Versie B10 d.d. november CASHWeb

Transcriptie

1 CASHWeb NIEUW: facturen mailen via de CASHapp! Met CASHWeb Facturering kunt u nu vanaf iedere locatie een factuur invoeren en mailen via de CASHapp. Nadat de actie met uw klant heeft plaatsgevonden (uw bezoek, de levering) kunt u op uw telefoon of tablet heel makkelijk met de CASHapp een factuur aanmaken voor uw klant. En deze direct mailen natuurlijk. Eenvoudige invoer met duidelijke iconen om te: annuleren, bevestigen, toevoegen, wijzigen, verwijderen, terug en verzenden. CASH maakt steeds meer mogelijk met minder handelingen! Pagina 1 van 8

2 U kunt er ook voor kiezen om de factuur nog niet te sturen maar 'op kantoor' verder te (laten) bewerken. Bijvoorbeeld omdat de factuur geprint moet worden of nog periodieke regels moeten worden toegevoegd. Om een factuur te maken hoeft u alleen maar in te voeren wat u heeft geleverd, aangezien alle gegevens van de klant al staan ingevuld zodat u die niet nog een keer in hoeft te voeren. Evenals alle gegevens van de artikelen, prijzen, BTW percentages en grootboeknummers. CASH Facturering is compleet en eenvoudig in gebruik: De CASH Accountancyportal is uitgebreid met veelgevraagde functies: In het administratie overzicht kan de cashuser van de meewerkrelatie worden geopend. In het onderhoudsscherm voor de bankenkoppeling kan een meewerkrelatie worden gekozen. In het administratie dashboard kan direct op een actie worden geklikt waardoor de betreffende functie in de bijbehorende administratie direct wordt gestart. In het administratie dashboard blijft een gewijzigde kolom breedte en plaats bewaard. De gebruikte sortering/groepering wordt bewaard totdat opnieuw wordt ingelogd. In het gebruikersoverzicht is de button kopiëren toegevoegd, om alle gegevens van een bestaande gebruiker te kopiëren naar een nieuwe gebruiker met uitzondering van de unieke velden inlognaam, , password en medewerkerscode. NIEUW: klantgerichte instellingen door de accountant zó naar de meewerkrelatie De accountant en de cliënt (=meewerkrelatie) werken samen in dezelfde administratie via de Accountancyportal. De accountant beschikt over specifieke instellingen in de eigen administraties voor bepaalde klantgroepen (via Setup of Gebruikerscode). Deze kunnen nu door de accountant worden gekopieerd naar de administraties van nieuwe of bestaande cliënten, zodat ook zij direct van deze voordelen gebruik kunnen maken. Het gaat om de volgende instellingen: Eigen menu's, Eigen overzichten, Standaard veldwaarde, Functie-eigenschappen en Dashboard instellingen, die allen de werking en informatie van CASH specifiek afstemmen op de doelgroep. Pagina 2 van 8

3 NIEUW: stamgegevens ook direct naar de administratie van de (meewerk)cliënt Net zo eenvoudig kunnen ook de stamgegevens (of een deel ervan) uit de administratie van de accountant worden overgezet naar de administratie (in de hoofdmap) van de meewerkrelatie. Stamgegevens zoals grootboekrekeningen, dagboeken, relaties etc. De werkwijze lijkt erg op die van Export gegevens/ascii (CASH-formaat) maar hierbij wordt ook opgegeven naar welke relatie en welke administratie moet worden gekopieerd. NB: Het spreekt voor zich dat bovenstaande functionaliteiten uitsluitend mogelijk zijn met CASHWeb! NIEUW: een registratie van het proces van de inkoopfacturen in de mailbox Er is een logging ingebouwd van inkoopfacturen die via de mailbox de administratie instromen. Deze log is op te vragen via het menu E-factureren. Er wordt een chronologisch overzicht getoond (laatste eerst), waarbij melding wordt gemaakt van: datum en tijd waarop de factuur is binnengekomen, verwerking in de administratie tot boekstuk jaar/dagboek/stuknummer, verzending naar go2ubl, eventuele handmatige verwijdering door de gebruiker, eventuele foutmelding bij inlezen. Voor UBL-facturen en PDF's die in de mailbox komen zijn aanpassingen gemaakt om de herkenning te vergroten: - Bij een mail van een adres dat bekend is binnen het (meewerk) CASHWeb-account, worden de extra PDF's gezien als aparte inkoopfacturen en zodanig geboekt. - Bij zo'n mail met meerdere PDF's van een extern adres, worden deze gezien als bijlagen bij de inkoopfactuur en als één inkoopfactuur verwerkt. - Alle ingekomen PDF's en UBL's worden automatisch hernoemd waarbij altijd een datum/tijd voor de naam wordt gezet (JJMMDDHHMMSS-oudenaam.pdf). - Ook PDF's en UBL's die handmatig in de E-factuur mappen zijn gezet zonder deze datum/tijdindicatie, worden automatisch hernoemd op basis van de creatiedatum/tijd. Pagina 3 van 8

4 CASH Algemeen NIEUW: een handig overzicht van actieve gebruikers Onder Help in de bovenbalk van de Windows-versie is een functie toegevoegd met een overzicht van de actieve CASH-gebruikers op dat moment. Per gebruiker wordt getoond: de administratiecode, de administratienaam (uit de administratieparameters), de gebruikerscode, de gebruikersnaam (uit de SETUP) en het aantal locks op de administratie. Als lock wordt geteld: elk gegeven dat aan een wijziging onderhevig is. Het is makkelijker geworden om eigen menu's te maken in de SETUP Het definiëren van eigen menu's in de SETUP is vereenvoudigd. Wanneer men een nieuw menu wil maken, of een bestaand wil aanpassen, komt men via <F3> in een nieuw tabel-scherm. Per regel geeft men aan, welke functie men daar wil hebben. Dat gaat makkelijk door met <F2> het overzicht van alle functies binnen de licentie op te vragen. Men kiest voor de gewenste menu functies door er gewoon even op te klikken. Testfuncties in Support-menu Onder Support op de startpagina van de Windows-versie zijn twee testfuncties toegevoegd voor het testen van de mailserver en de inloggegevens voor de koppeling met CASHWeb. De test voor de mailserver stuur een naar een zelf opgegeven adres met als bijlagen een test.pdf en een test.xml bestand. Deze twee bestanden bevinden zich in de map Demo in de CASH-map. CASH Financieel OP VELER VERZOEK: regels tussenvoegen in 'Onderhoud dagboeken' Het is er! De mogelijkheid om regels tussen te voegen in het boekingsscherm. Plaats de cursor op het veld grootboeknummer van een regel en klik op het -icoon insert. Er wordt een lege regel tussengevoegd voor de invoer van een nieuwe mutatieregel. De functietoetsen voor BTW en de transitoria zijn in deze nieuwe mutatieregel niet actief, daar deze functies weer tot nieuwe mutatieregels kunnen leiden. Pagina 4 van 8

5 NIEUW: een aanmaanadvies Om vooraf inzicht te krijgen welke aanmaningen verzonden gaan worden, is het overzicht Aanmaanadvies beschikbaar met de vervallen posten per debiteur (die aangemaand mogen worden). Per factuur wordt het aantal vervallen dagen bepaald en de soort aanmaning gebaseerd op de aanwezige aanmaningsteksten. En ook: een aanmaanhistorie Het nieuwe overzicht Aanmaanhistorie toont de verzonden aanmaningen gesorteerd op Relatie en Factuurnummer. Hiermee is het verloop van de aangemaande posten per debiteur inzichtelijk. Optioneel kan de aanmaning tevens worden bewaard als PDF-document, om snel opvraagbaar te zijn. Zie de instelling: Debiteurenparameters Eigenschap H. De aanmaan historie wordt opgebouwd vanaf versie B10 als de parameter daarvoor is ingesteld en wordt zichtbaar na de eerstvolgende aanmaanrun. Bankenkoppeling: en als er geen openstaande factuur is? Als er vaker betalingen binnen komen via de bankenkoppeling waarvoor (nog) geen openstaande factuur aanwezig is kan een nieuwe Eigenschap B in de Debiteurenparameters worden opgegeven. Deze zorgt ervoor dat bij de relatie (herkend via het bankrekeningnummer) automatisch het factuurnummer 00JJMM wordt gebruikt, waarbij dit staat voor jaar/maand van de betalingsdatum. CAMT053-formaat toegevoegd De bankenkoppeling is voorzien van het CAMT053-formaat dat het MT940-formaat vervangt. Dit nieuwe formaat kan ook worden gebruikt bij handmatig inlezen van bankmutaties. De ING heeft dit voor het tweede halfjaar van 2016 op de planning staan, maar de aanpassing geldt ook alvast voor ABN Amro en Rabobank als zij besluiten over te gaan. Aanmaken Auditfile XML óók met transitoria De boekingsgang van transitorische posten, vanuit een vorig boekjaar naar het huidige jaar is uitgebreid met een extra-comptabele boeking. In een denkbeeldig dagboek TRANS wordt de tussenrekening transitoria glad geboekt naar de oorspronkelijke grootboekrekening in de periode van de transitorische post. Pagina 5 van 8

6 Openstaande facturen met tekstblok uit CRM De opmaak van het overzicht openstaande posten is gemoderniseerd. De optie om een tekstblok vanuit de contactmomenten te tonen, is voor het standaard overzicht beperkt tot de klassieke indeling. Met de moderne indeling is het tekstblok alleen beschikbaar in combinatie met soort overzicht = 3 (met omschrijving). Aanmaken incasso-opdracht Een eerste incasso voor een machtiging moest tot nu toe altijd apart vermeld worden aan de bank. De verwerkingstijd was bij een eerste incasso-opdracht doorgaans ook langer dan bij een herhaalincasso. De banken hebben besloten dat deze aparte vermelding bij een eerste incasso niet langer nodig is. Wanneer deze verandering doorgevoerd wordt verschilt per bank en u wordt hierover door uw bank geïnformeerd. Logistieke modules Overzicht assemblage historie Dit overzicht toont de voorraadmutaties van uitsluitend assemblage-opdrachten. Met mogelijkheden om te selecteren op periode, assemblagenummer of artikelcode. CASH Lonen Pensioen TKP Zoetwaren Er is een aparte menukeuze voor de pensioenaangifte naar TKP voor de bedrijfstak Zoetwaren. SEPA-bestand Er kan een selectie van werknemers worden opgegeven bij het maken van een SEPA-bestand. Automatisch splitsen van periodedetails Bij het automatisch splitsen van de periodedetails wordt ook de parttimefactor ingevuld. De gesplitste periodedetails kan worden opgeslagen in één PDF. Pagina 6 van 8

7 Afdrukken salarisspecificatie / jaaropgaaf Bij het afdrukken van de salarisspecificaties en jaaropgaven kan er gekozen worden voor een verzamel PDF of een PDF per salarisspecificatie of jaaropgaaf. Voor de achtergrond van de salarisspecificatie mag geen.png-bestand meer worden gebruikt. MijnSalarisPostvak MijnSalarisPostvak is nu beschikbaar voor CASH Lonen! Met MijnSalarisPostvak zijn o.a. salarisspecificaties online te benaderen door uw werknemers door een eigen inlogcode. Bekijk de demo: (gebruikersnaam demo@microloon.nl, wachtwoord demo ). Er kan een eigen logo worden geüpload naar MijnSalarisPostvak. Historisch overzicht Er is een totaal generaal regel aan het historisch overzicht toegevoegd. Reserveringsregelingen Bij de stamgegevens van de werknemer is er een uitbereiding van functietoets <F7> Reserveringen, waarbij u de mogelijkheid heeft om het aantal reserveringsregelingen te verhogen. Layout salarisspecificaties Bij de layout van de salarisspecificaties kan er met functietoets <F3> Afw/Tekst alternatieve teksten of vertalingen worden opgegeven voor een salarisspecificatie. APG Bouw en Schoonmaak Er is een controle van de beroepscodes bij de CAO voor APG Bouw en APG Schoonmaak. Werknemers Bij de stamgegevens van de werknemer kan een beginsaldo voor leningen worden ingevuld. Werknemerslijst overzicht Er kan gesorteerd worden op werknemersnummer, achternaam, voornaam en achternaam partner. Periode en periodedetails Onder het kopje Lonen Verloningen kunt u kiezen voor Periode tonen of toevoegen en Periodedetails tonen of toevoegen. Pagina 7 van 8

8 Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast: CASH Financieel Bij het Winst & Verlies-overzicht, opgevraagd volgens de moderne instelling, zijn weer blanco regels tussen de totalen toegevoegd. Onderhoud medewerkers: Bij het verwijderen van de grootboekrekening voor fiatteren volgde een melding dat de grootboekrekening van het soort balans moest zijn. Deze is verwijderd. Automatische periodieke facturen: Het gebruik van een orderreferentie heeft geen invloed meer op het vervaardigen van periodieke facturen. Wanneer u of de robot aanmaant, worden de relaties met een adres dat bedoeld is voor andere doeleinden (PDF of UBL overgeslagen. CASH Facturering Het overzicht Nog te factureren geeft correct weer of er wel of geen btw van toepassing is. Bij een kopiefactuur wordt in de orderregel het vaste kortingspercentage van de relatie getoond. Pagina 8 van 8

9 Periode en periodedetails Onder het kopje Lonen Verloningen kunt u kiezen voor Periode tonen of toevoegen en Periodedetails tonen of toevoegen. Op verzoek is verder nog verbeterd/aangepast: CASH Financieel Bij het Winst & Verlies-overzicht, opgevraagd volgens de moderne instelling, zijn weer blanco regels tussen de totalen toegevoegd. Onderhoud medewerkers: Bij het verwijderen van de grootboekrekening voor fiatteren volgde een melding dat de grootboekrekening van het soort balans moest zijn. Deze is verwijderd. Automatische periodieke facturen: Het gebruik van een orderreferentie heeft geen invloed meer op het vervaardigen van periodieke facturen. Wanneer u of de robot aanmaant, worden de relaties met een adres dat bedoeld is voor andere doeleinden (PDF of UBL overgeslagen. CASH Facturering Het overzicht Nog te factureren geeft correct weer of er wel of geen btw van toepassing is. Bij een kopiefactuur wordt in de orderregel het vaste kortingspercentage van de relatie getoond. Pagina 9 van 9