Ons kenmerk U Beh. door W. van Beers Afdeling Sociale Zaken

Transcriptie

1 Gemeente fi é Bergen op Zoom 22ļ Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom i ii ü ii min ii ii ii 0 2 MEI 2014 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Evaluatie ambtelijk horen Ons kenmerk U Beh. door W. van Beers Afdeling Sociale Zaken Datum Doorkiesnr Bijlage(n) 2 Geachte leden en duoburgerleden, Bijgaand treft u aan de evaluatie van de pilot ambtelijk horen bij bezwaarschriften, zoals door ons is toegezegd in de raadsvergadering van 18 december Zowel wij als de cliëntenraad van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Brabantse Wal onderschrijven de conclusie hiervan. Na uw goedvinden zal worden overgegaan tot structurele invoering van de mogelijkheid tot het ambtelijk horen bij bezwaarschriften. Hiervoor is aanpassing van de huidige verordening van de commissie voor de bezwaarschriften noodzakelijk. Een raadsvoorstel hiertoe zal u dan zo spoedig mogelijk worden voorgelegd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Als u nog nadere informatie wenst, kunt u contact opnemen met de heer ing. J.M. Ansems MSc, afdelingsmanager Sociale Zaken, tel. (0164) Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, Drs. S.P.M. Verstraten Loco-Gemeentesecretaris 7

2 Evaluatie ambtelijk horen bij bezwaarschriften maart Inleiding Op 27 juni 2013 heeft de gemeenteraad middels een geamendeerd voorstel ingestemd met een pilot ambtelijk horen voor een periode van een halfjaar om zodoende bepaalde bezwaarschriften op het gebied van sociale zekerheid sneller en effectiever af te kunnen handelen. Op 18 december 2013 heeft de gemeenteraad besloten de pilot met nog een halfjaar te verlengen. In het 'Aanwijzingsbesluit vereenvoudigde afdoening bezwaarschriften 2013' is de pilot door het college nader uitgewerkt. Op basis van het aanwijzingsbesluit is begonnen met het ambtelijk horen van bezwaarmakers, die zich richten tegen bepaalde besluiten van de 'Intergemeentelijke Sociale Dienst Brabantse Wal (ISD)' namens het college van Bergen op Zoom, zonder inschakeling van de bezwaarschriftencommissie. Bij dit type besluiten is in de regel sprake van één belanghebbende en is er weinig beleidsvrijheid. De directe aanleiding om bij deze besluiten het ambtelijk horen te gaan toepassen is, dat in 2013 een forse toename van het aantal ingekomen bezwaarschriften heeft plaatsgevonden. Tijdige en zorgvuldige afdoening van bezwaarschriften met een hoorzitting door de commissie voor de bezwaarschriften was voor de twee ambtenaren die zijn belast met de afhandeling van bezwaarschriften, niet meer te behappen. De evaluatie van de pilot is uitgevoerd door een jurist, die niet bij het ambtelijk horen betrokken is geweest, waardoor hij neutraal naar de nieuwe werkwijze heeft kunnen kijken. De pilot heeft betrekking op bezwaarschriften die na 30 juni 2013 zijn ingediend. Vanwege een grote werkvoorraad op deze datum kon pas op 18 september 2013 daadwerkelijk met het ambtelijk horen worden gestart. Het feitelijk ambtelijk horen van bezwaarmakers waarop deze evaluatie ziet, heeft plaatsgevonden in de periode van 18 september 2013 tot en met 28 februari In de periode van 1 juli 2013 tot en met 31 december 2013 zijn er 48 bezwaarschriften ingekomen, die onder het ambtelijk horen vallen. Van deze 48 bezwaarschriften zijn er 4 door bezwaarmakers weer ingetrokken om voor hen moverende redenen. Van de 44 behandelde bezwaarschriften zijn er 11 gegrond verklaard, 5 gedeeltelijk gegrond verklaard, 20 ongegrond verklaard en 8 niet-ontvankelijk verklaard. Alle 48 bezwaarmakers zijn verzocht om middels een antwoordkaart aan te geven of zij gehoord wensen te worden. Bij een bevestigende reactie zijn de bezwaarmakers uitgenodigd voor een hoorzitting, tenzij het bezwaar niet-ontvankelijk was of het bezwaar reeds was ingetrokken. In de onderzoeksperiode van 18 september 2013 tot en met 28 februari 2014 zijn 19 bezwaarmakers gehoord. De bezwaarmakers die ambtelijk zijn gehoord zijn allen telefonisch benaderd, waarbij navraag is gedaan naar de tevredenheid over de nieuwe werkwijze. Er hebben 17 bezwaarmakers meegewerkt aan dit klanttevredenheidsonderzoek. In 7 gevallen is tevens sprake van een gemachtigde die tijdens het ambtelijk horen namens bezwaarmaker het woord heeft gevoerd. Deze gemachtigden hebben allen meegewerkt aan het onderzoek over de nieuwe werkwijze. Voorts is gevraagd naar de mening van klant- en teammanagers en de ervaring van de twee ambtenaren die belast zijn met het ambtelijk horen. Hiertoe zijn interviews afgenomen bij een aantal medewerkers en teammanagers. Tot slot is gevraagd naar de mening van de voorzitter van de kamer voor sociale aangelegenheden uit de commissie voor de bezwaarschriften. Pagina 11

3 2 Doelstelling De doelstelling bij het invoeren van het ambtelijk horen in bezwaar is om bezwaarschriften sneller en effectiever af te handelen met inachtneming van wet- en regelgeving en waarborging van de kwaliteit. 3 Bevindingen 3.1 Behandeltermijn bezwaarschriften is verkort Ten aanzien van de behandeltermijn van een bezwaarschrift geldt, dat binnen 6 weken na het verstrijken van de bezwaartermijn - te verdagen tot 12 weken - een beslissing dient te worden genomen. Volgens de ambtenaren die zijn belast met het ambtelijk horen, is het met de huidige bezetting van de werkeenheid haalbaar om te voldoen aan de wettelijke behandeltermijn. De wettelijke behandeltermijn is korter in vergelijking met het horen door een commissie, waarbij een wettelijke behandeltermijn van 12 weken - te verdagen tot 18 weken - geldt. Door een toename van het aantal ingekomen bezwaarschriften in 2013 was tijdige afdoening van bezwaarschriften met een hoorzitting door de commissie voor de bezwaarschriften niet meer mogelijk. De hoorzittingen vinden plaats op maandagmiddag, gemiddeld vier zaken per middag en op basis van een ruim van tevoren opgesteld rooster waarin commissieleden zijn ingedeeld. Door de grote werkvoorraad kon een bezwaarschrift in 2013 pas na 3 of 4 maanden op een hoorzitting behandeld worden met als risico dat niet meer aan de wettelijke behandeltermijn kon worden voldaan. Een voordeel bij het ambtelijk horen is dat zaken sneller op een hoorzitting kunnen worden gebracht, omdat geen rekening hoeft te worden gehouden met de planning en voorbereidingstijd van commissieleden. Het college is in de onderzoeksperiode niet in gebreke gesteld wegens overschrijding van behandeltermijnen bij zaken waar ambtelijk is gehoord. Uit de overige bevindingen van deze evaluatie blijken geen structurele problemen met behandeltermijnen. Bezwaarmakers en gemachtigden zijn over het algemeen tevreden over de behandeltermijnen (zie ook hieronder en 3.5.2). Uit de interviews met medewerkers en teammanagers blijkt geen structurele ontevredenheid over behandeltermijnen ondanks een forse toename van het aantal bezwaarschriften in Besparing Door het ambtelijk horen is er een besparing gerealiseerd op de inzet van de commissie. Ten aanzien van de 44 (48-4 ingetrokken bezwaren) behandelde bezwaarschriften in de periode van 1 juli 2013 t/m 31 december 2013 heeft dit direct een besparing opgeleverd van C 7.446,97, uitgaande van de feitelijke kosten voor een bijeenkomst van de commissie in 2013 van gemiddeld î 676,97 waarbij per bijeenkomst gemiddeld 4 bezwaarzaken worden behandeld (44:4 *ì 1,11x É 676,97 = C 7.446,97). De feitelijke besparing in kosten is hoger, omdat de gemiddelde tijdsbesteding per bezwaarschrift lager is en er minder kopieer- en verzendkosten zijn. Uit een benchmarkonderzoek in 2011 onder twintig gemeenten concludeert onderzoeksbureau Berenschot, dat bij grote gemeenten een bezwaarschrift gemiddeld C 645,00 kost, ofwel 48 bezwaarschriften tegen een bedrag van C , Kwaliteit is gelijk gebleven De voorzitter van de onafhankelijke adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften is bevraagd over het ambtelijk horen. Hij stelt dat de commissie over bezwaarzaken die ambtelijk zijn afgehandeld geen kennis heeft genomen en daarover geen oordeel kan geven. De commissie heeft zich destijds niet verzet tegen het instellen van ambtelijk horen. Er is binnen de commissie begrip voor deze keuze gezien de explosieve toename van het aantal bezwaarschriften. Pagina 12

4 In de jaarvergadering van de commissie op 17 maart 2014 is gesproken over de evaluatie van het ambtelijk horen in bezwaar. De commissie heeft de ambtenaren die uitvoering geven aan het ambtelijk horen, jarenlang meegemaakt bij de behandeling van bezwaren in de rol van secretaris en verweerder namens het college. Ten aanzien van de kwaliteit van de beslissingen op bezwaar heeft de commissie vertrouwen in de deskundigheid van deze ambtenaren. In die gevallen waarbij ambtelijk is gehoord, is een keer beroep ingesteld bij de rechtbank tegen de beslissing op het bezwaarschrift. In deze beroepsprocedure is thans nog geen uitspraak van de rechtbank. 3.4 Bezwaarmakers zijn tevreden over de procedure In de onderzoeksperiode zijn er 19 bezwaarmakers ambtelijk gehoord, die in het kader van deze evaluatie telefonisch zijn benaderd, waarbij navraag is gedaan naar de tevredenheid over de nieuwe werkwijze. Er hebben 17 bezwaarmakers meegewerkt aan dit klanttevredenheidsonderzoek. Tijdens het onderzoek bleek, dat er 2 bezwaarmakers feitelijk niet zelf zijn gehoord, maar dat alleen een gemachtigde van de bezwaarmakers op de hoorzitting is geweest. Een van de bezwaarmakers had eerder ervaring met de commissie voor de bezwaarschriften en was tevreden met het ambtelijk horen. Nu eerder genoemde 2 bezwaarmakers niet zelf ambtelijk zijn gehoord, is de evaluatie voor dit deel gebaseerd op de gesprekken met 15 bezwaarmakers Algemene tevredenheid over het ambtelijk horen» 12 tevreden» 1 deels tevreden «2 ontevreden De ondervraagde bezwaarmakers waren in het algemeen zeer tevreden over de (nieuwe) wijze van horen, ondanks dat er in de meeste gevallen een afwijzend besluit op het bezwaarschrift is genomen. Een van de ontevreden bezwaarmakers was in de (onjuiste) veronderstelling dat de verweerder in de bezwaarprocedure dezelfde persoon was als de persoon die het bestreden besluit had genomen. Hij meende voorts, dat enkel dankzij zijn advocaat het college gedeeltelijk tegemoet is gekomen aan zijn bezwaren. De andere ontevreden bezwaarmaker kan zich nog immer niet verenigen met het resultaat van de bezwaarprocedure en heeft om die reden ook de indruk van partijdigheid, ondanks dat zijn eerste indruk van de hoorzitting goed was Behandeltermijn» 11 tevreden» 1 deels tevreden» 3 ontevreden Van de 15 bezwaarmakers waren er 11 tevreden over de termijn waarbinnen zij een beslissing op het bezwaarschrift hebben gekregen dan wel in het geval de procedure nog niet is afgerond tevreden over de termijn waarop zij zijn uitgenodigd voor de hoorzitting Objectieve beoordeling» 11 tevreden» 4 deels tevreden Van de 15 bezwaarmakers vinden er 11 dat er een objectieve beoordeling van het bestreden besluit heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de aangevoerde bezwaren. Een bezwaarmaker was wel tevreden over de voorzitter bij het ambtelijk horen, maar niet over de vraagstelling van de vertegenwoordiger van het college. De andere drie deels tevreden bezwaarmakers waren er ontevreden over, dat zij uiteindelijk geheel of gedeeltelijk in het ongelijk zijn gesteld. Pagina ļ 3

5 3.4.4 Ambtelijk horen uitgedrukt in een cijfer Van de 15 bezwaarmakers hebben 14 bezwaarmakers een cijfer gegeven voor de nieuwe werkwijze. Dit cijfer is gemiddeld een Gemachtigden zijn tevreden over de procedure In totaal hebben 6 gemachtigden meegewerkt aan het telefonisch onderzoek. Een advocaat was de gemachtigde van twee bezwaarmakers in verschillende zaken. Voorde evaluatie is dat als één mening geteld. Bij de 6 gemachtigden gaat het om 4 advocaten, een bewindvoeder en een intermediair van een cliëntenplatform Algemene tevredenheid over het ambtelijk horen» 6 tevreden De ondervraagde gemachtigden waren in het algemeen zeer tevreden over de (nieuwe) wijze van horen. In de meeste gevallen stellen gemachtigden niet een bepaalde voorkeur te hebben voor ambtelijk horen dan wel horen door een commissie. Een enkele gemachtigde stelt voorkeur te hebben voor ambtelijk horen, omdat hierbij directer en sneller tot zaken en oplossingen kan worden gekomen Behandeltermijn «5 tevreden» 1 deels tevreden Van de 6 gemachtigden waren er 5 tevreden over de termijn waarbinnen zij een beslissing op het bezwaarschrift hebben gekregen dan wel, in het geval de procedure nog niet is afgerond, tevreden over de termijn waarop zij zijn uitgenodigd voor de hoorzitting. Eén advocaat stelt, dat een beslissing op bezwaar in een nog lopende zaak nu wel wat lang begint te duren Objectieve beoordeling «6 tevreden Gemachtigden zijn tevreden over de objectieve beoordeling. Eén advocaat verwoordt het als volgt. "Ja, op zich was de hoorzitting wel heel ontspannen. Er werden ook kritische vragen gesteld aan de gemeente. Ik heb ook ervaring met de commissie gehad en andere commissies. Een voordeel bij ambtelijk horen is wellicht dat er sneller iets recht kan worden gezet; dat er eerder ingegrepen kan worden. Dit kan van groot belang zijn voor cliënten die afhankelijk zijn van een uitkering. De onafhankelijkheid kan natuurlijk een punt zijn, maar dit hoeft niet bezwaarlijk te zijn. Het gaat uiteindelijk toch om de deskundigheid en dossierkennis van de beoordelaar." Ambtelijk horen uitgedrukt in een cijfer Gemachtigden hebben allen een cijfer gegeven voor de nieuwe werkwijze. Dit cijfer is gemiddeld een Objectiviteit is gewaarborgd Door het ambtelijk horen bij de werkeenheid Bezwaar en Beroep van de ISD en het mandaat om te beslissen op de bezwaarschriften bij het hoofd van de ISD neer te leggen en niet bij de teams waar de primaire besluiten zijn genomen, wordt een grote mate van objectiviteit bereikt. Op deze wijze wordt ervoor gezorgd, dat de ambtenaren die betrokken zijn geweest bij het primaire proces, niet inhoudelijk betrokken zijn bij de beslissing op het bezwaarschrift. De teammanagers van de teams 1 en 2, waar de meeste primaire besluiten worden genomen, zijn tevreden over de objectieve beoordeling bij de behandeling van bezwaarschriften door de betreffende medewerkers van de werkeenheid Bezwaar en Beroep van de ISD. Er wordt volgens deze teammanagers professioneel en zakelijk met de inhoudelijke kwesties omgegaan. Pagina 4

6 3.7 De vakambtenaren zijn tevreden over de procedure Bij de afhandeling van de binnengekomen bezwaarschriften wordt telkens het bezwaar voorgelegd aan de ambtenaar die het bestreden besluit heeft genomen, met de vraag of de inhoud van de bezwaren direct aanleiding vormt om het primaire besluit te herzien. Indien nodig wordt er ter verduidelijking van het bezwaardossier gevraagd naar eventuele bijzonderheden tijdens het primaire proces. Wanneer de medewerker van het team Bezwaar en Beroep van mening is dat het besluit dient te worden herzien, wordt dit besproken met de desbetreffende medewerker van de vakafdeling. De betrokken medewerkers zijn tevreden over de samenwerking met de medewerkers van het team Bezwaar en Beroep. Een enkele medewerker heeft behoefte aan meer terugkoppeling en overleg. De betrokken medewerkers zijn over het algemeen positief over de genomen beslissingen op de bezwaarschriften. 3.8 Het team Bezwaar en Beroep is tevreden over de werkwijze De medewerkers van het team Bezwaar en Beroep zijn tevreden over de nieuwe werkwijze. De informele sfeer bij het ambtelijk horen wordt als prettig ervaren en de contacten met de klantmanagers over de heroverweging in bezwaar zijn goed. 4 Conclusie De doelstelling bij het invoeren van het ambtelijk horen in bezwaar is om bezwaarschriften sneller en effectiever af te handelen met inachtneming van wet- en regelgeving en waarborging van de kwaliteit. Uit deze evaluatie kan worden opgemaakt, dat dit met de invoering van ambtelijk horen bij bezwaarschriften - in plaats van horen door de adviescommissie voorde bezwaarschriften - is bereikt. Voorts levert de nieuwe werkwijze dermate voordelen op, dat er meer categorieën besluiten, waarbij sprake is van één belanghebbende en weinig beleidsvrijheid, voor ambtelijk horen in bezwaar in aanmerking kunnen komen. Naast het structureel maken van de mogelijkheid tot het ambtelijk horen, kan aan de gemeenteraden van de andere samenwerkende gemeenten in ISD verband worden voorgesteld ook voor deze gemeenten het ambtelijk horen bij bezwaar in te voeren. Pagina 5

7 Cliëntenraad ISD Brabantse Wal In de vorm van een pilot is door de gemeente Bergen op Zoom voor de periode van twee keer een halfjaar bij bepaalde bezwaarschriften gericht tegen besluiten van de ISD ambtelijk horen ingevoerd om zo deze bezwaarschriften sneller en effectiever af te handelen met inachtneming van wet- en regelgeving en waarborging van de kwaliteit. In de bijeenkomst van 27 maart 2014 is de evaluatie van de pilot ambtelijk horen bij bezwaarschriften besproken. Advies: De cliëntenraad kan zich vinden in de evaluatie en onderschrijft de conclusie. Het betreft in zijn algemeenheid personen met een inkomen op minimum niveau. Voor hen is het belangrijk, dat zij snel uitsluitsel over hun bezwaar krijgen. Voorts stelt laagdrempeligheid bij het horen in een kleine setting bezwaarde op zijn/haar gemak, hetgeen de toelichting op het bezwaar ten goede komt. Wel merkt de cliëntenraad op, dat het bereikte resultaat afhankelijk is van het vertrouwen in alsmede de capaciteiten en kwaliteiten van de huidige twee medewerkers, die zijn belast met het ambtelijk horen. Bij vervanging door ziekte of anderszins dient dit wel vanuit de organisatie eveneens te worden gewaarborgd. De cliëntenraad wil zo snel mogelijk uitbreiding van het ambtelijk horen naar de twee andere deelnemende gemeenten aan de ISD Brabantse Wal.