figuur 1: Contractmanagementwiel Mitopics

Transcriptie

1 Contractmanagement in Nederland anno 2009 door Lesley Broos en Theo Bosselaers Periodiek onderzoekt Mitopics door middel van een uitgebreide schriftelijke enquête de professionaliteit waarmee Nederlandse organisaties contractmanagement inrichten en uitvoeren. Dit onderzoek, een update, is in samenwerking met Heliview Conferences & Training uitgevoerd ter gelegenheid van de Dag van het Contract Contractmanagement (hierna: CM) is een steeds belangrijker aandachtspunt voor organisaties omdat bedrijven zich steeds meer hebben gericht op hun kerntaken. Veel secundaire activiteiten (schoonmaak, catering, werkplekbeheer et cetera) zijn op basis van contracten geheel of gedeeltelijk uitbesteed naar leveranciers. Bij het laten slagen van de uitbestede activiteiten / diensten (outsourcing) speelt het voeren van een adequaat contractmanagement als onderdeel van een goede en juiste regie over de outsourcingrelatie een belangrijke rol. Het is echter niet genoeg om het perfecte contract op te stellen. Het is onze ervaring dat het voor een succesvolle outsourcing belangrijk is dat de partijen de juiste balans vinden tussen het naleven van het relatief onbuigzame contract aan de ene kant en aan de andere kant het op relatietechnisch verantwoorde wijze hanteren van die contractuele bepalingen door middel van werkbaar contractmanagement (inclusief leveranciersmanagement). In een tijd waarin de economie minder rooskleurig is, zijn bedrijven sterk gericht op risico- en vooral kostenreductie. CM maakt het mogelijk om risico s en kosten beter beheersbaar te maken, de tevredenheid over de dienst te verhogen en de prestaties van leveranciers te managen en verbeteren. Het onderzoek inventariseert in hoeverre bedrijven CM gestructureerd opzetten en daaruit concrete baten weten te realiseren. Visie op contractmanagement Contractmanagement is een managementproces en heeft dientengevolge een cyclisch karakter. Het ontwikkelen van visie, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren en tenslotte het evalueren van de resultaten van één en ander staan centraal. Voor CM is dat niet anders. Vandaar dat Mitopics het Contractmanagementwiel ontwikkeld heeft waarin deze managementcyclus voor contractmanagement nader is geconcretiseerd (zie figuur 1). figuur 1: Contractmanagementwiel Mitopics

2 2 In het onderdeel Visioneren worden op beleidsniveau de kaders geschapen waarbinnen het sourcen, inkopen, contracteren en managen van contracten plaatsvinden. De visie dient vervolgens ondersteunt te worden door middel van faciliteiten ( Faciliteren ) in de sfeer van mensen met de juiste competenties, middelen / budget voor contractmanagementactiviteiten), al dan niet geautomatiseerde systemen voor gestructureerde registratie en management van contracten en organisatie (verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot contractmanagement activiteiten). Prestatiebewaking, als onderdeel van het onderdeel Realiseren omvat niet alleen de bewaking van de prestaties van de klant / leverancier maar ook de prestaties van de eigen organisatie. Tenslotte is het van belang vast te stellen of de visie op contractmanagement ook daadwerkelijk vruchten heeft afgeworpen als resultaat van het faciliteiten en realiseren. Om dit te kunnen doen zullen meetmomenten en concrete doelstellingen moeten zijn vastgesteld op basis waarvan periodiek een beoordeling plaats kan vinden van de bijdrage van contractmanagement aan de bedrijfsvoering. Onderzoeksopzet De stappen uit het contractmanagementwiel zijn als basis genomen voor de selectie van de volgende aandachtspunten die in het onderzoek centraal zijn gesteld: Toepassingsomgeving van de respondenten (context met o.a. aantal contracten, omvang) Contractmanagement in de organisatie Gebruik van standaard contracten (verhoogt de efficiëntie en effectiviteit van CM). Het vastleggen van contracten Bewaking & beheersing Leren van CM Per aandachtspunt is een aantal normen geformuleerd waaraan professioneel CM zou moeten voldoen en waaraan de respons op de enquête gerelateerd is. Deze normen worden hieronder waar nodig kort toegelicht. Contractmanagement in de organisatie In organisaties waarin CM een plaats in de complete bedrijfsvoering heeft is CM-beleid geformuleerd en geïntegreerd in aanpalende beleidsgebieden (onderdeel Visioneren uit het contractmanagementwiel), zijn functionarissen aangewezen die (deel)verantwoordelijkheid dragen voor CM, waarbij de verantwoordelijkheid aansluit op het CM-beleid. Binnen deze organisaties is bekend wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen het contractmanagementwiel en welke taken door wie uitgevoerd moeten worden (onderdeel Faciliteren - organisatie uit het contractmanagementwiel). Deze functionarissen zijn tevens getraind in het uitvoeren van de aan hen toegewezen CM-taken (onderdeel Faciliteren - mensen uit het contractmanagementwiel). De toegevoegde waarde van contractmanagement is aan de organisatie voldoende duidelijk en voldoende budget om een en ander uit te voeren is beschikbaar (onderdeel Faciliteren - middelen uit het contractmanagementwiel). Het vastleggen van contracten Naarmate het aantal contracten toeneemt, is een systematische registratie belangrijk om het overzicht te houden. Een adequate contractregistratie is randvoorwaardelijk om op de juiste momenten de juiste beheersmaatregelen te kunnen nemen (onderdeel Faciliteren - registratie uit het contractmanagementwiel). De uitvoering van contractmanagement in de organisatie Naarmate de voorgaande onderdelen goed zijn ingevuld, plukken organisaties daar de vruchten van middels goede mogelijkheden voor actief bewaken en beheersen van contracten. Hiertoe is noodzakelijk dat contractmanagers tijdig de juiste signaleringen en rapportages ontvangen en op basis daarvan adequaat actie ondernemen. Vastlegging van aanvullende / afwijkende afspraken met de wederpartij is hierbij essentieel. Ook is van belang dat de eigen organisatie het structureel nakomen van contractuele verplichtingen beheerst (onderdeel Realiseren uit het contractmanagementwiel). Leren van contractmanagement Voor verdere professionalisering van Contractmanagement is essentieel te leren van ervaringen door periodiek via vooraf opgestelde procedures deze ervaringen te evalueren, af te zetten tegen het vastgestelde beleid en verbetermogelijkheden te definiëren en uit te voeren ( Evalueren uit het contractmanagementwiel). 2 van 6

3 3 Onderzoek verantwoording v Als onderzoeksmiddel is gebruik gemaakt van een via Internet toegankelijke enquête welke via nieuwsbrieven van onder meer Mitopics, Heliview en NEVI alsmede via persberichten in diverse vakbladen bij duizenden Nederlandse organisaties onder de aandacht is gebracht. De respons op de enquête vertegenwoordigt een zeer breed scala aan organisaties (finance, ICT, retail, non-profit, adviesbureaus), van middelgrote tot zeer grote bedrijven. Na analyse van de respons zijn de uitkomsten vergeleken met de resultaten van de eerste editie van Mitopics Contractmanagement onderzoek uit 2002, opdat ontwikkelingen in professionaliteit concreet zichtbaar konden worden gemaakt. Conclusies Uit de resultaten van deze enquête kunnen ten aanzien van de professionaliteit waarmee CM in Nederlandse organisaties wordt toegepast onderstaande conclusies getrokken worden. Beperkte contractbewaking is onverantwoord In de eerste plaats valt op dat in grootschaliger omgevingen tot meer dan 60% van de contracten niet actief bewaakt wordt. Organisaties waarin contracten vigeren met een totale contractwaarde van zeg tien miljoen euro hebben dientengevolge gemiddeld zo n zes miljoen euro daarvan helemaal niet in beeld. Gezien het aantal veranderingen dat jaarlijks optreedt bij de uitvoering van contracten (zeker in duurovereenkomsten) lijkt ons dat bedrijfsmatig onverantwoord. Vastleggen van contracten Beschikbaarheid van modelcontracten en SLA s (Service Level Agreements) vormt een belangrijke faciliteit bij het op efficiënte wijze maken en bewaken van afspraken. Uit de respons maken we op dat naarmate organisaties vaker contracteren zij ook vaker over modelcontracten en SLA s beschikken. Echter, in organisaties waar minder dan 500 contracten vigeren, wordt al met al toch erg vaak gecontracteerd zonder dat kan worden teruggevallen op bepalingen uit modelovereenkomsten. Het gebruik van model-sla s is ook in organisaties met veel SLA s vaak nog geen gemeengoed. Contracteren zonder inzicht in de in de overeenkomst te adresseren risico s is schieten met hagel toch wordt in 54% van de gevallen niet of nauwelijks gebruik gemaakt van een risico-analyse. In 30% van de gevallen was tijdens het contracteren onvoldoende duidelijk wat de te leveren prestatie moesten zijn. In zeker 40% van de gevallen was geen rekening gehouden met hoe omgegaan moest worden met veranderende eisen vanuit de business. CM in veel organisaties nog niet structureel vormgegeven Goed CM begint met het vaststellen van doelstellingen en beleid ter zake en het erkennen van het belang van CM door de organisatie heen. 43% van de organisaties heeft nog geen CM-beleid geformuleerd, slechts 57% van de respondenten geeft aan dat in hun organisaties de toegevoegde waarde van CM voldoende duidelijk is en in 39% van de organisaties zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom CM nog niet duidelijk belegd. Onder organisaties met meer dan 500 lopende contracten is dit zelfs 50%. Dit laatste is opvallend omdat juist in grootschalige omgevingen het belang van een adequate administratieve organisatie rondom CM evident lijkt. Structurele evaluatie van CM vindt in de meeste van de door de respondenten vertegenwoordigde organisaties niet plaats. Hoopgevend is dat 43% van de vertegenwoordigde organisaties CM juist in het huidig economisch klimaat als kostenbesparingsmogelijkheid ziet. Helaas heeft dit inzicht bij slechts een derde van die groep ook al daadwerkelijk geleid tot extra CM-budget. Meerwaarde van CM nog beperkt Van de organisaties met minder dan 100 contracten meent circa 60% inzicht te hebben in de omvang van de totale behoefte per type product of service om de economy of scale volledig te kunnen benutten, van de organisaties met 100 of meer contracten is dit circa 50%. Dit betekent dat in potentie aanwezige schaalvoordelen in veel gevallen niet maximaal zullen worden gerealiseerd. Meerwaarde van CM kan voorts blijken uit het proactief reageren op gebeurtenissen op basis van de informatie die een contractmanager gestructureerd verzamelt. Echter, het aantal organisaties dat beschikt over basale CMsignaleringsfuncties (bijvoorbeeld om contracten tijdig te kunnen opzeggen of verlengen) is anno 2009 slechts 54% en het aantal organisaties dat beschikt over meer geavanceerde CM-signaleringsfuncties (bijvoorbeeld signaleringen omtrent rapportages) is slechts 32%. 3 van 6

4 4 Uit één en ander blijkt dat de echte meerwaarde van huidige CM-activiteiten nog zeer beperkt is. Organisaties zullen hierin sterk moeten verbeteren willen zij de kosten/baten verhouding van uitbestedingen goed kunnen blijven managen. Zeker nu het economisch minder goed gaat, zal CM een belangrijk instrument kunnen zijn in het terugdringen van kosten. Vergelijking met de resultaten uit 2002 De uitkomsten van het onderzoek zijn vergeleken met de resultaten van de vorige editie uit Hieronder volgt een selectie van enkele opvallende ontwikkelingen: Het actief bewaakte deel van de contracten: de trend dat in organisaties met een grotere vigerende contractsom een groter deel van aan die contractwaarde onderliggende contracten niet actief bewaakt wordt, is ongewijzigd. Echter, de contractwaarde die in grootschalige omgevingen wordt vertegenwoordigd door contracten die niet actief bewaakt wordt is fors toegenomen. Benutting van schaalvoordelen door CM: hoewel geconstateerd is dat slechts 50 tot 60% van de door respondenten vertegenwoordigde organisaties over voldoende informatie beschikken om potentiële schaalvoordelen maximaal te kunnen gebruiken, heeft hier toch een positieve ontwikkeling plaatsgevonden ten opzichte van Destijds was dit overall 39%. Gebruik van geautomatiseerde CM-tools: het aantal organisaties dat gebruik maakt van een geautomatiseerde tool voor contractregistratie is zowel overall als per categorie van het aantal vigerende contracten afgenomen. Waar anno 2009 overall slechts 36% van de door de respondenten vertegenwoordigde organisaties gebruik maakt van een geautomatiseerde tool voor contractregistratie, was dat in 2002 nog 70%. Wel moet daarbij worden opgemerkt dat in 2002 maar liefst 57% van de organisaties die gebruik maakten van een geautomatiseerde tool gebruik maakte van een eigen database, terwijl dit in 2009 nog slechts 14% betreft. Het vermoeden ontstaat hierdoor dat zelf ontwikkelde contractregistratietools in de tijd de neiging hebben uit de gratie te geraken bij de gebruikende organisaties. Eindconclusie Nagenoeg alle onderzochte organisaties hebben CM-activiteiten ontplooid, echter in veel gevallen zijn deze activiteiten nog onvoldoende samenhangend en omvattend om de meerwaarde te bieden die CM pretendeert. Om meer vruchten van CM te plukken zullen organisaties: CM formeel moeten inbedden in de bestaande administratieve organisatie; concreet beleid en doelstellingen moeten stellen en de realisatie daarvan structureel moeten evalueren en waar nodig bijstellen; contractmanagementbeleid moeten integreren met beleidsgebeiden zoals sourcingsbeleid, leveranciersbeleid en inkoopbeleid; zich in moeten zetten om betrokkenen in de eigen organisatie nog beter bekend te maken met het belang van CM, zodat CM op een uniforme manier benaderd wordt; nog meer moeten gaan werken met standaarden (met name standaardisatie van SLA s maar ook van modelcontracten) om de totstandkoming en bewaking van contracten te kunnen stroomlijnen; hun contractregistraties moeten centraliseren en completeren opdat in potentie aanwezige schaalvoordelen beter benut kunnen worden; een aanzienlijk groter deel van de vigerende contracten actief moeten bewaken invoering van (betere) contractregistratietools in veel gevallen moeten (her)overwegen, opdat de juiste signaleringen tijdig de betrokken contractmanager(s) bereiken en zodoende pro-actieve prestatiebewaking en contractering (bijvoorbeeld contractverlengingen) eenvoudiger mogelijk wordt gemaakt; hun contractregistratie daartoe moeten koppelen met andere systemen zodanig dat bewaking mogelijk is op diverse niveaus, maar ook managementinformatie beschikbaar komt om nieuwe keuzes te kunnen maken voor uitbesteding van activiteiten. Uit één en ander blijkt dat de daadwerkelijke meerwaarde van contractmanagement in Nederlandse organisaties nog zeer beperkt is. Organisaties zullen hierin sterk moeten verbeteren willen zij de kosten/baten verhouding van uitbestedingen goed kunnen blijven managen. Zeker nu het economisch minder goed gaat, zal contractmanagement een belangrijk instrument kunnen zijn in het terugdringen van kosten, optimaliseren van de relatie met de andere partij en / of behalen van strategisch concurrentievoordeel. 4 van 6

5 5 over Mitopics Mitopics is een onafhankelijk IT-adviesbureau dat zich sinds de start in 1991 onderscheidt door strikte onafhankelijkheid en de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise. De onafhankelijkheid betekent dat we volledig voor het klantbelang gaan en zelf geen nevenbelangen hebben: we verkopen geen hard- en software en ontvangen geen provisies. Verder zijn meerdere van onze seniors beëdigd op basis van vakbekwaamheid en onafhankelijkheid. De combinatie van technische, bedrijfskundige én juridische expertise is van belang of zelfs cruciaal bij veel ITtrajecten en keuzen. Mitopics-consultants hebben allemaal bedrijfskundige, informatica- en juridische basiskennis en specialisatie op specifiek werkterrein. De integrale benadering van bedrijfskunde, IT en recht van Mitopics, maakt het mogelijk vanuit zowel conceptueel als pragmatisch oogpunt en vanuit de nodige ervaring en creativiteit organisaties te adviseren en te begeleiden bij uiteenlopende vraagstukken op het gebied van contractmanagement. Enkele voorbeelden: Vaststellen op welke onderdelen binnen uw organisatie middels contractmanagement de meeste winst behaald kan worden Uitwerken van contractmanagement tot business case Uitvoeren van een contractmanagement scan Inventariseren van samenhang tussen middelen, contracten en geldstromen Selectie en implementatie van geautomatiseerde contractmanagement tools Opzetten van administratieve organisatie en interne informatievoorziening om gedegen contractmanagement te realiseren Workshops om onze kennis en visie over te dragen aan uw organisatie Opstellen van contractmanagement aanvalsplannen en jaarplannen Verbeteren van de relatie met leveranciers Vormgeven van leveranciersmanagement Het managen van contracten loont, we weten uit ervaring dat door effectieve en efficiënte uitnutting van uw contracten een besparing van meer dan 20% van de contractwaarde mogelijk zou moeten zijn. Laat uw kans niet voorbijgaan! 5 van 6

6 6 over de auteurs drs. Theo R.J. Bosselaers houdt zich al vele jaren bezig met het inrichten/besturen van klant leverancierrelaties vanuit een adviserende, uitvoerende en / of interim rol, geeft cursussen op het gebied van inkoop & contractmanagement en is bij Mitopics senior consultant van het team van inkoop & contractmanagers die veel sourcingstrajecten begeleiden. mr. drs. Lesley C.P. Broos is gespecialiseerd in het gebied waar IT, management en recht elkaar ontmoeten. De heer Broos begeleidt als senior consultant van Mitopics cliënten bij ITcontractonderhandelingen, contractmanagement en andere IT-juridische vraagstukken. Daarnaast doceert hij IT & recht aan Universiteit Twente alwaar hij als onderzoeker aangesteld is. Logo Mitopics Contactgegevens: GOUDA Stavorenweg 4 Postbus AM Gouda T +31 (0) F +31 (0) ENSCHEDE Pantheon 22F 7521 PR Enschede T +31 (0) F +31 (0) info@mitopics.nl 6 van 6