Quality Sourcing Cirkel. De flexibele schil anders belicht

Transcriptie

1 Quality Sourcing Cirkel De flexibele schil anders belicht

2 De flexibele schil anders belicht Al jaren wordt het inhuren van externe medewerkers gezien als een primaire activiteit van de inkoop organisatie en beschouwd als een proces. In dit Whitepaper wordt het begrip Quality Sourcing Cirkel geïntroduceerd. Het gaat in dit Paper om Sourcing van medewerkers, die tijdelijk een rol binnen een organisatie vervullen. Dat betekent dat het niet altijd hoeft te gaan om medewerkers die van buiten de organisatie komen. Ook interne medewerkers worden bij een dergelijke sourcingsvraag meegenomen. Het Cirkel element geeft aan dat het niet een eindig proces is, maar dat continue geëvalueerd, geborgd en gebruik gemaakt moet worden van expertise die opgebouwd is bij medewerkers, die tijdelijk ingezet zijn en dus in de flexschil zitten. Cirkel denken is innovatief en sluit aan bij de circulaire economie waarbij je kennis, expertise en informatie niet verspilt maar hergebruikt. 1. Marktontwikkelingen Organisaties moeten steeds sneller reageren op veranderingen en daardoor steeds vaker en steeds meer gebruik maken van projectopbouw in het uitvoeren van taken. Aan de andere kant zien we dat de werkenden steeds meer eigen/unieke eisen stellen aan de arbeidsrelatie en die niet altijd meer vertaald zien in een vaste vorm maar die steeds meer vinden in eigen ondernemerschap We zien in de markt dat: sourcing van activiteiten/projecten belangrijk wordt; druk op marges toeneemt als er geen sprake is van toegevoegde waarde; de maatschappij individualiseert, en organisaties en individuen daarop reageren; management van flexibele schillen van belang is; dat snelheid een must is; er gezocht wordt naar de unieke professional; hard skills minder belangrijk worden. Focus gaat naar soft skills en competenties; management van professionals met talent en kennis steeds belangrijker wordt, voor zowel de individu als voor organisaties; mobiliteit/flexibiliteit van werkenden een gegeven wordt; we een overgang zien van proces centric naar people centric; de vraag naar data sterk groeit, een vraag naar hoe zit het eigenlijk in elkaar; een veranderende rol van IT. Zo leven we niet langer in een analoge maar in een digitale wereld. Internet is een geheel nieuw ecosysteem en is doorslaggevend geworden; de markt waarin organisaties zich bewegen, is wispelturig. Veranderingen in de omgeving vinden plaats zonder eenduidige aanleiding. Toch wordt een organisatie gevraagd daarin mee te bewegen. Toegang tot expertise wordt allemaal maar meer cruciaal; organisaties lichter en flexibeler moeten worden; big data invloed gaat hebben op de verschillende sourcingsvraagstukken; transparantie gevraagd en geëist wordt van alle kanten; bedrijven die ook niet als werkgever innoveren en vernieuwen niet langer interessant zijn voor professionals; baanzekerheid langzaam (of zeer snel) gaat verdwijnen en schuift naar werkzekerheid. De stap daarna zal de verschuiving zijn van werkzekerheid naar projectzekerheid De veranderende rol van de inhurende organisatie hierin Door onder andere de marktontwikkelingen verandert het complete krachtenveld in de markt. Zo verandert ook de rol van inhurende organisatie. Zo zien organisaties steeds meer de noodzaak om zelf: Het aandeel en belang van de flexibel schil in de onderneming te vergroten. We herkennen flexibele ondernemingen en fitte ondernemingen. In een flexibele onderneming is de flexibele schil meer gericht op efficiëntie en op het snel schaalbaar op en af bouwen van productiecapaciteit

3 (kwantitatieve flex t.b.v. reageren of anticiperen). In de fitte onderneming wat meer op tijdelijke expertise of creativiteit (kwalitatieve flex, o.a. t.b.v. innoveren). Bedrijfsmodellen en organisatiemodellen blijven de komende jaren veranderen in alle markten. We gaan meer en meer naar zelfsturende organisaties i.p.v. log/staande/statische bedrijven. Inhuur van externen wordt steeds vaker niet alleen maar door inkoop gedaan maar wordt breder opgepakt binnen het bedrijf. Zo zien we inkoop afdelingen van personeel die onder HR gaan vallen. Hierdoor verandert ook hoe men gaat kijken naar externen. HR thema s die voor interne medewerkers al langer hoog op de agenda staan gaan nu ook gelden voor externen. De belangrijke rol van de business wordt steeds meer begrepen door inkoop en HR. Ze merken en zien dat business de juiste professionals kennen. De uitdaging is om de inhuur van deze zogenaamde named Resource op een juiste manier door het proces te krijgen zodat er geen losse inhuur plaats gaat vinden. Bij bedrijven waar dit toch gebeurt zien we wildgroei aan inhuur en zien we dat de grip en inzicht op de flexibele schil verdwijnt. Organisaties worden flexibeler en zzp ers ( die nog steeds in aantal toenemen) zoeken wel een netwerk waar zijn zich aan wil/kan binden. Hier moeten inhurende bedrijven dus op inspelen. Zij moeten de zzp er niet meer willen binden aan haar organisatie maar moet als organisatie meer als netwerk optreden Nieuwe rol voor een sourcing partner De laatste jaren zijn inhurende organisatie op zoek gegaan naar iemand die de regie kon overnemen of ondersteunen bij de regie van inhuur. Het aantal organisaties dat een eigen inhuurdesk heeft opgezet of een MSP/broker heeft ingehuurd om de regie functie over te nemen m.b.t. de inhuur van extern personeel is de afgelopen twee jaar flink gegroeid. Vaak vanuit de behoefte om meer grip te krijgen op de inhuur en de hiermee samenhangende kosten en compliance risico s. De markt is hierdoor voor inlenende partijen veel transparanter geworden. Door deze extra schakel in het inkoopproces, de toenemende transparantie van de arbeidsmarkt en de bijbehorende prijsdruk, zijn alle partijen druk bezig hun nieuwe rol en positie invulling te geven. Daarnaast zijn er diverse nieuwe toetreders in de MSP/broker markt. De grotere intermediairs proberen ondertussen ook de MSP/broker rol te vervullen, waarbij hun onafhankelijkheid een punt van discussie blijft. Door deze ontwikkelingen ontstaan veel nieuwe initiatieven. Echter deze initiatieven zijn in onze ogen onvoldoende vernieuwend en toereikend voor de vraagstukken waar organisaties de komende jaren tegenaan gaan lopen. Wij zijn van mening dat wij met onze Quality Sourcing Cirkel een model neerleggen dat het antwoord is op de grote vraagstukken rond de inrichting van de flexibele schil.

4 2. Quality Sourcing Circle 2.1. Marktmodel FastFlex is in haar denken uitgegaan van de mogelijkheden die een VMS biedt. Op grond van de eisen die de markt stelt en de ontwikkelingen die hiervoor geschetst zijn is de standaardkeuze van FastFlex gevallen op Nétive VMS Force 2. Deze applicatie voldoet 100% aan de Nederlandse flexwet, het aanbestedingsrecht en alle andere wet- en regelgeving omtrent de inhuur van derden. Het is een SaaS oplossing voor het totale administratieve traject van inhuur. Dat betekent niet dat andere VMS systemen niet in dit marktmodel ingezet kunnen worden. De koppeling met een VMS is op verschillende manieren in te richten maar juist de dienstverlening van de sourcing partner is het terrein van FastFlex. Het marktmodel kent 4 fasen waarbinnen processen worden onderscheiden. De fasen zijn: Recruitment fase; binnen de recruitment Fase vallen de volgende processen: community, Aanvraag marktplaats/distributieproces en selectie Administratie fase; binnen de administratieve fase vallen de volgende processen: contract, digitaal dossier, uren registratie. Financiële fase; de financiële fase kent het facturatieproces en budget beheer proces Rapportage fase; de rapportage fase wordt gevormd door het evaluatieproces en het rapportageproces. Het gebruiken van een cirkel benadrukt het continue karakter van de Sourcingsproces, waarbij de uitkomsten uit een sourcingsactiviteit weer input vormen voor een volgende sourcings actie. Alle processtappen worden uitgebreid in Bijlage 1 besproken.

5 3. De rol van FastFlex als Sourcing Partner 3.1. Welke rol speelt FastFlex in dit model? De sourcing partner ondersteunt de opdrachtgever in het gehele inhuurproces op een dagelijkse basis. De rol van sourcing partner kan zowel een interne rol zijn als uitbesteed worden. In het geval van uitbesteding kan FastFlex dit op alle gebieden uit handen nemen. In het denken van FastFlex is de sourcing partner een externe partij. Onafhankelijkheid en objectiviteit zijn essentieel in het inhuurproces. De reden om dit extern te beleggen is dat deze partij geen formele relaties en geen belangen heeft met een groep of verschillende groepen van externe professionals. Deze partij heeft geen interne belangen. Onderzoek wijst uit (Aberdeen Group, april 2012) dat organisaties die de sourcing partner rol hebben uitbesteed, gebruik maken van een VMS en realtime rapportage en dashboards hebben onder andere: gemiddeld 18% kosten reduceren; 85% van de tijdelijke professionals hun doelstellingen halen of overtreffen; er een verhoging van 15% van de totale efficiency van de organisatie plaatsvindt als een direct resultaat van het verbeteren van het inhuur proces. Een externe onafhankelijke sourcing partner kan ook veel beter gecontroleerd worden op afspraken en gehouden worden aan KPI s. FastFlex ziet de rol van de externe sourcings partij als een MSP plus oplossing. De sourcings partner oplossing zoals wij deze voorleggen past bij een organisatie die: strategische beleid wil voeren op haar inhuur i.p.v. alleen maar regie voeren; meer grip wil krijgen op het inhuurvolume en de inhuurkosten; inzicht wil krijgen in complete flexibele schil; streeft naar een efficiënt en effectief inhuurproces; 3.2. Wat zijn de voordelen voor de inhurende organisatie? De juiste persoon wordt verkregen door het inzetten en gebruiken van de cirkel waarin bijvoorbeeld zichtbaar wordt welke kennis, ervaring en competenties een professional heeft en wat de evaluaties melden. De sourcing partner zorgt ervoor dat de cirkel op een passende wijze wordt ingezet. Het juiste moment van inhuren volgt door gebruik te maken van de cirkel met de community als startpunt samen met de eigen Sourcing partner. Deze partner weet bijvoorbeeld wanneer bepaalde professionals gevraagd gaan worden voor projecten. Als die expertise niet beschikbaar is in de community kunnen acties ondernomen worden om professionals vanuit de markt de community binnen te leiden. Het juiste tarief op dat moment wordt verkregen door het Marktplaats onderdeel binnen de Cirkel te gebruiken gecombineerd met de rapportages uit de Cirkel en een jaarlijkse extern benchmarkonderzoek. Hierdoor ontstaat een compleet beeld van marktconforme tarieven. Lage transactiekosten komen tot stand bij een efficiënt en snel proces dat transparant, geld besparend en volgbaar is door: o voor het hele proces een online omgeving te gebruiken; o de backoffice te standaardiseren voor alle inhurende diensten; o gebruik te maken van de realtime rapportagemogelijkheden en dashboards. Maximale flexibiliteit in de te contracteren oplossing wordt verkregen door onder andere een pricingsmodel te gebruiken waarbij de dienstverlening (sourcing partner) per opdracht-uur wordt beloond separaat van de VMS oplossing, die een SAAS verreken model kent. De contracten en de SLA s worden met beide partijen apart afgesloten. De opdrachtgevers reputatie en imago wordt door het inzetten van de cirkel, met name door de community, positief beïnvloedt.

6 3.3. Wat zijn de keuzes die organisatie moeten maken? Elke inrichting van het inhuurproces is maatwerk. Binnen de inrichting van dit proces moeten er daarom door de inhurende organisatie vele keuzes gemaakt worden. De belangrijkste keuzes binnen de Quality Sourcing Cirkel willen we echter hier even benoemen: Wat is het doel van de organisatie? o Door het doel van de organisatie helder te hebben kun je bepalen of je de gehele cirkel wilt implementeren of juist alleen bepaalde modules. Welke grip is er op de huidige flexibele schil? o Is er momenteel voldoende grip op de flexibele schil? Er zou een compleet beeld moeten zijn van de flexibele schil. Zo moet er inzicht in budget, locaties, aantallen, tarieven, prestaties en compliancy zijn. Door voldoende inzicht kan er grip gecreëerd worden. Bedrijven hebben vaak ondersteuning nodig bij het juiste inzicht verkrijgen. Dit kan verkregen worden door bijvoorbeeld rapportages die opgeleverd worden door een sourcing partner. In hoeverre wil je als organisaties verantwoordelijk zijn voor het compliancy beleid? o De verantwoording van een 100% compliant inhuurbeleid kan ook gedeeltelijk buiten de organisaties gelegd worden. Een sourcing partner kan het compliancy beleid op zich nemen waardoor het risico niet bij de inhurende organisaties komt te liggen. Welke schillen wil je als organisatie in je community opnemen? o Te denken is aan: Interne flexibele schil, externe flexibele schil, pools, tribes, Alumni, zzp markt, gespecialiseerde leveranciers etc. Wie wordt er eigenaar van de community? o De inhurende organisatie kan aansluiten op bestaande community s van sourcing partijen maar zal dan nooit een echt eigen community opbouwen. Dit kan alleen als de inhurende organisatie zijn eigen community ontwikkeld of laat ontwikkelen waarvan hij de eigenaar is. Wie gaat de community beheren? o Het succes van de community en de Quality Sourcing Cirkel staat met zeer goed en effectief community management. Dit kan door de organisatie zelf gedaan worden maar ook uitbesteed worden aan de sourcing partner. Wil je direct contact hebben met je community leden? o Wil je als organisatie direct het contact hebben met de community of wil je hier een partij tussen laten zitten. Dit is de rol welke een inhuurdesk zou kunnen verzorgen. Deze kan zowel zelf gedaan worden als uitbesteed worden. Wil je het recruitment gedeelte uitbesteden of zelf verzorgen? o Ook de vraag of je als inhurende organisatie het recruitment zelf wil verzorgen is van belang. Ook deze activiteit zou uitbesteed kunnen worden aan een of meerdere sourcing partners. FastFlex denkt dat de Quality Sourcing Cirkel in combinatie met de rol van een externe onafhankelijke sourcing partner zoals deze in deze Whitepaper is voorgelegd zorgt voor een optimaal inhuurproces. De Quality Sourcing Cirkel is uniek door zijn circulaire eigenschap en innovatief door de combinatie van het gebruik van een krachtig VMS inclusief eigen marktplaats en een community. Door hier een sterke sourcing partner bij te zetten ontstaat een optimaal model in onze ogen. Altijd toegang tot de juiste professional, op het juiste moment, tegen het juiste tarief en op de juiste plek.

7 Bijlage1. Processtappen Community De community waarin een professional centraal staat, is essentieel in de Quality Sourcing Cirkel. Deze opzet is ontstaan uit een langdurige ervaring met het vinden, boeien en verbinden van professionals met opdrachtgevers. Het vormen van een community biedt namelijk de mogelijkheid rondom bijv. organisaties of kennisdomeinen een eigen ecosysteem te creëren, waarin al bekende en nieuwe professionals toegang krijgen tot expertise, kennis en opdrachten. Dat toegang tot expertise en de borging van kennis essentieel is blijkt ook uit een onderzoek van Regioplan, waarin dit punt als aanbeveling naar voren komt. (Een heldere blik op personele inzet voor het openbaar bestuur, Regioplan, 2013;). De Community is naast een virtuele plek waar professionals 24/7 bij elkaar komen om elkaar direct of indirect te helpen, kennis te delen of de discussie aan te gaan ook de plek waar relevante events aangekondigd worden om elkaar face-toface te ontmoeten. Samengevat professionals worden met content, events, projecten en opdrachten geboeid. De community is verbonden met het hele inhuurproces. Aanvraag Het aanvraagproces gaat over het efficiënt vormgeven van de behoeftevraag. Hierin spelen de volgende zaken een rol: Ondersteuning en ontwerpen van standaardprofielen; Adviseren over het opstellen van de gunningscriteria; Bewaking en monitoren van de aanvraag; Zorgen voor een marktconforme tariefstelling. Door terugkerende benchmark onderzoeken en rapportage kan er gestuurd worden op marktconforme tarieven; Bewaking en management van het gehele aanvraagproces. Met deze organisatie van het aanvraagproces wordt de juiste persoon gezocht met een juiste tariefstelling. Distributie & Selectie In de distributiefase wordt de aanvraag gepubliceerd en uitgezet via een marktplaats principe. De aanvraag wordt volgens een overeengekomen volgorde uitgezet naar de markt. De volgorde wordt bepaald volgens een schillenmoden. Het opstellen en inrichten van dit schillenmodel, in samenwerking met de opdrachtgever, is essentieel voor een succesvolle werking. De volgende schillen kunnen hierbij o.a. worden onderscheiden: interne flexschil, externe flexschil, alumni, specifieke preferred suppliers. Naast de distributie komt de selectie aan de orde. Dit zorgt ervoor dat : Figuur2. Voorbeeld schillenmodel voorgeselecteerde kandidaten beoordeeld worden via persoonlijk controle en wordt er bekeken of er voldaan is aan opgestelde gunningscriteria; de beste, (bijv. de top 3,5 of 10) kandidaten wordt opgesteld voor de opdrachtgever;

8 als geen geschikte kandidaat gevonden wordt kan het distributie model uitgebreid worden; alle vragen van leveranciers en professionals beantwoordt zijn. Deze opzet geeft de grootste garantie dat de juiste persoon die in de markt beschikbaar is ook inderdaad gevonden wordt. Het distributiemodel met daarin de Marktplaats zorgt vervolgens voor de juiste prijs. Contract In de contractfase spelen de volgende zaken een rol: - adviseren over de best mogelijke contractvormen; - opstellen van het contract; - compliance controle; - verplichtingen omtrent administratie; - tijdig verlengen van het contract; - budget controle en controle op naleving gemaakte afspraken omtrent tarief, toeslagen en reiskosten en het verzorgen van bulk mutaties zoals CAO wijzigingen; - registratie voor on- en offboarding. Ook speelt in deze fase het beheren van gegevens van professionals. Het efficiënt en effectief organiseren van deze fase en het goed ingespeeld zijn op de omgeving van de opdrachtgever zorgen voor zo laag mogelijke transactiekosten. Dossier Dit onderdeel zorgt ervoor dat het dossier van de professional volledig gedigitaliseerd is en daardoor ook beter te bewaken is. De volgende activiteiten vinden plaats: Aanmaken en beheren van dossiers van tijdelijke professionals. De volgende documenten kunnen worden opgenomen: CV, kopie legitimatiebewijs, geheimhoudingsverklaring, VOG verklaringen, VAR verklaringen, leveringsvoorwaarden, inzetbevestigingen en verplichtingen en Inlener / uitlener specifieke documenten; Uploaden / accorderen / afwijzen van documenten; Beperkingen voor inloggen en/of urenstaten invoeren bij niet geleverde documenten; Het tijdig vervangen van tijdgebonden documenten; Ondersteunen van in acht namen van de privacy wetgeving; Medewerking verlenen aan audits. Uren registratie In het urenregistratiefase vult de professional zijn werkbrief in, accordeert de manager deze, zodat de werkbrieven verwerkt worden. Kosten versus budget realtime worden daarna aangepast. Gedurende de uitvoer van alle processtappen worden alle betrokkenen op de hoogte gesteld van de voortgang via . Gerechtigden kunnen op ieder moment van de dag de status van een werkbrief zien. Deze fase kent de volgende stappen: Invullen urenstaten en declaraties (professional); Accorderen urenstaten en declaraties (manager); Verwerken urenstaten en declaraties; Het aanpassen van de workflow; Factuurbedragen inzichtelijk op urenstaat; Dag-, week- en maandstaten; Standaard, toeslagen, overwerk en verschoven uren; Automatische toewijzing van standaard vergoedingen zoals reiskosten. Facturatie & Budgetbeheer Het facturatieproces is gedigitaliseerd en bespaart kosten door reductie van papierwerk. In deze fase zijn budgetreserveringen te ramen, pro-forma facturen te genereren en kosten intern door te belasten. Het proces van facturatie bevat de volgende stappen:

9 Invoeren van financiële kerngegevens van de professional en inlenende organisatie en bijv. kostenplaatsen c.q. PO nummers; Uitdraaien en verspreiden van de geaccordeerde uren via reversed billing; Betaalbaar stellen van goedgekeurde facturen. Zodra een contract voor een professional is afgesloten, genereert het systeem een raming voor de budgetreservering voor het complete arbeidscontract. Een opdrachtgever komt dus nooit voor verrassingen te staan. Als het contract loopt maakt de leverancier via één druk op de knop een digitale factuur op in PDF. Het totale aantal facturen daalt door gebruik ta maken van geconsolideerde facturen. Evaluatie Voor een goed verloop van de externe inhuur is tussentijds en achteraf evalueren van de geleverde prestaties essentieel. De opdrachtgever kan de prestatie van de externe kracht beoordelen, en de daaraan verbonden consequenties onderbouwen. Ook geeft de evaluatie inzicht in waarom en hoe bepaalde prestaties zijn geleverd. Dat inzicht kan men gebruiken bij de volgende inhuur van externen. Zo krijgt men steeds meer grip op het proces van externe inhuur. Een evaluatie kan tot doel hebben om: te voorkomen dat een slechte partij/kandidaat opnieuw wordt ingehuurd; referentie te bieden voor toekomstige trajecten; aan te tonen of de gemaakte contractafspraken wel of niet gerealiseerd zijn Eventueel is een bonus-/malusclausule van toepassing of zal de evaluatie tot gevolg hebben dat de contractafspraken alsnog moeten worden uitgevoerd en/of worden bijgesteld. Ook kennisborging voor de toekomst is mogelijk. Doordat de evaluatie in het systeem wordt vastgelegd, heeft deze meer waarde voor de toekomst. Rapportage Deze tool genereert rapportages over onder andere de flexibele schil, het inhuurproces, en de inhuurkosten. Zo heeft de opdrachtgever altijd de controle over het proces. Dit houdt in: Realtime dashboards; Per gebruikersgroep configureerbaar; Dashboards ook door eindgebruikers zelf te maken en aan te passen; Meerdere dashboards per gebruiker. De rapportages en analyses zorgen voor transparantie op de totale inhuur en zijn de basis voor het effectief managen van het inhuurbeleid. De rapportages geven overzicht. Het inzicht wordt verkregen door een overzichtelijk en aanpasbaar dashboard. Daarnaast kunnen de rapportages als basis dienen voor verbeteringsadviezen en trajecten.

10 Over FastFlex FastFlex is een onafhankelijke sourcing partner en managed service provider op het gebied van resourcemanagement. Hierbij streeft FastFlex naar een zo n kort mogelijke keten, met een transparante kostenstructuur. Zo weten het inhurende bedrijf én de professional altijd waar zij aan toe zijn. FastFlex draagt zorg voor de volledige keten van inhuur: van het proactief benchmarken van de inhuurtarieven tot het afwikkelen van alle contract gerelateerde zaken. Voor advies over de inrichting van de flexibele schil tot het selecteren van professionals. Daarnaast biedt FastFlex innovatieve en duurzame aanvullende oplossingen voor de professionals, zoals e-invoicing en digital contract signing. FastFlex gaat voor een langdurig partnership en helpt opdrachtgevers het hoogste rendement te behalen. FastFlex is gevestigd in Amsterdam en is tevens actief in Tsjechië en België. Kijk voor meer informatie op Colofon Colofon Dit is een uitgave van FastFlex. Auteur Niels Huismans n.huismans@fastflex.nl Commercieel contact Joran Wamelink j.wamelink@fastflex.nl Distributie Website: Telefoon: Copyright FastFlex, 2014 Alle rechten voorbehouden De informatie in deze whitepaper is met zorg samengesteld. Toch kan FastFlex geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in deze whitepaper. Noch FastFlex, noch medewerkers van FastFlex kunnen aansprakelijk worden gesteld voor in deze publicatie eventueel aanwezige onjuistheden. De weergegeven opvattingen en prognoses houden niet meer in dan onze eigen visie en kunnen zonder nadere aankondiging worden gewijzigd.