Tennis Vereniging Elspeet

Transcriptie

1 Notulen 31 e Algemene Leden Vergadering 25 januari 2016 Tennis Vereniging Elspeet Aanwezig: Bennie Dijkgraaf, Henri Vermeer, Lara Bronkhorst, Henk v.d. Horst, Hesse Hoeksma, Eveline Holdijk, Anet v.d. Nagel, Sonja v.d. Horst, Gerrit Wagensveld, Adrie Franken, Jan Dijkgraaf, Laura Dijkgraaf, Teunie Vermeer, Eibert Smit, Gijsbert Bronkhorst, Harry de Weerd, Willem Mouw, Ada Ceelen, Jannie Bonhof, Toon Dijkgraaf, Gerrit Verhaar, Marcel Hemmes, Esther v.d. Horst, Hennie Brink, Charles Uhlenbeck, Harma de Weerd, Klaas Seldenrijk, Yvonne Houweling, Margriet Kahlmann, Anton Kroes, Henriet Hofman, Gerjan Dijkgraaf, Dieter Steeg, Karina Hoeksma (34) Afwezig met kennisgeving: Sandra Dijkgraaf, Gert Holdijk, Mark Dekker, Marianne Bink, Bert Oudendorp, Jan Dijkgraaf (Vierhouterweg), Gert Bronkhorst, Jan Mulder, Arjan Klarenbeek, Jolanda Klarenbeek, Nely Klarenbeek, Birgit Kahl, Geertjan Westerbroek (13) 1. Opening en mededelingen De voorzitter heet iedereen van harte welkom en in het bijzonder de ereleden en leden van verdienste en deelt mee dat het kopje koffie/thee gratis is en 1 gratis consumptie tijdens de pauze en 1 na afloop van de vergadering. De voorzitter memoreert het afgelopen jaar. De voorzitter deelt mee dat het contract met onze trainer weer voor een jaar is verlengd en hoopt dat de gezondheid van Charles het toelaat dat hij zelf de lessen weer kan oppakken. Het contract met onze hoofdsponsor van de Elspeet Open loopt dit jaar af en het bestuur zal samen in gesprek gaan om te zien of we dit een vervolg kunnen geven. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken binnen gekomen, relevant voor deze vergadering. 3. Notulen van de Algemene Leden Vergadering 25 januari 2015 De notulen worden doorgenomen en goedgekeurd. Pagina 1; Wat betreft de tennisballen vraagt Jannie Bonhof of het klopt dat de prijs 10 euro is? Henri Vermeer geeft aan dat dit klopt. Pagina 6; Er is nog geen actuele ledenlijst in de kantine en op de website. De voorzitter geeft aan dat dit geregeld gaat worden Pagina 6; Een enquête onder de leden voor deelname aan de toernooien is nog niet gerealiseerd. Dit wordt in de actiepunten opgenomen. Eventueel toernooi.nl ipv toernooiklapper.nl voor EO gaan gebruiken. Er wordt besloten dat de leden vanaf deze ALV een terugkoppeling ontvangen per mail met de notulen en daarbij de openstaande actiepunten per mail.!1

2 4. Jaarverslag en jaarplannen 2015 van de commissies. Toernooicommissie, Henri Vermeer: In 2015 hebben er weer veel tennissers deelgenomen aan grabbelavonden, dagtoernooien, competities en het Plus Elspeet Open. De toernooicommissie bedankt de leden hiervoor, aangezien het zonder deelnemers geen zin heeft iets te organiseren. Het komende jaar wil de toernooicommissie nog meer tennisleden laten deelnemen aan de evenementen die georganiseerd worden en geeft als idee aan dat iedereen die regelmatig komt grabbelen of aan een toernooi deelneemt ÉÉN lid, die hier nog niet aan meedoet, meebrengt naar een grabbelavond en/of toernooi. Toernooien De nieuwe toernooikalender wordt binnenkort verspreidt. 13 april is er het Senior Plus (50+) toernooi en vanaf 26 september het Elspeet Open. Competitie De voorjaarscompetitie gaat begin april van start. Er is 1 team minder dan vorig jaar (op de vrijdagavond). Begin maart wordt de indeling bekend gemaakt. De inschrijving van de zomeravondcompetitie moet vóór 1 februari gedaan worden. Tot nu toe hebben zich pas 2 teams opgegeven. Er kunnen nog 2 teams bij. Clubkampioenschappen De clubkampioenschappen enkel wordt dit jaar anders opgezet. Jullie ontvangen hier nog bericht over. Samenstelling toernooicommissie De samenstelling van de TC gaat het komend jaar veranderen omdat Sonja van der Horst en Henriët Hofman hebben aangegeven na 6 jaar te stoppen met de commissie. Zij worden hartelijk bedankt voor de samenwerking. Ondanks dat er afgelopen jaren weleens lastige zaken waren, heeft de toernooicommissie elkaar altijd gesteund.. We hebben inmiddels ook weer 2 leden bereid gevonden om in de toernooicommissie deel te nemen, namelijk Gerrit Verhaar en Hennie Brink. Zij worden hartelijk welkom geheten. Henri Vermeer geeft aan dat als er leden zijn die ook in de TC willen deelnemen ze zich bij hem kunnen aanmelden. Jeugdcommissie, Eveline Holdijk: In 2015 is er schooltennis georganiseerd op twee scholen en zijn er verschillende nieuwe leden aangetrokken. Ook voor de jeugdclub Staverden hebben we een avond gehad met tieners op de baan. Ook hebben we weer een geslaagd ouder/kind toernooi achter de rug en hebben we met 1 team competitie kunnen spelen. Voor 2016 staat hetzelfde op het programma alleen zal het schooltennis dan voor alle drie de scholen worden georganiseerd.!2

3 Kantinecommissie, Henk van der Horst: Terugkijkend op 2015 was het een wisselend jaar wat de kantine inkomsten betreft. Wat hier de oorzaak van is is moeilijk te verklaren. Gelukkig speelt een vast groepje via afspreken.nl van Klaas Seldenrijk regelmatig een partij overdag met een gezellige nazit. Het 50+ toernooi was ook weer volop bezet wat heel gezellig was en goed door Nely en Sonja was verzorgd en georganiseerd. Hopelijk kan het in 2016 ook weer worden georganiseerd. De voorjaarscompetities en zaterdagcompetities verliepen ook weer goed. Het EO Plus van der Horst was ook dit jaar weer een doorslaand succes. Ook ons 30 jarig jubileum was grandioos goed georganiseerd door de feestcommissie Parkcommissie, Henk van der Horst: Het groot onderhoud van het park werd voor de voorjaarscompetitie gedaan. Ook werd er regelmatig gezogen om het blad en afval te verwijderen. Henk van der Horst bedankt de leden van de parkcommissie voor hun bijdrage en hij spreekt de wens uit dat alle leden voorzichtig en zuinig met de banen omgaan. Het afgelopen jaar heeft Ton de Rooij namelijk weer reparaties moeten uitvoeren wat erg kostbaar is. Henk deelt mee dat het zijn laatste jaarverslag is na ca. 25 jaar in het bestuur te hebben gezeten. Hij bedankt iedereen hartelijk voor het gestelde vertrouwen en wenst zijn opvolgers veel sterkte, gezondheid en plezier toe. Redactiecommissie, Eveline Holdijk: De bestuursfunctie is nog steeds vacant. In 2015 is de Tennis Talks 3x uitgebracht. De Tennis Talks word verder bij het agendapunt Wat verder ter tafel komt besproken. Er wordt een oproep aan de leden gedaan, ook mede namens Karina Hoeksma, om meer aan te leveren voor de website. Er wordt nogmaals aangegeven dat bij het inloggen op de nieuwe website er een nieuw wachtwoord aangevraagd moet worden. Er zal opnieuw een mail naar de leden worden gestuurd hoe in te loggen op de website (actiepunt) 5.Jaarverslag secretaris Het ledenaantal is het afgelopen jaar gedaald. We hadden bij de vorige ledenvergadering 136 leden en dat is nu gedaald naar 130 leden. Van deze 130 leden zijn er 99 seniorlid, 23 jeugdlid en 8 super junior. Het afgelopen jaar hebben 13 seniorleden en 3 jeugdleden hun lidmaatschap opgezegd en er zijn 12 nieuwe jeugdleden aangemeld. 6.Jaarverslag Penningmeester + begroting 2016 De penningmeester deelt een A-viertje uit met daarop de exploitatierekening en de balans. Hij licht een en ander mondeling toe. Vanuit de leden komen enkele opmerkingen over de exploitatiebegroting en de balans, zoals: Sonja v.d. Horst; Waar bestaan de kosten van de toernooicommissie uit? De penningmeester geeft aan dat dit prijzen en tennisballen betreft.!3

4 Eibert Smit; vraagt hoe ver de afschrijving van het clubgebouw wordt? De penningmeester geeft aan dat het clubgebouw in 30 jaar wordt afgeschreven tot 0,-. Eibert Smit vraagt of de afschrijving daadwerkelijk wordt gereserveerd? De penningmeester geeft aan van wel. Esther vd Horst; vraagt of de contributiebegroting 2016 wel correct is? De penningmeester geeft aan dat het streven is om dit jaar meer leden te krijgen, mede door de acties van de activiteitencommissie. Gerrit Verhaar; vraagt of het doel is om winst te maken? De penningmeester geeft aan van niet, maar wel om de vereniging draaiende te houden. Ook moet er rekening worden gehouden dat er over een jaar of 5 weer geld beschikbaar moet zijn om de banen de benodigde behandeling te geven. Gerrit Verhaar doe het voorstel om een doel te stellen voor de behaalde winst. De penningmeester zal dit meenemen. De ALV is akkoord gegaan met de begroting voor Verslag kascommissie Adrie Franken en Pieter Logtenberg hebben de kas gecontroleerd. Adrie Franken doet verslag van deze controle. Hij geeft aan dat het er allemaal keurig netjes uitziet en geeft de penningmeester een blijk van waardering. Enige opmerking vanuit de kascommissie zijn de kantine inkopen. Deze blijven in verhouding hoog t.o.v. de gedaald kantine opbrengsten. De reden hiervan is niet te achterhalen. De kascommissie geeft het advies om een kassa aan te schaffen met aanslagen om te zien wat voor soort producten er verkocht worden en welke marge dit met zich meebrengt. De voorzitter geeft aan dat dit advies door de nieuwe kantine commissie wordt opgepakt. De kascommissie geeft zijn goedkeuring en de voorzitter stelt voor de penningmeester te dechargeren hetgeen met applaus gebeurt. Adrie Franken en Pieter Logtenberg worden bedankt. De benoeming van de kascommissie vindt hierna plaats. Pieter Logtenberg schuift naar de 1 e plaats, Henk van Ouwendorp wordt 2 e kascommissielid en Gijsbert Bronkhorst wordt reserve kascommissielid. 8. Contributiebepaling 2016 Als bestuur willen we voorstellen dit jaar de contributie niet te verhogen. Wel willen we de leden oproepen actief mee te doen aan de acties die komend jaar georganiseerd zullen worden om geld voor onze vereniging te genereren (mooi voorbeeld is de bosloop) gezien het feit dat door het teruglopende ledenaantal en de lagere kantineomzet er minder inkomsten zijn. Als dit niet gaat lukken zal volgend jaar zeker de contributie moeten worden verhoogd. Het nieuwe voorstel kantinediensten wordt met de leden besproken. Het merendeel van de leden kiest voor optie 1, wat inhoudt dat de keuze van aantal kantinediensten wordt verhoogd van 1, 3 of 6 naar 2, 4 of 6. Dit resulteert in het volgende aanpassing: Ieder seniorlid met een KNLTB pas (pasjeslid) heeft vanaf 2016 de keuze: jaarlijks 2, 4 of 6 kantinediensten te doen. De jaarlijkse contributie hangt af van deze keuze. Minimaal draait een seniorlid dus 2 kantinediensten per jaar.!4

5 Jaarlijks kan een lid zijn keuze herzien. Niet-pasjes leden, zoals steunende leden, hoeven geen kantinediensten te draaien. Hetzelfde geldt voor ere leden en leden van verdienste. Ieder nieuw seniorlid draait in zijn eerste lidmaatschapsjaar 4 kantinediensten (en betaalt de bijbehorende contributie), daarna geldt bovenstaande keuze Nieuwe zomer of winterleden draaien in hun eerste lidmaatschapsjaar 2 kantinediensten. Zomerleden hebben daarna de keuze, 2 of 4 diensten per jaar. Leden die meedraaien in het schoonmaakrooster, worden gelijkgesteld aan leden die jaarlijks 4 kantinediensten draaien. Wil een lid met schoonmaakdiensten ook 4 kantinediensten draaien, dan wordt dit lid gelijkgesteld aan leden met 6 kantinediensten. Bijbehorende contributies voor 2016: Jaarlid met 6 kantinediensten 112 per jaar Jaarlid met 4 kantinediensten 139 per jaar Jaarlid met 2 kantinediensten 157 per jaar Zomerlid met 2 kantinediensten 129 per jaar Zomerlid met 4 kantinediensten 92 per jaar Winterlid geen kantinedienst 58 per jaar (nieuwe winterleden draaien het 1e jaar 2 kantinediensten) Ook wordt vanuit de leden het voorstel gedaan om de contributie (fors) te verhogen en dmv inschrijven kantinediensten de mogelijkheid te bieden om de contributie terug te verdienen. 9. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar zijn Henk van der Horst en Lara Bronkhorst. Aftredend en herkiesbaar is Henri Vermeer. De kandidaten voor een bestuursfunctie zijn Harma de Weerd en Harry de Weerd. Gerrit Verhaar en Toon Dijkgraaf delen de stembriefjes uit en tellen deze. Er zijn 33 geldige stemmen en 2 ongeldige stemmen. Harry de Weerd 33 voor, 0 tegen en 0 blanco (kantine- en parkcommissie) Harma de Weerd 31 voor, 1 tegen en 1 blanco (secretaris en activiteitencommissie) Henri Vermeer 30 voor, 2 tegen en 1 blanco (toernooicommissie) Henk van der Horst en Lara Bronkhorst worden door de voorzitter bedankt voor hun inzet. De voorzitter stelt aan de aanwezige leden voor om Henk van der Horst Erelid te maken, dit wordt met applaus begroet. 10. Be- en herbenoeming diverse commissieleden Toernooicommissie: Bestuur Henri Vermeer / commissie Gerrit Verhaar en Hennie Brink. Jeugdcommissie: Bestuur Eveline Holdijk / commissie Geert-Jan Westerbroek (Esther Logtenberg, Sandra Dijkgraaf en Sonja van der Horst kunnen op verzoek worden ingeschakeld maar zijn geen commissielid) Redactiecommissie: Bestuur vacant / commissie Karina Hoeksma Parkcommissie: Bestuur Harry de Weerd / commissie Pieter Logtenberg, Willem Mouw en Bert Oudendorp!5

6 Kantinecommissie: Bestuur Harry de Weerd / commissie Dieter van de Steeg, Dirk v.d. Nagel en Gerrit Wagensveld (kantinediensten) Activiteitencommissie: Bestuur Harma de Weerd / commissie Sandra Dijkgraaf, Esther van der Horst en Karina Hoeksma Sonja van der Horst en Henriet Hofman worden bedankt voor hun inzet in de toernooicommissie. 11. Wat verder ter tafel komt Tennis Talks Het bestuur deelt mee dat de uitgave van de TT met ingang van heden wordt stopgezet. één van de redenen is dat we onze website belangrijker willen maken en omdat er steeds minder materiaal binnenkomt om een nog een enigszins aansprekend clubblad in elkaar te zetten De sponsoren zullen worden benaderd om i.p.v. een advertentie in de TT een banner op de website te zetten met een directe doorlink naar de website. Er zal 1x per jaar een uitgave komen met de belangrijke gegevens voor de leden. 12. Rondvraag Karina Hoeksma; geeft aan dat ze teleurgesteld is in het aantal leden die meededen of langskwamen bij de bosloop op 23 januari die is georganiseerd door de activiteitencommissie. Esther van der Horst; vraagt of de vele werkzaamheden van Henk van der Horst allemaal zijn overgedragen aan de nieuwe bestuurs- c.q. commissieleden. Het bestuur geeft aan dat Henk van der Horst binnenkort met de commissie om tafel gaat zitten voor een goede overdracht. Ester Van der Horst; vraagt om middels een enquête na te gaan wat de reden is dat (sommige) leden weinig betrokken zijn. De voorzitter geeft aan dat de enquête op de actielijst staat. Ester van der Horst; Eerder was het gebruikelijk dat nieuwe (senior)leden 5 gratis lessen kregen. Is dat nog steeds zo? De voorzitter geeft aan dat dat niet meer zo is. Sonja van der Horst; geeft aan de activiteitencommissie mee of het een idee is om reclame te maken voor nieuwe seniorleden. Gijsbert Bronkhorst; geeft aan dat hij vindt dat er te weinig publiciteit wordt gezocht bij voorkomende gevallen. De voorzitter geeft aan dat dit inderdaad een punt van aandacht is. Gerrit Wagensveld; bedankt het bestuur voor hun inzet. Henk van der Horst; bedankt alle leden en in het bijzonder de activiteitencommissie die afgelopen zaterdag een leuk evenement hebben georganiseerd en het park netjes hebben achtergelaten.!6

7 13. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering om uur en bedankt een ieder voor zijn/haar inbreng en wenst een ieder wel thuis. Datum: Bennie Dijkgraaf Voorzitter Lara Bronkhorst Secretaris Uddel, Actielijst Actie nr Omschrijving actie Wie Wanneer gereed 1. In gesprek met sponsor van het Elspeet Open voor mogelijkheden nieuw contract Bestuur 2. Zorgen voor een actuele ledenlijst in de kantine en op de website Bestuur 3. Enquête onder de leden verspreiden Bestuur 4. Voorstel maken welk doel de behaalde winst heeft penningmees ter 5. Advies kascommissie om omzet te ontleden onderzoeken penningmees ter 6. Sponsoren benaderen i.v.m. stopzetten TT bestuur 7. Contributiebepaling en kantinediensten bestuur!7