De voorzitter opent de vergadering en heet aanwezigen welkom. Wethouder Krieger wordt verwacht direct na zijn wijkspreekuur.

Transcriptie

1 BESLUITENLIJST OPENBARE VERGADERING Commissie : Auditcommissie Datum : 26 mei 2010 Plaats : Purmersteenweg 42 te Purmerend Aanvang/einde : uur Voorzitter Secretaris Leden Voorts : de heer E. Struijlaart, : de heer E.C.A. Kaarsemaker, raadsadviseur, : mevrouw H. Andriessen, lid, de heer E. Bouman, lid, de heer P. Blokzijl, lid, de heer B. Lüken, plv. lid (v.a uur), de heer B. Meulenberg, lid (tot uur), :de heer J. Bonnema, seniormanager PwC (tot uur), mevrouw L. Braam-De Jong, manager PwC (tot uur), mevrouw J.F. Kamminga, raadsgriffier, de heer D. Rientjes, concerncontroller, de heer H.J.P. van der Aar, teammanager P&C/FA, mevrouw G.C. Sweers, notuliste Agenda 1. Opening en mededelingen van de voorzitter 2. Vaststelling van de agenda 3. Actie- en evaluatielijst 26 mei Gesprek met accountant over de conceptprogrammarekening 2009 en het verslag van bevindingen 5. Gesprek met portefeuillehouder financiën/p&o over de conceptprogrammarekening 2009 en het verslag van bevindingen 6. Ter evaluatie: artikel 213a onderzoek naar instrument "artikel 213a onderzoek" 7. Rondvraag en sluiting Ad.1. Opening en mededelingen van de voorzitter De voorzitter opent de vergadering en heet aanwezigen welkom. Wethouder Krieger wordt verwacht direct na zijn wijkspreekuur. Hoewel de besluitenlijst van 12 mei 2010 niet op de agenda staat, merkt de voorzitter op dat de naam van de VVD achter zijn naam wordt verwijderd, omdat er bij andere leden ook geen partij staat vermeld. De besluitenlijst wordt met inachtneming van deze wijziging tekstueel vastgesteld. De besluitenlijst wordt voor inhoudelijke bespreking geagendeerd voor de vergadering van 16 juni a.s. Ad.2. Vaststelling van de agenda De agenda wordt conform vastgesteld. Ad.3. Actie- en evaluatielijst actielijst Punt 1: stand van zaken verbetering risicomanagement voor 21 mei: de wethouder Financiën heeft nog niet gereageerd; de toezegging van de concerncontroller in de vergadering van 26 mei j.l. was aan de optimistische kant. De concerncontroller geeft een korte toelichting op de acties die zijn ondernomen om de commissie te informeren. Op 16 juni a.s. kan er een inhoudelijke notitie worden besproken. Punt 1. van de evaluatielijst staat op de voorliggende agenda. De overige punten staan geagendeerd voor de vergadering van 16 juni a.s.

2 Ad.4. Gesprek met accountant over de conceptprogrammarekening 2009 en het verslag van bevindingen Alvorens de vragen voor te leggen, bedankt de voorzitter de accountant, vertegenwoordigd door de heer Bonnema en mevrouw Braam, voor het heldere verslag van bevindingen en de prettige samenwerking. De commissie is verheugd dat er een goedkeurende verklaring komt. 1. Wat is uw oordeel over de opvolging, door het college, van de aanbevelingen van de vorige accountant, Deloitte, naar aanleiding van de controle van de jaarstukken 2008? De aanbevelingen m.b.t. de balans zijn overgenomen en geïmplementeerd. De interne beheersing. PwC heeft alle processen integraal gecontroleerd - niet gesteund op wat Deloitte in het verleden heeft gedaan - en daaruit eigen aanbevelingen, aandachtspunten en risico's gerapporteerd in de managementletter. Dit betreft afspraken tussen college en PwC. De aanbevelingen van de raad over de programmarekening 2008 zijn meegenomen in de risicoanalyse. PwC is a.h.w. opnieuw begonnen. De voorzitter voegt hier aan toe dat er ook een aantal nieuwe raadsleden deelneemt aan de commissie, in die zin is het volgend jaar eenvoudiger om verder te borduren op het proces. De concerncontroller merkt op dat een aantal aanbevelingen (b.v. grondexploitatie) van Deloitte overeenkomt met die van PwC. Een extra aandachtspunt voor de portefeuillehouder, adviseert de concerncontroller. V.w.b. het proces van de aanbevelingen informeert de concerncontroller dat zaken van gewicht terug te vinden zijn in de aanbevelingen. De overige zaken, die niet per se het oordeel van de accountant hoeven te raken, worden uitgezet in de organisatie tijdens het controleproces. Dat betreft veelal zaken met een lage prioriteit en weinig risico. 2. Het college meent dat afwaardering van het belang in Stadsverwarming niet noodzakelijk is. Op basis waarvan stemt u daarmee in? (p. 2 en p. 17 rapport van bevindingen) Dit punt is uitgebreid besproken met het college, aldus de accountant. Met de huidige inzichten en hetgeen door het college in gang is gezet, ontstaat er een divers beeld. Er zijn veel kansen (zoals de samenwerking met Nuon, het investeringsprogramma, de rendementssubsidie, de Warmtewet). Kijkend naar de onzekerheden, positief en negatief, is er op dit moment geen aanleiding om af te waarderen. Een afspraak is dat de accountant wacht met het afgeven van een verklaring totdat de jaarrekening van Stadsverwarming klaar is. Als de accountant van Stadsverwarming aangeeft dat hij b.v. problemen ziet met de continuïteit of met de waardering van de vaste activa, dan komt het moment om afwaardering te overwegen. Er mag niet één op één een relatie worden gelegd tussen de omvang van het eigen vermogen van Stadsverwarming en wat de gemeente in de boeken heeft staan. De concerncontroller vult aan dat volgens het BBV de historische verkrijgingswaarde in de boeken komt. Wat als de intrinsieke waarde substantieel is verminderd t.o.v. de historische kostprijs? Het hangt er vanaf hoe dit uit de meerjarenraming van Stadsverwarming blijkt - en - wat is de mening van het college; dat zijn cruciale criteria. Als referentiekader zijn o.m. gebruikt het rapport van Boer & Croon, het transitieprogramma, jaarrekening en begroting. De jaarrekening van Stadsverwarming had voor 31 mei 2010 moeten worden voorgelegd aan de aandeelhouders. Stadsverwarming heeft echter om een maand uitstel gevraagd. De auditcommissie zal de portefeuillehouder vragen om toe te zeggen om het jaarverslag toe te sturen aan de auditcommissie/raad. Dit punt wordt op de actielijst geplaatst. 3. Wat is uw oordeel over de risico's die Purmerend loopt n.a.v. externe economische ontwikkelingen en de verwachte bezuinigingen? Heeft u de indruk dat deze risico's voor Purmerend voldoende beheersbaar zijn? Hoort hieraan meer aandacht te worden besteed in de risicoparagraaf van de rekening? De economische ontwikkelingen afgezet tegen de financiële situatie van Purmerend, heeft als consequentie dat het risicoprofiel behoorlijk toeneemt. Het is aan het college om dat goed in te 2

3 schatten en daarover verantwoording af te leggen (o.m. via begroting en jaarrekening). Risico's zoals b.v. de grondexploitatie, worden niet voldoende beheerst. Belangrijke aandachtspunten zijn de doorrekeningen, de kwaliteit van de paragraaf grondbeleid, etc. Daarmee hangen samen de verbetering en doorontwikkeling van de paragraaf weerstandsvermogen. De accountant verwacht een diepe en grondige analyse van welke risico's de gemeente daadwerkelijk loopt en hoe deze worden beheerst. Wat/hoe groot is de kans dat er risico's worden gelopen en om welk bedrag gaat het dan. Gezien deze verwachting is het lastig om een oordeel vellen in het kader van de jaarrekening. De accountant vindt de huidige weergave van de risicoparagraaf niet voldoende. De uitgebreide beschrijving van het weerstandsvermogen in de begroting, maakt dit enigszins goed. Het BBV stelt op zich weinig eisen aan een risicoparagraaf. Maar kijkend naar de risico's en naar het weerstandsvermogen dan is voor Purmerend het belang van een paragraaf weerstandsvermogen met daaraan gekoppeld een inventarisatie van de risico's en hoe het college daarop stuurt, groter dan voor een gemiddelde gemeente. De manier waarop wordt gerapporteerd maakt op zich niet veel uit. Het inbedden van risicomanagement kan op een aantal aspecten verbeterd en geformaliseerd worden. 4. In het tweede aandachtspunt op p. 2 en in de tweede alinea op p. 8 staat vermeld dat "de kwaliteit van de interne beheersing" die u tijdens uw interim-controle aantrof naar uw mening niet past "bij een gemeente van de omvang en ambities van Purmerend". Waarop is deze uitspraak gebaseerd? Met andere woorden: wat houdt een "passende" interne beheersing voor een gemeente met inwoners volgens u in, en hoe ver staat Purmerend hier van af? Purmerend hanteert op dit moment belangrijke uitgangspunten als: van groei naar bloei, basis op orde. Als de accountant deze ambities afzet tegen de financiële situatie van Purmerend over 2008, 2009 en 2010 dan verwacht hij dat de interne beheersing op een aantal punten heel goed is, zodat de organisatie scherp is op de situatie. Dan constateert de accountant een gat tussen verwachting en realiteit. Er moet een aantal belangrijke stappen worden gemaakt; de accountant verwijst daarbij naar de pagina's 8 en 9 van zijn rapportage. Deze constatering wordt al jaren gehoord, waarom is er geen verbetering? De concerncontroller verwijst naar p. 134 (jaarrekening), paragraaf bedrijfsvoering. Vorig jaar is met alle afdelingen de interne controle nog een keer doorgenomen. Daaruit zijn verbeteracties voortgekomen. Deze lopen door tot in 2010 voordat de basis echt op orde kan worden genoemd. Als dat niet het geval is, dan is het aan het bestuur om de directie aan te spreken. Kijkend naar de interim-periode, dan denkt de concerncontroller dat er op onderdelen nog een stukje inhaalactie heeft plaatsgevonden. Het belangrijkste is dat het onderdeel grondexploitatie goed is. Ook op andere onderdelen gaat het steeds beter (Purmaryn, Burgerzaken). Op andere onderdelen moet er steviger worden aangepakt omdat de situatie dat vraagt. 5. De auditcommissie wil graag een korte inhoudelijke toelichting bij de benchmark op p. 9, vooral waar Purmerend relatief laag scoort, m.n. grondexploitatie, rechtmatigheid, treasury, en planning & control. Waar is dit (inhoudelijk) op gebaseerd? Welke aanbevelingen vloeien hieruit voort? Met de benchmark wordt de formele interne beheersing getest (b.v. bij treasury: is er een beleid, zijn er liquiditeitsprognoses, e.d.). Bij een aantal processen blijkt er heel weinig te zijn. Om de vraag te kunnen beantwoorden of dit erg is, moet er een discussie worden gevoerd tussen directie, college, controller over de vraag: wat is echt kritiek. De kern moet zijn dat de desbetreffende ambtenaar zijn werk goed en tijdig moet kunnen doen. Daar waar de score laag is, is in de managementletter aangegeven hoe dat verbeterd kan worden. Het is de bedoeling om hier volgend jaar mee verder te gaan, zodat de Purmerendse score in de benchmark stijgt. De aanbevelingen op de pagina's 8 en 9 van het rapport van bevindingen maken inderdaad integraal deel uit van de managementletter. Het advies van de concerncontroller aan het hoofd P&C is om treasury geen hoge prioriteit te geven ten opzichte van risicomanagement. De vraag is of de organisatie op de korte termijn gebaat is bij zeer uitgebreide liquiditeitsprognoses terwijl het de wens/noodzaak is om zeer alert te zijn op de grote risico's die Purmerend loopt in de huidige economische situatie. 3

4 De concerncontroller merkt daarbij op dat de gecombineerde functie concerncontroller/hoofd P&C zal worden gescheiden. 6. Wordt in de laatste zin op p. 17 niet bedoeld: het "uitblijven van dividend" in plaats van "het negatieve resultaat" van Stadsverwarming? Het antwoord is 'ja'. 7. Kan de waarde van de resterende 51% van het belang van Purmerend in Nuon worden geactiveerd? De algemene reserve mag niet worden opgehoogd met de te verwachten opbrengsten aandelen Nuon omdat er een houdstermaatschappij, EZW, tussen zit. De verkoop vindt plaats bij de houdstermaatschappij en niet via de jaarrekening van de gemeente Purmerend. De commissie BBV heeft hierover uitspraak gedaan. Zodra het resterende bedrag (in tranches) wordt uitgekeerd, mag Purmerend dat als resultaat op haar balans zetten. De accountant beaamt dat dit onderwerp ruimer had mogen worden verwoord, via de niet uit balans blijkende rechten en plichten. Er is sprake van twee bedragen: 9,8 miljoen (programmarekening) en 8,4 miljoen (verslag accountant). De accountant komt, via de griffie, terug op de vraag welk bedrag het juiste is. 8. Op p. 9 van de balans staat een waarborg Stadsverwarming ad 30 miljoen. Hoort deze niet ook in de risicoparagraaf te worden vermeld? Het college is van mening dat deze waarborg niet in de risicoparagraaf moet worden vermeld. De accountant heeft geen aanwijzingen dat hier anders mee moet worden omgegaan. Immers, er vinden aflossingen plaats; in de jaarrekening 2008 is zichtbaar dat er twee miljoen euro wordt afgelost. Nadere vragen Algemene reserve, pagina 159 productrekening, saldo euro. Uitgaande van de balans blijkt een bedrag van ongeveer 2,897 miljoen. Het verschil is als volgt te verklaren. Op pagina 11 van de productrekening staat het rekeningresultaat voor bestemming -1,2 miljoen euro is. Er worden twee bestemmingsreserves voorgesteld, die een mutatie met zich meebrengen van 1,4 miljoen euro. Nadat de raad de rekening heeft goedgekeurd wordt de openingsbalans aangepast met de mutaties. Onder dankzegging voor de beantwoording verlaten de heer Bonnema en mevrouw Braam de vergadering. Ad.5. Gesprek met portefeuillehouder financiën/p&o over de conceptprogrammarekening 2009 en het verslag van bevindingen I.v.m. het uitlopen van het spreekuur kan de wethouder niet aanwezig zijn. De commissieleden zullen hun (aanvullende) vragen via de secretaris voorleggen aan de wethouder, met het verzoek om schriftelijke beantwoording binnen een week. De secretaris stelt voor om het vervolg van het proces behandeling programmarekening per mail af te doen. Dat betekent dat hij op basis van de beantwoording van de vragen van zowel accountant als wethouder, eventuele opmerkingen vanuit de vakcommissies en de input van de commissie een advies opstelt voor de raad. Dat advies wordt per mail aan de commissie voorgelegd. Ad.6. Ter evaluatie: artikel 213a onderzoek naar instrument "artikel 213a onderzoek" Dit punt kan niet worden behandeld omdat de wethouder niet aanwezig kan zijn, i.v.m. het uitlopen van zijn wijkspreekuur. Afgesproken wordt dat de commissieleden hun vragen via de secretaris voorleggen aan de wethouder, met het verzoek om schriftelijke beantwoording op korte termijn. 4

5 Ad.7. Rondvraag De heer Bouman wil graag op de actielijst het onderwerp verzuim plaatsen. Het overzicht in de rekening voldoet niet aan de wensen die vorig jaar zijn gesteld. De concerncontroller meent dat met de commissie is besproken - in een voortgangsgesprek met de (oud) wethouder Engels na vaststelling van de jaarrekening - dat niet aan alle wensen zal kunnen worden voldaan en zijn er afspraken gemaakt. Mocht de raad desondanks niet tevreden zijn over de uitwerking daarvan, dan verzoekt hij de raad om aanscherping. De commissie kan zich hierin vinden, de heer Bouman maakt een schriftelijke voorzet. De secretaris zal informatie uit eerdere vergaderingen verzamelen en aan de heer Bouman verstrekken. V.w.b. het boekwerk zelf stelt de concerncontroller voor om het volgende toe te voegen, voordat het aan de raad wordt voorgelegd: - toevoegen aan de niet uit balans blijkende rechten en plichten: de komende opbrengsten Nuon; - gebleken is dat organisatie in 2008 een onjuiste bijlage Sisa heeft ingestuurd v.w.b. de gegevens van de WSW. Met als resultaat een korting van euro. Dit moet worden toegevoegd aan de paragraaf na balansdatum voorgedane gebeurtenissen (waartegen overigens beroep is aangetekend). Op de raadsagenda van 1 juli a.s. komt een voorstel om te formaliseren dat er nieuwe cijfers worden ingediend, in de hoop een gunstige uitkomst van de beroepsprocedure te bewerkstelligen. Omdat ook de jaarrekening op 1 juli a.s. moet worden vastgesteld, zal er worden gelet op de volgorde van de agendapunten. De commissie stemt hiermee in. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun komst en bijdragen. de secretaris, de voorzitter, 5