Notulen tweede fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden Gemeente Lochem en Zutphen. Mevrouw Carla van Amerongen (vervanging A.

Transcriptie

1 Notulen tweede fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden Gemeente Lochem en Zutphen Datum: 4 juli 2014 Tijd: 09:00 uur 12:00 uur Locatie: Gemeentehuis Lochem, zaal de Voorst Aanwezigen; Gem.Lochem (voorzitter) Gem.Zutphen Gem.Lochem Gem.Lochem Gem. Lochem/ Zutphen Mevrouw Atsje Rol-Boersma Mevrouw Carla van Amerongen (vervanging A. Noordam)) Mevrouw Hanneke van Toorn Mevrouw Marleen van Oltvoort Mevrouw Suna Kavak Adviesbureau Tim Robbe De heer Tim Robbe Sutfene De heer Rick Hogenboom Sutfene Mevrouw Karin Buwalda Zorggroep Sint Maarten De heer Erik de Groot Sensire Mevrouw Jelly Hamberg Zorgboerderij De Reube De heer Tom Ponten GGNet SZMK Hoge Weide/Thuiszorg Marga Klompé Mevrouw A.Senhorst Afwezig,met kennisgeving: Frans Kamsteeg Trajectum De heer A.van Duijn (vervanging N. Witmer)) Het Volkshuis (afwezig) Humanitas DMH Afwezig Mevrouw Anita Hilberink (vervanging mw. M.v/d Voorde) Zes op Maat De heer Rogier Lindenberg Zozijn De heer Henk Loman De Lichtenvoorde De heer Jeroen Stevens (vervanging mw. A. Scholten) De Seizoen/ Helios De heer Ronald van Aalten Agendapunten: 1. Welkom,vaststellen agenda Mevrouw Rol opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen aanvullende agendapunten.

2 2. Mededelingen Dhr. Tim Robbe en Mw. Jelly Hamberg zullen iets later aanschuiven, mw. Carla van Amerongen neemt waar voor de heer Andreas Noordam voor gemeente Zutphen. De voorzitter stelt voor om de aanbieders van de virtuele tafel uit te nodigen voor de fysieke overlegtafel als toehoorders. Aanwezigen gaan akkoord met het voorstel. Vandaag sluit, de programma directeur van het Sociaal Domein, de heer Martin Rommers aan als toehoorder. De vastlegging van de notulen staat niet op de agenda deze zal worden ingevoegd na dit punt. 3. Notulen vorige vergadering De heer De Groot verzoekt de organisatienaam Polbeek te vervangen door Zorggroep Sint Maarten. De juiste naam van de deelnemers vanuit Humanitas wordt aangepast op de lijst zijnde mw. Martine van de Voorde. Met een wijziging van deze punten worden de notulen vastgesteld en zullen zo spoedig mogelijk worden gepubliceerd op de website. 4. Basisovereenkomst, toelichting op vervolgproces De basisovereenkomst zal opnieuw worden geagendeerd als de input van de fysieke en virtuele overlegtafel is verwerkt. We werken er naar toe om deze op 1 september weer op de agenda te hebben. 5. Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening Begeleiding De heer Robbe neemt dit agendapunt over van de voorzitter. Hij geeft eerst een uitleg over de kostprijsberekening en gaat de deelovereenkomst per pagina doornemen met de aanwezigen. Kostenberekening; Kostenberekening zal middels kostenversimpeling gaan plaatsvinden. Tim geeft een verduidelijking bij het bepalen van de kostprijs/streeftarief. Moeten we individueel of groepen samenvoegen voor de kostenberekening. Deze vraag leidt tot de conclusie dat kleine groepen voordeliger zijn in kostprijs als de kostprijs per individu. De aanbieder kan zelf alsnog zelf bepalen of de cliënt individueel of groepsbegeleiding krijgt. Tim geeft twee vormen van kostenberekening aan: 1 e voorstel Prijsberekening per uniek cliënt één bedrag (individuele begeleiding): 2 e voorstel gelijke spreiding van cliënten (groepsbegeleiding) De gemeente zal de kosten berekenen op basis van de Vektis bestanden die zij hebben.

3 Kanttekeningen: De bedragen die uiteindelijk zullen worden vastgesteld voor Wmo diensten gelden voor alle aanbieder. Voor de gemeente zij de geleverde uren uit de Vektis bestanden te halen De kostprijs per dienst kan tussen gemeente Zutphen en Lochem verschillen Tariefprijs per maand, er zullen geen volume afspraken komen Wijziging categorie waartoe cliënt behoort wordt bij de toegang bepaald Omdat aannames onzeker zijn zal de kostprijs op de ontwikkelagenda blijven terugkomen, er dienst steeds gecheckt te worden op volumecliënt en volume uren. De uitvraag zal als bijlage worden gepubliceerd op de website Inkoop Wmo Deelovereenkomst maatwerkvoorziening Begeleiding Pag.1 Punt C. voorstel is om het laatste gedeelte van de vierde zin te laten vervallen :..in plaats van claim en aanbodgericht. Pag. 2 J. het woord verantwoord voegen in de tweede zin:.. zolang mogelijk verantwoord in zijn. K. het begrip regisseur definiëren. De regisseur heeft te maken met toeleiding en de betrokkenheid van organisaties in dat proces. Er komt een discussie op gang waardoor wordt besloten om een verdiepingsslag te maken in toeleiding door een aparte bijeenkomst te organiseren waarin een aantal deelnemers van de fysieke tafel hierover kunnen mee discussiëren. Pag. 3 Begrippen Artikel 13: toevoeging in eerst zin;..gesprek met gemeente en inwoner Artikel 15: toevoeging als doel: vertragen van achteruitgang in de zelfredzaamheid en/of participatie van Inwoner, dit geldt voor het gehele document waarin wordt gesproken over resultaat. Artikel 18: toevoeging ;.beoordeling plaats door gemeente of door gemeente gemandateerde instantie of de noodzaak Pag.4 Artikel 3/1 Vraag; In hoeverre wijken de algemene inkoopvoorwaarden van deze overeenkomst af van de overeenkomst van de VNG? Antwoord; facturering en aansprakelijkheid wijken af van de overeenkomst van VNG. Artikel 5/2 Vraag; verduidelijking van inspanningsverplichting, wat houdt dit in? Antwoord; lezen als bereidheid om Art 5/3 In laatste zin resterende vervangen door overige

4 Pag.5 Artikel 12/2: Vraag; Wat als dienstverlener niet kan leven met wijzigingen en afscheid wil nemen? Antwoord; Op basis van beginselen van behoorlijk bestuur zal er tijdens de opzegtermijn een overgang worden gerealiseerd. Artikel 13:overgangsbepalingen zijn opgenomen in bijlage 2. Pag. 6 Artikel 16 toevoegen zijnde bewerkerovereenkomst. Hierin is de privacywetgeving geregeld. Pag. 7 Bijlage 1 Hierin is opgenomen een lijst met diensten of producten met daarbij behorende activiteiten. De gemeente stelt alleen de kaders vast. De lijst kan worden aangepast met aanvullingen of verwijdering van diensten/activiteiten aangeleverd door dienstverleners. Producten kunnen tussentijds worden ontwikkeld en toegevoegd op initiatief van dienstverleners Productdefinitie wordt door dienstverleners aangeleverd Aanbieders kunnen onderling arrangementen ontwikkelen en deze op nemen in deze lijst Voorstel is om periodiek de capaciteit op te nemen in de lijst. Pag. 8 Bijlage 2 Maatwerkvoorziening Begeleiding 1.1/ 2 e zin verwijderen (dubbelop) 1.2 Vraag vanuit aanbieders :op basis waarvan zal worden geïndiceerd, welke handvaten zijn er? Antwoord; op basis van beleid en verordeningregels. Opnieuw komt er een discussie op gang over de regisseursfunctie en de toeleiding/toegang. Dit zal in een aparte bijeenkomst verder worden uitgediept. 1.3 Vraag;hoe begeleid je cliënten in de keuzevrijheid voor het kiezen van een dienstverlener. Antwoord: is nog niet duidelijk, als monitoringsvraag op de ontwikkelagenda zetten 1.4 Opmerking deelnemer; dit punt zorgt voor veel bureaucratie. Is er geen mogelijkheid om de verschillende plannen samen te voegen. Dit punt zal worden bekeken. Vraag; Wat doe je als het plan tussentijds wijzigt. Moet je dan opnieuw alle plannen aanpassen. Antwoord:Nee alleen als er een nieuwe beschikking is + nieuw e resultaat dan plan wijzigen anders niet.

5 Vraag;Wanneer ontstaat het juridisch punt van levering? Antwoord;Door brief van gemeente aan aanbieder om te leveren. 1.5 Acceptatieplicht; dienstverlener moet gemotiveerd aangeven waarom hij geen overeenkomst aangaat met cliënt. Capaciteitsproblemen zijn geen geldige redenen,voorstel zou kunnen zijn op deze op te lossen door onderaannemerschap. Dienstverlener meldt actief wanneer hij (tijdelijk) geen plaats heeft, in dat geval is het hebben van geen capaciteit een geldige reden. Indien plan in aanloop wijzigt geen nieuwe beschikking. In dien resultaat wijzigt dan nieuwe beschikking. Leveren van beschikking is een opdrachtverstrekking. 1.6 Maatwerk wordt niet gesubsidieerd algemene voorzieningen wel. Dienstverlener kan en mag geen maatwerk leveren van subsidiegelden. Andersom mag het wel. Duidelijk opnemen in uitleg bij dit punt. 1.7 Aanvullen met ; en eventueel koppelen aan algemene voorziening. Pag Opmerking; hoofdaannemer is aansprakelijk voor geheel, onderaannemer aansprakelijk voor geleverde dienst. 2.3 Er komt een discussie op gang over de basis competentieprofielen in dit artikel De vraag is of vrijwilligers over dezelfde bcp s (moeten) beschikken als professionals. Dit zal niet altijd het geval zijn. Het artikel zal worden verduidelijkt door de invoeging dat vrijwilligers over bcp s dienen te beschikken als zij het zelfde werk uitvoeren als de professional. In de discussie over de vormgeving van toegang zal dit verder worden besproken 2.4 De artikelen opgenoemd in dit lid blijven ongewijzigd. Deze kunnen indien nodig aangevulde worden. Het is aan de gemeente en de aanbieders om meer artikelen binnen dit punt op te nemen. 2.5 Toevoegen wetgeving BOPZ aan de lijst 2.6 Toevoegen; (gemeente)/dienstverlener moet zorgen voor een goede overgang van cliënten bij overgang naar een nieuwe aanbieder waarbij het belang van de cliënt voorop staat. Pag schrappen 3.4 Lijst in dit lid is flexibel deze kan worden aangevuld. Eventuele tekstvoorstellen via gemeente naar Tim Robbe. Toevoegen mantelzorger als klant 3.4/1b er zal worden gekeken naar een ander begrip dan AWBZ/GGZ, revalidatie ZVW.

6 Pag /11,12,13,14,15 indelingen licht, midden, zwaar schrappen, deze categorie aanduiding heeft geen relatie met bekostiging. er zal een tekstvoorstel van Zozijn komen. Coördinatie op plan zal verder worden uitgediept in het overleg over Toegang. Pag Op voorstel van Tim Robbe zal dit punt worden geschrapt 4.3 en 4.4 Kunnen worden geschrapt als punten 4.5 en 4.6 worden aangepast 4.5 en 4.6 Zullen worden aangepast, er zal een concrete uitwerking plaatsvinden en er zullen termijnen aan de controles worden gekoppeld. 4.5 zal op macro niveau worden gecontroleerd en 4.6 op micro niveau. Op verzoek van mevrouw Hamberg zal dit punt terugkomen op de agenda 4.7/a Een gemiddeld cijfer 8 zal voor niemand haalbaar zijn. Beter is streven naar een gemiddelde 8. en er dient in dit punt een link gelegd te worden met punt Als punt 4.5 is aangepast dit punt nogmaals bespreken. Afspraken worden er op afgerekend. Pag Punt van discussie is wel of geen BTW op diensten. Volgens de heer Lindenberg is er geen BTW op deze diensten. Hij vraagt dat nogmaals na bij de belastingdienst. 5.3 Mevrouw Hamberg ziet dit punt als een knelpunt. Indien gemeenten jaarlijks gaan indexeren moet er rekening worden gehouden met volume en uren en trajecten. Aanbieders kunnen op basis van de indexering hun producten en uren aanpassen. 5.4 Voorstel wordt gedaan om de betalingstermijn van de Eigen Bijdrage gelijk te trekken met betaling van gemeente aan aanbieders, regelen via CAK Hoe om te gaan met cliënten die de eigen bijdrage niet kunnen betalen is in bespreking bij het College. Hier wordt op teruggekomen indien er meer duidelijkheid is. Pag Dit punt zal opgenomen worden met Erik-Jan van Genderen, controller Programma Bureau. Het aanleveren van een accountantsverklaring brengt extra kosten met zich mee omdat de termijnen van verantwoording aan gemeente (vóór 1 april) afwijken van de verantwoording opgeleverd door dienstverleners (vóór 1 juni). Voor kleine aanbieders zou dit 10% van de jaarinkomen kunnen bedragen. Tim Robben gaat samen met dhr. van Genderen kijken naar een tussenoplossing. Dit punt zal nog een keer worden geagendeerd. 6.4 Mevrouw Hamberg geeft aan dat het melden van alle vacatures te tijdrovend is Beter zou het gebruik van een vacaturesite zijn waarop alle dienstverleners hun vacature kunnen plaatsen.

7 Agendapunten 6,7 en 8 vervallen. Deze zullen op elke agenda terugkomen. 9. Rondvraag De voorzitter geeft aan dat ze een aantal aanbieders van de fysiek tafel zal uitnodigen om deel te nemen aan een extra bijeenkomst waarin zij input aan de gemeentes kunnen geven over het proces van toegang/toeleiding. 10. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering