Categoriemanagement Een hele omschakeling? Dick de Bruin en Dennis Robben 5 juni 2008

Transcriptie

1 Categoriemanagement Een hele omschakeling? Dick de Bruin en Dennis Robben 5 juni 2008

2 Inhoud 1. Inkoop bij de Rijksoverheid 2. Categoriemanagement 3. Categorie Vervoer 4. Categorie Dienstvoertuigen

3 1. Inkoop bij de Rijksoverheid

4 Wat is Inkoop? Alles waar een externe factuur tegenover staat Werken, diensten, leveringen Primair (direct) en facilitair (indirect) organisatie bestellingen Inkoopinformatie leveranciers facturen crediteuren administratie

5 Inkoop is een dienst T.w. de dienst die de interactie met de markt faciliteert t.b.v. het primaire proces Inkoop is niet de politieman, noch de poortwachter voor EU-regelgeving Doelmatigheid staat voorop, rechtmatigheid is een randvoorwaarde

6 Het Sourcing- en inkoopproces 3 fasen REGELS & AFSPRAKEN (GOVERNANCE) INFORMATIEVOORZIENING 1. NADENKEN Sourcing Goed is goed genoeg Standaardiseren Samenwerken Duurzaamheid Innovatie MKB Relatie bedrijfsleven Op basis van kennis van markten en behoeften Elektr. bestellen & factureren Contractmarketing Naleving 2. INKOPEN & AANBESTEDEN Van bestek tot contract EU-aanbesteding Tenderned Aanbestedingsrepertoire 3. GEBRUIKEN Leveranciersman. Contractbeheer Inruil, Domeinen Evalueren COMPETENTIES

7 Contractmanagement (toelichting n.a.v. gestelde vraag tijdens congres) Alles doen wat nodig is om te zorgen dat de meerwaarde van het contract daadwerkelijk wordt benut. Derhalve breed bekend maken, mensen aansporen er gebruik van te maken, vragen beantwoorden, het nut er van aantonen enz.

8 Waar staan we nu bij het Rijk? Het inkopen zelf loopt steeds beter Nog wel veel ieder voor zich: samenwerking te vrijblijvend Wel inkoopinformatie per aanbestedende dienst, maar geen rapportage over het geheel mogelijk Kostenbewustzijn matig

9 Essentieel: versterking van de governance Aantrekkelijke contracten en marketing Informatie als spiegel en sturingsinstrument Afspraken die vrijblijvendheid verminderen Stelselmatig organiseren: business aan het stuur in tenderboard(s) Integrale visie/aanpak bedrijfsvoering rijksdienst

10 2. Wat is categoriemanagement Categoriemanagement betekent; dat we alle inkoop van de overheid opdelen in logische categorieën. inventariseren welke contracten er lopen, hoe de markt er uitziet en welke wensen de behoeftestellers hebben. Opstellen meerjaren strategie. Die strategie gaat verder dan alleen aanbesteden en besteedt ook aandacht aan de vraag of we überhaupt wel tot inkopen moeten overgaan. Er wordt rekening gehouden met met politieke thema's zoals duurzaam inkopen, innovatie bevorderen en het geven van eerlijke kansen voor het MKB. (Bron EZ)

11 Categoriemanagement Alle inkoop opdelen in logische categorieën Per categorie Eerst samen nadenken Daarna samen een verleidelijke strategie vaststellen Dan komt het uitvoeren, waarbij geldt: Een betrouwbare partner zijn; Comply or explain

12 Doel van categoriemanagement Vernieuwing Rijksdienst Professionalisering Inkoopfunctie

13 Route naar invoering CM Voorstudies Categorieplannen Go / No-go Aanstellen Categoriemanager Gedetailleerd PvA Invoering

14 Doel voorstudie categoriemanagement Inzicht krijgen in: de aard en samenstelling het verbeterpotentieel de prioriteiten de wijze van organiseren Diepgang: met voldoende kennis organisatorische keuzes kunnen maken

15 3. Categorie Vervoer Dennis Robben 5 juni 2008

16 Scope (1/2)

17 Scope (2/2) Rijksambtenaren gelieerden (Uitvoeringsorg.,NEA, Kadaster, etc ) militairen

18 Profiel (1/2) 20 Omvang en Scope Categorie Vervoer in mln. Euro (Totaal = 220 mln.) Woon-w erkverkeer = 35,5% Binnenlandse dienstreizen = 37,3% Buitenlandse dienstreizen = 18,2% Interne handlingskosten = 9,1% 82

19 Profiel (2/2) Rijk ( ) Rijk + Gelieerden ( ) Rijk + Gelieerden + Militairen ( ) Woon-werkverkeer 78 mln. 130 mln. 163 mln. Binnenlandse dienstreizen 82 mln. 137 mln. 171 mln. Buitenlandse dienstreizen 40 mln. 67 mln. 83 mln. Interne handlingskosten 20 mln. 33 mln. 42 mln. Totaal in scope 220 mln. 367 mln. 459 mln.

20 Analysefase Harmonisatie van specificaties Diversiteit aan administratieve processen (facturering NS 2500) Opmerkelijk dat de meest relevante en betrouwbare informatie vanuit de leveranciers kan worden aangeleverd Leveranciersmanagement vrijwel nihil Informatiestromen niet gecoördineerd Integrale benadering ontbreekt voor Binnenlandse- en Buitenlandse dienstreizen FTE voor vervoersmanagement en administratieve proces;??? Best Guess: Project PIA Maatregelen 100 FTE

21 De Droom.. Het vermijden van reizen, tenzij de reis doelmatig is en maak deze reis dan zo gemakkelijk mogelijk voor de reiziger binnen het voor de reiziger geldende beleid, waarbij de reis wordt verzorgd tegen zo laag mogelijk integrale kosten met toepassing van het duurzaamheidbeleid

22 SWOT woon-/werkverkeer en binnenlandse dienstreizen Sterke punten Differentiatie in aanbod Gebruikerstevredenheid Hefboomproduct (Kraljic) Visie- en beleid vormende werkgroepen Taskforce Mobiliteit WG Vervoersmanagement Zwakke punten Versnipperde managementinformatie Complexe interne admin/fin. Processen Onvoldoende sturing en regie Geen borging op mobiliteitsgedrag en Kabinetsthema s Diversiteit regelingen en besluiten Emotie Integrale concepten Onbeperkte OV-kaart OV-chip EMK Aanbieders totaalconcepten Optimalisatie admin/fin processen Rol 6FM en P-direkt Potentieel Ster (Kraljic) Ontwikkelen Visie, Sturing en Regie Beïnvloeding Mobiliteitsgedrag Kansen Veel geld, niet centraal geregeld Wie voelt zich verantwoordelijk Technische realisatie OV-chip Niet of nauwelijks marktwerking Monopolistisch georiënteerde markt Bedreigingen

23 SWOT buitenlandse dienstreizen Sterke punten Servicemogelijkheden Servicegehalte Mogelijkheid tot klimaatcompensatie Core business - inplants Zwakke punten Interne admin/fin processen Gebrek aan sturing/beleidsmatige regie Diversiteit aan regelingen en besluiten Emotie Optimalisatie admin/fin processen Rol 6FM en P-direkt Potentieel Ster (Kraljic) Ontwikkelen Visie, Sturing en Regie Categorie Mobiliteit Beïnvloeding Mobiliteitsgedrag Coördinatie op Inkoop-, Service- en Leveranciersproces Inkoopmacht op bepaalde routes Optimalisatie m.m.v. markt Uitbreiding scope met Verblijfskosten Kansen Veel geld, niet centraal geregeld Wie voelt zich verantwoordelijk Imagoschade Bedreigingen

24 Kansen 1: Integrale Concepten A: onbeperkte ambtenaren OV-kaart B: elektronische Mobiliteitskaart C: aanbieders van Totaalconcepten 2: Optimalisatie Administratieve- / Financiële processen 3: Visie, Sturing en Regie 4: Categorie Mobiliteit 5: Mobiliteitsgedrag

25 Betrokkenen Opdrachtgever CPO Categoriemanager Informatie-analist Lead Buyer Werkgroep Vervoersmanagement Taskforce Mobiliteit Beheerorganisatie (P-Direkt, 6FM, 13FM) Projectdeelnemers De Reiziger

26 Visie, Sturing en Regie

27 Visie, Sturing en Regie

28 Business Case Kwantitatief

29 Business Case Kwalitatief

30 Conclusies Nut en Noodzaak: Verbeterpotentieel van mln per jaar (= 5 14% van 220 mln) Sturing op mobiliteitsgedrag Visie op mobiliteit te vormen in de categorie mobiliteit Practice what you preach, lead by example Gevoeligheden Urgentiegevoel? het gaat toch eigenlijk best prima Positie Duurzaamheid = VROM Inkoopbeleid = DGOBR Handhaving PIT = V&W...

31 4. Categorie Dienstvoertuigen Dick de Bruin 5 juni 2008

32 Scope Vervoer rijksoverheid dienstauto's overige openbaar vervoer in scope niet in scope personenvoertuigen auto met chauffeur bestelvoertuigen 4x4 voertuigen innovatieve voertuigen huurauto taxivervoer inhuur chauffeurs vrachtwagens motoren wagenparkbeheer

33 Een auto is emotie maar ook: Noodzakelijk Functioneel Status Representatief Werktuig Privégebruik Emolument Gewoonte Kostenpost Milieuonvriendelijk

34 Historisch perspectief dienstauto s 1936 Rijksautomobielcentrale (RAC) 1953 Hoofdinspecteur voor het vervoer (RHIO) bij VenW 1988 Onderzoek werkgroep KABA (Keuze/Aanschaf/Beheer Afstoten) 1991 Opheffing RHIO en RAC 1987 de deregulering kabinet Lubbers 1993 Invoer Rijksnormering personenauto elk departement verantwoordelijk 2006 PIT aanbesteding bundeling contracten 2010 Invoer categoriemanagement?

35 Rijksnormering personenauto s Rijksnormering rijkspersonenauto s >1991 Regeling ontstaan na incidenten met ministers Deze regeling is een kabinetsbesluit > nooit geformaliseerd Rijksnormering naar alle SG s die zelf de vertaalslag binnen hun departement moeten maken Rijksnormering in 2000 herzien en voor de categorie E opgenomen in het voorzieningenbesluit Ministers van BZK

36 Pit Strategie Dienstauto 2005 Bestaat uit drie Fasen; Fase 1 start met een overheidsbrede aanbesteding voor de aankoop van merken en typen waaraan wordt deelgenomen door alle ministeries. Opdrachtnemer Defensie. Fase 2 richt zich op het centraal aanbesteden van het beheer van het rijksbrede wagenpark. Opdrachtnemer VenW. Fase 3, de eindstrategie gaat nog verder: het inkopen van kilometers. Onderzoek zal moeten aantonen of een dergelijk concept kans van slagen heeft. Opdrachtnemer BZK.

37 Verdeling aantal voertuigen 2006 Rijdend wagenpark rijksoverheid globaal Defensie VenW Belastingdienst Justitie LNV 0

38 Definitieve kavelindeling kavel Categorie Subcategorie Aantal rijdend 1 Personenauto s A Klein Personenauto s A Middel Personenauto s B Middelgroot Personenauto s C Groot, te gebruiken met Chauffeur 138 5A Personenauto s D / E SG n en Bewindslieden, benzine-uitvoering 5B Personenauto s D / E SG n en Bewindslieden, diesel-uitvoering Bestelwagens Middel 189 Klein Bestelwagens Middelgroot 905 Groot Specifieke bussen 9-Persoonsuitvoering, aannemersuitvoering, bestelwagenuitvoering Terreinwagens (4x4) Klein met gesloten laadbak Terreinwagens (4x4) Middel met gesloten laadbak Milieu-segment 4 12 Terreinwagens (4x4) Middel met open laadbak (pick-up) Terreinwagens (4x4) Groot met gesloten laadbak 50 rijdend wagenpark rijksoverheid 10513

39 Verdeling wagenpark x4 4% milieu 0% bestelwagens 34% personenauto's 62% personenauto's bestelwagens 4x4 milieu

40 Wat is er bereikt met de PIT contracten? Voordelen: Vooraf liepen kortingspercentages uiteen van 5 tot 24 % > nu kortingspercentages van 13 tot 33 % Importeurs bieden aan in overleg met fabrikant Gezamenlijke duurzaamheideisen, labeling en roetfilter Meer inzicht in wagenpark en er is een platform van overleg Twee overheidsbrede aanbestedingen i.p.v. 26 of meer

41 Wat is er bereikt met de PIT contracten? Aandachtspunten: Bij de aanbesteding > selectie op basis van bedrijfseconomische aspecten. Bij de daadwerkelijke keuze veelal op basis van andere gronden. Besparingen lastig aan te geven. In twee jaar 90% binnen de kaders gekocht; 10% wijkt af van merken en of type en 9% wijkt af van de energielabels.

42 Kosten wagenpark Personele kosten onbekend Waarde wagenpark x = 200 miljoen Exploitatie en Onderhoud Afschrijving x 9000 = 90 miljoen per jaar Meer kortingen vrijwel onhaalbaar Meer standaardiseren Meer uniforme (digitale) werkprocessen Planmatige vervangingen prognoses

43 Stand van zaken Wagenparkbeheer Vol k s gez ondhei d, Wel zij n en Sport Onder wij s, Cult uur en Wet ensc hap Landbou w, Nat uur en Voeds el k wali t ei t J usti ti e Buit enl ands e Zak en Al ge mene Zak en Soci al e Zak en en Wer k gel egenhei d Bi nnenl ands e Zak en Def ensi e V ROM Ec ono mi sc he Zak en Fi nanci ën Ver k eer en Wat er st aat ni et ges el ect eer d At hl on l eas e At hl on l eas e Leas epl an Leas epl an At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e At hl on l eas e Leas epl an I NG Carl eas e

44 Wagenparkcijfers auto's ondergebracht bij leasemaatschappijen Leaseplan Leaseplan Athlon Athlon

45 Duurzaamheid wagenpark Duurzaamheid wagenpark 2006 Toezegging Tweede Kamer EZ, VenW en VROM 28 april 2005 Duurzaamheidseisen aanbesteding Toezegging streefcijfers en monitoring vergroening wagenpark Later Doelstelling duurzaam Inkopen: bij 100 % van rijksaankopen in 2010 eisen SenterNovem VROM Retrofit roetfilter bestaande wagenpark VenW Invoer en gebruik Stille Banden

46 Duurzaamheidseisen Alle aangeboden voertuigen moeten voldoen aan Euro 4 Alle dieselvoertuigen moeten zijn voorzien van roetfilter Aangeboden kleine en middelgrote personenauto s moeten een A, B of C energielabel hebben en de grote personenauto s de auto s voor de bewindslieden (p)sg, (p)dg (alle auto s met chauffeur) mogen een D energielabel hebben. Een E energielabel is niet toegestaan Alle aangeboden voertuigen moeten zijn voorzien van een signalering voor wat betreft het brandstofverbruik Er is een nieuw segment gecreëerd waarin innovatieve voertuigen kunnen worden aangeboden en geselecteerd

47 Inkopen van kilometers FASE 3 Waarom moet de overheid zich richten op merken en typen; de behoefte is immers vervoer. Betalen voor integrale kosten per kilometer. Onderzoek vervoersmanagement BZK PIT of de markt daarvoor geschikt is; OV chipkaart Het onderzoek en voorstel routeplan is afgewezen in het psg beraad april Geen beweging meer. Markt is in beweging Mobility Mix kaart en NS Business kaart.

48 Categoriemanagement Dienstauto s Aandachtspunten: Ontbreken van een gezamenlijk vervoersplan c.q. autoregeling. Privégebruik geeft te veel emotie. Visie hoe bedrijfsmiddelen gefinancierd moeten worden. Duurzaam inkopen Voorbeeldfunctie overheid. Elk departement tot nu toe zelf verantwoordelijk voor normen. Budgethouders blijven verantwoordelijk. Is er wel een gezamenlijke verantwoordelijke aan te stellen?

49 Categoriemanagement Dienstauto s Aandachtspunten: Heeft een departement voldoende kennis en mogelijkheden om rijksoverheid aan te sturen? Moet het een lead buyer zijn met een groot wagenpark? Is er voldoende draagkracht en erkenning/geborgd? Wat zijn de drijfveren om iets gezamenlijk op te zetten en te organiseren? Herhaling van huidige strategie kan altijd fase 1 en 2 PIT Fase 3 integreren in vervoersmanagement als het integraal wordt opgepakt

50 Categoriemanagement dienstauto s s Rijksoverheid Randvoorwaarden Vergaande centralisatie inkoop?? Duurzame mobiliteit Concernsturing Onder één verantwoordelijkheid inkopen en bestellen? Modellen Strakke regie & processen Commitment allen Opgeven departementaal beleid BZK Uniform Vervoersbeleid VROM Duur zaam heid FIN Bedrijfs Middelen financiering Inkoopbeleid CPO Normering toezicht Controle BZK Inkopen vanuit concern kaders rijksoverheid Per departement beleid Samenwerking Vrijwilligheid Vervoer plannen Duurzaam inkopen Auto Regeling Organisatie vormen Rijksnorm Pers. auto s Gewenst Uniform beleid PIT aanbesteding Fase 1 aanbesteden merken Fase2 aanbesteden wagenparkbeheer Optimaliseren inkopen Budgethouders en integrale managers, bestellers en berijders

51 Visie dienstauto Rijksoverheid Missie tot 2010 en verder Strategisch niveau Visie op inkoop dienstauto s Missie inkoop dienstauto s Inkoopdoelstellingen KPI s prijs proces Processen & Procedures Organisatie & Personeel Inkoopmethoden Inkoopsystemen Leveranciers Tactisch niveau Actieplan: Processen & Procedures Actieplan: Organisatie & Personeel Actieplan: Inkoopmethoden Actieplan: Inkoopsystemen Actieplan: Leveranciers Operationeel niveau Aanbesteden Marktevaluatie Specificeren Akkoord Contract Bestellen Evaluatie Initiële inkoop (projectteams) Operationele inkoop (Decentraal afroepen)

52 Verbeterpotentieel dienstauto s Kansen Inkoopbehoefte standaardisatie dienstauto s contracten vermindering autobezit Verkleining van de gekozen voertuigen Brandstofkorting alleen milieu minder belastende brandstof privégebruik verminderen autogebruik reduceren Volumes bundelen Totale kosten in de keten reduceren Kansen integrale kosten Organisatie Verbeteren specificaties Managen inkoopbehoefte (vraagzijde) centrale financiering budgettering Mobiliteitskaart Invoer BPM Heroverwegen lev. relatie Kosten Kwaliteit Service MKB Innovatie Duurzaamheid Managen leverancierszijde (aanbodzijde) Marktwerking verhogen Managen Integrale kosten Reduceren integrale gebruikskosten Aanpassen lev. bestand Reduceren aantal transacties Kansen leverancierszijde kosten Reparatie onderhoud en Banden Kosten restwaarden uitbreiden scope vrije keuze gedrag monitoren van berijders uniforme processen Facturatieproces. Omslagstelsel

53 Verbetervoorstel c.q. Kansen (1) 1. Optimaliseren inkoop contacten Kans Rob en Restwaarde Kans centrale financiering koop of lease budgettering Kans Brandstofkorting 2. Duurzaamheid Kans vermindering autogebruik Kans verkleining van de gekozen voertuigen Kans duurzaamheideisen kaders Kans mobiliteitskaart Kans privégebruik Kans gedrag monitoren van berijders. Kans alleen milieu minder belastende brandstof Kans innovatieve voertuigen

54 Verbetervoorstel c.q. Kansen (2) 3. Optimaliseren organisatorische aspecten Kans Organisatie Kans uniforme processen Kans facturatieproces. 4. Inkoopmacht vergroten Kans Standaardisatie dienstauto s contracten Kans dynamisch Aankoopsysteem Kans uitbreiden scope Kans vrije keuze Kans BPM overheid Kans Omslagstelsel

55 Kanskaart 3: dienstauto's Verbeterinitiatief Verkleining van de gekozen voertuigen Doel(en) van 'to be' situatie * Er wordt nu veelal gekozen voor middenklasse voertuig. * Het aanscherpen van kaders kan ervoor zorgen dat er kleinere voertuigen worden gekozen * Voorbeeld i.p.v. een Volkswagen Golf naar een Volkswagen Polo scheelt 6000 per auto * kleinere auto beter voor milieu en kostenbesparend * Dat is dan alleen voor het segment personenauto s in de A en B klasse van de Rijksnormering * Bij de overheid rijden er c.a middenklasse voertuigen Activiteiten voor implementatie van 'to be' situatie * aanpassing rijksnormering vanuit kaders * aanscherpen duurzame inkoopnormen * overleg met importeurs gewenst * keuze voor een leidend departement c.q. categoriemanagement * Aannames 1. Aangepaste kaders rijksnormering en duurzaamheid in juli 2008 gerealiseerd en bekend gemaakt 2. Vervangingbeleid niet aanpassen auto's worden vervangen op het moment dat contracten normaal worden beein 3. Keuze voor een leidend departement c.q. categoriemanagement 4. Weerstand te verwachten 5. Voorbeeld i.p.v. een Volkswagen Golf naar een Volkswagen Polo scheelt 6000 per auto 6. Kwantitatieve voordelen Periode totaal terughoudend 1000 auto's waarschijnlijk 2000 auto's optimistisch 3000 auto's Baseline Operationele kosten Totaal

56 Kansen Uitgew erkte kansen Kans 1 Standaardisatie dienstauto s Kans 2 vermindering autobezit Kans 3 Verkleining voertuigen Kans 4 Brandstofkorting Kans 5 kosten Reparatie onderhoud en Banden (ROB) Kans 6 risico kosten restw aarden Kans 7 vrije keuze (geel=nadeel) Kans 8 mobiliteitskaart Kans 9 gedrag monitoren berijders Kans 10 Invoer BPM Per 4 jaar besparingen door centrale aanbestedingen PM PM PM PM

57 Vragen?