Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen

Transcriptie

1 Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen Datum: 19 oktober Tijd: 14:00 uur 16:30 uur Locatie: gemeentehuis Lochem, Raadzaal Aanwezigen; Gem. Lochem (voorzitter) De heer Gert Jansen Gem. Lochem Mevrouw Freya Newton Gem. Lochem Mevrouw Hanneke van Toorn Gem. Lochem Mevrouw Jacqueline Gerritsen Gem. Lochem/Zutphen Mevrouw Suna Kavak Gem. Lochem De heer Peter van Dalen Gemeente Zutphen Mevrouw Anne de Vries Gem. Lochem Mevrouw Talina Brouwer Adviesbureau Tim Robbe De heer Tim Robbe Sensire Mevrouw Jelly Hamberg Zorggroep St Maarten De heer Erik de Groot SZMK/ Hoge Weide/ Mevrouw Wencke Eijkelkamp Daisy Janssen Zorgboerderij t Heuvel De heer Jacco Korenblik Sutfene Mevrouw Brigit Adolfsen De Seizoenen Mevrouw Sasha Dolleman Trajectum Mevrouw S. Meijer Zozijn De heer Henk Loman Zes op maat De heer Rogier Lindenberg Wmo raad Lochem De heer Maarten Hoek Wmo Raad Lochem Mevrouw Corry Giesen Stichting Perspectief De heer Daniel Hes PMO Raad Zutphen Mevrouw Connie van de Tuin PMO Raad Zutphen Mevrouw Dinie Roeterdink Humanitas DMH Mevrouw Marit Hoff Coöperatie Zorgnetwerk op Maat Mevrouw Gwendolin Vrooland 1

2 Agendapunten: 1. Opening Gert opent de vergadering en heet allen welkom. Een aantal deelnemers heeft zich voor vandaag afgemeld. Dat zijn GGNet en Stichting Welzijn Lochem. Marit Hoff vervangt Anita Hilberink vanuit Humanitas DMH. Gert geeft aan dat we naar aanleiding van de opmerkingen in het vorig overleg vanaf nu het Fysieke overleg in een andere vorm gaan voeren. Het overleg is in tweeën gesplitst, een technisch deel en een thematisch (inhoudelijk) deel. We starten met het inhoudelijke deel. In dit overleg gaan we in het inhoudelijke deel twee onderwerpen behandelen: 1. regie en arrangeren 2. innovatie Thematisch deel 3. Interactive sessies Voor we in 4 groepen in overleg gaan geeft Freya een toelichting op het thema regie. Vanuit de uitvoering is er behoefte aan afspraken over wie de regisseur is, wat is zijn verantwoordelijkheid, waarop kunnen we elkaar aanspreken. Aan de andere kant moet er duidelijkheid zijn in wat beleid verstaat onder de rol van regisseur/regie voeren. Er dient een visie te komen die breed gedragen wordt, omdat deze rol in het hele sociale domein terugkomt. Terugkoppeling sessie regisseren/arrangeren: Wencke Eijkelkamp doet de terugkoppeling van de eerste groep die het thema regisseren/arrangeren heeft besproken. Het is lastig om dit onderwerp vorm te geven. Er zijn verschillende beelden over de rol van regisseur. Regisseur kan ook een casemanager zijn. De rol van regisseur/casemanager kan bijvoorbeeld worden ingevuld door een wijkverpleegkundige die wél indicaties kan stellen maar niet uitvoerend is. Een casemanager is uitvoerend en moet invulling geven aan het plan en bewaken van termijnen. Evaluatie dient te gebeuren door 1 regisseur niet door meerdere mensen en/of door meerdere betrokken zorgaanbieders. Peter van Dalen geeft een terugkoppeling van de tweede groep die dit thema heeft besproken. Regie betekent vanuit de vraag kijken naar het matchend aanbod. Regie is belangrijk voor de verbindingen die gelegd moeten worden. Is regie dan coördinerend of beslissend? Hier zijn we nog niet uit. In eerste instantie regisseert de cliënt zelf en indien deze dat niet kan dan regisseert zijn netwerk. Vanuit financieel oogpunt is de gemeente de regisseur, vanuit expertise is de zorgaanbieder de regisseur. Wat is er nodig om deze rol goed in beeld te brengen? - Duidelijkheid en goede afspraken - Hoe wissel je informatie uit - Gebruik casuïstiek voor toetsing 2

3 Talina vult aan dat regisseur en casemanager veel op elkaar lijken. Om verwarring te voorkomen is het beter 1 term te gebruiken. Daarnaast is het belangrijk de verwachtingen naar elkaar toe duidelijk uit te spreken. Gert dankt de groepen voor de terugkoppeling en geeft aan wat we met deze input gaan doen. Talina en Freya, beleidsontwikkelaars voor gemeente Lochem, gaan een stuk schrijven over hoe wij deze rol zien en wat wij verstaan onder regisseren/arrangeren. Daarna zullen we deze onderwerpen opnieuw ter bespreking voorleggen in de fysieke overlegtafel. Er kan een verschil ontstaan in de uitwerking hiervan voor Zutphen en Lochem. Terugkoppeling sessie innovatie: Henk Loman doet een eerste terugkoppeling. In zijn groep is besproken dat er slimme verbindingen gelegd moeten worden. Er dienst aansluiting te worden gezocht bij het veld. De gemeente dient speerpunten te formuleren en termijnen aan te geven waarop de werkgroep de fysieke overlegtafel informeert. Daisy Janssen geeft een terugkoppeling van haar groep. Innovatie is te verdelen in technische innovatie en sociale innovatie zoals bijvoorbeeld de inzet van vrijwilligers. Onzekerheden ten aanzien van ontwikkelingen remmen innovatie. Daarnaast moeten we nadenken over wat innovatie concreet voor de cliënt oplevert? Het is lastig om gelet op de onzekerheden te innoveren. Birgit Adolfsen koppelt terug dat in haar werkgroep is besproken dat we de samenwerking moeten opzoeken, het cliëntbelang staat voorop bij innovatie. We moeten uitvoerders aanspreken op hun verantwoordelijkheden. Ook eigenaarschap vanuit wijken, dorpen is van belang. Corry vult aan dat dit proces ondersteund dient te worden. Gemeente zou bij burgers de beeldvorming moeten wijzigen, dat is ook innovatie. Gert dank de groepen voor de geleverde input. Deze input zal worden meegegeven aan de werkgroep Innovatie die we voor 30 november bij elkaar willen brengen. Na de pauze gaan we verder met het thematisch deel Technisch deel 2. Mededelingen - Erna Derksen t Plein/Delta Zutphen, zal in het volgend werkoverleg een presentatie geven over SROI. Gert vraagt de aanwezigen alvast na te denken over eventuele vragen/knelpunten die aanbieders hebben betreffende dit onderwerp. In januari dienen zorgaanbieders volgens de overeenkomst een totaalrapportage in te leveren over het aantal klachten. Aanbieders vragen of gemeente hiervoor een format kan aanleveren. Gert geeft aan dat deze vraag schriftelijk uitgezet gaat worden met een format erbij. 3

4 - Op onze uitvraag voor het leveren van spoedhulp hebben 3 organisaties gereageerd. Dat zijn dezelfde organisaties die ook in het fysieke overleg hebben aangegeven deze dienst te willen leveren. Met de betreffende zorgaanbieders worden concrete afspraken gemaakt. 4. Notulen vorige vergadering, 7 september - Corry Giesen heeft een inhoudelijke vraag naar aanleiding van de notulen. Hoe ver staat het met de toezichthouder vanuit de GGD? Gert geeft aan dat de ambtenaar bekend is, deze kan al ingeschakeld worden. De GGD is nu bezig om de procedure in beeld te brengen. - Freya koppelt n.a.v. de notulen terug dat het cliëntenonderzoek 2014 klaar is. Het onderzoek betreft de klanttevredenheid van cliënten die aanspraak hebben gemaakt op Wmo. - Jelly geeft aan dat aanbieders nu geen tevredenheidsonderzoek hoeven te doen. Freya geeft aan dat het wel belangrijk is om grip op kwaliteit te houden. Jelly geeft aan dat dit het best individueel te regelen is. We werken liever niet met lijstjes. In de werkgroep kwaliteit en monitoring wordt hier verder over gesproken. - Corry wil graag dat spoedopvang sneller onderzocht gaat worden. - De notulen worden zonder aanpassingen vastgesteld. 5. Terugkoppeling van de werkgroepen. - Werkgroep HH2 Daisy geeft een terugkoppeling; We hebben een verkenning gedaan in hoe we HH2 kunnen voegen in maatwerkvoorziening begeleiding (MvB). Er dienen aanvullende prestatiecodes te komen, de dienst zal iets breder moeten worden omschreven en dan gaan we kijken hoe we dit kunnen integreren in MvB. We hebben gekozen voor een naamswijziging; HH2 wordt Ondersteuning Thuis. Hanneke vult aan dat we dit jaar nog een besluit moeten nemen of we Ondersteuning Thuis kunnen integreren in MvB. Op 2 november hebben we een overleg. We werken er naar toe om op 30 november een stuk gereed te hebben voor de fysieke overlegtafel. Jelly vraagt of dit ook voor Zutphen geldt. Hanneke geeft aan dat dit enkel geldt voor HH2 in Lochem. Jelly geeft aan dat dit van korte duur zal zijn, omdat we straks nog verder gaan met het uitwerken van de MvB. Het onderdeel arrangeren moet ook aangepast en verwerkt worden in MvB. - Werkgroep Kwaliteit Suna geeft een korte stand van zaken over de uitvraag die we hebben gedaan aan aanbieders 2/3 heeft al stukken ingeleverd en 1/3 moet nog inleveren We zijn op dit moment bezig om de aangeleverde stukken te toetsen. Met zorgaanbieders die niet voldoen aan de eisen wordt contact opgenomen. Ook de zorgaanbieders die wel voldoen zullen hierover een bericht ontvangen. - Werkgroep bekostiging In de getekende overeenkomsten zijn tarieven opgenomen en wordt indexering niet genoemd. We hebben ervoor gekozen om de Nza tariefaanpassingen 2016 door te voeren in 2016 voor de gecontracteerde aanbieders. Na vaststelling van de tariefsaanpassing in de colleges van B&W ontvangen aanbieders hier bericht van. 4

5 6. Basismobiliteit Freya geeft een toelichting op dit onderwerp. De regio stedendriehoek en Heerde, Hattem hebben besloten het taxivervoer te decentraliseren naar de regio. Hier valt ook het vervoer van de Wmo doelgroep en leerlingenvervoer onder. Wij willen als gemeente Lochem zorgaanbieders die het vervoer zelf goed hebben geregeld via vrijwilligers initiatieven de kans bieden om dit te blijven doen. Daarnaast vragen wij aandacht voor de vragenlijst die is uitgegaan naar aanbieders en verzoeken aanbieders om deze op tijd te beantwoorden. Freya vraagt of er aan tafel organisaties zijn die vrijwilligers initiatieven hebben en dit in stand willen houden. Onder de aanwezigen zijn er geen aanbieders die dit soort initiatieven hebben. Henk Loman vraagt of het WLZ vervoer is meegenomen. Anders krijg je straks twee inefficiënte vervoersstromen. Jelly vraagt per wanneer dit uit de Wmo gehaald gaat worden. Freya geeft aan dat de decentralisatie van vervoer in gaat per januari Jacco vraagt hoe de privacy geborgd is omdat er in de uitvraag gewerkt is met geboortedatum en adresgegevens. Freya geeft aan dat duidelijk in beeld moet komen welke vervoersstromen er zijn. Het werken met adresgegevens geeft het totaal aan van vervoer vanaf één adres en voorkomt doublures. 7. Personeel/facturering/communicatie Organisaties die nog niet hebben gefactureerd wordt verzocht om facturen in te leveren zodat de gemeente een overzicht krijgt van de uitgaven. Anne geeft aan dat Zutphen een brief de deur uit heeft gedaan betreffende de achterstanden in facturering en dat daar goed op is gereageerd. Rogier geeft aan dat aanbieders binnen 4 weken na afloop dienen te factureren, dit lijkt hem duidelijk genoeg. Daarnaast vraagt Rogier of de bandbreedte terug kan. Doordat er niet met bandbreedtes wordt gewerkt worden sommige facturen afgekeurd. Jelly geeft aan dat het belangrijk is dat we het thema bekostiging opnieuw gaan bespreken in het fysieke overleg. Dit is nu te strak geregeld. Gert geeft aan dat we dit gaan behandelen in werkgroep Bekostiging. Rogier heeft een opmerking over communicatie bij het Plein. Hij geeft een voorbeeld waarbij een snelle indicatie gewenst was waarbij de betrokken consulent wegens vakantie afwezig was en de consulent niet vervangen werd. Indien een collega afwezig is dan dient er een vervanger te zijn. Momenteel is dit niet goed geregeld. De opmerking van Rogier zal worden teruggekoppeld naar het team (Plein). 8. Rondvraag Henk Loman vraagt naar het controleprotocol. In april is er een modelprotocol opgesteld. Half oktober zou er door een werkgroep met NBA en IZA een voorbeeldprotocol worden rondgestuurd. Op dit moment is het protocol nog niet ontvangen. Henk geeft aan dat het IZA en Rotterdam een voorbeeld protocol hebben. Voorkeur gaat uit naar het IZA protocol. Henk geeft aan dat het IZA-protocol beter aansluit bij onze overeenkomsten. Gert geeft aan dat de gemeente Lochem ook met de accountant in overleg is over het controleprotocol. We komen er op terug. Jelly vraagt of het mogelijk is dit via mail te laten weten. 5

6 - Jelly heeft een aantal vragen over de eindevaluatie. Hoe gaan we dat doen, op welke manier, gaan we dit jaar of volgend jaar van start? Moeten we dit behandelen in werkgroep Kwaliteit. Indien we dit jaar nog een eindevaluatie moeten inleveren dan horen we dat graag op tijd. Gert wil dit bespreken in de werkgroep kwaliteit en monitoring en zal nog aangeven hoe we hier mee om gaan voor dit jaar. - Henk vraagt of de PGB tarieven zijn vastgesteld? Deze zijn nodig voor de SVB. Gert gaat intern in overleg of wij dit gaan indexeren. Hij hoopt hier voor 1 november antwoord op te hebben. Aanbieders ontvangen via mail bericht over. - Tot slot vraag Jacqueline hoe de deelnemers de nieuwe opzet van het fysieke overleg ervaren? Aanbieders reageren dat de nieuwe opzet inspirerend is, bevalt goed. Er zijn ook vragen: wat gaat het ons opleveren en hoe dragen we thema s aan. Gert geeft aan dat dat ter plekke kan. Thema s die we in komende overleggen gaan behandelen zijn 1 plan en bekostiging. 9. Sluiting Gert dankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actiepuntenlijst fysieke overlegtafel van 19 oktober Datum Onderwerp Actie Wie Termijn werkgroep Innovatie Deelnemers werkgroep bekend. Opdracht met speerpunten opstellen. Eerste bijeenkomst plannen voor 30 november. S. Kavak/ G. Jansen Spoedopvang/crisisopvang Afspraken met 3 aanbieders vastleggen. G. Jansen Toezichthouder WMO Toelichting op de werkwijze/procedure toezichthouder WMO (GGD) naar zorgaanbieders sturen G. Jansen z.s.m Vervanging bij afwezigheid consulenten Zutphen Zorgen voor vervanging consulenten Anne De Vries Communicatie naar zorgaanbieders Communicatie over de volgende onderwerpen: G. Jansen z.s.m. Controleprotocol verantwoording Tarieven 2016 Indexering PGB