0 Inleiding Samenvatting van de SWBC-adviezen... 3

Transcriptie

1 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 1 uit 102 Rapportage v a n d e e valuatie v a n invoering v a n d e Statenformats voor de stukken in de en perceptie b egrotingsc yclus I n h o u d 0 Inleiding Samenvatting van de SWBC-adviezen Adviezen bij de invoering van de formats Adviezen bij de perceptie van de formats Analyse Invoering formats Begrotingscyclus Kaderbrief Programmabegroting Zomernota Verantwoording Resultaten vragenlijsten en interviews Interviews Statenleden Interview Gedeputeerde Financiën Vragen aan AFD Vragen aan de accountant Vragen aan de RRK Volledig inhoud

2 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 2 uit Inleiding Met besluit nr. 89 d.d. 13 december 2010 hebben de Staten de SWBC opgedragen de perceptie van de nieuwe formats te evalueren. Hoofddoel van de SWBC met deze evaluatie is, PS onderbouwd te adviseren hoe GS te vragen verbeteringen door te laten voeren. De invoering van de formats door GS is beoordeeld in steekproeven die een representatief beeld bedoelen te geven. De schriftelijke en mondelinge interviews met alle bij de begrotingscyclus betrokkenen bedoelen een kwalitatief beeld te geven van de perceptie van de nieuwe formats. Bij alle bevindingen heeft de SWBC adviezen geformuleerd. Deze gebundelde adviezen zullen in een voordracht aan GS voorgelegd worden. De SWBC adviseert PS, GS te vragen alle adviezen uit te voeren op alle nog op te leveren stukken. Verantwoording Alle gebruikte teksten zijn half oktober 2011 van de website van de provincie gedownload, pagina Financiën : Het onderzoek van de SWBC is gehinderd door de slechte ontsluiting van.pdfversies en door de onvergelijkbaarheid van de versies op site. Van de Programmabegroting zijn de jaren onderzocht. Dit om te zien of er een ontwikkeling zichtbaar zou zijn. Van de Zomernota en de Verantwoording is omwille van de overzichtelijkheid alleen het laatst beschikbare jaar onderzocht. Voor de Kaderbrief wordt nog geen PS-format gebruikt. In deze evaluatie worden enkele consequenties daarvan beschreven, en enkele adviezen gegeven. Leeswijzer Hoofdstuk 1 vat alle SWBC-adviezen bij de analyse en bij de resultaten van de vragenlijsten en interviews samen. De hyperlinks bij de adviezen verwijzen naar de onderliggende analyses of resultaten. Hoofdstuk 2 geeft de resultaten weer van de analyse door de SWBC van de mate waarin de tot nut toe opgeleverde P&C-stukken aan de Statenformats voldoen. Hoofdstuk 3 geeft de resultaten van de vragenlijsten en de interviews die de perceptie van de opgeleverde stukken door de verschillende betrokkenen weergeven. 2

3 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 3 uit Samenvatting van de SWBC-adviezen 1.1 Adviezen bij de invoering van de formats Adviezen bij de Kaderbrief Advies SWBC_Kaderbrief 1. Vraag GS, de kaderbrief zo te structureren, dat vergelijking met de andere drie documenten in de begrotingscyclus mogelijk wordt. Geen Statenformat Adviezen bij de Programmabegroting _.pdf-versies op de site 2. Vraag GS waar mogelijk een verzorgde.pdf-versie van alle stukken in de cyclus te laten- produceren op grond van de geautoriseerde.doc-versies. 3. Vraag GS die stukken naar cyclus en naar agenda te ontsluiten op de website. Structuur _teksteenheden 4. Vraag GS te zorgen dat de grafische weergave en de paragraafstructuur overeenstemmen. 5. Breng hyperlinks aan in de grafische weergave. 6. Verander de naam van de specifieke activiteiten in specifieke provinciale doelen. 7. Zorg dat de grafische weergave ingebed is in de logische paragraafstructuur. Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen _causale cascade 8. Laat een onderzoek uitvoeren naar de causale relaties in de doelenboom en naar de relaties tussen doelen en instrumenten, en vraag daarbij adviezen de causaliteit te vergroten. 3

4 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 4 uit Laat de onderscheiden vakcommissies uitspraken doen over de causale relaties zoals die uit het onderzoek naar voeren komen. 10. Laat de Staten GS in een voordracht vragen, op grond van de uitkomsten van dat onderzoek de doelenboom voor de begroting 2013 aan te passen. De tekststructuur weerspiegelt de causale cascade van maatschappelijke doelen naar instrumenten _doelenboom 11. Controleer of alle veranderingen in de doelenboom aan de Staten zijn voorgelegd, of dat ze zonder tegenbericht als akkoord zijn aangenomen. 12. Vraag GS om betere toelichtingen bij verschuiving van of verandering in operationele doelen en instrumenten. 13. Heroverweeg de toevoeging Specifieke provinciale doelen, om de plus uit Lodders-plus waar te kunnen maken. De tekststructuur weerspiegelt de PS-doelenboom Inhoud _beleidskader 14. Vraag GS alle, en niet sommige beleidskaders volgens het format op te leveren. Beleidskader _veranderingen in doelen 15. Vraag GS alle veranderingen in doelen conform het format te vermelden. Veranderingen in doelen _prioriteiten 16. Vraag GS de prioriteiten overal conform het format te vermelden, inclusief hyperlinks naar de doelen. Prioriteiten voor dit begrotingsjaar _omgevingsfactoren 17. Vraag GS de omgevingsfactoren conform het format te vermelden. 18. Geef extra instructie over wat wel en wat niet tot de omgevingsfactoren gerekend dient te worden. 19. Onderzoek of ook de omgevingsfactoren naar doelen kunnen verwijzen, zodat duidelijk wordt welke factor welke doelen beïnvloedt. Omgevingsfactoren _budgettabel 20. Geen. Budgettabel 4

5 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 5 uit 102 _toelichting budgettabel 21. Vraag GS de titel Toelichting op de budgettabel te hanteren en de tekst boven de tabel weg te laten. Toelichting op de Budgettabel _grafiek doelen 22. Vraag GS een grafische weergave te kiezen, die met behoud van overzichtelijkheid ook de meerjarige ontwikkeling weergeeft. 23. Vraag GS of de grafiek een paragraaftitel volgens format terug kan krijgen. Grafiek verhouding doelen binnen programma _Maatschappelijk- Beleids- en Operationeel doel 24. Vraag GS de doelen logisch te splitsen (zie ook De tekststructuur weerspiegelt de causale cascade van maatschappelijke doelen naar instrumenten ), en de ding-doen-formats zorgvuldiger aan te houden. 25. Overweeg per Beleidsdoel een meerjarenbeleidsprogramma en per Operationeel doel een meerjaren uitvoeringsprogramma op te zetten en bij te houden. Dat faciliteert een logische relatie tussen begroting en beleid. PS zouden de programma s vast kunnen stellen. Maatschappelijk, Beleids- en Operationeel doel _tabel instrumenten / output 26. Vraag GS aandacht te besteden aan een overeenkomende detaillering van instrumenten en output, 27. Vraag GS output in termen van voor PS zichtbare GS-handelingen te formuleren. Tabel Instrumenten en Output gepland _toelichting bij de tabel 28. Vraag GS dringend veel meer aandacht aan de toelichting bij de Tabel instrumenten/output te besteden. Toelichtingen meerjarenoverzicht baten/lasten 29. Vraag GS bij alle mutaties in het meerjarenoverzicht de bedragen te noemen. Meerjarenoverzicht Baten & Lasten Adviezen bij de Zomernota Structuur _teksteenheden 30. Vraag GS, de tekst beter te verzorgen en te ontsluiten. 5

6 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 6 uit Overweeg een paragraaf Geen veranderingen in de doelen in het format op te nemen, om expliciet te krijgen dat geen doelen veranderd zijn. 32. Vraag GS, waarom de Actualisering en besluiten grote programma s ontbreekt. 33. Vraag GS, waarom Overzicht mutaties reserves en overlopende passiva ontbreekt. 34. Overweeg een hoofdstuk Subsidies buiten uitvoeringsregeling in her format op te nemen. Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen Inhoud _tabel tussentijdse wijzigingen 35. Overweeg GS te vragen, hyperlinks op te nemen naar de voordrachten en besluiten. De tabel Overzicht verwerkte Tussentijdse wijzigingen _mutaties budgettabel 36. Neem de toegevoegde kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota op in het format. Mutaties in de budgettabel _toelichting op de budgettabel 37. Vraag GS, als titel Toelichting op de Budgettabel te gebruiken. 38. Vraag GS, een voltooide tijd met is te gebruiken, en geen toekomende tijd. 39. Vraag GS, de interpunctie beter te verzorgen. De Toelichting op de Budgettabel _veranderingen in doelen 40. Overweeg een paragraaf Geen veranderingen in de doelen in het format op te nemen, om expliciet te krijgen dat geen doelen veranderd zijn. Veranderingen in de doelen van de beleidsprogramma s _veranderingen in de tabel Instrumenten en Output gepland in 41. Vraag GS, het overeengekomen format te volgen. Veranderingen in de tabel Instrumenten en Output gepland _veranderingen meerjarenoverzicht 42. Vraag GS, de titels consequent volgens format toe te passen. 43. Neem de toegevoegde kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota op in het format. Veranderingen in het Meerjarenoverzicht Baten & Lasten 6

7 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 7 uit 102 _toelichting op veranderingen meerjarenoverzicht 44. Vraag GS, de overeengekomen formuleringen volgens format te gebruiken. 45. Vraag GS, de toelichting typografisch beter te verzorgen. Toelichting op de veranderingen in het meerjarenoverzicht _actualisering en besluiten grote programma s 46. Vraag GS, waarom de tabel ontbreekt. Actualisering en besluiten grote programma s _tabel stortingen en onttrekkingen 47. Vraag GS, waarom de tabel ontbreekt. Tabel stortingen en onttrekkingen _toelichting bij de mutaties 48. Vraag GS, toelichtingen volgens de tabel op te nemen. 49. Vraag GS, de Zomernota zuiver als rapportage te zien, en dus geen voorstellen te doen. Toelichting bij de mutaties _Europese aanbestedingen 50. Vraag GS, de tabel conform format te leveren, inclusief de bedragen. 51. Vraag GS de Samenvatting achterwege te laten. Europese aanbestedingen _niet-europese aanbestedingen 52. Vraag GS, de mededeling en de titel achterwege te laten. Niet Europese aanbestedingen _ontwikkeling aanbestedingen 53. Vraag GS, de tabel conform format toe te voegen. Ontwikkeling aanbestedingen _toelichting bij de aanbesteding 54. Vraag GS, een toelichting conform format op te leveren. 55. Vraag GS, versies van begrotingsstukken die aan PS aangeboden worden zorgvuldiger te redigeren. Toelichting bij de aanbestedingen 7

8 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 8 uit 102 Adviezen bij de Verantwoording Structuur _structuur 56. Vraag GS, de namen van budgettabellen, meerjarenoverzichten en tabel I/O conform format te gebruiken. 57. Vraag GS, meerjarenoverzicht en de toelichting ná de tabel Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd te plaatsen. Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen Inhoud _realisatie prioriteiten 58. Vraag GS, te hyperlinken naar de doelen waar de realisatie van een prioriteit gekwantificeerd wordt. 59. Vraag GS, in plaats van N.v.t. het woord Geen te gebruiken. 60. Vraag GS, overal de percentages realisatie te noemen. 61. Vraag GS, de teksten zo te formuleren, dat zij de controlerende taken van PS optimaal faciliteren. Realisatie van de prioriteiten voor dit begrotingsjaar _ontwikkelingen omgevingsfactoren 62. Vraag GS, in plaats van N.v.t. het woord Geen te gebruiken. 63. Vraag GS, te hyperlinken naar de doelen waarop de factoren invloed hebben. Ontwikkelingen in de omgevingsfactoren lopende het begrotingsjaar _gerealiseerde budgettabel 64. Vraag GS, de benaming volgens format te gebruiken. 65. Overweeg, de koppen in het format aan te passen. Gerealiseerde budgettabel _toelichting op de budgettabel 66. Vraag GS, zo veel mogelijk met hyperlinks te verwijzen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Toelichting op de Gerealiseerde budgettabel _tabel instrumenten-output gerealiseerd 67. Vraag GS, de gerealiseerde output conform format te formuleren. 8

9 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 9 uit Overweeg, conform voor te schrijven als term bij output gelijk aan begroting. 69. Vraag GS, de gerealiseerde output te operationaliseren. 70. Vraag GS, de gerealiseerde output van hyperlinks te voorzien. Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd _toelichting op de verschillen 71. Vraag GS, de toelichtingen conform format direct onder de betreffende regel in de tabel te zetten. 72. Vraag GS, overal heldere en duidelijke toelichtingen te schrijven. 73. Vraag GS, vaker met hyperlinks naar beschikbare stukken te verwijzen. De Toelichting op de verschillen _meerjarenoverzicht baten en lasten 74. Vraag GS, de tabel Baten & Lastenconform format voor de tabel instrumenten output / gerealiseerd te plaatsen. 75. Overweeg, de koppen in het format aan te passen. Meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd _toelichting op het meerjarenoverzicht 76. Vraag GS, hyperlinks naar stukken en verwijzingen naar toelichtingen per instrument conform format op te nemen. 77. Vraag GS, aandacht te besteden aan de leesbaarheid van de toelichtingen. 78. Vraag GS, ook afwijkingen in de apparaatskosten bij de betreffende operationele doelen toe te lichten. Toelichting op het meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd 1.2 Adviezen bij de perceptie van de formats Interviews Statenleden _papier /.pdf 1. Vraag GS, P&C-stukken gelijktijdig op papier en als.pdf te versturen. 2. Vraag GS, een proces voor geheime stukken in te richten, dat ook digitale versturing mogelijk maakt. 3. Overweeg de Griffie te vragen, op veel kortere termijn dan in de huidige projecten voorzien, Statenleden met digitale tools te faciliteren. 4. Vraag GS, de P&C-stukken beter op de site te ontsluiten, bij voorkeur met een indexering binnen en door cyclussen die diagonale en longitudinale vergelijking mogelijk maakt. 5. Geef de gepubliceerde.pdf-files natuurlijke, systematische namen. 9

10 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 10 uit Vraag GS, de toegezegde verbeteringen aan BABS versneld door te voeren. 7. Faseer de papieren versie pas uit, als de digitale goed functioneert. 8. Overweeg de Griffie te vragen een helpdesk en workshops te faciliteren voor gebruik van de.pdf-versies van de P&C-stukken. Werkt u voornamelijk op papier of voornamelijk met de.pdf-versie op de computer, een laptop of een Ipad? _kaderstelling / controle 9. Vraag GS, de mutaties (in de Zomernota) eenduidig en consequent toe te lichten. 10. Overweeg extra ontsluitingsmogelijkheden, om dwarsverbanden mogelijk te maken. 11. Vraag GS, ontsluiting van de P&C-documenten in.pdf-catalogusfiles te verzorgen. 12. Overweeg nog eens kritisch naar de gewenste mate van detaillering te kijken, door het huidige format met voorheen de productencatalogus te vergelijken. Helpt het nieuwe format u bij kaderstelling en controle? _verwachtingen 13. Vraag GS, de output consequenter SMART te formuleren. 14. Overweeg, een begroting in één oogopslag te ontwerpen en aan het format toe te voegen. 15. Overweeg, de causaliteit in de causale cascade kritisch te -laten- evalueren. 16. Vraag GS, de structuur van de begroting leidend te laten zijn in de aansluiting op de productencatalogus. 17. Vraag GS, de hyperlinks beter te verzorgen. 18. Vraag GS, de toelichtingen beter te redigeren, en de relaties tussen tekst en cijfers beter te expliciteren. 19. Overweeg, te laten onderzoeken of en hoe behandeling van de P&C-stukken in de commissies geprofessionaliseerd kan worden. 20. Overweeg, GS te vragen, voor de Kaderbrief een format te gebruiken dat beter aansluit bij de ander drie P&C-stukken. Waar voldoet het nieuwe format niet aan uw verwachtingen? _aanbevelingen 21. Overweeg de relevantie van diepere detaillering van cijfers en toelichtingen in het format te onderzoeken. 22. Overweeg GS te vragen, de beleids- en bestedingsruimte bij de verschillende operationele doelen aan te geven. Neem dat op in het format. 23. Overweeg GS te vragen, per doel relaties tussen risico, weerstand en dekking aan te geven. Neem dat op in het format. 24. Vraag de Griffie een actieve rol te spelen in hulp aan en opleiding van Statenleden rond de P&C-documenten. Hebt u aanbevelingen voor verbeteringen aan het format? 10

11 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 11 uit 102 _nog iets vergeten? 25. Overweeg de aansluiting van opgeleverde P&C-documenten bij letter en geest van het format te -laten- monitoren, bijvoorbeeld als vast punt in de auditopvolging aan PS. Zijn wij nog iets vergeten te vragen? Interview Gedeputeerde Financiën Advies SWBC 26. Overweeg een inter-duale evaluatie van de causale cascade. 27. Ondersteun het beleggen van de procesverantwoordelijkheid bij de concerncontroller. Interview Gedeputeerde Financiën Vragen aan AFD _vooraf 28. Vraag GS om de toegevoegde hoofdstukken begroting in een oogopslag en inleiding te relateren aan de andere hoofdstukken, waar mogelijk ook in de vorm van hyperlinks. 29. Vraag GS geen beleidsinformatie toe te voegen in als samenvatting bedoelde hoofdstukken, noch de nuance van informatie anders te leggen. Vooraf _ICT-ondersteuning 30. Vraag GS de functionaliteiten van het bij PS-besluit geleverde format te - laten- implementeren in alle bij de productie van P&C-documenten gebruikte applicaties. 31. Vraag GS, het ook voor hyperlinking vanuit P&C-documenten onontbeerlijke versiebeheer van voor de begrotingscyclus relevante documenten in het stateninformatiesysteem en het provinciaal documentair informatiesysteem op zo kort mogelijke termijn zodanig te verbeteren, dat kaderstellende en controlerende taken van PS niet door onvolkomen versiebeheer gefrustreerd worden. Vraag GS daarbij de aanbevelingen van de rekenkamer uit 2008 te betrekken. 32. Vraag GS alle nodige inspanning te verrichten om de hyperlinking conform format snel op meer dan het huidige minimumniveau te brengen. 33. Vraag GS de export van data uit SAP zo in te richten, dat de functionaliteit die het format vraagt niet aangetast wordt, en dat de integriteit van de gegevens in de aan de Staten voorgelegde documenten gewaarborgd is. 34. Vraag een onderzoek te laten doen naar de foutgevoeligheid van de huidige data-koppelingen tussen de SAP-administratie, de Basisadministratie en de aan de Staten in P&C-documenten geleverde informatie, en naar de controleerbaarheid van de integriteit van aan de Staten geleverde P&C-data. Sluit het format aan bij uw eigen werkprocessen en bij uw eigen ICT-ondersteuning? 11

12 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 12 uit 102 _Verwachtingen 35. Geen. Waar voldoet het nieuwe format niet aan uw verwachtingen? _aanbevelingen_causale cascade en _omgevingsfactoren 36. Geen. Hebt u aanbevelingen voor verbeteringen aan het format? _aanbevelingen_tabellen 37. Vraag het ambtelijk apparaat toe te lichten waar financieel-technische aspecten problemen lijken te geven, en welke oplossingen het voorstelt. 38. Onderzoek samen met het ambtelijk apparaat, wat een optimale detaillering voor de apparaatskosten is. Hebt u aanbevelingen voor verbeteringen aan het format? Vragen aan de accountant _resultaat format 39. Het lijkt de SWBC zinnig een onderzoek te doen naar de causale relaties tussen de doelen in de verschillende programma s. Heeft u kritiek op het resultaat? Vragen aan de RRK Advies SWBC 40. Geen Vragen RRK 12

13 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 13 uit Analyse Invoering formats Begrotingscyclus 2.1 Kaderbrief Geen Statenformat PS hebben besloten GS vooralsnog de vrijheid te geven de Kaderbrief naar believen in te richten. Bevindingen De Structuur en de formuleringen van de Kaderbrief wijken sterk af van die van de andere drie documenten in de begrotingscyclus. Dat frustreert de kaderstellende rol van PS. Advies SWBC_Kaderbrief Vraag GS, de kaderbrief zo te structureren, dat vergelijking met de andere drie documenten in de begrotingscyclus mogelijk wordt. 2.2 Programmabegroting Structuur Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen Programmahoofdstuk Beleidskader Veranderingen in doelen Prioriteiten voor dit begrotingsjaar Omgevingsfactoren Budgettabel Toelichting op de Budgettabel Grafiek verhouding doelen binnen programma o Maatschappelijk doel o Beleidsdoel o Operationeel doel Tabel Instrumenten en Output gepland Instrumenten 13

14 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 14 uit 102 Output Toelichtingen Meerjarenoverzicht Baten & Lasten Toelichting op het Meerjarenoverzicht Bevindingen 2010 Alle eenheden zijn opgenomen. Bevindingen 2011 Op initiatief van AFD is per maatschappelijk doel een grafische weergave van de doelenboom toegevoegd. Voorzien was hyperlinkmogelijkheid van de grafische doelenboom naar de betreffende doelen. De grafische weergave correleert in een aantal gevallen niet met de onderliggende paragraafstructuur. Zo is er onder BD Het provinciaal bestuur representeren in het schema wel, in de tekst geen Specifiek activiteit. Wat Specifieke activiteiten/onderwerpen heet, zou volgens het format Specifieke provinciale doelen moeten heten. De paragraafnummers van de doelen ontbreken. De hyperlinks werken nog nergens. 14

15 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 15 uit 102 De relatie tussen de logische tekstopbouw en de grafiek wordt waarschijnlijk handmatig gelegd: Bevindingen 2012 Idem. Advies SWBC _teksteenheden Vraag GS te zorgen dat de grafische weergave en de paragraafstructuur overeenstemmen. Breng hyperlinks aan in de grafische weergave. Verander de naam van de specifieke activiteiten in specifieke provinciale doelen. Zorg dat de grafische weergave ingebed is in de logische paragraafstructuur. De tekststructuur weerspiegelt de causale cascade van maatschappelijke doelen naar instrumenten Van boven naar beneden moet elke stap politiek of bestuurlijk verantwoord kunnen worden met daarom, en van beneden naar boven met omdat. 15

16 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 16 uit 102 Bevindingen 2010 De instrumenten onder ontberen een causale relatie met betrouwbaar en klantgericht uit dit operationele en het bovenliggende beleidsdoel, die ook in de output niet duidelijk wordt. Een betere formulering van het operationeel doel lijkt: Provinciale bestuurstaken uitvoeren. De instrumenten 2.1 en 2.2 onder ontberen een causale relatie met zichtbaar uit dit operationele en het bovenliggende beleidsdoel, die ook in de output niet duidelijk wordt. Instrument 2.1 lijkt beter op zijn plaats onder Instrumenten 3.3, 3.4 en 3.5 lijken geen relatie met duaal functioneren te hebben. Instrument 3.2 lijkt beter op zijn plaats onder operationeel doel ? Instrument 3.3 heeft weinig met burgers te maken. 16

17 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 17 uit 102 Er is overlap tussen de programma s 1 en 2. De verdeling van de operationele doelen over 1 en 2 lijkt willekeurig: positioneren en zichtbaar functioneren onderscheiden zich weinig. Bestaat uit twee doelen: positioneren en bestuurskracht, logisch wellicht te verdelen in: van het midden naar beneden (regio, gemeente) en van het midden naar boven (rijk en Europa). Operationele doelen 1.1 en 1.3 overlappen. Operationele doelen 1.5 en 1.6 lijken weinig met andere overheden van doen te hebben. 17

18 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 18 uit 102 Bevindingen 2011 Op de begroting 2010 was ons commentaar: De instrumenten onder ontberen een causale relatie met betrouwbaar en klantgericht uit dit operationele en het bovenliggende beleidsdoel, die ook in de output niet duidelijk wordt. Een betere formulering van het operationeel doel lijkt: Provinciale bestuurstaken uitvoeren. In 2011 is gekozen voor een andere doelformulering, maar nog steeds is er geen causale relatie tussen kwaliteit optimaliseren en vergunning verlenen, beleid handhaven en beleid uitvoeren. Een betere formulering blijft ons advies uit 2010: Provinciale bestuurstaken uitvoeren. 18

19 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 19 uit 102 Op grond van een willekeurig voorbeeld: Programma 2, is de causaliteit binnen een programma beschouwd, en is de continuïteit over de begrotingsjaren heen bekeken. Opvallens is de misplaatsing van het maatschappelijk doel Waterveiligheid. In het eerste beleidsdoel is sprake van aanleggen en beheren In de operationele doelen van beheren, aanpassen en aanleggen 19

20 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 20 uit 102 In de instrumenten zijn die verdelingen lastig te herkennen: 20

21 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 21 uit 102 Bevindingen 2012 Ten opzichte van 2011 valt op, dat de eerste twee instrumenten samengevoegd lijken te zijn. Dat levert geen causaliteitswinst op. Er zijn nu drie causaal te onderscheiden instrumenten: opstellen, handhaven en toetsen. Opstellen lijkt geen output te hebben. Afhandelen van bezwaarschriften wel apart noemen lijkt willekeurig. In de toelichting wordt weliswaar de samenvoeging gemeld, maar niet onderbouwd: en gewijzigd en gecomprimeerd naar 1 instrument. Betreft bevoegd gezagtaken (regulering) in de programma s 2. Bereikbaarheid, 3. Water, 4. Milieu en 5. Ruimte. Terughoudendheid bij veranderingen in de causale structuur lijkt geboden, om vergelijking over de jaren niet te frustreren. 21

22 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 22 uit 102 Op grond van een willekeurig voorbeeld: Programma 2, is de causaliteit binnen een programma beschouwd, en is de continuïteit over de begrotingsjaren heen bekeken. In de versie 2012 ontbreken de specifieke activiteiten/onderwerpen. Wij hebben vooralsnog niet kunnen vinden of daar overleg met PS over gevoerd is. Overigens waren deze doelen ook in 2011 niet ingevuld. In het eerste beleidsdoel is sprake van aanleggen en beheren In de operationele doelen van ontwikkelen, realiseren en beheren of ontwikkelen, aanleggen en beheren. Dat is een vreemde uitbreiding. beheren van verkeersmanagement lijkt een tautologie. De operationele doelen onder beleidsdoel vervoersbeleid zijn veranderd. Verkeersveiligheid heeft plaats moeten maken voor Beïnvloeden Rijksbeleid. De causale relatie tussen veilig in het maatschappelijk doel en de onderliggende doelen lijkt verbroken. Opvallend is, dat verkeersveiligheid alleen nog -abusievelijk- genoemd wordt onder het kopje Beleidskader, en niet bij enig instrument. Wij hebben vooralsnog niet kunnen vinden of daar overleg met PS over gevoerd is. Voor opmerkingen over de non-format formuleringen, zie Doelen. 22

23 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 23 uit 102 Advies SWBC _causale cascade Laat een onderzoek uitvoeren naar de causale relaties in de doelenboom en naar de relaties tussen doelen en instrumenten, en vraag daarbij adviezen de causaliteit te vergroten. Laat de onderscheiden vakcommissies uitspraken doen over de causale relaties zoals die uit het onderzoek naar voeren komen. Laat de Staten GS in een voordracht vragen, op grond van de uitkomsten van dat onderzoek de doelenboom voor de begroting 2013 aan te passen. De tekststructuur weerspiegelt de PS-doelenboom Een goed functionerend openbaar bestuur waarborgen Het provinciaal bestuur goed organiseren De kwaliteit van het bestuur in Noord-Ho lla nd o ptimalise re n Interbestuurlijk toezicht op gemeenten uitoefenen Rijkstaken Commissaris van de Koningin uitvoeren Specifieke provinciale doelen bereiken Openbare orde handhaven en veiligheid verzekeren Rampenplannen toetsen Optreden tijdens rampen coördineren Specifieke provinciale doelen bereiken Het provinciaal bestuur representeren Bestuurshandelingen communiceren O ver het bestuur voorlichten Provinciale belangen op landelijk en Europees niveau behartigen Specifieke provinciale doelen bereiken De bereikbaarheid van woon-, werk- en recreatie-locaties garanderen Provinciale wegen, fietspaden en vaarwegen aanleggen en beheren Verkeersmanagement op provinciale infrastructuur uitvoeren Provinciale wegen en fietspaden beheren en aanleggen Provinciale openbare voorzieningen beheren en aanleggen Provinciale vaarwegen beheren en aanleggen Specifieke provinciale doelen bereiken Vervoersbeleid maken en uitvoeren Verkeersveiligheidsbeleid maken en uitvoeren Mobiliteitsbeleid maken en uitvoeren Specifieke provinciale doelen bereiken Openbaar vervoer waarborgen OV concessies aanbesteden OV-voorzieningen realiseren Specifieke provinciale doelen bereiken Waterveiligheid, kwaliteit en kwantiteit van oppervlakte- en grondwater waarborgen Toezicht op primaire en regionale waterkeringen en op het functioneren van de waterschappen houden Toezicht op primaire waterkeringen houden Toezicht op beheer van regionale waterkeringen houden Toezicht op het functioneren van de waterschappen houden Specifieke provinciale doelen bereiken De kwaliteit en kwantiteit van het oppervlaktewater en het grondwater bewaken De kwaliteit en kwantiteit van het oppervlaktewater bewaken De kwaliteit en kwantiteit van het grondwater bewaken Specifieke provinciale doelen bereiken Een veilige en gezonde leefomgeving bevorderen Luchtkwaliteit, geluidsniveau, bodemkwaliteit en externe veiligheid op een acceptabel niveau brengen en houden Milieuvergunningen aan grote bedrijven verlenen Milieuwetgeving controleren en handhaven Bodemsaneringsprojecten uitvoeren Milieubewustzijn stimuleren Specifieke provinciale doelen bereiken Duurzame energie stimuleren Gebruik van duurzame energie stimuleren Opwekking duurzame energie stimuleren Specifieke provinciale doelen bereiken Ruimtebeslag van wonen, werken en recreeren coördineren Beleid voor volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing voeren Kwaliteit van het ruimtegebruik verhogen Actieve rol bij gebiedsontwikkelingen met een provinciaal belang spelen. Specifieke provinciale doelen bereiken Beleid voor natuur, landschap en recreatie voeren Natuurgebieden aanleggen en beheren Landschap ontwikkelen en beheren Recreatiegebieden aanleggen en beheren Specifieke provinciale doelen bereiken Ruimte voor duurzame groei van de economie Een optimaal vestigingsklimaat scheppen Voldoende hoogwaardige bedrijventerreinen realiseren Aan het toerisme gekoppelde bedrijvigheid stimuleren Voor duurzame land- en tuinbouwgebieden zorgen Specifieke provinciale doelen bereiken Het welzijn van de provinciale bevolking behartigen Het regionale aanbod van culturele voorzieningen regisseren Culturele activiteiten subsidiëren Minimaa l é én regio na le om roe p financieren Regionaal bibliotheekwezen ondersteunen Specifieke provinciale doelen bereiken Het regionaal cultuurhistorisch erfgoed bewaren De monumentenzorg faciliteren en coördineren Instandhouding van monumenten faciliteren en coördineren Regionale archeologie faciliteren en coördineren Regionale cultuurhistorie faciliteren en coördineren Specifieke provinciale doelen bereiken Jeugdzorg faciliteren en coördineren Preventieve jeugdzorg coördineren en stimuleren Jeugdzorg en -opvang subsidiëren Specifieke provinciale doelen bereiken Welzijn faciliteren en stimuleren Wonen en WMO stimuleren en subsidiëren Re gio na le so ciale o ntwikk e ling stimule re n e n subsidië ren Spe cifieke provinciale doelen bereiken Dekkingsmiddelen verzorgen Algemene dekkingsmiddelen verzorgen 23

24 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 24 uit 102 Bevindingen 2010 Niet van toepassing, deze structuur geldt vanaf Bevindingen 2011 De door PS voorgestelde boom: De door GS gepresenteerde boom: 24

25 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 25 uit 102 De derden in het OD Provinciale belangen wordt hier van derden beperkt tot landelijk (=Rijk?) en Europees. Dat lijkt mij een opvallende uitsluiting van gemeenten, waterschappen, PPS-verbanden en China. De beperking is wel in overeenstemming met de onderliggende instrumenten. De formulering van het Specifieke OD wijkt af. Nergens wordt dit doel van instrumenten voorzien. Bevindingen 2012 Er zijn twee operationele doelen toegevoegd: integriteit borgen en toetsen en beheren risicokaart. Bij de toelichting wordt niet aangegeven dat ze nieuwe zijn, noch waar de instrumenten eerder ondergebracht waren. Er is er één operationeel doel afgevoerd: over het bestuur voorlichten. Vreemd is, dat onder de prioriteiten wel staat Extern profileren Provinciale Staten. Maar dat het betreffende instrument met het operationele doel verdwenen lijkt: 25

26 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 26 uit 102 Vergelijken van 2011 met 2012 is hierdoor erg lastig 2011: 2012: 26

27 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 27 uit 102 Advies SWBC _doelenboom Controleer of alle veranderingen in de doelenboom aan de Staten zijn voorgelegd, of dat ze zonder tegenbericht als akkoord zijn aangenomen. Vraag GS om betere toelichtingen bij verschuiving van of verandering in operationele doelen en instrumenten. Heroverweeg de toevoeging Specifieke provinciale doelen, om de plus uit Lodders-plus waar te kunnen maken. Inhoud Beleidskader Het beleidskader plaatst dit programmahoofdstuk in het bredere perspectief van Europeesen Rijksbeleid, en van Provinciaal beleid. Bevindingen 2010 Bijna geen van de Programma s heeft een beleidskader volgens het format. 27

28 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 28 uit 102 Bevindingen 2011 Sommige programma s hebben een beleidskader bijna volgens het format: Liefst:. Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De Provinciale Verordening Financieel Beheer Bijna: Ander weer helemaal niet: Bevindingen 2012 Sommige programma s hebben een beleidskader volgens het format: 28

29 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 29 uit 102 Andere bijna Sommige helemaal niet: Een enkele is creatief, maar tautologisch: Advies SWBC _beleidskader Vraag GS alle, en niet sommige beleidskaders volgens het format op te leveren. 29

30 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 30 uit 102 Veranderingen in doelen De veranderingen: nieuw, veranderd of afgesloten, staan in de tabel. Bevindingen 2010 De paragraaf veranderingen in doelen is conform format opgenomen, en regelmatig goed ingevuld, hoewel nergens een hyperlink naar het doel geplaatst is, en de formuleringen puntiger kunnen: Bevindingen 2011 Bij geen enkel programma is de paragraaf veranderingen in doelen opgenomen. Hoewel er wel degelijk veranderingen in de doelen zijn. Hoewel de inleiding hem nog wel vermeldt: 30

31 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 31 uit 102 Bevindingen 2012 Bij geen enkel programma is de paragraaf veranderingen in doelen opgenomen. Hoewel er wel degelijk veranderingen in de doelen zijn. Zie Bevindingen 2012 Hoewel de inleiding stelt te weten hoe het hoort: Advies SWBC _veranderingen in doelen Vraag GS alle veranderingen in doelen conform het format te vermelden. Prioriteiten voor dit begrotingsjaar Er is verwezen naar geprioriteerde doelen, eventueel met een hyperlink. Bevindingen 2010 De prioriteiten zijn bij alle programma s opgenomen, maar verwijzen nergens naar doelen, en zijn niet gehyperlinkt. 31

32 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 32 uit 102 Bevindingen 2011 De prioriteiten zijn bij alle programma s opgenomen, maar verwijzen nergens naar doelen, en zijn niet gehyperlinkt. Bevindingen 2012 De prioriteiten zijn bij alle programma s opgenomen, maar verwijzen nergens naar doelen, en zijn niet gehyperlinkt. 32

33 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 33 uit 102 Dat leidt tot de vreemde situatie, dat extern profileren Provinciale Staten bijvoorbeeld wel als prioriteit aangemerkt wordt, maar nergens in doelen of instrumenten terug te vinden is. Of het moet dit contradictoire instrument onder operationeel doel Bestuurshandelingen communiceren zijn : Advies SWBC _prioriteiten Vraag GS de prioriteiten overal conform het format te vermelden, inclusief hyperlinks naar de doelen. Omgevingsfactoren Alle factoren die niet door provinciebeleid te beïnvloeden zijn, maar wel invloed hebben op het behalen van de begrotingsdoelen zijn vermeld. Bevindingen 2010 De vermeldingen zijn niet altijd even gelukkig: Regelmatig staat er regelgeving vermeld die bij het Beleidskader hoort: 33

34 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 34 uit 102 Bevindingen 2011 Bevindingen als die in Soms een positieve uitschieter: Bevindingen 2012 Een wisselend beeld, positief: 34

35 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 35 uit 102 Een wisselend beeld, negatief: (Actualiteiten die prioriteiten veranderen?) Advies SWBC _omgevingsfactoren Vraag GS de omgevingsfactoren conform het format te vermelden. Geef extra instructie over wat wel en wat niet tot de omgevingsfactoren gerekend dient te worden. Onderzoek of ook de omgevingsfactoren naar doelen kunnen verwijzen, zodat duidelijk wordt welke factor welke doelen beïnvloedt. Budgettabel De budgettabel geeft een overzicht van alle lasten en baten binnen dit programmahoofdstuk. Bevindingen De budgettabellen zijn alle jaren conform het format opgenomen. In 2012 is een aparte kolom verschil opgenomen, wat duidelijker is dan de vermelding van de afwijking in de toelichting. Advies SWBC _budgettabel Geen. 35

36 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 36 uit 102 Toelichting op de Budgettabel Alle opvallende verschillen tussen de jaren zijn toegelicht. Bevindingen 2010 Nog niet van toepassing. Bevindingen 2011 Alle verschillen worden toegelicht. De formuleringen kunnen preciezer en beknopter: Overdrachten nemen af met Dit is een afname ten opzichte van de vorige begroting van 28,9%. Dit is het saldo van diverse toe- en afnames;(?) lastenramingen als gevolg van rijksbijdragen en bijdragen derden en hogere of lagere kasramingen(?) uit de reserves. Overdrachten nemen af met ,- dat is 28,9%. Bevindingen 2012 Heet nu Financiële toelichting, wat niets lijkt toe te voegen aan Toelichting op de budgettabel, en in de inhoudsopgave of via hyperlinking verwarring kan geven met de toelichtingen in de financiële paragrafen. Onder de tabel staat een overbodige toelichting, die hooguit in de inleiding thuishoort: Op programmaniveau zijn alle mutaties toegelicht die tot wijziging van het begrotingstotaal na bestemming leiden. Andere mutaties zijn toegelicht bij de operationele doelen. De toelichtingen zijn preciezer en bondiger dan die van Advies SWBC _toelichting budgettabel Vraag GS de titel Toelichting op de budgettabel te hanteren en de tekst boven de tabel weg te laten. 36

37 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 37 uit 102 Grafiek verhouding doelen binnen programma De grafiek geeft de verhouding weer tussen de uitgaven aan de verschillende operationele doelen binnen het programma. Bevindingen De grafiek is in de loop der jaren veranderd. 2010: 37

38 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 38 uit : overzichtelijker, maar de titel is uit de inhoudsopgave gevallen, wat lastig is voor e- zoekers. In 2012 heeft GS de duidelijkste grafiek voor verhoudingen gekozen: een cirkeldiagram. Helaas is de meerjarige ontwikkeling uit de onderliggende budgettabel nu weggelaten. Advies SWBC _grafiek doelen Vraag GS een grafisch meer waardenvrije platte weergave te kiezen. Vraag GS of de grafiek een paragraaftitel volgens format terug kan krijgen. 38

39 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 39 uit 102 Maatschappelijk, Beleids- en Operationeel doel Het maatschappelijk doel geeft een politiek gewenste outcome weer. Het Beleidsdoel is de bestuurlijke vertaling van de politiek gewenste outcome in door de Operationele doelen in te behalen output. Het Operationeel doel is de vertaling van de bestuurlijk gewenste output in met de Instrumenten daadwerkelijk te realiseren output. Bevindingen 2010 Voorbeeld 39

40 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 40 uit 102 Formuleert het MD een outcome? Ja: vlot en veilig vervoer Strikt genomen zijn dit twee doelen. Is het MD grammaticaal conform het format? Ja: ding - doen Formuleren de BD een bestuurlijke vertaling? Ja. Zijn de BD grammaticaal conform het format? niet: de doen is uitvoeren, hoort achteraan niet: doen is beheren en onderhouden, hoort achteraan. Formuleren de OD een vertaling van BD naar Instrumenten? wel, zij verwijzen naar programma s: clusters van instrumenten. De OD van formuleren geen doelen maar output. Zijn de OD grammaticaal conform format? niet: uitvoeren hoort achteraan. De doelen van allebei niet. 40

41 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 41 uit 102 Bevindingen 2011 Voorbeeld Formuleert het MD een outcome? Ja: veilig vervoer en bereikbaarheid. Strikt genomen zijn dit twee doelen. Is het MD grammaticaal conform het format? Ja, maar de paragraafnummers ontbreken in de grafische weergave. Formuleren de BD een bestuurlijke vertaling? Ja, maar die dekt niet de onderliggende OD. Strikt genomen zouden Provinciale wegen beheren en Vervoersbeleid uitvoeren beide gesplitst moeten worden. Zijn de BD grammaticaal conform het format? Ja. Formuleren de OD een vertaling van BD naar Instrumenten? Ja, maar strikt genomen zouden ze bijna allemaal opgedeeld moeten worden: beheren / aanpassen / aanleggen. Het onderscheid tussen aanpassen en aanleggen of beheren lijkt kunstmatig. Zijn de OD grammaticaal conform format? Ja, behalve de Specifieke activiteiten die Specifieke doelen moet heten. Bevindingen 2012 Voorbeeld 41

42 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 42 uit 102 Formuleert het MD een outcome? Ja: veilig vervoer en bereikbaarheid. Strikt genomen zijn dit twee doelen. Is het MD grammaticaal conform het format? Ja, maar de paragraafnummers ontbreken in de grafische weergave. Formuleren de BD een bestuurlijke vertaling? Ja, maar die dekt niet de onderliggende OD. Strikt genomen zouden Provinciale wegen beheren en Vervoersbeleid uitvoeren beide gesplitst moeten worden. Zijn de BD grammaticaal conform het format? Ja. Formuleren de OD een vertaling van BD naar Instrumenten? Ja, maar strikt genomen zouden ze bijna allemaal opgedeeld moeten worden: beheren / aanpassen / aanleggen. Het onderscheid tussen aanpassen en aanleggen of beheren lijkt kunstmatig. Zijn de OD grammaticaal conform format? Nee. Vreemd genoeg zijn alle OD verkeerdom () geformuleerd. Advies SWBC _Maatschappelijk- Beleids- en Operationeel doel Vraag GS de doelen logisch te splitsen (zie ook De tekststructuur weerspiegelt de causale cascade van maatschappelijke doelen naar instrumenten ), en de ding-doen-formats zorgvuldiger aan te houden. Overweeg per Beleidsdoel een meerjarenbeleidsprogramma en per Operationeel doel een meerjaren uitvoeringsprogramma op te zetten en bij te houden. Dat faciliteert een logische relatie tussen begroting en beleid. PS zouden de programma s vast kunnen stellen. 42

43 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 43 uit 102 Tabel Instrumenten en Output gepland De tabel bevat alle instrumenten en hun output, met een toelichting die verwijst naar onderliggende beleids- en beslisstukken. Alle instrumenten geven een duidelijk antwoord op de vraag wat willen we gaan doen. Alle output geeft een duidelijk antwoord op de vraag wat zullen we dit begrotingsjaar gedaan hebben, is gekwantificeerd en gedateerd, en geeft de voor de Staten zichtbare output weer. 43

44 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 44 uit 102 Bevindingen 2010 Geven alle instrumenten een duidelijk antwoord op de vraag wat willen we gaan doen? Nee, de formuleringen zijn te algemeen. Geeft alle output een duidelijk antwoord op de vraag wat zullen we dit begrotingsjaar gedaan hebben? Nee, de formuleringen zijn te algemeen. Is waar mogelijk gekwantificeerd en gedateerd? Nee, nergens. Is de output waar mogelijk zichtbaar voor de Staten? Nee, nergens. Voldoen de grammaticale constructies aan het format? Nee, nergens. 44

45 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 45 uit 102 Bevindingen 2011 Geven alle instrumenten een duidelijk antwoord op de vraag wat willen we gaan doen? Een redelijk aantal wel. Formuleringen als Uitvoeren van vast onderhoud blijven problematisch. Opvallend is, dat de verwachte output vaak gedetailleerder is dan de instrumenten. Geeft alle output een duidelijk antwoord op de vraag wat zullen we dit begrotingsjaar gedaan hebben? De meeste wel. Formuleringen als Tijdelijk beheer: verhuur, verpachting, bruikleen, erfpacht, visen jachtrecht, beheer grondbank ten behoeve van natuur en landschapsbeheer en cultuurhistorie verwezenlijkt. Lijken wat kunstmatig. Is waar mogelijk gekwantificeerd en gedateerd? Ja. Al houdt een formulering als De projecten voor het jaar 2011 voor 100% (voor zover dekking dat toelaat) uitgevoerd. een slag om de arm. Is de output waar mogelijk zichtbaar voor de Staten? De output zou meer in GS-handelingen geoperationaliseerd kunnen worden. Nu blijft door de passivum vaak onduidelijk wie iets gedaan zal hebben: Besluit over de uitkomsten van de verkenning naar de verkeersafwikkeling in 2010 genomen. (Maatregelen voortvloeiende uit de Verkenning verkeersafwikkeling 2010 najaar 2011 aan de staten voorgelegd.) Besluiten over de infrastructuur (wegen en OV) genomen. (Maatregelen wegen en OV WestFlank Q aan de staten voorgelegd.) Aanpassing door Provinciale Staten vastgesteld. (Aanpassing PMI Q aan PS voorgelegd.) 45

46 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 46 uit 102 Voldoen de grammaticale constructies aan het format? Ja. Soms met duwen en trekken: Tijdelijk beheer: verhuur, verpachting, bruikleen, erfpacht, vis- en jachtrecht, beheer grondbank ten behoeve van natuur en landschapsbeheer en cultuurhistorie verwezenlijkt. ( Verhuur, verpachting, bruikleen, erfpacht, vis- en jachtrecht, en grondbank beheerd. ) Bevindingen

47 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 47 uit 102 Geven alle instrumenten een duidelijk antwoord op de vraag wat willen we gaan doen? Een redelijk aantal wel. Formuleringen als Uitvoeren van vast onderhoud blijven problematisch. Opvallend is, dat de verwachte output vaak gedetailleerder is dan de instrumenten. Geeft alle output een duidelijk antwoord op de vraag wat zullen we dit begrotingsjaar gedaan hebben? Ja. Is waar mogelijk gekwantificeerd en gedateerd? Ja. Is de output waar mogelijk zichtbaar voor de Staten? Bijna overal. Voldoen de grammaticale constructies aan het format? Ja. Advies SWBC _tabel instrumenten / output Vraag GS aandacht te besteden aan een overeenkomende detaillering van instrumenten en output, Vraag GS output in termen van voor PS zichtbare GS-handelingen te formuleren. 47

48 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 48 uit 102 Toelichtingen Alle toelichtingen beantwoorden -waar mogelijk ook met een hyperlink- de vijf vragen: 1 welke veranderingen zijn er in deze instrumenten? 2 welke beleidsstukken liggen en er achter of onder deze instrumenten? 3 welke beslissingen hebben de Staten over deze instrumenten genomen? 4 wat is de betekenis van gebruikte termen en afkortingen? 5 welke extra informatie heb ik nodig voor kaderstelling of controle? 48

49 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 49 uit 102 Bevindingen 2010 Is de vraag welke veranderingen zijn er in deze instrumenten? beantwoord? Is de vraag welke beleidsstukken liggen en er achter of onder deze instrumenten? beantwoord? Ja. Is de vraag welke beslissingen hebben de Staten over deze instrumenten genomen? beantwoord? In de meeste gevallen wel. Is de vraag wat is de betekenis van gebruikte termen en afkortingen? beantwoord? Niet van toepassing. Is de vraag welke extra informatie heb ik nodig voor kaderstelling of controle? beantwoord? Ja. Zijn de antwoorden waar mogelijk voorzien van hyperlinks? Vrijwel overal. Voldoen de antwoorden aan het format? Ja. 49

50 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 50 uit 102 Bevindingen 2011 Is de vraag welke veranderingen zijn er in deze instrumenten? beantwoord? Is de vraag welke beleidsstukken liggen en er achter of onder deze instrumenten? beantwoord? Niet overal. Is de vraag welke beslissingen hebben de Staten over deze instrumenten genomen? beantwoord? Nee. Is de vraag wat is de betekenis van gebruikte termen en afkortingen? beantwoord? Nee. Is de vraag welke extra informatie heb ik nodig voor kaderstelling of controle? beantwoord? Niet overal. Zijn de antwoorden waar mogelijk voorzien van hyperlinks? Niet overal. Voldoen de antwoorden aan het format? Nee. 50

51 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 51 uit 102 Bevindingen 2012 Is de vraag welke veranderingen zijn er in deze instrumenten? beantwoord? Is de vraag welke beleidsstukken liggen en er achter of onder deze instrumenten? beantwoord? Nee, hoewel er ten opzichte van 2011 wel veranderingen zijn. Is de vraag welke beslissingen hebben de Staten over deze instrumenten genomen? beantwoord? Nee. Is de vraag wat is de betekenis van gebruikte termen en afkortingen? beantwoord? Nee. Is de vraag welke extra informatie heb ik nodig voor kaderstelling of controle? beantwoord? Ja. Zijn de antwoorden waar mogelijk voorzien van hyperlinks? Nee, wel zijn er drie apart toegevoegd. Voldoen de antwoorden aan het format? In het geheel niet. Advies SWBC _toelichting bij de tabel Vraag GS dringend veel meer aandacht aan de toelichting bij de Tabel instrumenten/output te besteden. 51

52 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 52 uit 102 Meerjarenoverzicht Baten & Lasten Het baten&lasten-overzicht uit de SAP-administratie is toegevoegd, inclusief toelichting Programma 0 Totaal Lasten Jaarrekening 2008 Begroot 2009 Begroot 2011 Begroot 2011 Begroot 2012 Begroot 2013 Kapitaalslasten Overdrachten Apparaatskosten Directe lasten Baten Resultaat voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Resultaat na bestemming Bevindingen De overzichten zijn alle jaren conform het format opgenomen. Toelichtingen als budgetneutraal zijn wat cryptisch. Als er meer mutaties op een regel zijn, worden niet altijd de bedragen per mutatie genoemd. Advies SWBC meerjarenoverzicht baten/lasten Vraag GS bij alle mutaties in het meerjarenoverzicht de bedragen te noemen. 52

53 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 53 uit Zomernota Van de Zomernota is omwille van de overzichtelijkheid alleen het laatst beschikbare jaar onderzocht. Eerder heeft de SWBC een globale evaluatie van de Zomernota 2010 geschreven. De gecommentarieerde.pdf hiervan kunt u hier downloaden en lezen. Structuur Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen De tabel Overzicht verwerkte Tussentijdse wijzigingen Verandering in een programmahoofdstuk Mutaties in de budgettabel o De Toelichting op de Budgettabel Veranderingen in de doelen van de beleidsprogramma s o Veranderingen in een Maatschappelijk doel o Veranderingen in een Beleidsdoel o Veranderingen in een Operationeel doel o Veranderingen in de tabel Instrumenten en Output gepland in Veranderingen in het Meerjarenoverzicht Baten & Lasten Toelichting op de veranderingen in het meerjarenoverzicht Actualisering en besluiten grote programma s o Overzichtstabel o Per programma Overzicht mutaties reserves en overlopende passiva o Tabel stortingen en onttrekkingen o Toelichting bij de mutaties Aanbestedingen o Europese aanbestedingen o Niet Europese aanbestedingen o Ontwikkeling aanbestedingen o Toelichting bij de aanbestedingen 53

54 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 54 uit 102 Bevindingen 2011 Voor het eerste voorgeschreven hoofdstuk is de Zomernota in één oogopslag geplaatst. Dat is conform een verzoek van de Staten. Opvallend is, dat de titels in de inhoudsopgave niet overeenkomen met die van de hoofdstukken. De hoofdstukken Veranderingen in de doelen zijn nergens opgenomen. Het hoofdstuk Actualisering en besluiten grote programma s ontbreekt. Het hoofdstuk Overzicht mutaties reserves en overlopende passiva ontbreekt Als bijlage is een lijst Subsidies buiten uitvoeringsregeling opgenomen, net als in Advies SWBC _teksteenheden Vraag GS, de tekst beter te verzorgen en te ontsluiten. Overweeg een paragraaf Geen veranderingen in de doelen in het format op te nemen, om expliciet te krijgen dat geen doelen veranderd zijn. Vraag GS, waarom de Actualisering en besluiten grote programma s ontbreekt. Vraag GS, waarom Overzicht mutaties reserves en overlopende passiva ontbreekt. Overweeg een hoofdstuk Subsidies buiten uitvoeringsregeling in her format op te nemen. 54

55 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 55 uit 102 Inhoud Algemeen Alleen de hoofdstukken, doelen en tabellen op, waarin iets veranderd is ten opzichte van de begroting zijn opgenomen. Alleen de veranderingen ten opzichte van de begroting zijn weergegeven. Alle veranderingen opzichte van de begroting zijn weergeven: die in bedragen, output, instrumenten, operationele doelen, beleidsdoelen en maatschappelijke doelen. De tabel Overzicht verwerkte Tussentijdse wijzigingen De tabel van de laatste accumulatie is ingevoegd: Wijziging nummer datum voordracht <nummer> <datum> <voordrachtnummer> +hyperlink Bevindingen 2011 Conform format. 55

56 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 56 uit 102 Advies SWBC _tabel tussentijdse wijzigingen Overweeg GS te vragen, hyperlinks op te nemen naar de voordrachten en besluiten. Verandering in een programmahoofdstuk Mutaties in de budgettabel De gemuteerde budgettabel is opgenomen: Programma nr: 0 Lasten verantwoord n-1 begroot n zomernota n begroot n+1 begroot n+2 begroot n+3 Kapitaalslasten Overdrachten Apparaatskosten Directe lasten Baten Resultaat voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Resultaat na bestemming De stand van de Zomernota accumuleert alle Tussentijdse wijzigingen. 56

57 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 57 uit 102 Bevindingen 2011 De opgenomen budgettabel is verbeterd ten opzichte van de oorspronkelijke: o o Op verzoek van de Staten is een kolom % Toe- of afname opgenomen. Op initiatief van AFD zijn de kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota opgenomen. Advies SWBC _mutaties budgettabel Neem de toegevoegde kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota op in het format. 57

58 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 58 uit 102 De Toelichting op de Budgettabel Elke verandering is toegelicht in dit format: x is toe/afgenomen met 000,- door: -1 aaa -2 bbb Dit is een af/toename met x% ten opzichte van de begroting. Bevindingen 2011 Deze tabel heeft de foutieve titel Meerjarenoverzicht. De toelichtingen staan vaak in een toekomende tijd: wordt opgehoogd, moet worden opgehoogd. Dit lijkt ongewenst, omdat de zomernota een halfjaar-rapportage achteraf is. Bulletpoints na een sub opsomming ontbreken, bijvoorbeeld bij de statencommissiekosten. Advies SWBC _toelichting op de budgettabel Vraag GS, als titel Toelichting op de Budgettabel te gebruiken. Vraag GS, een voltooide tijd met is te gebruiken, en geen toekomende tijd. Vraag GS, de interpunctie beter te verzorgen. Veranderingen in de doelen van de beleidsprogramma s Bevindingen 2011 De hoofdstukken Veranderingen in de doelen zijn nergens opgenomen.dit zou kunnen zijn, omdat nergens doelen zijn veranderd. 58

59 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 59 uit 102 Advies SWBC _veranderingen in doelen Overweeg een paragraaf Geen veranderingen in de doelen in het format op te nemen, om expliciet te krijgen dat geen doelen veranderd zijn. Veranderingen in de tabel Instrumenten en Output gepland Veranderingen in de instrumenten of in de output staan in deze tabel: Status Bedrag Verandering instrument Bijstelling output Motivering Gevraagde actie P.S. A f w i j k i n g e n i n Z o m e r n o t a : <onvermijdelijk, prioritair, budgetneutraal> <bedrag eenmalig> <jaren> <% van begroot bedrag> <bedrag structureel> <% van begroot bedrag> <nieuw, vervallen, aangepast, verplaatst> <anders, meer, minder, vroeger, later> <toelichting> <hyperverwijzingen> <actie PS> <hyperverwijzing> Bevindingen

60 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 60 uit 102 De opmaak is niet consequent en nergens volgens het format. Advies SWBC _veranderingen in de tabel Instrumenten en Output gepland in Vraag GS, het overeengekomen format te volgen. Veranderingen in het Meerjarenoverzicht Baten & Lasten Veranderingen in het Meerjarenoverzicht staan in deze tabel: Doel 0 Lasten verantwoord 2009 begroot 2011 zomernota 2011 begroot 2011 begroot 2012 Kapitaalslasten Overdrachten Apparaatskosten Directe lasten begroot 2013 Baten Resultaat voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves 60

61 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 61 uit 102 Resultaat na bestemming Bevindingen 2011 Het meerjarenoverzicht heet hier budgettabel operationeel doel. De opgenomen budgettabel is verbeterd ten opzichte van de oorspronkelijke: o o Op verzoek van de Staten is een kolom % Toe- of afname opgenomen. Op initiatief van AFD zijn de kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota opgenomen. Advies SWBC _veranderingen meerjarenoverzicht Vraag GS, de titels consequent volgens format toe te passen. Neem de toegevoegde kolommen Mutaties Zomernota en Begroot na Zomernota op in het format. Toelichting op de veranderingen in het meerjarenoverzicht Elke verandering is toegelicht in dit format: x is toe/afgenomen met 000,- door: -1 aaa -2 bbb Dit is een af/toename met x% ten opzichte van de begroting. Bevindingen 2011 De toelichting bij de foute tabeltitel budgettabel operationeel doel is hier wel correct op Meerjarenoverzicht. Lang niet altijd zijn de overeengekomen formuleringen gebruikt. Daardoor is bijvoorbeeld bij Wieringerrandmeer niet duidelijk of, en welke verklaring dit is bij de lasten Beheer en verkoop onroerend goed. De interlinie tussen de alinea s lijkt niet overal consequent. 61

62 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 62 uit 102 Advies SWBC _toelichting op veranderingen meerjarenoverzicht Vraag GS, de overeengekomen formuleringen volgens format te gebruiken. Vraag GS, de toelichting typografisch beter te verzorgen. Actualisering en besluiten grote programma s Overzichtstabel Deze overzichtstabel is ingevoegd: Bevindingen 2011 Tabel ontbreekt. Advies SWBC _actualisering en besluiten grote programma s Vraag GS, waarom de tabel ontbreekt. Per programma Per programma is per mutatie deze tabel opgenomen: Actualisering Budget start begrotingsjaar Raming uitgaven Specificatie PS-besluiten <datum> <bedrag> <totale af- / bijraming> <% restantbudget start begrotingsjaar> A <gespecificeerde aframing / bijraming / storting / onttrekking> o <hyperverwijzing onderliggende beleidsdocumenten> 62

63 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 63 uit 102 A <gespecificeerde aframing / bijraming / storting / onttrekking> o <hyperverwijzing onderliggende beleidsdocumenten> De specificatie en de motiveringen zijn overgenomen van de PS-besluiten. Waar mogelijk zijn hyperverwijzingen naar de onderliggende beleidsdocumenten toegevoegd. Bevindingen 2011 Toelichtingen ontbreken, wat wel weer logisch is, gezien het ontbreken van de tabel. Overzicht mutaties reserves en overlopende passiva Tabel stortingen en onttrekkingen Deze overzichtstabel is toegevoegd: Bevindingen 2011 Tabel ontbreekt. Advies SWBC _tabel stortingen en onttrekkingen Vraag GS, waarom de tabel ontbreekt. 63

64 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 64 uit 102 Toelichting bij de mutaties Elke verandering is toegelicht in dit format: x is toe/afgenomen met 000,- door: -1 aaa -2 bbb Dit is een af/toename met x% ten opzichte van de begroting. Bevindingen 2011 Er staan wel toelichtingen, wat niet zo logisch is, gezien het ontbreken van de tabel. De toelichtingen zijn niet volgens format, het lijken veeleer voorstellen. Die horen hier ook niet, omdat het voorstellen zijn die waarschijnlijk in een voordracht aan de Staten voorgelegd dienen te worden. Advies SWBC _toelichting bij de mutaties Vraag GS, toelichtingen volgens de tabel op te nemen. Vraag GS, de Zomernota zuiver als rapportage te zien, en dus geen voorstellen te doen. Aanbestedingen Europese aanbestedingen De stand van de Europese aanbestedingen is in deze tabel vermeld: Aangekondigd Bedrag Gegund Bedrag 0 00,- 0 00,- 64

65 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 65 uit 102 Samen Aantal Bedrag 0 00,- Het totaal aantal aangekondigde en gegunde aanbestedingen, en het totaalbedrag zijn vermeld. Bevindingen 2011 De tabel is niet conform format: de bedragen ontbreken. De tabel wordt voorafgegaan door een verwarrende Samenvatting die als conclusie informatie geeft die niet correleert met die in de tabel. De verwarring wordt veroorzaakt door de begrippen starten / voorbereiden /aankondigen / gunnen. Advies SWBC _Europese aanbestedingen Vraag GS, de tabel conform format te leveren, inclusief de bedragen. Vraag GS de Samenvatting achterwege te laten. Niet Europese aanbestedingen De stand van de niet-europese aanbestedingen is gesplitst naar type en categorie in deze tabel vermeld: Type Categorie Aantal Bedrag % Openbaar Conform Uitzondering 65

66 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 66 uit 102 Afwijking Meervoudig onderhands Conform Uitzondering Afwijking Mantel- / raamovereenkomst Totaal 100 Bevindingen 2011 De tabel wordt voorafgegaan door een tautologische mededeling. De titel wordt herhaald. Advies SWBC _niet-europese aanbestedingen Vraag GS, de mededeling en de titel achterwege te laten. Ontwikkeling aanbestedingen De ontwikkeling van de aanbestedingen staat in vier kolommen in deze tabel vermeld: Type Begroting n-2 Begroting n-1 Begroting n Zomer nota Begrotingsjaar aantal bedrag aantal bedrag aantal bedrag aantal bedrag Europees Openbaar Meervoudig onderhands Mantel- / raamovereenkomst Totaal 66

67 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 67 uit 102 Bevindingen 2011 Tabel ontbreekt geheel. Advies SWBC _ontwikkeling aanbestedingen Vraag GS, de tabel conform format toe te voegen. Toelichting bij de aanbestedingen Elke verandering is toegelicht in dit format: x is toe/afgenomen met 000,- door: -1 aaa -2 bbb Dit is een af/toename met x% ten opzichte van de begroting. Bevindingen 2011 De toelichting is niet conform format. De toegevoegde waarde van deze toelichting lijkt gering. De titel wordt herhaald. Er staan Conclusies die geen conclusies zijn, en die er volgens het format niet horen. De conclusies zijn uitermate slordig geformuleerd, en soms ronduit abacadabra: Dat het aantal uitgaven onder een reeds bestaand (raam)contract, in percentages uitgedrukt, 90% bedraagt van het gerapporteerd volume Een aantal in percentages uitgedrukt bedraagt 90% van een gerapporteerd volume? reeds bestaand? (raam) contract? Advies SWBC _toelichting bij de aanbesteding Vraag GS, een toelichting conform format op te leveren. 67

68 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 68 uit 102 Vraag GS, versies van begrotingsstukken die aan PS aangeboden worden zorgvuldiger te redigeren. 2.4 Verantwoording Van de Verantwoording is het enige in het format beschikbare jaar: 2010 onderzocht. Structuur Alle teksteenheden van het sjabloon zijn opgenomen Tabellen per Programmahoofdstuk o Realisatie van de prioriteiten voor dit begrotingsjaar o o o Ontwikkelingen in de omgevingsfactoren lopende het begrotingsjaar Gerealiseerde budgettabel Toelichting op de Gerealiseerde budgettabel Veranderingen per Operationeel doel o Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd o o o o De kolom Output gerealiseerd De Toelichting op de verschillen Meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd Toelichting op het meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd Bevindingen 2010 Alle eenheden zijn opgenomen. De Gerealiseerde budgettabel heet abusievelijk Overzicht Baten en Lasten (in Euro s). Bij de Operationele doelen heet het Meerjarenoverzicht Baten & Lasten / Gerealiseerd abusievelijk Overzicht Baten en Lasten (in Euro s). De tabel Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd heet abusievelijk Tabel Instrumenten - Output. Het meerjarenoverzicht en de toelichting zijn voor de tabel Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd geplaatst, maar horen erna. Advies SWBC _structuur Vraag GS, de namen van budgettabellen, meerjarenoverzichten en tabel I/O conform format te gebruiken. Vraag GS, meerjarenoverzicht en de toelichting ná de tabel Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd te plaatsen. 68

69 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 69 uit 102 Inhoud Algemeen Per programmahoofdstuk is de realisatie in vier tabellen beschreven: o Prioriteiten o Omgevingsfactoren o Budgettabel o Toelichting op de budgettabel De tabellen lichten de realisatie zo toe dat zij de controlerende rol van de Staten faciliteren. Aanwijzingen per paragraaf Geef altijd alle realisaties van de programmabegroting weer: die van bedragen, van output en van prioriteiten. Benoem alle afwijkingen tussen gerealiseerd en begroot in absolute bedragen en in percentages ten opzichte van begroot. Licht alle afwijkingen zo toe, dat u de controlerende taak van de Staten optimaal faciliteert. Als conform de begroting gerealiseerd is, volstaat idem, tenzij u een voor controle interessante bijzonderheid wilt vermelden. Verwijs zo veel mogelijk naar relevante paragrafen binnen deze verantwoording. Verwijs zo veel mogelijk met hyperlinks. Verwijs waar mogelijk naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Verwijs zo veel mogelijk met hyperlinks. Formuleer al uw toelichtingen Helder en Beknopt. Tabellen per Programmahoofdstuk Realisatie van de prioriteiten voor dit begrotingsjaar De realisatie van de prioriteiten is in deze tabel weergegeven: Prioriteit Realisatie Toelichting % % % % Van alle prioriteiten zijn alle afwijkingen of bijzonderheden kort toegelicht. Per toelichting wordt verwezen naar de doelen waar de realisatie gekwantificeerd wordt. 69

70 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 70 uit 102 Bevindingen 2010 Nergens is verwezen naar doelen waar de realisatie gekwantificeerd wordt. Soms wordt in toelichtingen bij de prioriteiten of bij de omgevingsfactoren N.v.t. gebruikt. Dat kan niet. Geen kan wel, bij 100% realisatie of bij ontwikkelingsloze omgevingsfactoren. Soms wordt geen percentage bij de realisatie van de prioriteiten genoemd. Sommige toelichtingen lijken de controlerende taken van PS niet optimaal te ondersteunen: Doorlopende doelstelling die niet uit te drukken is in percentages, temeer er geen nul-meting bestaat. Advies SWBC _realisatie prioriteiten Vraag GS, te hyperlinken naar de doelen waar de realisatie van een prioriteit gekwantificeerd wordt. Vraag GS, in plaats van N.v.t. het woord Geen te gebruiken. Vraag GS, overal de percentages realisatie te noemen. Vraag GS, de teksten zo te formuleren, dat zij de controlerende taken van PS optimaal faciliteren. Ontwikkelingen in de omgevingsfactoren lopende het begrotingsjaar De ontwikkelingen zijn in deze tabel weergegeven: Omgevingsfactor Ontwikkeling Alle ontwikkelingen zijn kort toegelicht. Per toelichting wordt naar de doelen waar de omgevingsfactoren invloed hebben. 70

71 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 71 uit 102 Bevindingen 2010 Soms wordt in toelichtingen bij de prioriteiten of bij de omgevingsfactoren N.v.t. gebruikt. Dat kan niet. Geen kan wel, bij 100% realisatie of bij ontwikkelingsloze omgevingsfactoren. Nergens is verwezen naar doelen waar de omgevingsfactoren invloed hebben. Welke zijn die enkele projecten bijvoorbeeld? Advies SWBC _ontwikkelingen omgevingsfactoren Vraag GS, in plaats van N.v.t. het woord Geen te gebruiken. Vraag GS, te hyperlinken naar de doelen waarop de factoren invloed hebben. Gerealiseerde budgettabel De budgettabel geeft een meerjarig begrotingsoverzicht van baten, lasten en resultaten voor dit begrotingsjaar voor een programma weer. Programma 0 Lasten Kapitaalslasten Overdrachten Apparaatskosten Directe lasten Gerealiseerd 2009 Begroot 2011 Gerealiseerd 2011 Begroot 2011 Begroot 2012 Begroot 2013 Baten Resultaat voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Resultaat na bestemming De kolom Gerealiseerd bevat alle voor dit programma gerealiseerde bedragen. 71

72 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 72 uit 102 Bevindingen 2010 De Gerealiseerde budgettabel heet abusievelijk Overzicht Baten en Lasten (in Euro s). De koppen van de kolommen zijn beter dan die in het format. Advies SWBC _gerealiseerde budgettabel Vraag GS, de benaming volgens format te gebruiken. Overweeg, de koppen in het format aan te passen. Toelichting op de Gerealiseerde budgettabel Alle verschillen tussen de voor dit begrotingsjaar begrote en de gerealiseerde bedragen zijn in deze tabel kort toegelicht: Afwijking gerealiseerd ten opzichte van begroot Bedrag % Toelichting Lasten >> Kapitaalslasten >> Overdrachten >> Apparaatskosten >> Directe lasten >> Resultaat voor bestemming Baten >> >> Storting reserves >> o <<Hyperlink naar statenstukken met melding>> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> 72

73 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 73 uit 102 Onttrekking reserves Resultaat na bestemming >> >> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> Er zijn alleen toelichtingen gegeven die de controlerende rol van de Staten faciliteren. Er is waar mogelijk met hyperlinks verwezen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Bevindingen 2010 Er zijn vrijwel overal toelichtingen gegeven die de controlerende rol van de Staten faciliteren. Er is nergens met hyperlinks verwezen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Advies SWBC _toelichting op de budgettabel Vraag GS, zo veel mogelijk met hyperlinks te verwijzen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Veranderingen per Operationeel doel Per Operationeel doel is de realisatie in drie tabellen weergegeven: o Output o Baten & lasten o Toelichting op Baten & lasten 73

74 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 74 uit 102 De tabellen lichten de realisatie zo toe dat zij de controlerende rol van de Staten faciliteren. Instrumenten en Output begroot / gerealiseerd Per instrument wordt in deze tabel in de kolom Output gerealiseerd aangeven in hoeverre de begrote output gerealiseerd is. Instrumenten Output begroot Output gerealiseerd instrument <Instrument (Alt-6)> <Output> <Output> <Output> <Output> instrument <Instrument (Alt-6)> <Output> <Output> <Output> <Output> instrument <Instrument (Alt-6)> <Output> <Output> <Output> <Output> instrument <Instrument (Alt-6)> <Output> <Output> <Output> <Output> Toelichting op verschillen begroot / gerealiseerd <instrumentnummer> <veranderingen> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> <instrumentnummer> <veranderingen> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> <instrumentnummer> <veranderingen> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> <instrumentnummer> <veranderingen> o Toelichting Veranderingen in deze instrumenten: <Hyperlink naar statenstukken met melding> Beleidsstukken bij deze instrumenten: o <instrumentnummer> <naam Beleidsstuk (hyperlink)> Beslissingen van de Staten over deze instrumenten: o <instrumentnummer> <naam Beslisstuk (hyperlink)> Betekenis van gebruikte termen en afkortingen: o <instrumentnummer> <term / afko> <betekenis (hyperlink)> Extra informatie voor kaderstelling of controle: <instrumentnummer> <extra informatie (hyperlink)> De gerealiseerde output is concreet geformuleerd in zinnen met de volgorde: ding (+kwantificering) - gedaan (handeling als voltooid deelwoord). De output is geoperationaliseerd, doordat is aangegeven hoe en wanneer de Staten de output voorgelegd hebben gekregen. De output is gekwantificeerd, doordat waar mogelijk en zinnig per output is aangegeven: (met)wie, Hoeveel en Wanneer. Er zijn alleen toelichtingen gegeven die de controlerende rol van de Staten faciliteren. Er is waar mogelijk met hyperlinks verwezen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. 74

75 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 75 uit 102 Bevindingen 2010 De tabellen zijn overal opgenomen. De formuleringen zijn vaak niet volgens format. In plaats van idem wordt in toelichtingen soms conform gebruikt. Dat lijkt ons een betere term. De gerealiseerde output is vrijwel nergens geoperationaliseerd. De gerealiseerde output is regelmatig gekwantificeerd. De gerealiseerde output heeft nergens hyperlinks. Advies SWBC _tabel instrumenten-output gerealiseerd Vraag GS, de gerealiseerde output conform format te formuleren. Overweeg, conform voor te schrijven als term bij output gelijk aan begroting. Vraag GS, de gerealiseerde output te operationaliseren. Vraag GS, de gerealiseerde output van hyperlinks te voorzien. De Toelichting op de verschillen 75

76 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 76 uit 102 Er zijn alleen toelichtingen gegeven die de controlerende rol van de Staten faciliteren. Er is waar mogelijk met hyperlinks verwezen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Bevindingen 2010 De toelichtingen zijn verzameld onderaan de tabel, en niet direct onder de betreffende regel gezet. De toelichtingen zijn her en der wat cryptisch: zijn daarvoor nog teveel in een opbouwfase, Gezien de Kaderbrief niet meer opportuun. Nergens wordt verwezen naar beschikbare stukken. 76

77 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 77 uit 102 Advies SWBC _toelichting op de verschillen Vraag GS, de toelichtingen conform format direct onder de betreffende regel in de tabel te zetten. Vraag GS, overal heldere en duidelijke toelichtingen te schrijven. Vraag GS, vaker met hyperlinks naar beschikbare stukken te verwijzen. Meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd De baten & lasten-tabel geeft in zes kolommen een meerjarig begrotingsoverzicht van baten, lasten en resultaten voor een begrotingsjaar weer voor een operationeel doel. O-Doel 0 Lasten Kapitaalslasten Overdrachten Apparaatskosten Directe lasten Gerealiseerd 2009 Begroot 2011 Gerealiseerd 2011 Begroot 2011 Begroot 2012 Begroot 2013 Baten Resultaat voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Resultaat na bestemming In de kolom Gerealiseerd zijn alle voor dit operationele doel gerealiseerde bedragen opgenomen. 77

78 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 78 uit 102 Bevindingen 2010 De tabel Baten & Lasten is abusievelijk voor de tabel instrumenten output / gerealiseerd geplaatst. De koppen van de kolommen zijn beter dan die in het format. Advies SWBC _meerjarenoverzicht baten en lasten Vraag GS, de tabel Baten & Lastenconform format voor de tabel instrumenten output / gerealiseerd te plaatsen. Overweeg, de koppen in het format aan te passen. Toelichting op het meerjarenoverzicht Baten & Lasten / gerealiseerd Alle verschillen tussen de voor dit begrotingsjaar voor dit operationele doel begrote en de gerealiseerde bedragen, zijn in deze tabel kort toegelicht: Afwijking gerealiseerd ten opzichte van begroot Bedrag % Toelichting Lasten >> Kapitaalslasten >> Overdrachten >> Apparaatskosten >> Directe lasten >> Resultaat voor bestemming Baten >> >> Storting reserves >> Onttrekking reserves >> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> 78

79 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 79 uit 102 Resultaat na bestemming >> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> o <Hyperlink naar statenstukken met melding> Er zijn alleen toelichtingen gegeven die de controlerende rol van de Staten faciliteren. Er is waar mogelijk met hyperlinks verwezen naar eerder aan de Staten beschikbaar gestelde stukken. Waar mogelijk is verwezen naar of gerelateerd aan de toelichtingen op de per instrument gerealiseerde output. Bevindingen 2010 De toelichtingen zijn over het algemeen conform format. Hyperlinks naar stukken en verwijzingen naar toelichtingen per instrument ontbreken. De formuleringen kunnen hier en daar minder stroef. 79

80 EVALUATIE_COMPLEET_PP1C.DOCX blad 80 uit 102 Voor de mogelijke afwijkingen in de apparaatskosten wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering. Aldaar staan slechts minimale toelichtingen, die niet alle wijzigingen op operationeel niveau lijken te dekken: Advies SWBC _toelichting op het meerjarenoverzicht Vraag GS, hyperlinks naar stukken en verwijzingen naar toelichtingen per instrument conform format op te nemen. Vraag GS, aandacht te besteden aan de leesbaarheid van de toelichtingen. Vraag GS, ook afwijkingen in de apparaatskosten bij de betreffende operationele doelen toe te lichten. 80