Bij deze bieden wij u de evaluatie van de Vierdaagse 2007 aan.

Transcriptie

1 Directie Inwoners Beleid & Realisatie Projectmanagement Ingekomen stuk D5 Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 22 november 2007 Ons kenmerk L140/ Contactpersoon Betty Bergman Onderwerp Evaluatie Vierdaagse 2007 Datum uw brief Direct telefoonnummer Geachte leden van de raad, Bij deze bieden wij u de evaluatie van de Vierdaagse 2007 aan. Er wordt positief teruggekeken op de vierdaagsemarsen en -feesten van De overwegend positieve reacties komen van zowel de organisatoren van de feesten (Stichting Actief Comité Binnenstad Nijmegen) en van de marsen (Stichting DE 4DAAGSE) als van de wandelaars, feestvierders, ondernemers en de eigen interne organisatie. De ruim wandelaars van de vierdaagsemarsen hebben dit jaar met tevredenheid en veel wandelplezier gelopen. De effectmeting vierdaagsefeesten 2007 laat een recordaantal bezoeken van ruim 1,4 miljoen, een rapportcijfer 8,1 en een geschatte omzet (bestedingen) van 28 miljoen euro zien. De aanbevelingen uit de evaluatie van de Vierdaagse 2006 door de cie Eringa zijn alle naar tevredenheid geïmplementeerd, evenals de aanbevelingen ten aanzien van de interne gemeentelijke organisatie. De aandachts- en verbeterpunten, zoals vermeld in de evaluatie worden nader uitgewerkt in de plannen voor de Vierdaagse College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mr. Th.C. de Graaf P. Eringa brf evaluatie 4d 2007 gemeenteraad.doc

2 Evaluatie Vierdaagse Nijmegen 2007 Datum : 9 november 2007 Versie : 1.0 Status : definitief Auteur : Betty Bergman, projectmanager evenementen

3 1 SAMENVATTING 3 2 INLEIDING 3 3 EVALUATIE PROJECTRESULTAAT ALGEMEEN AANBEVELINGEN CIE ERINGA BELEID VEILIGHEID VERGUNNINGVERLENING UITVOERING HANDHAVING COMMUNICATIE 9 4 EVALUATIE INTERNE PROJECTORGANISATIE BESTUURSTEAM REGIEGROEP GEBAKSOVERLEG IN DE VIERDAAGSEWEEK 11 Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 2 van 11

4 1 Samenvatting De Vierdaagse Nijmegen 2007 is goed verlopen. Dat geldt voor de vierdaagsemarsen en de vierdaagsefeesten. Er kan worden teruggekeken op een geslaagde editie van de Vierdaagse Nijmegen, zowel voor wat betreft de voorbereidende werkzaamheden als voor wat betreft de evenementen in de week zelf. De overwegend positieve reacties komen van zowel de organisatoren van de feesten (Stichting Actief Comité Binnenstad Nijmegen (ACBN)) en de marsen (Stichting DE 4DAAGSE (St4D)) als van de wandelaars, feestvierders, ondernemers en de eigen interne organisatie. De "effectmeting Vierdaagse feesten 2007", die in het kader van de Nijmeegse evenementenmonitor is uitgevoerd, laat zien dat alle records zijn gebroken: een recordaantal van ruim 1,4 miljoen bezoeken, een rapportcijfer 8,1 en een geschatte omzet van 28 miljoen euro ( zie economisch profiel). De ruim wandelaars van de marsen hebben dit jaar met tevredenheid en veel "wandelplezier" gelopen. Er was fysiek meer ruimte om te wandelen op de routes en het was minder druk bij de verfrissingpunten. Het bestuur van de St4D heeft op basis van deze informatie besloten het maximale aantal inschrijvingen te verlagen van naar wandelaars in Na de afgelasting van de Vierdaagse wandelmarsen in 2006 hebben dit jaar alle betrokken partijen nadrukkelijk bijgedragen aan de realisatie van dit positieve beeld. Zelfs het niet te beïnvloeden weer heeft geen negatieve effecten gehad. De gebeurtenissen van 2006 hebben tegelijkertijd geleid tot bovenmatige aandacht voor en druk op de (organisatie van de) Vierdaagse; dit heeft voor alle betrokken partijen 1 een extra belasting opgeleverd ten tijde van de voorbereidingen. De aanbevelingen uit de evaluatie van de Vierdaagse 2006 door de cie Eringa zijn alle naar tevredenheid geïmplementeerd, evenals de aanbevelingen ten aanzien van de interne gemeentelijke organisatie. De projectorganisatie en -aansturing van de Vierdaagse binnen de gemeente Nijmegen hebben naar behoren gefunctioneerd. De contacten vanuit de gemeente met de convenantpartners hebben zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau naar tevredenheid plaatsgevonden. Een aantal zaken, zowel op beleidsontwikkelings- als op uitvoeringsniveau, moet in de aanloop naar de Vierdaagse 2008 verbeterd of verder ontwikkeld worden. De gesignaleerde problemen en de genoemde verbeterpunten zullen met verve worden opgepakt om de vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten in 2008 nog mooier, veiliger en professioneler te maken. Nu reeds worden stappen gezet om in samenwerking met de convenantpartners te kijken naar de mogelijkheden om de promotiewaarde van de Vierdaagse voor Nijmegen te vergroten, zowel tijdens de Vierdaagse als door het jaar heen. Dat betekent meer samen optrekken en organiseren, aandacht voor een gezamenlijk uitnodigings- en promotiebeleid en het bundelen van krachten, De verwachting is, dat de in 2007 opgebouwde goede samenwerking tussen gemeente, de Stichting DE 4DAAGSE en de Stichting ACBN een goede basis heeft gelegd voor deze ontwikkeling. Daarmee wordt het totaal van de Vierdaagse meer dan de som der afzonderlijke delen. 2 Inleiding Bij de organisatie van de Vierdaagse 2007 is gevolg gegeven aan de uitvoering van het collegebesluit d.d : professionalisering van de evenementenorganisatie w.o. het aanbrengen van de scheiding tussen beleid en uitvoering. 1 gemeente Nijmegen, Stichting DE4DAAGSE, Stichting ACBN, doortochtgemeenten, Veiligheidsbureau Gelderland-Zuid, operationele diensten Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 3 van 11

5 De ervaringen van het vierdaagsejaar 2006 en de afgelasting van de vierdaagsemarsen in 2006 hebben geleid tot een aanscherping van dit besluit: de Vierdaagse wordt als een project georganiseerd en aangestuurd met duidelijk omschreven rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In plannen van aanpak is voor de verschillende deelgebieden (evenementenbeleid, veiligheid, vergunningverlening, uitvoering, handhaving en communicatie) vastgelegd wie wanneer welke producten oplevert. Vervolgens zijn de verschillende deelplannen van aanpak samengevoegd tot een overall plan van aanpak Vierdaagse Nijmegen Zowel in de voorbereiding als ten tijde van de Vierdaagse en nu bij de afronding van de Vierdaagse 2007 is gewerkt volgens en in de afgesproken structuur van een bestuursteam Vierdaagse ten behoeve van de bestuurlijke sondering, een (1) ambtelijk verantwoordelijk lijnmanager en een Regiegroep evenementen, geleid door een projectmanager en bestaande uit projectleiders per deelaspect. Deze structuur is in 2007 voor het eerst toegepast. Daarnaast hebben ook de afgelasting van de vierdaagsemarsen in 2006 en de daarop volgende evaluaties geleid tot een aantal inhoudelijke aanbevelingen met betrekking tot de veiligheid en gezondheid gedurende dit evenement. Nieuwe maatregelen zijn getroffen, voorschriften zijn aangescherpt, afspraken met de convenantpartners over de respectievelijke verantwoordelijkheden zijn gemaakt, e.d. Deze evaluatie van de Vierdaagse 2007 heeft als doel om terugkijkend op de (organisatie van de) Vierdaagse Nijmegen 2007 het goede te behouden en -waar nodig- verbeteringen voor de komende jaren aan te brengen. De verbeteringen en actiepunten krijgen hun neerslag in de plannen van aanpak voor de Vierdaagse Nijmegen Deze evaluatie is gebaseerd op de verschillende deelevaluaties van de projectgroepen, op de evaluaties van de convenantpartners en op een aantal gesprekken in zowel het Bestuursteam Vierdaagse als in de Regiegroep Evenementen. Elk deelproject heeft voor wat betreft het eigen aspect de vierdaagse 2007 geëvalueerd. Ook de convenantpartners hebben de vierdaagse 2007 geëvalueerd. Dit heeft geleid tot een waardevolle terugblik en een waslijst aan verbeteringen, aanscherpingen of veranderingen. Veel van de voorstellen hebben betrekking op praktische uitvoeringszaken. Het is van belang om deze mee te nemen in de plannen van aanpak en de organisatie van Een aantal andere constateringen heeft een meer beleidsmatig karakter en zal in de aanloop naar de Vierdaagse 2008 nader moeten worden uitgewerkt. 3 Evaluatie projectresultaat 3.1 Algemeen De vierdaagsemarsen en de vierdaagsefeesten zijn goed, rustig, prettig en veilig verlopen. Er zijn tal van grotere en kleinere verbeterpunten geïnventariseerd. Het kan immers altijd beter. Daarbij is het van belang om voortdurend een afweging tussen kosten en baten te maken. 3.2 Aanbevelingen cie Eringa De evaluatie van de Vierdaagse 2006 van de cie Eringa heeft een belangrijke input geleverd voor de aanpak van de Vierdaagse Nijmegen In een brief aan de leden van de gemeenteraad van 10 april 2007 wordt melding gemaakt van de voortgang van de gemaakte afspraken naar aanleiding van de evaluatie vierdaagse Op het moment van de raadsbrief was een aantal aanbevelingen nog niet volledig uitgewerkt. Onderstaand voor deze destijds nog niet volledig uitgewerkte aanbevelingen een korte aanvullende beschrijving van de stand van zaken. Aanbeveling 5. De scheidslijn tussen de verantwoordelijkheid van de Stichting DE4DAAGSE voor de lopers en de verantwoordelijkheid van de gemeente voor de openbare orde en veiligheid dient scherper gemarkeerd te worden. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 4 van 11

6 Inmiddels is een notitie afgerond waarin alle bestuurlijke verantwoordelijkheden beschreven zijn, die in relatie tot het evenement 4-daagse een rol spelen. Aanbeveling 6 In de gemeentelijke vergunning dienen de GHOR-adviezen als te toetsen/handhaven voorwaarden te worden opgenomen. De GHOR-adviezen zijn als te toetsen / handhaven voorwaarden opgenomen in de gemeentelijke vergunning voor de St4D. Aanbeveling 8. Er moeten helder te toetsen en te handhaven voorwaarden met betrekking tot de gezondheidsrisico s in de vergunning voor de marsen opgenomen worden. In de gemeentelijke vergunning zijn de procesafspraken opgenomen, waaraan de St4D zich dient te houden bij het beoordelen van de gezondheidsrisico s. Aanbeveling 13. Geadviseerd wordt om tijdens de Vierdaagsemarsen en -feesten preventief op te schalen naar GRIP-2. Dat houdt onder meer in dat er een kern-rot wordt ingericht op locatie van de gemeenschappelijke meldkamer, om snel in te kunnen spelen op actuele situaties. Dit kern-rot moet bestaan uit sleutelfunctionarissen, die goed op deze taak getraind zijn. Omdat Nijmegen de centrale Vierdaagsestad is, moeten de gemeentelijke functionarissen in het kern-rot Nijmeegse functionarissen zijn. Organiseer dat het kern-rot dagelijks betrokken wordt bij de besluitvorming van de St4D over de start van de marsen en dat de Operationeel Leider van het ROT de burgemeester frequent informeert over de actuele situatie en verwachtingen. Laat het kern-rot maximaal gebruik maken van de expertise, die binnen de Veiligheidsoverleggen voor de marsen en de feesten aanwezig is. Er is -zoals eerder in de Raadsbrief aangegeven- nadere uitwerking aan deze aanbeveling gegeven. De burgemeester heeft na overleg met plaatsvervangend directeur veiligheidsregio en tevens directeur Regionale AmbulanceVoorziening Gelderland Zuid en in overleg met het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio besloten het voorstel tot preventieve opschaling niet in te dienen bij de veiligheidsregio. Voor alle duidelijkheid: er is niet gekozen voor preventieve opschaling naar GRIP-2. Wel heeft de operationeel leider van de rampenorganisatie deelgenomen aan de veiligheidsoverleggen van zowel de vierdaagsefeesten als -marsen. In de evaluatie van het onderdeel veiligheid wordt hier op teruggekomen. Met deze voortgangsmelding kunnen we constateren, dat alle aanbevelingen van de cie Eringa geïmplementeerd zijn of dat er beargumenteerd gekozen is voor een afwijkende oplossing. De implementatie van de aanbevelingen is hiermee afgerond. 3.3 Beleid De samenwerking tussen de gemeente en de convenantpartners is goed verlopen. In het kader van het beter benutten van de promotiewaarde van de Vierdaagse voor de stad Nijmegen, worden voor de Vierdaagse 2008 mogelijkheden tot verdere samenwerking tussen de gemeente Nijmegen, de St4D en de Stichting ACBN onderzocht. Door de krachten te bundelen en door meer samen op te trekken kunnen de feesten en de marsen elkaar versterken en uiteindelijk meer betekenen voor de stad Nijmegen. De samenwerking ten behoeve van het uitnutten van de promotiewaarde van de Vierdaagse wordt niet alleen gezocht tijdens de Vierdaagse, maar ook in activiteiten door het jaar heen. Dit was het eerste jaar van de implementatie van het convenant dat is gesloten tussen de St4D en de gemeente Nijmegen waarbij een start is gemaakt met de scheiding tussen publiek- en privaatrechterlijke taken en subsidie is verleend. Met het ACBN bestond al een subsidierelatie. De eerste evaluaties geven aan dat de samenwerking tussen de gemeente en de St4D goed is verlopen. Het toegekende subsidiebedrag komt naar alle waarschijnlijkheid overeen met de werkelijke kosten. De Stichting 4DAAGSe was dit jaar verantwoordelijk voor de organisatie van de Start- en Finish locatie, Meet en Greet en Vlaggenparade. Hiervoor moet in 2008 een meerjarenplan worden ontwikkeld. Voor 2008 wordt onderzocht om ook de organisatie van de Intocht onder te brengen bij een private partij. Aan het ACBN is gevraagd hier een voorstel voor te doen in samenspraak met De Stichting 4DAAGSE. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 5 van 11

7 De ST4D heeft het besluit genomen om in 2008 de inschrijving voor de wandelaars te verdelen over de zondag en de maandag. De drukte op de maandag zowel op de aanrijroutes als op de Wedren wordt hierdoor naar verwachting verminderd. Gezien de positieve ervaringen met minder wandelaars in 2007 wordt de limiet van wandelaars verlaagd naar wandelaars. Evaluatie heeft uitgewezen dat er een kritisch omslagpunt is bij lopers. Boven dit aantal is er "minder loopplezier" gezien de drukte op het parcours. St4D is voornemens om een business loop voor bedrijven te faciliteren. Hiervoor worden 1000 toegangskaarten buiten de loting gehouden. In 2007 is in opdracht van de ST4D een pilot-onderzoek naar de inspanningsfysiologische aspecten en gezondheidsrisico s van het lopen van de Vierdaagse uitgevoerd door prof. dr. M. Hopman. De gemeente Nijmegen heeft dit onderzoek ondersteund. Aan het onderzoek hebben 65 wandelaars deelgenomen. De resultaten laten o.a. zien, dat het energieverbruik tijdens de Vierdaagse hoger ligt dan de energie-intake door voedsel en drank; een Vierdaagse dag wandelen bij een maximum buitentemperatuur van 27 ºC en een maximum wet bulb globe temperature (WBGT) van 25.4 ºC niet tot oververhitting leidt; vochtinname zeer individueel bepaald is, waardoor algemene adviezen over het gemiddeld aantal liters te drinken vocht per uur of per dag niet te geven zijn. Wel kan een range of een minimum hoeveelheid te drinken vocht worden aangegeven, afhankelijk van de weersomstandigheden; verandering in het lichaamsgewicht een uitstekend middel is om de vochtbalans te volgen. De St4D wil graag in overleg treden met de gemeente Heumen om ondersteuning te bieden bij de communicatie met Defensie en een goed verloop van het vergunningentraject. Defensie heeft aangegeven de Vierdaagse marsen te blijven ondersteunen en het convenant met 4 jaar te willen verlengen. Overleg met Defensie moet worden gevoerd over de aard en omvang van de ondersteuning. In het kader van de Nijmeegse evenementenmonitor 2, zijn gegevens verzameld over publiek, waardering van het evenement en effecten op het gebied van stadspromotie en stedelijke economie. Daarvoor zijn precies 600 willekeurige feestbezoekers ondervraagd en zijn bezoekgegevens opgevraagd bij de Stichting ACBN. De eindconclusie laat onder meer zien dat de vierdaagsefeesten 2007 een recordaantal van 1,4 miljoen bezoeken hebben opgeleverd, een duidelijk bovenregionale betekenis hebben, hoog (rapportcijfer 8,1) gewaardeerd worden en voor een grote meerderheid van bezoekers veilig voelen. De economische effecten (geschatte besteding van ) en de toeristisch-promotionele betekenis voor Nijmegen zijn groot. De vierdaagsefeesten genereren vergeleken met de vierdaagsemarsen echter relatief weinig media aandacht. In een samenwerkingsverband tussen de gemeente Nijmegen en de convenantpartners St4D en ACBN wordt onderzocht op welke wijze de promotiewaarde van de Vierdaagse voor Nijmegen vergroot kan worden en op welke wijze de media hiervoor kunnen worden benaderd. Tijdens de vierdaagseweek hebben we een veranderend alcoholgedrag geconstateerd: er wordt meer thuis ingedronken en er worden vaker op straat meegebrachte of gekochte alcoholische dranken genuttigd. Op meerdere plaatsen in de stad zijn alcoholische dranken tegen lagere prijzen verkocht dan regulier op de terrassen. Bekeken moet worden welke maatregelen getroffen kunnen en moeten worden. 3.4 Veiligheid Door de veiligheidsoverleggen vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten wordt zeer positief teruggekeken op de vierdaagse. Natuurlijk zijn er verschillende (detail-)punten die nader uitgewerkt moeten worden, maar over de gehele lijn zijn de vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten goed en 2 Binnen de Nijmeegse evenementenmonitor worden verschillende evenementen onderling vergelijkbaar gemaakt. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 6 van 11

8 rustig verlopen. Er is in het afgelopen jaar tijdens de voorbereidingen én tijdens de feesten goed samengewerkt. Tijdens de voorbereidingen heeft ook afstemming tussen alle doortochtgemeenten plaatsgevonden. Dit is prettig ervaren. De evaluaties van de veiligheidsoverleggen vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten zijn bijgevoegd in resp. bijlage 4 en 5. Aandachtspunten vierdaagsemarsen Lange onnodige files op de maandag van de inschrijving moeten worden voorkomen. Zowel in 2006 als in 2007 heeft de verkeersdrukte op maandag vanwege de warmte geleid tot een GRIP 1-situatie omdat automobilisten oververhit raakten. Het uitdelen van water op de A325 heeft tot gevaarlijke situaties voor de hulpverleners geleid. De ST4D heeft inmiddels besloten om de inschrijving uit te smeren over twee dagen (zondag en maandag). In 2008 wordt bekeken in hoeverre deze maatregel afdoende is of dat aanvullende maatregelen getroffen moeten worden. Daarnaast zal in 2008 kritisch gekeken worden of de repressieve maatregelen die genoemd worden in het mobiliteitsplan als er daadwerkelijk files staan, voldoende zijn. De nieuwe startprocedure voor de 40-km-wandelaars met 2 gescheiden startmomenten heeft geleid tot een betere spreiding van de wandelaars. De vraag in hoeverre de in 2007 ontworpen alternatieve finishlocaties adequaat zijn, kan niet beantwoord worden aangezien zij niet ingezet zijn in Wel moet in 2008 bekeken worden of de eisen die nu gesteld zijn aan de alternatieve finishlocatie adequaat zijn. Met deze eisen wordt dan opnieuw kritisch naar de alternatieve finishlocaties gekeken. Het is van belang om beter inzicht te hebben waar de wandelaars zich op de route bevinden om aard en inzet van maatregelen te bepalen ingeval van calamiteiten. Dit jaar is op de tweede wandeldag voor het eerst de route over de Waalkade geleid. Dit heeft niet tot problemen geleid. Wel moet voor 2008 goed bekeken worden hoeveel ruimte in de Hertogstraat nodig is voor een goede doorstroom van wandelaars. In 2007 is voor het eerst gewerkt met een weerexpertteam. De weerexpert in dit team heeft elke dag het weer gemonitord op basis van de gegevens van het KNMI. Het veiligheidsoverleg concludeert dat het bestaan van een weerexperteam een goed instrument is. Wel maakt het onweer van vrijdagmiddag 20 juli duidelijk dat weersvoorspellingen geen volledige garantie geven hoe daadwerkelijk de weerssituatie zal uitpakken. Aandachtspunten vierdaagsefeesten Het veiligheidsoverleg geeft elk jaar een advies over de programmering. Dit moet in 2008 gecontinueerd en geprofessionaliseerd worden. In elk geval wordt een second opinion gevraagd aan een onafhankelijke derde partij. Dit jaar veroorzaakten het optreden van Frank Boeijen op de Waalkade en de optredens van de Matrixx op het Hunnerpark grote drukte. Onderzocht moet worden of een andere muziekkeuze, programmering op een andere avond of een andere inrichting van de openbare ruimte kunnen leiden tot oplossingen zonder dat er problemen ontstaan met de veiligheid van de bezoekers. Van alle vermaakcentra moeten tijdig, voorafgaande aan de feesten actuele tekeningen aan het veiligheidsoverleg worden overlegd. Hierdoor is het mogelijk beter te kijken naar de consequenties van de inrichting voor de spreiding van het vierdaagsepubliek, mede in relatie tot andere getroffen maatregelen, zoals bijvoorbeeld afsluitingen van wegen of het instellen van eenrichtingsverkeer op de Waalkade. In 2007 is in de stad voor het eerst gewerkt met kleurenzones. Het veiligheidsoverleg is van mening dat het werken met kleurenzones in de binnenstad zinvol is voor het vergroten van de veiligheid in de stad. Dit moet in 2008 verder en ook voor het Waalstrandje uitgewerkt worden. Door het gebruik van de glasvezelkabel voor de camera s in de stad is de betrouwbaarheid van de camera s toegenomen. Naast de inzet van camera s wordt ook aandacht gevraagd voor een grotere deelname van ondernemers aan de SMS-alert, worden de lichtkrantteksten beoordeeld op de formulering en worden de cityguides nog effectiever ingezet. Het veiligheidsoverleg vierdaagsefeesten heeft in 2006 geconstateerd dat tijdens het laatste uur waarop de vermaakcentra op de slotavond open zijn (01:00-02:00 uur in de nacht van vrijdag op zaterdag) de sfeer op meerdere plekken grimmig is. Om deze reden heeft de burgemeester in 2007 Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 7 van 11

9 besloten om voor de vermaakcentra de eindtijd op vrijdag met een uur terug te brengen. Dit uur is gecompenseerd op woensdag en donderdag (twee keer een half uur). Naar aanleiding van dit besluit heeft de burgemeester verder besloten om voor de terrassen eveneens de eindtijden aan te passen, waarmee de eindtijd voor de gehele week wordt gelijkgetrokken. In 2007 is voor het eerst met de nieuwe eindtijden gewerkt. Incidenten van de aard en omvang van de vierdaagsevrijdag 2005 zijn dit jaar uitgebleven. Het veiligheidsoverleg schrijft dit toe aan het terugbrengen van de eindtijd op vrijdag en is positief over.deze maatregel. Er is een toename van het meenemen van alcohol of het indrinken elders. Ook de verkoop van alcohol op diverse plekken in de stad tegen lagere prijzen dan op de terrassen en vermaakcentra neemt toe. In de voorbereiding op de feesten van 2008 wordt bekeken of dit een veiligheids- en/of gezondheidsprobleem oplevert en of hier aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn (zie ook 3.3 beleid). In zijn algemeenheid is het verder van belang om het theoretisch kader dat op het gebied van veiligheid is ontwikkeld, vast te leggen en te laten vaststellen. 3.5 Vergunningverlening Voor het Vierdaagsejaar 2007 zijn alle vergunningen voor de vierdaagse tijdig, dat wil zeggen 6 weken voorafgaande aan het evenement, afgegeven en gepubliceerd. Dit is een prestatie van formaat en conform afspraak met de bewonersorganisaties van de binnenstad. Op 1 punt is dit niet goed gegaan, namelijk het aanvragen en verstrekken van de vergunning aan de afterparty van de MATRIXX in het gebouw aan de Oranjesingel 42 is te laat gebeurd. Een herstelactie is nodig gebleken voor vergunningaanvragen voor standplaatsen langs de intochtroute, die ná de gecommuniceerde 1 maart 2007 zijn binnengekomen. Een beleidsregel wordt opgesteld, waarin deze termijn wordt opgenomen. Naar aanleiding van de evaluatie zijn er vele aanpassingen in en aandachtspunten voor de vergunningen verzameld. Deze zullen verwerkt worden in de vergunningen voor de Vierdaagse Belangrijke voornemens voor 2008 zijn om toe te werken naar 1 vierdaagseverordening, waarin alles m.b.t. de vierdaagse inzichtelijk bij elkaar staat het vergunningenproces te optimaliseren expliciet te sturen op de uiterlijke indiendatum van 1 maart voor vergunningaanvragen voor zowel de marsen als de feesten; deze datum vastleggen in de apv expliciet te sturen op juiste en volledige vergunningaanvragen geluidsnormen te ontwikkelen voor het vuurwerk, de start en finishlocatie en de intocht; de mogelijkheden te onderzoek om de criteria voor de vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten gelijk te trekken de adviesronde voor af te geven vergunningen uit te breiden met planologie/juridische zaken i.v.m. advisering op basis van bestemmingsplannen. 3.6 Uitvoering De uitvoering van de Vierdaagse is naar tevredenheid verlopen. De werkrelatie met de convenantpartners St4D en ACBN is goed met een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden. De gemeentelijke werkwijze, waarbij de lijnorganisatie verantwoordelijk is voor de uitvoering maar de aansturing vanuit een project plaatsvindt, heeft goed gefunctioneerd. Komend jaar wordt aandacht besteed aan de kwaliteit van de reiniging. Hierover worden afspraken met de DAR gemaakt. Aandachtspunten zijn reiniging en het tijdstip van opbouw van de markt, reiniging Waalkade in relatie tot en de vroege doorkomst van de wandelaars op woensdag, reiniging van het stationsplein op de vrijdagochtend, reiniging start/finishlocatie en routes na gebruik, afvalbakken, reiniging transferia en oplevermoment van de openbare ruimte. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 8 van 11

10 Afgelopen jaar is voor het eerst uitvoering gegeven aan het mobiliteitsplan vierdaagse. Beide transferia hebben goed gelopen; het nieuwe transferium op het Jonkerbosplein zelfs boven verwachting. De bewegwijzering naar de transferia verdient wel aandacht. Het verkeerstechnisch overleg heeft zich gebogen over de marsroutes, de alternatieve ingekorte routes en de verkeersmaatregelen ten behoeve van de Vierdaagsefeesten. Het geheel is vastgelegd in een politiedraaiboek. Voor de Vierdaagse 2008 wordt dit politiedraaiboek uitgebreid met aanvullende verkeersmaatregelen, zodat voor het geheel 1 verkeersbesluit kan worden genomen. Over het algemeen is men tevreden over de marsroutes en de genomen verkeersmaatregelen. Wel is het nodig om meer aandacht te besteden aan de communicatie en instructie over de getroffen maatregelen en wat daar de consequenties van zijn voor de bereikbaarheid van de binnenstad. Dat geldt ook voor de communicatie tussen de politie en het EBN. Daarnaast zal in 2008 onderzocht worden waar en wanneer in de binnenstad, langs de routes en op de start/finishlocatie verkeersregelaars nodig zijn. 3.7 Handhaving De handhaving door bureau Toezicht, bouwen en wonen, geluid en brandweer is dit jaar goed verlopen. De samenwerking tussen de operationeel en de tactische handhavingcoördinatoren verliep bijzonder prettig. Vooral de eerste dagen is extra geïnvesteerd op de handhaving; dit heeft de rest van de week zijn vruchten afgeworpen. Er zijn veel klachten geweest over op- en afbraak van podia aan de Waalkade. Dit ondanks de toezeggingen/afspraken die gedaan zijn op de informatieavond van 18 juni. De tijden voor het afbreken van de podia zullen in 2008 gehandhaafd worden en vooraf in de vergunning worden opgenomen. Het ontwikkelde handhavingsinstrumentarium en de handhavingsoverzichten vanuit vergunningen werken bijzonder prettig. Het verdient aanbeveling om minimaal een week vóór de start de beschikking te hebben over de definitieve plannen en handhavingsoverzichten. Hiermee wordt de controle tijdens de schouw en de handhaving gedurende de week professioneler en effectiever. De afgelopen jaren heeft handhaving zich met name gericht op de vierdaagsefeesten. Afgelopen jaar hebben we gemerkt, dat handhaving ook tijdens de doortocht- en intochtfeestjes nodig is. Onderzocht wordt of de handhaving zich tijdens deze feestjes alleen moet richten op de excessen of ook op al die andere individuele acties van Nijmeegse burgers. 3.8 Communicatie Doel van de communicatie is het informeren van de brede groep belanghebbenden over de voorzieningen en maatregelen die getroffen worden om de wandelaars een vrije en veilige doortocht en feestelijke intocht te garanderen en de feesten voor bewoners, ondernemers en bezoekers veilig en met zo min mogelijk overlast te laten verlopen. Gegeven het beperkt aantal klachten zijn we daar goed in geslaagd. Naast de gebruikelijke communicatiemiddelen is in 2007 extra aandacht besteed aan de opzet en uitvoering van het Telefonisch Meldpunt Overlast Vierdaagsefeesten. Het Meldpunt heeft in technische, personele en inhoudelijke zin tot volle tevredenheid (zowel in- als extern) gefunctioneerd. Alle meldingen zijn geregistreerd. De meeste meldingen betroffen geluidsoverlast door de verschillende podia (59), mobiliteit (41) en wildplassen/toiletvoorzieningen (36). De meldingen werden middels een SMS-boodschap doorgebeld naar de betreffende handhaver en waar mogelijk direct opgepakt. Voor de Vierdaagse 2008 moet het Meldpunt gehandhaafd worden, maar moet wel gekeken worden naar de meest effectieve openingstijden. Uitbreiding van het Meldpunt tot een Informatie en Meldpunt wordt onderzocht. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 9 van 11

11 Een van de grootste irritaties betreft het wildplassen en de plaatsing van de toiletvoorzieningen; het verdient aanbeveling om in 2008 voorafgaande aan de Vierdaagse een campagne te starten tegen het wildplassen. Ten aanzien van de representatie tijdens de vierdaagseweek geldt, dat men in grote lijnen tevreden is over de gang van zaken. Voor 2008 moet eerder gestart worden met de invulling van de verschillende gelegenheden. Het gaat daarbij om een beter (lees selectiever en afgewogener) uitnodigingenbeleid, andere locaties, meer samenwerking en afstemming met de convenantpartners bij de intocht en meer gelegenheid creëren om te netwerken. In 2007 heeft een extra impuls op het gebied van de communicatie, het Meldpunt Overlast Vierdaagsefeesten, de klachtenafhandeling en de representatie plaatsgevonden. Dit heeft enerzijds geleid tot grote tevredenheid, maar heeft anderzijds ook meer inzet gekost dan geraamd. In 2008 wordt gezocht naar een oplossing. 4 Evaluatie interne projectorganisatie De projectorganisatie Vierdaagse Nijmegen bestaat uit een drietal geledingen, die ieder geëvalueerd zijn, het bestuursteam, de Regiegroep en de projectgroepen per deelgebied. Tijdens de vierdaagseweek is de Regiegroep niet operationeel. Op dat moment functioneren de veiligheidsoverleggen vierdaagsemarsen en vierdaagsefeesten intensief en is er elke dag een gebaksoverleg voor de praktische afstemmingszaken tussen de diverse bij de vierdaagse betrokken partijen. Voorkomen moet worden, dat er een overlap ontstaat tussen de verschillende overlegorganen in de week. Voor de Vierdaagse 2008 worden de rollen van de overleggen gedurende de vierdaagseweek expliciet beschreven. 4.1 Bestuursteam Het Bestuursteam heeft dit vierdaagsejaar voor het eerst gefunctioneerd. Het is prettig, dat alle zaken aangaande de Vierdaagse in 1 overlegorgaan met de betrokken bestuurders worden gedeeld. Een punt van aandacht is de informatievoorziening in de weken voorafgaande aan de Vierdaagse. Bilateraal worden soms afspraken gemaakt, waarover de andere leden van het bestuursteam niet altijd worden geïnformeerd en waarvan de voortgangsbewaking niet gegarandeerd is. 4.2 Regiegroep In de Regiegroep zitten de projectleiders van de deelgebieden beleid, veiligheid, vergunningverlening, uitvoering, handhaving en communicatie. De samenwerking in de Regiegroep was goed, de lijnen zijn kort en daardoor de afstemming adequaat. Op afroep wordt de regiegroep uitgebreid met een vertegenwoordiger van Representatie om de afstemming te waarborgen. Voor sommige deelgebieden heeft de projectleider een projectgroep ingericht. De projectgroepen worden op basis van de ervaringen van 2007 geoptimaliseerd. Hierbij kan het gaan om de samenstelling, de wijze van afstemming binnen de groep of de frequentie van het overleg. De integrale projectaansturing van de Vierdaagse heeft vooral in het begin wat gewenning gekost bij de respectievelijke lijnafdelingen. Het besluit om de verantwoordelijkheid voor de organisatie en de uitvoering van de Vierdaagse Nijmegen bij 1 lijnmanager te leggen heeft positief uitgepakt. Gaandeweg de voorbereidingsfase is een aanvullend besluit genomen betreffende de tekeningsbevoegdheid voor de niet-programmagebonden voorstellen met betrekking tot de vierdaagse. Het DT heeft op 9 mei 2007 het besluit genomen, dat ten aanzien van de Vierdaagse volstaan kan worden met een handtekening van de eindverantwoordelijke lijnmanager i.c. Ronald Leushuis. Hierdoor is meer helderheid gecreëerd. Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 10 van 11

12 4.3 Gebaksoverleg in de vierdaagseweek Elke dag van de vierdaagseweek wordt om uur s ochtends in groot gezelschap teruggekeken op de vierdaagsedag ervoor. Vertegenwoordigers van alle betrokken gemeentelijke afdelingen, van de operationele diensten, het ACBN en van de (externe) partners (NUON, Novio, DAR, EBN) zijn aanwezig. Dit gebaksoverleg zorgt ervoor dat alle betrokkenen beschikken over dezelfde informatie en heeft in bijzonder goede samenwerking de voorliggende problemen opgelost. De groep is groot, maar het overleg als zodanig levert een gevoel van gezamenlijkheid (samen klaren we de klus) op. In 2008 wordt onderzocht of en zo ja, op welke wijze de aanwezigheid van de leveranciers NUON, Novio, Dar afdoende vervangen kan worden door de gemeentelijke kwaliteitsbeheerder(s). Datum: 9 november 2007 Versie 1.0 Pagina 11 van 11