Functiebeschrijving Algemeen Directeur AG M-Museum Leuven. Graad: directeur A5a-A5b

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Algemeen Directeur AG M-Museum Leuven Graad: directeur A5a-A5b 1

2 Plaats in de organisatie Raad van Bestuur Directiecomité Algemeen Directeur M Jouw functie Je leidt M Museum Leuven, het autonoom gemeentebedrijf museum Leuven, (ongeveer 45 VTE). Je staat in voor de algemene organisatie, de coördinatie en het dagelijks bestuur van M. Je behartigt het strategisch en integraal management van M en legt dit samen met de raad van bestuur en de afdelingshoofden (of directiecomité) vast in beleidsplannen. Je geeft rechtstreeks leiding aan de afdelingshoofden Oude Kunst, Hedendaagse Kunst, Publiekswerking en Personeel, Organisatie en Financiën. Je zit het directiecomité voor en rapporteert aan de raad van bestuur. Je bent een leider en bruggenbouwer die de positie van het museum versterkt door het verder lokaal te verankeren, Vlaams te positioneren en internationaal te vernetwerken. 2

3 Resultaatsgebieden 1. Je ontwikkelt een langetermijnvisie samen met het directiecomité en de raad van bestuur. Je zorgt ervoor dat de doelstellingen gerealiseerd worden en dit binnen de door de raad van bestuur uitgezette beleidslijnen. Je draagt eindverantwoordelijkheid en stuurt, samen met de respectieve afdelingshoofden, de activiteiten van de verschillende afdelingen met bijzonder oog voor de maximale output van de organisatie. Je werkt samen met het directiecomité en de raad van bestuur aan de uitvoering van de langetermijnvisie die M s positie lokaal, nationaal en internationaal bestendigt in een zich permanent ontwikkelende en veranderende maatschappij; Je stuurt en superviseert het beleidsvoorbereidend werk van de verschillende afdelingen; Je neemt beslissingen met een belangrijke maatschappelijke en/of culturele lange termijn impact; Op basis van de visie en beleidslijnen, werk je samen met de afdelingshoofden een sterk en ambitieus tentoonstellings- en publiekswerkingsbeleid uit; Je werkt een beleid uit rond fundraising, zet sterk in op het verwerven van subsidies van verschillende overheden en het vinden van alternatieve financieringsbronnen in lijn met én vooruitlopend op veranderingen binnen de culturele sector; Je rapporteert de voortgang van al de bedrijfsresultaten op regelmatige basis aan het directiecomité en de raad van bestuur. 2. Je ondersteunt en coacht je afdelingshoofden om de strategisch uitgezette doelstellingen van M te concretiseren tot operationele doelstellingen per afdeling en schept het klimaat om deze doelstellingen op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze te realiseren. Je speelt creatief in op een voortdurend veranderende organisatie; Je vertaalt het beleidsplan naar concrete acties en stuurt deze acties systematisch bij; Je bewaakt permanent de kwaliteit van het geleverde werk en de geleverde diensten; Je optimaliseert procedures; Je waakt over de algemene dienstverlening van M, rekening houdend met de verschillende doelgroepen, klanten en partners; Je vervult diverse rollen: coach, mentor, intervisor, naargelang de omstandigheden; Je ondersteunt het principe van een lerende organisatie. 3. Je bewerkstelligt een synergie tussen de verschillende beleidsdomeinen/opdrachten van M (verwerven, bewaren, onderzoeken, presenteren, communiceren, publiekswerking en educatie) om tot een optimale afstemming tussen de afdelingen te komen met als resultaat een optimale dienstverlening aan de klant en een sterke uitstraling in de regio, Vlaanderen en internationaal. Je zorgt voor een efficiënte en effectieve communicatie en informatiedoorstroming; Je plant een systematisch overleg met en tussen je verschillende afdelingshoofden; Je creëert overlegstructuren; Je stimuleert samenwerking. 3

4 4. Je leidt, stuurt en motiveert je afdelingshoofden en je medewerkers zodat je steeds beschikt over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers om de doelstellingen van M te realiseren. Je bent een teamspeler en fungeert als coach voor de hele organisatie. Zo zorg je voor een ontwikkeling waarbij de organisatie en al haar medewerkers collectief boven zichzelf uitstijgen. Je wijst opdrachten en projecten toe aan afdelingshoofden en medewerkers, rekening houdend met hun opdrachten en competenties; Je zorgt voor een efficiënte werkverdeling naar en binnen de verschillende afdelingen; Je schept een motiverend en stimulerend werkklimaat binnen je directie; Je bent een voorbeeld op vlak van leidinggeven; Je bewaakt de kwaliteit en uniformiteit van planningen, functioneringsgesprekken en evaluaties; Je bewaakt over je afdelingen heen de begeleiding en ondersteuning van de medewerkers doorheen hun loopbaan; Je bewaakt de actualisering van functiebeschrijvingen en hanteert ze in het evaluatiegebeuren. 5. Je vertegenwoordigt M intern en extern en draagt hierbij de missie en de waarden van de organisatie en van de stad uit. Je overlegt systematisch met je voorzitter en met het directiecomité; Je rapporteert regelmatig naar de raad van bestuur over de realisaties binnen M; Je onderhoudt intensieve contacten met de interne stadsdiensten en maakt actief deel uit van het directieoverleg van de stad; Je vertegenwoordigt de belangen van M en van de stad; Je bouwt functionele netwerken uit met externen binnen de museale sector en onderhoudt deze relaties; Je vertegenwoordigt M op externe fora; Je profileert je extern door je expertise en zo creëer je een meerwaarde naar bekendheid en uitstraling voor M en de stad. 6. Je handhaaft en vergroot M s positie als toonaangevend museum in de regio, in Vlaanderen en internationaal; Je bewaakt de nationale en internationale communicatie van M samen met je afdelingshoofd publiekswerking en met de afdeling toerisme van de stad. Je werkt voortdurend aan het vergroten van de (internationale) uitstraling van M; Je streeft ernaar en wil dat M een verschil maakt in haar brede maatschappelijke en/of culturele context. 7. Je bewaakt het goed functioneren van de organisatie op zakelijk vlak. Je volgt in samenspraak met het afdelingshoofd Personeel, Organisatie en Financiën het personeelsbeleid op; Je volgt in samenspraak met het afdelingshoofd Personeel, Organisatie en Financiën het financiële beheer (beschikbare budgetten, kwaliteit van de boekhouding ) op; Je stelt samen met je afdelingshoofden budgetten op en bewaakt de toegewezen kredieten; 4

5 Je beheert de toegewezen middelen efficiënt en effectief; Je volgt de begroting op alsook de resultaten, aan de hand van prestatie-indicatoren en je rapporteert hierover aan de raad van bestuur. Je stuurt bij wanneer nodig. Je superviseert de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomsten tussen M en de stad; Samen met je afdelingshoofden bewaak je een efficiënte inzet van mensen en middelen. 8. Je verstevigt de rol van M als maatschappelijke actor binnen de Leuvense en regionale (culturele) ruimte. Je gaat samenwerkingen aan en zoekt de juiste partners om de werking van M verder uit te bouwen binnen de Leuvense en regionale (culturele) ruimte. Je zoekt het juiste evenwicht tussen instellingsgericht en netwerkgericht denken. Je hebt zowel aandacht voor het belang van de kunsten en erfgoed als vernieuwende kracht in de samenleving als voor cultuur als actor voor betrokkenheid, verbinding en sociale verandering. Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau IV) Voortdurend verbeteren en het innoveren van het eigen functioneren en van de werking van M, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert bij anderen het voortdurend verbeteren, de innovatie en de vernieuwing van M in een breder perspectief. Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen; Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen; Evalueert nieuwe trends en concepten die een impact kunnen hebben op de sector en gaat de toepasbaarheid na voor M; Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen; Voelt zich verantwoordelijk voor de eigen loopbaan en is in staat het eigen ontwikkelingsplan op te stellen en kennis en professionele vaardigheden te verruimen; Gaat actief op zoek naar wat nog niet is, maar noodzakelijk lijkt en bouwt hier een project rond; Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan; Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen; Stelt ambitieuze doelstellingen om verbeelding en innovatie uit te lokken; Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. 5

6 2. Klantgerichtheid (niveau IV) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Ontwikkelt een toekomstgerichte visie op en onderneemt structurele acties voor het optimaliseren van de dienstverlening van de organisatie aan klanten. Legt voor M meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid; Past binnen M de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden; Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen; Voorziet in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures); Stimuleert en faciliteert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren; Evalueert op regelmatige basis de samenwerking met collega s en/of klanten om feedback te krijgen over de professionele samenwerking, om opportuniteiten te ontwikkelen en meerwaarde te creëren. 3. Samenwerken (niveau IV) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere directies, inzonderheid cultuur, financiën, data en facilitair beheer, communicatie en stadsmarketing, welzijn en onderwijs. Creëert structuren om de samenwerking met andere directies of afdelingen te verbeteren; Werkt samen met organisaties uit de sociale economie en de culturele sector; Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere directies en afdelingen te verstevigen; Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in M en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan; Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die M overstijgen; Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die M overstijgen; Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere directies en afdelingen; Spreekt de interne en externe relaties aan om de beleidsdoelstelling te behalen; Promoot een open werksfeer, eigen aan de interne cultuur van M; Stelt het belang van M boven het eigenbelang of het belang van een afdeling, en geeft zelf het goede voorbeeld; Gebruikt zijn/haar invloed om processen te hertekenen die de co-creatie stimuleren. 6

7 4. Betrouwbaarheid (niveau IV) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Met respect handelen en rekening houden met de maatschappelijke en/of culturele context. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. Draagt de rol van M met de samenleving uit, bestendigt en verankert deze. Vertoont voorbeeldgedrag en blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale, professionele en ethische normen, ook in situaties van grote externe druk; Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat; Draagt de doelstelling en de waarden binnen en buiten M uit; Onderneemt op een ethische manier bij het inzetten van de middelen van M en heeft een visie over duurzaam ondernemen; Houdt in zijn/haar rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar; Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist; Graadgebonden competenties 1. Delegeren (niveau III) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden. Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de afdelingshoofden en medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken; Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen; Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers; Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren; Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen. 2. Richting geven (niveau III) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van M op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Is een stuwende kracht in de organisatie (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch); Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van M en over het belang daarvan (de visie van de entiteit of organisatie); Geeft richting of sturing aan aan de organisatie door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil); Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor M; Stuurt het functioneren van individuen en teams bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen; Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te optimaliseren?; Inspireert de medewerkers door zijn/haar voorbeeldgedrag; 7

8 Heeft bij zijn/haar leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de organisatie en van de stad Leuven. 3. Ontwikkelen en coachen van medewerkers (niveau III) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers. Creëert een omgeving die de medewerkers stimuleert en inspireert om zich te ontwikkelen; Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen; Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning; Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig; Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig; Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren. 4. Organisatiebetrokkenheid (niveau III) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie. Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de organisatie; Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen; Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen; Verdedigt de keuzes van de organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden; Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie; Kaart tijdig strategische kwesties aan bij zijn/haar voorzitter, het directiecomité en de raad van bestuur. 5. Overtuigingskracht (niveau III) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën. Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details; Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen; Vergroot de impact van zijn/haar boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen); Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie; Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. 8

9 6. Netwerken (niveau III) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen organisatie (allianties, coalities ). Kan zijn/haar netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen ); Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen; Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken; Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk; Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn/haar netwerk. 7. Visie en strategisch denken (niveau III) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Ontwikkelt en formuleert een eigen visie die M op lange termijn kan beïnvloeden, rekening houdend met maatschappelijke, culturele, technologische, (relevante) trends of evoluties. Anticipeert op nieuwe trends, op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om M hierop voor te bereiden; Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren; Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen; Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van M; Is in staat de strategie te bepalen voor M en vertaalt tactische beleidsprioriteiten naar lange termijndoelstellingen; Bepaalt en ontwikkelt die domeinen die op lange termijn strategisch voordeel betekenen voor M en de relatie tot de belanghebbenden. 8. Inleving (niveau III) Alert zijn voor de gevoelens en de behoeften van anderen en in staat zijn daar adequaat op te reageren. Heeft aandacht voor en anticipeert op de complexe wensen en behoeften. Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen; Is alert voor onderhuidse spanningen, weerstanden of conflictsituaties en maakt te bespreekbaar; Schat de belangen en gevoeligheden correct in, ondanks de complexiteit van de situatie; Houdt rekening met externe invloeden op de organisatie; Voelt aan wat belangrijk is voor belanghebbenden in de ruimere context, zoals de politieke omgeving, en speelt daar met respect voor het algemeen belang en het belang van M op in. 9

10 9. Omgevingsbewust & ondernemend handelen (niveau III) Factoren identificeren uit de context, omgeving of het vakgebied waarin hij/zij actief is en daar gericht op inspelen. Kansen signaleren en omzetten in activiteiten die bijdragen tot de groei van M. Handelt proactief ten aanzien van interne en externe factoren in de bredere context van M in de maatschappij en de culturele sector. Anticipeert op mogelijkheden en/of trends, ziet in welke richting het vakdomein evolueert, en zet er een eigen aanpak of aanbod tegenover om M in een brede context te plaatsen. Is zich bewust van het voorbeeldgedrag, conform de waarden en de cultuur binnen M, dat van hem verwacht wordt; Begrijpt de impact van externe factoren op M, de strategie en de interne werkprocessen; Kiest voor duurzame oplossingen wanneer interne of externe uitdagingen zich stellen; Erkent en anticipeert op problemen binnen de sector; Formuleert voorstellen om onverwachte veranderingen op te vangen; Anticipeert op toekomstige vragen, gebeurtenissen en evoluties door vandaag al actie te ondernemen Detecteert nieuwe opportuniteiten, nieuwe doelgroepen of samenwerkingsverbanden Introduceert fundamentele verbeteringen en oplossingen omtrent nieuwe kansen of evoluties Heeft een diepgaand begrip van de sector Kunsten en Erfgoed Neemt beslissingen die leiden tot veranderende organisationele activiteiten Ziet in welke zin het kunstendomein evolueert en zet er een eigen visie tegenover. Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals layoutprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Powerpoint en prezi; presentatie kunnen maken: niveau II. Specifieke toepassingspakketten: gegevens opzoeken over de modules heen binnen het eigen werkdomein, standaardrapporten maken: niveau II. 2. Procedures en wetgeving Organisatiegerelateerde wetgeving: gevorderde kennis met inzicht in de vakgebieden van de organisatie: wetgeving rond cultuurdecreten (erfgoeddecreet, kunstendecreet, decreet op het lokaal cultuurbeleid,...): niveau II. Doorgedreven inzicht in de besluitvormingsprocessen binnen de overheidscontext: niveau III. Doorgedreven inzicht in organisatie en overlegstructuren gerelateerd aan de organisatie: niveau III. 3. Sectorspecifieke competenties Gevorderde kennis van en inzicht in de werking van de belangrijkste Leuvense actoren actief op het vlak van cultuur: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de werking van het internationale en Vlaamse veld. 10