VERSIE 5.1/5.2 SNELSTARTKAART VOOR WINDOWS 32-BITS

Transcriptie

1 VERSIE 5.1/5.2 SNELSTARTKAART VOOR WINDOWS 32-BITS TM

2 GROUPWISE 5.2 SNELSTARTKAART GroupWise is software waarmee u berichten kunt verzenden, planningen kunt maken, uw agenda kunt bijhouden en uw documenten kunt beheren. Hieronder vindt u een overzicht van de vele mogelijkheden die GroupWise u biedt. Berichten verzenden en afspraken plannen Dankzij GroupWise hoeft u zich nooit meer af te vragen of een bericht dat u met veel moeite hebt getypt, gekopieerd en verstuurd wel is gelezen door de mensen voor wie het bestemd is. Met GroupWise kunt u snel een bericht verzenden naar een groot aantal mensen en daarna precies nagaan wie het bericht heeft geopend, verwijderd, enzovoorts. Met Planning kunt u snel zien wanneer de mensen, de vergaderruimte en de andere faciliteiten die u nodig hebt beschikbaar zijn. Documenten beheren Als u moeite hebt met het terugvinden van documenten of niet meer weet welke versies er van een document zijn, kunt u GroupWise-bibliotheek uw documenten voor u laten beheren. GroupWise-bibliotheek biedt een veelzijdige en veilige manier om met documenten te werken en samen met anderen te gebruiken. U kunt documenten in verschillende versies opslaan, aangeven wie een document mag inzien of bewerken en documenten aan- en afmelden. Adressen zoeken en sorteren Wanneer u een bericht naar meerdere mensen verzendt, is het erg vervelend om al hun namen in het vak Aan te moeten typen. Met het Adresboek kunt u snel meerdere mensen selecteren die u een bericht wilt sturen. U kunt de informatie in het Adresboek op verschillende manieren sorteren. U kunt ook uw eigen adresboeken maken, zodat u niet steeds het hele Adresboek hoeft te doorzoeken. Telefoneren via uw computer De GroupWise Conversation Place beheert uw telefoon vanaf het scherm. U hoeft dus niet eens de hoorn van de haak te nemen. U kunt de telefoon opnemen, bellers in de wachtstand plaatsen, met andere bellers overleggen, een logboek van alle gevoerde gesprekken bijhouden en telefoonnummers opzoeken en kiezen. Wat nog meer? U kunt uw GroupWise-pakket met de volgende componenten uitbreiden: GroupWise WorkFlow automatiseert de distributie van werkprocessen waarbij beslissingen moeten worden genomen en die feedback van anderen vereisen. U kunt ontvangers langs elektronische weg formulieren en documenten toesturen, één voor één of aan een hele groep tegelijk, waardoor de samenwerking en het gezamenlijke gebruik van informatie aanmerkelijk worden verbeterd. U kunt zelfs vanaf uw werkplek volgen hoe het met de voortgang staat en welke commentaren de ontvangers leveren. Met Beeldbewerking kunt u de kwaliteit van gescande afbeeldingen verbeteren door ze te draaien, te vergroten of te verkleinen, de resolutie te wijzigen, aantekeningen toe te voegen, enzovoorts. Vervolgens kunt u de documenten via GroupWise 5 doorsturen naar andere gebruikers, die ze verder kunnen bewerken of becommentariëren.

3 Het hoofdvenster Het hoofdvenster is de "thuisbasis" in GroupWise. Vanuit het hoofdvenster kunt u uw berichten lezen, afspraken plannen, uw Agenda bekijken en nog veel meer. In de titelbalk verschijnen informatieregels met een beschrijving van de verschillende menu-opties. Werkbalk Lijst Mappen Postbus Klik met de rechtermuisknop om een kolomkop toe te voegen. Sleep om een kop te verwijderen. Met QuickViewer kunt u berichten in uw Postbus lezen zonder ze in een apart venster te hoeven openen. Knop Gemachtigde Statusbalk Soorten mappen Uw map Gebruikers (aangeduid met uw naam) stelt uw GroupWise-database voor. Uw map Gebruikers bevat behalve items ook weer andere mappen. In de Postbus bevinden zich alle items die u hebt verzonden en ontvangen. Met de knoppen op de werkbalk kunt u alleen verzonden items of ontvangen items weergeven In de Agenda worden al uw afspraken, notities en taken in agenda-opmaak of in een lijst weergegeven.. Uw Archiefkast bevat al uw persoonlijke mappen en mappen die u met anderen deelt. Werk in uitvoering bevat berichten die nog niet klaar zijn. U kunt aan een bericht werken en het vervolgens later verzenden. Deze map bevat tevens verwijzingen naar documenten die zijn geopend of afgemeld. De Prullenbak bevat alle items en documenten die u hebt verwijderd. Maak uw Prullenbak af en toe leeg, zodat deze niet te veel ruimte op het netwerk in beslag neemt. Klik met de rechtermuisknop op het filterpictogram om een filter toe te passen of te wissen. Voor meer informatie over het hoofdvenster U kunt een rondleiding krijgen langs verschillende onderdelen van het hoofdvenster. Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Basisinstructie, Nieuwe functies in GroupWise Quick Tips beschrijven elke knop op de knoppenbalk. Als u een Quick Tip wilt weergeven, plaatst u de invoegpositie op een knop van de werkbalk. Er is een Help-onderwerp waarin wordt uitgelegd wat de pictogrammen naast uw items voorstellen. Klik op Help, Help-onderwerpen en vervolgens op Index. Typ items en dubbelklik op pictogrammen naast. Er is een richtlijn die u leert hoe u een regel maakt, die inkomende berichten automatisch in bepaalde mappen plaatst Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Taken automatiseren, Map maken die automatisch wordt bijgewerkt. Er is een Help-onderwerp waarin wordt uitgelegd hoe u items in uw Postbus kunt weergeven of verbergen zonder ze te verplaatsen of verwijderen. Klik achtereenvolgens op Help, Help-onderwerpen en Inhoud. Dubbelklik achtereenvolgens op Hoe kan ik, Postbus beheren, Filters, Info.

4 Getting Leren werken Acquainted met het with Adresboek the Address Het Adresboek is het "telefoonboek" van GroupWise. In het Adresboek staan namen, e- mailadressen, telefoonnummers en andere informatie. Elk tabblad in het Adresboek komt overeen met een ander adresboek. Het tabblad Novell GroupWise-adresboek bevat een item voor elke gebruiker in uw GroupWise-systeem. Het tabblad Voorkeurlijst bevat de adressen die u het meest gebruikt. Telkens wanneer u iets verzendt of ontvangt, voegt GroupWise het adres toe aan uw tabblad Voorkeurlijst. Verder geeft GroupWise een tabblad weer voor elk adresboek dat u voor uzelf maakt. Voor meer informatie over het Adresboek U kunt een rondleiding krijgen langs verschillende onderdelen van het Adresboek. Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Werken met het adresboek, Rondleiding door Adresboek. Een richtlijn helpt u stapsgewijs bij het maken van een adresgroep. Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Werken met het adresboek, Adresgroep maken. Veel voorkomende taken Een bericht verzenden 1. Klik op de werkbalk. 2. Typ een of meer gebruikersnamen in het vak Aan. 3. Typ een onderwerp. 4. Typ een bericht. 5. Klik op Zenden. Een bericht lezen dat u hebt ontvangen. 1. Dubbelklik in uw Postbus op het bericht dat u wilt lezen. of Klik op een bericht als u het wilt lezen in de QuickViewer. Uw agenda weergeven 1. Klik op Venster en vervolgens op Agenda-ontwerp. Als u uw agenda in uw Postbus wilt bekijken zonder een apart agendavenster te openen, klikt u op de map Agenda. Klik op Beeld en vervolgens op Als Agenda weergeven als u de planning van vandaag in een agendaopmaak wilt weergeven. Het agenda-ontwerp toevoegen aan uw werkbalk 1. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk. 2. Klik op Eigenschappen en vervolgens op Aanpassen. 3. Klik in de keuzelijst Categorieën op Venster. 4. Klik in het vak Knoppen op de knop Agendaontwerp 5. Klik op Knop toevoegen en vervolgens op OK. Vrije momenten zoeken voor een vergadering 1. Klik op de werkbalk. 2. Typ namen van gebruikers en hulpmiddelen in het vak Aan. Als u de precieze namen niet weet klikt u op Adres. Dubbelklik op de gebruikers en de faciliteiten die u in uw planning wilt opnemen en klik vervolgens op OK. 3. Geef de eerst mogelijke dag voor de vergadering op in het vak Begindatum. 4. Geef de duur van de vergadering op. 5. Klik op Bezet. 6. Klik op Automatische selectie om de eerst beschikbare vergadertijd te selecteren en klik vervolgens op OK. 7. Vul de afspraak in en klik op Zenden.

5 On-line Help gebruiken Alle documentatie van de GroupWise-client is on-line beschikbaar. Er zijn een aantal verschillende methoden om toegang te krijgen tot de on-line Help. U kunt dus een methode kiezen die het best aan uw behoeften voldoet. Er worden hier twee methoden besproken: In Index worden trefwoorden weergegeven waarmee u gemakkelijk onderwerpen kunt vinden, ongeveer zoals een index in een boek. 1. Klik achtereenvolgens op Help, Help-onderwerpen en Index. Richtlijnen helpen u door de verschillende fasen van een taak of serie taken heen, zodat u aldoende met de GroupWise-functies leert werken. U kunt ook alleen de instructies in de richtlijnen lezen als u de stappen liever niet uitvoert. 1. Klik op Help en vervolgens op Richtlijnen. Op het Internet kunt u magazine Cool Solutions vinden met allerhande tips en wetenswaardigheden over GroupWise. U kunt hier ook vragen stellen aan mensen die alles van GroupWise afweten. Kom eens langs op het adres Handige functies Functie Mappen delen Niet-verzonden berichten opslaan Items verplaatsen naar mappen Gemachtigde voor andere gebruiker Telefoneren via Conversation Place Een type item wijzigen in een ander type (bijvoorbeeld een bericht wijzigen in een taak) Waar vindt u meer informatie? Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Uw werk delen, Map delen. Index. Typ niet-verzonden en dubbelklik op Opslaan en vervolgens op Een niet-verzonden item opslaan. Inhoud. Dubbelklik achtereenvolgens op Hoe kan ik, Postbus beheren, Mappen, Items verplaatsen naar mappen. Klik achtereenvolgens op Help, Richtlijnen, Uw werk delen, Postbus van een andere gebruiker beheren. Inhoud. Dubbelklik achtereenvolgens op Hoe kan ik, Telefoon gebruiken en Conversation Place gebruiken. Index. Typ wijzigen. Dubbelklik op Rubrieken en vervolgens op Een item in uw agenda wijzigen in een item van een ander type.

6 Het bureaublad van GroupWise aanpassen U kunt knoppen toevoegen en verwijderen van de werkbalk, standaardinstellingen in Opties wijzigen, enzovoorts. Nu volgen enkele taken waarmee u kunt beginnen uw opties aan te passen. Documentbeheerintegratie in- of uitschakelen 1. Klik achtereenvolgens op Extra, Opties, Documenten, Integratie met andere toepassingen inschakelen. Opgeven of u een bericht wilt lezen of de eigenschappen ervan wilt bekijken wanneer u dubbelklikt op het bericht 1. Klik op Extra en vervolgens op Opties. Dubbelklik op Voorkeuren: instellingen van GroupWise en klik op Item openen of Eigenschappen tonen. Opgeven of u bijlagen wilt bekijken in de viewer of wilt openen in een toepassing 1. Klik op Extra en vervolgens op Opties. Dubbelklik op Voorkeuren: instellingen van GroupWise en klik op Bijlage bekijken of Bijlage openen. U vindt deze Snelstartkaart en extra informatie over GroupWise op de introductiepagina Group Wise Cool Solutions op het adres Patent aangevraagd Made in U.S.A A PDF