Reglement van Orde. Rekenkamercommissie Echt-Susteren

Transcriptie

1 Reglement van Orde Rekenkamercommissie Echt-Susteren Inhoudsopgave: Pagina Inleiding, doelstellingen, uitgangspunten en gedragscode 2 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen 3 Hoofdstuk 2: Vergaderingen 4 Hoofdstuk 3: Werkwijze 6 Hoofdstuk 4: Verantwoording 8 Hoofdstuk 5: Slotbepalingen 9 1

2 Inleiding De rekenkamercommissie ziet het als haar taak zichtbaar te maken waar de gemeente Echt-Susteren haar geld aan besteedt, wat er van die bestedingen terechtkomt in de zin van resultaat en maatschappelijke effecten en hoe zich dat verhoudt tot het beleid dat de gemeenteraad vooraf heeft geformuleerd. De rekenkamercommissie doet dat door onderzoek te verrichten en daarover rapport uit te brengen aan de gemeenteraad. De rapporten zijn openbaar. Omdat in de duale verhoudingen het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor de uitvoering van beleid versterkt de rekenkamercommissie met haar onderzoeken de controlerende rol van de gemeenteraad. Het werk van de rekenkamercommissie kenmerkt zich door objectiviteit en onafhankelijkheid, dat wil zeggen onpartijdig en niet vooringenomen. De rekenkamercommissie wil met haar rapporten leer- en verbeterprocessen stimuleren en aanbevelingen doen waardoor de gemeente in het belang van de inwoners effectiever en efficiënter kan werken. In de door de raad vastgestelde kaders is dit als volgt geformuleerd: De hoofdfuncties van een lokale rekenkamer kunnen worden samengevat in: a. het verbeteren van het gemeentelijk handelen; b. versterking van de rol van de gemeenteraad ten opzichte van het college; c. vergroting van de publieke verantwoording. Opzet is de instelling van een rekenkamercommissie die, met inachtneming van de wettelijke bepalingen, onderzoek verricht naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Het onderzoek is gericht op het verkrijgen van (beter) inzicht in het gemeentelijk handelen. De kamer dient over voldoende kennis en budget te beschikken en moet onafhankelijk zijn. De rekenkamerfunctie zal een impuls moeten geven aan de verbetering van het maatschappelijk rendement van de processen en de inzet van de middelen die de organisatie ter beschikking staan. Doelstellingen en uitgangspunten De gemeenteraad heeft hiertoe in zijn vergadering van 22 december 2004, overeenkomstig het voorstel van de werkgroep rekenkamerfunctie, de volgende doelstellingen en uitgangspunten vastgelegd: Doelstellingen: 1. een bijdrage te leveren aan een (meer) doeltreffende en doelmatige besteding van de gemeenschapsgelden, waaronder verbetering van bestuurlijk en ambtelijk handelen. 2. een positieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het opereren van het lokale bestuur in het algemeen en het versterken van de rol van de gemeenteraad als controlerend orgaan in het bijzonder. 3. een bijdrage te leveren aan het vergroten van de transparantie van het gemeentelijk functioneren, onder andere met als doelstelling het vertrouwen van de burger in het functioneren van het lokale bestuur te vergroten. 4. De commissie betracht uiterste zorgvuldigheid bij zowel het onderzoek als de rapportages. 5. De commissie draagt zorg voor volledige objectiviteit bij haar onderzoek. De uitkomsten van onderzoeken dienen derhalve te worden gebruikt om te leren en niet om af te rekenen. 2

3 Uitgangspunten: De te onderzoeken onderwerpen dienen van voldoende omvang te zijn, waardoor een meerwaarde kan worden bereikt voor toekomstige soortgelijke gevallen; In beginsel worden jaarlijks 1 à 3 onderzoeken uitgevoerd, afhankelijk van de omvang; Zo mogelijk wordt bij de keuze van de onderwerpen aangesloten bij aanmerkingen van de accountant (mits ook aan de overige voorwaarden wordt voldaan); Getracht zal worden bij de onderzoeken spreiding aan te brengen in de diverse beleidsterreinen; Onderzoeksvragen dienen duidelijk omschreven en afgebakend te zijn; Er dient niet alleen inzicht met betrekking tot het gevoerd onderzoek te worden gegeven aan de raad, maar ook aan de burger; Uitbesteding van onderzoeken kan geschieden indien de commissie van oordeel is dat zulks meerwaarde oplevert uit een oogpunt van kosten, kwaliteit of snelheid; Na verloop van tijd wordt geëvalueerd of onderzoeken ook effect hebben gehad. Gedragscode Om aan de taakstelling, de missie, de verordening en het reglement zo goed mogelijk te voldoen acht de rekenkamercommissie het van belang om te werken volgens de hieronder vermelde gedragscode. 1. De leden van de rekenkamercommissie nemen geen afstand van een eenmaal uitgebracht rapport, advies, aanbeveling of richtinggevende uitspraak; 2. Leden vermijden zoveel mogelijk politieke of publieke uitspraken over een rapport, advies, aanbeveling of richtinggevende uitspraak, met uitzondering van daartoe door de rekenkamercommissie aangewezen leden; 3. De interne leden zijn gekozen door de hele raad. Zij bepalen in de rekenkamercommissie hun overwegingen zonder last of ruggespraak vanuit hun fractie en nemen een politiek onafhankelijke positie in. 4. Interne leden vermijden het politieke woordvoerderschap in discussies in de raad over lopende onderzoeken van de rekenkamercommissie en over de totstandkoming en kwaliteit van uitgebrachte rapporten, adviezen of uitspraken. 5. Woordvoerderschap naar aanleiding van gepubliceerde rapporten, adviezen of uitspraken vormen een recht van de raad en vallen daarom niet onder deze werkwijze. 6. De gedragscode voor bestuurders van Echt-Susteren is eveneens van toepassing op de externe leden van de Rekenkamercommissie. Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen. Artikel 1: Begripsomschrijvingen. In dit reglement wordt verstaan onder: a. Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van Echt-Susteren b. Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie of diens vervanger c. Secretaris: de secretaris van de rekenkamercommissie of diens vervanger d. Leden: de leden van de rekenkamercommissie e. Raad: de gemeenteraad van Echt-Susteren f. College: het college van burgemeester en wethouders van Echt-Susteren g. Verordening: Verordening op de rekenkamercommissie Echt-Susteren, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Echt-Susteren in zijn openbare vergadering van 22 december 2004, en gewijzigd op 20 september h. Vergadering: vergadering van de rekenkamercommissie Echt-Susteren. 3

4 Artikel 2: De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, leden en secretaris 1. De voorzitter is verantwoordelijk voor: a. het leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie b. de externe communicatie (woordvoerderschap) zowel naar gemeente, raad, college als naar de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek, alsmede naar de pers c. het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek, etc.) d. de functionele aansturing van de secretaris van de rekenkamercommissie. e. het doen naleven van het Reglement van Orde f. hetgeen de Wet, de Verordening of dit Reglement hem verder opdraagt. 2. De plaatsvervangend voorzitter is verantwoordelijk voor: a. het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid b. het leiding geven aan onderzoeken waarbij de voorzitter terug treedt ter vermijding van belangenverstrengeling. 3. De leden zijn verantwoordelijk voor: a. het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie b. het (mede-) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek (adoptie van een onderzoek). 4. De secretaris is verantwoordelijk voor: a. de verzending van de vergaderstukken; b. beheer van de stukken van de rekenkamercommissie; c. ondersteuning van de leden van de rekenkamercommissie. Artikel 3: Doelmatige werkwijze 1. De rekenkamercommissie streeft na, haar werkzaamheden zo doelmatig mogelijk uit te voeren. Voor het uitvoerende werk alsmede de vergaderingen maakt de rekenkamercommissie maximaal gebruik van het internetverkeer. Hoofdstuk 2: Vergaderingen Artikel 4: Vergaderfrequentie. 1. De rekenkamercommissie vergadert volgens een vooraf per kalenderjaar vast te stellen schema en verder zo dikwijls de voorzitter of minimaal twee leden dit nodig acht(en), waarbij een maandelijkse vergadering wordt nagestreefd. 2. De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden zo veel mogelijk plaats in het stadhuis. 3. In overleg met de leden, kan de voorzitter afwijken van het gestelde in lid 2. Artikel 5: Oproep. 1. De voorzitter zendt ten minste vijf dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de rekenkamercommissie gezonden. 4

5 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamercommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de rekenkamercommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 4. Leden van de rekenkamercommissie maken bij de secretaris melding van verhindering om een vergadering bij te wonen, zo mogelijk uiterlijk 24 uur vóór de vergadering. 5. Voor beraadslaging is tenminste de helft van het aantal leden vereist. Artikel 6: Beslotenheid en geheimhouding 1. De vergaderingen van de rekenkamercommissie worden in beslotenheid gehouden. 2. Al hetgeen in bijeenkomsten van de rekenkamercommissie wordt besproken, behandeld of ter tafel komt, valt onder geheimhouding. 3. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar expliciet opheft. Betreft het stukken waarover door andere organen geheimhouding is opgelegd dan blijft de geheimhouding gehandhaafd totdat het betreffende orgaan deze opheft. Artikel 7: Overige deelnemers. De voorzitter kan een of meer derden uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 8: Verslag. 1. Het verslag van de vergaderingen bevat: a. de namen van de voorzitter, de leden, de secretaris en eventueel andere ter vergadering aanwezigen; b. de namen van de afwezige leden; c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. de zakelijke conclusie van het besprokene. 2. De procedure rond het verslag verloopt als volgt: a. het ontwerpverslag van elke vergadering van de rekenkamercommissie wordt binnen vijf werkdagen door de secretaris ter beschikking gesteld van de leden; b. alle leden hebben het recht een voorstel tot wijziging van het ontwerpverslag te doen; c. de wijzigingsvoorstellen worden door de secretaris in het ontwerpverslag opgenomen; d. aan het begin van de volgende vergadering wordt het ontwerpverslag vastgesteld; e. het vastgesteld verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Artikel 9: Ingekomen stukken. 1. Bij de rekenkamercommissie ingekomen brieven worden in de eerstvolgende vergadering van de rekenkamercommissie op de agenda geplaatst. 2. De rekenkamercommissie neemt een besluit over de wijze van afdoening van de ingekomen brieven. 5

6 3. Uitgaande brieven van de rekenkamercommissie worden ondertekend door: a. de voorzitter en de secretaris, of: b. de secretaris, in opdracht van of in overleg met de voorzitter. Artikel 10: Besluitvorming 1. Bij besluitvorming wordt steeds gestreefd naar unanimiteit. 2. Mocht desondanks tot stemming moeten worden overgegaan, dan wordt een voorstel geacht te zijn aangenomen als de meerderheid van de leden dit voorstel steunt. 3. Indien de stemmen staken, is de mening van de voorzitter doorslaggevend. Hoofdstuk 3: Werkwijze. Artikel 11: Selectie onderzoeksonderwerpen 1. Suggesties voor onderwerpen waarnaar een onderzoek kan worden gedaan kunnen aan de rekenkamercommissie kenbaar worden gemaakt door: a. de raad; b. het college; c. belangengroepen; d. individuele burgers. 2. De rekenkamercommissie kan ook zelf onderwerpen voor onderzoek aandragen. 3. Aangedragen onderwerpen worden getoetst op basis van de in lid 6 van dit artikel genoemde criteria. 4. Indien op basis van de toets in lid 3 van dit artikel de aangedragen onderwerpen in aanmerking komen voor onderzoek worden die onderwerpen in portefeuille gehouden. Nieuwe voordrachten worden - na toetsing - aan de portefeuille toegevoegd. 5. De rekenkamercommissie kiest periodiek, op basis van argumenten, uit de voorgedragen onderwerpen, de onderwerpen van haar onderzoek, formuleert daarbij de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopdracht en onderzoeksopzet vast. 6. Bij de keuze van het onderzoeksonderwerp worden de volgende richtinggevende criteria zoveel mogelijk in acht genomen: Maatschappelijk belang Vraag of een onderwerp het functioneren van de samenleving als geheel sterk raakt of belangen van omvangrijke of prominente doelgroepen. Gerede twijfel over doeltreffendheid Beleid dat niet het effect oplevert dat de raad ervan verwacht. Gerede twijfel over doelmatigheid Beleid dat vermoedelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd (te hoge kosten in verhouding tot resultaat). Gerede twijfel over rechtmatigheid Geld dat vermoedelijk niet wordt besteed waarvoor het bestemd is c.q. het niet of anders uitvoeren van besluiten zoals oorspronkelijk bedoeld. 6

7 Beleidsrisico Beleid waarvan de uitvoerbaarheid veel onzekerheden kent. Financieel belang en risico Beleid waarin grote sommen gemeentegeld omgaan en de gemeente grote financiële risico s loopt. Toegevoegde waarde voor raad Geen zaken gelijktijdig oppakken die langs andere weg in onderzoek zijn. Praktische uitvoerbaarheid Kan de rekenkamercommissie het onderzoek qua capaciteit, rendement investering, doorlooptijd of dergelijke uitvoeren? Variatie Spreiding over beleidssectoren. 7. De rekenkamercommissie legt zichzelf de volgende kwaliteitseisen op voor de uitvoering van haar onderzoeken: Objectiviteit Onderbouwing Consistentie Controleerbaarheid Zorgvuldigheid Onafhankelijkheid Doelmatigheid Bruikbaarheid Realisme. Artikel 12 : Onafhankelijkheid 1. Eventuele relaties c.q. contacten van de leden van de rekenkamercommissie per heden, dan wel in het verleden, met bij het onderzoek betrokken personen, afdelingen, instanties, bedrijven en instellingen, dienen terstond in de rekenkamercommissie gemeld te worden. Artikel 13: Uitvoeren onderzoek 1. Per onderzoek doet de rekenkamercommissie een onderzoeksplan opstellen dan wel stelt de commissie dit zelf op. In dit plan worden de volgende aandachtspunten in elk geval beschreven: a. Aanleiding b. Doelstelling onderzoek c. Probleemstelling d. Onderzoeksvragen e. Onderzoeksmethode(n) f. Opdracht aan projectteam/ extern bureau g. Taakverdeling/ begeleiding 7

8 h. Planning i. Budget j. Reikwijdte van het onderzoek k. Het te verwachten resultaat. 2. Een onderzoek kent in de regel de volgende fasen : a. Informeren betrokkenen b. Bij uitbesteding: selectie externen c. Vaststellen normenkader d. Uitvoering onderzoek e. Nota van bevindingen (feitelijk) f. Ambtelijke verificatie nota van bevindingen (feitelijk) g. Bestuurlijk hoor en wederhoor nota van bevindingen h. Definitieve eindrapportage i. (Evt) persbericht en eindrapport aan gemeenteraad en op website j. Behandeling in raad. 3. De rekenkamercommissie kan één lid aanwijzen die belast is met de leiding en de dagelijkse gang van zaken van een onderzoek. 4. Alle activiteiten in de verschillende fasen van een onderzoek worden gedocumenteerd. Artikel 14: Publiciteit en communicatie 1. Het jaarlijks vast te stellen onderzoeksprogramma alsmede de uit te brengen onderzoeksrapporten worden openbaar gemaakt en gepubliceerd op de website. 2. Mededelingen over lopende onderzoeken dan wel vragen over de resultaten van onderzoeken worden uitsluitend gedaan dan wel beantwoord door de voorzitter van de commissie c.q. zijn plaatsvervanger. Hoofdstuk 4: Verantwoording Artikel 15: Budget. 1. De secretaris houdt een overzicht bij van de uitgaven ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. 2. Dit overzicht wordt periodiek geactualiseerd en aan de leden van de rekenkamercommissie beschikbaar gesteld. 3. Dit overzicht bevat in elk geval een specificatie van de uitgavencategorieën: a. vergoedingen aan externe leden rekenkamercommissie b. vergoedingen aan externe deskundigen die door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld c. overige uitgaven. 4. Op het moment dat blijkt dat het budget van de rekenkamercommissie ontoereikend is om de haar opgedragen taken goed en volledig te kunnen vervullen, dan zal aan de raad een gemotiveerd verzoek worden gericht om beschikbaarstelling van aanvullend budget. 5. De rekenkamercommissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag gaat vergezeld van een financiële verantwoording over het voorgaande jaar. Het jaarverslag wordt gezonden aan de raad. 8

9 Hoofdstuk 5: Slotbepalingen. Artikel 16: Uitleg reglement. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamercommissie. Artikel 17: Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking op 17 mei Voor het eerst vastgesteld door de Rekenkamercommissie Echt-Susteren in haar vergadering van 1 november 2005, gewijzigd op 20 maart 2007, 20 januari 2009, en nu opnieuw op 17 mei De voorzitter, De secretaris, Drs. H. van Santen mr. M.M.W.H.Y. Hermans CMC 9