Gemeente Doetinchem. Managementletter uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Doetinchem te Doetinchem

Transcriptie

1 Gemeente Doetinchem Managementletter 2012 uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Doetinchem te Doetinchem

2 Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem t.a.v. mevrouw ing. N. van Waart, secretaris Postbus HA DOETINCHEM Datum Behandeld door Ons kenmerk december 2012 V.V. Jongbloed Onderwerp Managementletter Uw kenmerk Geacht college, geachte mevrouw Van Waart, Hierbij ontvangt u de managementletter 2012 waarin wij de bevindingen hebben opgenomen van de interim-controle Tijdens deze controle hebben wij de interne beheersingsaspecten, voorzover relevant voor de betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen informatie, van uw gemeente getoetst. Het gaat hierbij voornamelijk om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing en overige activiteiten die van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Hierbij hebben wij onder meer een follow-up uitgevoerd op onze bevindingen van voorgaande jaren. Wij vertrouwen erop met de managementletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse processen binnen uw gemeente en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening De inhoud van deze managementletter 2012 is met de dames Ampting en Freriks en met de heren Frerix, Lammers en Van Lieshout besproken. Indien deze managementletter nog vragen overlaat, zijn wij graag bereid dit rapport nader toe te lichten. Uiteraard kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van de adviezen. U kunt hiervoor contact opnemen met ondergetekende. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid tot een nadere toelichting. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA

3 3 december 2012 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 1. Samenvatting Inleiding Niveau van interne beheersing Leeswijzer 6 2. Bevindingen interim-controle Controle-omgeving Risicomanagement Informatie en communicatie Controle-activiteiten (beheersmaatregelen in processen) Toezicht en bewaking (monitoring) Specifieke onderwerpen Grondexploitatie Grote projecten Ombuigingen Jaarrekening Actualiteiten Wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wet HOF ICT beveiliging DigiD Wet Markt en Overheid Tot slot 22 Bijlagen

4 4 1. Samenvatting 1.1 Inleiding In het kader van de opdracht tot accountantscontrole 2012 hebben wij een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is vooral gericht op bedrijfsvoeringsonderwerpen die van belang zijn voor een goede interne beheersing en een betrouwbare jaarverslaggeving. Het gaat hierbij onder meer om onderwerpen op het terrein van administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB), rechtmatigheid en tussentijdse informatievoorziening die van belang zijn voor kwalitatief goede uitvoering en beheersing van de interne bedrijfsvoering. Een kwalitatief goede bedrijfsvoering inclusief bijbehorende betrouwbare tussentijdse informatievoorziening is belangrijk omdat uw gemeente nu en in de komende jaren geconfronteerd wordt met vele ontwikkelingen waarop adequaat moet worden ingespeeld. De omgeving van gemeenten is snel aan het veranderen. In het kader van decentralisatie worden steeds meer taken vanuit de rijksoverheid naar gemeenten overgeheveld. Deze stapeling van taken gaat vrijwel altijd gepaard met budgetkortingen. Daarnaast zorgt de zorgelijke positie van het grondbedrijf bij veel gemeenten voor complicaties en nog meer druk op de financiële positie. Het is niet verwonderlijk dat gemeenten naar efficiencyverbetering zoeken door te gaan samenwerken, onderling of met derden. Gemeenten moeten hun bedrijfsactiviteiten en primaire processen steeds professioneler en meer bedrijfsmatig inrichten. Onze werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening zijn mede gericht op bedrijfsvoeringsonderwerpen die van belang zijn voor een goede interne beheersing en een betrouwbare en rechtmatige (jaar)verslaggeving. De kwaliteit hiervan is een wezenlijke succesfactor in het bereiken van uw doelstellingen om het nagestreefde maatschappelijke effect te realiseren en de doelstellingen waar te maken. 1.2 Niveau van interne beheersing Wij hebben het COSO-raamwerk gehanteerd als normenset bij onze beoordeling van de mate waarin u als gemeente Doetinchem in control bent.

5 5 Uit de beoordeling van het COSO-model volgt voor het jaar 2012 (ter vergelijking is ook 2011 opgenomen) het volgende beeld. Het afgelopen jaar is op het gebied van de kwaliteit van de interne financiële beheersing naar onze mening geen vooruitgang geboekt. Wij constateren dat de (integrale management) verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van processen en het verantwoording afleggen over werkzaamheden onvoldoende breed in de (lijn)organisatie wordt gevoeld, dan wel zichtbaar wordt. Gelet op de toenemende eisen die aan de interne beheersing worden gesteld, vinden wij dit een onwenselijke situatie. In 2012 heeft uw gemeente met name acties uitgezet op de volgende gebieden: Gerealiseerde verbeteringen 2012 Er zijn task forces opgezet in het kader van de ontwikkelingen (bezuinigingen) die op uw gemeente afkomen Risicomanagement decentralisaties in sociale domein Verbeteren van de administratieve processen rondom crediteurenstambestand. Uit de door ons uitgevoerde follow-up blijkt dat uw gemeente van de 24 adviespunten uit de managementletter 2011 er 6 heeft geïmplementeerd c.q. afgewikkeld. Er zijn nog 12 adviezen onderhanden en met 5 adviezen moet nog

6 6 een start worden gemaakt. Van één advies heeft u aangegeven dit niet op te volgen omdat het risico door u geaccepteerd wordt. In deze turbulente tijd, door enerzijds politieke ontwikkelingen ( als gevolg van de decentralisaties en bezuinigingen) maar ook economische ontwikkelingen (bijvoorbeeld de grondexploitatie), is het meer dan noodzakelijk dat de kwaliteit van de interne financiële beheersing van een voldoende niveau is én blijft zodat uw organisatie zich juist kan focussen op de belangrijkste dossiers.c..q ontwikkelingen. De afgelopen jaren heeft uw gemeente veel geïnvesteerd om in control te geraken, deze positieve ontwikkeling is ook onder andere in onze managementletters terug te vinden. Deze lijn heeft zich in 2011 en 2012 niet voortgezet, waardoor de ontwikkelingen zijn gestagneerd. Vanuit dit perspectief hebben wij hieronder een aantal belangrijke aandachtsgebieden voor de komende periode benoemd. Aandachtsgebieden Bewaken van de follow-up van adviezen uit de managementletter en verbijzonderde interne controles inclusief het benoemen van eigenaren van actiepunten en het bijbehorende tijdspad. Verbeteren van AO/IC van de belangrijkste financiële processen. Het tijdig uitvoeren van verbijzonderde interne controles, zodat eerder bijgestuurd c.q. hersteld kan worden naar aanleiding van gedane bevindingen. Het vergroten van de effectiviteit van de verbijzonderde interne controles door de kwaliteit van de rapportages te verbeteren, de followup te bewaken en in de controles meer aandacht te besteden aan de naleving van de maatregelen van AO/IC. Beoordelen van de waardering van de grondexploitatie. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 hebben wij onze bevindingen van de interim-controle per COSO-element opgenomen. In hoofdstuk 3 hebben we een aantal specifieke onderwerpen toegelicht. In hoofdstuk 4 de belangrijkste aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2012 opgenomen Tot slot hebben we in hoofdstuk 5 enkele actualiteiten opgenomen. De omschrijving van onze controle-opdracht ligt vast in bijlage 1. De detailbevindingen per proces zijn vastgelegd in bijlage 2 bij deze managementletter. Binnen uw gemeente wordt de follow-up van onze

7 7 bevindingen uit voorgaande managementletters bewaakt. Wij hebben deze follow-up getoetst en samengevat opgenomen in bijlage 3.

8 8 2. Bevindingen interim-controle In dit hoofdstuk rapporteren wij over de ontwikkelingen en de bevindingen vanuit onze interim-controle Wij hebben het COSO-raamwerk gehanteerd als normenset bij onze beoordeling van de mate waarin u als gemeente Doetinchem in control bent. Dit doen wij sinds enkele jaren waarmee vergelijkingen met voorgaand jaar mogelijk worden gemaakt. Het gehanteerde COSO-model bestaat uit 5 elementen. Wij hebben de maatregelen van financiele interne beheersing onderzocht en geven per Coso component een indicatie van het niveau ervan Hierbij hebben wij rekening gehouden met het ambitieniveau van de raad op het gebied van de interne beheersing. Per component hebben wij de belangrijkste voor onze onderzoek bepalende factoren beschreven. Deze beschrijving is overigens niet limitatief. Hieronder volgt de samenvatting van de COSO-analyse. 2.1 Controle-omgeving De controle- of beheersomgeving vormt de basis van het COSO-model. De controle-omgeving geeft de kaders en sfeer aan die binnen de gemeente bestaat en waarin werknemers hun taken uitvoeren en hun verantwoordelijkheden nemen. De procedures betreffende AO/IC per proces zijn bepaald en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gedelegeerd. Dit is vastgelegd in het mandaatbesluit, verschillende verordeningen en de budgethoudersregeling. De controle-omgeving legt de basis voor de andere elementen van het COSOmodel: risico-management, controleactiviteiten, informatievoorziening en monitoring. De adequate acties om de ontwikkelingen, zoals de taskforce grondexploitaties, de start van en de bewaking van de ombuigingen, vloeien voort uit een goede basis die aanwezig is in uw gemeente. Dit betekent niet dat hiermee geen aandacht moet blijven voor deze omgeving, want zoals hierboven gezegd is deze basis nodig om de andere aspecten op een goede wijze te kunnen doorontwikkelen. Conclusie: Controleomgeving is een goede basis voor de andere elementen van het COSO-model (groen).

9 9 2.2 Risicomanagement Risicomanagement is het (continue) proces waarbij de leiding van de organisatie zich bezig houdt met het identificeren en analyseren van risico s (zowel interne als externe risico s en op alle niveaus), alsmede het naar bevindingen van zaken treffen van passende maatregelen. Risicomanagement maakt onderdeel uit van de dagelijkse gang van zaken binnen de gemeente Doetinchem. Dit is vorm gegeven bij diverse activiteiten c.q. processen, zoals het opstellen van de begroting, financiële monitor, de periodieke managementgespekken en de rapportages taskforce grondexploitatie. In de managementgesprekken wordt ook aandacht besteed aan risicomanagement, zodat het bewustzijn van risico s en het management daaromtrent breed gedragen wordt in de organisatie In de jaarstukken 2011 is de financiële vertaling van de onderkende risico s verbeterd waardoor een betere aansluiting tussen de benodigde en de aanwezige weerstandscapaciteit te maken is. U heeft ons medegedeeld dat de wens aanwezig is om vanaf de begroting 2013 en de jaarstukken 2013 hier volledige invulling aan te geven. De benodigde personele capaciteit is hier echter nog niet voor aangewezen. Gezien de eerder genoemde (externe) ontwikkelingen die op uw gemeente afkomen, achten wij het van groot belang om stringent en structureel aandacht te besteden aan de doorontwikkeling van het risicomanagement in de gemeente Doetinchem. Conclusie: Risicomanagement maakt onderdeel uit van de (dagelijkse) bedrijfsvoering en is in ontwikkeling. Het kwantificeren van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico s is een belangrijk ontwikkelpunt (geel/groen). 2.3 Informatie en communicatie Informatie en communicatie is een belangrijke component die zorgt voor een continue betrouwbare informatievoorziening en deze communiceert binnen een bepaalde tijd en vorm. De belangrijkste bronnen van tussentijdse informatie en communicatie zijn naast de begroting en de jaarrekening, de dynamische jaarplanningen en de financiële monitor. Ook de taksforce-rapportages inzake de grondexploitatie en de ombuigingen vormen een belangrijke bon van informatie. Voorgaand jaar hebben wij u geadviseerd de tijdspanne voor het bespreken van de financiële monitoren met de raad te verkorten. In 2012 is de 2 de financiële

10 10 monitor besproken in de raadsvergadering van 8 november j.l. (vorig jaar is deze op 8 december 2011 besproken), dit is een aanzienlijke verbetering waardoor de raadsleden tijdiger inzicht krijgen in de financiële ontwikkelingen. Aangezien de monitor medio september beschikbaar is, adviseren wij u aan te streven naar de raadsvergadering van oktober. Conclusie: De kwaliteit en informatiewaarde van de (tussentijdse) informatievoorziening is van een goed niveau, snellere rapportering verdient de aandacht (groen). 2.4 Controle-activiteiten (beheersmaatregelen in processen) Controle-activiteiten verzekeren dat de nodige acties worden genomen om de risico s te beheersen teneinde de organisatiedoelstellingen op het gebied van uitvoerende activiteiten, financiële verslaglegging en compliance (of een combinatie daarvan) te realiseren. Hier gaat het om de interne controlemaatregelen die binnen uw organisatie aanwezig zijn en de mate waarin deze worden nageleefd. De beheersing en sturing van de (financiële) processen heeft als basis procesbeschrijvingen waarin de maatregelen van AO/IC (functiescheidingen, controlemomenten e.d.) zijn vastgelegd. Het opnemen van deze maatregelen is een aandachtspunt, met daarnaast periodieke toetsing of de procesbeschrijvingen nog aansluiten op de werkelijkheid en wellicht belangrijker de gewenste situatie. Daarnaast zijn in diverse processen nog verbeteringen noodzakelijk om volledig te kunnen steunen op de uitkomsten van deze processen in de tussentijdse informatie. Voor een nadere uitwerking van onze bevindingen verwijzen wij naar de bijlagen 2 en 3 bij deze managementletter. Conclusie: Het instrument procesbeheer en de AO/IC in een aantal processen kunnen zich nog verder doorontwikkelen (geel). 2.5 Toezicht en bewaking (monitoring) Monitoring is het proces waarin periodiek wordt geëvalueerd of de interne beheersingsmaatregelen nog effectief zijn. Dit monitoren is noodzakelijk omdat de omstandigheden voortdurend veranderen. Monitoring zorgt ervoor dat de interne controle effectief blijft opereren. In het planning&control proces van uw gemeente is duidelijk aandacht voor de monitoringrol, ingericht via verbijzondere interne controles (vic s). Jaarlijks wordt een controlplan opgesteld welke de basis is voor de uitvoering van de vic s. Door de (externe) ontwikkelingen waar uw gemeente mee geconfronteerd wordt, is in 2012 weinig ruimte gecreeërd voor de (tijdige) uitvoering van de

11 11 vic s. Bij de interim-controle hebben wij derhalve de uitvoering van de vic s en de uitkomsten ervan onvoldoende kunnen toetsen. Aandachtspunt blijft de tijdige uitvoering, zodat de uitkomsten ook als beheersinginstrument gebruikt kunnen worden. Herstelacties en bijsturingsmogelijkheden zijn op deze wijze te beperkt aanwezig. Conclusie: Tijdige uitvoering van de vic s is van groot belang om de monitoringrol op een juiste wijze uit te kunnen voeren (geel).

12 12 3. Specifieke onderwerpen Tijdens de pre-audit gesprekken en de afstemming van de planningsfase van de controle 2012 hebben wij met u een aantal specifiek onderwerpen besproken. Een aantal onderwerpen zullen bij de controle van de jaarrekening opgepakt worden, en een aantal is bij onze interim-controle meegenomen. De volgende onderwerpen zijn besproken: Nagaan en rapporteren over de follow-up van de bevindingen in de managementletter 2011 en het jaarrekeningrapport Opgenomen in bijlage 2 van deze managementletter. Nagaan hoe de beheersing van de ontwikkeling op het gebied van grondexploitatie met belangrijke projecten is geborgd en wordt gemonitord. Opgenomen in paragraaf 3.1 hieronder. Beoordelen of grote projecten op een juiste wijze worden beheerst en de informatievoorziening toereikend is om juiste en tijdige beslissingen te nemen. Opgenomen in paragraaf 3.2 hieronder. Follow-up van de stresstest 2012, met name gericht op de garantieportefeuille en de risicokaart sociaal domein. Zal onderdeel zijn van ons rapport van bevindingen de omvang van de leningenportefeuille en de rentelasten in relatie met de stresstest en de Wet Hof. Zal onderdeel zijn van ons rapport van bevindingen de informatievoorziening inzake de voortgang van de bezuinigingsopdracht. Zal onderdeel zijn van ons rapport van bevindingen de inrichting van het risicomanagement in relatie met het weerstandsvermogen. Opgenomen in hoofdstuk 2 van deze managementletter. Zal tevens onderdeel zijn van ons rapport van bevindingen Grondexploitatie Voorgaand jaar hebben wij specifieke aandacht besteed aan de nieuwe berekeningsmethodiek van de grondexploitatie-opzetten. Deze methodiek leidt tot risicokaarten per grondexploitatie. Bij de controle van de jaarstukken 2011 is een aantal risicokaarten in detail beoordeeld. Over de uitkomsten hiervan hebben wij u gerapporteerd in ons rapport van bevindingen Wij hebben met u afgesproken om eenzelfde werkwijze voor 2012 te hanteren. Dit betekent dat wij voor 2012 wederom een aantal projecten zullen selecteren die wij in detail zullen controleren. Deze controle van de waardering zal in

13 13 januari / februari 2013 uitgevoerd worden. Wij zullen hiertoe afzonderlijke afspraken met u maken. 3.2 Grote projecten In diverse rapportages worden de grote projecten besproken. De belangrijkste daarbij is de financiële monitor. Zoals in hoofdstuk 2 opgenomen, adviseren wij u om deze monitor zo snel mogelijk te bespreken met de raadsleden zodat daarmee voldoende sturingsinformatie bij de raadsleden aanwezig is. 3.3 Ombuigingen In het clientservicegesprek dat wij met de raadsleden hebben gevoerd, hebben we afgesproken om tijdens onze controle aandacht te besteden aan de informatievoorziening rondom de ombuigingen. In ons rapport van bevindingen zullen wij hier uitgebreider bij stil staan. Tijdens de interim hebben wij de stukken doorgenomen die in het najaar met de raadsleden zijn besproken. De notitie Vervolg ombuigingen en strategische personeelsplanning gaat in op de belangrijkste aspecten van de afgesproken ombuigingen van april Hierbij wordt de stand van zaken toegelicht en zijn de acties vertaald in financiële consequenties. De tijdigheid van de informatievoorziening, zoals eerder in deze managementletter besproken, is ook hier van belang. Wij adviseren u aandacht te hebben voor de tijdspanne waarin de komende jaren aan de raad over dit proces gerapporteerd zal worden. Daarnaast geeft u aan dat de raadsleden per monitor (twee maal per jaar) geïnformeerd zal worden over de ombuigingen. Wij adviseren de frequentie te verhogen naar elk kwartaal.

14 14 4. Jaarrekening In dit hoofdstuk benoemen wij de belangrijkste actiepunten voor het opstellen en de controle van de jaarrekening Het actualiseren en aan de raad ter kennisgeving aanbieden van het normenkader. Tijdige afronding van de financiële én inhoudelijke verantwoording van de grondexploitatiecomplexen conform het hiervoor opgestelde tijdschema door uw gemeente. Het is, gezien de huidige economische tijden en marktposities, belangrijk om de actualisaties van de complexen grondig uit te voeren, mede ook voor het vormen van eventuele, aanvullende verliesvoorzieningen per balansdatum. Wij zullen, in overleg met uw organisatie, de accountantscontrole van de verantwoording van de grondexploitatiecomplexen per 31 december 2012 al voor de jaarrekeningcontrole starten. De ervaring vanuit voorgaande controles leert dat deze extra vroege controletoets vanwege de complexiteit meerwaarde heeft in een effectief controleproces en de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole. Tijdig en adequaat afronden verbijzonderde interne controles Tijdens onze interim-controle hebben wij de, door uw organisatie uitgevoerde, verbijzonderde interne controles beoordeeld en getoetst. Een aantal processen is nog niet intern gecontroleerd, deze processen hebben wij daarom niet kunnen toetsen. Het betreft de volgende processen: Bouwleges (conform uw stand van zaken zal in oktober afspraken worden gemaakt rondom de interne controle) Parkeeropbrengsten (conform uw stand van zaken zal in oktober afspraken worden gemaakt rondom de interne controle) Belastingen en heffingen (conform uw stand van zaken zal in oktober afspraken worden gemaakt rondom de interne controle) Treasury (conform uw planning begin 2013) Personeels- en salarisadministratie (de controle is reeds uitgevoerd, echter de rapportage was ten tijde van de interimcontrole nog niet gereed) Grondexploitatie (conform uw planning begin 2013) Aanbesteding en Inkoop (conform uw planning begin 2013)

15 15 Subsidieverstrekking (conform uw planning zal in oktober / november het plan van aanpak opgesteld worden) Financiële administratie (controle van de verwerking van inkoopfacturen zal in oktober / november uitgevoerd worden, daarnaast zal in de 2 e helft van 2012 een controle uitgevoerd worden op het risico van budget verschuiving) Subsidies van derden (conform uw planning november 2012 februari 2013). Wij vragen u specifieke aandacht voor het tijdig vaststellen van verstrekte subsidies 2011 (en waar mogelijk 2012) zodat de rechtmatigheid hiervan kan worden vastgesteld. Daarnaast vragen wij uw gemeente, zoals elk jaar, zorg te dragen voor: Het opleveren van een dossier Jaarstukken 2012 met daarin de informatie volgens de door ons opgestelde lijst Op te leveren stukken jaarrekening Wij zullen deze lijst geruime tijd voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verstrekken aan uw medewerkers. Checklist jaarverslaggeving BBV De jaarrekening van de gemeente Doetinchem moet voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wij verzoeken u een integrale check uit te voeren of de jaarrekening 2012 voldoet aan de vigerende verslaggevingsvoorschriften. Wij zullen u tijdig een (digitale) checklist BBV doen toekomen. Bij de start van onze controle verwachten wij dat u de checklist zelf integraal heeft doorgelopen en heeft ingevuld. Het maken van afspraken met organisaties die voor de gemeente Doetinchem Sisa-regelingen uitvoeren over een juiste en tijdige verantwoording zodat deze informatie van derden (verantwoording met controleverklaring) voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole 2012 beschikbaar is. Belangrijk is dat intern afspraken worden gemaakt wie dit gaat uitvoeren. U bent inmiddels gestart met het maken van deze afspraken in combinatie met de werkzaamheden die wij zullen uitvoeren. De uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2012 is gepland in week 11 en 12 van 2013.

16 16 5. Actualiteiten 5.1 Wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De WNT stelt, naast openbaarmaking van topinkomens, ook maxima aan de hoogte hiervan alsmede aan die van ontslagvergoedingen. Op 6 december 2011 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Het voorstel zal, nadat het is aangenomen de Wopt met ingang van 1 januari 2013 vervangen. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semi-publieke sector, zoals nu de Wopt, maar stelt ook maxima aan de hoogte van die inkomens en tevens aan de ontslagvergoedingen. Lokaal bestuur valt onder het eerste regime. In het eerste regime mag de bezoldiging van bestuurders en hoogste leidinggevenden niet uitstijgen boven een beloningsmaximum, gebaseerd op 130 procent van het brutosalaris van een minister. In de oorspronkelijke tekst van het wetsvoorstel staan de volgende bedragen genoemd die jaarlijks bij ministeriële regeling aangepast zullen worden, te weten een bedrag van , vermeerderd met componenten voor onkostenvergoeding en het werkgeversdeel van het pensioen. Voor deze componenten wordt in het wetsontwerp uitgegaan van respectievelijk (onkostenvergoeding minister-president) en (ABP-pensioenpremie bij ). Opgeteld bedraagt dit (niveau 2010). De ontslagvergoeding wordt overeenkomstig het regeerakkoord, gemaximeerd op De genoemde maxima van de norm gelden ook als de functie van bestuurder en/of hoogste leidinggevende wordt vervuld door een functionaris die geen arbeidsovereenkomst heeft (bijvoorbeeld interim), mits dit in een periode van achttien maanden voor meer dan twaalf maanden het geval is. Bij overschrijding van de norm (beloning en/of ontslagvergoeding) zal het bedrag dat boven de norm is uitgekeerd als een onverschuldigde betaling worden gezien. Dit betekent dat dit bedrag teruggevorderd kan gaan worden van de betreffende functionaris. Dit dient als een vordering in de jaarrekening opgenomen te worden verantwoord. Volgens de WNT zal in de jaarrekening de beloning van (ex)topfunctionarissen moeten worden verantwoord. Indien sprake is van een betaling boven de norm zal dit moeten worden toegelicht. De verplichting tot openbaarmaking geldt ook voor de beloning van andere werknemers voor zover deze uitstijgt boven het beloningsmaximum. Voorts wordt de melding bij BZK gehandhaafd. De

17 17 waarnemend vice-president van de Raad van State heeft op 9 mei 2012 een brief gestuurd aan de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal. De Eerste Kamer zal de in deze brief opgenomen punten meenemen bij de behandeling van het wetsvoorstel. Het is nog afwachten wanneer het wetsvoorstel zal worden aangenomen en of de beoogde datum van inwerkingtreding per 1 januari 2013 wordt gehaald. 5.2 Wet HOF In de aangepaste wet HOF zijn de eisen ten aanzien van maximale EMU-tekorten van afzonderlijke gemeenten, provincies en waterschappen losgelaten. Op 24 september 2012 is de concept tekst van de Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) naar de Tweede Kamer verstuurd. Het centrale punt van de Wet Hof is dat het Rijk en de decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen) een gelijkwaardige inspanning moeten leveren om het begrotingstekort (EMU-tekort) de komende jaren verder weg te werken. Aanpassingen ten opzichte van eerder wetsvoorstel Op een aantal punten is de wet ten opzichte van een eerdere versie aangepast. Meest in het oog springend is het loslaten van specifieke eisen ten aanzien van de maximale EMU-tekorten van afzonderlijke gemeentes, provincies en waterschappen. In plaats daarvan wordt er een maximum gesteld aan het EMUtekort van alle decentrale overheden samen. De wet geeft op die manier ruimte aan lokale investeringen en komt daarmee tegemoet aan één van de belangrijkste bezwaren tegen het eerdere wetsvoorstel. Welke bijdrage de decentrale overheden exact leveren aan het op orde brengen van de overheidsfinanciën wordt steeds na overleg met de koepelorganisaties aan het begin van iedere kabinetsperiode vastgesteld. In 2012 en 2013 is het aandeel van de decentrale overheden in het totale EMU-tekort op basis van bestuurlijke afspraken gemaximeerd op 0,5% van het Bruto Binnenlands Product. Op grond van de Wet Hof moeten het Rijk en de decentrale overheden de komende jaren samen optrekken bij het streven naar begrotingsevenwicht. Dat betekent dat de wederzijdse EMU-tekorten, mede op basis van de Wet Hof, geleidelijk afgebouwd worden. Bepaling individuele referentiewaarde van het EMU-saldo De macronorm voor de decentrale overheden wordt doorvertaald naar een individuele referentiewaarde voor uw gemeente. Zo beschikt uw gemeente over een referentiewaarde voor het EMU-saldo waaraan de begroting kan worden getoetst. Hierdoor wordt iedere gemeente verantwoordelijk om haar aandeel in het EMU-saldo te monitoren en te beheersen. In de septembercirculaire 2012 is de norm voor uw gemeente voor 2013 opgenomen. De individuele

18 18 referentiewaarde voor het EMU-saldo omvat naast het eigen aandeel, ook een aandeel in het EMU-saldo van openbare lichamen (gemeenschappelijke regeling) waarin uw gemeente deelneemt. Hierbij vindt verdeling naar rato van de deelnemers in de openbare lichamen plaats. Berekening EMU-saldo en het stelsel van baten en lasten Gemeenten sturen op een begrotingssaldo dat is gedefinieerd in termen van baten en lasten en dus niet op het EMU-saldo. Het begrotingssaldo waar de decentrale overheden doorgaans op sturen wijkt hierdoor op een aantal punten af van het EMU-saldo van de decentrale overheden. Ook voor de bepaling van het EMU-saldo bij een gemeente geldt als startpunt het resultaat voor bestemming. Er is dus geen sprake van een zuiver kasstelsel. Wel geldt een aantal bijzonderheden. Zo wordt het begrotingssaldo van de decentrale overheden alleen bepaald door lopende uitgaven en ontvangsten en niet door de kapitaaluitgaven. Van de investeringsuitgaven staan bijvoorbeeld alleen de jaarlijkse afschrijvingen in de begroting. Afschrijvingen spelen bij de bepaling van het EMU-saldo juist geen rol. Hetzelfde geldt voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voor mutaties in netto kredietverleningen en deelnemingen. Wet HOF kent voor individuele gemeenten geen sancties bij de overschrijding van het macroplafond voor het EMU-saldo. Wel is een collectieve korting van het gemeentefonds mogelijk. Gemeente rapporteren het verwachte en gerealiseerde EMU-saldo aan het CBS via de Iv3-matrix. Gezien het feit dat vanuit het Rijk de komende tijd veel belang zal worden gehecht aan het gerealiseerde EMU-saldo adviseren wij uw gemeente de komende tijd extra aandacht te schenken aan de kwaliteit van de meerjarenbegroting en de daarmee samenhangende kwaliteit van het begrote (meerjaren)-emu-saldo. Wij adviseren bijvoorbeeld na te gaan in hoeverre de geraamde investeringen en inkomsten en uitgaven die betrekking op de grondexploitaties actueel en reëel zijn. Sanctie- en correctiemechanisme In artikel 6 van de concept wet is een sanctiemechanisme ingebouwd. Bij overschrijding van het macroplafond voor het EMU-saldo kan het ministerie van Financiën een deel van het gemeentefonds voor de duur van (maximaal) drie jaar renteloos inhouden. In principe vindt de korting van het gemeentefonds collectief plaats. De huidige Wet Hof kent dus geen sancties voor individuele gemeenten met een te groot tekort. Voor Waterschappen is dit overigens wel het geval. Als in twee van de drie opeenvolgende jaren het plafond weer overschreden wordt, vervalt het ingehouden deel van het gemeentefonds aan de staatskas. Bij overschrijding van het macroplafond voor het EMU-tekort is in de wet een sanctie opgenomen. Na bestuurlijk overleg kan de minister van Financiën een deel van het gemeentefonds voor de duur van drie jaar inhouden. Als in twee van de drie opeenvolgende jaren het plafond weer wordt

19 19 overschreden, vervalt het ingehouden deel van het gemeentefonds aan de rijkskas. Het wetsvoorstel voorziet in een correctiemechanisme voor het geval Nederland uit koers zou raken bij het pad naar begrotingsevenwicht. In een dergelijke situatie is het kabinet in de toekomst op basis van de Wet Hof verplicht om aanbevelingen vanuit de Europese Commissie onverkort over te nemen. De bijbehorende budgettaire maatregelen worden in die situatie in de vorm van een herstelplan aan de Tweede Kamer voorgelegd. De Raad van State geeft vervolgens advies over het herstelplan en waakt tevens over de uitvoering en planning. Het gaat daarbij onder andere om het hanteren van vaste uitgavenplafonds, het principe van automatische stabilisatie aan de inkomstenkant van de begroting en het baseren van het begrotingsbeleid op de meerjarencijfers en de macro-economische ramingen van het Centraal Planbureau. 5.3 ICT beveiliging DigiD Het verplicht uitvoeren van een beveiligingsassessment voor 31 december Naar aanleiding van onder meer de Lekoktober publicaties van Webwereld wil demissionair minister Spies Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een structurele en forse impuls geven aan de kwaliteitsverhoging van ICTbeveiliging bij overheidsorganisaties die gebruik maken van DigiD. Deze organisaties zullen de beveiliging moeten inrichten conform de norm ICTbeveiligingsassessments DigiD van Logius en dienen jaarlijks een ICTbeveiligingsassessment te laten uitvoeren. Voor gemeenten dient de beveiligingsassessment vóór 31 december 2013 te zijn uitgevoerd. De beveiligingsassessments moeten door of onder verantwoordelijkheid van een Register EDP Auditor plaatsvinden. Wij adviseren u de voorbereidingen, zoals de scoping en de uitvoering van een nulmeting / self-assessment, nu al in gang te zetten. Hiermee creëert u speelruimte om eventuele vervolgacties te kunnen implementeren voordat de definitie beveiligingsassessment plaatsvindt. Daarnaast is het van belang om eventuele partners (zoals softwareleveranciers, hostingpartijen, pentesters, auditors, etc.) op te lijnen om de voorbereidingen in gang te kunnen zetten. Wij zullen de stappen van uw gemeente om aan het assessment in 2013 invulling te geven met belangstelling volgen.

20 Wet Markt en Overheid Wet Markt en Overheid per 1 juli 2012; regels voor overheden die marktactiviteiten verrichten. Decentrale overheden die commerciële activiteiten verrichten, kunnen een gunstigere positie op de markt verkrijgen dan het bedrijfsleven. Dit kan de Europese marktwerking verstoren. Als een overheid commerciële activiteiten verricht, moet zij zich aan de Europese mededingingsregels houden om grensoverschrijdende verstoringen te voorkomen. Naast deze Europese regels heeft ook de Nederlandse regering gedragsregels geïntroduceerd voor overheden die marktactiviteiten ondernemen. Deze regels staan in de Wet Markt en Overheid (Wet M en O). Deze wet is op 1 juli 2012 in werking getreden. De Wet M en O is van toepassing op gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen, provincies en ZBO s (hierna: overheidsorganisaties). Het doel van deze wet is, zoals gezegd, om oneerlijke concurrentie door overheidsorganisaties met marktpartijen te voorkomen en zo een gelijkwaardig speelveld te creëren. Uit navraag bij overheidsorganisaties is gebleken dat nog niet op grote schaal bewustzijn bestaat over de gevolgen van de Wet M en O. Het in concurrentie treden met marktpartijen wordt in de Wet M en O als economische activiteit geduid. Voorbeelden van economische activiteiten zijn verhuur van ruimten in overheidsvastgoed en exploitatie van gemeentelijke accommodaties of exploitatie van een parkeergarage. Als sprake is van economische activiteiten, dan moeten de integrale kosten van deze producten en diensten worden doorberekend aan de afnemers van deze producten en diensten. In de Wet M en O is de bepaling opgenomen dat een overheidsorganisatie een inventarisatie maakt van haar producten en diensten en vervolgens een analyse verricht op het aanbieden van producten en diensten in concurrentie met marktpartijen. Vervolgens dient de overheidsorganisatie voor de economische activiteiten een integrale kostprijsberekening op te stellen die aansluit bij de bepalingen die opgenomen zijn in de Wet M en O. Aandachtspunten jaarrekening 2012 De Wet M en O kent een overgangsregime. Overheidsorganisaties hebben twee jaar de tijd (dus tot 1 juli 2014) om de bepalingen na te leven voor activiteiten die al voor 1 juni 2012 werden verricht. Op activiteiten die na 1 juni 2012 zijn opgestart (dus nieuwe activiteiten) is de Wet M en O direct van

21 21 toepassing. De volgende bepalingen uit de Wet M en O zijn dan voor de jaarrekening 2012 van belang: De Wet M en O is externe regelgeving die van kracht is. Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen en provincies dienen de Wet M en O op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. Het is van belang dat overheidsorganisaties een analyse maken of er activiteiten zijn die als economische activiteiten kwalificeren. Indien sprake is van nieuwe economische activiteiten in de zin van de Wet M en O, dan dienen onder andere de integrale kosten aan de afnemers van de economische activiteiten te worden doorberekend. Overheidsorganisaties dienen een integrale kostprijsberekening op te stellen die voldoet aan de Wet M en O. Wij adviseren u voor uw gemeente na te gaan in hoeverre al invulling wordt gegeven aan deze wet en de voor de jaarrekening 2012 relevante aandachtspunten in acht te nemen

22 22 6. Tot slot Wij gaan ervan uit met deze managementletter een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw gemeentelijke organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. M.C.J.M. Bekker RA

23 23 Bijlagen Bijlage 1 Opdracht Bijlage 2 Detailbevindingen en adviespunten interim-controle 2012 Bijlage 3 Follow-up adviezen uit voorgaande jaren

24 21 Bijlage 1: Opdracht Opdracht Deloitte heeft de opdracht gekregen de jaarrekening 2012 van uw gemeente te controleren. De controlebenadering van Deloitte gaat uit van uw organisatiedoelen en de daaraan verbonden risico s en bijbehorende beheersingsmaatregelen zoals die bij u functioneren. Op grond van onze risicoanalyse wordt een controleplan opgesteld, afgestemd op de geïdentificeerde risico s. Voor de uitkomsten hiervan en de reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar de aan u uitgebrachte opdrachtbevestiging d.d. 9 oktober Ten behoeve van onze controle voeren wij zowel een interim-controle als een jaarrekeningcontrole uit. Bij de interimcontrole richten wij ons op het beoordelen en toetsen van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) aan de hand van het COSO-model. Dit om vast te stellen dat de AO/IB voldoende basis vormt voor de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de financiële gegevens en de toelichtingen die in de jaarrekening 2012 worden opgenomen. In onze managementletter rapporteren wij naar aanleiding van onze interim-controle onze bevindingen en daaraan gekoppelde adviespunten. Daarnaast zijn onze bevindingen in belangrijke mate bepalend voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening geen materiële fouten bevat.

25 Bijlage 2: Detailbevindingen en adviespunten interim-controle 2012 In deze bijlage hebben wij per proces onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen naar aanleiding van onze interim-controle Daarbij hebben wij vanuit onze optiek een prioriteitstelling aan de risico-inschatting gegeven. Legenda Hoge prioriteit: behoeft op korte termijn aandacht. Risico s die ermee samen (kunnen) hangen, kunnen een bedreiging (gaan) vormen voor de bedrijfsvoering. Midden prioriteit: behoeft op korte tot middellange termijn aandacht. Risico s die ermee samen (kunnen) hangen, vormen in beginsel geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen. Lage prioriteit: verdient op middellange termijn aandacht. Risico s die ermee samen (kunnen) hangen, vormen geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen. Status (H)oog (M)idden (L)aag / 22

26 Onderwerp Bevinding Advies H M L Verbijzonderde interne controles U heeft in uw interne controleplan opgenomen dat u een aantal verbijzonderde interne controles eind 2012 / begin 2013 zult uitvoeren. Doordat deze verbijzonderde interne controles na afronding van het jaar plaatsvinden zijn eventuele bevindingen mogelijk niet meer te repareren. Hierdoor loopt u het risico dat u onrechtmatige handelingen te laat constateert en herstelt. Wij adviseren u deze controles gedurende het jaar uit te voeren teneinde bij tussentijds gebleken fouten tijdig te kunnen herstellen en bijsturen. H Personeel & salarissen Uw organisatie maakt gebruik van de applicatie Mijn Personele Zaken (YouPP). Deze applicatie biedt de mogelijkheid aan personeelsleden om declaraties en persoonlijke gegevens in te voeren. De applicatie is gekoppeld aan Centric (salarisverwerking). Wij adviseren u de inrichting en beveiliging van deze nieuwe applicatie te laten toetsen door een deskundige partij (een EDP ). Hiermee treft u waarborgen voor de juistheid en rechtmatigheid van de ingevoerde mutaties en declaraties. H Ons is medegedeeld door medewerker SA dat momenteel de WMO winkel en Bedrijfsvoering gebruik maken van deze applicatie. Op termijn moet deze applicatie gemeentebreed in werking treden. Investeringen Uw gemeente heeft een contractenregister opgesteld. Wij hebben vastgesteld dat niet alle contracten hierin zijn opgenomen. Wij adviseren u periodiek het contractenregister te analyseren en te actualiseren. L / 23

27 26 Bijlage 3: Follow-up adviezen uit voorgaande jaren Legenda Status Het advies is nog niet ten uitvoer gebracht. Het advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond. Het advies is uitgevoerd en afgerond. N NA A Proces / bevinding c.q advies Afwikkeling Procesbeschrijvingen Expliciet opnemen interne controlemaatregelen in procesbeschrijvingen. N Geen invulling aangegeven (M). Administratie & verslaglegging Op gestructureerde wijze de voortgang van deze adviezen en de nadere implementatie te volgen. NA Ten behoeve van onze controles wordt het follow-up document geactualiseerd. Tussentijds is hier naar onze mening nog weinig aandacht voor (H). Kasprocedure opstellen voor Buha. In 2011 is een kasprocedure opgesteld. De kasprocedure dient nog uitgebreid te worden met de onderwerpen verwerking in de financiële administratie en onaangekondigde kascontroles. NA Geen invulling aangegeven (M). Meerdere malen per jaar uitvoeren van onafhankelijke kascontroles en naleving kasprocedure betrekken bij (onafhankelijke) kascontroles. Gezien de steeds beperktere omvang van contant geld heeft u aangegeven kascontroles niet uit te voeren. U accepteert hiermee het risico op oneigenlijk gebruik van kasgelden.

28 27 Inkopen & betalingsverkeer Invoeren functiescheiding tussen vaststellen prestatielevering en budgethouder. NA Dit punt is nog onderhanden (M). Uitvoeren van interne controle in de lijn op boeking juiste budget (verschuivingsgevaar budgetten budgethouders). NA Deze controle staat gepland voor eind Wij zullen dit op een later controlemoment controleren (M). Uw organisatie heeft geen geformaliseerd beleid ten aanzien van vervanging van budgethouders bij afwezigheid in het digitale autorisatieproces rondom facturen. Vervangers autoriseren met de inloggegevens van de budgethouder. NA De eerste stappen voor verbetering zijn gezet (contact met leverancier, besproken op afdelingen). Verscherpen van de procedures rondom het muteren van crediteurenstamgegevens en naleving hiervan middels de verbijzonderde interne controle te bewaken. A De controlehandelingen worden door een onafhankelijke medewerker uitgevoerd (H). Uitvoeren onaangekondigde controles ten aanzien van de betaalpassen bewaard bij de gemeente Oude IJsselstreek. A Deze controles zijn naar tevredenheid uitgevoerd in 2012 (L). Personeel & salarissen Zichtbare controle op de stamtabelgegevens (premiepercentages e.d.). A Een zichtbare controle op de gedifferentieerde premiepercentages wordt niet uitgevoerd (M).

29 28 De geconstateerde fouten geconstateerd bij de verbijzonderde interne controle zijn in de rapportage nog niet gekwantificeerd. NA De controle en kwantificering van fouten over 2011 is ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2011 afgerond. Wij hebben de rapportage over 2012 nog niet kunnen beoordelen. Risico s en kansen rondom Loonheffing (waaronder VAR-verklaring en Werkkostenregeling) in beeld brengen en acties op ondernemen. N U heeft ons medegedeeld nog een scan uit te laten voeren en vervolgens gerichte acties te ondernemen (M). Investeringen Opstellen van een contractenregister. A Uw gemeente heeft een contractenregister opgesteld. Activa-administratie Interne controle op mutaties in de activa-administratie in de lijn aanscherpen. NA In opzet is de interne controle aangepast, deze maatregelen zijn nog niet geëffectueerd (H). Activa-administratie uitsluitend gebruiken voor registratie van vaste activa. NA In opzet is de interne controle aangepast, deze maatregelen zijn nog niet geëffectueerd (M). Ondersteuningsbeleid (tot 2012: Subsidieverstrekkingen) Tijdig afronden van verbijzonderde interne controle op de subsidieverstrekkingen. N Met de verbijzonderde interne controle is in 2012 nog geen start gemaakt (H) Inhalen achterstanden in de subsidievaststellingen. N Bij onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat een aantal subsidies 2011 nog niet is vastgesteld (H).

30 29 Verbeteren interne controlemaatregelen in de lijn teneinde de naleving van de subsidieverordening te waarborgen. NA De verbeteringen zijn gestart maar nog niet afgerond (H). Opstellen van een subsidieregister waarin voortgang van de subsidie-afwikkeling gemonitord wordt. NA Uw gemeente is gestart met het opstellen van een format (M). Subsidie-ontvangsten Diverse acties (aanwijzen projectverantwoordelijke, in beeld brengen en bewaken subsidievoorwaarden, tijdige controle op de naleving van de subsidievoorwaarden) uitzetten om de volledigheid van de subsidie-ontvangsten te waarborgen. NA In 2011 is uw gemeente gestart met een verbetertraject op dit gebied. Een aantal punten is inmiddels opgepakt c.q. geimplementeerd. Op andere onderdelen is nog verbetering noodzakelijk (bijvoorbeeld het meenemen van een risico-inschatting). Grondexploitatie In vroeg stadium in overleg treden met de provincie over de wijzigingen in de GSOprojecten en de gemaakte afspraken op papier vast te leggen. A De GSO3-periode is inmiddels afgesloten en afgerond. Voor GSO4 heeft uw gemeente opnieuw subsidie ontvangen. Wij adviseren u bovenstaande aanbeveling mee te nemen in de besprekingen voor de nieuwe GSO-periode. Afspraken maken met KWP over de verantwoording van de bestede GSO-gelden. A Zie bovenstaande toelichting. SISA/rechtmatigheid Tijdig goede afspraken maken met de uitvoeringsorganisaties over de wijze van verantwoorden en controle. NA In 2012 is hier meer aandacht voor, het blijft echter een belangrijk aandachtspunt (H). Verbijzonderde interne controle aanbestedingen laten uitvoeren door onafhankelijke functionaris. N Hieraan is geen invulling gegeven (H).

31 30