Notulen algemene ledenvergadering 16 februari 2016

Transcriptie

1 Aanwezig: xx leden Notulen algemene ledenvergadering 16 februari 2016 Afwezig met kennisgeving: Wim Dirksen, Leon Spooren, Aart Pater, Miranda Pater, Simone Vinke, Wil Wernars, Jorien Koller, Edward van Kluijve, Ella van Linge, Alexander Gijsen 1. Opening en welkom a. Rien heet iedereen welkom, de opkomst is groter dan vorig jaar. 2. Ingekomen stukken a. Geen ingekomen stukken 3. De notulen van de ALV in 2015 a. De notulen worden goedgekeurd. 4. Samenstelling Bestuur Stichting a. Nieuwe stichtingsbestuur: Joop van Ossel en Frits Mulder treden af en Rick Eising en Gerard Woldberg nemen het over. Met instemming van bestuur, vereniging en leden. Rien overhandigt bloemen en bedankt Joop en Frits. 5. Samenstelling Bestuur Vereniging a. Vacature Secretaris, Rien vraagt of er gegadigden zijn bij de aanwezige leden. Niemand stelt zich beschikbaar. b. Pieter Meijer wordt aangesteld als penningmeester. c. Pim ter Heerdt neemt afscheid en Marijn Mooij wordt aangesteld als voorzitter van de jeugdcommissie. d. Esther vd Horst neemt afscheid als secretaris, er is nog geen plaatsvervanger voor haar 6. Financiële situatie Vereniging en Stichting a. Pieter heeft zich sinds de kerstvakantie ingewerkt in de financiële situatie b. Pieter maakt zich zorgen om het grote ledenverlies: ongeveer 50 leden. c. Ondanks dat we het afgelopen jaar geen penningmeester hadden hebben Terry en Gerard veel werk verzet en ziet het overzicht er keurig uit sloot af met een positief resultaat van 524 (2014: verlies 2.637) d. Er is een forse daling van de opbrengst trainingen jeugd, slechts 8500 in vergelijk met

2 e. Door de grote daling in ledenaantal is voor 2016 een lagere contributieopbrengst begroot ondanks dat het bestuur een contributiestijging voorstelt van 9 euro per volwassen lid. Begrotingstekort komt uit op maar gezien ons eigen vermogen is dit volgens het bestuur acceptabel. f. Het contributievoorstel wordt door de leden goedgekeurd. g. Joop presenteert de cijfers van de stichting van het afgelopen jaar. De stichting heeft geïnvesteerd in cv ketel, wat werk in de keuken en diverse bouwkundige activiteiten. Er heeft een wijziging plaats gevonden in de waardering van de activa en het subsidiebedrag wat destijds van de gemeente ontvangen is. h. Er zijn geen vragen vanuit de aanwezige leden. i. Verslag kascommissie van Vereniging en Stichting Ben Kamphuis dechargeert de penningmeester van de vereniging die er niet was en de penningmeester van de stichting. Simone Vinke en Carel Gijsen worde de nieuwe kascommissie en Ben Kamphuis is reserve. 7. Verslag wedstrijdcommissie a. In de voorjaarscompetitie hebben 28 teams meegedaan. De vrijdagavondcompetitie werd een probleem aangezien er gecontroleerd zou worden op de sluitingstijd. De afsluiting van de competitie was weer een succes. We zijn met andere ballen gaan spelen deze zijn aanzienlijk goedkoper. Bij de Najaarscompetitie deden 19 teams mee. b. Voor de ALV konden de leden wensen aangeven. De algemene vraag is hoe om te gaan met inschrijving van de vrijdagavondteams. Dit wordt voor de najaarscompetitie een loting in het clubhuis. Vanuit de leden komt de vraag of degenen die uitgeloot zijn automatisch in aanmerking komen voor de volgende competitie. Kick gaat hiermee akkoord. 8. Verslag Recreatiecommissie a. Activiteitenplan: Maart is weer toernooimaand. Op verzoek van de leden komt er een activiteit die niets met tennis te maken heeft. Dit wordt een pubquiz. b. Voor de labelavonden heeft de commissie nog vrijwilligers nodig die de labels verdelen. c. Het verzoek wordt aan de leden gedaan om zo veel mogelijk ideeën aan te dragen. d. Er is wat minder opkomst bij de activiteiten. Dit jaar nieuw het damesdubbel ochtendtoernooi, en de weldam challenge. Degenen die meedoen zijn erg enthousiast. e. Over de clubkampioenschappen is de recreatiecommissie erg positief met als afsluiter natuurlijk het gezellige feest.

3 9. Verslag Beheercommissie 10. Pauze a. Evaluatie nieuw kassasysteem, dit krijgt een groot applaus van de aanwezige leden. Dit vereiste heel veel werk. b. Daaraan gekoppeld kan men zien dat er dingen verdwijnen die niet aangeslagen worden op de kassa. Het verzoek is aan iedereen om gewoon alles aan te slaan omdat we dit nodig hebben voor de inkoop. c. Aanpassingen clubhuis, de keuken is onder handen genomen en daar zijn een aantal mensen druk mee geweest, het verzoek is aan de leden om deze zo mooi opgeruimd te houden. d. Peter is in gesprek met de schoonmaakster maar we mogen als vereniging ook verwachten dat iedereen zijn eigen troep opruimt. Het komt voor dat wanneer men bv cola laat vallen dit laat liggen. Dit kan natuurlijk niet en wij kunnen elkaar hier ook zeker op aanspreken. e. Er komen nog een aantal aanpassingen aan het clubhuis. f. De bardiensten in Jiba worden aangepast per commissie, dit heeft als voordeel dat de planning flexibeler is. g. We hebben een aantal senior leden van 70+ die vinden dat ze geen bardienst hoeven te draaien. De beheercommissie geeft deze leden de mogelijkheid zich eerder te kunnen inschrijven en dus de rustige momenten kunnen kiezen. h. Er wordt door de leden onderling wel vaak gebruik gemaakt van de afkoopregeling voor de leden onderling. Veel jeugdige leden zijn hiervoor beschikbaar en het mes snijdt hier aan twee kanten. Leden die opzien tegen de dienst kunnen deze voor 25 euro afkopen en de jeugd is meer betrokken bij de vereniging. Peter zal een lijst met invalleden op de site laten zetten. i. Er komen ook tuindiensten en schoonmaakdiensten waarop leden zich kunnen inschrijven. j. De taken van de beheercommissie worden in kaart gebracht en deze zullen bekeken worden en verdeeld onder de leden. k. Vragen, tips: vertel het aan de commissie. 11. Verslag Baancommissie a. Tuinonderhoud was afgelopen jaar waardeloos. We hebben een nieuw contract voor 1 jaar. Dit vergt wel wat steun van de leden. Er kan ook een stukje tuin geadopteerd worden. We hebben het afgelopen jaar problemen gehad met zand maar door het vele slepen is dit sterkt verbeterd. 12. Verslag Sponsorcommissie a. De sponsorcommissie willen de belangen van de vereniging en sponsoren verenigen. Gert is bij de huidige sponsoren langs geweest. Baan 1: De Rabobank wilde graag zien dat we een sociaal plan hebben. Gert is hier nog steeds mee bezig. Baan 2: Toebast vraag zich af wat staat er als sponsor tegenover. Een lidmaatschap en de mogelijkheid tot het houden van een toernooi. Gert heeft een beleidsplan op papier gezet. Baan 3: Tomassen Baan 4: van Duinkerken heeft problemen met het feit dat een andere sportzaak gesponsord heeft bij een toernooi. Het contract van Van

4 Duijnkerken loopt echter tot Baan Pull wil er mee stoppen en Gert geeft aan dat er een wachtlijst is. Baan Wellpack blijft bestaan. Baan 4 wordt de Duo Duo baan. Baan 7 heeft op dit geen sponsor maar op dit moment is er een enthousiaste gegadigde. b. Er komen aantal kant en klare contracten. Gert wil iets meer doen met de winddoeken. c. Van de hoofdsponsor Albert Heijn hebben we nog wel een handtekening van maar het is nog iets onzeker of dit de hoofdsponsor blijft. d. Er is nu redelijk in kaart wat de contracten zijn. Ook de wachtlijst is doorgenomen. e. Club van 100 wordt in leven geroepen f. Rob vraagt namens de commissie wat er geregeld is voor de prijzen en sponsoring met de diverse toernooien. In het beleid staat dat de commissie eerst de sponsorcommissie informeert, die zullen overleggen met de huidige sponsoren en wanneer deze niet een aantrekkelijk aanbod kunnen doen heeft de commissie de vrije hand. g. Sara geeft aan de Eveline en Debbie de sociaal media doet ipv Neil en Eva. h. Eveline ziet graag dat de commissies beter samen werken. 13. Verslag Jeugdcommissie a. De jeugdcommissie is druk bezig geweest met het binden en werven van jeugdleden. Afgelopen hebben we competities gehad, uitwisselingen en extra trainingen op zondagen. b. Er is een kleine groep jeugdleden die is wel heel enthousiast en doet aan veel activiteiten mee. c. De trainingen zijn onder de loep genomen en er is terugkoppeling gevraagd aan de jeugd. d. Jesse is in dienst van de gemeente Nijkerk en heeft 100 uur beschikbaar en benadert ook scholen. e. Marijn wil kijken of de commissie vergroot kan worden. f. Er zal flink gebouwd moeten worden om op de lange termijn de jeugd weer bij Weldam te betrekken. 14. Stand van zaken wensen leden en keuzes Bestuur a. De dagkantine is gerealiseerd en vanaf 17 februari is hij open voor de leden. Rien wil iedereen oproepen hier netjes en zorgvuldig mee om te gaan. Zodra we signaleren dat dit niet nageleefd wordt moeten we maatregelen treffen. Sjoerd zorgt ervoor dat de spelregels op de site komen te staan. b. De eerste 5 punten van het vorig jaar zijn al redelijk van de grond. c. Viktor geeft een compliment over de nieuwe indeling van het clubhuis.

5 d. Ook vraagt hij wat de stand van zaken is met de geluidsinstallatie. Dit heeft te maken met de aansluitingen. We hebben nu een aanvraag liggen voor een nieuwe kabel voor alle internet/telefoon etc. verbindingen. Hiermee kunnen we de geluidsinstallatie verbeteren. e. Rien geeft aan dat we een aantal mensen zoeken die met voorstellen willen komen wat nu te doen met het clubhuis f. Wat betreft de inrichting geeft Maarten aan dat er al een soort commissie is die zich hier over richt. 15. Verslag commissie LED a. Motivatie was terug brengen van kosten, duurzaamheid etc. b. Er is geïnventariseerd d.m.v. een quick-scan. c. Voor het clubhuis is het verbruik erg hoog. Er zijn dus in het clubgebouw een aantal apparaten die zeer veel verbruiken, dit moet nog in kaart gebracht worden. d. Er zijn een groot aantal voordelen om te kiezen voor led verlichting. e. Er is diverse malen gevraagd om te overwegen om op zonnepanelen aan te schaffen. Dit heeft een terugverdientijd van meer dan 15 jaar. f. De terugverdientijd van led verlichting is 8 jaar, er moeten nog een aantal zaken onderzocht worden. Aangezien de subsidiepot voor 2016 al helemaal is ingetekend is de planning om in 2017 over te gaan op LED-verlichting. 16. Rondvraag a. Geen vragen.