De zakelijke impact van vergaderstress door technische problemen

Transcriptie

1 De zakelijke impact van vergaderstress door technische problemen 00

2 Inleiding Alledaagse stress U kent het wel. U staat op het punt om uw briljante idee aan uw baas te laten zien. U hebt uw presentatie tot in de puntjes voorbereid en... de techniek laat het afweten. Paniek! Stress is de reactie van het lichaam op een verandering in de situatie die vraagt om een reactie of aanpassing. Een dergelijke verandering resulteert in fysieke, mentale en emotionele reacties. Het menselijk lichaam is erop gebouwd stress te ervaren en erop te reageren. Stress kan positief zijn; het houdt u alert en zorgt ervoor dat u gevaarlijke situaties mijdt. Maar op het verkeerde moment kan een verhoogd stressniveau de prestaties negatief beïnvloeden. Door de stressfactor weg te nemen of te verminderen kunnen mensen en teams beter presteren. Het onderzoek Barco, een wereldwijd opererend technologiebedrijf dat producten voor netwerkvisualisatie ontwerpt en ontwikkelt, wilde graag meer weten over vergaderstress als gevolg van technische problemen. Het bedrijf heeft daarom een uitgebreid onderzoek laten uitvoeren, waarin de stress werd geanalyseerd die komt kijken bij het gebruik van technologie in vergaderingen. Het onderzoek is onderverdeeld in een kwantitatieve internationale studie naar de problemen en de ideeën die mensen hadden, en een live experiment waarin werd bekeken hoe mensen op het emotionele vlak reageren in bepaalde situaties. Hier werden emotionele stressniveaus berekend aan de hand van metingen van elektrodermale activiteit (EDA: de variatie in elektrische huidweerstand in reactie op transpiratie), hartslag en zelfrapportage.. De kwantitatieve studie werd gehouden onder 1000 kantoormedewerkers in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en de VS die als leider, spreker of deelnemer vergaderingen bijwonen. De respondenten vertegenwoordigden een evenredige verdeling in leeftijdsgroepen van 18 tot 55 jaar en ouder, en er deden evenveel mannen als vrouwen aan het onderzoek mee. Het emotie-experiment werd gehouden op het Sussex Innovation Centre in het Verenigd Koninkrijk. Hierbij werden 27 kantoormedewerkers die minimaal eenmaal per maand presentaties houden onderverdeeld in groepjes van drie of vier. Elk groepje werd gevraagd een presentatie te geven die ze niet van te voren hadden gezien, eerst in een gemakkelijke sessie en daarna in een technisch lastige sessie. 1 WebMD 2

3 De resultaten Het stresspotentieel Kantoormedewerkers brengen veel tijd door in vergaderingen die stress kunnen opleveren. De meerderheid (59%) van de respondenten woont minimaal een paar keer per week een vergadering bij. Bijna negen op de tien (89%) mensen zijn als leider of spreker aanwezig bij vergaderingen, en bijna de helft (47%) doet dat dagelijks of meerdere malen per week. De overgrote meerderheid (94%) van de respondenten geeft aan dat technologie wordt gebruikt en een belangrijk onderdeel uitmaakt van hun vergaderingen, zodat op allerlei gebieden dingen fout kunnen gaan. Ongeveer de helft of meer geeft aan dat beamers (62%) of software voor videoconferencing (53%) worden gebruikt, en bij ongeveer vier op de tien (39%) respondenten wordt een plugin gebruikt (bijvoorbeeld een kabel om een laptop aan te sluiten). Een kwart (25%) van de respondenten maakt tijdens vergaderingen al gebruik van een draadloos systeem voor het delen van schermen. Technologie maakt een belangrijk onderdeel uit van deze stressgevoelens. Stress over technologie uit zich op diverse manieren, en bijna negen op de tien mensen hebben er last van. Mensen maken zich bijvoorbeeld zorgen of iedereen wel verbinding kan maken (32%), over de aansluiting op de technologische faciliteiten in de vergaderruimte (28%) of over incompatibele systemen (28%). Ook maken drie op de tien mensen zich druk over systeemstoringen en is een op de vijf (21%) bang dat het delen van content of schermen misgaat. En het lijkt erop dat mensen zich terecht zorgen maken; dit soort problemen komt geregeld voor. Meer dan de helft van de respondenten ervaart problemen met het delen van content of schermen (58%) of maakt mee dat deelnemers geen verbinding kunnen maken (51%). Vier op de tien respondenten (40%) heeft vaak te maken met incompatibele systemen. Beamers Videoconferencing software 62% 53% Deze stress over technologie uit zich op allerlei manieren: 32% 28% 3 in 10 maakt zich zorgen of iedereen wel verbinding kan maken maakt zich zorgen over de aansluiting op de systemen in de vergaderruimte zijn bang voor systeemstoringen Daarbij ondervindt de meerderheid van de respondenten stress bij verschillende aspecten van het deelnemen aan vergaderingen, zoals het organiseren van (84%), voorbereiden voor (84%), leiden van (84%) of spreken tijdens (82%) een vergadering. Audioconferencing software Gedeelde computer in vergaderruimte Plugin (bijv. kabels) 42% 41% 39% 1 in 5 is bang dat het delen van content of schermen misgaat Bijna negen op de tien respondenten ondervinden stress in verband met de technologische aspecten van vergaderingen. 87% LCD-schermen Usb s / cd s Draadloos schermen delen vanaf eigen apparaat Interactieve touchscreens Geen technologie voor vergaderingen 39% 36% 25% 22% Figuur 1: Welke soorten technologie worden gebruikt tijdens de vergaderingen die u bijwoont? 6% 28% maakt zich zorgen over incompatibele systemen 3

4 De resultaten De realiteit van stress Deze resultaten kwamen ook naar voren in het experiment. Letterlijk iedereen had meer last van stress tijdens de vergadering met technische problemen dan tijdens de gemakkelijkere vergadering. Over het geheel genomen waren mensen gemiddeld 46% meer gestrest tijdens deze vergaderingen dan tijdens de eenvoudigere versies waar de techniek wel naar behoren werkte. De gemiddelde piekhartslag lag bij technische problemen op 179 slagen per minuut de gemiddelde hartslag in rust is slagen per minuut. Bij het presenteren schoten de stressniveaus nog verder omhoog: 78% van de mensen had tijdens de technisch problematische sessies meer stress. Informatie op een scherm of beamer tevoorschijn krijgen leverde de meeste spanning op. Bij pogingen een apparaat aan te sluiten op het scherm lagen de stressniveaus 62% hoger dan het gemiddelde niveau onder de deelnemers. Zoektochten naar ontbrekende kabels en pogingen kabels aan te sluiten zorgden voor stressniveaus die 42% hoger lagen dan het gemiddelde, terwijl computerproblemen (zoals het overschakelen van het ene naar het andere apparaat) de stress met 24% deden stijgen. Mensen die probeerden een klikker aan te sluiten op een laptop (of de klikker van de ene laptop naar de andere over te schakelen) hadden een 12% hoger stressniveau dan gemiddeld. De zakelijke impact Beide studies lieten zien dat technische problemen stress in de hand werken. Maar wat is de zakelijke impact van deze stress? Vergaderingen met de respondenten beginnen gemiddeld zes minuten te laat en technische problemen beïnvloeden de agenda. In ongeveer een derde (31%) van de gevallen komt dit doordat deelnemers problemen hebben met de techniek en in een op de zes (16%) gevallen door aansluitproblemen met adapters. Deelnemers komen te laat aan / bellen te laat in / melden zich te laat aan Deelnemers hebben technische problemen Overlap met andere vergaderingen Deelnemers hebben niet de juiste gegevens om zich aan te melden of in te bellen Problemen met adapters / kabels voor aansluiting Vergadergegevens (telefoon-/ webconferentie) zijn elders in gebruik 80% 31% 30% 16% 16% 11% De overgrote meerderheid van de respondenten 93% die vergaderstress hebben ondervonden door technische problemen, geeft aan dat dit heeft geleid tot problemen in bredere zin. Problemen met deelnemers op het scherm krijgen 10% Figuur 2: Wat zijn de belangrijkste oorzaken voor het te laat beginnen van vergaderingen? 4

5 De resultaten Vergaderstress als gevolg van technische problemen heeft grote gevolgen voor zakelijke gebruikers: 70% 55% over 1/3 33% 24% 1 in 10 12% geeft aan dat technische problemen frustratie opleveren, wat gevolgen kan hebben voor de geloofwaardigheid van de spreker of het merk. noemt inefficiëntie en tijdverspilling. geeft aan dat deelnemers boos worden. meldt dat belangrijke mensen als gevolg van technische problemen vergaderingen niet kunnen bijwonen. heeft deadlines gemist. mensen is zelfs persoonlijke kansen misgelopen. heeft omzet verloren als gevolg van technische problemen. Bijna negen op de tien respondenten die vergaderingen leiden of spreken op vergaderingen (88%) hebben maatregelen genomen om technische problemen te voorkomen. Dergelijke maatregelen hebben invloed op de productiviteit en efficiëntie van de persoon in kwestie en mogelijk ook van de organisatie. Handouts/alternatieve materialen voor deelnemers maken Vergaderruimtes langer dan nodig reserveren om eventuele vertragingen op te vangen Afspraken maken met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat de technologie naar behoren werkt Alternatieve technologie regelen als back-up te bellen Van tevoren tijdens een normale werkdag tijd reserveren om te oefenen Het leiden of bijwonen van de vergadering helemaal vermijden 75% 73% 72% 71% 67% 45% Figuur 3: Analyse van respondenten die maatregelen nemen om technische problemen tijdens vergaderingen te voorkomen. Ongeveer de helft van de respondenten heeft handouts gemaakt (50%), afspraken met de IT-afdeling gemaakt (47%) of vergaderruimtes langer gereserveerd dan nodig (47%). Iets meer dan vier op de tien respondenten (42%) heeft wel eens tijdens een normale werkdag tijd vrij moeten maken om te oefenen met de techniek, en ongeveer een op de tien (9%) heeft zelfs wel eens een vergadering helemaal vermeden. Als dit soort dingen misgaat, moeten medewerkers proberen het probleem op te lossen. Dit kan weer zorgen voor nieuwe problemen, verlies van geloofwaardigheid of op zijn minst een verminderde productiviteit. Drie op de tien leiders van of sprekers op vergaderingen (29%) zouden de gebruikte techniek niet verder proberen te gebruiken als er zich tijdens een vergadering problemen mee voordeden. Twee derde (66%) zou zelf proberen het probleem op te lossen, en ongeveer de helft zou ofwel de IT-ondersteuning bellen (50%) of een collega om hulp vragen (47%). Bijna een op de zes respondenten (15%) zou de hele vergadering uitstellen. De impact op kwaliteit Tijdens het experiment kwam naar voren dat zakelijke impact zich uit in de kwaliteit van de output van deelnemers, naast de al eerder genoemde tijdverspilling en frustraties. Hoewel de vergaderingen met technische problemen gemiddeld 36% langer duurden, besteedden mensen 24% minder tijd aan het voorbereiden van hun presentatie (hun aantekening doornemen, de inhoud met anderen bespreken, enz.). Met andere woorden: de vergaderingen duurden langer en waren minder efficiënt als zich technische problemen voordeden. 5

6 The results Volgens de persoon die de presentaties observeerde, leken de deelnemers tijdens hun presentatie 6% meer gestrest als zich tijdens het klaarzetten technische problemen hadden voorgedaan. De kwaliteit van hun presentatie werd over het algemeen iets beter beoordeeld als het klaarzetten soepel was verlopen. In sessies waarin zich technische problemen voordeden, vonden deelnemers het 29% moeilijker om zich voor te bereiden op de presentatie. Zij voelden zich 29% meer gestrest en 10% zenuwachtiger tijdens de presentatie zelf. Technische problemen leidden bovendien de aandacht van de deelnemers af van de belangrijke inhoud van de presentatie en van de boodschap die werd overgebracht, aangezien men zich meer concentreerde op de apparatuur. Omgaan met technische problemen De meerderheid (82%) van de respondenten is het erover eens dat technologie vergaderen makkelijker zou moeten maken. Ongeveer de helft vindt dat hun organisatie zou moeten investeren in betere technische vergaderfaciliteiten (53%) en dat technologie vaak problemen oplevert (50%). Gevraagd naar oplossingen reageerde de meerderheid (74%) van de respondenten dat hun organisatie de technologie in vergaderruimtes serieuzer zou moeten nemen, en gaf bijna een derde (32%) aan dat hun organisatie niet de juiste technische vergaderfaciliteiten in huis heeft. Als technologie op de juiste manier wordt ingezet, kan het vergaderstress verminderen en daarmee de productiviteit verhogen, vooral omdat deelname en interactie hierdoor gemakkelijker, sneller en minder complex wordt. Daarentegen lopen organisaties bij het implementeren hiervan tegen allerlei knelpunten op, hoewel slechts een minderheid (10%) aangeeft dat hieraan terughoudendheid onder het personeel ten grondslag ligt. Ruim vier op de tien respondenten (44%) geeft aan dat het binnen het bedrijf geen prioriteit heeft en een derde (33%) noemt geldgebrek als oorzaak. Als organisaties zich meer bewust waren van de mogelijke productiviteitswinst die betere technologie kan opleveren, zouden ze wellicht meer bereid zijn hier geld en middelen voor vrij te maken. Geen prioriteit Geen bereidheid om te investeren Geen budget Opleiden van personeel Terughoudendheid management Verouderdere technologie Teveel verschillende technologie in gebruik Terughoudendheid onder het personeel 44% 33% 26% 21% 20% 16% 11% 10% Hoe technologische mogelijkheden kunnen helpen: 9 op de 10 mensen denken dat andere technologische mogelijkheden vergaderstress door technische kwesties zouden kunnen verminderen 44% wil draadloze technologie, zonder gedoe met kabels Technologie die met een druk op de knop werkt zou volgens ruim de helft van de respondenten (51%) vergaderingen veel minder stressvol maken Snel en eenvoudig kunnen overschakelen tussen sprekers zou volgens 37% helpen 40% wil graag eenvoudig kunnen vergaderen met mensen op andere locaties 44% zou baat hebben bij eenvoudig delen vanaf elk apparaat Als organisaties het gebruik van technologie in vergaderruimtes zouden kunnen verbeteren, zou dit de productiviteit enorm verhogen. 86% van de respondenten denkt dat verbeterde technologie in Weet niet Geen belemmeringen 5% 9% vergaderruimtes de productiviteit verhoogt. Figuur 4: Hoe komt het volgens u dat uw organisatie niet zorgt voor 6 betere technische vergaderfaciliteiten?

7 Problemen in verschillende landen Verenigd Koninkrijk In het Verenigd Koninkrijk maken mensen zich vooral zorgen of iedereen wel verbinding kan maken In het Verenigd Koninkrijk beginnen vergaderingen gemiddeld zes minuten te laat, in ruim een derde (34%) van de gevallen als gevolg van technische problemen bij deelnemers. Voor 56% van de respondenten veroorzaakt technologie geregeld problemen in vergaderingen, terwijl 83% vindt dat technologie vergaderen juist gemakkelijker zou moeten maken. In het Verenigd Koninkrijk maken mensen zich vooral zorgen of iedereen wel verbinding kan maken (33%). Bijna een derde van de mensen (29%) raakt gestrest bij de gedachte aan een onverwachte technische storing of incompatibel systeem (28%), terwijl een kwart (26%) zich druk maakt over het aansluiten op de technische systemen in de vergaderruimte. Om technische problemen tijdens vergaderingen te voorkomen, reserveert 54% vergaderruimtes langer dan nodig om eventuele vertragingen op te vangen en mijdt 13%, het hoogste aantal in de studie, vergaderingen helemaal. 00 In termen van zakelijke impact is 15% werk of omzet misgelopen als gevolg van technische problemen tijdens vergaderingen, en een kwart van de mensen heeft deadlines gemist. Als de techniek tijdens vergaderingen soepeler zou werken, zou volgens 91% van de respondenten de productiviteit verbeteren, maar volgens 43% is het verhelpen van problemen geen prioriteit voor hun bedrijf. 7

8 Problemen in verschillende landen Frankrijk 42% geeft aan dat vergaderingen door technische problemen niet doorgingen Technologie zorgt in Frankrijk geregeld voor problemen in vergaderingen (52%). Voor 17% van de Franse respondenten lopen vergaderingen 5 tot 15 minuten uit, terwijl een derde (31%) moeite heeft met de techniek. De grootste angst is de gedachte aan een onverwachte technische storing of probleem (36%), terwijl een derde (31%) zich zorgen maakt over de aansluiting op de technische faciliteiten in de vergaderruimte (heb ik wel de juiste kabels, hoe moet ik de spullen aansluiten en inschakelen, enzovoort). Bijna een kwart van de respondenten (23%) is wel eens een persoonlijke kans (zoals een promotie) misgelopen door technische problemen bij vergaderingen. Dit is het hoogste aantal van alle landen. Bovendien spreekt 64% van de respondenten van tijdverspilling en heeft 42% wel eens meegemaakt dat een vergadering vanwege technische problemen niet doorging. 81% denkt dat een soepelere werking van technologie in vergaderingen de productiviteit zou verhogen. Door terughoudendheid onder het hogere management (27%) of een gebrek aan budget (41%) komen organisaties er echter niet toe hun technische vergaderfaciliteiten te verbeteren. 8

9 Problemen in verschillende landen Duitsland 86% denkt dat betere vergadertechnologie de productiviteit verbetert Bijna een derde (27%) van de Duitse respondenten ondervindt technische problemen waardoor vergaderingen te laat beginnen of ze pas te laat kunnen inbellen. 45% van de respondenten geeft aan dat techniek vaak voor problemen zorgt in vergaderingen. Dat is minder dan in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en de Verenigde Staten. Wel denkt 80% dat technologie vergaderen gemakkelijker zou moeten maken. In termen van technologie ondervinden veel Duitse respondenten (34%) stress als gevolg van incompatibele systemen (bijv. PC en Mac of mobiele apparaten). 31% raakt gestrest door de gedachte aan een onverwachte technische storing of probleem, 23% bij het aansluiten op de technische faciliteiten in de vergaderruimte en 21% bij het delen van content of schermen tijdens vergaderingen. Volgens de Duitse respondenten ligt de grootste zakelijke impact van technische problemen bij vergaderingen in een verminderd moreel (48%), woede en frustratie onder deelnemers (43%), tijdverspilling (35%) en gemiste deadlines (34%). 86% denkt dat betere vergadertechnologie de productiviteit verbetert en volgens 43% moet hun organisatie investeren in betere technische vergaderfaciliteiten. 9

10 Problemen in verschillende landen Verenigde Staten Van de onderzochte landen heeft de VS met 61% het meeste last van inefficiëntie en tijdverspilling Een derde van de Amerikaanse respondenten (32%) heeft problemen met technische vergaderfaciliteiten en 37% maakt zich zorgen over onverwachte technische storingen of problemen. Bijna de helft (49%) maakt van tevoren tijdens een normale werkdag tijd vrij om te oefenen met de techniek, en een derde (32%) heeft wel eens een vergadering afgezegd of uitgesteld vanwege technische moeilijkheden. Mensen maken zich zorgen of iedereen wel verbinding kan maken of kan inbellen (34%), of de audio en video wel werkt (31%), over het gebruik van technologie voor videoconferencing (30%), over incompatibele systemen (23%), en over het delen van content of schermen tijdens de vergadering (21%). Van de onderzochte landen heeft de VS met 61% het meeste last van inefficiëntie en tijdverspilling. Volgens 39% van de respondenten kunnen vanwege technische problemen belangrijke mensen niet actief deelnemen aan vergaderingen, wat woede en frustratie onder deelnemers veroorzaakt (40%) en ervoor zorgt dat mensen het onderwerp van de vergadering niet goed begrijpen (24%). Bijna driekwart (73%) van de Amerikaanse respondenten probeert het probleem eerst zelf op te lossen en belt dan pas de IT-ondersteuning (57%). 49% vindt dat technologie vaak problemen veroorzaakt tijdens vergaderingen, terwijl 88% gelooft dat de productiviteit zou verbeteren als de techniek beter was. Meer dan de helft (54%) van de respondenten vindt dat hun organisatie zou moeten investeren in betere technische vergaderfaciliteiten. 10

11 Conclusie Iemand die een presentatie moet houden, moet goed kunnen communiceren om zijn punt te kunnen maken. Niet alleen uw woorden zijn van belang, het gaat om het hele plaatje van uw praatje. Als de techniek het laat afweten, beïnvloedt dat niet alleen uw communicatie maar ook uw concentratie, uw gevoelens en uw gedrag u wordt gestrest, boos en gefrustreerd. Al deze elementen, en het beeld dat mensen van u krijgen, hebben invloed op uw productiviteit. Aangezien 87% van de respondenten last heeft van stress door technische problemen tijdens vergaderingen, heeft dit een enorme impact binnen organisaties. De overgrote meerderheid (93%) van de respondenten die dit soort stress ervaren, geeft aan dat dit bredere impact op het bedrijf heeft. Als mensen in vergaderingen niet productief werken, betekent dit dat het bedrijf niet productief werkt en mogelijk omzet misloopt. Respondenten denken dat betere technische vergaderfaciliteiten de productiviteit zouden verhogen en dat andere, eenvoudigere technologische mogelijkheden zouden helpen de dingen simpeler en minder stressvol te maken. Bedrijven moeten zich bewust worden van het belang van iets dat elke dag in elke vergaderruimte gebeurt, en dat ze door meer aandacht te besteden aan hun technische vergaderfaciliteiten hun productiviteit en hun bedrijfsresultaat kunnen verbeteren. 11

12 Over de vergaderstresstest De internationale studie Barco ClickShare heeft in maart 2016 onderzoeksbureau Vanson Bourne gevraagd interviews te houden met 1000 kantoormedewerkers in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en de VS (250 uit elk land) die als leider, spreker of deelnemer vergaderingen bijwonen. De respondenten vertegenwoordigden een evenredige verdeling in leeftijdsgroepen van 18 tot 55 jaar en ouder, en er deden evenveel mannen als vrouwen aan het onderzoek mee (500 mannen, 500 vrouwen). Het live experiment Het emotie-experiment werd gehouden op het Sussex Innovation Centre aan de Universiteit van Sussex in het Verenigd Koninkrijk. Hierbij werden 27 kantoormedewerkers die minimaal eenmaal per maand presentaties houden onderverdeeld in groepjes van drie of vier. Elk groepje werd gevraagd een presentatie te geven die ze niet van te voren hadden gezien, eerst in een gemakkelijke sessie en daarna in een technisch lastige sessie. Elk groepje kreeg informatie voor een presentatie die ze moesten houden voor een hoogleraar en werd gevraagd deze presentatie voor te bereiden. De groepjes moesten bepalen wie wat zou presenteren, de informatie tot zich nemen en de apparatuur klaarzetten. Na de voorbereidingstijd kwam de hoogleraar (in werkelijkheid een spion die de presentatie van elke persoon moest beoordelen) de ruimte binnen en begon het groepje aan de presentatie. Elk groepje doorliep dit proces van voorbereiden en presenteren twee keer, in twee verschillende sessies: een gemakkelijke en een technisch lastige sessie. Over Barco Barco is een wereldwijd opererend technologiebedrijf dat producten voor netwerkvisualisatie ontwerpt en ontwikkelt voor de entertainmentbranche, het bedrijfsleven en de gezondheidszorg. Over Barco ClickShare ClickShare draadloze presentatiesystemen: de eenvoudigste manier om grootse ideeën te delen en te zien groeien. Gebruiksvriendelijkheid met een druk op de knop. Met ClickShare kunt u heel eenvoudig de content van uw laptop of mobiele apparaat weergeven op een presentatiescherm. Met één klik verandert u een vergadering in een evenement waar ideeën, mensen en content samenkomen. Geen gedoe met kabels, aansluitingen of wachten op verbinding. #Tech 12