Procesgids < P r o c e s A > 2

Transcriptie

1 Procesgids < P r o c e s A > 2 0 Oriëntatie & motivatie Omliggende doelen en processen Proceszin In- en outputrelaties Introductievideo Verder naar 3 1 Handeling & referenties 4 2 Notities 5 3 Forum 6 4 Logistiek 7 5 ( )Procesgidsgids Een nieuwe Procesgids 8 Voorheen en de voordelen van nu 8 Het brede beeld 8 De ingang 9 De bouwtekening Handleiding bij de zes onderdelen 11 0 Oriëntatie & motivatie 11 1 Handeling & Referenties 18 3 Notities 24 4 Forum 25 5 Logistiek 26 6 Procesgidsgids 27 1 Zie 5.1 Een nieuwe Procesgids 2 De titel van een Procesgids is geformatteerd als: een door de causale cascade bepaald hiërarchisch nummer, gevolgd door +actor +handeling (+input) uit de proceszin.

2 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 2 uit 28 0 Oriëntatie & motivatie Relateert deze gids aan bovenliggende doelen, beschrijft de in- en outputrelaties en beschrijft de handelingen in één zin. 0.1 Omliggende doelen en processen Omliggende doelen MD BD OD Uitleg doelen en processen 0.2 Proceszin actor handeling input output referenties instrumenten tot volgens met Uitleg Proceszin 0.3 In- en outputrelaties Input uit processen >> >> Secundair: >> Output naar processen >> >> Secundair: >> Uitleg In- en outputrelaties 2

3 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 3 uit Introductievideo Introductievideo Proces A.0.0 >>> 0.5 Verder naar Ga naar Handeling & Referenties Notities Forum Logistiek 3

4 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 4 uit 28 1 Handeling & referenties De Handeling beschrijft de processtappen die u moet zetten om de juiste output te verkrijgen, en de referenties geven toelichtingen, regels en verwijzing naar wet- en regelgeving. PZin Stap <Proceszin: +actor +handeling +input tot +output volgens +referenties met +instrumenten> Referentie 1. U ziet <beginsituatie input proces> Schermbeeld 2. >> 3. >> 4. >> 5. >> 6. >> 7. U ziet <Wat de actor na de handeling(en) ziet: output proces> Toelichting >> Protocol >> Redeneerregel >> Rekenregel >> Communicatieregel >> Schermbeeld Uitleg Handeling & referenties 4

5 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 5 uit 28 2 Notities Biedt u ruimte voor aantekeningen die uitvoering van uw proces ondersteunen. Notities proces A.0.0. <abcd> Uitleg notities 5

6 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 6 uit 28 3 Forum Faciliteert feedback over, en interactie met de procesgidsen middels een gemodereerd discussieforum. Uitleg Forum Forum proces A

7 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 7 uit 28 4 Logistiek Geeft in drie velden en een blog de status van de procesgids weer. Uitleg Logistiek versienummer versiedatum eigenaar contact telefoon Blog Datum Versienummer Mutatie Toelichting Datum Versienummer Mutatie Toelichting Datum Versienummer Mutatie Toelichting 7

8 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 8 uit 28 5 ( )Procesgidsgids Een nieuwe Procesgids Voorheen en de voordelen van nu Voorheen beheerde u in ordners en.pdf-verzamelingen een middelgrote bibliotheek aan werkinstructies, gebruikershandleidingen bij applicaties, losse updates en mededelingen, aangevuld met eigen notities en goed bedoelde aanwijzingen van collega s. Uw voorstellen om processen of handleidingen te verbeteren verdwenen regelmatig in kanalen waarop u na een paar bochten verdwaalde. Hoe anders gaat dat nu! Op uw persoonlijke intranetpagina vindt u een lijst met uw procesbeschrijvingen. Na één muisklik ziet u de homepage van een procesgids. Daar staan niet meer de knoppen van een applicatie, centraal, maar de stappen die u in een proces moet zetten. Bij veranderingen in een van uw procesgidsen krijgt u een mailtje met een link naar de verandering. Een historisch overzicht van alle veranderingen vindt u in de paragraaf Logistiek van elke procesgids. Voor terugkoppeling naar de procesbeheerders en voor discussie met collega s gebruikt u het speciale intranetforum. Eigen notities bij uw processen maakt u op een afgeschermd notitieblok. Het brede beeld Procesgidsen zijn een onderdeel van een opvatting over procesmanagement die beschreven is in de Tractatus Logicoprocessus. (Zie hier, voor de liefhebbers.) In die opvatting is een organisatie een causale cascade van doelen, die behaald worden door het uitvoeren van processen. 3 In de echte versie zitten deze teksten onder een helpknop. 8

9 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 9 uit 28 De ingang Op uw persoonlijke intranetpagina staat een widget met de titels van voor u relevante procesgidsen. Die titels linken naar de homepage van uw Processen, met daarop de oriëntatie op en de motivatie voor het proces. Vanaf de homepage kunt u doorklikken naar de onderliggende pagina s. 9

10 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 10 uit 28 De bouwtekening Een Procesgids bestaat altijd uit zes onderdelen, met toelichting: 1. Oriëntatie & motivatie 2. Handeling & referenties 3. Notities 4. Forum 5. Logistiek Procesgidsgids Het onderdeel Oriëntatie & motivatie relateert deze gids aan bovenliggende doelen, beschrijft de in- en outputrelaties en beschrijft de handelingen in één zin. Het onderdeel Handeling beschrijft de processtappen die u moet zetten om de output conform referenties te verkrijgen. De Referenties faciliteren een output volgens precisering, kwalificering en kwantificering, door verwijzing naar externe kennisbronnen. Het onderdeel Notities biedt u ruimte voor aantekeningen die uitvoering van het proces ondersteunen. Het onderdeel Forum faciliteert uw feedback over, en interactie met de procesgidsen middels een gemodereerd discussieforum. Het onderdeel Logistiek geeft in drie velden en een blog de status van deze procesgids weer. De Procesgidsgids licht elk onderdeel toe. 10

11 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 11 uit Handleiding bij de zes onderdelen 0 Oriëntatie & motivatie Het onderdeel oriëntatie & motivatie relateert dit proces aan omliggende doelen, beschrijft de handelingen in één Proceszin, en beschrijft de in- en outputrelaties. Optioneel worden een instructievideo en hyperlinks toegevoegd. De Belastingdienst ontsluit deze paragraaf via haar nieuwe intranet: Belastingnet. Iedere medewerker van de Belastingdienst krijgt op zijn persoonlijke pagina een lijst met zijn Procesgidsen. Elke Procesgids krijgt een eigen homepage. 11

12 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 12 uit 28 1 Omliggende doelen Processen hangen niet in de lucht, ze worden niet omwille van zichzelf uitgevoerd. Een organisatie voert processen uit om een operationeel doel te bereiken. Er zijn vaak meer processen nodig om één operationeel doel te bereiken. Een organisatie wil operationele doelen bereiken, om daarmee een beleidsdoel te bereiken. Er zijn vaak meer operationele doelen nodig om één beleidsdoel te bereiken. Beleidsdoelen ordenen de operationele doelen binnen de organisatie, om de strategische doelen te bereiken. Een organisatie wil beleidsdoelen bereiken, om daarmee strategische doelen te bereiken. Er zijn vaak meer beleidsdoelen nodig om één strategisch doel te bereiken. Strategische doelen overstijgen de organisatie. In een overheidsorganisatie als de Belastingdienst zijn de strategische doelen maatschappelijke doelen, die uiteindelijk politiek bepaald worden. Zie hier een interactieve, versie van dit schema, met uitleg. 12

13 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 13 uit 28 2 Proceszin Processen worden beschreven in een Proceszin. een Proceszin vat het hele proces in één zin samen. Proceszinnen zijn op dezelfde manier gebouwd: +actor +handeling +input tot +output volgens +referenties met +instrumenten. U kunt de Proceszin van boven naar beneden lezen, in de rechter kolom. Uitleg per zinsdeel : actor Degenen die de handeling verricht. Dat kan een medewerker zijn, of zelfs een applicatie. (Al zal die geen Procesgids lezen.) handeling De handeling waarmee de actor de input tot output maakt. Hier in één woord, in de paragraaf Handeling stap voor stap. Zie input Waar de actor mee begint. Komt altijd uit een ander proces, soms van buiten de organisatie. Zie Tot output Wat de actor oplevert. Gaat altijd naar een ander proces, soms naar buiten de organisatie. Zie 13

14 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 14 uit 28 Volgens referenties Beschrijft hoe de output er uit moet zien, en waarom. Hier in één zin, in de paragraaf Referenties in het format als a en/of b dan c. Zie Met instrumenten Wat de actor aan hulpmiddelen gebruikt om de input tot output te maken. Zie Voorbeeld Belastingdienst: actor OCP handeling Bepaalt input Behandeldossier in wachtkamer tot output Behandeldossier gereed voor weging Of Behandeldossier in wachtkamer volgens referenties Handboek IH belastingjaar Definitieve aanslagregeling Weegbaarheid met instrumenten Applicatie: Raadplegen ABS versie

15 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 15 uit 28 3 In- en outputrelaties Een proces kan input krijgen vanuit meerdere processen, binnen of buiten de organisatie. De output van een proces kan meerdere processen binnen of buiten de organisatie als input dienen. De Belastingdienst kent een speciale buitencategorie : de belastingplichtigen. 4 4 De gegevens op een aangifteformulier kunnen input voor een proces zijn, en de bedragen van een aanslag kunnen output van een proces zijn. De Belastingdienst en een belastingplichtige kunnen dus om en om actor in één proces zijn. Tussen stappen binnen en buiten de organisatie zitten altijd communicatieve handelingen. Dat zijn processtappen met een speciale output: een boodschap -te versturen of te ontvangen. Een aangifteformulier is zo n boodschap, een voorlopige aanslag ook. Een boodschap kan op papier afgeleverd worden, of op scherm. 15

16 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 16 uit 28 4 Introductievideo Bij sommige processen zit een korte video, die het proces op hooflijnen laat zien, de context van een proces toelicht, een aantal stappen in een applicatie laat zien, of ingewikkelde aspecten van een specificatie uitlegt. 16

17 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 17 uit 28 5 Verder naar Vanuit deze paragraaf kunt u doorklikken naar de onderliggende pagina s. De Belastingdienst ontsluit procesgidsen op Belastingnet. De referenties staan hier dan ook in de navigatiekolom. 17

18 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 18 uit 28 1 Handeling & Referenties De Handeling beschrijft de processtappen die u moet zetten om de juiste output te verkrijgen, en de referenties geven toelichtingen, regels en verwijzing naar wet- en regelgeving. In de linker kolom staan de stappen die u moet zetten om van input tot output te komen. o Sommige stappen zijn niet applicatiegebonden. In die stappen is uw handeling het eerste woord: Controleer of het formulier helemaal is ingevuld. o De meest stappen zijn applicatiegebonden. In die stappen is de applicatie-handeling het eerste woord: Klik A, B of C, Typ een BSN-nummer, et cetera. 18

19 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 19 uit 28 In de rechter kolom staan Referenties. o De referenties kunt u uitklappen : van titels via subtitels tot tekst: o De referenties laten het verband zien tussen uw scherm en uw handelingen, geven toelichting, en ondersteunen uw stappen, redeneringen, berekeningen en communicatie. Een schermbeeld relateert de processtappen aan wat u in uw applicaties ziet. Een protocol somt niet applicatiegebonden handelingen in de juiste volgorde op. Een toelichting geeft algemene informatie over het hoe en waarom van stappen of onderbouwen argumentaties. Een redeneerregel helpt u beslissen met argumentatie gebaseerd op de wet- en regelgeving. o Die argumentatie heeft altijd deze vorm: Als a en/of b dan c 19

20 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 20 uit 28 o Argumentaties kunnen genest zijn. Bijvoorbeeld onder de redenering (of) Als u moet wachten op de fiscaal partner geeft de geneste redeneerregel wachten fiscaal partner antwoord op de vraag wanneer moet ik op de fiscaal partner wachten? o Ook een argumentatie kan een toelichting krijgen. Bijvoorbeeld de argumentatie Als de wettelijke termijn verstrijkt, dan is het Behandeldossier weegbaar. Geeft extra informatie over de wettelijke termijnen. o Argumentaties en hun toelichtingen worden zoveel mogelijk onderbouwd met verwijzingen naar de Wet- en regelgeving: 20

21 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 21 uit 28 Een rekenregel geeft een voorgeschreven berekeningswijze. Berekeningen kunnen ondersteund worden door applicaties: Een communicatieregel schrijft voor wat er hoe waar binnen een proces met derden gecommuniceerd wordt. (Uitwisselen van gegevens tussen processen is altijd een input output relatie.) o Communicatieregels worden ondersteund met standaardteksten: 21

22 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 22 uit 28 >>>extra regels Redeneerregels Redeneerregel: wachten op fiscaal partner Als En er een fiscaal partner (FP) is En als Of die FP aangifteplichtig is, Of die aangifte heeft gedaan voor het te behandelen belastingjaar En er geen afwijkende behandeling voor die FP is En als Of de aangifte van de FP is voorvastgesteld Of de aangifte ambtshalve definitief is aangeslagen En de FP ook vorig belastingjaar FP was En als De aangifte van dat vorige jaar voor de FP is vastgesteld En de FP niet overleden is Dan Blijven wachten op de FP Redeneerregel Y Als En A A als Of X Of Y En B Dan C Redeneerregel Z Als en A Als of X Y B Dan C 22

23 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 23 uit 28 23

24 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 24 uit 28 3 Notities Het onderdeel notities biedt u ruimte voor aantekeningen die uitvoering van het proces ondersteunen. Notities kunnen teksten, berekeningen, afbeeldingen en hyperlinks naar externe bronnen bevatten. Ze zijn alleen zichtbaar voor de actoren van dit proces Dit onderdeel maakt het mogelijk uw procesgidsen persoonlijk te maken. 24

25 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 25 uit 28 4 Forum Het onderdeel forum faciliteert uw feedback over, en interactie met de procesgidsen middels een gemodereerd discussieforum. Het forum wordt ontsloten via een intranet. De discussies worden gegroepeerd volgens de doelenstructuur, en zijn zichtbaar voor alle actoren in een organisatie. De discussies worden gemodereerd door proces-eigenaren. De discussies geven proces-eigenaren input voor verbetervoorstellen voor procesgidsen en voor processen 25

26 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 26 uit 28 5 Logistiek Het onderdeel logistiek geeft in drie velden en een blog de status van deze procesgids weer. Het veld versienummer en versie datum geeft -precies ;-) Het veld UHD geeft de datum tot wanneer een procesgids gebruikt mag worden weer. Het veld eigenaar geeft in afdeling, naam, adres en telefoonnummer de eigenaar van de procesgids weer. Het blog geeft op teruglopende datum alle mutaties tot aan de huidige versie weer in de kolommen: datum / versienummer / mutatie / toelichting. De Belastingdienst zal de procesgidsen in een mediawiki ontsluiten. De mutatieloggen van die applicatie zijn hier ook beschikbaar. 26

27 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 27 uit 28 6 Procesgidsgids De Procesgidsgids geeft een toelichting bij alle onderdelen van de Procesgids. Zie >> 27

28 TLP_PROCESGIDS_FORMAT_1.1.DOCX blad 28 uit 28 P P i n t a a l P. P. V e r r o e n P a r k L e e u w e n b e r g h l a a n B N L e i d s c h e n d a m p p v e r r o e p p i n t a a l. n l w w w. p p i n t a a l. n l K v K D e n H a a g v r i j d a g 1 8 a p r i l