AXIS ThinWizard ARTIKEL. Een softwaretool voor snelle diagnose op afstand van printerproblemen

Transcriptie

1 NETWERK PRINT SERVERS ARTIKEL AXIS THINWIZARD AXIS ThinWizard Een softwaretool voor snelle diagnose op afstand van printerproblemen Created: June 4, 2005 Last updated: June 4, 2005 Rev: 1.0

2 INHOUDSOPGAVE HELPDESKPERSONEEL 3 1 HET SNELLE ANTWOORD OP VRAGEN OVER UW PRINTERS 3 2 DE VOLGENDE STAP MAAR DAT IS NOG NIET ALLES! Automatische status-updates Wees proactief Omgaan met extra lastige vragen en tenslotte, een efficiënte tip van Axis 4 Rev: 1.1, Last updated: 6/4/2005 2

3 HELPDESKPERSONEEL In een werksituatie waarin tijd en middelen altijd een probleem zijn, kan de ThinWizard van Axis de frustraties van ontevreden gebruikers verlichten en uw werk eenvoudiger, efficiënter en veel dankbaarder maken doordat u problemen met printers sneller kunt oplossen. Met deze tool krijgt u een goed overzicht van de situatie als een gebruiker een printerprobleem meldt en wordt het heel eenvoudig om het defecte gedeelte op het netwerk te vinden. Wie bij een helpdesk werkt, moet heel veel verschillende vragen over computers beantwoorden. Maar het valt niet mee om een expert te zijn op alle gebieden waar vragen over kunnen worden gesteld: van een mislukte internetaansluiting tot gewoon een vastgelopen printer. Voor bepaalde gecompliceerde technische problemen kunt u rekenen op de steun van specialisten, maar er blijven nog genoeg alledaagse vragen over die u zelf moet kunnen oplossen. En natuurlijk is tijd een probleem. Personen die de Helpdesk bellen, zijn al gefrustreerd omdat ze door een technisch probleem vaak een belangrijke taak niet kunnen uitvoeren. Misschien staan er wel klanten op ze te wachten om geholpen te worden of wachten er managers op informatie. Ze hopen hoe dan ook niets anders dan dat u ze snel en efficiënt antwoord geeft, en u wilt natuurlijk uw best doen om te helpen! Zou het niet geweldig zijn als u over de informatie beschikte waarmee u op afstand een snelle diagnose van het probleem van de beller kunt maken, zodat u het probleem meteen kon helpen oplossen? Het goede nieuws is dat de ThinWizard van Axis dat mogelijk maakt voor printer- of print server problemen. 1 Het snelle antwoord op vragen over uw printers Met de ThinWizard van Axis bent u nooit meer dan twee klikken verwijderd van een compleet statusoverzicht van alle netwerkprinters of printergroepen van het bedrijf. Gebruik een bladwijzer voor de log-onpagina van de ThinWizard en log dan in om de pagina met het statusoverzicht te bekijken. U ziet dan een kolom voor printers en een voor print servers, waarin elk onderdeel van de apparatuur wordt weergegeven door een gekleurd pictogram dat de gezondheidsstatus ervan aangeeft. Voor printers betekent de kleur groen dat er geen problemen zijn; oranje kan betekenen dat het papier op is, vastzit of dat er een ander soort obstakel is (die allemaal gemakkelijk zijn te verhelpen); rood geeft een serieuzer probleem aan, bijvoorbeeld dat de software in de printer niet goed werkt. Voor de print server betekent een groen pictogram dat er geen problemen zijn, terwijl rood betekent dat de server onbereikbaar is, waarschijnlijk door een losse elektriciteits- of netwerkkabel of misschien zelfs een crash. 2 De volgende stap U kunt rechtstreeks vanuit de overzichtspagina van de ThinWizard op het webadres van de print server zelf klikken om nadere informatie te krijgen. Daar ziet u gemakkelijk wat er aan de hand is: is het papier van de printer op, zit het papier vast in de printer, is de printer off-line, is de toner op of is er een ander soort foutmelding of waarschuwing? Rev: 1.1, Last updated: 6/4/2005 3

4 Selecteer gewoon het pictogram dat van toepassing is op de printer in kwestie en lees het bericht in het veld met gedetailleerde status. Er kan bijvoorbeeld staan papier op of toner op, wat u natuurlijk snel kunt oplossen. Als er off-line of niet aangesloten staat, weet u dat er een losse kabel aanwezig is of, als er deksel open staat, dat waarschijnlijk een gebruiker heeft geprobeerd het vastgelopen papier te verwijderen en de machine daarna niet goed heeft gesloten. Het kan soms voorkomen dat het pictogram op de webpagina van de print server groen is, terwijl de beller u vertelt dat de printer het niet doet. Als dat het geval is, kunt u op afdruktaken klikken om te controleren of er op dat moment een grote afdruktaak wordt verwerkt; het kan dan namelijk even duren voordat de printer reageert. Als er een lange periode van inactiviteit staat aangegeven onder verstreken tijd, probeert u de print server opnieuw te starten vanaf de webpagina s van de beheerder om te zien of dat helpt. Als dat niet helpt, controleert u of de afdrukwachtrijen op de spoolerserver niet zijn vertraagd. Wat het probleem ook is, met de informatie van ThinWizard kunt u de beller geruststellen en het probleem zelf oplossen of hem of haar door de juiste procedure leiden om het probleem onafhankelijk te verhelpen. 3...maar dat is nog niet alles! Voeg nieuw-geïnstalleerde print servers toe aan het overzicht door netwerkgroepen te configureren Voer een snelle scan uit binnen een reeks IP-adressen om zo automatisch het systeem bij te werken met nieuwe printers en print servers die aan het netwerk zijn toegevoegd of er juist van zijn verwijderd. Deze hoeven nl. niet handmatig te worden ingevoerd. 3.1 Automatische status-updates De gebruiker hoeft niets extra's te doen om de laatste status op de statusoverzichtspagina te krijgen. De laatste status komt gewoon op het scherm als u de web-interface van de toepassing opent. Dit betekent dat er geen menselijke fouten kunnen optreden en dat letterlijk iedereen de toepassing kan gebruiken. 3.2 Wees proactief Op de ThinWizard kunt u direct zien of er iets fout lijkt te zijn met een printer of print server. Als de printfunctie van cruciaal belang is voor uw bedrijf, kunt u ervoor kiezen om die functie actief in de gaten te houden, zodat u problemen kunt oplossen voordat de gebruikers deze zelfs maar opmerken. 3.3 Omgaan met extra lastige vragen Als er zich een probleem voordoet waarvan u echt geen idee hebt hoe u het kunt oplossen, kunt u het betreffende scherm naar de back-upexperts sturen zodat zij ernaar kunnen kijken en oplossingen kunnen voorstellen en tenslotte, een efficiënte tip van Axis Geef print servers gemakkelijk te onthouden namen zodat deze snel te herkennen zijn. In plaats van het serienummer dat de fabrikant aan uw print server heeft gegeven, kunt u ook namen gebruiken die beter te onthouden zijn, zodat u een defect apparaat snel kunt herkennen op de overzichtspagina van de ThinWizard. U kunt bijvoorbeeld een naam gebruiken die de plaats van de print server aangeeft, zoals het nummer of de naam van het gebouw en op welke etage de server staat. (G 3 kan bijvoorbeeld de naam zijn voor een printer in gebouw G op de derde etage). Lees meer over de Axis ThinWizard op: Rev: 1.1, Last updated: 6/4/2005 4

5 Rev: 1.1, Last updated: 6/4/2005 5