Deloitte. Geacht college, geachte mevrouw Van Waart, Hierbij zenden wij u twee ingebonden exemplaren van onze Managementletter 2011.

Transcriptie

1 Deloitte Accountants B.V. Kroonparklo 6831 GV Arnhem Postbus AG Arnhem Tel: (088) Fax: (088) Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem t.a.v. mevrouw N. van Waart, algemeen directeur Postbus HA DOETINCHEM Datum 19 december2011 Onderwerp Managementletter 2011 Behandeld door M.C.J.M. Bekker RA Ons kenmerk /102171m11 iws Uw kenmerk Geacht college, geachte mevrouw Van Waart, Hierbij zenden wij u twee ingebonden exemplaren van onze Managementletter Tevens ontvangt u, ten behoeve van mogelijke interne verspreiding, een los exemplaar hiervan. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn tot het geven van een nadere toelichting graag bereid. Hoogachtend, B.V. N RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloftte Touche Tohmatsu limited

2 DelOtte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Am hem Tel: (088) Fax: (088) Gemeente Doetinchem Managementletter 2011 uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Doetinchem te Doetinchem Deloitte Accountants tv. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Delo itte. Deloitte Accountants B.V. Kroonpark GV Arnhem Postbus AG Arnhem Tel: (088) Fax: (088) Aan hot college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem t.a.v. mevrouw N. van Waart, a(gemeen directeur Postbus HA DOETINCHEM Datum Behandeld door Ons kenmerk 19 december2011 drs. A. Jacobs RA /lO2l7lmlllws Onderwerp Uw kenmerk Managementletter Geacht college, geachte mevrouw Van Waart, Wij hebben de interim-controle voor gemeente Doetinchem uitgevoerd en afgerond. U treft in deze managementletter onze belangrijkste bevindingen aan. Tijdens de interim-controle hebben wij de kwaliteit van de interne beheersing (bedrijfsvoering) van uw gemeente getoetst. Hierbij hebben wij onder meer een follow-up uitgevoerd op onze bevindingen van voorgaande jaren. Wij vertrouwen erop met de managementletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse processen binnen de gemeente Doetinchem en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening De inhoud van doze managementletter 2011 is met mevrouw Ampting, mevrouw Freriks en de heron Frerix en Massop besproken. Indien deze managementletter nog vragen overtaat, zijn wij graag bereid dit rapport nader toe te lichten. Uiteraard kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van do adviezen. U kunt hiervoor contact opnemen met ondergetekende of mevrouw drs. A. Jacobs RA. WiJ vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid tot een nadere toelichting. Hoogachtend, eloitte A ountants B.V. M.C.J.M. Be or A Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, versie november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limfted

4 / mu iws Inhoudsopgave 1. Samenvatting Inleiding Niveau van interne beheersing Leeswijzer 6 2. Bevindingen interim-controle Raamwerk en uitkomsten beoordeling interne beheersing Controle-omgeving Risicomanagement Informatie en communicatie Controle-activiteiten (beheersmaatregelen in processen) Toezicht en bewaking (monitoring) Specifieke onderwerpen Jaarrekening Actualiteiten Financiële effecten crisis bij gemeenteuijke grondbedrijven Stresstest gemeenten Werkkostenregeling Tot slot 20 Bijiagen

5 /102171m11 iws 1. Samenvatting 1.1 Inleiding In het kader van de opdracht tot accountantscontrole 2011 hebben wij een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is vooral gericht op bedrijfsvoeringsonderwerpen die van belang zijn voor een goede interne beheersing en een betrouwbare jaarverslaggeving. Hot gaat hierbij onder meer om bevindingen en actiepunten op hot terrein van administratieve organ isatie/interne controle (AC/IC), rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn bij een verdere verbetering van de bedrijfsvoering. Dit is belangrijk omdat uw gemeente nu en in de komende jaren geconfronteerd wordt met vele externe ontwikkelingen. Wij noemen de gevolgen van de economische crisis met de daaraan gekoppelde overheidsbezuinigingen, vertragingen in won ingverkopen, maar ook de tendons van deregulering en decentralisatie die het Rijk enkele jaren geleden heeft ingezet en do hogere eisen vanuit de burger. Dit vraagt samen met do steeds verdergaande samenwerkingen om eon vrijwel continue aanpassing en opwaartse bijstelling van do kwaliteit van de interne beheersing. 1.2 Niveau van interne beheersing Wij hebben het COSO-raamwerk gehanteerd als normenset bij onze beoordeling van do mate waarin u als gemeente Doetinchem in control bent. Uit do beoordeling van het COSO-model volgt voor het jaar 2011 (ter vergelijking is ook 2010 opgenomen) het volgende beeld. Eementen nterno beheersing gemeente Doetinchem 2011 Elementennterne beheersng gemeente Doetinchem 2010 Moniloting / Control ctvitics \ Control environment Risk os$essmeitt Control environment Risk assorsment Information & Communi. cation

6 /102171m11 lws Het afgelopen jaar is op het gebied van de kwaliteit van de interne financiële beheersfng naar onze mening in te beperkte mate vooruitgang geboekt. Ult de door ons uitgevoerde follow-up van de managementletter 2010 blijkt dat uw gemeente van de 25 adviespunten uit de managementletter 2010 er inmiddels 6 heeft geimplementeerd c.q. afgewikkeld. In 2011 heeft uw gemeente met name vooruitgang geboekt op de volgende gebieden: Gerealiseerde verbeteringen 2011 Doorontwikkelen Inzetten Verbeteren van de kwaliteit van de tussentijdse informatievoorziening (met name financiële monitor en dashboards). van een verbetertraject rondom de interne beheersing van subsidie ontvangsten. van de administratieve processen rondom memoriaalboekingen, crediteurenstambestand, activa-administratie en btw. Er zijn nog 11 adviezen onderhanden en met 8 adviezen moet nog een start worden gemaakt. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de ombuigingen die veel tijd in beslag hebben genomen van een aantal voor de verdere ontwikkeling van de interne beheersing belangrijke functionarissen. Dit neemt niet weg dat het juist in deze roerige tijden van cruciaal belang is om de interne beheersing op een hoog niveau te houden om in financiele zin scherp aan de wind te kunnen zeilen. Dit impliceert dat basale administratieve processen op orde moeten zijn en blijven. In de dynamische omgeving waarin de gemeente Doetinchem zich bevindt, Ieidt stilstand al snel tot achteruitgang. Dit zou zonde zijn van alle inspanningen van de afgelopen jaren die ertoe hebben geleid dat de kwaliteit van de interne financiele beheersing is toegenomen. Vanuit dit perspectief hebben wij hieronder een aantal belangrijke aandachtsgebieden voor de komende periode benoemd. Aandachtsgebieden Bewaken Kwantificeren van de follow-up van adviezen uit de managementletter en verbijzonderde interne controles inclusief het benoemen van eigenaren van actiepunten en het bijbehorende tijdspad. van de risico s die in de paragraaf weerstandsvermogen zijn opgenomen waardoor een confrontatie tussen aanwezige en benodigde weerstandseapaciteit mogelijk is.

7 /lO2l7lmlllws Verbeteren Het Het van AG/IC in met name het proces inkopen & betalingsverkeer, maar ook personeel & salarissen en subsidieverstrekkingen en - ontvangsten. tijdig uitvoeren van verbijzonderde interne controles, zodat eerder bijgestuurd cq. hersteld kan worden naar aanleiding van gedane bevindingen. vergroten van de effectiviteit van de verbijzonderde interne controles door de kwaliteit van de rapportages te verbeteren, de follow-up te bewaken en in de controles meer aandacht te besteden aan de naleving van de maatregeten van AG/IC. Met betrekking tot de grondexploitaties wordt met ingang van 2011 gebruik gemaakt van een nieuwe berekeningsmethodiek. Wij zijn van mening dat de opzet van deze methodiek in opzet voldoende is om de waardering van de grondexploitatie te kunnen bepalen en de gevolgen van de verschillende keuzes te kunnen doorrekenen. Ten tijde van onze interim-controle waren de doorrekeningen van de complexen (rekeninghoudend met de saneringen, herprogrammaeringen en herstructureringen) nog niet beschikbaar. Onze inhoudelijke toets heeft daarom nog niet plaatsgevonden en zal in ieder geval voorafgaand aan de jaarreken ingcontrole worden u itgevoerd. Naast bovenstaande aandachtspunten wijzen wij u op het belang van een adequate regievoering op de verbonden partijen. Zeker nu een groot aantal verbonden partijen ook wordt geconfronteerd met bezuinigingen is het betangrijk dat uw gemeente hierin een proactieve rot inneemt. Een ander belangrijke aandachtspunt zijn de ombuigingen. tn de begroting 2012 is voor 13,5 miljoen euro aan ombuigingen opgenomen. Het is van belang dat de implementatie en voortgang van de bezuinigingen wordt bewaakt. U bent voornemens hiertoe een monitor op te stellen. Ten slotte zal er ten behoeve van het opstellen en de controle van de jaarrekening nog een (flinke) inspanning moeten worden gedaan, met name op het gebied van de uitvoering van verbijzonderde interne controles. Wij verwijzen u hiervoor naar hoofdstuk 3 van deze rapportage. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 hebben wij onze bevindingen van de interim-controle per COSO-element opgenomen. In hoofdstuk 3 hebben wij enkele actualiteiten opgenomen.

8 /102171m11 iws De omschrijving van onze controle-opdracht igt vast in bijlage 1. De detailbevindingen per proces zijn vastgelegd in bijlage 2 bij deze managementletter. Binnen uw gemeente wordt de follow-up van onze bevindingen uit voorgaande managementletters bewaakt en periodiek in beeld gebracht. Wij hebben deze follow-up getoetst en samengevat opgenomen in bijlage 3.

9 Deloitte /102171m11 iws 2. Bevindngen interim-controle 2.1 Raamwerk en uitkomsten beoordeling interne beheersing Uw gemeente streeft ernaar om in control te zijn. Onder in control zijn verstaan wij dat uw organisatie over eon beleids- en beheersinstrumentarium en over procesbeheersingmethodieken beschikt die u in staat stellen kansen en bedreigingen (risico s) tijdig te signaleren en hierop in termen van sturing alert to reageren. Wij hebben het COSO-raamwerk gehanteerd als normenset bij onze beoordeling van de mate waarin u als gemeente Doetinchem in control bent. Dit doen wij sinds enkele jaren waarmee vergelijkingen met voorgaand jaar mogelijk worden gemaakt. Internal control is eon breder begrip dan interne controle en omvat hot proces dat is ontworpen door het bestuur, hot management en ander betrokken personeel om to bewerkstelligen dat met eon redelijke mate van zekerheid is gewaarborgd dat gestelde doelen worden behaald. Doelstellingen van eon organisatie kunnen in dit kader onderverdeeld worden in het volgende: - Effectiviteit - Betrouwbaarheid - Voldoen en efficiency van de (operationele) bedrijfsprocessen. van de financiële informatievoorziening. aan van toepassing zijnde wet- en regelgeving (rechtmatigheid). // 1/7 S /,,/ A Moedo,i,g Procedures Bewaring van bedrijfsm iddelen. Het gehanteerde COSO-model bestaat uit 5 elementen. Wij hebben ons per in het COSO-model onderscheiden component een oordeel gevormd over do mate van interne beheersing binnen uw organisatie. Hiorbij hebben wij rekening gehouden met het ambitieniveau van do raad op het gebied van do interne beheersing. Per component hebben wij de belangrijkste voor onze oordeelsvorm ing bepalende factoren bosch reven. Deze bosch rijving is overigens niet Hmitatief. Hieronder volgt do samenvatting van de COSO analyse.

10 /102171m11 iws 2.2 Controle-omgeving De controle- of beheersomgeving vormt de basis van het COSO-model. De controle-omgeving geeft de kaders en steer aan die binnen de gemeente bestaat en waarin werknemers hun taken uitvoeren en hun verantwoordelijkheden nemen. De procedures betreffende AC/IC per proces zijn bepaald en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gedelegeerd. Dit is vastgelegd in het mandaatbesluit, verschillende verordeningen en de budgethoudersregeling. Het uitvoeren van gemeentebrede verbijzondercie interne controles heeft geleid tot een hoger controlebewustzijn. De medewerkers in de Iijnorganisatie zijn steeds meer overtuigd van het belang van een goede interne beheersing. In tegenstelling tot voorgaande jaren is geen actieplan naar aanleiding van onze managementletter 2010 opgesteld. Wij adviseren u dit instrument weer in te voeren omdat de ervaring leert dat dit een belangrijke bijdrage levert aan de daadwerke(ijke implementatie van verbeteringen. Medio 2010 is uw gemeente gestart met het ombuigingsproces. In de begroting 2012 is voor 13,5 miljoen euro aan ombuigingen opgenomen. Het is van belang dat de implementatie en voortgang van de bezuinigingen wordt bewaakt. U bent voornemens hiertoe een monitor op te stellen. Een ander belangrijk aandachtspunt voor uw gemeente is de regievoering op de verbonden partijen (o.a gemeenschappelijke regelingen). Zeker nu een groot aantal verbonden partijen ook wordt geconfronteerd met bezuinigingen is het belangrijk dat uw gemeente hier een proactieve rol inneemt. Conclusie: Controleomgeving is op een goede wijze in ontwikkeling (groen). 2.3 Risicomanagement Risicomanagement is het (continue) proces waarbij de leiding van de organisatie zich bezig houdt met het identificeren en analyseren van risico s (zowel interne a/s externe risico s en op a/ie niveaus), a/smede het naar bevindingen van zaken treffen van passende maatregelen. Risicomanagement maakt onderdeel uit van de dagelijkse gang van zaken binnen de gem eente Doetinchem. Dit is vorm gegeven bij diverse activiteiten c.q. processen, zoals het opstellen van de begroting, financiële monitor (inclusief dashboard), de periodieke managementgespekken en de rapportages taskforce bouwprojecten. Met ingang van 2010 wordt in de bestuurlijke dashboards gerapporteerd over de risicovolle budgetten.

11 /lO2l7lmlllws Uw gemeente zal de komende tijd risicomanagement verder verankeren in de organisatie waardoor het risicobewustzijn in de hele organisie toe zal nemen en risicomanagement organ isatiebreed wordt gedragen. Dit zal onder andere plaatsvinden via de periodieke managementgesprekken. De financiele vertaling van risicomanagement komt tot uitdrukking in de paragraaf weerstandsvermogen. In de paragraaf is een analyse gemaakt van de weerstandscapaciteit en zijn de risico s opgenomen en geanalyseerd. Een aantal risico s is gekwantifeerd, een aantal (nog) niet. Hierdoor is een confrontatie tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit nog niet mogelijk. Wij achten het, zeker gezien de toekomstige ontwikkelingen (bezuinigingen, decentralisaties, grondexploitatie etc), van belang in de jaarrekening 2011 invulling te geven aan het opstellen van deze confrontatie. Conclusie: Risicomanagement maakt onderdeel uit van de (dagelijkse) bedrijfsvoering en is in ontwikkeling. Het kwantificeren van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico s is een belangrijk ontwikkelpunt (geel/groen). 2.4 Informatie en communicatie Informatie en communicatie is een belangrijke component die zorgt voor een continu betrouwbare informatievoorziening en deze communiceert binnen een bepaalde tijd en vorm. De belangrijkste bronnen van tussentijdse informatie en communicatie zijn naast de begroting en de jaarrekening de bestuurlijke dashboards en de financiële monitor. Ook de taksforce-rapportages inzake de grondexploitatie vormen een belangrijke bon van informatie. Voor wat betreft de informatiewaarde van deze rapportages vermelden wij dat deze van goed niveau zijn. De tijdspanne verdient nog wel de aandacht. De 2de financiële monitor staat gepland voor de raadsvergadering van 8 december De ruimte en tijd om bij te sturen wordt hierdoor beperkt. Conclusie: De kwaliteit en informatiewaarde van de (tussentijdse) informatievoorziening is van een goed niveau, snellere rapportering verdient de aandacht (groen).

12 Deloitte /102171m11 iws 2.5 Controle-activiteiten (beheersmaatregelen in processen) Controle-activiteiten verzekeren dat de nodige acties worden genomen om de risico s te beheersen teneinde de organisatiedoelstellingen op het gebied van uitvoerende activiteiten, financiële verslaglegging en compliance (of een combinatie daarvan) te realiseren. Hier gaat het om de interne contro!emaatregelen die binnen uw organisatie aanwezig zijn en de mate waarin deze worden nageleefd. Voor een goede beheersing en sturing van de processen en de daaruit voortvloeiende informatievoorziening is het van belang dat voor de (belangrijkste) bedrijfsprocessen de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen vastgelegd zijn in procesbeschrijvingen. Het opnemen van de maatregelen van AC/IC in deze procesbeschrijvingen is een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente Doetinchem. Binnen de verschillende processen is sprake van een voldoende basis aan controletechnische functiescheiding en interne controlemaatregelen. Binnen met name het proces inkopen & betalingsverkeer zijn nog verbeteringen te realiseren. Ook de processen personeel & salarissen, subsidieverstrekkingen en ontvangsten zijn voor verdere verbetering vatbaar. Voor een nadere uitwerking van onze bevindingen verwijzen wij naar de bijlagen 2 en 3 bij deze managementletter. Conclusie: Het instrument procesbeheer en de AC/IC in een aantal processen kunnen zich nog verder doorontwikkelen (geel). 2.6 Toezicht en bewaking (monitoring) Monitoring is het proces waarin periodiek wordt geevalueerd of de interne beheersingsmaatregelen nog effectief zijn. Dit monitoren is rioodzakelijk omdat de omstandigheden voortdurend veranderen. Monitoring zorgt ervoor dat de interne controle effectief blijft opereren. Uw gem eente erkent het nut en de toegevoegde waarde van het uitvoeren van verbijzonderde interne controles (VIC s). Het controlpian van de gemeente Doetinchem vormt een goede basis voor de uitvoering van VIC s. In het controlplan is de uitvoering van deze VIC s in het kader van de integraal managementgedachte zoveel mogelijk in de Iijn neergelegd. Belangrijk hierbij is de VIC s voldoende onafhankelijk uit te voeren, om het risico op zelfcontrole te voorkomen.

13 /102171m11 iws Een belangrijk aandachtspunt is het tijdig uitvoeren van de VIC s. Veel VIC s vinden pas eind 2011 c.q. begin 2012 plaats. Hierdoor zijn de mogelijkheden tot herstel en bijsturen beperkt. Teneinde het instrument monitoring daarnaast verder door te ontwikkelen en de effectiviteit hiervan te vergroten adviseren wij U: De kwaliteit van de rapportages te verbeteren. Het gaat hierbij met name om het afwegen van fouten en onzekerheden, het formuleren van herstelacties en het trekken van conclusies. Bewaking van de openstaande punten en herstelacties naar aanleiding van de VIC s. Op term ijn over te gaan van meer gegevensgerichte controles naar controles waarbij getoetst wordt of de maatregelen van AC/IC zijn nageleefd. Conclusie: Nu de basis is gelegd is het van belang bet instrument monitoring verder door te ontwikketen waarmee de effectiviteit van dit instrument zal toenemen (geel/groen).

14 /102171m11 lws 3. Specifieke onderwerpen 3.1 Grondexploitatie De grondexploitatie neemt binnen de gemeente Doetinchem een belangrijke rol in. De financiële crisis en de demografische krimp hebben grote invloed op de ruimtelijke projecten binnen uw gemeente. In het icht hiervan wordt ieder half jaar een zogenaamde Taskforce-rapportage Ruimtelijke Projecten opgesteld. De in januari 2011 vastgestelde taskforcerapportage ging over do herijking van de Doetinchomse woningbouwprojecten en de financiële consequenties hiorvan. Deze heeft onder andere geleid tot het afboeken van de zogenaamdo ijskastprojecten en de strategische gronden tot een niveau net boven de agrarische grondprijs. Daarnaast is besloten tot het opzetten van een risicoreserve grondexploitatie waarin een bedrag van 29 miljoen gespaard wordt voor (toekom stige) risico s. In hot client-servicegosprek dat wij met een afvaardiging van do raad hebben gevoerd is verzocht specifieke aandacht to bestoden aan do berekeningsmothodiek van de grondexploitatie-opzetten. Uw gemoente heeft in 2011 eon verbeterde moor specifieke methodiek voor do borekening van do risico s van do grondexploitaties, do zogonaamde risicokaarten voor do grondexploitaties bepaald. Wij hobbon do opzet van doze methodiok met do betrokken medewerkers bosproken en zijn van mening dat doze methodiek in opzet voldoende is om do waardoring van do grondexploitatios to kunnen bepalon on do gevolgon van verschillendo kouzes to kunnon doorrekenen. In do zomer van 2011 is eon totaalactualisatie van do grondexploitatios uitgevoord. Hiorin zijn de financiele effecten van do sanoringon, horprogrammoringen on herstructuroringon nog niet vorworkt. In ovorlog met u hebben wij ervoor gekozen cm de thans voor liggonde borokeningen niot to controleren, maar dit op to pakkon nadat do borekoningon zijn goactualisoerd on do effocton van do sanoringen, herprogrammeringen en herstructuroringon zijn verworkt. Dit zal in leder goval voorafgaand aan do jaarrekeningcontrolo 2011 zijn boslag mooton krijgen, zodat do resultaten in do jaarrekening kunnen worden vorworkt.

15 /102171m11 iws 3.2 WMO In het ambtelijke pre-auditgesprek heeft u ons verzocht do AC/IC rondom de WMO to bekijken en inzicht te geven in do mate waarin do gemeente Doetinchem de financiële ontwikkelingen rondom de WMO beheerst. Wij hebben gecontstateerd dat do interne beheersing (AO/IC) in de WMO processen voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De WMO is eon openeincleregeling. Hierdoor laten vooral de uitgaven zich moeilijk voorspellen. In de financiële monitor wordt in voldoende mate aandacht besteed aan de financiële ontwikkelingen. Tevens is er steeds meer aandacht voor hot opstellen van voorspellingen aan do hand van informatie uit verschillende bronnen en zijn maatregelen bepaald om de kosten te beheersen. De effecten van deze maatregelen moeten de komende tijd zichtbaar worden.

16 m11 iws 4. Jaarrekening In dit hoofdstuk benoemen wij de belangrijkste actiepunten voor het opstellen en de controle van de jaarrekening Het actualiseren en aan de raad ter kennisgeving aanbieden van het normenkader. Het maken van afspraken met organisaties die voor de gemeente Doetinchem SISA-regelingen uitvoeren over juiste en tijdige verantwoording zodat deze informatie van derden (financiële verantwoording met controleverkiaring) voor aanvang van de jaarrekeningcontrole besch ikbaar is. Wi] vragen u specifieke aandacht voor het tijdig vaststellen van verstrekte subsidies 2010 zodat de rechtmatigheid hiervan kan worden vastgesteld. Uit de verbijzonderde interne controle personeel & salarissen blijkt een relatief groot aantal bevindingen. Het is van belang dat deze bevindingen in voldoende mate worden geëvalueerd (trekken conclusies en mogelijk uitbreiden waarnemingen) en waar nodig gecorrigeerd worden. Tijdens onze interim-controle hebben wij de, door uw organisatie uitgevoerde, verbijzonderde interne controles beoordeeld en getoetst. Een aantal processen is nog niet intern gecontroleerd, deze processen hebberi wij daarom niet kunnen toetsen. Het betreft de volgende processen: Bouwleges (conform uw planning in november 2011) Parkeeropbrengsten (conform uw planning in Iaatste kwartaal 2011) Belastingen en heffingen (conform uw planning in laatste kwartaal 2011) Grondexploitatie (conform uw planning begin 2012) * Aanbesteding en Inkoop (iste rapportage wordt opgeleverd na controle 3de kwartaal en hebben wij daarom nog niet gecontroleerd) Subsidies van derden (conform uw planning november ). februari

17 /102171m11 lws Daarnaast is een aantal processen deels gecontroleerd, de rest van 2011 zal op een later tijdstip door uw organisatie gecontroleerd worden. Het betreft de volgende processen: Werk en Inkomen (laatste kwartaal 2011 nog te controleren). Subsidieverstrekkingen (2 helft 2011 nog te controleren). Financiële administratie algemeen, waaronder memoriaalboekingen, crediteurenstamgegevens, investeringen vaste activa (2 helft 2011 nog te controleren). Personeels- en salarisadministratie (2 helft 2011 nog te controleren). Wij zullen met de betrokken medewerkers afspraken maken, zodat wij voorafgaand aan de controle van de jaarrekening bovenstaande werkzaamheden kunnen afronden. Het opleveren van een dossier Jaarstukken 2011 met daarin de informatie volgens de door ons opgestelde lijst Op te everen stukken jaarrekening Wij zullen deze lijst geruime tijd voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verstrekken aan uw m edewerkers. De jaarrekening van uw gemeente moet voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wij verzoeken u een integrale check uit te voeren of de jaarrekening 2011 voldoet aan de vigerende verslaggevingsvoorschriften. Wij zullen u tijdig een checklist doen toekomen.

18 /102171m11 iws 5. Actualiteiten 5.1 Financiële effecten crisis bij gemeentelijke grondbedrijven Deloitte Finasciëie 4Tecten crisis bi gemente1ijke rondbednjvn Jp1ar De gemeentelijke verliezen op ruimtelijke plannen kunnen landelijk de komende jaren oplopen tot 2,9 miljard euro. De meeste gemeenten kunnen een aanzienlijk verlies opvangen uit hun reserves, sommige gemeenten zullen extra moeten bezuinigen. Dat is de conclusie die getrokken kan worden uit het onderzoek Financiële effecten van de vastgoedcrisis bij gemeentelijke grondbedrijven, dat in opdracht van de Ministeries van lnfrastructuur en Milieu en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten is uitgevoerd door Deloitte. Gemeenten moeten in de toekomst bewuster de afweging maken tussen de inzet van een actief grondbeleid (met risico) en een faciliterend grondbeleid. Cm de transparantie van grondexpfoitaties te vergroten en risico s voor gemeenten te beperken, worden door de rijksoverheid inmiddels enkele maatregelen genomen. Zo wordt de regelgeving rond de versiaglegging van de gemeentelijke begroting en verantwoording verbeterd en wordt de rijkswet- en regelgeving op het punt van grondbeleid bekeken. Cok zouden gemeenten meer onderling en in overleg met de provincie afspraken moeten maken over programmering en ontwikkeling van woningbouw, kantoorruimte en bedrijventerreinen. Uit analyse van de drie value drivers van gebiedsontwikkeling, te weten planning, programma en prijs, blijkt dat de vastgoedmarkt één tot twee jaar later reageert op verslechtering I verbetering van economische omstandigheden (planning). Het effect van verslechterde economische omstandigheden komt tot uiting in het wijzigen van programma s en dalen van (grond)prijzen. Hieruit volgt dat het niet onwaarschijnhijk is dat gemeenten in 2011 en later extra aanvullende verliezen moeten nemen. De verwachting is bovendien dat economisch herstel in 2011 nog niet za! plaatsvinden en twijfel bestaat of dit het geval zal zijn in Daarmee zullen de gemeentelijke inkomsten uit grondexploitaties de komende twee jaar nog (verder) tegenvallen. Zoals eerder in deze managementletter toegelicht, heeft uw gemeente een nieuwe rekeningmethodiek ontwikkeld. Bij de huidige berekeningen is nog geen rekening gehouden met de inmiddels bekende saneringen en herprogrammeringen. Voor het juiste inzicht in de financiële consequenties van de (te maken) keuzes, is het belangrijk dat op korte term ijn actuele berekeningen worden opgesteld.

19 /102171m11 lws 5.2 Stresstest gemeenten De Raad voor de financiële verhoudingen (Rfv) heeft recent in een advies over het wetsvoorstel financieel toezicht gepleit voor een stresstest voor gemeenten. Een dergelijk onderzoek geeft een integraal inzicht van het financiële beeld van de gemeente en gaat daarmee verder dan de voorgesch reven paragraaf weerstandsverm ogen, waaraan veel keuzevrijheid ten aanzien van risico-inventarisatie en weerstandscapaciteit ten grondslag Iigt. Deloitte heeft een dergelijke stresstest ontwikkeld en uitgevoerd bij meerdere gemeenten. In het onderzoek wordt gekeken naar een (vaste) set van 13 indicatoren, waaronder de grondexpiotaties, de algemene uitkering, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, de Wet Werk en Bijstand en de aankomende decentralisaties en wetswijzigingen. Op verzoek kunnen hier indicatoren aan warden toegevoegd. De uitkomsten kunnen vervolgens als nieuwe input voor uw risicomanagement gebruikt worden. Ook voor uw gemeente voeren wij een stresstest uit. Over de bevindingen en conclusies wordt u afzonderlijk geinformeerd. 5.3 Werkkostenregeling Met ingang van 2011 komt de werkkostenregeling in de plaats van de huidige wettelijke regeling met betrekking tot onbelaste (vrije) vergoedingen/verstrekkingen aan personeel. Deze regeling dient uiterlijk eind 2013 te zijn geimplementeerd. Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Aangezien de invoering van de werkkostenregeling voor werkgevers aanzienlijke financiële, administratieve, arbeidsrechtelijke en commerciële gevolgen heeft, vinden wij het belangrijk am onze cliënten tijdig te informeren over deze gevolgen en over de wijze waarop zij wellicht profijt kunnen hebben van de werkkostenregeling. De werkkostenregeling houdt kort weergegeven het volgende in: awe vergoedingen/verstrekkingen aan personeel moeten fiscaal opnieuw warden geduid; alle vergoedingen/verstrekkingen die niet zijn aangewezen als werkkosten kwalificeren als belast loon; vergoedingen/verstrekkingen tot 1,4 % van de totale fiscale loonsom uit tegenwoordige dienstbetrekking blijven anbelast, mits aangewezen als werkkosten. Het meerdere dient in de eindheffing te warden belast tegen 80 % eindheffing (kosten werkgever);

20 /lO2l7lmlllws indien bepaalde vergoedingen/verstrekkingen niet worden aangewezen als werkkosten en dus kwalificeren als belast loon, is nadere afstemming met het personeel (of de personeelsvertegenwoordiging) nodig; bepaalde vergoedingen/verstrekkingen zijn specifiek vrijgesteld en val len, mits aangewezen als werkkosten, niet onder de forfaitaire vrijstellingen; intermedlaire kosten vallen buiten de forfaitaire ruimte en kunnen zonder te zijn aangewezen als werkkosten onbelast worden vergoed. Wij adviseren U om na te gaan of uw gemeente op dit onderdeel mogelijk risico s loopt of wellicht kansen onbenut Iaat. Uw gemeente heeft hiertoe begin 2011 een werkgroep invoering werkkostenregeling opgezet.