Communicatie als strategisch instrument bij verandertrajecten in de langdurige zorg

Transcriptie

1 Communicatie als strategisch instrument bij verandertrajecten in de langdurige zorg Saskia ter Kuile Communicatiemanager In voor zorg!

2 Communicatie In voor zorg! Volgens principes van Whole Scale Change Individueel verandertraject Niveau vraagstuk: veranderopgave; - methode; aard organisatie Programmaniveau: 1200 organisaties langdurige zorg

3 Whole Scale Change Beleid en maatschappij Principes WSC Systeemdenken: bepaal het geheel Actieve Participatie: alle stakeholders doen mee Real-time: verandering nu, niet straks Action Learning: leren is onderdeel van de context R.de Wilde en A. van Nistelrooij, Praktijkboek Large Scale Intervention, Kluwer, 2012

4 In voor zorg-traject Inhoud: wat gaan we veranderen Vanuit samenhang: structuur cultuur; strategie; gedrag; onderlinge relaties, beelden, samenwerking Proces: hoe gaan we het veranderen Tijd: snelheid Volgorde: fasering Aanpak: methode en mate van participatie Context: waarom gaan we veranderen Maatschappij en beleid: Framing: welke betekenis en bedoeling Scope: reikwijdte betrekkingen en stakeholders Systemisch: verband tussen inhoud, proces en context

5

6 Communicatielessen van Kotter Het gevaar van te weinig communiceren is een serieus risico bij een verandertraject. Organiseer je communicatie: kijk naar alle bestaande kanalen, zet ze in en optimaliseer ze. Activeer change agents in de organisatie.

7 Communicatie in verandertraject Scan = organisatiediagnose met aanbeveling Plan van aanpak = beschrijving van verandertraject met te verwachten en gewenste resultaten Paragraaf Communicatie in welke fasen van het verandertraject wordt welke communicatie ingezet voor welke doelgroepen?

8 Paragraaf Communicatie 1. Actieve participatie: hoeveel mensen zijn (direct) bij het traject betrokken, wie zijn het en hoe weten ze wat er gebeurt? 2. Systeemdenken bepaal het geheel - doelstelling verandertraject: Afgerond traject? Vb inrichten centraal servicepunt Goed voorbeeld/overdraagbaar? Pilot/opschaalbaar?

9 Voorbeeld Servicepunt Archipel Boodschap: met het nieuwe Archipel servicenummer ( ) leiden we onze (nieuwe) cliënten met één telefoontje naar de juiste plek in onze organisatie. Doelgroepen: Sturing Stuurgroep; Cliëntenraad; OR; Samenwerkende functiegroepen Managers zorg (aan huis); Medewerkers bewonersadministratie; Medewerkers financiële administratie; Zorgconsulenten en consulenten zorg en dienstverlening; Huidige medewerkers servicepunt; Receptionisten; Overige doelgroepen Ondersteunende medewerkers (ICT, concern staf etc.); Programmanager cliënt in regie; Uitvoerende medewerkers zowel intra- als extramuraal;

10 Planning: ruggengraat van traject en communicatie 1. Planning verandertraject benoem de te verwachten mijlpalen. 2. Leid hiervan de focuspunten voor communicatie af. Voorbeeld: Riwis Kanteling WMO 1.4 Mijlpalen / fasering januari 2012 Analysefase per deelproject febr-mrt Conclusie en advies per deelproject mrt -juni Start 4 pilotprojecten- stakeholders pilot juni juli Vaststellen projectplannen sept febr 2013 Implementatie-alle betrokkenen/corporate jan apr Resultaten monitoren/ feedback

11 Model voor snellere verspreiding van de verandering Voortgang bewaken, bevestigen; resultaten Implementeren Gedrag Zenden Cognitief Wat ga je veranderen met wie? Informatie Wat gaan we anders doen? Houding/gedrag Ontvangen Affectief Waarom moeten we veranderen? Houding S.W.Fraser & P.Stienstra, Vaart in verspreiding, NIZW, 2006

12 januari 2012 Analysefase per deelproject Communicatie op het niveau van sturing Middelen: Gesprek - Factsheet febr-mrt Conclusie en advies per deelproject Besluitvorming? Bespreekpunt bij MT; OR; CR Maart start lijncommunicatie mrt -juni Start vier pilotprojecten Communicatie alle doelgroepen van pilots: wie? Organisatie beschrijving voor uitrol juni juli Vaststellen projectplannen Communicatie voor alle doelgroepen van pilots; info bijv Intranet; lijncommunicatie sept febr 2013 Implementatie Communicatie in de pilots én berichten voor de hele organisatie. jan apr 2013 Resultaten monitoren Mijlpaal succes inbouwen.

13 Zelf aan de slag! Vertaal de doelstelling van je In voor zorg-traject naar een communicabele boodschap. Maak een planning van het veranderingstraject op hoofdlijnen. Identificeer hierin de mijlpalen voor communicatie.

14 Communicatie In voor zorg! Vind alles wat je nodig hebt op: hten-in-voor-zorg!/overzichten-in-voor- Zorg!-Over-In-voor-zorg!/Overzichten- In-Voor-Zorg!-Over-In-voor-zorg!- Communicatie.html?hoofdthema=-1