Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack BusinessObjects Live Office 2.0 Windows

2 Octrooien Handelsmerken Copyright Software van derde partijen Business Objects is de eigenaar van de volgende octrooien in de VS die betrekking kunnen hebben op producten die door Business Objects worden aangeboden en verkocht: 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2, 6,490,593 en 6,289,352. Artikelnummer Business Objects, het Business Objects-logo, Crystal Reports en Crystal Enterprise zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects SA of zijn aangesloten maatschappijen in de Verenigde Staten en andere landen. Alle hierin genoemde namen kunnen de handelsmerken zijn van de respectieve eigenaren. Copyright 2007 Business Objects. Alle rechten voorbehouden. Business Objects-producten in deze versie bevatten mogelijk herdistributies van software die in licentie is genomen van derde partijen. Sommige van deze afzonderlijke onderdelen zijn mogelijk ook beschikbaar onder andere licenties. Een onvolledige lijst met derde partijen die om erkenning hebben verzocht of deze hebben toegestaan, evenals vereiste mededelingen, kunt u vinden op:

3 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding in BusinessObjects Live Office 7 Over deze handleiding Voor wie is deze handleiding bedoeld? Deze handleiding gebruiken Business Objects-informatiebronnen Hoofdstuk 2 Aan de slag met Live Office 11 Overzicht Live Office-inhoud Live Office-concepten Live Office-architectuur Inhoudstypen in Live Office Nieuwe functies in Live Office Nieuwe functies Functie-uitbreidingen Live Office-werkbalk en de wizard Invoegen Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Aanmelden bij beveiligde databases Hoofdstuk 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office 21 Overzicht Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen Rapportonderdelen invoegen Velden invoegen als gegevensset Crystal Reports-inhoud wijzigen Meer rapportonderdelen toevoegen Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen Rijen of kolommen invoegen Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 3

4 Inhoud Parameterwaarden wijzigen Velden wijzigen Filters wijzigen Live Office-objecten verwijderen Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Hoofdstuk 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office 41 Overzicht Web Intelligence-inhoud Web Intelligence-inhoud invoegen Web Intelligence-inhoud wijzigen Inhoud uit de vorige versie bijwerken Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen Meer Web Intelligence-rapportonderdelen toevoegen Aanwijzingswaarden wijzigen Live Office-objecten verwijderen Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Hoofdstuk 5 Werken met query's in Live Office 55 Overzicht Basisaspecten van query's Wat zijn universes? Wat is een querycontext? Query's maken in Live Office Query's maken en uitvoeren Een gegevensbron selecteren De query maken Gegevensfilters definiëren Een context voor de query opgeven Het Live Office-queryobject een naam geven en invoegen Opties voor binding van queryaanwijzing configureren Queryopties configureren Queryeigenschappen weergeven Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

5 Inhoud Query's bewerken De locatie van de universe wijzigen De querydefinitie wijzigen De querycontext wijzigen Query's vernieuwen Hoofdstuk 6 Bestanden publiceren en weergeven 67 Overzicht Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een gepubliceerd document weergeven Een document openen op een lokaal station Verbinding maken met een ander systeem Hoofdstuk 7 Geavanceerde taken uitvoeren 73 Overzicht Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren Algemene Live Office-eigenschappen beheren Het snelmenu configureren Standaardinstellingen voor indeling, opmaak en vernieuwen wijzigen 76 Standaardfoutberichten configureren Weergaveopties voor velden configureren Documentbeveiliging en -toegang beheren Beveiliging toevoegen aan uw documenten Automatisch aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Verbinding maken met een andere CMS Uw document opslaan op een andere locatie Werken met infolabels in Live Office Hoofdstuk 8 Problemen met Live Office oplossen 83 Overzicht Voorbeelden van Live Office-logboekbestanden Logboekregistratie voor inschakelen in Live Office Problemen met Live Office-onderdelen oplossen Probleem: het LiveOffice-menu is verdwenen Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 5

6 Inhoud Probleem: het vernieuwen van het document is mislukt Probleem: het dialoogvenster Context wordt niet weergegeven terwijl de optie Context opnieuw instellen bij vernieuwen wel is ingeschakeld 87 Probleem: de sortering en filtering van het rapport verdwijnen wanneer het rapport wordt vernieuwd Bijlage A Naslaginformatie 89 Naslaginformatie voor de gebruikersinterface Live OfficeWizard Invoegen Dialoogvenster Opties Dialoogvenster Eigenschappen Achterwaartse compatibiliteit Niet-gebruikte functies Niet-ondersteunde functies Vorige versies en andere producten Maximale grootte van Live Office-objecten Bijlage B Business Objects-informatiebronnen 97 Documentatie en informatiediensten Documentatie Inhoud van de documentatie Waar vindt u de documentatie? Feedback sturen Klantenondersteuning, adviesdiensten en training Ondersteuning voor klanten De beste implementatie-oplossing voor uw bedrijf Mogelijkheden voor training Handige adressen in een oogopslag Index Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

7 Inleiding in BusinessObjects Live Office hoofdstuk

8 1 Inleiding in BusinessObjects Live Office Over deze handleiding Over deze handleiding Welkom bij de Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack. Met BusinessObjects Live Office (Live Office) kan iedereen, van informatieverwerker tot ervaren gegevensanalist, gemakkelijk zakelijke gegevens ophalen, query's maken, berekeningen uitvoeren en antwoorden op zakelijke vragen delen zonder dat daarvoor kennis van complexe databasetalen en -structuren vereist is. Met Live Office kunnen informatieverwerkers zoals u gemakkelijk nauwkeurige, betrouwbare en recente gegevens uit Crystal Reports of Web Intelligence opnemen in documenten, werkbladen en presentaties van Microsoft Office. Als u weet hoe u documenten en werkbladen moet maken, zult u geen moeite hebben met het leren gebruiken van Live Office. In deze handleiding vindt u uitgebreide informatie en procedures waarmee u de volgende zakelijke taken in de Microsoft Office-toepassingsomgeving kunt uitvoeren: Eenvoudige query's en samenvattingsrapporten maken op basis van verifieerbare, bijgewerkte real-timegegevens, allerlei gegevens zoals kwartaalcijfers analyseren, belangrijke zakelijke vragen beantwoorden en goed onderbouwde beslissingen nemen. Bestaande query's naar behoefte snel weergeven, wijzigen en vernieuwen. De resultaten veilig delen met uw collega's op het web of intranet, zodat u gezamenlijk strategische beslissingen kunt nemen. Live Office maakt deel uit van het BusinessObjects XI Release 2 Productivity Pack en is een van de query- en analyseproducten van Business Objects. Voor wie is deze handleiding bedoeld? Deze handleiding is bedoeld voor zakelijke gebruikers van Microsoft Officetoepassingen die willen werken met Business Objects-gegevens in Microsoft Office-toepassingen. Voor een goed begrip van deze handleiding is ruime ervaring met Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, Microsoft Office Outlook 2003 en Microsoft Office PowerPoint vereist, evenals enige ervaring met BusinessObjects Enterprise. Raadpleeg de releaseopmerkingen en de installatiehandleiding die worden geleverd bij de Live Office-software voor meer informatie over Live Office. Zie de documentatie bij BusinessObjects Enterprise of neem contact op met uw BusinessObjects Enterprise-beheerder voor meer informatie over BusinessObjects Enterprise. 8 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

9 Inleiding in BusinessObjects Live Office Over deze handleiding 1 Deze handleiding gebruiken In deze handleiding komen de volgende onderwerpen en taken aan bod. Informatie over... Basisbegrippen en productuitbreidingen van Live Office Crystal Reports-documenten maken en wijzigen vanuit uw Microsoft Office-toepassingen Web Intelligence-documenten maken en wijzigen vanuit uw Microsoft Office-toepassingen Universe-query's maken, bewerken en vernieuwen vanuit uw Microsoft Office-toepassingen Documenten publiceren naar BusinessObjects Enterprise Complexere Live Office-taken uitvoeren, zoals aanwijzingen beheren en eenmalige aanmeldingen configureren. Live Office-logboekregistratie inschakelen en veelvoorkomende Live Office-fouten oplossen Naslaginformatie lezen, inclusief informatie over achterwaartse compatibiliteit en een lijst met nietondersteunde en geschrapte functies Beschikbare bronnen zoeken, inclusief klantenondersteuning, training en advies Vindt u in hoofdstuk Chapter 2: Aan de slag met Live Office Chapter 3: Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Chapter 4: Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Chapter 5: Werken met query's in Live Office Chapter 6: Bestanden publiceren en weergeven Chapter 7: Geavanceerde taken uitvoeren Chapter 8: Problemen met Live Office oplossen Appendix A: Naslaginformatie Appendix B: Business Objectsinformatiebronnen Business Objects-informatiebronnen Zie Business Objects-informatiebronnen voor meer informatie en hulp. Deze bijlage bevat een beschrijving van de documentatie, klantenondersteuning, training en adviesdiensten van Business Objects, met koppelingen naar online bronnen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 9

10 1 Inleiding in BusinessObjects Live Office Over deze handleiding 10 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

11 Aan de slag met Live Office hoofdstuk

12 2 Aan de slag met Live Office Overzicht Overzicht Met BusinessObjects Live Office (Live Office) hebt u toegang tot de meest recente informatie die u elke dag nodig hebt bij de uitvoering van terugkerende taken en bij het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen. U beschikt over real-time gegevens die kunnen worden gecontroleerd en eenvoudig kunnen worden vernieuwd. Live Office is ingebouwd in Microsoft Office-toepassingen die u al gebruikt. De gegevens die u nodig hebt zijn snel beschikbaar in een vertrouwde, gebruiksvriendelijke indeling. Met Live Office kunnen informatieverwerkers zoals u vanuit Microsoft Office Excel, Word en PowerPoint eenvoudig toegang krijgen tot bedrijfsgegevens, zonder voor het gebruik van complexe business intelligence-hulpmiddelen afhankelijk te zijn van IT-expertise. Opmerking: in Live Office wordt Microsoft Office Outlook met Microsoft Office Word als editor ondersteund. neem contact op met de beheerder van BusinessObjects Enterprise als u niet zeker weet of u de juiste rechten hebt. U kunt de geïmporteerde gegevens opmaken met de standaardfuncties van Microsoft Excel en de functies van Live Office. In dit hoofdstuk vindt u een globaal overzicht van de concepten, functies, functionaliteit en gebruikersinterface van Live Office, zodat u snel vertrouwd raakt met het product. De volgende onderwerpen komen aan bod: Live Office-inhoud Nieuwe functies in Live Office Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Aanmelden bij beveiligde databases Live Office-inhoud Voordat u in Live Office gaat werken met Crystal Reports- of Web Intelligence-inhoud, moet u begrijpen hoe Live Office-inhoud werkt. In deze sectie komen de volgende onderwerpen aan bod: Live Office-concepten Live Office-architectuur Inhoudstypen in Live Office 12 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

13 Aan de slag met Live Office Live Office-inhoud 2 Live Office-concepten De volgende concepten zijn belangrijk voor een goed begrip van hoe u met Live Office-gegevens snel en eenvoudig een antwoord kunt vinden op zakelijke vragen: In deze sectie worden deze concepten beschreven in niet-technische termen: Wat zijn rapportobjecten, -exemplaren en -onderdelen? Wat zijn universes? Wat zijn parameters en aanwijzingen? Wat zijn rapportobjecten, -exemplaren en -onderdelen? Wanneer u met Live Office gegevens invoegt in een document, kunt u kiezen uit Crystal Reports- of Web Intelligence-inhoud die is opgeslagen in de BusinessObjects Enterprise-gegevensopslagruimte. Rapporten die zijn opgeslagen in de BusinessObjects-gegevensopslagruimte, worden rapportobjecten genoemd. In deze sectie wordt elk concept beschreven Rapportobjecten Rapportexemplaren Rapportonderdelen Rapportobjecten Een rapport is een document met gegevens over uw bedrijf in de vorm van tabellen, diagrammen en grafieken. Een rapportobject levert de gegevens voor het rapport. In Live Office werkt u met rapportobjecten omdat deze zijn gekoppeld aan de meest recente inhoud die is opgeslagen in databases. Wanneer u dus een rapport maakt, weet u zeker dat het rapport de nieuwste gegevens bevat op het moment dat het wordt gelezen. Als u een rapport maakt in het rapportvenster van Crystal Reports of Web Intelligence, kunt u gegevens ophalen uit diverse databases. Het bronrapport wordt een rapportobject genoemd, omdat het een brongegevensobject is en gegevens uit verschillende gegevensbronnen bevat. Gegevens voor het rapportobject worden op aanvraag opgehaald uit de onderliggende gegevensbron. Gegevens kunnen ook op andere manieren worden opgehaald, afhankelijk van de geselecteerde vernieuwingsopties. Zie Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren op pagina 29 voor meer informatie over de beschikbare vernieuwingsopties in Live Office. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 13

14 2 Aan de slag met Live Office Live Office-inhoud Rapportexemplaren Een exemplaar is een versie van het object die in BusinessObjects Enterprise wordt gemaakt op het moment dat een gebruiker het brondocument wijzigt of een rapport plant. Elk exemplaar bevat gegevens die actueel zijn op het moment dat het bronrapport wordt verwerkt. In feite is een rapportexemplaar een rapportobject dat rapportgegevens bevat die uit een of meer databases zijn opgehaald. Rapportobjecten zijn gewoonlijk zo ontworpen dat gebruikers diverse exemplaren met verschillende kenmerken kunnen plannen. Als gebruikers bijvoorbeeld een rapportobject uitvoeren dat parameters bevat, kunnen ze één exemplaar plannen met rapportgegevens van een bepaalde afdeling, en een ander exemplaar met gegevens van een andere afdeling, terwijl beide exemplaren toch zijn gebaseerd op hetzelfde rapportobject. Rapportonderdelen Rapportobjecten die afzonderlijk en dus los van de rest van de rapportpagina in een viewer worden weergegeven, worden rapportonderdelen genoemd. In feite zijn rapportonderdelen objecten die door middel van hyperlinks vanuit een bronrapportobject verwijzen naar een doelobject. In Live Office bevatten rapportonderdelen objecten, zoals tekst of diagrammen. Het volgende diagram illustreert de relatie tussen rapportobjecten, rapportexemplaren en rapportonderdelen in Live Office. 14 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

15 Aan de slag met Live Office Live Office-inhoud 2 Wat zijn universes? Een LiveOffice-universe is een virtuele gegevensbron voor zakelijke gebruikers met gegevens in niet-technische termen. Zakelijke gebruikers van Web Intelligence en Crystal Reports kunnen verbinding maken met een universe en daarin query's uitvoeren voor een database. Met behulp van de objecten in de universe kunnen ze vervolgens gegevens analyseren en rapporten maken. Ze hoeven hiervoor de onderliggende gegevensstructuren in de database niet te zien of daarmee vertrouwd te zijn. Wat zijn parameters en aanwijzingen? In deze sectie worden parameters en aanwijzingen beschreven in niettechnische termen. Parameters Een parameter is een Crystal Reports-term. Een parameter is een vraag die u moet beantwoorden voordat u een rapport kunt genereren. De uiteindelijke inhoud van het rapport is afhankelijk van de gegevens die u invoert of de manier waarop u de vraag beantwoordt. In een rapport dat wordt gebruikt door de afdeling Verkoop, kan bijvoorbeeld een parameter zijn opgenomen waarin de gebruiker wordt gevraagd een verkoopregio te kiezen. Het rapport bevat dan resultaten voor een bepaalde regio en niet voor alle regio's. Zie Parameterwaarden opgeven op pagina 26 voor informatie over het werken met parameters. Aanwijzingen Een aanwijzing werkt ongeveer zoals een parameter in Crystal Reports. Deze Web Intelligence-term verwijst naar een dynamisch filter waarmee steeds als u de gegevens in een rapport vernieuwt, een vraag wordt weergegeven. U kunt op een aanwijzing reageren door de gewenste parameterwaarde(n) te typen of te selecteren voordat u de gegevens vernieuwt. Live Office-architectuur De architectuur van Live Office XI R2 is aanzienlijk gewijzigd in de richting van een nieuwe webservicesarchitectuur. De nieuwe webservicesarchitectuur van Live Office biedt samen met de betrouwbaarheid van BusinessObjects Enterprise verbeterde prestaties, schaalbaarheid en implementatiemogelijkheden. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 15

16 2 Aan de slag met Live Office Nieuwe functies in Live Office Inhoudstypen in Live Office In deze versie van Live Office is de ondersteuning voor verschillende typen gegevensobjecten uitgebreid. De volgende tabel laat zien hoe de Live Officeondersteuning werkt voor velden en rapportonderdelen, zoals grafieken en tekst.. Opmerking: subrapporten worden niet ondersteund. Nieuwe functies in Live Office Nieuwe functies Live Office-inhoudstype Velden Rapportonderdelen Crystal Reports Ja Ja Web Intelligence N.v.t. Ja Query, dialoogvenster Ja N.v.t. BusinessObjects Live Office XI bevat aanzienlijke uitbreidingen voor meer gebruiksgemak. Deze versie van Live Office bevat zowel nieuwe functies als functie-uitbreidingen voor zakelijke gebruikers, beleidsmakers en ITprofessionals. In deze sectie worden de genoemde concepten beschreven in niettechnische termen: Nieuwe functies Functie-uitbreidingen Live Office-werkbalk en de wizard Invoegen Nieuwe functies in deze Live Office-versie zijn: Ondersteuning voor Web Intelligence-rapportonderdelen in Microsoft Office Excel, Word en PowerPoint. Ondersteuning voor het dialoogvenster Query van BusinessObjects in Microsoft Office Excel, Word en PowerPoint. Nieuwe terminologie voor de rapportweergave. De term rapportweergave of weergave is vervangen door de term rapportobject of Live Officeobject, afhankelijk van de context. Opmerking: zie Achterwaartse compatibiliteit op pagina 94 voor een lijst met functies die niet worden ondersteund of niet meer worden gebruikt in deze versie van Live Office. 16 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

17 Aan de slag met Live Office Nieuwe functies in Live Office 2 Functie-uitbreidingen Functie-uitbreidingen in deze versie van Live Office zijn: Uitgebreide productintegratie, inclusief verbeterde ondersteuning voor Crystal Reports-rapportonderdelen. Verbeterde migratiepaden en ondersteuning voor bestaande klanten met oudere productversies, zoals BusinessQuery voor Microsoft Excel. Uitgebreide werkstromen en verbeterde toepasbaarheid, inclusief verbeterde menu's, wizards en foutopsporing. Uitgebreid Live Office-objectbeheer en samengevoegd beheer van databaseaanmeldingen en aanwijzingen. Verbeterde aanmeldingsfunctionaliteit en ondersteuning voor eenmalige aanmeldingen. Uitgebreide prestaties, schaalbaarheid en implementatiemogelijkheden met webservicesarchitectuur. Bestaande klanten kunnen voortbouwen op de bewezen BusinessObjects XIversie. Ze kunnen business-intelligence beschikbaar maken voor de zakelijke gebruiker die gewend is aan de Microsoft Office-toepassingsomgeving. Met minimale overgangsproblemen en onderbrekingen van de servertijd kunnen optimale efficiëntie en productiviteit worden behaald. Live Office-werkbalk en de wizard Invoegen In deze sectie vindt u een overzicht van de verbeteringen aan de Live Officewerkbalk en de wizard Invoegen. In deze sectie worden de genoemde concepten beschreven in niettechnische termen: Live Office-werkbalk Live Office-wizard Invoegen Live Office-werkbalk Via de BusinessObjects Live Office-werkbalk krijgt u snel toegang tot enkele veelgebruikte opdrachten voor het maken en wijzigen van rapporten, of het uitvoeren van query's waarmee u een antwoord kunt vinden op belangrijke zakelijke vragen. U krijgt snel toegang tot Live Office-objecten in uw Microsoft Office Excel-, PowerPoint- en Word-documenten. U hebt de volgende mogelijkheden: Een rapportobject invoegen. Alle rapportobjecten vernieuwen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 17

18 2 Aan de slag met Live Office Nieuwe functies in Live Office Een object opslaan in BusinessObjects Enterprise. Navigeren naar het bronrapport van het Live Office-object. De online Help voor Live Office openen. De Business Objects Live Office-werkbalk weergeven of verbergen Klik met de rechtermuisknop op de Live Office-werkbalk en schakel BusinessObjects Live Office uit. De werkbalk wordt conform uw selectie weergegeven of verborgen. De werkbalk bevat de volgende opties: Inhoud Crystal Reports-rapport invoegen Web Intelligenceinhoud toevoegen Universe-query invoegen Opslaan in Business Objects Enterprise Opslaan als Nieuw in BusinessObjects Enterprise Alle objecten vernieuwen Zie Werken met Crystal Reportsinhoud in Live Office op pagina 21 voor meer informatie over de objecten die u kunt invoegen. Zie Werken met Web Intelligenceinhoud in Live Office op pagina 41 voor meer informatie over de opties die u kunt gebruiken. Zie Werken met query's in Live Office op pagina 55 voor meer informatie over de opties die u kunt gebruiken. Zie Bestanden publiceren en weergeven op pagina 67 voor meer informatie over de opties die u kunt gebruiken. Zie Bestanden publiceren en weergeven op pagina 67 voor meer informatie over de opties die u kunt gebruiken. Hiermee vernieuwt u de gegevens van elke weergave in het document met gegevens uit het brondocument. Zie Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren op pagina 29 voor meer informatie. 18 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

19 Aan de slag met Live Office Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise 2 Ga naar object Help Hiermee kunt u eenvoudig navigeren naar een recent geopend Live Office-object waarin u meer inhoud uit dezelfde bron wilt invoegen. Hiermee wordt de online Help voor Live Office weergegeven. Live Office-wizard Invoegen De Live Office-wizard Importeren wordt nu de Live Office-wizard Invoegen genoemd. Op basis van feedback van klanten is de wizard opnieuw ontworpen en vereenvoudigd voor een logischere taakafhandeling en een groter gebruiksgemak. Zie Live OfficeWizard Invoegen op pagina 90 voor informatie. Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Als u nog niet bent aangemeld, wordt u gevraagd u aan te melden bij BusinessObjects Enterprise wanneer u een Live Office-object toevoegt of wijzigt. U moet u ook aanmelden voordat u een document kunt publiceren of een gepubliceerd document kunt openen. Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise 1. Klik op Start, wijs Programma's en Microsoft Office aan en selecteer Microsoft Office Excel, Word, Outlook of PowerPoint om de toepassing te starten. 2. Klik achtereenvolgens op LiveOffice, Opties en Enterprise. 3. Typ het volgende in het dialoogvenster Opties dat wordt weergegeven: 4. Typ in de vakken Gebruikersnaam en Wachtwoord uw referenties voor BusinessObjects Enterprise. 5. Controleer de gegevens in de vakken URL webservice en Systeem. De toepassing moet verwijzen naar het juiste CMS (Central Management System). Als het Web Intelligence-document dat u wilt invoegen zich bijvoorbeeld op een CMS met de naam businessobjects01 bevindt, is de URL van de webservice: 6. Selecteer een verificatiemethode in de vervolgkeuzelijst, klik op Aanmelden en klik op OK. Opmerking: de gegevens voor de vakken Systeem, URL webservices en Verificatie krijgt u van de systeembeheerder. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 19

20 2 Aan de slag met Live Office Aanmelden bij beveiligde databases U kunt in Live Office instellen dat u automatisch wordt aangemeld bij BusinessObjects Enterprise wanneer u Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint start. Zie Automatisch aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 79 voor meer informatie. Aanmelden bij beveiligde databases Uit veiligheidsoverwegingen kan de systeembeheerder bepaalde documenten en gegevensopslagruimten beveiligen met een wachtwoord. Wanneer u bepaalde documenten opent of vernieuwt, kunt u dus worden gevraagd om aanmeldingsgegevens. Geconsolideerde databaseaanmelding uitvoeren 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise en start de Live Office-wizard. 2. Ga naar het Crystal Reports- of Web Intelligence-document dat u wilt openen. 3. Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord wanneer u daarom wordt gevraagd. 20 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

21 Werken met Crystal Reportsinhoud in Live Office hoofdstuk

22 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Overzicht Overzicht Met BusinessObjects Live Office (Live Office) kunt u de krachtige, gemakkelijke en betrouwbare Crystal Reports-functies inzetten in de vertrouwde Microsoft Office-toepassingen en daarmee de juiste omgeving scheppen voor het nemen van betere zakelijke beslissingen. Met slechts aanwijzen en klikken kunt u eenvoudig verkooptrends per regio bijhouden of kwartaalcijfers analyseren in Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint. Deze analyses kunt u vervolgens delen met uw collega's zodat u beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. In Live Office bent u verzekerd van betrouwbare, bijgewerkte en gemakkelijk op aanvraag vanuit de database te vernieuwen gegevens. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de nauwkeurigheid van de gegevens. Met de eenvoudige Live Office-wizard Invoegen kunt u Crystal Reportsrapportonderdelen of velden invoegen in uw Microsoft Office-documenten. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u kunt werken met Crystal Reportsgegevensobjecten in Live Office en komen de volgende onderwerpen aan bod: Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen Crystal Reports-inhoud wijzigen Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Crystal Reports-inhoud in Live Office Deze sectie bevat de volgende onderwerpen waarin de wizardinterface van Live Office, belangrijke terminologie en voorbeeldgegevens die in voorbeelden worden gebruikt worden uitgelegd: De wizard in vogelvlucht Sleutelbegrippen en -concepten 22 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

23 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud in Live Office 3 De wizard in vogelvlucht Als u Crystal Reports-functies in Live Office wilt gebruiken, selecteert u een aantal opties met de Live Office-wizard Invoegen. De Live Office-wizard Invoegen bestaat uit vijf pagina's die hierna worden beschreven.. Op deze pagina van de wizard Voert u deze taak uit Document kiezen Door beschikbare rapporten bladeren. Gewenste gegevens zoeken. Parameterwaarden opgeven Gegevens kiezen Filters instellen Als voor het geselecteerde rapport aanmeldingsgegevens voor de database zijn vereist, moet u zich ook opnieuw aanmelden. Zie Een gegevensbron kiezen op pagina 25 voor meer informatie. Parameters selecteren in een vooraf ingestelde zoeklijst. Instellen dat u een aanwijzing wilt ontvangen wanneer de gegevens worden vernieuwd. Parameters binden aan een specifiek Microsoft Excel-gegevensbereik. Zie Parameterwaarden opgeven op pagina 26 voor meer informatie. Opmerking: deze wizardpagina wordt alleen weergegeven als uw rapport parameters bevat. Het gewenste Crystal Reports-document selecteren in de gegevensopslagruimte. Zie Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen op pagina 27 en Velden voor uw gegevensset selecteren op pagina 32 voor meer informatie. Filters selecteren die u wilt toepassen op gegevens die u als velden invoegt in uw Live Office-documenten. Zie Filters toepassen op pagina 32 voor meer informatie. Opmerking: deze wizardpagina wordt alleen weergegeven als u hebt ingesteld dat u gegevens wilt invoegen als velden. Samenvatting Typ de naam van het Live Office-object. Controleer het pad in de gegevensopslagruimte voordat u het object invoegt in uw document. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 23

24 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen Sleutelbegrippen en -concepten Als u met Crystal Reports-functies in Live Office 'live' gegevens wilt ophalen en belangrijke zakelijke vragen wilt beantwoorden, moet u bekend zijn met de volgende concepten. Rapportonderdelen Parameters In de volgende tabel worden deze begrippen beschreven. Begrip of concept Rapportonderdelen Parameters Definitie Rapportonderdelen zijn objecten, zoals afbeeldingen of tabellen, die vanuit een bronrapportobject verwijzen naar een Live Office-doelobject. Zie Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen op pagina 27 voor meer informatie. Een parameter is een vraag die u moet beantwoorden voordat u een rapport kunt maken. De uiteindelijke inhoud van het rapport is afhankelijk van de gegevens die u invoert of de manier waarop u de vraag beantwoordt. In een rapport dat wordt gebruikt door de afdeling Verkoop, kan bijvoorbeeld een parameter zijn opgenomen waarin de gebruiker wordt gevraagd een verkoopregio te kiezen. Het rapport bevat dan resultaten voor een bepaalde regio en niet voor alle regio's. Zie Parameterwaarden opgeven op pagina 26 voor meer informatie. Opmerking: een parameter is een begrip uit Crystal Reports. Een aanwijzing is een begrip uit Web Intelligence voor een vergelijkbaar concept. Zie Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office op pagina 41 voor informatie over aanwijzingen. Crystal Reports-inhoud invoegen Met de Live Office-wizard Invoegen kunt u gemakkelijk een rapport kiezen, de gewenste Crystal Reports-gegevensobjecten selecteren en deze als Live Office-object invoegen in uw Microsoft Office Excel-, PowerPoint- of Wordtoepassing. Dit object kunt u vervolgens delen met uw collega's. In dit gedeelte komen de volgende onderwerpen aan de orde: Rapportonderdelen invoegen Velden invoegen als gegevensset 24 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

25 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen 3 Rapportonderdelen invoegen In dit onderwerp kunt u lezen hoe u rapportonderdelen in een Microsoft Office Excel 2003-document kunt invoegen en vernieuwen. Deze procedure bestaat uit de volgende stappen: De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren Een gegevensbron kiezen Parameterwaarden opgeven Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen Opties voor het binden van parameters configureren Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren Gegevens lokaal opslaan en gegevens opslaan in de gegevensopslagruimte De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Selecteer in het menu Invoegen de optie Crystal Reports-inhoud. De Live Office-wizard Invoegen wordt weergegeven. Als u niet bent aangemeld bij BusinessObjects Enterprise wordt u gevraagd dat nu te doen. Nadat u zich hebt aangemeld bij het BusinessObjects Enterprise-systeem, leidt de Live Office-wizard Invoegen u door de procedure voor het kiezen van een document, het selecteren van de rapportinhoud (velden of rapportonderdelen), het selecteren van parameters (indien vereist) en het invoegen van de gegevens in uw Microsoft Office-document. Een gegevensbron kiezen Op de eerste pagina van de Live Office-wizard Invoegen wordt de gegevensopslagverkenner weergegeven waarin u eenvoudig naar het gewenste rapport kunt navigeren. Tip: u kunt ook de zoekfunctie gebruiken om op titel en trefwoord snel naar een bepaald rapport te zoeken. De map Recent bevat alle rapporten die u onlangs hebt gemaakt of gewijzigd. Crystal Reports-documenten zoeken met de gegevensopslagverkenner 1. Navigeer op de pagina met de gegevensopslagverkenner van de Live Office-wizard Invoegen naar de map met het gewenste rapport en dubbelklik op de map. Een regionale verkoopmanager klikt bijvoorbeeld op een submap Demo in de openbare map. De map wordt uitgevouwen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 25

26 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen 2. Selecteer het gewenste rapport in het rechterdeelvenster van de gegevensopslagverkenner en klik op Volgende. Een regionale verkoopmanager selecteert bijvoorbeeld het rapport 'Activiteiten per locatie' als hij de verkoopcijfers per regio wil bijhouden. Tip: selecteer een kolomnaam, bijvoorbeeld Naam, Eigenaar of Type om de beschikbare rapporten te sorteren. Parameterwaarden opgeven Opmerking: als het geselecteerde rapport parameters bevat, wordt de pagina Parameterwaarden opgeven weergegeven. Zie Parameterwaarden opgeven op pagina 26. als het geselecteerde rapport geen parameters bevat, wordt u op de volgende pagina van de wizard gevraagd de onderdelen van het rapport te selecteren die u wilt opnemen en invoegen in uw Microsoft Office-toepassing. Zie Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen op pagina 27 voor meer informatie. als voor het geselecteerde rapport aanmeldingsgegevens voor de database zijn vereist, moet u zich ook opnieuw aanmelden. Zie Aanmelden bij beveiligde databases op pagina 20. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u parameters en aanwijzingen gebruikt voor het vullen van dynamische zoeklijsten. Een verkoopmanager gebruikt bijvoorbeeld een rapportobject 'Activiteiten per locatie' om de verkoop per regio bij te houden. Zijn rapport kan een aanwijzing 'Regio selecteren' met de zoeklijstwaarden Oost en West bevatten. Parameterwaarden voor een zoeklijst opgeven 1. Selecteer op de pagina Parameterwaarden opgeven de gewenste aanwijzing in de beschikbare vervolgkeuzelijst. 2. Klik op Volgende. U kunt de gemaakte lijst met parameterwaarden gebruiken om de parameters te binden aan bepaalde cellen in uw Microsoft Office Excel-werkblad, zodat de parameters gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt. Zie Opties voor het binden van parameters configureren op pagina 28 voor meer informatie over het binden van parameters. Eerst moet u echter de gegevens selecteren die u wilt opnemen als rapportonderdelen en deze als Live Office-object invoegen in uw Microsoft Office-document. Zie Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen op pagina Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

27 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen 3 Gegevens selecteren en invoegen als rapportonderdelen De volgende pagina van de Live Office-wizard Invoegen is de pagina Gegevens kiezen, waar u wordt gevraagd de onderdelen van het rapport te selecteren die u wilt opnemen en invoegen in uw Microsoft Office-document. Rapportonderdelen selecteren 1. Selecteer de gewenste opties voor de weergave van rapportgegevens op de werkbalk van de Live Office-wizard Invoegen. Selecteer het pictogram Groepsstructuur in- of uitschakelen als u een andere documentweergave wilt. Zo kunt u bijvoorbeeld in een rapport met kwartaalcijfers de gegevens in de documentstructuur groeperen en sorteren per verkoper en per product, zodat u snel toegang hebt tot de gegevens. Selecteer de pijl naar links of de pijl naar rechts op de werkbalk als u naar een bepaalde pagina in een rapport wilt gaan. Selecteer het zoekpictogram als u wilt zoeken naar bepaalde tekstreeksen in het rapport, zoals de naam van een verkoper. Kies voor een optimale weergave de gewenste vergrotings- of zoomfactor in de vervolgkeuzelijst. 2. Selecteer in de documentviewer de rapportonderdelen of objecten die u wilt opnemen. Voor een rapport met kwartaalcijfers kunt u bijvoorbeeld de naam van de verkoper, de productcategorie en het verkooptotaal per kwartaal opnemen. Tip: gebruik de cursor om meerdere objecten tegelijk te selecteren. klik op Overschakelen naar velden als u de beschikbare objecten wilt weergeven als velden in plaats van als rapportonderdelen. 3. Klik op Volgende. Het tabblad Samenvatting verschijnt. 4. Geef het rapportonderdeel een naam en controleer de locatie in de gegevensopslagruimte. 5. Klik op Voltooien om het nieuwe Live Office-object toe te voegen aan uw toepassing. 6. Als u meer rapportonderdelen uit dezelfde gegevensbron wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op het Live Office-object dat u net hebt gemaakt en selecteert u Nieuw object uit hetzelfde rapport. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 27

28 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen Tip: Als u een Live Office-object binnen uw Microsoft Office-toepassing wilt kopiëren en plakken, klikt u met de rechtermuisknop op het Live Officeobject dat u hebt toegevoegd, selecteert u LiveOffice-object kopiëren, plaatst u de cursor op de nieuwe locatie en klikt u op LiveOffice-object plakken. u kunt meerdere rapportonderdelen van hetzelfde type tegelijkertijd selecteren als u ALT ingedrukt houdt terwijl u op de onderdelen klikt. U kunt bijvoorbeeld alle landen in een verkooprapport selecteren en invoegen als een rijenset. Opties voor het binden van parameters configureren Het binden van parameters is handig wanneer u wilt dat parameterwaarden in een Live Office-object automatisch worden bijgewerkt. Uw werkblad bevat bijvoorbeeld een cel waarin u een Minimale verkoopwaarde kunt invoeren zodat u alleen de klanten met een hogere waarde kunt weergeven. Of u hebt in het rapportvoorbeeld 'Activiteiten per locatie' bijvoorbeeld een parameter 'Regio selecteren' met twee unieke waarden, Oost en West. Met celbinding kunt u in uw Microsoft Office-toepassing de gewenste parameterwaarde selecteren (Oost of West) en vervolgens dynamisch de meest recente gegevens uit de database ophalen. Een parameter binden aan een cel in uw Microsoft Office Excel-werkblad 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object met de parameter die u aan een cel wilt binden, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. 2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object op Parameterwaarden. 3. Selecteer Excel-gegevensbereik kiezen in de lijst met opties en klik op OK. 4. Selecteer een parameterwaarde in de vervolgkeuzelijst. Selecteer bijvoorbeeld de waarde Oost. Tip: nadat u een gebonden parameter hebt ingevoegd in een cel, kunt u de gebonden parameter kopiëren en op elke locatie in de Office-toepassing plakken. Een parameter binden aan uw Microsoft Office Word- of PowerPointdocument 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object met de parameter die u wilt binden aan een bepaalde locatie in uw Microsoft Office PowerPointof Word-document, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. 2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object op Parameterwaarden. 28 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

29 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen 3 3. Selecteer Waardenlijst kiezen in de lijst met opties en klik op OK. Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren Welke gegevens worden geretourneerd wanneer u een object vernieuwt, is afhankelijk van het type object dat als bron is gebruikt. U kunt de werking van de optie Vernieuwen instellen voor het Live Officerapportobject en de exemplaren waartoe u toegang hebt in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object. Vernieuwingsopties configureren voor uw Live Office-objecten 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op het Live Office-object waarvoor u de vernieuwingsopties wilt wijzigen. 2. Klik op Live Office en op Vernieuwingsoptie. Het dialoogvenster Vernieuwingsopties wordt weergegeven. 3. Selecteer de gewenste vernieuwingsoptie en klik op OK. Vernieuwingsoptie Nieuwste exemplaar Nieuwste exemplaar voor gebruiker Op aanvraag In het rapport opgeslagen gegevens gebruiken Specifiek exemplaar Definitie Hiermee wordt het nieuwste exemplaar van het geselecteerde Live Office-object vernieuwd. Hiermee wordt het nieuwste exemplaar van het geselecteerde Live Office-object voor een specifieke gebruiker vernieuwd. Hiermee wordt het object vernieuwd met gegevens uit de database. Dit is de standaardwaarde. Hiermee wordt het geselecteerde exemplaar vernieuwd met gegevens die zijn opgeslagen in een gepubliceerd rapport. U kunt opgeven dat deze gegevens worden verborgen wanneer het document wordt opgeslagen. De gegevens worden opnieuw weergegeven op het moment dat u het document vernieuwt. Hiermee worden alleen de gegevens van het geselecteerde exemplaar vernieuwd. Opmerking: 'Op aanvraag' is de standaardoptie en de enige actieve waarde als van het rapportobject nog geen rapportexemplaren of versies zijn gemaakt en het rapport nog geen opgeslagen gegevens bevat. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 29

30 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen als u om veiligheidsredenen gegevens verwijdert op het moment dat u het document opslaat, krijgt de gebruiker die het document daarna opent een bericht te zien dat de gegevens zijn verwijderd. Deze gebruiker moet de objecten vernieuwen om de geïmporteerde Live Office-objecten te zien. Gebruikers kunnen alleen objecten vernieuwen als op hun computer Live Office is geïnstalleerd en zij toegang hebben tot het bronobject in BusinessObjects Enterprise. Zie Documentbeveiliging en -toegang beheren op pagina 78 voor meer informatie over het verbergen van gegevens. Gegevens lokaal opslaan en gegevens opslaan in de gegevensopslagruimte De laatste stap is het opslaan van uw werk op een lokaal station en in de BusinessObjects Enterprise-gegevensopslagruimte. Een bestand opslaan op een lokaal station 1. Voer een van de volgende handelingen uit om een bestand lokaal op te slaan: Klik in het menu Bestand op Opslaan of Opslaan als. Klik in het LiveOffice-menu op Momentopname maken. Een bestand opslaan in de BusinessObjects Enterprisegegevensopslagruimte Zie Bestanden publiceren en weergeven op pagina 67 voor meer informatie over het publiceren van gegevensobjecten naar uw Business Objects-gegevensopslagruimte. In de volgende sectie wordt beschreven hoe u Live Office-gegevensobjecten als velden kunt toevoegen aan uw Microsoft Office-documenten. Velden invoegen als gegevensset In dit onderwerp kunt u lezen hoe u een veld als een gegevensset kunt invoegen in een Microsoft Office Excel 2003-document. Opmerking: het dialoogvenster Velden selecteren wordt niet weergegeven als u ervoor hebt gekozen onderdelen van een rapport te selecteren. Deze procedure bestaat uit de volgende stappen: De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren Een gegevensbron kiezen Velden voor uw gegevensset selecteren Filters toepassen Objecteigenschappen configureren en het document opslaan 30 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

31 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen 3 Live Office-wizard Invoegen uitvoeren De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Zet de cursor op de plaats waar u de gegevens wilt invoegen. 3. Klik in het menu Invoegen op de optie Crystal Reports-inhoud. De Live Office-wizard Invoegen verschijnt. Als u nog niet bent aangemeld bij BusinessObjects Enterprise, wordt u gevraagd dat nu te doen. Een gegevensbron kiezen Op de eerste pagina van de Live Office-wizard Invoegen wordt de gegevensopslagverkenner weergegeven waarin u eenvoudig naar het gewenste rapport kunt navigeren. Tip: u kunt ook de zoekfunctie gebruiken om op titel en trefwoord snel naar een bepaald rapport te zoeken. De map Recent bevat alle rapporten die u onlangs hebt gemaakt of gewijzigd. Crystal Reports-documenten zoeken met de gegevensopslagverkenner 1. Navigeer op de pagina met de gegevensopslagverkenner van de Live Office-wizard Invoegen naar de map met het gewenste rapport en dubbelklik op de map. Een regionale verkoopmanager klikt bijvoorbeeld op de submap Demo in de openbare map. De map wordt uitgevouwen. 2. Selecteer het gewenste rapport in het rechterdeelvenster van de gegevensopslagverkenner en klik op Volgende. Een regionale verkoopmanager selecteert bijvoorbeeld een rapport 'Activiteiten per locatie' als hij de verkoopcijfers per regio wil bijhouden. Tip: selecteer een kolomnaam, bijvoorbeeld Naam, Eigenaar of Type om de beschikbare rapporten te sorteren. Als het geselecteerde rapport parameters bevat, wordt de pagina Parameterwaarden opgeven weergegeven. Zie Opties voor het binden van parameters configureren. Als voor het geselecteerde rapport aanmeldingsgegevens voor de database zijn vereist, moet u zich opnieuw aanmelden. Zie Aanmelden bij beveiligde databases op pagina Klik op OK. Op de volgende pagina van de Live Office-wizard Invoegen wordt u gevraagd de rapportvelden te selecteren die u wilt opnemen en invoegen in uw Microsoft Office-toepassing. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 31

32 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud invoegen Velden voor uw gegevensset selecteren Velden selecteren 1. Selecteer op de pagina Gegevens kiezen van de Live Office-wizard Invoegen de optie Overschakelen naar velden. 2. Klik in de lijst Beschikbare velden op een veld dat u in het rapportobject wilt opnemen en klik vervolgens op de pijl naar rechts (>). Alle geselecteerde velden worden weergegeven in de lijst Geselecteerde velden. 3. Met de toetsen Pijl-omhoog en Pijl-omlaag kunt u de volgorde van de opgenomen velden wijzigen. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: Klik op Volgende als u de gegevens in het rapportobject wilt filteren. Zie Filters toepassen op pagina 32. Klik op Voltooien om de geselecteerde velden en de naam en locatie van het rapport te controleren, en voeg het Live Office-object toe aan het Microsoft Office Excel-werkblad. Filters toepassen U kunt filters toepassen op alle beschikbare velden in uw Crystal Reportsdocumenten om het aantal gegevens in uw rapport te beperken, ook als de velden niet in uw document worden weergegeven. De gegevens filteren 1. Klik op de pagina Filters instellen van de Live Office-wizard Invoegen op het veld dat u wilt filteren. 2. Selecteer een geschikte operator in de vervolgkeuzelijst Operatoren aan de rechterzijde. U kunt uit een groot aantal verschillende typen operators kiezen. Met waarden uit de beschikbare lijsten kunt u de operator verder kwalificeren. Uit welke opties u kunt kiezen, hangt af van de operator die u hebt geselecteerd. Opmerking: Als u null-waarden wilt uitsluiten, kunt u de operatoren 'is leeg' en 'is niet leeg' kiezen in combinatie met andere operatoren. Ook met de operator 'is niet gelijk aan' kunt u null-waarden uitsluiten. Als u een filter toevoegt aan een berekend veld, moet u de waarde invoeren in plaats van deze in de lijsten te selecteren. Live Office kan de berekende waarden niet uit een onderliggende database ophalen. 32 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

33 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud wijzigen 3 3. Selecteer een waarde in de vervolgkeuzelijst van de gekozen operator en klik op Filter toevoegen. Het filter en de bijbehorende waarde worden weergegeven onder het veld waarop ze van toepassing zijn. Het filter wordt opgeslagen als een opmerking of bladwijzer bij het desbetreffende veld. 4. Klik op Volgende en op Voltooien om de geselecteerde velden en de naam en locatie van het rapport te controleren, en voeg het Live Officeobject toe aan uw Microsoft Office-toepassing. Objecteigenschappen configureren en het document opslaan 1. Configureer celopties en opties voor parameterbinding voor uw Live Office-gegevensobject. Zie Opties voor het binden van parameters configureren op pagina 28 voor meer informatie. 2. Configureer vernieuwingsopties voor uw Live Office-gegevensobject. Zie Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren op pagina 29 voor meer informatie. 3. Klik in het menu Bestand op Opslaan of Opslaan als om het document lokaal op te slaan. 4. Sla uw werk op in uw BusinessObjects Enterprisegegevensopslagruimte. Zie Bestanden publiceren en weergeven op pagina 67 voor meer informatie over het publiceren van gegevensobjecten naar uw Business Objects-gegevensopslagruimte. Crystal Reports-inhoud wijzigen BusinessObjects Live Office (Live Office) bevat veel functies waarmee u bestaande Live Office-documenten eenvoudig kunt wijzigen. :In deze sectie komen de volgende onderwerpen aan bod: Meer rapportonderdelen toevoegen Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen Rijen of kolommen invoegen Parameterwaarden wijzigen Velden wijzigen Filters wijzigen Live Office-objecten verwijderen Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 33

34 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud wijzigen Meer rapportonderdelen toevoegen U kunt snel en eenvoudig extra rapportonderdelen toevoegen aan uw Live Office-document. Rapportonderdelen toevoegen vanuit dezelfde bron 1. Selecteer het Live Office-bronobject. 2. Klik met de rechtermuisknop, wijs Live Office aan en klik op Nieuw object uit hetzelfde rapport. Het brondocument wordt opnieuw geopend in de Live Office-wizard Invoegen. 3. Selecteer de extra rapportonderdelen die u wilt toevoegen en voeg deze in met de Live Office-wizard. Tip: u kunt meerdere rapportonderdelen van hetzelfde type tegelijkertijd selecteren als u ALT ingedrukt houdt terwijl u op de onderdelen klikt. U kunt bijvoorbeeld alle landen in een verkooprapport selecteren en invoegen als een rijenset in uw Microsoft Office-document. Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen U kunt ook de eigenschappen van uw Crystal Reports Live Office-object weergeven en wijzigen De eigenschappen van een Crystal Reports-object weergeven 1. Klik in uw Microsoft Office-toepassing met de rechtermuisknop op het Live Office-object en klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Objecteigenschappen wordt weergegeven. Opmerking: welke eigenschappen worden weergegeven en welke tabbladen beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type cel dat u hebt geselecteerd. 2. Voer een of meer van de volgende bewerkingen uit: Klik op Algemeen om objecteigenschappen als Locatie en Objectnaam weer te geven en te wijzigen. Klik op Aanwijzingen als u de aanwijzingen wilt weergeven en wijzigen die zijn gekoppeld aan het geselecteerde Live Office-object. Klik op het tabblad Vernieuwen als u de vernieuwingsopties wilt weergeven en wijzigen die zijn gekoppeld aan dit Live Office-object. 34 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

35 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud wijzigen 3 Rijen of kolommen invoegen Rijen of kolommen invoegen 1. Selecteer het Live Office-bronobject. 2. Klik met de rechtermuisknop, wijs Live Office aan en klik op Rijen invoegen. 3. Herhaal stap 2 als u meer rijen of kolommen wilt invoegen. Parameterwaarden wijzigen Als uw Live Office-object is gebaseerd op een rapportobject dat parameters bevat, kunt u de parameterwaarden wijzigen wanneer u het object invoegt. U kunt de parameterwaarden ook later wijzigen. Als u geen parameterwaarden opgeeft wanneer u het Office-object invoegt in uw Microsoft Office-document, worden in Live Office de huidige waarden gebruikt. U kunt de Live Office-opties zo instellen dat u om parameterwaarden wordt gevraagd wanneer u de gegevens vernieuwt. U kunt de parameters ook wijzigen met de opdrachten in het snelmenu en de navigatiebalk. Gegevens na het wijzigen van de verbindingscel automatisch vernieuwen 1. Klik in het Live Office-menu op Opties. 2. Klik in het dialoogvenster Opties op het tabblad Algemeen. 3. Selecteer Object bijwerken wanneer verbindingscel wordt gewijzigd. 4. Klik op OK. Opmerking: als u een enkel LiveOffice-object vernieuwt, wordt het dialoogvenster Parameterwaarden opgeven geopend en kunt u hierin de parameterwaarden wijzigen. Parameterbindingsopties wijzigen 1. Klik met de rechtermuisknop op het LiveOffice-object met de parameter die u wilt wijzigen en klik op Eigenschappen. 2. Klik op Aanwijzingen en klik op Parameterwaarden om het dialoogvenster Parameterbinding opgeven te openen. 3. Wijzig de parameterbinding en klik op OK. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 35

36 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud wijzigen Velden wijzigen Filters wijzigen U kunt velden of rapportonderdelen toevoegen of verwijderen in een rapportobject dat is gebaseerd op een Crystal Reports-document of documentexemplaar. Velden toevoegen of verwijderen 1. Klik op een cel in het Live Office-object dat u wilt wijzigen. 2. Klik in het LiveOffice-menu op Wijzigen en klik vervolgens op Velden toevoegen/verwijderen om de pagina Gegevens kiezen van de Live Office-wizard Invoegen te openen. 3. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u een veld wilt toevoegen, selecteert u het in de lijst Beschikbare velden en klikt u op de pijl-rechts (>). Als u een veld wilt verwijderen, selecteert u het in de lijst Ingevoegde velden en klikt u op de pijl naar links (<). 4. Als u de volgorde van de opgenomen velden wilt wijzigen, gebruikt u de pijl-omhoog en pijl-omlaag. 5. Klik op OK om de wijzigingen aan te brengen. Verwante onderwerpen: Velden voor uw gegevensset selecteren op pagina 32 U kunt filters in een document toevoegen, wijzigen en verwijderen. U kunt filters toepassen op elk veld in het Crystal Report-brondocument, zelfs op velden die niet worden weergegeven. Een filter toevoegen of wijzigen 1. Klik op een cel in het rapport dat u wilt wijzigen. 2. Klik in het LiveOffice-menu op Wijzigen, klik op Filterinstellingen en klik vervolgens op Toevoegen/wijzigen om de pagina Filterinstellingen van de Live Office-wizard Invoegen te openen. Tip: deze opdracht is ook beschikbaar in het LiveOffice-snelmenu. 3. Klik op de pagina Filterinstellingen op het veld dat u wilt filteren. 4. Als u een bestaand filter wilt wijzigen, selecteert u het filter. 5. Selecteer een geschikte operator uit de lijst Operators aan de rechterzijde. 36 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

37 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Crystal Reports-inhoud wijzigen 3 U kunt uit een groot aantal verschillende typen operators kiezen. Met de waardenlijsten kunt u de operator verder kwalificeren. Uit welke opties u kunt kiezen, hangt af van de operator die u hebt geselecteerd. Als u null-waarden wilt uitsluiten, kunt u de operators 'is null' en 'is niet null' kiezen in combinatie met andere operators. Ook met de operator 'is niet gelijk aan' kunt u null-waarden uitsluiten. Opmerking: Als u een filter toevoegt aan een berekend veld, moet u de waarden invoeren in plaats van ze in de lijsten te selecteren. Live Office kan de berekende waarden niet uit een onderliggende database ophalen. Als u afzonderlijke cellen in een rapportobject opmaakt en vervolgens de filters verandert, is het mogelijk dat opgemaakte cellen verdwijnen. 6. Klik op Filter toevoegen als u het filter aan het veld wilt toevoegen of op Filter bijwerken als u het bestaande filter wilt wijzigen. Het filter wordt weergegeven onder het veld waarop het wordt toegepast. 7. Klik op OK om de wijzigingen aan te brengen. Een filter verwijderen 1. Selecteer in het document de cel die het filter bevat dat u wilt verwijderen. 2. Klik in het LiveOffice-menu op Wijzigen, klik op Filterinstellingen en klik vervolgens op Toevoegen/wijzigen om de pagina Filterinstellingen van de Live Office-wizard Invoegen te openen. Tip: u kunt ook met de rechtermuisknop op het Live Office-object klikken, vervolgens Live Office en Filterinstellingen aanwijzen en tot slot klikken op Toevoegen/verwijderen. 3. Selecteer op de pagina Filterinstellingen het filter dat u wilt verwijderen en klik op Filter verwijderen en vervolgens op OK. Verwante onderwerpen: Filters toepassen op pagina 32 Specifieke veldwaarden kiezen als filterinstellingen U kunt ook de focus instellen op bepaalde veldwaarden of bepaalde veldwaarden filteren om het aantal gegevens in uw rapport te beperken. Als het rapport bijvoorbeeld gegevens bevat over fietsen, kunt u drie velden met de volgende gegevens hebben: grootte, kleur en prijs. De fietsen worden geleverd in vier kleuren: rood, zwart, blauw en groen. Als u wilt dat in het Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 37

38 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen rapport alleen de grootte en prijs van de zwarte fietsen worden weergegeven, kunt u die gegevens ophalen met de opdracht Focus op waarde. U kunt ook Waarde uitsluiten gebruiken om bepaalde waarden uit te sluiten. Focus instellen op een waarde 1. Klik op de cel met de veldwaarde die u als filter wilt opnemen. Klik bijvoorbeeld op de cel voor zwarte fietsen. 2. Klik in het LiveOffice-menu op Wijzigen, klik op Filterinstellingen en klik op Focus op waarde. Het rapport bevat nu de grootte en prijs van de zwarte fietsen. Verwijder het filter als u de standaardweergave wilt herstellen. Een waarde uitsluiten 1. Klik op de cel met de waarde die u wilt uitsluiten. 2. Klik in het LiveOffice-menu op Wijzigen, klik op Filterinstellingen en klik op Waarde uitsluiten. De rijen in het veld die de geselecteerde waarde bevatten, worden verwijderd. In dit voorbeeld verdwijnen alle gegevens over rode fietsen uit het veld. Verwijder het filter als u de standaardweergave wilt herstellen. Live Office-objecten verwijderen U kunt een rapportobject uit het document verwijderen. U kunt deze actie niet ongedaan maken. Wanneer u een object met inhoud hebt verwijderd, moet u een nieuw object invoegen als u de gegevens weer wilt bekijken. Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Zakelijke gebruikers kunnen dagelijks terugkerende wijzigingen aanbrengen in hetzelfde document in Live Office en het document vervolgens distribueren naar collega's. U kunt Live Office bijvoorbeeld gebruiken voor het volgende: De kwartaalcijfers van een bepaalde productlijn vergelijken in Microsoft Office Excel. Een grafiek met een maandelijks beleidsoverzicht bijwerken in Microsoft Office PowerPoint. 38 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

39 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen 3 In beide gevallen werkt u een bestaand document bij. Met Live Office kunt u uw inhoud gemakkelijk vernieuwen vanuit de gegevensbron. Uw gegevens bevatten dan altijd de nieuwste wijzigingen. U kunt ook de vernieuwingsopties zodanig configureren dat uw documenten automatisch worden bijgewerkt wanneer u de toepassing afsluit. Live Office-objecten in een bestaand Crystal Reports-document vernieuwen 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om de objecteigenschappen weer te geven: Klik in het LiveOffice-menu op Eigenschappen voor alle objecten. Klik met de rechtermuisknop op een enkel Live Office-object, wijs LiveOffice aan en klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Eigenschappen van Live Office wordt weergegeven. 3. Klik op het tabblad Vernieuwen en controleer of beide selectievakjes Rapportindeling toepassen tijdens vernieuwen en Gegevens vernieuwen bij afsluiten zijn ingeschakeld zodat de Live Office-objecten in uw document automatisch worden vernieuwd. Opmerking: Zie Beveiliging toevoegen aan uw documenten op pagina 79 voor informatie over de optie Gegevens vernieuwen bij afsluiten. 4. Klik op OK. 5. Breng de gewenste wijzigingen aan in uw document en voer een van de volgende handelingen uit om het document te vernieuwen: Klik op de Live Office-werkbalk op Alle objecten vernieuwen. Klik in het LiveOffice-menu op Alle objecten vernieuwen of Object vernieuwen. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object, wijs Live Office aan en klik op Object vernieuwen. Opmerking: Als er tijdens het vernieuwen een fout optreedt, klikt u op Details weergeven in het berichtvenster om de fout op te lossen. Tip: nadat u het Live Office-object hebt vernieuwd, moet u eventuele filteren sorteerbewerkingen van Microsoft Office Excel opnieuw uitvoeren. Ook aangepaste opmaak zult u opnieuw moeten toepassen. zie Probleem: het vernieuwen van het document is mislukt op pagina 87 als de vernieuwingsbewerking onverwacht mislukt. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 39

40 3 Werken met Crystal Reports-inhoud in Live Office Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen 40 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

41 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office hoofdstuk

42 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Overzicht Overzicht Web Intelligence biedt toegang tot zakelijke informatie via intra- en extranetten waardoor ad-hoc query's en complexe, gebruiksvriendelijke en interactieve analyses mogelijk zijn. Met BusinessObjects Live Office (Live Office) kunt u gemakkelijk en eenvoudig werken met Web Intelligence-gegevens in de Microsoft Officetoepassingsomgeving. In de Microsoft Office Excel-, PowerPoint- en Word-documenten die u dagelijks gebruikt kunt u 'live' Web Intelligence-gegevens compileren, analyseren en bewerken, waardoor u samen met uw collega's beter onderbouwde beslissingen kunt nemen. Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Web Intelligence-inhoud Web Intelligence-inhoud invoegen Web Intelligence-inhoud wijzigen Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Web Intelligence-inhoud Deze sectie bevat de volgende onderwerpen over het werken met Web Intelligence-gegevens in de Live Office-wizard Invoegen. De wizard in vogelvlucht Sleutelbegrippen en -concepten De wizard in vogelvlucht Als u Live Office wilt gebruiken voor het invoegen van Web Intelligencegegevens in Microsoft Office-documenten, moet u een aantal taken uitvoeren in de Live Office-wizard Invoegen. De Live Office-wizard Invoegen bestaat uit vijf pagina's die in de volgende tabel worden beschreven. 42 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

43 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud 4. Op deze pagina van de wizard Voert u deze taak uit Document kiezen De Web Intelligence-map of -categorie selecteren waaruit de gegevens worden opgehaald. Door beschikbare rapporten bladeren. Het gewenste rapport zoeken. Opmerking: Met de s-pictogrammen in de wizard kunt u schakelen tussen een map- en een categorieweergave van de beschikbare rapporten. Zie Aanmelden en de Live Office-wizard starten op pagina 45. Querycontexten opgeven Aanwijzingswaarde n opgeven Gegevens kiezen Als de geselecteerde Web Intelligence-gegevens in meer dan één context voorkomen, moet u opgeven welke inhoud u wilt gebruiken. Bijvoorbeeld Web Intelligence-rapportonderdelen die van toepassing zijn op de context Marketing of de context Verkoop. Zie Sleutelbegrippen en -concepten op pagina 44 en Een context opgeven op pagina 47. Instellen dat u een aanwijzing wilt ontvangen wanneer de gegevens worden vernieuwd. Een aanwijzingswaarde selecteren in een vooraf ingestelde zoeklijst. Een aanwijzingswaarde binden aan een Excelgegevensbereik. Zie Aanwijzingswaarden opgeven op pagina 47. Gegevens selecteren voor het Live Office-object dat u wilt maken. Zie Rapportonderdelen selecteren op pagina 47. Samenvatting Typ de naam van het Live Office-object. Controleer het pad in de gegevensopslagruimte voordat u het object invoegt in uw document. Zie Het Live Office-object maken en opslaan op pagina 48. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 43

44 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud Sleutelbegrippen en -concepten Voor het invoegen van Web Intelligence-gegevens in uw Microsoft Office Excel-werkbladen, Microsoft Office PowerPoint-presentaties of Microsoft Office Word-documenten met Live Office, moet u bekend zijn met de volgende sleutelbegrippen en -concepten. Context Rapportonderdelen Aanwijzing In de volgende tabel worden deze begrippen uitgelegd. Begrip Context Rapportonderdelen Aanwijzing Definitie Een universe-context geeft aan welk type zakelijke vragen wordt beantwoord met dezelfde universe-objecten. Een universe kan bijvoorbeeld een universe-context bevatten voor Verkoop, Marketing, enzovoort. Omdat objecten uit dezelfde database voor verschillende zakelijke vragen kunnen worden gebruikt, garandeert een universe-context dat u de juiste gegevens ophaalt. Zo kunnen kostengegevens uit een account met werknemerskosten zijn opgeslagen in dezelfde database als de kostengegevens voor marketing van een product. Als u de juiste universe-context selecteert, weet u zeker dat de juiste kostengegevens worden opgehaald. In elke universe die u selecteert, kunt u dus uit verschillende universe-contexten kiezen. Opmerking: contexten worden gedefinieerd door de systeembeheerder. Zie Een context opgeven op pagina 47 voor meer informatie. Rapportonderdelen zijn objecten in een Live Officedocument, zoals diagrammen of tabellen. Een aanwijzing werkt ongeveer zoals een parameter in Crystal Reports. Deze Web Intelligence-term verwijst naar een dynamisch filter waarmee steeds als u de gegevens in een rapport vernieuwt, een vraag wordt weergegeven. Zie Aanwijzingswaarden opgeven op pagina Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

45 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud invoegen 4 Web Intelligence-inhoud invoegen In deze versie van BusinessObjects Live Office zijn de kracht en het gemak van de Web Intelligence-functionaliteit uitgebreid naar de Microsoft Officetoepassingsomgeving. In de gemakkelijke en gebruiksvriendelijke wizardinterface kunnen gebruikers snel Web Intelligence-rapportonderdelen toevoegen aan hun Microsoft Office Excel-, Word- en PowerPoint-documenten. In deze sectie wordt beschreven hoe u met behulp van de Live Office-wizard Invoegen Web Intelligence-rapportonderdelen kunt toevoegen aan een Microsoft Office Word-document. De procedure bestaat uit de volgende stappen: Aanmelden en de Live Office-wizard starten Een gegevensbron selecteren Een context opgeven Aanwijzingswaarden opgeven Rapportonderdelen selecteren Het Live Office-object maken en opslaan Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren Algemene objecteigenschappen configureren Een document opslaan in de gegevensopslagruimte Aanmelden en de Live Office-wizard starten Als u objecten uit Web Intelligence-documenten wilt invoegen, moet de webservice die in Live Office wordt gebruikt, juist zijn ingesteld. Dit betekent dat deze moet zijn ingesteld op de CMS (Central Management Server) waarop het Web Intelligence-document zich bevindt. De Live Office-wizard Invoegen uitvoeren 1. Open het Microsoft Office-document. 2. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. 3. Zet de cursor op de plaats waar u de gegevens wilt invoegen. 4. Selecteer de plaats waar u het object wilt invoegen. Opmerking: In Live Office worden weergaven ingevoegd als Microsoft Word-tabellen. 5. Selecteer de cel waarin u het object wilt invoegen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 45

46 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud invoegen 6. Ga naar de dia waarin u de weergave wilt invoegen. Opmerking: in Live Office worden objecten ingevoegd als Microsoft PowerPoint-tabellen. Let erop dat u buiten een tijdelijke tekstaanduiding klikt. (Een tijdelijke tekstaanduiding bevat onvoldoende ruimte voor een object. Lege dia's hebben doorgaans de beste achtergrond voor een weergave.) 7. Selecteer de cel waar u de weergave wilt invoegen. Opmerking: Live Office-objecten worden ingevoegd als Microsoft Wordtabellen. 8. Selecteer in het menu Invoegen de optie Web Intelligence-inhoud. De Live Office-wizard Invoegen wordt weergegeven. De Live Office-wizard Invoegen voert u van het kiezen van een gegevensbron, via het opgeven van een Web Intelligence-context en het selecteren van aanwijzingen, naar het selecteren van Web Intelligencerapportonderdelen en het invoegen daarvan in uw Microsoft Officedocument. Een gegevensbron selecteren In de Live Office-wizard Invoegen kiest u het Web Intelligence-rapport met de gegevens die u wilt weergeven. Een gegevensbron selecteren Op de eerste pagina van de Live Office-wizard Invoegen wordt de gegevensopslagverkenner weergegeven waarin u eenvoudig naar het gewenste rapport kunt navigeren. Tip: u kunt ook de zoekfunctie gebruiken om op titel en trefwoord snel naar een bepaald rapport te zoeken. De map Recent bevat alle rapporten die u onlangs hebt gemaakt of gewijzigd. 1. Dubbelklik op de map die het gewenste rapport bevat. Een regionale verkoopmanager klikt bijvoorbeeld op de submap Demo in de openbare map. De map wordt uitgevouwen. 2. Selecteer het gewenste rapport in het rechterdeelvenster van de gegevensopslagverkenner en klik op Volgende. Een regionale verkoopmanager selecteert bijvoorbeeld een Web Intelligence-rapport met de naam 'Verkoopcijfers productlijn per onderdeel' als hij of zij de regionale jaarlijkse verkoopcijfers wil bijhouden. Tip: selecteer een kolomnaam, bijvoorbeeld Naam, Eigenaar of Type om de beschikbare rapporten te sorteren. Klik op OK en op Volgende. 46 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

47 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud invoegen 4 Een context opgeven Verwante onderwerpen: Een context opgeven op pagina 47 Aanwijzingswaarden opgeven op pagina 47 Een context is een gedefinieerde groep objecten in een query met hetzelfde zakelijke doel. Als voor de geselecteerde Web Intelligence-gegevens meer dan één context in de database bestaat, moet u opgeven welke inhoud u wilt gebruiken. Context opgeven Selecteer op de pagina Querycontexten opgeven van de Live Officewizard Invoegen een context uit de beschikbare query's en klik op Volgende. De pagina Aanwijzingswaarden opgeven verschijnt. Aanwijzingswaarden opgeven De aanwijzingswaarden opgeven 1. Voer op de pagina Aanwijzingswaarden opgeven een van de volgende handelingen uit voor elke aanwijzing die u wilt maken: Schakel indien gewenst het selectievakje Hoofdlettergevoelig in en typ een waarde in het zoekvak als u een waarde voor de aanwijzing wilt zoeken in een vooraf ingestelde lijst met opties. Klik op > om de waarde toe te voegen aan de geselecteerde waarden. Typ een waarde voor een aanwijzing en klik op Toevoegen. 2. Klik op Volgende. De pagina Aanwijzingswaarden opgeven wordt weergegeven. 3. Typ een waarde voor een aanwijzing en klik op Toevoegen. Klik op Volgende. Rapportonderdelen selecteren Rapportonderdelen selecteren 1. Selecteer op de pagina Gegevens kiezen van de Live Office-wizard Invoegen de Web Intelligence-rapportonderdelen die u wilt opnemen. 2. Klik op Volgende. Het tabblad Samenvatting verschijnt. Als volgende stap maakt u het Live Office-object en slaat u het op. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 47

48 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud invoegen Het Live Office-object maken en opslaan 1. Geef op de pagina Samenvatting het Live Office-object een naam en controleer het bijbehorende pad in de BusinessObjectsgegevensopslagruimte. 2. Klik op Voltooien om het Live Office-object toe te voegen aan uw Microsoft Office-document. Er wordt een voortgangsbalk weergegeven terwijl het Live Office-object wordt ingevoegd in het Microsoft Office-document. 3. Voer een van de volgende handelingen uit: Klik op Opslaan of op Opslaan als om het Microsoft Officedocument een naam te geven en op te slaan op het lokale station. Klik in het LiveOffice-menu op Momentopname maken om uw werk op te slaan. Tip: Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object dat u net hebt gemaakt en selecteer Nieuw object uit hetzelfde rapport als u meer gegevensobjecten uit hetzelfde rapport wilt invoegen. Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren Welke gegevens worden geretourneerd wanneer u een object vernieuwt, is afhankelijk van het type object dat als bron is gebruikt en van de ingestelde vernieuwingsoptie. U kunt het vernieuwen van Live Office-objecten en exemplaren gemakkelijk configureren of wijzigen met het Live Office-snelmenu. Vernieuwingsopties configureren voor uw Live Office-objecten 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op het Live Office-object waarvoor u de vernieuwingsopties wilt wijzigen. 2. Klik op Live Office en op Vernieuwingsoptie. Het dialoogvenster Vernieuwingsopties wordt geopend. 3. Selecteer de gewenste vernieuwingsoptie en klik op OK. De volgende tabel bevat een beschrijving van de vernieuwingsopties. Vernieuwingsoptie Nieuwste exemplaar Nieuwste exemplaar voor gebruiker Definitie Hiermee wordt het nieuwste exemplaar van het geselecteerde Live Office-object vernieuwd. Hiermee wordt het nieuwste exemplaar van het geselecteerde Live Office-object voor een specifieke gebruiker vernieuwd. 48 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

49 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud invoegen 4 Vernieuwingsoptie Op aanvraag In het rapport opgeslagen gegevens gebruiken Specifiek exemplaar Definitie Hiermee wordt het object vernieuwd met gegevens uit de database. Hiermee wordt het geselecteerde exemplaar vernieuwd met gegevens die zijn opgeslagen in een gepubliceerd rapport. Hiermee worden alleen de gegevens van het geselecteerde exemplaar vernieuwd. Opmerking: 'Op aanvraag' is de standaardoptie en de enige actieve waarde als van het rapportobject nog geen rapportexemplaren of versies zijn gemaakt en het rapport nog geen opgeslagen gegevens bevat. Algemene objecteigenschappen configureren In de volgende stap configureert u de eigenschappen van Live Officeobjecten. Dit zijn algemene objecteigenschappen, aanwijzingsopties, vernieuwingsopties en opties voor opmaak en weergave. Algemene objecteigenschappen configureren 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. 2. Controleer vanuit het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object de objectnaam, de tijd waarop het object voor het laatst is vernieuwd en de objectdefinitie. Verwante onderwerpen: Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren op pagina 74 Algemene Live Office-eigenschappen beheren op pagina 75 Zie Geavanceerde taken uitvoeren op pagina 73 voor meer informatie over het configureren van algemene objecteigenschappen, zoals consolidatie van aanwijzingen, instellen van een locatie, of opties voor opmaak en weergave. Een document opslaan in de gegevensopslagruimte Zie Bestanden publiceren en weergeven op pagina 67 voor informatie over het publiceren en weergeven van uw document in uw BusinessObjects Enterprise-gegevensopslagruimte. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 49

50 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud wijzigen Web Intelligence-inhoud wijzigen U kunt ook bestaande Web Intelligence-gegevensobjecten wijzigen. In deze sectie wordt toegelicht hoe u bestaande Live Office-objecten kunt weergeven en wijzigen. De volgende onderwerpen komen aan bod: Inhoud uit de vorige versie bijwerken Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen Meer Web Intelligence-rapportonderdelen toevoegen Aanwijzingswaarden wijzigen Live Office-objecten verwijderen Inhoud uit de vorige versie bijwerken In de vorige versie van Live Office werd alleen het invoegen van Web Intelligence-velden in Microsoft Office-documenten ondersteund. In deze versie van Live Office wordt alleen het invoegen van Web Intelligencerapportonderdelen in Microsoft Office-documenten ondersteund. Deze versie is echter wel achterwaarts compatibel met de vorige versie van Live Office. Een Web Intelligence-document uit de vorige versie bijwerken 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise en start de Live Office-wizard Invoegen. 2. Open het Web Intelligence-document uit de vorige versie. U wordt gevraagd het document bij te werken. 3. Klik op OK om het Web Intelligence-document te converteren naar de huidige versie van Live Office. 4. Nadat het document is bijgewerkt, klikt u met de rechtermuisknop op het object en selecteert u Velden toevoegen/verwijderen om de instelling voor de veldlijst te wijzigen. Algemene objecteigenschappen weergeven en wijzigen U kunt ook de eigenschappen van uw Web Intelligence Live Office-object weergeven en wijzigen. De eigenschappen van een Web Intelligence-object weergeven 1. Klik in uw Microsoft Office-toepassing met de rechtermuisknop op het Live Office-object en klik op Eigenschappen. 50 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

51 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud wijzigen 4 Het dialoogvenster Objecteigenschappen wordt weergegeven. Opmerking: welke eigenschappen worden weergegeven en welke tabbladen beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type cel dat u hebt geselecteerd. 2. Voer een of meer van de volgende bewerkingen uit: Klik op Algemeen om objecteigenschappen als Locatie en Objectnaam weer te geven en te wijzigen. Klik op Aanwijzingen als u de aanwijzingen wilt weergeven en wijzigen die zijn gekoppeld aan het geselecteerde Live Office-object. Klik op het tabblad Vernieuwen als u de vernieuwingsopties wilt weergeven en wijzigen die zijn gekoppeld aan dit Live Office-object. Verwante onderwerpen: Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren op pagina 74 Aanwijzingswaarden wijzigen op pagina 51 Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren op pagina 48 Meer Web Intelligence-rapportonderdelen toevoegen U kunt snel en eenvoudig extra rapportonderdelen toevoegen aan uw Live Office-document. Rapportonderdelen toevoegen vanuit dezelfde bron 1. Selecteer het Live Office-bronobject. 2. Klik met de rechtermuisknop, wijs Live Office aan en klik op Uit dezelfde bron invoegen. Aanwijzingswaarden wijzigen U kunt de waarden voor aanwijzingen wijzigen op het moment dat u het Web Intelligence-gegevensobject invoegt of op een later tijdstip. Als u de waarden voor aanwijzingen niet opgeeft wanneer u het object invoegt, worden in Live Office de huidige waarden gebruikt. Aanwijzingen wijzigen met het snelmenu 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object en klik op Eigenschappen. 2. Klik op Aanwijzingen en op Aanwijzingswaarden om het dialoogvenster Aanwijzingswaarden opgeven te openen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 51

52 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Web Intelligence-inhoud wijzigen 3. Wijzig de aanwijzingen aan de hand van de volgende tabel en klik op OK.. Aanwijzing Altijd vragen om waarde Waardenlijst kiezen Excel-gegevensbereik kiezen Beschrijving U wordt altijd gevraagd een waarde op te geven. Dit type aanwijzing wordt 'niet gebonden' genoemd omdat het niet is gekoppeld aan een constante waarde. Dit type aanwijzing is altijd gebonden of gekoppeld aan een constante waarde. Dit type aanwijzing wordt alleen gebruikt voor het binden van een waarde aan een waardenbereik in een Microsoft Excel-werkblad. Opmerking: als u een enkel LiveOffice-object vernieuwt, wordt het dialoogvenster Aanwijzingswaarden opgeven geopend en kunt u de aanwijzingen wijzigen die zijn gekoppeld aan het object. Zie Geavanceerde taken uitvoeren op pagina 73 voor meer informatie over het werken met aanwijzingen. Verwante onderwerpen: Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren op pagina 74 Algemene Live Office-eigenschappen beheren op pagina 75 Live Office-objecten verwijderen U kunt Live Office-objecten verwijderen uit de Microsoft Office Excelwerkmap. U kunt Live Office-objecten verwijderen uit de presentatie. U kunt Live Office-objecten verwijderen uit het document. U kunt deze bewerking niet ongedaan maken. Nadat de gegevens eenmaal zijn verwijderd, moet u een nieuw Live Office-object invoegen als u de gegevens opnieuw wilt weergeven. Een Live Office-object verwijderen uit uw Microsoft Office-document 1. Klik met de rechtermuisknop op een object in uw rapport dat u wilt verwijderen en klik op LiveOffice. 2. Klik in het LiveOffice-snelmenu op Object verwijderen. 3. Klik op Ja om het verwijderen te bevestigen. 52 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

53 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen 4 Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen Zakelijke gebruikers kunnen dagelijks terugkerende wijzigingen aanbrengen in hetzelfde document in Live Office en het document vervolgens distribueren naar collega's. U kunt Live Office bijvoorbeeld gebruiken voor het volgende: De kwartaalcijfers van een bepaalde productlijn vergelijken in Microsoft Office Excel. Een grafiek met een maandelijks beleidsoverzicht bijwerken in Microsoft Office PowerPoint. In beide gevallen werkt u een bestaand document bij. Met Live Office kunt u uw inhoud gemakkelijk vernieuwen vanuit de gegevensbron. Uw gegevens bevatten dan altijd de nieuwste wijzigingen. U kunt ook de vernieuwingsopties zodanig configureren dat uw documenten automatisch worden bijgewerkt wanneer u de toepassing afsluit. Live Office-objecten in een bestaand Web Intelligence-document vernieuwen 1. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Open een document. 3. Voer een van de volgende handelingen uit om de objecteigenschappen weer te geven: Klik in het LiveOffice-menu op Eigenschappen voor alle objecten. Klik met de rechtermuisknop op een enkel Live Office-object, wijs LiveOffice aan en klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Eigenschappen van Live Office wordt weergegeven. 4. Klik op het tabblad Vernieuwen en controleer of beide selectievakjes Rapportindeling toepassen tijdens vernieuwen en Gegevens vernieuwen bij afsluiten zijn ingeschakeld zodat de Live Office-objecten in uw document automatisch worden vernieuwd. 5. Klik op OK. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 53

54 4 Werken met Web Intelligence-inhoud in Live Office Bestaande inhoud laden, bijwerken en vernieuwen 6. Breng de gewenste wijzigingen aan in uw document en voer een van de volgende handelingen uit om het document te vernieuwen: Klik op de Live Office-werkbalk op Alles vernieuwen. Klik in het LiveOffice-menu op Object vernieuwen als u één object wilt vernieuwen of klik op Alle objecten vernieuwen als u meer objecten tegelijk wilt vernieuwen. Opmerking: Als zich tijdens het vernieuwen een fout voordoet, klikt u op Details in het dialoogvenster om de fout op te lossen. Dit is een bekend probleem waarbij delen van de opmaak bij het vernieuwen verloren gaan. Zie de releaseopmerkingen op de product-cd voor meer informatie. Tip: nadat u het Live Office-object hebt vernieuwd, moet u eventuele filter-, sorteer- en opmaakbewerkingen in Microsoft Office Excel opnieuw uitvoeren. Verwante onderwerpen: Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren op pagina 74 Algemene Live Office-eigenschappen beheren op pagina Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

55 Werken met query's in Live Office hoofdstuk

56 5 Werken met query's in Live Office Overzicht Overzicht Een query wordt gebruikt voor het beantwoorden van een zakelijke vraag op basis van gegevens die zijn opgeslagen in een of meer databases. Tot nu toe was het zo dat een query alleen kon worden gemaakt door een IT'er of iemand met kennis van databasetalen. BusinessObjects Live Office (Live Office) bevat nu echter een wizard waarmee iedereen gemakkelijk query's kan maken. U hoeft geen moeilijke programmeertalen meer te kennen. U kunt heel gemakkelijk query's maken en bruikbare antwoorden ophalen op zakelijke vragen zoals: Ik wil de verkoopcijfers weten van de eerste drie kwartalen van dit jaar voor alle klanten in Noord-Europa per regio. Ik wil een lijst bekijken met alle klanten over de hele wereld die partner zijn. De gegevens worden gerangschikt in tabellen en kunnen daar worden opgehaald vanuit uw Microsoft Office Excel-, Word- of PowerPoint-document. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u query's gebruikt in Live Office en hierin komen de volgende onderwerpen aan bod: Basisaspecten van query's Query's maken in Live Office Query's maken en uitvoeren Queryeigenschappen weergeven Query's bewerken Query's vernieuwen Basisaspecten van query's Een vraag kan heel eenvoudig zijn, zoals 'ik wil de totale verkoopcijfers in Gelderland over het eerste kwartaal van het afgelopen jaar weten'. De vraag kan ook complexer zijn, afhankelijk van wat u wilt weten. Hoewel query's meestal worden verzonden naar databases in een taal die SQL (Structured Query Language) wordt genoemd, hoeft u niets te weten van SQL als u Web Intelligence-gegevens in Live Office wilt opvragen. De Live Office-wizard Invoegen haalt de beschikbare gegevens in de database op in de vorm van objecten die herkenbare namen en betekenissen hebben. In deze sectie wordt uitgelegd hoe Live Office-query's werken: Wat zijn universes? Wat is een querycontext? 56 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

57 Werken met query's in Live Office Basisaspecten van query's 5 Wat zijn universes? In Live Office is een universe een voorstelling van de gegevens in een database. Een universe wordt speciaal gemaakt voor het beantwoorden van een bepaald type zakelijke vragen. U kunt bijvoorbeeld een universe voor verkoopcijfers maken, een universe voor marketinggegevens en een universe voor gegevens over klantenondersteuning. Universes worden gemaakt door IT'ers. Het universe-object wordt weergegeven in het deelvenster Query Manager aan de linkerzijde van de deelvensters Resultaatobjecten en Filterobjecten in Live Office. Opmerking: zakelijke gebruikers van Live Office gebruiken waarschijnlijk een bestaande universe voor hun query's. Bij bestaande universes moet u echter wel een querycontext opgeven om te voorkomen dat onduidelijke gegevens uit de database worden opgehaald. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 57

58 5 Werken met query's in Live Office Basisaspecten van query's Wat is een querycontext? Een context is een gedefinieerde groep objecten in een query met hetzelfde zakelijke doel. Contexten worden in universes gebruikt om onduidelijke query's te voorkomen. Een onduidelijke query is een query met objecten die meerdere typen gegevens kunnen retourneren. Het is echter wel mogelijk dat de gegevens die u ophaalt aan meer dan één query zijn gekoppeld. Als u de jaarlijkse verkoopcijfers van een bepaald product ophaalt, kunnen deze gegevens zijn gekoppeld aan zowel de database Verkoop als de database Marketing. Als voor uw gegevens meerdere contexten zijn gedefinieerd, moet u opgeven welke context u wilt gebruiken. Welke typen objecten kunt u gebruiken in een query? Objecten kunnen verschillende soorten informatie vertegenwoordigen: Object Voorbeelden Beschrijving Dimensie Haalt de gegevens op die de basis voor analyses in een rapport vormen. Met dimensieobjecten haalt u gegevens op voor analyse in een rapport, zoals klantnamen, productnamen of datums. Detail Bevat beschrijvende gegevens over een dimensie. Een detail is altijd gekoppeld aan de dimensie waarvoor het aanvullende informatie geeft. Leeftijd is bijvoorbeeld een detailobject dat aan de dimensie Klant is gekoppeld. Adres geeft aanvullende informatie over klanten. Waarde Hiermee worden numerieke gegevens opgehaald die het resultaat zijn van berekeningen op gegevens in de database. Omzet is bijvoorbeeld de berekening van het aantal verkochte artikelen vermenigvuldigd met de artikelprijs. Waardeobjecten worden vaak opgeslagen in een waardeklasse. 58 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

59 Werken met query's in Live Office Query's maken in Live Office 5 Query's maken in Live Office Hierna wordt in het kort beschreven hoe u met de Live Office-wizard Invoegen een query maakt. Zie Query's maken en uitvoeren voor uitgebreide instructies.. Op deze pagina van de wizard Voert u deze taak uit Universe kiezen Bladeren door beschikbare universes. De gewenste universe zoeken. Query's maken en uitvoeren Zie Een gegevensbron selecteren op pagina 60. Query opgeven Universe-objecten selecteren in het deelvenster Query Manager en naar het deelvenster Resultaatobjecten of Filterobjecten slepen. Een constante waarde voor het filterobject opgeven. Een zoeklijst voor het filterobject opgeven. Een aanwijzing voor het filterobject opgeven. Querycontexten opgeven Samenvatting Zie De query maken op pagina 60 en Gegevensfilters definiëren op pagina 61. Een querycontext selecteren voor bestaande, eerder gedefinieerde query's. Een context is een gedefinieerde groep objecten in een query met hetzelfde zakelijke doel. Zie Een context voor de query opgeven op pagina 62. Typ de naam van het Live Office-object en controleer het pad in de gegevensopslagruimte voordat u de gegevens invoegt in uw Microsoft Office-document. U maakt query's om zakelijke vragen te beantwoorden waarvoor gegevens moeten worden opgehaald uit een database. In de Live Office-wizard Invoegen selecteert u de dimensies en details die de informatie weergeven die u wilt ophalen en voegt u deze toe aan een werkruimte die het deelvenster Resultaatobjecten wordt genoemd. Voeg een of twee waardeobjecten toe voor de bewerking die u wilt uitvoeren op de informatie. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 59

60 5 Werken met query's in Live Office Query's maken en uitvoeren Deze procedure bestaat uit de volgende stappen: Een gegevensbron selecteren De query maken Gegevensfilters definiëren Een context voor de query opgeven Het Live Office-queryobject een naam geven en invoegen Opties voor binding van queryaanwijzing configureren Queryopties configureren Een gegevensbron selecteren De query maken Een gegevensbron selecteren 1. Open het Microsoft Office-document dat u wilt gebruiken, zoals een Microsoft Office Excel-werkblad. 2. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 3. Klik in het Microsoft Office-document op Invoegen en klik vervolgens op Nieuwe query om de Live Office-wizard Invoegen te starten. 4. Vouw op de pagina Universe kiezen van de Live Office-wizard Invoegen de map Universes uit en blader naar de gewenste universe. De pagina Querycontexten opgeven wordt weergegeven. Verwante onderwerpen: De query maken op pagina 60 Basisaspecten van query's op pagina 56 U moet een query maken waarmee u aangeeft welke de gegevens u wilt gebruiken voor het beantwoorden van uw zakelijke vragen. De geretourneerde gegevens kunt u vervolgens invoegen uw Microsoft Office Excel-, PowerPointof Word-document. U maakt een query door universe-objecten in het deelvenster Query Manager te selecteren en deze te slepen naar het deelvenster Resultaatobjecten of Filterobjecten. U kunt objecten ook op elk gewenst moment uit het deelvenster Resultaatobjecten verwijderen. 60 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

61 Werken met query's in Live Office Query's maken en uitvoeren 5 Resultaatobjecten en filterobjecten toevoegen aan uw query 1. Sleep de gewenste dimensie-, detail- of waardeobjecten uit het deelvenster Query Manager naar het deelvenster Resultaatobjecten. Als u bijvoorbeeld een regiomanager Verkoop bent en regelmatig de maand- en kwartaalcijfers bijhoudt, neemt u de dimensies Naam klant en Opportunity-id in de query op. Een regiomanager Verkoop die regelmatig de maand- en kwartaalcijfers bijhoudt, neemt bijvoorbeeld de dimensies Naam klant en Opportunity-id in de query op. 2. Sleep het filterobject dat u in de query wilt gebruiken van het deelvenster Query Manager naar het deelvenster Filterobjecten. U kunt bijvoorbeeld een filter toepassen als u met de query alleen de verkoopgegevens van een bepaalde regio wilt retourneren. De volgende stap is het definiëren van queryfilters zodat uw zakelijke vraag wat specifieker wordt, en het filteren van de gegevensset die uit de database wordt opgehaald. Gegevensfilters definiëren Als u eenvoudige query's maakt met de Live Office-wizard Invoegen, kunt u drie typen filters kiezen en definiëren: Een constante waarde Een zoeklijst Een aanwijzing In de rest van deze sectie vindt u stapsgewijze aanwijzingen voor het definiëren van elk type filter. Een constante waarde opgeven als filter Klik in het deelvenster Filterobjecten op de pijl-omlaag en klik op Constante. 1. Typ de gewenste constante in het tekstvak. De gekozen waarden worden weergegeven in het deelvenster Filterobjecten. 2. Klik op Volgende. De pagina Samenvatting wordt weergegeven. 3. Geef de query een naam en klik op Voltooien om het queryresultaat in tabelvorm toe te voegen aan uw document. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 61

62 5 Werken met query's in Live Office Query's maken en uitvoeren Een zoeklijst opgeven als filter 1. Klik in het deelvenster Filterobjecten op de pijl-omlaag en klik op Zoeklijst. 2. Dubbelklik in het dialoogvenster Zoeklijst op de waarden die u wilt opnemen en klik op OK. Selecteer bijvoorbeeld de waarde Partners als u met de query een lijst met klanten wilt ophalen die Partner zijn. De gekozen waarden worden weergegeven in het deelvenster Filterobjecten. 3. Klik op Volgende. Een aanwijzing opgeven als filter 1. Klik in het deelvenster Filterobjecten op de pijl-omlaag en klik op Aanwijzingen. 2. Selecteer in het dialoogvenster Definieer een prompt de gewenste eigenschappen voor de aanwijzing en klik op OK. Selecteer bijvoorbeeld Alleen uit lijst selecteren of Standaardwaarde(n) instellen. De pagina Waarden voor aanwijzingen opgeven verschijnt. 3. Dubbelklik op de aanwijzingen die u wilt toevoegen en klik op Volgende. U kunt bijvoorbeeld aanwijzingen toevoegen voor typen klanten of mogelijke afnemers, zoals Partners of Systeembeheerders, of voor verschillende geografische regio's. De pagina Querycontexten opgeven wordt weergegeven. Een context voor de query opgeven Een context is een gedefinieerde groep objecten in een query met hetzelfde zakelijke doel. Contexten worden in universes gebruikt om onduidelijke query's te voorkomen. Een onduidelijke query is een query met objecten die meerdere typen gegevens kunnen retourneren. Als voor dezelfde query meerdere contexten mogelijk zijn, moet u de context opgeven die u wilt gebruiken. U stelt de querycontext in op het tabblad Aanwijzing van het eigenschappenvenster of tijdens het vernieuwen van een query. Context opgeven 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op de bestaande query, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object wordt weergegeven. 2. Klik op Aanwijzing om de gewenste querycontext in te stellen. 62 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

63 Werken met query's in Live Office Query's maken en uitvoeren 5 3. Selecteer op de pagina Querycontexten opgeven van de Live Officewizard Invoegen een beschikbare querycontext en klik op Volgende. De pagina Samenvatting wordt weergegeven. Het Live Office-queryobject een naam geven en invoegen 1. Wijs op de pagina Samenvatting een naam toe aan de query en controleer de locatie van de query. 2. Klik op Voltooien om het queryresultaat toe te voegen aan uw document als een Live Office-object in tabelindeling. Opties voor binding van queryaanwijzing configureren Het binden van aanwijzingen is handig wanneer u wilt dat de waarden in een Live Office-object automatisch worden bijgewerkt. Uw werkblad bevat bijvoorbeeld een cel waarin u een Minimale verkoopwaarde kunt invoeren zodat u alleen de klanten met een hogere waarde kunt weergeven. Of u hebt in het rapportvoorbeeld 'Activiteiten per locatie' bijvoorbeeld een parameter 'Regio selecteren' met twee unieke waarden, Oost en West. Met celbinding kunt u in uw Microsoft Office-toepassing de gewenste waarde selecteren en vervolgens dynamisch de meest recente gegevens uit de database ophalen. Een aanwijzing binden aan een cel in uw Microsoft Office-document 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object met de aanwijzing die u regelmatig wilt bijwerken en klik op Eigenschappen. 2. Klik op Aanwijzingen en op Aanwijzingswaarden om het dialoogvenster Aanwijzingswaarden opgeven te openen. 3. Wijzig de aanwijzingen aan de hand van de volgende tabel en klik op OK.. Aanwijzing Altijd vragen om waarde Waardenlijst kiezen Excelgegevensbereik kiezen Beschrijving U wordt altijd gevraagd een waarde op te geven. Dit type aanwijzing wordt 'niet gebonden' genoemd omdat het niet is gekoppeld aan een constante waarde. Dit type aanwijzing is altijd gebonden of gekoppeld aan een constante waarde. Dit type aanwijzing wordt alleen gebruikt voor het binden van een waarde aan een waardenbereik in een Microsoft Excel-werkblad. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 63

64 5 Werken met query's in Live Office Queryeigenschappen weergeven Queryopties configureren Als u de prestaties en de kwaliteit van geretourneerde gegevens wilt verhogen, kunt u de queryopties als volgt configureren: Voorkom dubbele rijen in de resultaatset. Zorg dat er een aanwijzing wordt weergegeven als de querycontext onduidelijk is. Stel een maximumtijd in voor het uitvoeren van de query. Stel een maximum aantal rijen in dat wordt geretourneerd in de resultaatset. De queryopties configureren 1. Klik op de knop Optievenster weergeven. Het dialoogvenster Opties wordt geopend. 2. Configureer in het dialoogvenster Opties de beschikbare opties volgens de aanwijzingen in de volgende tabel en klik op OK. Optie Dubbele rijen ophalen Max. ophaaltijd Max. opgehaalde rijen Beschrijving Als de gebruiker deze optie niet inschakelt, worden de dubbele rijen verwijderd uit het queryresultaat. Als u bijvoorbeeld het object Jaar opvraagt, worden unieke jaren geretourneerd in plaats van mogelijke dubbele jaren voor elke rij die door de query wordt geretourneerd. De standaardwaarde is False. De maximumtijd in seconden voor de uitvoering van de query. De waarde -1 betekent dat er geen tijdslimiet is. Het maximum aantal rijen dat wordt opgehaald wanneer de query wordt uitgevoerd. De waarde -1 betekent dat er geen limiet is. Queryeigenschappen weergeven De queryeigenschappen van een bestaande query weergeven 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op de bestaande query, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen Live Office-object wordt weergegeven. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: Klik op het tabblad Algemeen om de objectdefinitie weer te geven en de eigenschappen voor de locatie in te stellen. 64 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

65 Werken met query's in Live Office Query's bewerken 5 Klik op Aanwijzingen en op Aanwijzingswaarden om het dialoogvenster Aanwijzingswaarden opgeven te openen. Klik op het tabblad Vernieuwen om de vernieuwing van het object te configureren. 3. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK. Query's bewerken In deze sectie wordt uitgelegd hoe u een bestaande query kunt wijzigen. De volgende onderwerpen komen aan bod: De locatie van de universe wijzigen De querydefinitie wijzigen De querycontext wijzigen De locatie van de universe wijzigen De universe-locatie voor een bestaande query wijzigen 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op de bestaande query, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen Live Office-object wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Algemeen om de objectdefinitie weer te geven en de eigenschappen voor de universe-locatie in te stellen. 3. Klik op Kiezen om het dialoogvenster Universe-locatie te openen. 4. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK. De querydefinitie wijzigen Een querydefinitie wijzigen 1. Klik vanuit uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op een bestaande query. 2. Selecteer Live Office en klik op Universe-query bewerken om de Live Office-wizard Invoegen te starten. De pagina Query opgeven wordt weergegeven. 3. Breng de gewenste wijzigingen aan in de definitie van de query en klik op OK. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 65

66 5 Werken met query's in Live Office Query's vernieuwen De querycontext wijzigen U kunt de context van een bestaande query wijzigen op het tabblad Aanwijzing van het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object, of tijdens het vernieuwen van de query. De context van een query wijzigen 1. Klik in uw Microsoft Office-document met de rechtermuisknop op de bestaande query, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. Het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Aanwijzing om de optie voor het opnieuw instellen van de querycontext weer te geven. 3. Breng de gewenste wijziging aan en klik op OK. Query's vernieuwen Een Live Office-object vernieuwen Doe het volgende vanuit uw Microsoft Office-document: Klik met de rechtermuisknop op de bestaande query, selecteer Live Office en klik op Object vernieuwen om de gegevens te vernieuwen. Klik in het Live Office-menu op Object vernieuwen of op Alle objecten vernieuwen. Klik op de Live Office-werkbalk op Alle objecten vernieuwen. Op de voortgangsbalk die wordt weergegeven kunt u het vernieuwen van het object volgen. Verwante onderwerpen: Opties voor het vernieuwen van gegevens configureren op pagina Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

67 Bestanden publiceren en weergeven hoofdstuk

68 6 Bestanden publiceren en weergeven Overzicht Overzicht Met BusinessObjects Live Office (Live Office) kunt u documenten publiceren naar BusinessObjects Enterprise. U moet publicatierechten hebben om een document te kunnen publiceren naar BusinessObjects Enterprise. Gebruikers moeten weergaverechten hebben voor een document dat ze willen weergeven. Deze sectie bevat de volgende onderwerpen voor gevorderde Live Officegebruikers: Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een gepubliceerd document weergeven Een document openen op een lokaal station Verbinding maken met een ander systeem Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Wanneer u een document hebt voltooid, kunt u het publiceren naar BusinessObjects Enterprise zodat andere gebruikers het kunnen bekijken. Met BusinessObjects Enterprise kunt u elk Microsoft Word-, Microsoft Excelen Microsoft PowerPoint-document beheren. Deze documenten hoeven geen geïmporteerde gegevens te bevatten. Een document publiceren 1. Wijs in het LiveOffice-menu de optie Publiceren naar BusinessObjects Enterprise aan en klik op Opslaan in BusinessObjects Enterprise of Opslaan als Nieuw in BusinessObjects Enterprise. Opmerking: Als u nog niet bent aangemeld bij BusinessObjects Enterprise wordt u gevraagd dat nu te doen. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als de map waarin u het document wilt opslaan. 3. Typ een naam voor het document in het vak Bestandsnaam. 4. Klik op Opslaan om het document te publiceren. Verwante onderwerpen: Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een gepubliceerd document weergeven Een document openen op een lokaal station Verbinding maken met een ander systeem 68 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

69 Bestanden publiceren en weergeven Een gepubliceerd document weergeven 6 Een gepubliceerd document weergeven U kunt een gepubliceerd document weergeven als u weergaverechten hebt voor dat document in BusinessObjects Enterprise. U kunt het document alleen weergeven als Microsoft Office Word, Excel en PowerPoint op uw computer zijn geïnstalleerd. Een gepubliceerd document weergeven 1. Wijs in het LiveOffice-menu de optie Publiceren naar BusinessObjects Enterprise aan en klik op Openen vanuit BusinessObjects Enterprise Opmerking: Als u zich nog niet bij BusinessObjects Enterprise hebt aangemeld, wordt u gevraagd dat nu te doen. Zie Aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 19 voor meer informatie. 2. Selecteer in het dialoogvenster Openen het document dat u wilt bekijken. Opmerking: als een object in het document oorspronkelijk is gebaseerd op een Crystal Reports- of Web Intelligence-document dat naar een ander BusinessObjects Enterprise-systeem is gepubliceerd, verschijnt er een bericht dat het brondocument niet op het huidige systeem is gevonden. 3. Klik op Openen om het bestand weer te geven. Het is afhankelijk van de Microsoft Office-beveiliging die op het document is toegepast en van de rechten die op het document zijn toegepast in BusinessObjects Enterprise of u het document kunt wijzigen. Verwante onderwerpen: Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een document openen op een lokaal station Verbinding maken met een ander systeem Een document openen op een lokaal station U kunt een document op uw lokale computer openen zonder verbinding te maken met BusinessObjects Enterprise. Zo kunt u bijvoorbeeld een document openen dat objecten bevat en ervoor kiezen geen verbinding met BusinessObjects Enterprise te maken wanneer dit wordt gevraagd. Als u geen verbinding maakt met BusinessObjects Enterprise, kunt u echter ook de functies van Live Office niet gebruiken om het object te wijzigen of de gegevens te vernieuwen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 69

70 6 Bestanden publiceren en weergeven Verbinding maken met een ander systeem Opmerking: als u de gegevens verbergt wanneer u het document opslaat, moet iedereen die het document opent de objecten vernieuwen om de geïmporteerde gegevens te kunnen bekijken. Gebruikers kunnen alleen objecten vernieuwen als op hun computer Live Office is geïnstalleerd en zij toegang hebben tot het bronobject in BusinessObjects Enterprise. Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een gepubliceerd document weergeven Verbinding maken met een ander systeem Verbinding maken met een ander systeem Wanneer een site meerdere BusinessObjects Enterprise-systemen bevat, kan de beheerder de Crystal Reports- of Web Intelligence-gegevens verplaatsen naar een andere CMS. Als u een document opent dat objecten bevat die zijn verbonden met bronobjecten op een ander BusinessObjects Enterprise-systeem, wordt het bericht weergegeven dat het bronobject of de bronobjecten niet zijn gevonden op het huidige systeem. Als u de objecten wilt verbinden met het juiste Crystal Reports- of Web Intelligence-object in het huidige systeem, moet u ervoor zorgen dat de objecten in het huidige systeem dezelfde veld- of dimensienamen en tabelnamen bevatten als het oorspronkelijke object. Het verkoopteam van New York werkt bijvoorbeeld met een document dat een object bevat waarvoor een Crystal Reports-rapport met de naam Mondiale omzet wordt gebruikt en dat is gepubliceerd naar het BusinessObjects Enterprise-systeem in de VS. Het verkoopteam van Londen heeft ook een versie van het Crystal Reports-rapport Mondiale omzet, dat zij echter Wereldomzet hebben genoemd en dat is gepubliceerd naar het Britse BusinessObjects Enterprise-systeem. Als leden van het verkoopteam in Londen het document van het verkoopteam in New York willen gebruiken, moeten ze dit object handmatig koppelen aan het rapport Wereldomzet in hun systeem. Uw gegevensexemplaar verbinden met een ander systeem 1. Open het document met het object waartoe u toegang wilt. 2. Meld u aan bij BusinessObjects Enterprise. Opmerking: Als u Live Office hebt geconfigureerd om automatisch een verbinding met BusinessObjects Enterprise te maken, verschijnt het bericht dat het Crystal Reports- of Web Intelligence-bronobject niet is gevonden op de huidige CMS. U wordt gevraagd of u het object handmatig wilt zoeken, waarna u de naam van het oorspronkelijke object kunt invoeren. 70 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

71 Bestanden publiceren en weergeven Verbinding maken met een ander systeem 6 3. Klik op Ja als u het object wilt zoeken op het BusinessObjects Enterprisesysteem. Opmerking: als u op Nee klikt, blijft de verbinding met het object verbroken. Zie Een document openen op een lokaal station op pagina 69 voor meer informatie. 4. Zoek in het dialoogvenster Openen het rapportobject met dezelfde tabelen veldnamen als het originele document en klik op Openen. 5. Herhaal stap 2 en 3 voor elk object dat u wilt koppelen. Wanneer u het document opslaat, worden de koppelingen met het nieuwe objectexemplaar in het document opgeslagen. Verbinding maken met een andere CMS 1. Klik in het menu LiveOffice op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt geopend. 2. Klik op het tabblad Enterprise. 3. Bewerk de URL van het systeem en de webservice, zodat deze is ingesteld op de juiste CMS (Central Management Server). Als het Web Intelligence-document dat u wilt invoegen zich bijvoorbeeld op een CMS met de naam businessobjects01 bevindt, is de URL van de webservice: U kunt in Live Office instellen dat u automatisch wordt aangemeld bij BusinessObjects Enterprise wanneer u Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint start. Verwante onderwerpen: Een document publiceren naar BusinessObjects Enterprise Een gepubliceerd document weergeven op pagina 69 Een document openen op een lokaal station op pagina 69 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 71

72 6 Bestanden publiceren en weergeven Verbinding maken met een ander systeem 72 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

73 Geavanceerde taken uitvoeren hoofdstuk

74 7 Geavanceerde taken uitvoeren Overzicht Overzicht Live Office wordt veel gebruikt in situaties waarin u meerdere Live Officeobjecten in één Microsoft Office-document wilt opnemen. Geavanceerde Live Office-gebruikers kunnen hiertoe bijvoorbeeld aanwijzingen samenvoegen, opties voor documentindeling en -opmaak instellen, opties voor verificatie en documentbeveiliging configureren en de locatie van het document in de gegevensopslagruimte wijzigen. Deze sectie bevat de volgende onderwerpen voor gevorderde Live Officegebruikers: Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren Algemene Live Office-eigenschappen beheren Documentbeveiliging en -toegang beheren Werken met infolabels in Live Office Instellingen voor aanwijzingen en parameters beheren In Live Office-documenten die meerdere Live Office-objecten en gekoppelde aanwijzingen of parameters bevatten, kunt u aanwijzingen van hetzelfde type consolideren zodat deze gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt. Aanwijzingen consolideren om gemakkelijk te kunnen bijwerken 1. Klik met de rechtermuisknop op een Live Office-object in uw Microsoft Office-document, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. 2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object op Aanwijzing. 3. Klik op het tabblad Aanwijzingen op Aanwijzingswaarden. 4. Selecteer een optie in de lijst en klik op OK. Voor de parameter 'Land' kunt u bijvoorbeeld de aanwijzing 'Frankrijk' selecteren in een vooraf geselecteerde zoeklijst. 5. Als uw Microsoft Office-document meerdere aanwijzingen op documentniveau bevat, wordt in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object een optie voor consolidatie van aanwijzingen weergegeven. Selecteer Aanwijzingen consolideren voor elk documenttype om deze algemene optie te configureren voor alle LiveOffice-objecten in uw document. Zie de volgende afbeelding. 74 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

75 Geavanceerde taken uitvoeren Algemene Live Office-eigenschappen beheren 7 Algemene Live Office-eigenschappen beheren In het dialoogvenster Opties van Live Office kunt u bepaalde aspecten van Live Office-functionaliteit configureren voor alle toepassingen. U kunt bijvoorbeeld configureren welke snelmenuopties worden weergegeven en standaardinstellingen maken voor bepaalde aspecten van de indeling, opmaak en vernieuwing van alle Live Office-objecten. In dit gedeelte komen de volgende onderwerpen aan de orde: Het snelmenu configureren Standaardinstellingen voor indeling, opmaak en vernieuwen wijzigen Standaardfoutberichten configureren Weergaveopties voor velden configureren Het snelmenu configureren U kunt instellen welk snelmenu wordt weergegeven in Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint. Het snelmenu wijzigen 1. Klik in het menu LiveOffice op Opties. 2. Selecteer op het tabblad Algemeen een van de volgende opties: 3. Klik op OK. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 75

76 7 Geavanceerde taken uitvoeren Algemene Live Office-eigenschappen beheren Standaardinstellingen voor indeling, opmaak en vernieuwen wijzigen Op het tabblad Algemeen kunt u de standaardopties voor opmaak en vernieuwen configureren. De standaardinstelling voor opmaak en vernieuwen wijzigen 1. Klik in het menu LiveOffice op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Algemeen. 3. Selecteer een van de volgende opties: Kolommen automatisch instellen bij vernieuwen van gegevens Hiermee past u de kolombreedte automatisch aan de nieuwe gegevens aan wanneer u de gegevens vernieuwt. Object bijwerken wanneer verbindingscel wordt gewijzigd Hiermee wordt een object automatisch vernieuwd en bijgewerkt wanneer de verbindingscel voor het object wordt gewijzigd. Opmerking: op het tabblad Beeld is de standaardinstelling dat rapportonderdelen met rapportopmaak worden ingevoegd, en dat filters en de sorteervolgorde worden weergegeven als opmerkingen. 4. Klik op OK. 76 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

77 Geavanceerde taken uitvoeren Algemene Live Office-eigenschappen beheren 7 Standaardfoutberichten configureren U kunt de standaardtekenreeksen wijzigen die in de cellen van uw document worden weergegeven wanneer er geen gegevens beschikbaar zijn (bijvoorbeeld als een cel geen gegevens bevat, als er sprake is van een fout of als de gegevens verborgen zijn). De standaardteksten wijzigen 1. Klik in het LiveOffice-menu op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Beeld. 3. Stel de gewenste standaardinstellingen in. Geen gegevens Typ de tekst die u wilt weergeven wanneer een cel geen gegevens bevat. Standaard wordt geen tekst weergegeven. Fout Typ de tekst die u wilt weergeven wanneer een cel een fout bevat. De standaardtekst is 'Fout'. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 77

78 7 Geavanceerde taken uitvoeren Documentbeveiliging en -toegang beheren Toestemming geweigerd Typ de tekst die u wilt weergeven wanneer de gebruiker niet is gemachtigd om een cel weer te geven of de gegevens in die cel te bewerken. De standaardtekst is 'Geweigerd'. Verwijderde gegevens Typ de tekst die u op de plaats van verborgen gegevens wilt weergeven. De standaardtekst is Business Objects. 4. Klik op OK. Weergaveopties voor velden configureren U kunt kiezen of u in de ingevoegde objecten de veldnamen, de veldbeschrijvingen of beide wilt weergeven. 1. Klik in het LiveOffice-menu op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Weergave. 3. Schakel onder Veldweergave de optie Naam, Beschrijving of Beide in. 4. Klik op OK. Verwante onderwerpen: Het snelmenu configureren Standaardinstellingen voor indeling, opmaak en vernieuwen wijzigen Standaardfoutberichten configureren Documentbeveiliging en -toegang beheren Als u in uw Microsoft Office-toepassingen werkt met Live Office-objecten, moet u om veiligheidsredenen vaak gegevens in uw documenten verbergen, gegevens uit verschillende databases ophalen of gegevens op een andere locatie opslaan. Dit kunt u in Live Office gemakkelijk regelen. In dit gedeelte komen de volgende onderwerpen aan de orde: Beveiliging toevoegen aan uw documenten Automatisch aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Verbinding maken met een andere CMS Uw document opslaan op een andere locatie 78 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

79 Geavanceerde taken uitvoeren Documentbeveiliging en -toegang beheren 7 Beveiliging toevoegen aan uw documenten Als u het document met de geïmporteerde gegevens opslaat, kunnen andere gebruikers mogelijk de gegevens bekijken waartoe ze niet bevoegd zijn. Als u ervoor wilt zorgen dat de gegevens in het document veilig zijn, verbergt u de gegevens in het document en publiceert u het document vervolgens naar BusinessObjects Enterprise. Door een document naar BusinessObjects Enterprise te publiceren, zorgt u ervoor dat alleen bevoegde gebruikers het document kunnen bekijken. Gebruikers die de verborgen gegevens in het document willen bekijken, moeten de gegevens vernieuwen. Gebruikers kunnen de gegevens alleen vernieuwen als ze BusinessObjects Live Office (Live Office) hebben geïnstalleerd en zich hebben aangemeld bij BusinessObjects Enterprise. Gegevens verbergen bij het opslaan van een document 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object en klik op Eigenschappen. 2. Klik op het tabblad Vernieuwen. 3. Selecteer Gegevens verwijderen bij opslaan; gegevens vernieuwen voor nieuwe weergave en klik op OK. Wanneer u het document opslaat, worden de gegevens in het object vervangen door een tekenreeks. De standaardtekenreeks is Business Objects, maar u kunt dit veranderen. 4. Klik op Vernieuwen als u de gegevens wilt herstellen. Automatisch aanmelden bij BusinessObjects Enterprise Met eenmalige aanmelding kunt u gelijktijdig toegang krijgen tot meerdere toepassingen en systemen terwijl u slechts eenmaal uw aanmeldingsreferenties hoeft op te geven, waardoor u sneller en doelmatiger kunt werken. U kunt configureren dat Live Office automatisch verbinding maakt met BusinessObjects Enterprise wanneer Microsoft Office Excel, PowerPoint of Word wordt gestart. Live Office biedt de mogelijkheid om eenmalige aanmelding te gebruiken bij BusinessObjects Enterprise als deze optie is geconfigureerd. U kunt configureren dat Live Office automatisch verbinding maakt met BusinessObjects Enterprise elke keer dat de Microsoft Office-toepassingen die Live Office ondersteunen worden geladen. Op deze manier worden gebruikers niet gevraagd zich bij BusinessObjects Enterprise aan te melden wanneer ze zich eenmaal bij het verificatiehulpprogramma van hun bedrijf hebben aangemeld. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 79

80 7 Geavanceerde taken uitvoeren Documentbeveiliging en -toegang beheren Een automatische verbinding instellen 1. Klik in het menu LiveOffice op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven. 2. Klik op het tabblad Enterprise. Opmerking: als u zich al bij BusinessObjects Enterprise hebt aangemeld, verschijnen uw aanmeldingsgegevens in de desbetreffende velden. 3. Selecteer Opgegeven aanmeldingsgegevens gebruiken. 4. Klik op OK. Verbinding maken met een andere CMS De Crystal Reports- of Web Intelligence-gegevens die u nodig hebt voor de verbinding, kunnen in verschillende gegevensopslagruimten zijn opgeslagen. Op het tabblad Enterprise van het Live Office-dialoogvenster Opties kunt u instellen dat Live Office verbinding maakt met een andere CMS (Central Management Server). Verbinding maken met een andere CMS 1. Klik in het menu LiveOffice op Opties. Het dialoogvenster Opties wordt geopend. 2. Klik op het tabblad Enterprise. 3. Bewerk de vakken URL webservice en Systeem zodat deze verwijzen naar de juiste CMS. Opmerking: u kunt instellen dat Live Office u automatisch aanmeldt bij BusinessObjects Enterprise wanneer u Microsoft Excel start. 4. Klik op OK. Uw document opslaan op een andere locatie U kunt uw Live Office-document gemakkelijk opslaan op een andere locatie in BusinessObjects Enterprise. Uw document opslaan op een andere CMS 1. Klik met de rechtermuisknop op het Live Office-object waarvoor u de locatie wilt wijzigen, wijs Live Office aan en klik op Eigenschappen. 2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object op Kiezen. 3. Ga in het dialoogvenster Documentlocatie naar een nieuwe locatie voor uw document en klik op OK. Er wordt een foutbericht weergegeven. 4. Klik op Ja. Het nieuwe documentpad wordt weergegeven. 80 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

81 Geavanceerde taken uitvoeren Werken met infolabels in Live Office 7 Werken met infolabels in Live Office U kunt tijd besparen als u Live Office-infolabels gebruikt in Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint. Live Office-infolabels vergemakkelijken uw werk met Live Office-objecten in uw Microsoft Office-toepassingen en geven u meer controle over automatische functies. Als in Microsoft Office Excel, Word of PowerPoint Live Office-gegevens worden aangetroffen, worden deze gemarkeerd met een infolabelindicator, namelijk een rood driehoekje. Kijken welke acties u kunt uitvoeren met een Live Office-infolabel 1. Selecteer het Live Office-object waarin de infolabelindicator voorkomt. 2. Plaats de invoegpositie op de gemarkeerde tekst totdat de infolabelknop Acties wordt weergegeven. 3. Klik op de infolabelknop Acties om een lijst weer te geven met de Live Office-acties die u kunt uitvoeren. Wanneer u een document opslaat, worden de infolabels ingesloten zodat ze beschikbaar zijn voor alle gebruikers die het document openen. U kunt het document ook opslaan zonder infolabels in te sluiten. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 81

82 7 Geavanceerde taken uitvoeren Werken met infolabels in Live Office 82 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

83 Problemen met Live Office oplossen hoofdstuk

84 8 Problemen met Live Office oplossen Overzicht Overzicht Dit hoofdstuk bevat informatie over hoe u logboekregistratie in Live Office kunt inschakelen en hoe u veelvoorkomende problemen met Live Office kunt oplossen. De informatie is bedoeld voor systeembeheerders of andere IT'ers die ervaring hebben met het configureren van logboekbestanden en het wijzigen van DLL-bestanden in C#. Voorbeelden van Live Officelogboekbestanden In deze sectie vindt u een voorbeeld van het bestand Config.xml en het uitvoerbestand Log.txt. Voorbeeld van LOLogger.config met XML-bestandsindeling Voorbeeld van bestandsindeling logboekbestand Voorbeeld van LOLogger.config met XML-bestandsindeling <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuratie> <configsections> <section name="log4net" type="log4net.config.log4netconfigurationsectionhandler, log4net-net-1.0" /> </configsections> <log4net> <hoofdgroep> <level value="debug" /> <appender-ref ref="logfileappender" /> </root> <appender name="logfileappender" type="log4net.appender.fileappender" > <param name="file" value="logboekbestand.txt" /> <param name="appendtofile" value="true" /> <layout type="log4net.layout.patternlayout"> <param name="conversionpattern" value="%d [%t] %-5p %m%n" /> </layout> </appender> </log4net> </configuration> 84 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

85 Problemen met Live Office oplossen Logboekregistratie voor inschakelen in Live Office 8 Voorbeeld van bestandsindeling logboekbestand Wanneer Live Office wordt uitgevoerd, wordt er een TXT-bestand van het logboekbestand gegenereerd. Een voorbeeld van het TXT-bestand vindt u hierna. Date Time----- PID Loglevel Log message :19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateauthcombothreadhelper :19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL = /dsws/services/session :19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session = BusinessObjects.DSWS.Session.Session Opmerking: U kunt de naam van het uitvoerbestand in LOLogger.config.xml wijzigen met de parameter <param name="file" value="logboekbestand.txt"/>. Zie Logboekregistratie voor inschakelen in Live Office op pagina 85 voor meer informatie. Logboekregistratie voor inschakelen in Live Office Logboekregistratie is bij de installatie van Live Office standaard uitgeschakeld. In deze secties vindt u informatie over het configureren en het inschakelen van logboekregistratie in het register. Opmerking: deze sectie bevat informatie over het wijzigen van het register. Maak een back-up van het register voordat u hierin wijzigingen aanbrengt. Zorg er ook voor dat u weet hoe u het register kunt herstellen als er zich een probleem voordoet. Verkeerd gebruik van de Register-editor kan ernstige problemen veroorzaken waardoor u wellicht genoodzaakt bent het besturingssysteem opnieuw te installeren. Business Objects kan niet garanderen dat u problemen die het gevolg zijn van onjuist gebruik van de Register-editor, weer kunt oplossen. Het gebruik van de Register-editor is geheel op eigen risico. Live Office-logboekregistratie configureren 1. Maak een bestand Config.xml en sla het op als LOLogger.config.txt. 2. Sla het bestand op in de map met onderdelen voor de Officegebruikersinterface. De standaardlocatie is C: Program Files \BusinessObjects\ BusinessObjects Enterprise 11.5\Live Office Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 85

86 8 Problemen met Live Office oplossen Problemen met Live Office-onderdelen oplossen 3. Zoek en open het XML-bestand in uw XML-editor. Wijzig de waarde van de parameter 'level value' in een van de volgende parameterwaarden: Debug, Info, Warn, Error of Fatal. Opmerking: het logboekregistratieprogramma registreert alle systeemberichten die gelijk zijn aan of groter zijn dan de opgegeven parameterwaarde. 4. Wijzig of voeg extra configuratieparameters toe voor Live Officelogboekregistratie. Zo kunt u met de parameter <param name="file" value="logboekbestand.txt"/> de naam en locatie definiëren van het TXT-bestand waarin u de registratieactiviteit kunt bijhouden. Tip: u kunt de standaard-time-outwaarde van 600 seconden wijzigen door de reekswaarde voor de volgende Live Office-registersleutel te wijzigen: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Business Objects\Suite 11.7\Live Office\ENTERPRISE] "DefaultTimeOut"="600" 5. Sluit alle Microsoft Office-toepassingen af. Wanneer u de volgende keer een Microsoft Office-toepassing start, is logboekregistratie ingeschakeld. Opmerking: als u Live Office-logboekregistratie wilt uitschakelen, moet u het bestand LOLogger.config een andere naam geven of verwijderen. Problemen met Live Office-onderdelen oplossen In deze sectie worden problemen beschreven die zich kunnen voordoen bij de installatie of het gebruik van het BusinessObjects XI R2 Live Office Productivity Pack. Klik op een van de volgende koppelingen voor informatie over het oplossen van problemen.. Opmerking: neem contact op met de klantenondersteuning als u in dit document geen oplossing voor uw probleem kunt vinden. Zie Klantenondersteuning, adviesdiensten en training op pagina 99 voor meer informatie. In dit gedeelte komen de volgende onderwerpen aan de orde: Probleem: het LiveOffice-menu is verdwenen Probleem: het vernieuwen van het document is mislukt Probleem: het dialoogvenster Context wordt niet weergegeven terwijl de optie Context opnieuw instellen bij vernieuwen wel is ingeschakeld Probleem: de sortering en filtering van het rapport verdwijnen wanneer het rapport wordt vernieuwd 86 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

87 Problemen met Live Office oplossen Problemen met Live Office-onderdelen oplossen 8 Probleem: het LiveOffice-menu is verdwenen Oorzaak: De Live Office-invoegtoepassing is niet goed ingeschakeld. Oplossing: Voer het bestand Enable_addin.exe uit. Dit bestand bevindt zich in C:\Program Files\Business Objects\BusinessObjects Enterprise 11.5\Live Office 11.7 Zie de Installatiehandleiding voor Live OfficeXI R2 Productivity Pack op uw product-cd. Probleem: het vernieuwen van het document is mislukt Oorzaak: Het is inherent aan het ontwerp van Live Office dat het vernieuwen van Live Office-objecten in bepaalde gevallen mislukt. De bekendste oorzaak van deze fout is dat de onderliggende structuur van het bronrapport is gewijzigd sinds de laatste keer dat het Live Office-object werd vernieuwd. Het vernieuwen mislukt om een van de volgende redenen. Het type rapportonderdeel is gewijzigd. Het onderdeel is bijvoorbeeld gewijzigd van een tabel in een diagram. Het Web Intelligence- of Crystal Reports-bronbestand is verwijderd uit BusinessObjects Enterprise. De bron-universe is gewijzigd of verwijderd. De tabelvelden of beperkingen in de SQL-database zijn gewijzigd of verwijderd. Het opgegeven veldtype of de opgegeven beperking in de database is ongeldig of niet beschikbaar. Er is geen exemplaar beschikbaar. De tabelstructuur. Oplossing: Er wordt een foutbericht weergegeven waarin de oorzaak van het probleem wordt aangegeven. Als in het foutbericht geen oorzaak wordt genoemd of als de tekst van het foutbericht niet bruikbaar is, kunt u zelf kijken of de rapportstructuur onlangs is gewijzigd. Probleem: het dialoogvenster Context wordt niet weergegeven terwijl de optie Context opnieuw instellen bij vernieuwen wel is ingeschakeld Oorzaak: Dit is inherent aan het ontwerp van Live Office. De contextwaarde wordt opgeslagen in het Live Office-object en wordt gebruikt bij het vernieuwen. Oplossing: Wijzig de context in het dialoogvenster Eigenschappen Live Office-object. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 87

88 8 Problemen met Live Office oplossen Problemen met Live Office-onderdelen oplossen Probleem: de sortering en filtering van het rapport verdwijnen wanneer het rapport wordt vernieuwd Oorzaak: Sorteer- en filterbewerkingen van Microsoft Office Excel worden niet ondersteund in Live Office. Oplossing: Vernieuw het Live Office-object en voer deze bewerkingen opnieuw uit. Andere rapportopmaak blijft wel behouden. 88 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

89 Naslaginformatie hoofdstuk

90 Naslaginformatie A Naslaginformatie voor de gebruikersinterface Naslaginformatie voor de gebruikersinterface Deze sectie bevat naslaginformatie over de volgende onderwerpen: Live OfficeWizard Invoegen Dialoogvenster Opties Dialoogvenster Eigenschappen Live OfficeWizard Invoegen De Live Office-wizard Invoegen wordt weergegeven wanneer u Invoegen kiest in het LiveOffice-menu. De wizard helpt u bij het selecteren van een Crystal Reports-bronobject of -bronexemplaar, een Web Intelligence-object of -exemplaar, of een query die u als Live Office-object kunt invoegen in uw Microsoft Office-document. 90 Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

91 Naslaginformatie Naslaginformatie voor de gebruikersinterface A Dialoogvenster Opties In het dialoogvenster Opties kunt u de opties instellen voor BusinessObjects Live Office (Live Office). Deze opties gelden voor alle documenten, niet alleen voor het huidige document. Klik op Standaard als u de standaardopties wilt herstellen. Opmerking: Live Office-opties zijn alleen van toepassing op het Microsoft Office-product dat u gebruikt. U kunt voor Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint en Microsoft Word diverse opties instellen. Het dialoogvenster Opties bevat drie tabbladen: Tabblad Algemeen Tabblad Beeld Tabblad Enterprise Tabblad Algemeen Het tabblad Algemeen bevat opties voor het aanpassen van het snelmenu en de algemene weergaveopties. Welke opties u hier kunt opgeven, is afhankelijk van het Microsoft Office-programma dat u gebruikt. Verwante onderwerpen: Het snelmenu configureren op pagina 75 Standaardinstellingen voor indeling, opmaak en vernieuwen wijzigen op pagina 76. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 91

92 Naslaginformatie A Naslaginformatie voor de gebruikersinterface Tabblad Beeld Het tabblad Beeld bevat opties voor veldweergave. Verwante onderwerpen: Standaardfoutberichten configureren op pagina 77 Weergaveopties voor velden configureren op pagina Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack

93 Naslaginformatie Naslaginformatie voor de gebruikersinterface A Tabblad Enterprise Het tabblad Enterprise bevat de opties voor het maken van een verbinding met BusinessObjects Enterprise. Verwante onderwerpen: Standaardfoutberichten configureren op pagina 77 en Weergaveopties voor velden configureren op pagina 78. Automatisch aanmelden bij BusinessObjects Enterprise op pagina 79 Dialoogvenster Eigenschappen Het dialoogvenster Eigenschappen bevat eigenschappen voor het geselecteerde object. In Live Office kunt u de vormgevings- en het vernieuwingsopties van uw Live Office-object bekijken en wijzigen. Opmerking: de instellingen in dit dialoogvenster hebben alleen betrekking op het huidige Live Office-object. Zie Dialoogvenster Opties op pagina 91 voor meer informatie over globale instellingen. Gebruikershandleiding voor BusinessObjects Live Office XI Release 2 Productivity Pack 93