Benchmark Onderhoudslasten Kalenderjaar 2010 Oost West Thuis Best

Transcriptie

1 Afdrukdatum Benchmark Onderhoudslasten Kalenderjaar 2010 Atriensis b.v. Insulindelaan 122 Postbus AV Eindhoven T F I E info@atriensis.nl KvK Oost Brabant ABN AMRO

2 Inhoudsopgave 1 Benchmark Onderhoudslasten Bijlagen 15

3 1 Benchmark Onderhoudslasten 1.1 Inleiding 3 Vanuit de maatschappij ontstaat steeds meer druk op woningcorporaties om hun prestaties te meten. Sommigen spreken zelfs al over een eventuele verplichting. Het fors gestegen niveau van bedrijfslasten van woningcorporaties gedurende het afgelopen decennium is een belangrijke verklaring voor deze aandacht. Om in te spelen op deze ontwikkeling presenteerde de commissie Benchmarking in 2008 in opdracht van Aedes een keurmerk als kwaliteitsstandaard voor benchmarks in de woningcorporatiebranche. De Benchmark Bedrijfsproces van Atriensis richt zich op de efficiency en effectiviteit van de interne bedrijfsvoering en is voorzien van het keurmerk. Exploitatielasten als gevolg van de interne bedrijfsvoering vallen uiteen in drie rubrieken: Onderhoudslasten Personeelslasten Overige bedrijfslasten De Benchmark Bedrijfsproces van Atriensis analyseert deze drie rubrieken. In overleg met Aedes heeft Atriensis een verkorte versie van deze Benchmark Bedrijfslasten opgesteld en wel de Benchmark Onderhoudslasten. Deze wordt ingezet tijdens de bijeenkomsten Benchmarking op onderhoudslasten, die Aedes samen met Atriensis organiseert voor directeur-bestuurders en managers onderhoud. Doel is om vertrouwd te raken met het middel benchmarking. Niet onbelangrijk. Recent verschenen onderzoekscijfers over relevante ontwikkelingen op financieel gebied in de sector geven aan dat 69% van de ondervraagde corporaties de ambitie heeft om operationele lasten te verlagen en 57% verwacht op onderhoud te besparen. Gebruikelijk (zie Corporatie in Perspectief van het Centraal Fonds Volkshuisvesting onder 2.2.2) worden onderhoudskosten geanalyseerd door te kijken naar uitgaven voor reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en planmatig onderhoud per gewogen verhuureenheid. Deze methode is grof en onvolledig en geeft corporatie relatief weinig inzicht in verklaringen voor relatief hoge of lage onderhoudslasten. Deze Benchmark Onderhoudslasten gaat afzonderlijk in op reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en planmatig

4 onderhoud. Daarnaast worden per onderdeel deelanalyses uitgevoerd om meer inzicht te verschaffen 1.2 Werkwijze Er zijn drie informatiebronnen gehanteerd: 4 1. Door de corporatie aan het CFV verstrekte informatie 2. Rapportages van het CFV over de corporatie 3. De door de corporatie ingevulde vragenlijst Deze vragenlijst is ingevuld door aaaaaaaa van en op bbbbbbb aangeleverd aan Atriensis. Alle brongegevens zijn opgenomen in bijlage 2. Atriensis behandelt deze rapportage strikt vertrouwelijk. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de resultaten van. Onder de figuren staat eerst een algemene toelichting. De belangrijkste gegevens vanuit de figuur voor bevinden zich steeds in het tekstblok binnen het kader hierna. Uitgangspunt zijn gegevens over de kalenderjaren 2008, 2009 en Bedragen zijn in alle gevallen inclusief btw indien van toepassing en nominaal, dus niet geïndexeerd. De consumentenprijsindex van het CBS bedroeg over ,5%, ,2% en ,3% en was daarmee laag. Bijlage 1 beschrijft de belangrijkste begrippen. Alle brongegevens zijn opgenomen in bijlage 2 (volgt). Ten slotte geeft bijlage 3 een overzicht van de deelnemers aan de Benchmark Onderhoudslasten (volgt).

5 2 2.1 Onderhoudslasten en management Figuur 2.1 Onderhoudslasten bruto per gewogen verhuureenheid (inclusief eigen personeel) Deeln Deeln Deeln Reparatieonderhoud bruto Mutatieonderhoud bruto Planmatig onderhoud bruto De bruto onderhoudslasten bestaan uit reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en planmatig onderhoud, vermeerderd met eventuele personeelslasten van een eigen technische dienst. Lasten voor reparatieonderhoud bij de deelnemers stegen van 280 in 2008 tot 330 in 2010 per gewogen verhuureenheid op jaarbasis. In dezelfde periode stegen de lasten voor mutatieonderhoud van 200 tot 240 en voor planmatig onderhoud van 700 tot 900. Daarmee een stijging van 25% van de totale bruto onderhoudslasten van de deelnemers: van in 2008 naar in De inflatie bedroeg enkele procenten in deze periode. De bruto onderhoudslasten van lagen in 2010 ( 1.752) beduidend hoger dan in 2008 ( 1.092). Er was sprake van een stijging van de lasten voor zowel reparatieonderhoud, mutatieonderhoud als planmatig onderhoud. De uitgaven bij liggen daarmee beduidend hoger dan het gemiddelde van de deelnemers. Belangrijkste verklaring vormen de hoge uitgaven voor reparatie- en mutatieonderhoud. Planmatig onderhoud wijkt in 2010 beperkt af van het gemiddelde van de deelnemers.

6 Figuur 2.2 Opslagpercentage voor management onderhoud Deeln Deeln Deeln Reparatieonderhoud Mutatieonderhoud Planmatig onderhoud Het betreft alle interne personeelslasten plus kosten van eventuele externen ten opzichte van de totale uitvoeringskosten voor het onderhoud. In dit laatste bedrag zijn ook de eventuele lasten van eigen personeel inbegrepen. Een gebruikelijk opslagpercentage bij reparatie- en mutatieonderhoud is 10% tot 15%. Management hiervan is beduidend bewerkelijker dan het management van planmatig onderhoud. Hiervoor is 5% tot 10% een gebruikelijk opslagpercentage. Een te laag percentage kan wijzen op onvoldoende aansturing, waarbij uitvoerende onderhoudsbedrijven onvoldoende aansturing en toezicht krijgen. Een te hoog percentage kan wijzen op inefficiënte aanpak. Ook kan meespelen dat veel werkzaamheden voor derden verricht worden zonder de werkelijke kosten afdoende door te belasten. Het opslagpercentage van de deelnemers voor management van reparatieonderhoud schommelt rond 11%, voor mutatieonderhoud rond 8% en voor planmatig onderhoud rond 6%. Het opslagpercentage van voor reparatieonderhoud is ongeveer 5%. Dit is erg laag en vraagt om nadere analyse. Is er sprake van te weinig aansturing in combinatie met de hoge uitvoeringslasten? Het opslagpercentage voor management van mutatieonderhoud was in 2008 en 2009 met 18% erg hoog. De formatie is gelijk gebleven, maar door verhoging van uitgaven voor mutaties daalt het opslagpercentage. Iets vergelijkbaars is aan de hand bij planmatig onderhoud. Door stijging van uitgaven bij gelijkblijvende formatie daalt het opslagpercentage naar het niveau van de deelnemers.

7 2.2 Verdieping Figuur 2.3 Aantal reparatieverzoeken op jaarbasis per gewogen verhuureenheid 3 2, ,5 1 0,5 0 Deeln Deeln Deeln Sommige corporaties reageren op elk telefoontje van huurders vanuit de veronderstelling dat dit tot hogere klanttevredenheid leidt. Andere corporaties zijn meer terughoudend, schuiven het herstel door of wijzen de huurders op de eigen verantwoordelijkheid. Ook de leeftijd van de woningen en de algehele onderhoudssituatie beïnvloeden het aantal reparatieverzoeken. Het handelt om alle reparatieverzoeken die tot een order leiden en waar geen vergoeding middels bijvoorbeeld een apart abonnement voor huurdersonderhoud tegenover staat. Deze reparatieverzoeken kunnen zowel bij de corporatie gemeld worden als bij aan de corporatie gelieerde onderhoudsbedrijven, zoals voor onderhoud aan CV-installaties. Bij de deelnemers komen er op jaarbasis ongeveer 1,3 reparatieverzoeken per gewogen verhuureenheid binnen. In de 2010 bedroegen de lasten voor reparatieonderhoud per gewogen verhuureenheid bij ongeveer het dubbele van de deelnemers. Ongeveer de helft van deze overschrijding komt voor rekening van het gegeven dat huurders van gemiddeld 1,9 reparatieverzoek op jaarbasis indienen. Dit ligt bijna 50% hoger dan het gemiddelde van de deelnemers. Kortom het hogere aantal reparatieverzoeken bij vormt een belangrijke verklaring voor de hogere reparatiekosten per gewogen verhuureenheid. Maar nog niet de volledige.

8 Figuur 2.4 Kosten per reparatieverzoek Deeln Deeln Deeln Bij de deelnemers leidde in 2008 een reparatieverzoek tot een kostenpost van 233. Deze post liep op tot 253 per reparatieverzoek in Als de stijging inflatie zou hebben gevolgd, dan zou de stijging ongeveer de helft bedragen hebben. Voor reparatieonderhoud geldt vaak dat vanwege het ad hoc karakter uitvoering op regiebasis plaatsvindt. De kosten per reparatieverzoeken bedroeg bij in Dit liep op tot 347 per reparatieverzoek in Een stijging met maar liefst 25% in een periode dat de inflatie marginaal was. Mogelijke oorzaken zijn verminderde marktwerking bij de prijsstelling, het uitvoeren van meer maatregelen bij meldingen dan alleen datgene waar de huurder voor belt, uitvoering van huurdersonderhoud zonder vergoeding en het toepassen van duurdere technieken. In 2010 lagen de kosten per reparatieverzoek bij Oost west 37% hoger dan bij de deelnemers. Naast het hogere aantal reparatieverzoeken per gewogen verhuureenheid vormen de hogere kosten per verzoek de andere verklaring voor het gegeven dat beduidend hogere lasten voor reparatieonderhoud heeft per gewogen verhuureenheid dan de deelnemers.

9 Figuur 2.5 Mutatiegraad (%) Deeln Deeln Deeln De mutatiegraad wordt door diverse zaken beïnvloed. Zo wisselen gestapelde woningen beduidend vaker van huurder dan grondgebonden woningen. In een ontspannen woningmarkt neemt het aantal mutaties eveneens toe. In regio s met veel bouwproductie stijgt de mutatiegraad over het algemeen. Het landelijk gemiddelde ligt op ongeveer 9%. In een ontspannen woningmarkt kan het streven van een corporatie juist zijn om huurders te binden en de mutatiegraad te drukken. In een gespannen woningmarkt is vaak eerder verhoging van het percentage wenselijk. De woningmarkt moet van het slot. Mutaties brengen de nodige inspanningen voor de organisatie met zich mee. De mutatiegraad van de deelnemers volgt de landelijke tendens en daalt van 7,5% in 2008 naar 7,1% in In tegenstelling tot de landelijke tendens stijgt de mutatiegraad bij van 8,2% in 2008 tot 9,6% in Dit is in % hoger dan het gemiddelde van de deelnemers. De uitgaven voor mutatieonderhoud liggen in 2010 bij Oost west 56% hoger per gewogen verhuureenheid dan bij de deelnemers. De hogere mutatiegraad vormt daarmee al een belangrijke verklaring, maar niet de volledige..

10 Figuur 2.6 Bruto onderhoudslasten per mutatie Deeln Deeln Deeln Er treden soms grote verschillen in kosten per mutatie op. Oorzaken schuilen vooral in het mutatiebeleid van corporaties. In hoeverre worden woningen teruggebracht in de oorspronkelijke staat? Planmatig onderhoud uitvoeren tijdens mutaties en de lasten niet op planmatig onderhoud boeken? Of worden lege woningen opgeknapt om aantrekkelijker te worden voor gegadigden? Ook voor mutatieonderhoud geldt dat vanwege het ad hoc karakter uitvoering vaak op regiebasis plaatsvindt. Kostenverlaging is mogelijk door andere keuzes in dat mutatiebeleid van de corporatie, het in concurrentie en eventueel op prestatiebasis aanbesteden van de werkzaamheden en toezicht op de uitvoering daarvan. De onderhoudslasten per mutatie bedragen ongeveer bij de deelnemers. In de jaren 2008 en 2009 lagen de lasten per mutatie bij ongeveer een derde onder het niveau van de deelnemers. In 2010 zijn de onderhoudslasten per mutatie bij met ongeveer 35% ten opzichte van beide voorgaande jaren gestegen. Inmiddels zijn anno 2010 de kosten voor mutatieonderhoud bij vergelijkbaar met die van de deelnemers.

11 Figuur 2.7 Omzet per order planmatig onderhoud Deeln Deeln Deeln Grotere inkooppercelen leiden over het algemeen tot een beter verhouding tussen prijs en kwaliteit. De voorbereiding is erbij gebaat omdat er meer tijd beschikbaar is voor minder contractdocumenten. De transactiekosten lopen terug. Daarnaast kunnen scherpere tarieven in de markt verworven worden. Volumevergroting ontstaat door clustering van alle werkzaamheden binnen de corporatie voor één vakdiscipline. Verdere vergroting is mogelijk door het volume over meerdere jaren samen te voegen. Een andere optie is om een inkoopcombinatie te vormen met andere corporaties. De gemiddelde omvang van een inkoopperceel bedroeg bij de deelnemers in de periode 2008 tot en met 2010 ongeveer In 2008 was de gemiddelde omvang van een inkoopperceel bij nog vergelijkbaar met die bij de deelnemers. In 2010 heeft een forse opschaling plaatsgevonden tot ongeveer per inkoopperceel. Enerzijds doordat de uitgaven voor planmatig onderhoud opgeschroefd heeft, waardoor volumes per inkoopperceel stijgen. Anderzijds door het aantal inkooppercelen fors terug te brengen.

12 Figuur 2.8 Omzet per leverancier op jaarbasis planmatig onderhoud Deeln Deeln Deeln Minder leveranciers betekent dat de corporatie meer tijd per leverancier beschikbaar heeft voor optimalisering van die relatie. Denk aan investeringen in kwaliteitsverbetering van het onderhoud, terugdringing van administratieve belasting en optimalisering van relaties met huurders. Tegelijk heeft dit betekenis voor de leverancier zelf. De corporatie wordt bij grotere volumes een belangrijkere opdrachtgever. Hierdoor krijgt de corporatie ook meer zeggenschap op allerlei terreinen. De leverancier zal er meer aan gelegen zijn om in de relatie te investeren dan wanneer het om kleine volumes gaat. Kortom een betere basis voor ketensamenwerking en integratie. De gemiddelde jaaromzet per leverancier op het gebied van planmatig onderhoud steeg bij de deelnemers van op jaarbasis in 2008, naar op jaarbasis in Bij de gemiddelde omvang per inkoopperceel van ongeveer (vorige pagina) betekent dit dat leveranciers op jaarbasis ongeveer 10 inkooppercelen verwerven. De conclusie is dat de deelnemers het aan aannemers gegunde werk niet clusteren en dit mogelijke schaalvoordeel niet benutten voor onder meer inkoopvoordeel. De gemiddelde omzet per leverancier op het gebied van planmatig onderhoud bedroeg bij Oost west in 2008 ongeveer , ofwel slechts 50% van het gemiddelde van de deelnemers. Door verhoging van uitgaven voor planmatig onderhoud en de gelijktijdige terugdringing van het aantal leveranciers steeg de gemiddelde omzet per leverancier op het gebied van planmatig onderhoud bij Oost west naar ongeveer op jaarbasis. Omdat een gemiddeld inkoopperceel bij een waarde van ongeveer heeft, krijgt praktisch iedere leverancier één opdracht op jaarbasis en benut Oost west haar schaalvoordeel.

13 2.3 Context Figuur 2.9 Gemiddeld bouwjaar Deeln Deeln Deeln Veruit het merendeel van het sociale woningbezit is in de eerste decennia na de Tweede Wereldoorlog gerealiseerd. Over het algemeen leidt ouder bezit tot grotere managementinspanningen met name voor onderhoud en verbetering. Omdat oudere woningen over het algemeen kwalitatief minder zijn, is de gemiddelde woningwaardering en huur ook lager. Het gemiddelde bouwjaar van het woningbezit van de deelnemers schommelt rond 1975, ofwel een leeftijd van ongeveer 35 jaar. Om de leeftijd niet verder op te laten lopen, moet jaarlijks een deel van het oudere bezit verkocht of gesloopt worden en een deel nieuwbouw toegevoegd worden. Dit lukt de deelnemers onvoldoende. In de twee jaren van 2008 tot en met 2010 wijzigt het gemiddelde bouwjaar van ongeveer 1974 naar ongeveer 1975 en loopt de gemiddelde leeftijd dus met ongeveer één jaar op. Gebruikelijk neemt daarmee de onderhoudsopgave ook toe. De woningen van zijn jonger dan het gemiddelde van de deelnemers. Tevens is het gemiddelde bouwjaar in de twee jaren van 2008 tot en met 2010 opgelopen van ongeveer 1976 naar ongeveer Daarmee is de gemiddelde leeftijd globaal gelijk gebleven. En is de onderhoudsopgave niet gestegen. Door het jongere woningbezit zou je verwachten dat de onderhoudsopgave geringer is dan bij de deelnemers. De praktijk blijkt anders.

14 Figuur 2.10 Gemiddelde restant levensduur na uniformering Deeln Deeln Deeln De restant levensduur na uniformering zegt bij uitstek iets over de kwaliteit van het bezit. Zonder mutaties in het bezit en zonder investeringen in het bestaande door te exploiteren bezit wordt per saldo het bezit ieder een jaar ouder wordt en wordt de restant levensduur een jaar korter. Er is daarmee sprake van kwaliteitsteruggang. Alleen met mutaties in het bezit en met investeringen in het bestaande door te exploiteren bezit is het mogelijk de restant levensduur op peil te houden. De restant levensduur na uniformering van de deelnemers bedraagt ongeveer 22 jaar en loopt iets terug. Opgeteld bij de gemiddelde levensduur van ongeveer 35 jaar betekent dit dat de deelnemers anno 2010 een levensduurverlenging van ongeveer 7 jaar gerealiseerd hebben ten opzichte van de gebruikelijke exploitatieperiode van 50 jaar. De restant levensduur na uniformering van schommelt. In 2010 bedraagt deze 18 jaar. Opgeteld bij de gemiddelde levensduur van ongeveer 32 jaar betekent dit dat anno 2010 geen levensduurverlenging gerealiseerd heeft ten opzichte van de gebruikelijke exploitatieperiode van 50 jaar.

15 3 Bijlagen Bijlage 1: Begrippen Inkoopperceel 15 Samenhangend pakket van externen te betrekken producten of diensten, waartegenover facturen van derden staan. Mutatiegraad De mutatiegraad wordt bepaald door het aantal nieuwe verhuringen van bestaande woongelegenheden uit te drukken in een percentage van het totaal aantal woongelegenheden exclusief de in het verslagjaar nieuw gebouwde of aangekochte woongelegenheden. Mutatieonderhoud Het onderhoud dat noodzakelijk is om de woongelegenheden, nadat deze vrijkomen, weer verhuurbaar te maken. Onderhoudslasten bruto: De bruto onderhoudslasten bestaan uit: Bruto lasten voor reparatieonderhoud, dus inclusief eventuele loonkosten van de eigen uitvoerende onderhoudsdienst Bruto lasten voor mutatieonderhoud, dus inclusief eventuele loonkosten van de eigen uitvoerende onderhoudsdienst Bruto lasten voor planmatig onderhoud, dus inclusief eventuele loonkosten van de eigen uitvoerende onderhoudsdienst Opslagpercentage voor management onderhoud: De verhouding tussen de managementkosten en de bruto onderhoudslasten waarop het management zich richt. De managementkosten bestaan uit de personeelslasten vermeerderd

16 met de kosten van (ingehuurde) externen en verminderd met de eventuele opbrengsten voor de inspanningen. Planmatig onderhoud Het onderhoud dat de corporatie in een meerjaren onderhoudsplanning heeft opgenomen. Hier valt overigens ook het groot onderhoud onder, waarbij diverse activiteiten uit de onderhoudsplanning worden samengevoegd. Regie cq regiewerkzaamheden Werkzaamheden die vergoed worden op basis van achteraf vastgestelde hoeveelheden werkelijk geleverde producten en diensten. Gebruikelijk is om vooraf wel de bedragen per eenheid product en dienst vast te stellen. Reparatieonderhoud Benodigd onderhoud als gevolg van een ongeplande storing cq constatering. Reparatieverzoek Het onderhoud dat wordt uitgevoerd naar aanleiding van klachten/reparatieverzoeken van bewoners of gebruikers. Restant levensduur na uniformering De restant levensduur na uniformering zegt bij uitstek iets over de kwaliteit van het bezit. Omdat per saldo jaarlijks het bezit een jaar ouder wordt, zouden corporaties zodanig moeten exploiteren en investeren dat de restant levensduur na uniformering minimaal gelijk blijft. Lukt dit niet, dan is er sprake van kwaliteitsteruggang. Door het CFV is de gemiddelde restant levensduur bij corporaties opgevraagd. Bij de uniformering wordt deze opgaaf vervolgens vergeleken met de gemiddelde restant levensduur van corporaties met dezelfde kenmerken van de vastgoedportefeuille. Het CFV neemt de gemiddelde restant levensduur van de corporatie over zolang deze niet meer dan drie jaar afwijkt van de gemiddelde restant levensduur van corporaties met vergelijkbare kenmerken van het bezit. Voor het deel dat de gemiddelde restant levensduur de bandbreedte overschrijdt, wordt deze gecorrigeerd. Het is mogelijk dat op basis van nader onderzoek in bijzondere gevallen is afgeweken van de genoemde bandbreedte.