Inkomende post

Transcriptie

1 l i Inkomende post Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 9 2 (1 Jïtjc % gemeente Goeree-overftqkkee! Raad gemeente Goeree-ove lakke Postbus AA MIDDELHARNIS Ons kenmerk Behandelaar Uw kenmerk Uw brief Onderwerp! Z /10272 M. Bom Kwaliteitscöntrole ondecoeksplan Bijlagetn) i btbt/à- ia-o8aes - '-öriffie VQVOBDQB-? 0 âljoj 2J1J Nr. st B! lc;7 It;, co augustus co,a t! I ) Geachte raad, ket college is veran oordelijk voor de vaststelling van een onderzoeksplan op grond van de Onderzoeksverordening ex artikel 2133 van de gemeentewet. Wij hebben onlangs j het onderzoeksplan 2013 vastgesteld. Dit plan zenden wij u ter informatie toe. Over de voortgang van de uitvoering van het plan zullen wij u bij de begroting en jaarrekening berichten. Hopende u hiermee voldoende te hebben ge'l'nformeerd... ' Hoogachtend, ''' / / Burgemeester en wethouders van Gderee-ovedlakke, / d burgemees er, secretari n. s. B. Marinusse C.A. KI '' eg Koningin Julianaweg 45, 3241 XB Middelharnis, Postbus 1, 3240 AA Middelharnis T , info@goeree-oveïakkee.nl, IBAN NL088NGH , KvK , BTW NL

2 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 9 meen oeree- ve akkee honderzoeksplan 2013.' '.. ' è ' '-,.k.),., i.42: èà,.,.. '.. '.. ( s V *.., 't;c. F '. - :: '. :. '. Bom, Rien # Gemeente Goeree-overflakkee # Januari 2013 k

3 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 9 Onderzoeksplan 2013 Inhoudsopgave

4 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van lnleiding Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college verplicht is om periodiek onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en de doeltre endheid van het door hem gevoerde bestuur. Deze opdracht is geformaliseerd in de door de gemeenteraad vastgestelde Onderzoeksverordening. Anders dan de onderzoeken door de rekenkamercommissie, gaat het hierbij om zelfonderzoek van de organisatie. Het college onderzoekt het eigen bestuur, zoals uitgevoerd door het ambtelijk apparaat of zeer nauw aan de gemeente verbonden inste lingen. Kernwoorden hierbij zijn: doelmatigheid en doeltreffendheid. I.onder dpelmatigheid wordt verstaan: het r aliseren van bepaaldç prestaties met een zo benerkt mogelijke! 1 ' ' ' inzet van middelent. '. Onder doeltre endheid Uordt verstaan:: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde '' ', maatschappelijkê ehèctep van beleià oèk daadwérkelijk worden behàald. u.. ' ' In de praktijk zal vaak een mix van doelmatigheid en doeltregendheid aanwezig zijn. 1.2 Doel Het doel van de intern onderzoek is primair om inzicht te geven in de mate van efficiency en effectiviteit van organisatieonderdelen en processen en zo de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten. Daarnaast hebben de onderzoeken het doel om een bijdrage te Ieveren aan de kwaliteitsverbetering van processen en een verantwoorde inzet van overheidsmiddelen te bevorderen. Door middel van onderzoek en de daar uit vooavloeiende aanbevelingen krijgen de proces- of producteigenaren feedback over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen/activiteiten waarvoor zij ambtelijk verantwoordelijk zijn. De opvolging van aanbevelingen is de bestuurfijk de verantwoordelijkheid van het college en ambtelijk van het Managementteam. Tot slot brengen deze onderzoeken een bewustwordingsproces op gang: door het verrichten van onderzoek op een bepaald terrein wordt de organisatie geprikkeld om te denken in mogelijkheden om prestaties op dat terrein te verbeteren. Artikel 213a gemeentewet Volgens de Onderzoeksverordening (ex artikel 213a gemeentewet) zendt het college jaarlijks een onderzoeksplan ter informatie naar de raad en de rekenkamercommissie. Dit plan bevat de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Hoewel de wettelijke plicht zoals vastgelegd in de gemeentewet naar verwachting zal wijzigen, neemt dat niet weg dat het instrument van onderzoek een grote meerwaarde heeft voor risicobeheersing, kwaliteitsverbeteringen in processen en de actualisatie van beleid. Dergelijke onderzoeken passen geheel in het beleid van een Ierende organisatie. Brede deelname van de organisatie aan een inventarisatie van auditonderwerpen en actieve sturing door het MT op de aanbevelingen die uit onderzoeken voortvloeien zijn een graadmeter voor de betrokkenheid van de organisatie met onderzoekwerkzaamheden. Gelet op de wens tot enige flexibiliteit nemen we in het onderzoeksplan voor een tweetal jaren (2013/2014) een viertal periodieke onderzoeken op.

5 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van Reikwijdte De onderzoeken richten zich op doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering binnen de beleidskaders en organisatiestructuur van de gemeente Goeree-overflakkee. Uit de onderzoeken kunnen adviezen voortvloeien die kunnen worden meegenomen bij de actualisatie van beleid, of kan analyse van een deel van) de organisatiestructuur of een werkproces expliciet onderwerp van een audit zijn. ' ( De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich volgens de verordening in beginsel uit over alle organen, organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Eventuele inperking van de reikwijdte zal per onderzoek vooraf worden aangegeven. 1.4 Diepgang De periodieke pnderzoeken richten zich primair op de doelmatigheid en doeltreffendheid van processen en procedures en de output hiervan. Er zal geen waardeoordeel worden gegeven over de kwaliteit van medewerkers, wel over de inrichting en werking van processen en procedures dan wel over de output hiervan. 1.5 Actoren De uitvoering van de onderzoeken zal plaatsvinden door een onderzoeksteam onder regie van de financieel controller binnen de kaders van de concerncontroller. De gemeente Goeree-overflakkee kiest er voor om de onderzoeken zelfstandig uit te voeren. Voordeel hiervan is dat het relatief goedkoop is, dat er een vergrote betrokkenheid bij de organisatie is en bevorderd wordt om over team- en afdelingsgrenzen heen kijken. Een risico is de kans op subjectiviteit. Dit Iaatste vraagt om borging van een onafhankelijke positie van het onderzoeksteam via de concerncontroller. Het vraagt ook om vermogen om over de eigen grenzen heen te kijken. In de afdelingsplannen dient rekening te worden gehouden met het uitvoeren van de onderzoeken. De voorbereiding en rapportage van dit soort onderzoeken Iiggen bij het onderzoeksteam. 1.6 Afstemming met andere gremia Bij de gemeente is sprake van meerdere onderzoeks-/controleorganen: de externe accountant, de rekenkamercommissie, de auditcommissie, de medewerker Interne Controle (lc) en het onderzoeksteam. Jaarlijks vindt afstemmingsoverleg plaats tussen deze organen. Enerzijds kan worden gewaakt voor overlap, anderzijds kan ook de druk die onderzoeken met zich meebrengen voor de ambtelijke organisatie worden bewaakt. De concerncontroller voert overleg met de auditcommissie en rekenkamercommissie om doublures te voorkomen. 1.7 Bevoegdheden, verantwoordelijkheden De bevoegdheden, verantwoordelijkheden en opdrachtgeverschap in het kader van de interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid Iiggen als volgt: êclpren rrrqllpr) Atties en besluitep ' Raad Kaderstellend, Vaststellen Onderzoeksverordening sturend en toezicht Kennisnemen van onderzoeksplan houdend Via begroting/jaarrekening (par. bedrijfsvoering): Kennisnemen van onderzoeksbevindingen Kennisnemen van voortgang uitvoeren aanbevelingen College Sturend en Aanleveren onderzoeksonderwerpen toezichthoudend Vaststellen onderzoeksplan

6 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 9 ctoren. oben A, Ie n b ùtten - - Opdracht geven voor onderzoeken Vaststellen van rapportage en onderzoeksbevindingen Gemeentesecretaris Sturend en Ambtelijk opdrachtgever toezichthoudend MvMT-leden Sturend en Aanleveren onderzoeksonderwerpen verantwoordend Kennisnemen van onderzoeksplan Aanwijzen contactpersoon gedurende onderzoek Kennisnemen van rapportage en onderzoeksbevindingen (Opdracht geven tot het) opstellen van en uitvoeren van een verbeterplan op eigen afdeling Concerncontroller Kaderstellend Afstemmen onderzoeksplan met Accountant, auditcommissie en Rekenkamercommissie Regisseur I.s.m. onderzoeksteam: Opstellen onderzoeksplan overige onderzoeken (incl. rapportage met onderzoeksbevindingen) Financieel Regisseur I.s.m. onderzoeksteam: Controller Oqstellen onderzoeksplan periodieke onderzoeken (incl. rapportage met onderzoeksbevindingen) Onderzoeksteam Uitvoerend Uitvoeren van het onderzoeksplan Presenteren rapportage en bevindingen aan MT-lid/college Evalueren opvolging aanbevelingen uit eerdere onderzoeken Medewerkers Uitvoerend Aanleveren van documentatie afdelingen Meewerken aan interviews 1.8 Doorlooptijd en frequentie Er kan slechts een grove inschatting worden gemaakt van de doorlooptijd van onderzoeken. Hierbij zullen de uitgangspunten uit de verordening worden nagestreefd. Wij streven naar twee onderzoeken per jaar. Dat kunnen zijn onderzoeken naar producten, achterliggende processen of organisatorische eenheden, op het aspect van doelmatigheid of doeltreffendheid. 1.9 Inventarisatie en selectie van onderwerpen De planning is dat de financieel controller jaarlijks in september een inventarisatie houdt bij het college en MTleden van mogelijke onderzoeksonderwerpen voor het komende kalenderjaar. Na een globale screening van de onderwerpen naar geschiktheid, ''timing'' en verwachte omvang, en in afstemming met de onderzoeksplannen van de accountant, rekenkamercommissie en Ic-medewerker, doet de financieel controller het college een voorstel voor een onderzoeksplan. Aansluitend geeft de gemeentesecretaris ambtelijk opdracht. Criteria voor de selectie en nrioriterinc van onderwernen Om in aanmerking te komen voor plaatsing op een groslijst voor uit te voeren onderzoeken, worden de onderwerpen getoetst aan een aantal Het onderwerp heeft betrekking op de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van het beleid of bedrijfsvoering binnen de beleidskaders en organisatiestructuur van de Het onderwerp/proces heeft prioriteit in het gemeentelijke beleid/de interne controle * Het onderwerp is rijp voor een onderzoek (juiste timing) * Resultaten van onderzoek moeten kunnen zorgen voor een structurele verbetering * Er is sprake van een risico als het onderwerp niet wordt onderzocht (bijvoorbeeld vanwege claims of klachten, budgettaire onder- of overschrijdingen, onvoldoende realiseren van doelstellingen, termijnoverschrijdingen, haperingen in beleids- of werkprocessen)

7 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 9 * Voor zover mogelijk is er sprake van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in opvolgende onderzoeken * Er is zo min mogelijk sprake van overlap met de onderzoeken van de rekenkamercommissie en de accountant. ' uitvoeren en. -. uiwoe/en ' presentatie MT ' evaluatie Ondecoeken.. en college * - '..,..,.. @ Per onderzoek zal worden aangegeven wat de methode van onderzoek is (procesbeoordeling, benchmarking, etc.). Globaal zal een onderzoek, welke methode ook wordt gevolgd, ongeveer een gelijke opbouw hebben. Het daadwerkelijke onderzoek wordt gestart met een definitieve formulerinc van de onderzoeksopdracht: * Waarom dit onderwerp * Op welke specifieke aspecten wordt ingezoomd * Afbakening van het object van Wie is opdrachtgever en wie/wat wordt onderzocht * Wat zijn de doelstellingen van het onderzoek * Wat zijn de randvoorwaarden/kaders waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden * Hpe is de samenstelling van het onderzoeksteam. Hoe ziet de detailplanning er uit doorlooptijd/tijdsbeslag van betrokkenen * Wat is de termijn voor rapportage over de follow up van de Zijn er specifieke afspraken over bijvoorbeeld vertrouwelijkheid Als de onderzoekopdracht is vastgesteld start het onderzoek. De volgende elementen maken deel uit van het onderzoek: * Kennismaking van het onderzoeksteam met de proces- of producteigenaar en contactpersoon van de afdeling * Verzamelen va'n informatie (documenten, beleidsnota's, strategische beleidsplannen, besturingsmodellen, managementafspraken, werkplannen, managementrapportages Bouwen van een referentiemodel (toetskader of meetlat) * Het houden van interviews en verslaglegging daarvan * Het verzamelen/inzien van bewijsstukken (paper trail) * Verificatie van het referentiemodel aan de hand van de aangetroffen situatie Tot slot wordt een onderzoeksrannort geschreven. In eerste instantie zal terugkoppeling van resultaten plaatsvinden door de Iead-auditor aan het betresende afdelingshoofd. Deze ontvangt een uitgebreide concept rapportage van de onderzoeksresultaten en de aanbevelingen. Het afdelingshoofd controleert deze op feitelijke onjuistheden. Vervolgens zal door het afdelingshoofd of de betrokken proces- of producteigenaar een verbeterplan worden opgesteld, waarna beide documenten ter gelijktijdige vaststelling worden voorgelegd aan het college. Het onderzoeksrapport bevat de volgende elementen: * Bespreken van de bevindingen met de proces- of Presentatie aan het MT of MT-lid en de gemeentesecretaris * Binnen 6 weken na het onderzoeksrapport stelt het MT/MT-lid een verbeterplan op * Het college stelt het onderzoeksrapport gelijktijdig met het bijbehorende verbeterplan vast. Het MT geeft opdracht tot uitvoering van het verbeterplan * Het onderzoeksteam evalueert de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan.

8 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 8 van 9 Wcë., 1.11 Communicatie Jaarlijks wordt een onderzoeksplan voor het komende jaar ter kennisname toegezonden aan de gemeenteraad. Voorafgaand hieraan worden de proces- of producteigenaren op de hoogte gesteld van het feit dat zij in het komende jaar betrokken zijn bij een onderzoek. We hebben als heringedeelde gemeente dit onderzoeksplan niet bij de begroting van 2013 kunnen aanbieden aan de gemeenteraad (ter kennisname). Voor 2013 bieden wij het alsnog aan, echter vertraagd. Voor 2014 streven wij ernaar het onderzoeksplan in oktober gereed te hebben om het ter kennisname aan de raad te kunnen aanbieden. Het college en MT wordt gevraagd input te Ieveren voor dit onderzoeksplan (aandragen van de onderwerpen). Volgens de verordening zal bij de begroting en de jaarrekening verslag te worden gedaan van de voortgang van de onderzoeken en de resultaten. ) 1.12 Borging Binnen zes weken nadat het MT-lid de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek heeft teruggekoppeld gekregen, vervaardigt eerstbedoelde hierop een schriftelijke reactie. Hierin is opgenomen welke aanbevelingen op welke termijn zullen worden overgenomen en welke maatregelen op welke termijn zullen worden getroffen. Als hierover intern overeenstemming is, vormt dit de basis voor het volgen van de follow-up van de onderzoeken. Het onderzoeksteam zal periodiek de follow up van eerdere onderzoekaanbevelingen onderzoeken. In de begroting 2013 is geen budget voor de uitvoering van dergelijke onderzoeken opgenomen. Het onderzoek wordt in eigen beheer uitgevoerd.

9 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 9 van 9 Gezien de beschikbare capaciteit is het team Controi in staat om in 2013 twee onderzoeken uit te voeren voor het onderzoeksplan. Onderzoeken voor 2014 komen met een afzonderlijk onderzoeksplan in de tweede helft van 2013 aan de orde. Voor 2013 zijn de volgende onderwerpen geselecteerd voor onderzoek: * Leges omgevingsvergunningen * Subsidieverstrekking aan derden èq. ' ' îà;..' '' î ; : '-;. ' ' '' ' ' ' '. ;.jj'/ k jf:, '(. '' ' 'âl j ; ' jy ' î.. j ' ). ' : er. ; ' ' t ' ' '.. r * ). '' ' ' ' % ' ' '' '>*' ' ' l ' r )' r t 't''' <= - ''Glbb.e beschiil-klhgvan. het,ondetièék' Leges ù gé' ylhgsvèrguhnlngénr l'yhk-ïq' t.' '''('X', '.,7 7' ' ï'''ïlsïnv t.- 7,77tè. tj;r,'...j.,ç )....,., f yry ja..,..()ï ( y... ;,.....;,7,.,7) j, ;,,.. ( 'l,ik). j j :., 6 j f,, ' ' '. :.., '. :. ' ' )à.-'.. -. '.': : r... %. '..''. î.. '. î, '... ;., ' ; (.. (,.,. ; ;.,.,, - k. ï: ( :... #'.. ',. : :. ; '.-'.,,,,--.' , ' -)'.,... ), :,. L.. Object van het onderzoek: Onderzocht wordt de kostpril'sberekening van de leges betreffende omgevingsvergunningen Reikwijdte van het onderzoek: Het onderzoek moet antwoord geven op de vraag waar de Ieges op gebaseerd zijn en handvatten geven voor een transparante methodiek van Iegesberekening. Het onderzoek betreft de huidige situatie, maar geeft ook aanbevelingen voor kostentoerekening in de toekomst. Onderzoeksmethode'. Het onderzoek wordt uitgevoerd door documentstudie en het houden van interviews met betrokkenen. Doorlooptil'd'. Het onderzoek wordt uitgevoerd in de periode april-augustus Wijze van uitvoering'. Na verwerking van de uitkomsten uit de documentenstudie en interviews wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage aan de opdrachtgever. Globat: ie t-fi; ijvfnàlùn liet onderzqek subsldieverstrékki gaan deràen,, Y ' '. < ' ' ' ï < ' ' à ' )... '. (;y,.. ' '.... y,k Object van het onderzoek: Onderzocht wordt het proces van subsidieverstrekking aan derden Reikwijdte van het onderzoek: Het onderzoek moet antwoord geven op de vraag of de huidige werkwijze waarborgen biedt voor de kwaliteit van de verstrekking en de vraag naar mogelijke vçrbeteringen in het pfoces. Onderzoeksmethode: Het onderzoek wordt uitgevoerd door documentstudie en het houden van interviews met betrokkenen. Doorlooptijd: Het onderzoek wordt uitgevoerd in de periode september-december Wijze van uitvoering: Na verwerking van de uitkomsten uit de documentenstudie en interviews wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage aan de opdrachtgever.