Onderzoeksplan Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Onderzoeksplan 2017

2 Onderzoeksplan Inhoudsopgave 1 ONDERZOEKSPLAN PERIODIEKE ONDERZOEKEN INLEIDING DOEL REIKWIJDTE DIEPGANG ACTOREN AFSTEMMING MET ANDERE GREMIA BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN DOORLOOPTIJD EN FREQUENTIE INVENTARISATIE EN SELECTIE VAN ONDERWERPEN WERKWIJZE COMMUNICATIE BORGING BIJLAGE: GESELECTEERD ONDERZOEK

3 3 1 Onderzoeksplan periodieke onderzoeken Inleiding Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college verplicht is om periodiek onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Deze opdracht is geformaliseerd in de door de gemeenteraad vastgestelde Onderzoeksverordening Goeree-Overflakkee. Anders dan de onderzoeken door de rekenkamercommissie, gaat het hierbij om zelfonderzoek van de organisatie. Het college onderzoekt het eigen bestuur, zoals uitgevoerd door het ambtelijk apparaat of zeer nauw aan de gemeente verbonden instellingen. Kernwoorden hierbij zijn: doelmatigheid en doeltreffendheid. Onder doelmatigheid wordt verstaan: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Onder doeltreffendheid wordt verstaan: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald. 1.2 Doel Het doel van de intern onderzoek is primair om inzicht te geven in de mate van efficiency en effectiviteit van organisatieonderdelen en processen en zo de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten. Daarnaast hebben de onderzoeken het doel om een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsverbetering van processen en een verantwoorde inzet van overheidsmiddelen te bevorderen. Door middel van onderzoek en de daar uit voortvloeiende aanbevelingen krijgen de proces- of producteigenaren feedback over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen/activiteiten waarvoor zij ambtelijk verantwoordelijk zijn. De opvolging van aanbevelingen is de bestuurlijk de verantwoordelijkheid van het college en ambtelijk van het Managementteam. Tot slot brengen deze onderzoeken een bewustwordingsproces op gang: door het verrichten van onderzoek op een bepaald terrein wordt de organisatie geprikkeld om te denken in mogelijkheden om prestaties op dat terrein te verbeteren. Artikel 213a gemeentewet Volgens de Onderzoeksverordening (ex artikel 213a gemeentewet) zendt het college jaarlijks een onderzoeksplan ter informatie naar de raad en de rekenkamercommissie. Dit plan bevat de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Hoewel de wettelijke plicht zoals vastgelegd in de gemeentewet naar verwachting zal wijzigen, neemt dat niet weg dat het instrument van onderzoek een grote meerwaarde heeft voor risicobeheersing, kwaliteitsverbeteringen in processen en de actualisatie van beleid. Dergelijke onderzoeken passen geheel in het beleid van een lerende organisatie. Brede deelname van de organisatie aan een inventarisatie van auditonderwerpen en actieve sturing door het MT op de aanbevelingen die uit onderzoeken voortvloeien zijn een graadmeter voor de betrokkenheid van de organisatie met onderzoekwerkzaamheden.

4 4 1.3 Reikwijdte De onderzoeken richten zich op doelmatigheid en doeltreffendheid van de bedrijfsvoering binnen de beleidskaders en organisatiestructuur van de gemeente Goeree-Overflakkee. Uit de onderzoeken kunnen adviezen voortvloeien die kunnen worden meegenomen bij de actualisatie van beleid, of kan analyse van een (deel van) de organisatiestructuur of een werkproces expliciet onderwerp van een audit zijn. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich volgens de verordening in beginsel uit over alle organen, organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Eventuele inperking van de reikwijdte zal per onderzoek vooraf worden aangegeven. 1.4 Diepgang De periodieke onderzoeken richten zich primair op de doelmatigheid en doeltreffendheid van processen en procedures en de output hiervan. Er zal geen waardeoordeel worden gegeven over de kwaliteit van medewerkers, wel over de inrichting en werking van processen en procedures dan wel over de output hiervan. 1.5 Actoren De uitvoering van de onderzoeken zal plaatsvinden door een onderzoeksteam binnen de kaders van de concerncontroller. De gemeente Goeree-Overflakkee kiest er voor om de onderzoeken zelfstandig uit te voeren. Voordeel hiervan is dat het relatief goedkoop is, dat er een vergrote betrokkenheid bij de organisatie is en bevorderd wordt om over team- en afdelingsgrenzen heen kijken. Een risico is de kans op subjectiviteit. Dit laatste vraagt om borging van een onafhankelijke positie van het onderzoeksteam via de concerncontroller. Het vraagt ook om vermogen om over de eigen grenzen heen te kijken. In de afdelingsplannen dient rekening te worden gehouden met het uitvoeren van de onderzoeken. De voorbereiding en rapportage van dit soort onderzoeken liggen bij het onderzoeksteam. 1.6 Afstemming met andere gremia Bij de gemeente is sprake van meerdere onderzoeks-/controleorganen: de externe accountant, de rekenkamercommissie, de auditcommissie, de medewerker Interne Controle (IC) en het onderzoeksteam. Jaarlijks vindt afstemmingsoverleg plaats tussen deze organen. Enerzijds kan worden gewaakt voor overlap, anderzijds kan ook de druk die onderzoeken met zich meebrengen voor de ambtelijke organisatie worden bewaakt. De concerncontroller voert overleg met de auditcommissie en rekenkamercommissie om doublures te voorkomen.

5 5 1.7 Bevoegdheden, verantwoordelijkheden De bevoegdheden, verantwoordelijkheden en opdrachtgeverschap in het kader van de interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid liggen als volgt: Actoren Rollen Acties en besluiten Raad Kaderstellend, Vaststellen Onderzoeksverordening sturend en Kennisnemen van onderzoeksplan toezicht Via begroting/jaarrekening (par. houdend bedrijfsvoering): Kennisnemen van onderzoeksbevindingen Kennisnemen van voortgang uitvoeren College Sturend en toezichthoudend Gemeentesecretaris Sturend en toezichthoudend MT/MT-leden Sturend en verantwoordend Concerncontroller Kaderstellend Regisseur aanbevelingen Aanleveren onderzoeksonderwerpen Vaststellen onderzoeksplan Opdracht geven voor onderzoeken Vaststellen van rapportage en onderzoeksbevindingen Ambtelijk opdrachtgever Aanleveren onderzoeksonderwerpen Kennisnemen van onderzoeksplan Aanwijzen contactpersoon gedurende onderzoek Kennisnemen van rapportage en onderzoeksbevindingen (Opdracht geven tot het) opstellen van en uitvoeren van een verbeterplan op eigen afdeling Afstemmen onderzoeksplan met Accountant, auditcommissie en Rekenkamercommissie I.s.m. onderzoeksteam: Opstellen onderzoeksplan overige onderzoeken (incl. rapportage met onderzoeksbevindingen) Onderzoeksteam Uitvoerend Uitvoeren van het onderzoeksplan Presenteren rapportage en bevindingen aan MT-lid/college Evalueren opvolging aanbevelingen uit eerdere onderzoeken Medewerkers afdelingen Uitvoerend Aanleveren van documentatie Meewerken aan interviews 1.8 Doorlooptijd en frequentie Er kan slechts een grove inschatting worden gemaakt van de doorlooptijd van onderzoeken. Hierbij zullen de uitgangspunten uit de verordening worden nagestreefd. Wij streven naar een onderzoek per jaar. Dat kan zijn een onderzoek naar producten, achterliggende

6 6 processen of organisatorische eenheden, op het aspect van doelmatigheid of doeltreffendheid. 1.9 Inventarisatie en selectie van onderwerpen De planning is dat Control in het tweede halfjaar een inventarisatie houdt bij het college en/of MT-leden van mogelijke onderzoeksonderwerpen voor het komende kalenderjaar. Na een globale screening van de onderwerpen naar geschiktheid, timing en verwachte omvang en in afstemming met de onderzoeksplannen van de accountant, rekenkamercommissie en ICmedewerker, doet Control het college een voorstel voor een onderzoeksplan. Aansluitend geeft de gemeentesecretaris ambtelijk opdracht. Criteria voor de selectie en prioritering van onderwerpen Om in aanmerking te komen voor plaatsing op een groslijst voor uit te voeren onderzoeken, worden de onderwerpen getoetst aan een aantal criteria: Het onderwerp heeft betrekking op de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van het beleid of bedrijfsvoering binnen de beleidskaders en organisatiestructuur van de gemeente Het onderwerp/proces heeft prioriteit in het gemeentelijke beleid/de interne controle Het onderwerp is rijp voor een onderzoek (juiste timing) Resultaten van onderzoek moeten kunnen zorgen voor een structurele verbetering Er is sprake van een risico als het onderwerp niet wordt onderzocht (bijvoorbeeld vanwege claims of klachten, budgettaire onder- of overschrijdingen, onvoldoende realiseren van doelstellingen, termijnoverschrijdingen, haperingen in beleids- of werkprocessen) Voor zover mogelijk is er sprake van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in opvolgende onderzoeken Er is zo min mogelijk sprake van overlap met de onderzoeken van de rekenkamercommissie en de accountant Werkwijze Per onderzoek zal worden aangegeven wat de methode van onderzoek is (procesbeoordeling, benchmarking, etc.). Globaal zal een onderzoek, welke methode ook wordt gevolgd, ongeveer een gelijke opbouw hebben. Het daadwerkelijke onderzoek wordt gestart met een definitieve formulering van de onderzoeksopdracht: Waarom dit onderwerp Op welke specifieke aspecten wordt ingezoomd Afbakening van het object van onderzoek Wie is opdrachtgever en wie/wat wordt onderzocht Wat zijn de doelstellingen van het onderzoek Wat zijn de randvoorwaarden/kaders waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden Hoe is de samenstelling van het onderzoeksteam Hoe ziet de detailplanning er uit, doorlooptijd/tijdsbeslag van betrokkenen

7 7 Wat is de termijn voor rapportage over de follow up van de aanbevelingen Zijn er specifieke afspraken over bijvoorbeeld vertrouwelijkheid Als de onderzoekopdracht is vastgesteld start het onderzoek. De volgende elementen maken deel uit van het onderzoek: Kennismaking van het onderzoeksteam met de proces- of producteigenaar en contactpersoon van de afdeling Verzamelen van informatie (documenten, beleidsnota s, strategische beleidsplannen, besturingsmodellen, managementafspraken, werkplannen, managementrapportages etc.) Bouwen van een referentiemodel (toetskader of meetlat) Het houden van interviews en verslaglegging daarvan Het verzamelen/inzien van bewijsstukken (paper trail) Verificatie van het referentiemodel aan de hand van de aangetroffen situatie Tot slot wordt een onderzoeksrapport geschreven. In eerste instantie zal terugkoppeling van resultaten plaatsvinden door de lead-auditor aan het betreffende afdelingshoofd. Deze ontvangt een uitgebreide concept rapportage van de onderzoeksresultaten en de aanbevelingen. Het afdelingshoofd controleert deze op feitelijke onjuistheden. Vervolgens zal door het afdelingshoofd of de betrokken proces- of producteigenaar een verbeterplan worden opgesteld, waarna beide documenten ter gelijktijdige vaststelling worden voorgelegd aan het college. Het onderzoeksrapport bevat de volgende elementen: Bespreken van de bevindingen met de proces- of producteigenaar Presentatie aan het MT of MT-lid en de gemeentesecretaris Binnen zes weken na het onderzoeksrapport stelt het MT/MT-lid een verbeterplan op Het college stelt het onderzoeksrapport gelijktijdig met het bijbehorende verbeterplan vast Het MT geeft opdracht tot uitvoering van het verbeterplan Het onderzoeksteam evalueert de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan Communicatie Jaarlijks wordt een onderzoeksplan voor het komende jaar ter kennisname toegezonden aan de gemeenteraad. Voorafgaand hieraan worden de proces- of producteigenaren op de hoogte gesteld van het feit dat zij in het komende jaar betrokken zijn bij een onderzoek. Het college en MT is gevraagd input te leveren voor dit onderzoeksplan (aandragen van de onderwerpen). Volgens de verordening zal bij de begroting en de jaarrekening verslag te worden gedaan van de voortgang van de onderzoeken en de resultaten Borging Binnen zes weken nadat het MT-lid de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek heeft teruggekoppeld gekregen, vervaardigt eerstbedoelde hierop een schriftelijke reactie. Hierin is opgenomen welke aanbevelingen op welke termijn zullen worden overgenomen en welke maatregelen op welke termijn zullen worden getroffen. Als hierover intern overeenstemming is, vormt dit de basis voor het volgen van de follow-up van de onderzoeken. Het onderzoeksteam zal periodiek de follow up van eerdere onderzoekaanbevelingen onderzoeken. In de begroting is geen budget voor de uitvoering van dergelijke onderzoeken opgenomen. Het onderzoek wordt in eigen beheer uitgevoerd.

8 8 2 Bijlage: geselecteerd onderzoek 2017 Voor 2017 is volgende onderzoek geselecteerd: ICT-applicaties Globale beschrijving van het onderzoek ICT-applicaties Object van het onderzoek ICT-applicaties Reikwijdte van het onderzoek Binnen de gemeente worden diverse ICT-applicaties gebruikt. Ook zijn er koppelingen tussen de diverse applicaties aanwezig. De vraag is of in voldoende mate gebruik wordt gemaakt van de ICT-applicaties en de koppelingen en deze doeltreffend zijn voor het uit te voeren werk. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de positie van het functioneel applicatiebeheer dat voor bepaalde applicaties belegd is bij I&A. Onderzoeksmethode Het onderzoek wordt uitgevoerd door een analyse van de bestaande applicaties, het houden van interviews met betrokkenen en eventueel documentstudie. Doorlooptijd Het onderzoek wordt uitgevoerd in Wijze van uitvoering Na verwerking van de uitkomsten uit de analyses, interviews en documentstudie wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage aan de opdrachtgever.