Voorstel: De nieuwe inrichting en werkwijze van het bestuurlijk dashboard vaststellen.

Transcriptie

1 Aan de raad AGENDAPUNT 3.5 Nieuw bestuurlijk dashboard Voorstel: De nieuwe inrichting en werkwijze van het bestuurlijk dashboard vaststellen. In 2007 hebben wij een bestuurlijk dashboard ingevoerd, als uitwerking van de opdracht 'ontwikkeling p&c-instrumentarium'. De beknoptheid van de informatie en het overzicht van de belangrijke onderwerpen die ons bezighouden, worden tot op heden breed gewaardeerd. In het dashboard is al snel het accent gelegd bij te behalen resultaten. Het is de output die geleverd wordt door onze organisatie. Aanvankelijk is ook gedacht om de output te plaatsen tegen het licht van te behalen maatschappelijke effecten (outcome). In de begroting/beleidskaders wordt dat uitgedrukt in termen van 'wat willen wij bereiken' (outcome) en 'wat gaan wij daarvoor doen' (output). Een onderscheid dat in een programmastructuur logisch is. Maatschappelijke effecten hebben in het algemeen ook een programmatisch karakter. Bijvoorbeeld het verbeteren van de leefbaarheid in een buurt. De prestaties/resultaten die wij daarbij willen leveren (output), zijn in het algemeen sterk functiegericht. Wij leggen verkeersdrempels aan, wij vervangen woningen, wij realiseren een bredeschool. In het gebruik van het dashboard is zoals gezegd het accent gelegd bij het volgen van de output. In dit voorstel gaan wij in op de gebruikswaarde van het dashboard op dat onderdeel. In de ontwikkeling van het p&c-instrumentarium ligt dus ook nog de opdracht besloten om de sturing op outcome te ondersteunen. Dit jaar hebben wij hier de eerste aanzetten voor gemaakt. In de ondersteuning bij de opzet van het programma Ruimte voor elkaar is gewerkt met een syllabus waarin thematisch indicatoren zijn gepresenteerd die inzicht geven hoe wij er op die terreinen voorstaan. Ook in de trendnota 2011 hebben wij actuele trends beschreven die ons helpen bij het bepalen van onze doelstellingen 'wat willen wij bereiken' (outcome). Het streven is om in het verbeteren van de kwaliteit van onze begroting deze lijn verder te ontwikkelen. Het bestuurlijk dashboard (outputsturing) In de discussiematrix bestuurlijk dashboard hebben wij het functioneren van het dashboard vanuit een aantal gezichtspunten inzichtelijk gemaakt. Uit de vergelijking met de traditionele werkwijze met bestuursrapportages blijkt dat het bestuurlijk dashboard duidelijk voordelen biedt. Hierin is ook aangegeven dat het gebruik een zwakke kant laat zien. Probleemstelling Het dashboard heeft een zwakke kant en die zit bij het niet goed van de grond komen van het gesprek tussen college en raad op basis van het dashboard. Wat zijn de mogelijke oorzaken en oplossingsrichtingen? Oorzaken: 1. Omvang: Het dashboard is te omvangrijk. Het omvat circa 150 onderwerpen/activiteiten. Het langslopen van de lijst is in een vergadering niet te doen. De lijst lijkt ook steeds langer te worden door aanvullingen zoals toezeggingen aan de raad en risicovolle budgetten en projecten. Oplossingen zijn gezocht met een lijst toe te voegen met alleen 'negatieve' mutaties, die ook kort worden toegelicht met een regel tekst en met een werkwijze waarbij de verantwoordelijk portefeuillehouder in een vergadering de mutatie toelicht en meldt hoe het wordt opgelost. Deze maatregelen zijn in de praktijk niet echt werkbaar gebleken.

2 2 2. Inhoud: Onderwerpen/activiteiten zijn soms van onvoldoende politiek gewicht en/of te abstract. Daardoor is het belang om ze te volgen niet echt aanwezig. De basis voor de onderwerpen die wij willen volgen komt voort uit het beleidskader dat wij vaststellen met een nieuwe begroting en/of programma. De vraag is of die basis wel de geschikte informatie (meetbare prestaties) oplevert om een bestuurlijk dashboard goed te laten functioneren. Daarnaast wordt de politieke agenda voor een belangrijk deel gevuld door de actualiteit. Wij moeten accepteren dat het instrument bestuurlijk dashboard niet kan voorzien in het volgen van incidenten die snel om maatregelen vragen. Tegelijkertijd kunnen wij ook constateren dat belangrijke onderwerpen zoals een haalbaarheidsstudie voor een nieuw stadion voor VBV De Graafschap of het besluit voor een nieuwe topsporthal om onbekende redenen niet op het dashboard voorkomen. De gebruikswaarde van het dashboard zal toenemen als wij ook echt de prioriteiten kunnen benoemen en daar concrete resultaten aan weten te koppelen die goed te volgen zijn. 3. Werkwijze: Het werken met de informatie op het dashboard is blijkbaar lastig. U wordt met het dashboard geïnformeerd over de stand van zaken van activiteiten. De aanname mag zijn dat de betrokken portefeuillehouder het initiatief neemt om ongunstige ontwikkelingen te keren, schade te beperken, bijstellingen door te voeren etc. Dit is in het algemeen ook de inhoud van een toelichting als die gegeven wordt. Blijkbaar lijkt het moment van bijsturing al voorbij en is er geen aanleiding tot een initiatief vanuit de raad. De actualiteit is in dit kader dus ook van belang. Als raadsleden verwachten dat er nog wat in te brengen is op te nemen maatregelen, dan vraagt dit om een andere benadering. Als dit niet het geval is, werkt het dashboard ook niet als sturingsinstrument en alleen als informatiebron. Oplossingsrichtingen 1. Omvang: De gebruikswaarde van het dashboard zal toenemen als de omvang beperkt blijft. Er staan alleen die zaken op waarop je daadwerkelijk kunt en wilt (bij)sturen. Wanneer wij de veelheid aan onderwerpen op basis hiervan kunnen sorteren, is dit een belangrijke verbeterslag. Vanuit de raad is er bijvoorbeeld aandacht voor gevraagd de uitgaven van risicovolle budgetten te beheersen. Deze zijn nu ook opgenomen in het bestuurlijk dashboard. Daarnaast ligt het voor de hand om beleidsnota's die in voorbereiding zijn, op te nemen en ook de besluitvorming over grote projecten, bestemmingsplannen, speerpunten uit een actueel collegeprogramma en onderwerpen die politiek gevoelig zijn. Deze selectie is dan bepalend voor het 'raadsdashboard'. Vanuit het college is de scoop breder. Hier gaat het ook om resultaten bij uitvoeringsprogramma's binnen de beleidskaders en meer reguliere activiteiten. Hier komen wij snel weer uit op de circa 150 activiteiten die nu ook op het dashboard voorkomen. De sortering naar thema (indeling programma Ruimte voor elkaar) zoals deze tot op heden gebruikelijk was, heeft niet de gewenste gebruikswaarde. Een sortering naar portefeuille zal dat wel hebben. Het levert de portefeuillehouders het overzicht op van die activiteiten waar zij verantwoordelijk voor zijn. De integraliteit en collegialiteit die wij willen waarborgen, blijft tot uitdrukking komen in het raadsdashboard. De programmabegroting vormt de basis waarop wij aan u willen verantwoorden. Het is een selectie van onderwerpen uit de portefeuilledashboards. De verwachting is dat de gebruikswaarde toeneemt met een combinatie van een raadsdashboard en een portefeuilledashboard.

3 3 In de bijlagen 2 en 3 is deze vormwijziging toegepast. De informatie is over augustus 2010 verwerkt. Ten aanzien van de budgetten met financiële risico's geldt het uitgangspunt dat overschrijdingen in beeld blijven zolang er geen begrotingswijziging heeft plaatsgevonden. Ook als er bij een tussentijdse rapportage gemeld is welke maatregelen er genomen worden. 2. Inhoud: Het is van belang om naast de goede dingen op het dashboard te zetten ook duidelijk te zijn over de te leveren prestatie. Wanneer kan welk resultaat verwacht worden en waar wordt hier een besluit over genomen? Niet alleen een naam van project of activiteit, maar concreet een stap (de eerstvoorliggende) benoemen in het bereiken van het resultaat. De basis ligt in de programmabegroting. Onder 'wat gaan wij hiervoor doen' mag verwacht worden dat daar de concrete resultaten voor het betrokken begrotingsjaar beschreven staan. Het is dus van belang om bij het opstellen van de begroting voldoende energie te stoppen in het helder en concreet benoemen van die activiteiten die u en wij in het betrokken begrotingsjaar volgen. Wij willen immers transparantie en naar de burgers toe ook tot een goede verantwoording komen over onze prestaties. De resultaten van het dashboard hebben de afgelopen jaren een prominente plaats gekregen in de stukken voor de jaarrekening. Het dashboard Het dashboard 2010 is inhoudelijk verbeterd. Het is logisch dat dit aangevuld wordt met de nieuwe activiteiten uit Ruimte voor elkaar, voor zover die ter hand genomen zijn. Het dashboard De programmabegroting 2011 is beleidsneutraal en borduurt dus nog sterk voort op die voor Hier zijn wij nog niet geslaagd om echt duidelijk te zijn over de te behalen concrete resultaten in dat begrotingsjaar. Er zal nog een goede vertaalslag vereist zijn om de gewenste concreetheid te bereiken. Dit is de uitdaging voor de inrichting van het dashboard. Het dashboard 2011 wordt vooral de vertaling van het programma Ruimte voor elkaar en de uitkomsten van het ombuigingsproces. Het succes van het dashboard hangt voor een belangrijk deel af van duidelijkheid en actualiteit. Als dit op orde is, krijgt het dashboard ook een logische aansluiting op uw dynamische jaarplanning. 3. Werkwijze: De gebruikswaarde zal toenemen als de omvang beperkt blijft en de inhoud op orde is. In de werkwijze is het daarbij van belang dat er op basis van de informatie ook actie kan worden ondernomen. Er moeten nieuwe afspraken gemaakt worden. Wordt het resultaat anders, moet de planning worden bijgesteld of is er een financieel probleem dat opgelost moet worden? Wanneer er een dashboard op de agenda staat, is er dus ook actie. Onder punt 1 is het voorstel opgenomen om met een raadsdashboard en een portefeuilledashboard te gaan werken. In het portefeuilledashboard staan de onderwerpen uit het raadsdashboard, aangevuld met voor de portefeuillehouder bestuurlijk relevante onderwerpen. Deze worden in de P-beraden afgehandeld. In het college wordt het portefeuilledashboard geagendeerd. Met een markering in het overzicht is duidelijk welke onderwerpen naar het raadsdashboard gaan. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor een eventuele inhoudelijke toelichting op 'neerwaartse' bijstellingen op het dashboard. Wij betrekken u met de voorgestelde werkwijze actief op gewenste bijsturing van projecten en activiteiten. De dialoog wordt daarbij ondersteund door de korte toelichtingen daarop. Omdat het aantal onderwerpen beperkt is en niet (zeker niet gelijktijdig) alle onderwerpen om bijstelling vragen, ontstaat een werkwijze met het bestuurlijk dashboard dat aan activiteit en stuurkracht wint.

4 4 Ict-ondersteuning Om het gebruik van de dashboards te ondersteunen, is software beschikbaar dat het gebruik van het dashboard vriendelijker maakt, actueler en betrouwbaarder. De inzet van de software is echter afhankelijk van de inrichting en inhoud. Welke sortering willen wij? Welke onderwerpen komen erop? Wie zijn gemachtigd om veranderingen door te voeren? Wie mag welke informatie zien? Het invoeren van de ict-applicatie is dus altijd volgend op de gewenste inrichting en werkwijze. Conclusie Om de gebruikswaarde van het bestuurlijk dashboard te bevorderen nemen wij de volgende maatregelen: 1. Wij maken een onderscheid in een raadsdashboard en portefeuilledashboard. 2. Wij verbeteren de kwaliteit (duidelijkheid en actualiteit) van de inhoud van het dashboard door: a. Het dashboard 2010 aan te vullen met activiteiten uit Ruimte voor elkaar die reeds gestart zijn. b. Voor de uitwerking van de begroting 2011 naar een dashboard 2011 in te zetten op een verbeterslag naar de inhoud (correcte beschrijving van resultaat en ijkmoment). 3. Het bestuurlijk dashboard wordt een actief sturingsinstrument: a. Het portefeuilledashboard wordt beoordeeld in de P-beraden. Neerwaartse bijstellingen van de raadsonderwerpen die daar op staan, worden beknopt schriftelijk toegelicht. b. In het college wordt een standpunt ingenomen over de bijstellingen op het bestuurlijk raadsdashboard of het uitblijven van opwaartse ontwikkelingen. c. In het college wordt een standpunt ingenomen over het opnemen of afvoeren van onderwerpen op het dashboard. In het dashboard 2010 zijn nu als nieuwe onderwerpen opgenomen het haalbaarheidsonderzoek naar een nieuw stadion en een besluit over de topsporthal. d. In de beeldvormende raad worden de relevante bijstellingen en ons standpunt over voorgenomen maatregelen voor onderwerpen op het raadsdashboard door de portefeuillehouders toegelicht. Met een dashboard dat op orde is, ontstaat ook een logische aansluiting op de dynamische jaarplanning van de raad. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART DRS. H.J. KAISER

5 De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over een nieuw bestuurlijk dashboard en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 108, juncto artikel 147, lid 2 van de Gemeentewet; b e s l u i t : de nieuwe inrichting en werkwijze van het bestuurlijk dashboard vast te stellen. Aldus besloten in zijn vergadering van 18 november 2010,, griffier, voorzitter