad beschikbaar gestelde impulsmiddelen wordt hier in 2016 en 2017 invulling aangegeven. 6.5 Controle en verantwoording van de financiële posities van de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) De ARC onderschrijft het advies van de accountant om bij de lopende evaluatie van de RBL over het eerste jaar, duidelijkere afspraken in de dienstverleningsovereenkomst op te nemen over de controle en verantwoording van de financiële posities van de RBL. De vorming van een zelfstandige rechtspersoon kan het vraagstuk over waar de balansposities verantwoord dienen te worden mogelijk oplossen. Tevens kan hiermee worden ondervangen dat de gemeente Houten geen onnodige risico's in deze loopt. In de dienstverleningsovereenkomst "gastgemeente inkoop jeugdzorg en AWBZ/WMO Lekstroom" is vastgelegd dat de gemeente Houten als gastgemeente fungeert voor de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). Omdat de RBL geen zelfstandige rechtspersoon is, zoals bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling, moet de balanspositie van de RBL in de jaarrekening van de gemeente Houten worden verantwoord, hoewel de gemeente Houten in economische zin slechts voor een deel eigenaar hiervan is. In de jaarrekening wordt de balanspositie van de RBL wel apart toegelicht. Voor de gemeente Houten zelf vloeien hieruit geen resultaat-technische gevolgen. Echter het college deelt het advies van de accountant en de ARC en zal dit onderwerp nadrukkelijk inbrengen bij de evaluatie. Powered by TCPDF ( Pagina 6 van 6