Functiebeschrijving Adjunct-stadssecretaris. Decretale graad

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Adjunct-stadssecretaris Decretale graad Versie: 10_11_2016 1

2 Plaats in de organisatie collegevan burgemeester en schepenen stadssecretaris adjunct-stadssecretaris Als adjunct-stadssecretaris rapporteer je hiërarchisch en functioneel aan de stadssecretaris en het college van burgemeester en schepenen. Doel van de functie Je ondersteunt de stadssecretaris in zijn decretale opdrachten. Je vervangt de stadssecretaris ingeval van afwezigheid of verhindering. Je voert een tandem met de stadssecretaris. De organisatiestructuur van de stad Leuven omvat 11 directies (Algemene Zaken, Burgerzaken, Communicatie en Stadsmarketing, Cultuur, Data- en Facilitair Beheer, Financiën, Openbaar Domein, Personeel, Ruimtelijke Ontwikkeling, Sport en Sociale Zaken). Een aantal directies richt zich hoofdzakelijk op dienstverlening naar de burger als individu. Een tweede groep directies levert een ruimere algemene dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de burger. Verder is er het cluster van de ondersteunende directies die deze dienstverlening faciliteren. Je bewaakt de interne organisatieontwikkeling en je superviseert organisatiebrede projecten. Op die manier draag je bij aan de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en aan de interne en externe dienstverlening. Als adjunct-stadssecretaris ben je mee trekker in het vorm geven van de samenwerking met het OCMW Leuven en bij uitbreiding de intercommunale Helics en de autonome gemeentebedrijven. Je ondersteunt mee het stadsbestuur bij het aansturen van verzelfstandigde organisaties om een effectieve en efficiënte (samen)werking (met) van deze organisaties te verzekeren. Je verzorgt de externe en interne contacten van de stad en verdedigt haar belangen op verschillende niveaus zodat een optimale dienstverlening en opvolging van dossiers gegarandeerd is. 2

3 Resultaatsgebieden 1. Interne organisatieontwikkeling en werkingsprocessen. Je organiseert, binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met de stadssecretaris en het managementteam, de ambtelijke werking. Je bewaakt efficiënte werkingsprocessen en volgt ze op. Dit impliceert het opzetten en bewaken van interne controlesystemen. Op die manier bevorder je de realisatie van de doelstellingen van het bestuur en verzeker je een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking. Voorbeelden van activiteiten Je staat mee in voor de werking van de stadsdiensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid; Je houdt vinger aan de pols in het kader van efficiënte en klantvriendelijke ondersteunende diensten; Je staat mee in voor de interne controle op de werking van de stadsdiensten (organisatiebeheersing); Je zorgt in overleg met de stadssecretaris en het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van: organogram en personeelsformatie; rechtspositieregeling; strategische nota en meerjarenplan; beleidsnota van het budget; de verklarende nota van een budgetwijziging ; Je bewaakt, samen met de andere leden van het MAT de inhoudelijke en financiële haalbaarheid van (beleids)voorstellen van de directies; Je staat mee in voor de opvolging van systemen om de kwaliteit van dienstverlening te bewaken van de directies/afdelingen/diensten (organisatieverbetering) en stimuleert het gebruik van informatie en communicatietechnologie om de efficiëntie te verhogen en de dienstverlening naar de klant te verbeteren; Je bewaakt de interne communicatie en staat in voor een adequate communicatie en zorgt dat de interne verslaggeving tijdig verspreid wordt aan alle belang- en rechthebbenden; 2. Coördinatie organisatiebrede projecten. Je bewaakt de gecoördineerde uitvoering van organisatiebrede projecten, opgenomen in de doelstellingen van het bestuur, opgelegd door de regelgever op hogere bestuursniveaus, of noodzakelijk voor de goede werking van de organisatie. Voorbeelden van activiteiten Je zet strategische en veranderingsprojecten op, je bewaakt ze, volgt ze op en faciliteert ze (in samenspraak met de stadssecretaris en/of de strategisch coördinator); Je bewaakt en optimaliseert de organisatiestructuur zodat de ganse organisatie op een efficiënte en effectieve manier kan handelen; Je coördineert dienstoverschrijdende dossiers, je lost eventueel zelf moeilijke/probleemdossiers op of helpt ze vooruit; Je stimuleert en bevordert de informatiedoorstroming en -uitwisseling tussen alle actoren; 3

4 3. Human Resources Management. Met respect voor het reglementair kader en de beschikbare budgetten en in overleg met de stadssecretaris, neem je de nodige initiatieven, zodat de diensten kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om de opdrachten en doelstellingen te realiseren. Je waakt over veiligheid en welzijn op het werk. Voorbeelden van activiteiten Je bewaakt, samen met de stadssecretaris, het opzetten van adequate human resourcesprocessen en de effectieve opvolging ervan; In overleg met het bestuur, het managementteam en het directieoverleg werk je mee aan een geschikte organisatiecultuur (bijvoorbeeld de organisatiewaarden specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen); Je zorgt, in samenspraak met de secretaris, voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden; Je maakt afspraken met je eigen medewerkers. Je houdt functioneringsgesprekken, coacht hen, biedt hen de kans tot vorming en ontwikkeling, evalueert hun prestaties ; Je trekt veranderingsprocessen; Je staat in voor de uitvoering van de regelgeving van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel; Je draagt zorg voor goede werkomstandigheden, in het bijzonder de veiligheid op het werk en welzijn op het werk; 4. Ondersteunen en desgevallend vervangen van de stadssecretaris in zijn decretale opdrachten. Je ondersteunt de stadssecretaris en vervangt hem desgevallend in de taken opgenomen in het Gemeentedecreet of in de taken die overeenkomstig andere wettelijke of decretale bevoegdheden aan hem zijn toevertrouwd. Je bent mee verantwoordelijk voor het opstellen en ondertekenen van notulen en het verlenen van authenticiteit aan documenten. Voorbeelden van activiteiten Je woont de vergaderingen van de gemeenteraad bij; Je woont het MAT bij en levert er zelf een actieve bijdrage; Je ondertekent mee reglementen, verordeningen, bekendmakingen, akten en de uitgaande correspondentie van de stad; Je neemt kennis van de inkomende correspondentie; Als (vervangend) hoofd van personeel leid je de stadsdiensten en ben je, in samenspraak met de stadssecretaris, bevoegd voor dagelijks personeelsbeheer; 4

5 5. Stadsvertegenwoordiging/Externe contacten. Je onderhoudt goede externe contacten met relevante personen of instanties en je vertegenwoordigt de organisatie om de werking van het bestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Voorbeelden van activiteiten Je hebt systematisch overleg met het OCMW, bespreekt dossiers, overlegt met hen, stemt standpunten op elkaar af of integreert ze; Je verzekert goede contacten met de toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies); Je onderhoudt goede contacten met collega s van andere steden en gemeenten (hoofdzakelijk de centrumsteden): formeel (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies ); Je onderhoudt zelf of via de medewerkers contacten met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, consultants ) en organisaties (studiebureaus ); Je bouwt netwerken uit met actoren die bij de werking van de stad (kunnen) betrokken zijn; Je staat in voor een adequate externe communicatie en public relations; Je vertegenwoordigt het stadsbestuur of de administratie in diverse organisaties of op evenementen, fora ; 5

6 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau IV) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen. Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen; Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen; Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen; Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan; Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen; Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. 2. Klantgerichtheid (niveau IV) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren. Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid; Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden; Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen; Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures); Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. 6

7 3. Samenwerken (niveau IV) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten. Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren; Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen; Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan; Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen; Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen; Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten. 4. Betrouwbaarheid (niveau IV) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk; Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat; Houdt in zijn rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar; Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist; Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat in het belang van de stad is. 7

8 Graadgebonden competenties 1. Delegeren (niveau III) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden. Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken; Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen; Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers; Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren; Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen. 2. Richting geven (niveau III) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Is een stuwende kracht in het team of de entiteit (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch); Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie van de entiteit of organisatie); Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil); Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team of entiteit; Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen; Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren; Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag; Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de stad Leuven. 8

9 3. Ontwikkelen van medewerkers (niveau III) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers. Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen; Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen; Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning; Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig; Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig; Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren. 4. Organisatiebetrokkenheid (niveau III) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie. Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit; Praat over wij in plaats van zij als hij het over de eigen organisatie heeft; Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen; Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen; Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden; Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie. 9

10 5. Overtuigingskracht (niveau III) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën. Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details; Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen; Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen); Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie; Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. 6. Netwerken (niveau III) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen entiteit (allianties, coalities ). Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen ); Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen; Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken; Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk; Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk. 10

11 7. Visie (niveau III) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt. Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden; Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren; Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen; Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie of entiteit. 8. Organisatiesensititviteit (niveau III) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Getuigt van realiteitszin bij het ondernemen van acties die verscheidene entiteiten aanbelangen. Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie; Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere entiteiten binnen de organisatie; Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen of verwachtingen van andere entiteiten; Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen entiteit kunnen overschrijden; Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere entiteiten van de organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee. 11

12 9. Resultaatgerichtheid (niveau III) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving. Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de entiteit; Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort; Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken; Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen; Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt. 12

13 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. 2. Procedures en wetgeving Vertrouwd met de nieuwe gemeentewet, het gemeentedecreet en andere relevante wetgeving voor lokale besturen (algemeen administratief recht, bestuurskunde, overheidsopdrachten, wetgeving OCMW ). Inzicht in algemene principes inzake gemeentefinanciën. Inzicht in interne reglementeringen. 3. Sectorspecifieke competenties Grondige kennis van en inzicht in het bestuurlijk en administratief kader. Grondige beheersing van organisatie- en veranderingsmanagement. Vertrouwd met politieke besluitvormingsprocessen, politieke structuren en verhoudingen. 13