Functiebeschrijving Diensthoofd Burgerzaken. Graad: diensthoofd A1a - A3a

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Diensthoofd Burgerzaken Graad: diensthoofd A1a - A3a Versie: 18_01_2016 1

2 Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Burgerzaken diensthoofd BZ (domein burgerlijke stand) diensthoofd BZ (domein bevolking) diensthoofd BZ (domein niet- Belgen) diensthoofd BZ (domein contactbeheer) De directie burgerzaken omvat de dienstverlening aan burgers voor de domeinen bevolking, niet- Belgen, burgerlijke stand en, ressorterend onder het domein contactbeheer, het A-loket. De werking van de directie wordt in grote mate geregeld door wetten, decreten en besluiten. De taken van de directie behoren tot de corebusiness van de stad. De directie vervult binnen de stedelijke administratie een belangrijke rol: het bestaan van de burger als inwoner van de stad wordt gelegitimeerd. De taken van het domein bevolking zijn veelomvattend en zeer divers. Ze gaan van de in- en uitschrijving van personen in de bevolkingsregisters tot het afleveren van identiteitskaarten, paspoorten, rijbewijzen en allerhande attesten. Het domein niet-belgen staat in voor de in- en uitschrijving in de bevolkingsregisters van personen met een vreemde nationaliteit, het afleveren van vreemdelingenkaarten en allerhande attesten alsook werkvergunningen. De werking van het domein burgerlijke stand strekt zich uit naar zowel inwoners als niet-inwoners van Leuven. Ze omvat aangiften en afhandeling van rechtsfeiten en handelingen met betrekking tot geboorte, overlijden, huwelijke, adoptie Deze feiten worden vastgelegd in akten. In het domein contactbeheer worden de relaties met het Rijksregister en het strafregister beheerd. Het A-loket valt eveneens onder dit domein; de A van het A-loket staat voor Aanvragen van vrij eenvoudige dienstverlening, Afhalen van aangevraagde documenten, Aankoop van basisproducten. Ook de organisatie van de verkiezingen wordt door contactbeheer gecoördineerd. Je leidt één van deze domeinen van de directie burgerzaken en rapporteert als diensthoofd aan de directeur burgerzaken. Om je werk naar behoren te kunnen vervullen, werk je nauw samen met: de andere domeinen van de directie burgerzaken over o.a de algemene dienstverlening aan de Leuvense burgers, de lokale uitvoering van de bevolkings- en vreemdelingenwetgeving ; de Federale en Vlaamse overheid over o.a. projecten inzake identiteits- en domiciliefraude, adresnotatie, strafregister ; 2

3 het VVSG (Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten) en VLAVABBS (VLaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten van de Burgerlijke Stand) in verbeterprojecten op zowel inhoudelijk als dienstverlenend niveau; de politie over o.a. de woonstcontroles, schijnrelaties ; de Leuvense stadsdiensten (afdeling bouwen, wonen en milieu, begraafplaatsen ) over o.a. de woonsituatie, het aanleveren van bevolkingsgegevens, het uitwerken van gezamenlijke projecten ; de ombudsdienst over de verbetering van de individuele en algemene dienstverlening; het OCMW over de uitklaring van verblijfsstatuten en woonsituaties; de ICT-leveranciers. Doel van de functie Als diensthoofd burgerzaken leid en organiseer je je domein met je team van een tien- à twintigtal deskundigen loket en deskundigen dienstverlening of, voor het domein contactbeheer, loket- en administratieve medewerkers. Je stuurt de werkzaamheden van je team binnen je specifiek domein. Samen met je medewerkers sta je in voor het bieden van een kwaliteitsvolle dienstverlening. Deze dienstverlening is dienstgebonden maar gaat steeds over burgers. Mogelijke deelaspecten zijn het verblijf, identiteitsdocumenten, professionele activiteiten, burgerlijke staat, mobiliteit Je werkt mee aan de voortdurende verbetering van een burgergerichte dienstverlening. De wettelijke context waarin gewerkt wordt mag, binnen de krijtlijnen van het behoorlijk bestuur, niet over het hoofd gezien worden. Bovendien neemt de complexiteit van deze wettelijke context gestaag toe. Het correct uitvoeren van de taak blijft van het grootste belang voor de burger. Resultaatsgebieden 1. Je leidt, plant, organiseert, coördineert en volgt de activiteiten van je team binnen je specifiek domein op. Je stuurt bij om een effectieve, efficiënte en burgergerichte uitvoering van de taken te verzekeren. Je rapporteert hierover aan je directeur. Voorbeelden van activiteiten Je plant en volgt de werking van je domein op, zowel op inhoudelijk, methodisch als organisatorisch vlak; Je bepaalt de taakverdeling en de prioriteiten; Je zorgt voor een adequate loketbezetting en telefonische permanentie; Je heroriënteert en optimaliseert de werkverdeling in functie van de capaciteit en de behoefte; Je zorgt ervoor dat je team als één samenwerkend geheel functioneert. Je organiseert daartoe werkoverleg en je faciliteert en stimuleert de teamwerking; Je creëert een werkklimaat waarin het First Time Right Principe een standaard manier van werken wordt voor je team. 2. Je motiveert je medewerkers om een optimale dienstverlening te leveren aan de burger. Voorbeelden van activiteiten Je staat in voor een goede interne communicatie en informatiedoorstroming; Je motiveert een team van loketmedewerkers en deskundigen loket; Je stuurt je team in de goede richting en volgt hen in hun leerproces; Je houdt het niveau van je team op peil door regelmatig vormingen te organiseren; Je ondersteunt je medewerkers in hun loopbaanbegeleiding; Je creëert een omgeving waarin medewerkers elkaar respecteren en motiveren; Je doet planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluaties. 3

4 3. Je bent verantwoordelijk voor een kwalitatieve dienstverlening aan de doelgroep en je doet binnen je directie voorstellen naar optimalisatie van de dienstverlening. Voorbeelden van activiteiten Je neemt de nodige initiatieven om de ketting van de dienstverlening te borgen, te optimaliseren en legt daartoe de nodige contacten; Je evalueert stelselmatig de geleverde dienstverlening en werkt verbetervoorstellen uit; Je creëert een omgeving om de burgers op een burgergerichte manier te benaderen; Je evalueert en optimaliseert werkprocessen met burgergerichtheid als leidraad. 4. Vanuit je eigen expertise ondersteun je je medewerkers en samen met je deskundigen zorg je ervoor dat de complexe en vaak veranderende wetgeving naar werkbare en gebruiksvriendelijke procedures wordt vertaald. Voorbeelden van activiteiten Je weet waar je de meest up-to-date info kan vinden en consulteert deze op dagelijkse basis (bijvoorbeeld het Belgisch Staatsblad, GEMCOM (website van Dienst Vreemdelingenzaken waarop onderrichtingen over deze materie gepubliceerd worden), de website van de FOD Binnenlandse Zaken, omzendbrieven van de FOD Mobiliteit en Verkeer ); Je maakt een inschatting van de impact van veranderingen in de wetgevende context op jouw team en zet deze om in gebruiksvriendelijke procedures; Je zorgt voor de nodige middelen zodat je team steeds in staat is de correcte wetgeving op een gebruiksvriendelijke manier te consulteren. Je stimuleert je team om deze middelen ook effectief te gebruiken; Je ondervangt de lacunes in de wetgeving en neemt initiatieven om deze lacunes weg te werken; Je analyseert autonoom en grondig complexe en/of juridische dossiers met het oog op een correcte afhandeling ervan; Je biedt je team de nodige ondersteuning in complexe dossiers. 5. Je werkt je op tot een plaatselijke autoriteit in je vakgebied en vertegenwoordigt je directie in intern en extern overleg. Voorbeelden van activiteiten Je houdt je expertise zowel op het gebied van kennis van de wetgeving als op het gebied van dienstverlening up-to-date; Je volgt hiertoe bijscholingen en opleidingen en vertaalt de verkregen info voor je team; Je onderhoudt intensieve contacten met interne stadsdiensten en met externen waardoor je een netwerk uitbouwt om info uit te wisselen; Je legt en onderhoudt de nodige contacten met andere centrumsteden, VVSG, VLAVABBS en hogere overheden; Je vertegenwoordigt je directie voor je eigen vakgebied in projectgroepen, zowel op lokaal als nationaal niveau; Je levert vanuit je expertise en vanuit de praktijk een bijdrage aan het beleid; Je formuleert adviezen en voorstellen over de dienstverlening aan de burgers. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan studiedagen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau III) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ); Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). 5

6 3. Samenwerken (niveau III) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren; Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen; Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen; Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben; Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen; Geeft opbouwende kritiek en feedback; Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Delegeren (niveau II) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen. Wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie; Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien; Draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over aan medewerkers zodat hun motivatie verhoogt; Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat; Staat open voor initiatieven van medewerkers. 2. Richting geven (niveau II) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting op het niveau van processen en structuren. Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden; Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling; Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen); Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan; Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit; Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen; Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers. 7

8 3. Ontwikkelen van medewerkers (niveau III) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers. Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen; Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen; Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning; Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig; Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig; Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren. 4. Organisatiebetrokkenheid (niveau II) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie; Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven; Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ); Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen; Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in. 8

9 5. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun). 6. Visie (niveau I) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context. Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in; Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen); Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden; Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan. 9

10 7. Voortgangscontrole (niveau II) Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); Checkt afspraken op het afgesproken moment; Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken; Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. 10

11 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. Gevorderde kennis in het opzoeken van informatie, bijvoorbeeld wetgeving op het internet: niveau II. Doorgedreven kennis van specifieke software-pakketten (Cevi-bevolkingsprogramma, BELPIC-informaticasysteem voor de aanvraag en activering van de elektronische identiteitskaart, klantbegeleidingssysteem ), in projectgroepen verbetervoorstellen aanbrengen en mee uitwerken: niveau III. 2. Procedures en wetgeving Kan wetgeving gerelateerd aan de dienst (vreemdelingenwetgeving, burgerlijk recht, bevolkingswetgeving, wetgeving op de privacy ) interpreteren en omzetten naar toepasbare procedures: doorgedreven kennis en inzicht: niveau III. In staat zijn om te fungeren als Subject Matter Expert, vakspecialist binnen je werkdomein: niveau II. 3. Sectorspecifieke competenties Gevorderde kennis van, inzicht in en kunnen implementeren van het First Time Right Principe: een werkklimaat creëren waarin dit principe een standaard manier van werken wordt voor je team, alsook het eigen werk kritisch benaderen en zodoende komen tot het afleveren van completed staffwork: niveau II. 11