Plan van aanpak Archief op Koers

Transcriptie

1 Plan van aanpak Archief op Koers 16 juni

2 Inhoudsopgave 1.Inleiding Achtergrond en aanleiding Beoogd resultaat Open en transparant Doelstelling en aanvliegroute Plan van aanpak Hoe gaan we de resultaten bereiken? Visie, informatiebeleid en regelgeving Organisatie Digitaal archief- en informatiebeheer Analoog archiefbeheer ICT-beheer en beveiliging Basis op orde Globale planning en doorlooptijd per deelproject Randvoorwaarden Risico s Organisatie, besluitvorming en monitoring Rollen en bezetting Betrokken gremia Besluitvorming Monitoring en rapportage Communicatie Doel Hoe gaan we dat doen? Kennis vergroten Houding veranderen Communicatieplan Begroting en dekking...14 Bijlage 1: Uitgewerkte acties per deelproject

3 1.Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding Op 13 januari 2016 heeft de provinciearchivaris op grond van de bepalingen uit de Archiefwet 1995 en de provinciale archiefverordening zijn inspectie rapportage met de bevindingen over de staat van het provinciaal archief- en informatiebeheer uitgebracht aan gedeputeerde staten. De inspectie bestond uit een oordeel van de huidige situatie en een analyse van de verrichte werkzaamheden die op grond van het archiefinspectierapport van 2012 zijn verricht. Het onderzoek van de provinciearchivaris concentreerde zich op de volgende 5 onderdelen: 1. Visie, informatiebeleid en regelgeving 2. Organisatie 3. Digitaal archief-en informatiebeheer 4. Analoog archiefbeheer 5. ICT-beheer en beveiliging Oordeel rapportage Het algemene oordeel uit de rapportage geeft reden tot grote zorg bij het college. Ondanks de maatregelen die na de archiefinspectie van 2012 genomen zijn, is het archief- en informatiebeheer van de provincie onvoldoende op orde en is er onvoldoende borging om de provinciale archieven volledig, van goede kwaliteit en toegankelijk te houden gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. De inspectierapportage constateert ook dat er beter gestuurd kan worden op juiste dossiervorming en dat versterking van discipline en verantwoordelijkheidsgevoel ten aanzien van de archivering nodig is bij de behandelend ambtenaren. Reactie op rapportage Het college heeft naar aanleiding van de bevindingen van de provinciearchivaris de provinciesecretaris verzocht om diens conclusies en aanbevelingen met de organisatie te bespreken en voor het zomerreces van 2016 te komen met een plan van aanpak met concrete maatregelen ter verbetering van de situatie van het archief- en informatiebeheer. Deze maatregelen moeten er in resulteren dat de organisatie voor 2018 voldoet aan de wettelijke vereisten voor archief- en informatiebeheer en op een professionele wijze het archief- en informatiebeheer in het dagelijkse werk integreert. Op 23 maart 2016 heeft het college het inspectierapport besproken en vervolgens samen met een inhoudelijke reactie aan Provinciale Staten gestuurd. In deze reactie is aangegeven dat een plan van aanpak wordt opgesteld ten einde het archief- en informatiebeheer voor 2018 op orde te krijgen. Gesteld is dat zij het plan nog voor het zomerreces aan PS zal toesturen. 3

4 2. Beoogd resultaat 2.1 Open en transparant De provincie wil open en transparant zijn. We willen data delen met anderen, binnen en buiten de provincie. Ook het voldoen aan wettelijke vereisten, in dit geval de Archiefwet, is voor ons vanzelfsprekend. Uit het inspectierapport blijkt dat we niet voldoen aan de eisen die wet- en regelgeving stellen aan archiefen informatiebeheer, dit is echter een voorwaarde voor een open en transparante provinciale overheid. Terugkijkend op de archiefrapportage van 2012, de ingezette route toen en de huidige rapportage, moeten we constateren dat met onvoldoende urgentie en doelgerichtheid is gewerkt aan het uitvoeren van de in 2012 gedane aanbevelingen. Met name voor de gedragskant en verantwoordelijkheid van medewerkers is onvoldoende aandacht geweest. Om de uitvoering nu breed en in samenhang op te pakken is een programmamanager Archief op Koers aangesteld die de uitvoering van de acties uit dit plan van aanpak gaat aanjagen. De acties hebben enerzijds te maken met gedrag en anderzijds met technische aanpassingen van het systeem en het versterken van de dienstverlening. Op 22 april jl heeft het Directieteam de afdelingshoofden gevraagd bindende werkafspraken te maken over het op orde brengen van de e-dossiers binnen hun afdeling en daarover te rapporteren. Daarbij is afgesproken dat daar waar nodig archivering wordt opgenomen in de jaargesprekken van individuele medewerkers. Ook is de expliciete keuze gemaakt dat afdelingen binnen de eigen capaciteit een contactpersoon voor e-dossiervorming aanstellen. 2.2 Doelstelling en aanvliegroute Het resultaat van het programma Archief op Koers is het voor 2018 in control brengen van de organisatie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Bij de volgende inspectie in 2018 moet het archief aan de wettelijke eisen voldoen, van goede kwaliteit zijn en toegankelijk zijn gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Het doel van de organisatie is om in de komende jaren de volgende doelen te bereiken: 1. structurele verbetering van de kwaliteit van de dossiervorming en archivering 2. structurele gedragsverandering bij management en behandelend ambtenaar ten aanzien van dossiervorming en archivering 3. structurele inbedding van de resultaten van het programma in de organisatie 4. verbetering van het digitale systeem om een goede archivering en gedragsverandering te ondersteunen 5. versterken van de dienstverlening Deelprojecten Binnen het programma zijn de concrete acties en maatregelen geclusterd in deelprojecten op basis van de 5 onderzochte onderdelen uit de inspectierapportage: 1. Visie, Informatiebeleid en regelgeving 2. Organisatie 3. Digitaal archief- en informatiebeheer 4. Analoog archiefbeheer 5. ICT-beheer en beveiliging 6. Basis op orde 4

5 Het zesde project Basis op orde staat niet in de inspectierapportage maar is toegevoegd. Dit project bevat de acties en maatregelen die nodig zijn om de uitvoering van de andere 5 deelprojecten succesvol uit te kunnen voeren en in te bedden in de organisatie. 3. Plan van aanpak 3.1 Hoe gaan we de resultaten bereiken? In bijlage 1 is per deelproject in detail aangegeven welke acties en maatregelen uitgevoerd worden om een structurele verbetering van het archief- en informatiebeheer te bereiken. Onderstaand volgt een samenvatting op hoofdlijnen: Deelproject: Visie, informatiebeleid en regelgeving Het probleem: bij de provincie ontbreekt een organisatie brede visie op het informatie- en archiefbeheer Actie: In workshops wordt met vertegenwoordigers uit de afdeling I&A en vertegenwoordigers uit de overige onderdelen van de organisatie een organisatie breed kader voor het beleid en de regelgeving opgesteld. Het kader wordt vastgesteld door het DT evenals regels voor het borgen van de naleving van de regels. De resultaten worden door middel van gerichte communicatiemomenten en instrumenten gedeeld met de organisatie Organisatie Het probleem: een integrale sturing door het hoogste management op alle aspecten van het informatiemanagement ontbreekt. Daarnaast vormt de afgeslankte formatie van bureau Documentaire Informatie een knelpunt waardoor de aanpak van diverse archiefachterstanden, het ondersteunen en adviseren van de behandelend ambtenaar bij documentair informatiebeheer en het monitoren van alle applicaties die archiefwaardige data bevatten in de knel komen. Actie: Versterken van de professionaliteit van de organisatie door energieke trainingen en het gebruikersvriendelijker en overzichtelijker maken van idms, het vergroten van de bewustwording door een communicatiestrategie en het organiseren van de sturing en verantwoording in de P&C cyclus en de jaargesprekkencyclus Digitaal archief- en informatiebeheer Het probleem: de digitale archivering in het daartoe ingerichte documentmanagement systeem en in andere applicaties is in vergelijking met vier jaar geleden nog steeds niet op orde. Actie: de kwaliteit van de e-dossiers wordt verhoogd door vereenvoudiging en automatisering. Monitoring wordt mogelijk gemaakt door managementrapportages en de ondersteuning door I&A op de afdelingen wordt geïntensiveerd. Daarnaast wordt een Informatiestructuurplan vastgesteld en uitgewerkt waarin het beheer van archiefbescheiden in andere applicaties wordt geregeld en door middel van gerichte communicatiemomenten en instrumenten wordt gedeeld met de organisatie Analoog archiefbeheer Het probleem: het beheer van het papieren archief binnen de provinciale organisatie voldoet niet. De schoning en inventarisatie van de afgesloten archieven verloopt te traag, de bewerking wordt onvoldoende begeleid en niet geheel volgens de regels uitgevoerd. Uit het onderzoek naar de staat en het beheer van alle provinciale archiefruimten blijkt verder dat deze niet voldoen noch qua inrichting noch qua beheer. Actie: de acties om de problematiek rond het analoge archief op te lossen zijn als volgt: extra inzet voor de inventarisatie van het analoge archief door de inhuur van tijdelijke externe medewerkers en overdracht van de te bewaren dossiers aan de provinciale archiefbewaarplaats i.c. het Nationaal Archief. Het andere spoor 5

6 is de verbetering van de archiefruimte welke opgenomen is in het project Provinciehuis van Waarde en uitgevoerd wordt door de afdeling facilitaire zaken ICT-beheer en beveiliging Het probleem: Uit de rapportage Archiefinspectie blijkt dat de provincie het ICT-beheer en de informatie beveiliging voor een groot deel op orde heeft. Actie: Om ook op dit onderwerp de kwaliteit op niveau te houden wordt per proces een risicoanalyse uitgevoerd en vervolgens een actieplan opgesteld voor het archief- en informatiebeheer. Het plan wordt vastgesteld door het DT Basis op orde Het probleem: om de maatregelen en acties binnen de hierboven genoemde 5 deelprojecten succesvol uit te voeren wordt de basis: de digitale werkomgeving versterkt. Actie: nieuwe functionaliteiten binnen idms worden toegepast en er worden classificaties toegekend aan dossiers waardoor het vinden van documenten makkelijker wordt en de compleetheid van dossiers beter getoetst kan worden. 6

7 3.2 Globale planning en doorlooptijd per deelproject Q Q Q Q Q Q Q Q Q Visie,informatiebeleid Voorbereiding Samen met de en regelgeving workshops overige afdelingen formuleren van regelgeving en informatiebeleid Instemmen met opgestelde regelgeving en beleid door het DT Implementatie via communicatie/voorlichting in de workshops Organisatie/versterken professionaliteit door trainingen en vergroten bewustwording Uitwerking activiteiten in projectplannen en voortzetten reeds ingang gezette acties zoals opnemen archivering in beoordeling, aanstellen contactpersoon e-dossiervorming op de afdelingen Implementatie in de organisatie door trainingen en communicatie Digitaal archief- en Uitwerking nieuwe activiteiten in Afgerond informatiebeheer door projectplannen/voorzetten reeds verhogen kwaliteit e- dossiers door ingang gezette acties zoals vereenvoudigen Implementatie door middel van automatisering, trainingen en voorlichting automatisering dossierkenniskaarten van het proces beleid Analoog archiefbeheer Inzet extra tijdelijke medewerkers 7

8 met inzet van externe tijdelijke medewerkers ICT beheer en Bespreken Afgerond beveiliging op basis van risicoanalyse Voorbereiden risicoanalyse Uitvoeren risicoanalyse per proces resultaten en Uitvoeren actieplan per proces actieplan in het DT Infra op orde Waarmee de digitale werkomgeving toekomstbestendig gemaakt wordt Upgrade idms naar 10.5, upgrade smartdocuments en start impact analyse archive server Start major upgrade idms en optimaliseren gebruikers interface Rapportage PS Oktober April Oktober April Rapportage GS September Maart September Maart 8

9 3.3 Randvoorwaarden Het succes van het Programma Archief op Koers is in hoge mate afhankelijk van draagvlak van bestuur en management. Archiveren is geen populair onderwerp en geldt op sommige plekken in de organisatie als verplicht corvee. Aanspreken op niet gewenst gedrag en belonen van goed gedrag zijn interventies die kunnen bijdragen aan verandering in houding en gedrag ten aanzien van archivering. Commitment en een positieve houding en gedrag van het management zijn eveneens essentieel. Sommige actiepunten leveren direct resultaat op en andere vergen meer tijd. Het bereiken van structurele gedragsverandering vergt continue aandacht en actie. 9

10 3.4 Risico s Risico Onvoldoende draagvlak bij management Programma mist aansluiting met de organisatie en beklijft alleen bij I&A Onvoldoende borging voor de toekomst Beheersmaatregel Archivering regelmatig als onderwerp agenderen voor MT s en meenemen in de beoordeling Communicatietraject voor de organisatie over belang van archivering en verantwoordelijkheid behandelend ambtenaar en betrekken van de organisatie in bv workshops Draagvlak organiseren in alle lagen van het management en medewerkers 10

11 4. Organisatie, besluitvorming en monitoring 4.1 Rollen en bezetting De Driehoek Bestuurlijke opdrachtgever: Rogier van der Sande, gedeputeerde bestuur Ambtelijke opdrachtgever: Marjon Nooter, directeur DCZ en verantwoordelijk voor bedrijfsvoering Behandelend ambtenaar/programmamanager: Patricia Rozenblad, heeft de dagelijkse leiding, bewaakt de voortgang, signaleert knelpunten en escaleert indien nodig. Klankbord Voorzitter: Marieke van Vonderen Leden: vertegenwoordigers uit de beleidsafdelingen, projecten en programma s en bedrijfsvoering Taak: verbinding tussen I&A en de organisatie, oren en ogen van het programmateam over wat er leeft in de organisatie m.b.t. draagvlak en uitdragen van het programma Programma Archief op Koers Verantwoordelijke Afdeling Uitvoering programma Patricia Rozenblad P&P Deelproject Projectleider Afdeling Visie, informatiebeleid en Grisjo Koers I&A regelgeving Versterken professionaliteit Via matchingstafel Organisatie organisatie Digitaal archief en Marco Soetens I&A informatiebeheer Analoog archief Wim Plas I&A ICT-beheer en beveiliging Erik-Jan Oskam I&A Communicatie Jaap Wiersma Communicatie 4.2 Betrokken gremia Gedeputeerde Staten Het college stelt het plan van aanpak vast en wordt halfjaarlijks op de hoogte gehouden over de voortgang. Provinciale Staten Provinciale Staten wordt halfjaarlijks door middel van een brief geïnformeerd over de voortgang. Provinciearchivaris De toezichthouder monitort de voortgang en stelt halfjaarlijks een rapportage op voor GS. Dit is tevens input voor een tussentijdse evaluatie van het programma en de deelprojecten, zodat tijdig en waar nodig bijgestuurd kan worden. 11

12 4.3 Besluitvorming Datum Besluit Wie 15 juni 2016 Bespreking en commitment DT 15 juni 2016 Gehoord hebbend DT vaststellen Driehoek plan van aanpak 28 juni 2016 vaststellen plan van aanpak GS 4.4 Monitoring en rapportage Wie Frequentie Vorm Progammamanager en ambtelijke opdrachtgever Twee maandelijks Rapportage op afwijkingen m.b.v. stoplichtrapportage Driehoek Twee maandelijks Bespreken voortgang m.b.v. stoplichtrapportage Programmamanager en deelprojectleiders Wekelijks Bespreken op basis van planning en risicoanalyse per project Klankbord Maandelijks Bijpraten op voortgang Bestuurlijke opdrachtgever-gs Rapportage op afwijkingen Bijpraten op voortgang Ambtelijke opdrachtnemer en Wekelijks Bespreken voortgang programmamanager Provinciearchivaris Halfjaarlijks Rapportage 12

13 5. Communicatie 5.1 Doel De communicatiestrategie heeft tot doel de organisatie te verleiden om de verschillende interventies uit het plan van aanpak op succesvolle wijze onderdeel uit te laten maken van de reguliere werkzaamheden. Het plan van aanpak schetst een beeld van verschillende interventies die de kennis, de houding en het gedrag van de medewerkers van de provincie ten opzichte van dossiervorming en archivering positief moeten beïnvloeden. Dat zijn onder andere technische aanpassingen die archivering afdwingen, belonen (en straffen) van goed (en ongewenst) gedrag, faciliteiten die het makkelijker maken om goed te archiveren maar ook de communicatie rond het onderwerp. 5.2 Hoe gaan we dat doen? Kennis vergroten Om tot het gewenste gedrag te komen zal op twee niveaus iets aan het vergroten van kennis gedaan worden: uitleggen waarom een goed archief zo belangrijk is en uitleggen hoe je zelf goed archiveert. Communicatie kan daar aan bijdragen. Al dan niet verplichte trainingen, instructievideo s, uitleg op Binnenplein, learning-guides zijn middelen die beschikbaar zijn om de doelgroepen te bereiken Houding veranderen Wat veel lastiger is, is het beïnvloeden van de houding van collega s. Ook als je prima weet dat je moet archiveren en misschien zelfs al weet hoe en wanneer je moet archiveren, doen mensen het toch niet. Ook hier kan communicatie een rol spelen door goede voorbeelden (zoals bij de afdeling P&P) te laten zien om van te leren, en duidelijk te maken wat de risico s zijn als je niet goed archiveert. Aanspreken op niet gewenst gedrag, voorbeeldgedrag door management en belonen van goed gedrag zijn andere interventies die kunnen bijdragen aan verandering in houding en gedrag Communicatieplan De communicatiestrategie wordt uitgewerkt in een communicatieplan, waarbij ook aandacht komt voor communicatie over het programma zelf. 13

14 6. Begroting en dekking Een deel van de acties wordt uitgevoerd als onderdeel van het reguliere werk van Bureau Documentaire Informatie. De overige acties worden binnen de bestaande budgetten geregeld. De investering van uit het programma TOP voor versnelde inventarisatie van het analoge archief is opgenomen in de voorjaarsnota. 14

15 Bijlage 1: Uitgewerkte acties per deelproject Deelproject: Visie, informatiebeleid en regelgeving Het probleem: er zijn geen vastgestelde kaders voor beleid en regelgeving. Actie: In 3 workshops wordt met vertegenwoordigers uit de afdeling I&A en vertegenwoordigers uit de overige onderdelen van de organisatie een visie geformuleerd en worden kaders gesteld voor het beleid en de regelgeving. Ook worden afspraken gemaakt voor het borgen van de naleving van de regels. De resultaten worden door middel van gerichte communicatiemomenten gedeeld met de organisatie. Planning: gereed Q Organisatie Het probleem: behandelend ambtenaar en het management zijn zich onvoldoende bewust van de wettelijke vereisten voor informatiebeheer Actie: het versterken van de professionaliteit van de organisatie door de bevindingen uit de rapportage Meervoudige kennis casus dossiervorming en archivering van de Eenheid Audit en Advies van het voorjaar 2016 te vertalen naar concrete acties en projecten op de gebieden: a.vergroten kennis en vaardigheden: - Aanpassen van de trainingen gericht op idms waardoor ze meer voldoen aan de vraag van de organisatie - Het ontwikkelen van een digitale training om de kennis van werkprocessen te versterken Planning: gereed Q b.vergroten bewustwording: - Een korte voorlichtingsfilmpje met als boodschap om geen bestanden meer in op te nemen maar te linken - Een filmpje met de gedeputeerde om het belang van goede informatie huishouding onder de aandacht te brengen - Het bepalen van een communicatieaanpak om bewustwording te vergroten Planning: gereed Q c.organiseren sturing en verantwoording: - Het organiseren van 2 bijeenkomsten om afspraken te maken om het onderwerp archivering in de P&C cyclus en jaargesprekkencyclus op te nemen Planning: gereed Q d.naleven procedures: - Het organiseren van een risicosessie per proces in idms zodat overeenstemming komt over de vraag welke documenten per proces wettelijk verplicht aanwezig moeten zijn in het daaraan gekoppelde e-dossier - Implementatie van een nieuwe metadatamodel Planning: gereedq e.hulpmiddelen: - bulkondertekening workflows mogelijk maken Planning: Q idms gebruikersvriendelijker en overzichtelijker maken 15

16 Planning: Q Digitaal archief- en informatiebeheer Het probleem: De kwaliteit van de e-dossiers binnen idms is niet op orde. Actie: als verbetermaatregelen worden de volgende acties ingang gezet: a.verhogen van de kwaliteit van de e-dossiers en borging door: - De dossierkenniskaarten en folderplannen te vereenvoudigen en automatiseren zodat de behandelend ambtenaar zelf de kwaliteit kan bewaken Planning: beleid gereed Q4 2016; overige Q Mogelijk maken dat een behandelend ambtenaar op elk gewenst moment een e-dossier kan aanmaken Planning: Q Metadata geautomatiseerd toevoegen en vereenvoudigen om zo de behandelend ambtenaar beter te faciliteren en te ontlasten Planning: Q Vereenvoudigen van de toetsingscriteria van e-dossiers - Het continueren van de ondersteuning door en wekelijkse zichtbaarheid op de werkplek van medewerkers van bureau Documentaire Informatie - Het organiseren van reguliere terugkoppeling vanuit I&A over de kwaliteit van de e-dossiers in idms d.m.v. een geautomatiseerde halfjaarlijkse stoplichten overzicht voor het management en een jaarlijkse controle door de directie Planning: Lopend b. Beheer archiefbescheiden in andere applicaties door: - Het maken van een plan van aanpak op basis van het vastgestelde Informatiestructuurplan zodat afspraken gemaakt worden over het beheer van archiefwaardige informatie in de belangrijkste applicaties die de provincie gebruikt Planning: Q Het uitvoeren van een pilot e-depot om inzicht te verkrijgen in de inspanningen die nodig zijn voor langdurige opslag van digitaal archief in een e-depot Planning: Q Het opstellen en vaststellen van een vernietigingsprocedure en vervolgens overgaan tot vernietiging zelf Planning: Q c. Actualiseren kwaliteitssysteem - Procedures en maatregelen rond digitaal archiveren worden beschreven en geaudit Planning: gereed Q Op de afdelingen worden key-users benoemd. Dat zijn behandelend ambtenaren die naast de DI specialisten ruime ervaring hebben met het systeem en als vraagbaak kunnen fungeren voor hun collega s Planning: gereed Q De normen voor e-dossiers worden tegen het licht gehouden en vastgelegd wordt wat minimaal per proces aanwezig moet zijn in een dossier - Het project opschonen Organiek wordt gestart Planning: gereed Q

17 Analoog archiefbeheer Het probleem: er is een achterstand in de inventarisatie en beheer van het papieren/analoge archief Actie: Het verbeterplan om de problematiek rond het analoge archief op te lossen loopt langs 2 sporen te weten; a. Extra inzet voor de inventarisatie van het analoge archief - Inhuur van 3 tijdelijke externe medewerkers voor de duur van 1 jaar en 3 maanden Planning: gereed Q b. Verbetering van de archiefruimte - Dit spoor is opgenomen in het project Provinciehuis van Waarde en wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de afdeling facilitaire zaken. De archiefruimten worden fysiek aangepast aan de eisen van de Archiefregeling. Er komt een fysieke scheiding tussen te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Ook wordt een calamiteitenplan voor de archiefruimten opgesteld. Planning: gereed 2018 ICT-beheer en beveiliging Het probleem: Uit de rapportage Archiefinspectie blijkt dat de provincie het ICT-beheer en de informatie beveiliging voor een groot deel op orde heeft. Actie: Om ook op dit onderwerp de kwaliteit op niveau te houden worden de volgende maatregelen ingang gezet: - Het uitvoeren van een Business Impact Analyse op idms en Livelink ter voorkoming van calamiteiten en verlies van informatie Planning: gereed Q Het opstellen, vaststellen en auditen van een beveiligingsplan inclusief back- up procedure en een back-up- en calamiteiten- en herstelplan Planning: gereed Q Het opstellen en uitvoeren van een beheerplan voor livelink Planning: gereed Q Infra op orde De activiteiten die in dit deelproject uitgevoerd worden hebben betrekking op de upgrade idms naar 10.5, de upgrade van smartdocuments, start impact analyse archive server, start major upgrade idms en optimaliseren gebruikers interface. Planning: voorbereiding 2016 in z n totaliteit gereed