2015 JAARVERSLAG ONDERNEMINGSRAAD

Transcriptie

1 Omgeving 2015 JAARVERSLAG ONDERNEMINGSRAAD

2

3 INHOUD 1 Voorwoord Frans Coehoorn Samenstelling... 7 Ondernemingsraad... 7 Dagelijks Bestuur (DB-OR)... 7 OR-commissies... 7 De omgeving van Boukje van der Lecq... 9 Taak ondernemingsraad Missie Visie Speerpunten Werkwijze ondernemingsraad OR-vergaderingen Overlegvergaderingen Behandelde onderwerpen 2015 per OR-commissie Commissie Financiën Commissie Personeelsbeleid Commissie Organisatie en Informatie Commissie Reorganisatie VGWM-Commissie PR-Commissie De omgeving van Axel Pel Budget en faciliteiten Colofon JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

4

5 1 VOORWOORD De DCMR is veranderd, zowel intern als naar buiten toe. De transformatie van Milieudienst naar Omgevingsdienst is ingezet en goed op gang gekomen. Voor de OR stond 2015 in het teken van de reorganisatie. De OR heeft met veel inzet uitvoering gegeven aan advies- en instemmingsvraagstukken. Reorganisatie De OR boog zich in 2015 over onder andere het Inrichting- en Personeelsplan, het functiegebouw, de plaatsingsprocedure en het aanstellingsbeleid voor medewerkers met een tijdelijke functie. Gaande het proces wisselden wij hierover met jullie van gedachten. Soms was het moeilijk om keuzes te maken. Het algemeen belang van de organisatie stond bij ons steeds voorop. Wij zijn ons ervan bewust dat hierdoor op het persoonlijk vlak, soms pijnlijke situaties ontstonden. Verlies Het reorganisatietraject trok zowel binnen de organisatie als bij de OR een zware wissel op de medewerkers. De OR werd in het reorganisatietraject geconfronteerd met verschillende dilemma s. De beslissingen die de OR in bepaalde zaken heeft genomen, leidden tot het afscheid van een aantal commissieleden en het afscheid van OR-leden Mariëtte Bilius en Niels Cools. Zij konden zich niet verenigen met de OR-besluiten over specifieke reorganisatievraagstukken. De OR bedankt Mariette en Niels voor hun inzet voor de OR. Roos Morales en Lex Wagemaker waren bereid om de vacatures die binnen de OR ontstonden, te vervullen. Nieuwe directeur In januari namen we afscheid van Jan van de Heuvel als directeur van de DCMR. Zijn functie werd tijdelijk ingevuld door Jon Meijer (directeur ad interim). Op 1 september 2015 startte Rosita Thé als nieuwe directeur. De OR speelde een rol in de selectieprocedure. Wij wensen haar veel werkplezier toe en zien in haar een goede gesprekspartner voor de OR. Interviews Ook dit jaar waren collega s bereid om met ons in gesprek te gaan over wat hen bezig houdt. Tijdens de interviews stond het woord omgeving centraal. Dank aan Boukje van der Lecq en Axel Pel voor hun bijdrage aan dit jaarverslag. Ik hoop dat de OR met dit verslag een goed beeld geeft van de activiteiten in Namens de OR, Frans Coehoorn, voorzitter JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

6 Op de foto ontbreekt Frans Coehoorn, voorzitter van de OR.

7 2 SAMENSTELLING SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD Samenstelling OR (t/m april 2015) Frans Coehoorn René van der Spek Mariette Bilius Cindy van den Bergh Niels Cools Marianne Groh Adri van Hattem Ruud Hummel Peter Koenen Janus Liebregts Lien de Voogd Désirée Hogenelst (AS-OR) In mei 2015 stapten Mariette Bilius en Niels Cools uit de OR. Roos Morales en Lex Wagemaker namen hun plaatsen in. Samenstelling Dagelijks Bestuur (DB-OR) (t/m april 2015) Frans Coehoorn (voorzitter) René van der Spek (vicevoorzitter) Mariette Bilius (secretaris) Désirée Hogenelst (ambtelijk secretaris) In mei 2015 werd de positie van Mariette Bilius in het DB-OR opgevuld door Cindy van den Bergh. SAMENSTELLING OVERIGE OR-COMMISSIES Commissie Financiën (t/m april 2015) Ruud Hummel (voorzitter) Adri van Hattem (OR) Mariette Bilius (OR) Ronald Borst Bart Been Alex van Leeuwen In het voorjaar van 2015 verliet Alex van Leeuwen de commissie. Zijn positie werd opgevuld door Karla Groen. Lex Wagemaker stapte in het najaar van 2015 in de commissie. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

8 Commissie Organisatie en Informatie (t/m najaar 2015) Adri van Hattem (voorzitter) Marianne Groh (OR) Peter Koenen (OR) Janus Liebregts (OR) Lien de Voogd (OR) Ed van der Gaag Loes Luijendijk Lien de Voogd volgde in het najaar van 2015 Marianne Groh op. Commissie Personeelsbeleid (t/m eind april) Niels Cools (voorzitter) Frans Coehoorn (OR) Janus Liebregts (OR) Aad Loendersloot Roos Morales Irma Alderse Baas In mei 2015 verving Lien de Voogd commissievoorzitter Niels Cools. Marianne Groh stapte in het najaar in de commissie. Commissie VGWM (t/m eind april) Marianne Groh (voorzitter) Niels Cools (OR) Cindy van den Bergh (OR) Peter Koenen (OR) Diana Eussen Gerard van der Jagt In mei 2015 stapte Niels Cools uit de commissie. PR Commmissie Désirée Hogenelst (voorzitter) Frans Coehoorn (OR) Cindy van den Bergh (OR) Ruud Hummel (OR) Sian Jones Yvonne Stok Commissie Reorganisatie (tijdelijke commissie t/m mei 2015) Lien de Voogd (voorzitter) René van der Spek (OR) Ruud Hummel (OR) Roos Morales Marieke Wulp Lex Wagemaker In april stapten Marieke Wulp, Roos Morales en Lex Wagemaker uit de commissie. 8 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

9 DE OMGEVING VAN BOUKJE VAN DER LECQ Boukje is bureauhoofd Ruimte en Leefomgeving binnen de afdeling Account en Omgeving. Blijf in contact met je omgeving Mensen zijn het belangrijkste element in mijn omgeving. Mensen die met respect voor elkaars verschillen in harmonie samenleven. Mijn functie na de reorganisatie is een totaal andere dan voorheen. In de aanloop en tijdens het proces heb ik veel nagedacht over wat ik eigenlijk doe, in mijn privé- en werkende leven. Hoe sta ik nu in het leven? De reorganisatie gaf in die zin een impuls om te reflecteren. Ik was niet op zoek naar een andere baan, maar ik heb die periode wel aangegrepen om met een aantal mensen buiten de organisatie gesprekken te voeren. De wereld is natuurlijk groter dan de DCMR. Ik kan dat iedereen aanraden: blijf in contact met je omgeving. Het werkte heel inspirerend en gaf mij veel energie en nieuwe inzichten. Ik probeer altijd een beetje verwonderd te reageren op veranderingen: Het zal wel nodig zijn, wat willen we ermee bereiken en wat doet dat met mij?. Ik ben vaak impulsief. Ik zeg soms Nee, het is prima zo, dat moet je helemaal niet veranderen. Ik ben flexibel genoeg. Als de plannen thuis op het laatste moment veranderen, is dat geen probleem. In het hier en nu gebeurt het namelijk. Bureau RENL is groot, 38 mensen van vijf verschillende bloedgroepen, die moeten samenwerken. We zijn nu bezig de synergie te ontdekken. De samenwerking komt op gang, maar er is veel onrust in de reorganisatie geweest. Het stof moet nog neerdalen. Ik heb met de jaargesprekken gemerkt dat de impact van de reorganisatie voor de een groter was dan voor de ander. Los van verandering van functie kan het ook het welbevinden beïnvloeden, en dan moet je mensen de tijd geven. RENL is een verbinder tussen de omgeving buiten en de DCMR binnen. Natuurlijk werk ik beter in een tweepersoonskamer met een deur, maar ik kan mij heel goed afsluiten en me concentreren in een open werkplek, waar vier tot acht mensen zitten. Ik probeer ook steeds op een andere plek te werken, tussen de mensen van mijn bureau. Dat is plezierig. Alleen heb ik veel overleg, dus dan zit ik wel ergens, maar ben ik niet in de groep. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

10 Mijn gezin is outdoor gericht, veel sporten, fietsen en kamperen. Ik sport zelf regelmatig: volleyballen, schaatsen en zwemmen. Eén van mijn dochters hockeyt en één zit op free running. Daar probeer ik regelmatig bij te zijn. Ik ga graag naar theater en ik zit in de medezeggenschapsraad van school. Deze omgevingen zijn heel belangrijk voor mij. Net als werk kosten deze activiteiten energie, maar als het goed is, leveren ze ook energie op. Werk/privé moet in balans zijn. Als het ergens niet goed zit, moet het door de ander worden opgevangen. Ik heb het sporten nodig om los te laten. Schaatsend kan ik niet nadenken. Ik moet echt focussen op de techniek. Hetzelfde geldt voor zwemmen. Dan kun je niet met morgen bezig zijn. s Ochtends IN het water en s avonds OP het water. Mijn werktelefoon staat altijd aan, maar ik bepaal zelf of ik opneem of de mail check. Dat is fijn en ik denk dat ik werk en privé redelijk goed kan scheiden. Ik vind trouwens het nieuwe werken moeilijker dan voorheen. Het vergt meer afstemming met collega s. Het is niet alleen dat je kunt werken wanneer het jou uitkomt, je moet ook concessies doen, omdat je collega s ook willen werken wanneer hen dat uitkomt. Dat moet je met elkaar organiseren. Af en toe je thuiswerkdag inruilen om bij een overleg te zijn, hoort daarbij. Ik kan beter doorwerken thuis. Een stuk schrijven of lezen doe ik bij voorkeur thuis. De beschikbare momenten op kantoor zijn overigens simpelweg te kort om dat te doen. De middelen die we nu hebben, tablet/laptop samen met Citrix, maken flexibel werken mogelijk. Ik denk dat dat wel verder ontwikkelt. Dan zijn goede afspraken nodig over wat kan en mag. De Omgevingswet gaat ons helpen om de samenwerking met de omgeving te versterken. Het is belangrijk te bedenken hoe jij daarin je eigen ervaringen en expertise kwijt kunt. Anderzijds is het goed je te realiseren hoe de omgeving, jij en de organisatie, met de Omgevingswet zouden kunnen veranderen. Accepteer dat er dingen veranderen. De omgeving staat nooit stil. Jij toch ook niet? Je staat er middenin. Mijn omgeving Antiek Design Bergtop Zeebodem Groep Alleen Trein Fiets Theater Tennisbaan Stad Dorp 10 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

11 TAAK ONDERNEMINGSRAAD De ondernemingsraad van de DCMR overlegt namens de medewerkers met de directie over een groot aantal onderwerpen die belangrijk zijn voor de medewerkers en de organisatie. De OR volgt het beleid van de DCMR kritisch, toetst het en probeert het, waar nodig, te beïnvloeden. Bevoegdheden Om dat te kunnen doen, heeft de OR een aantal bevoegdheden. Die zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (de WOR). Het adviesrecht (artikel 25) en het instemmingsrecht (artikel 27) zijn hiervan de belangrijkste. Advies Zo moet de DCMR advies vragen aan de OR over ingrijpende economische en organisatorische besluiten. Bijvoorbeeld bij een fusie of reorganisatie of bij belangrijke investeringen. Instemming Instemming van de OR is noodzakelijk wanneer de directie plannen heeft op het gebied van sociaal beleid of arbeidsomstandigheden. Zo heeft de OR instemmingsrecht bij regelingen rond roostervrije dagen, vakantie, veiligheid en gezondheid van werknemers en functiewaardering. Informatie vanuit de directie Minstens twee keer per jaar geeft de directie informatie over de werkzaamheden en de resultaten van de DCMR (bijvoorbeeld bij het uitkomen van het jaarverslag of de jaarrekening), de toekomstverwachtingen, informatie over voorgenomen besluiten die advies- of instemmingspichtig zijn en informatie over het sociaal beleid. Samengevat moet de directie, als de OR daarom vraagt, de informatie verstrekken die de OR en de commissies redelijkerwijs nodig hebben voor de vervulling van hun taken. MISSIE De OR werkt actief mee aan de ontwikkeling, verbetering en bewaking van de kwaliteit en sturing van de DCMR en inspireert alle DCMR-medewerkers om gezamenlijk, met passie te werken aan de beste omgevingsdienst (van Nederland). VISIE De OR denkt voor alle medewerkers, op professionele en transparante wijze, proactief mee. Waarden die hierbij een belangrijke rol spelen, zijn: integriteit objectiviteit en deskundigheid toekomstbestendigheid zichtbaarheid samenwerking (gebruikmaken van elkaars kwaliteiten) focus op hoofdlijnen verjonging van de organisatie met behoud van ontwikkeling van kennis het sociaal gezicht van de organisatie JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

12 SPEERPUNTEN In de speerpunten beschrijven wij onze prioriteiten. De speerpunten zijn in januari 2016 geactualiseerd en luiden als volgt: Het personeelsbeleid is: * eerlijk, sociaal en transparant * gericht op flexibiliteit, mobiliteit en zekerheid * levensfasebewust De communicatie is gericht op: * interactie tussen de organisatie, de OR en de achterban Het ICT-beleid is: * toekomstbestending * ondersteunend Wat betreft de financiën wil de OR: * maandrapportages en accountrapportages benutten voor sturing Wij zijn één DCMR! 12 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

13 3 WERKWIJZE ONDERNEMINGSRAAD OR-VERGADERINGEN De OR vergadert eens in de zes weken, meestal op dinsdagochtenden. Tijdens de OR-vergadering worden zaken besproken die door de OR-leden of vanuit de organisatie naar voren zijn gebracht. OR-leden die zitting hebben in een van de OR-commissies koppelen terug over de voortgang van lopende zaken. Verder worden stukken behandeld die de OR ter informatie, ter advies of ter instemming heeft ontvangen. In voorbereiding op de definitieve besluitvorming bepaalt de OR tijdens de OR-vergadering zijn standpunt. Tijdens deze vergaderingen kunnen de DCMR-medewerkers gebruik maken van het spreekrecht, om onderwerpen die zij belangrijk vinden onder aandacht te brengen van de OR. OVERLEGVERGADERINGEN De OR vergadert eens in de zes weken met de directeur (Rosita Thé). Het bureauhoofd PINM, of zijn plaatsvervanger, zijn hier eveneens bij aanwezig. De overlegvergadering volgt meestal drie weken na de OR-vergadering. Tijdens de overlegvergadering worden alle zaken behandeld waarvoor advies of instemming van de OR noodzakelijk is en vindt formele besluitvorming hierover plaats. Ook informeren de directie en de OR elkaar, zowel formeel als informeel, over allerlei zaken die binnen de organisatie aan de orde zijn. In het afgelopen jaar vonden zeven OR-vergaderingen en acht overlegvergaderingen plaats. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

14 14 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

15 4 BEHANDELDE ONDERWERPEN 2015 PER OR-COMMISSIE COMMISSIE FINANCIËN Financiële situatie DCMR Het financiële jaarverslag over 2015 en de accountantsverklaring over het financiële jaarverslag van 2015 zijn nog niet verschenen. Zodra de stukken er zijn, zal de commissie deze behandelen. Managementrapportages DCMR Ook in 2015 waren de maandelijkse managementrapportages de belangrijkste leidraad voor de Commissie Financiën, om vinger aan de pols te houden bij de financiële situatie van de DCMR. Met name de ontwikkeling van het operationele resultaat van de DCMR, ten opzichte van het bedrijfsplan, volgt de commissie nauwlettend. Dat geldt ook voor de ontwikkeling van de afwijkende realisatie-uren van de accounts, ten opzichte van de planning. Bij afwijkingen informeert de Commissie Financiën bij Bureau Financiën en Juridische Zaken wat daarvan de oorzaak is. Voor zover nodig, vraagt de OR in de overlegvergadering aan de bestuurder welke actie(s) worden ondernomen om de afwijkingen terug te brengen naar een acceptabel niveau. Uit de managementrapportages van 2015 blijkt dat de sturing op de uitvoering van de bedrijfsplannen soepel is verlopen, ondanks de reorganisatie. Rapportage over 2015 Op het moment van schrijven van dit verslag is er nog geen financiële rapportage, gevalideerd door de accountant. Op basis van de eigen rapportage van Bureau Financiën en Juridische Zaken kan worden vastgesteld dat het operationele resultaat over 2015 positief is. Aandachtspunten 2016 Tariefontwikkeling Cao-akkoord in relatie tot financiële kaders Verschuivingen werkplannen COMMISSIE PERSONEELSBELEID Functiehuis en plaatsing reorganisatie De Commissie Personeelsbeleid voerde samen met de Commissie Reorganisatie gesprekken over het functiegebouw en de plaatsingsprocedure. De commissie gaf vragen mee aan de OR voor behandeling in het overleg met de bestuurder. Ook werd er input geleverd voor het advies over de fijnstructuur. Na het advies en een discussie met de bestuurder over de Plaatsingsadviescommissie, gaf commissievoorzitter Niels Cools aan zich niet meer te kunnen vinden in de standpunten van de OR. Hij stapte uit de OR en de commissie. Lien de Voogd nam zijn rol over als voorzitter van de commissie. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

16 Evaluatie spelregels voorrangskandidaten In maart ontving de OR de evaluatie van de spelregels voorrangskandidaten. De Commissie Personeelsbeleid oordeelde dat de evaluatie onvoldoende informatie bevatte. De OR behandelde in november de herziene versie. De OR was ontevreden over de manier waarop de evaluatie was uitgevoerd en door wie, en over de terugkoppeling aan de eerder aangestelde voorrangskandidaten. De directie gaf aan niet meer met voorrangskandidaten te willen werken. Daarop adviseerde de OR de directie een einde te maken aan alle onduidelijkheid rondom deze regeling. De directie trok de regeling in en informeerde de voormalige voorrangskandidaten hierover. Black box dienstauto s De OR ontving in december de notitie Black box in dienstauto s ter instemming. Een black box is een geautomatiseerd systeem dat in de dienstauto wordt geïnstalleerd en nauwkeurig vastlegt hoeveel kilometer per auto is gereden. De aanschaf komt voort uit een advies van de belastingdienst. Omdat het systeem tevens kan worden gebruikt voor de veiligheid van medewerkers (track and trace) valt het onder de instemmingsplicht. Begin 2016 werd het instemmingsverzoek ingetrokken. De reden hiervoor was dat de DCMR de regeling moet volgen die in het gemeenschappelijk overleg van Provincie Zuid-Holland is vastgesteld. Personeelsbeleid De Commissie Personeelsbeleid houdt samen met de inhoudelijke beleidsmedewerkers van bureau PINM ieder halfjaar een bijeenkomst. In de eerste bijeenkomst zijn de speerpunten met PINM besproken en de manier waarop de commissie en de beleidsmedewerkers met elkaar willen omgaan. De speerpunten waren: Verbetering ontwikkel- en evaluatiegesprekken Flexibiliteit/mobiliteitsbeleid Flexibiliteit en mobiliteit van werk en personeel Strategische personeelsplanning In de tweede bijeenkomst van 2015 werd gesproken over de verschillende personeelsonderwerpen die de komende periode zouden worden ontwikkeld. Zo is in hoofdlijnen gesproken over kennismanagement, aanstellingsbeleid, strategische personeelsplanning en de herijking van de evaluatie- en ontwikkelgesprekken. Aandachtspunten 2016 Onderzoek naar vormgeven van duurzame inzetbaarheid Monitoren van personele gevolgen van de reorganisatie Verbetering ontwikkel- en evaluatiegesprekken Flexibiliteit/mobiliteitsbeleid Strategische personeelsplanning 16 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

17 COMMISSIE ORGANISATIE EN INFORMATIE (O&I) Organiseren is nadenken, afspraken maken en nakomen Algemeen Het jaar 2015 was een druk jaar voor de Commissie O&I. Vooral de behandeling van de adviesvraag rondom de reorganisatie (fijnstructuur) vroeg veel inzet van de leden. Grote projecten De commissie voerde gesprekken over de wijze waarop grote projecten binnen de organisatie in de toekomst worden georganiseerd. Vooral het verdwijnen van de functie projectleider bevreemdde de commissie in eerste instantie. De organisatie koos ervoor om de echt grote projecten in de toekomst door externe projectleiders te laten uitvoeren. De OR gaf het management het advies mee ervoor te zorgen dat bij vertrek van ingehuurde projecten programmamanagers, de kennis van deze personen niet verdwijnt. Een goede overdracht is noodzakelijk. Ook stelde de OR voor bij vertrek van deze managers, een evaluatiegesprek met hen te voeren. De organisatie zegde toe dit advies op te volgen. Implementatiematrix van kansen en kwetsbaarheden De commissie droeg actief bij aan het overzicht Implementatiematrix van kansen en kwetsbaarheden. Deze matrix werd in september 2015 opgesteld. In de matrix worden de punten benoemd die er tijdens de reorganisatie uit sprongen en waar de OR, ook het komende jaar, vinger aan de pols wil houden. ICT-voorzieningen De commissie stak in het onderwerp ICT-voorzieningen veel tijd en energie. De commissie is van mening dat de organisatie en de medewerkers behoefte hebben aan een verdere ontwikkeling op het gebied van automatisering en informatisering. De commissie waardeert de grote inzet waarmee veel collega s werken aan de implementatie van het RUDIS-programma, maar attendeerde het management diverse malen op de grote werkdruk waarmee dit project gepaard gaat. Deze zorg was eind 2015 nog niet helemaal weggenomen. De commissie ziet de grote inzet op het project RUDIS als een rem op de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de organisatie, maar erkent dat dit, gezien de beschikbare middelen, een noodzakelijk kwaad is. De commissie volgde, zoveel als in haar macht lag, de voortgang van het RUDIS-project en praatte het management regelmatig bij over de zorgen binnen het projectteam over de voortgang. Deze gesprekken werden door beide partijen als positief ervaren. De opsplitsing van het voormalige Bureau ICT in een Cluster Automatisering, ondergebracht bij Bureau FMENA en een Cluster Informatisering, ondergebracht bij Bureau PIMN, ziet de commissie als een positieve ontwikkeling. Medio 2016 verwacht de commissie de eerste resultaten te zien van de nieuwe organisatievorm. Informatiebeleidsplan Een terugkerende zorg van de commissie was het uitblijven van de uitwerking van het informatiebeleidsplan en de uitvoering van het Jaarplan Informatievoorziening. Over dit onderwerp heeft de commissie diverse gesprekken gevoerd met het management. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

18 Drie leden van de commissie namen actief deel aan de special van de Stuurgroep Informatievoorziening, waar onder andere de gewenste ICT-projecten van de DCMR worden geprioriteerd. De leden deden diverse suggesties aan de stuurgroep, die waardevol kunnen zijn voor de verder ontwikkeling van de ICT in onze organisatie. Review systematiek De commissie keek in 2015 naar de systematiek van reviews binnen de DCMR en de resultaten. De commissie oordeelt positief over de wijze waarop dit instrument is ingevoerd en gebruikt. Aandachtspunten 2016 Matrix van kansen en kwetsbaarheden Informatiebeleid ICT-voorzieningen COMMISSIE REORGANISATIE Algemeen De al in 2014 opgerichte tijdelijke Commissie Reorganisatie vergaderde ook in 2015, met de programmamanager Reorganisatie en de directiesecretaris over de voortgang van het reorganisatietraject en over onderwerpen die daarbij een rol speelden. De doelstellingen van de reorganisatie, de nieuwe structuur op bureauniveau en de piketdienst zijn hiervan een voorbeeld. Over deze onderwerpen werd met verschillende medewerkers in de organisatie gesproken. De gevoelens en meningen werden met de directie gedeeld. In samenwerking met de Commissie Personeelsbeleid werd gesproken over het functiehuis, de functiebeschrijvingen en de plaatsingsregels. Fijnstructuur In maart ontving de OR de fijnstructuur van de organisatieverandering 2014 ter advies. De adviesaanvraag bestond uit het Inrichting- en personeelsplan, de Notitie Functiegebouw en de Notitie Plaatsingsprocedure. De OR organiseerde een achterbanbijeenkomst die veel vragen, opmerkingen en meningen opleverde. Sommige opmerkingen hadden een hoog detailniveau en andere gingen juist in op de doelstellingen en de visie van de reorganisatie. De Commissie Reorganisatie formuleerde naar aanleiding hiervan vragen, die de OR vervolgens aan de bestuurder stelde. De Commissie Reorganisatie deed een voorstel voor behandeling van de fijnstructuur en gaf een aantal inhoudelijk punten mee aan de OR. Ook speelde de commissie een rol bij het opstellen van het uiteindelijke OR-advies dat in april aan de directie werd gestuurd. In het advies geeft de OR aan in de fijnstructuur kansen te zien om de organisatie te verbeteren. De kansen, zorgen en aanbevelingen heeft de OR per onderwerp benoemd. Een aantal zorgpunten wordt meegenomen in de matrix van kansen en kwetsbaarheden. De OR organiseerde, na de verzending van zijn advies, een tweede achterbanbijeenkomst, waarin de OR het advies toelichtte en medewerkers vragen konden stellen. Matrix van kansen en kwetsbaarheden In het halfjaarlijks overleg met de directie werd afgesproken de doelstellingen van de reorganisatie te monitoren en te evalueren. De directie ontwikkelde hiervoor een instrument: een matrix van kansen en kwetsbaarheden, waarvoor de OR input leverde JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

19 De matrix beschrijft de kansen en kwetsbaardheden die de OR en directie zien, naar aanleiding van het reorganisatietraject. Opstappen niet OR-leden De niet OR-leden van Commissie Reorganisatie lieten in april weten het niet eens te zijn met het uiteindelijke advies en stapten op. De Commissie Reorganisatie werd opgeheven, omdat er geen reden meer was om de commissie in stand te houden. De Commissie Organisatie en Informatie nam het monitoren van de implementatie van de reorganisatie op zich. VGWM-COMMISSIE Duurzaamheid is gebruiken wat je al hebt Binnenklimaat meldkamer Voor de meldkamer is in augustus 2015 ultrasone nevel áchter de filters in de luchtbehandeling aangebracht. De luchtvochtigheid werd ingeregeld en varieert sindsdien tussen de 40 en 50 procent en zit daarmee in de comfortzone. Voor de commissie is hiermee een langdurend dossier goed afgesloten. Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Sinds de eerste overlegvergadering van 22 september 2015, met de nieuwe directeur van de DCMR, mevrouw Rosita Thé, staat duurzaamheid hoog op de agenda van de commissie. De OR gaf op verzoek van mevrouw Thé aan welke duurzaamheidsmaatregelen op korte termijn haalbaar zijn, en onderzocht welke ambities op het gebied van duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen kunnen worden verwacht van de DCMR. Managementletter 2014 van de Witte Raaf De managementletter is het jaarverslag van de bedrijfsarts waarin hij conclusies trekt over het afgelopen jaar en aanbevelingen doet aan de organisatie. De commissie behandelde de managementletter en sprak er over met de bedrijfsarts. Hoe presteert onze kantoorhuisvesting? Om inzicht te krijgen in de prestatie van de werkomgeving, is een integraal en wetenschappelijk gefundeerd werkomgevingsdiagnoseinstrument (WODI) ontwikkeld. Dit instrument is geschikt voor elk type werkomgeving in iedere sector: cellenkantoor, combikantoor of kantoortuin, vast of flexibel gebruik van werkplekken, overheid, bedrijfsleven en academische werkomgevingen. In december 2012 is de laatste WODI gerapporteerd. De commissie sprak voor de uitvoering van de volgende WODI met de DCMR af om een jaar na de start van het werken in de nieuwe organisatie, dus omstreeks september 2016, een nieuwe WODI uit te voeren. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

20 Arbo-, sociaal- en duurzaamheidsjaarverslag In december 2015 behandelde de OR het Jaarverslag DCMR over de jaren 2013 en Het Arbojaarplan 2015 is gemaakt. De commissie is hier blij mee. Er is, op basis van dit jaarplan, een aantal aandachtspunten doorgegeven aan de preventiemedewerker/arbo-coördinator. Wisseling van de bedrijfsmaatschappelijk werker bij de DCMR In augustus 2015 ging mevrouw Eva Boudewijns, de bedrijfsmaatschappelijk werker met pensioen. Voorafgaand aan haar vertrek sprak de commissie met haar, om te horen welke aandachtspunten zij heeft voor de overdracht van taken aan haar opvolger. Mevrouw Boudewijns is opgevolgd door mevrouw Tineke den Haan. De voorzitter van de VGWM Commissie was betrokken bij de selectieprocedure en het selectiegesprek. De commissie voerde in oktober 2015 een kennismakingsgesprek met mevrouw Den Haan, en is ervan overtuigd dat zij een goede opvolgster is van mevrouw Boudewijns. Aandachtspunten 2016 Duurzaamheid RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) PR-COMMISSIE/VERKIEZINGSCOMMISSIE OR-Jaarverslag Het OR-jaarverslag is het afgelopen jaar zowel intern (SIMON) als extern (internet) gepubliceerd. Voordeel van het plaatsen van het OR-jaarverslag op internet is dat het jaarverslag ook voor externen beschikbaar is. Sociale media Samen met een externe PR-deskundige keek de OR naar de mogelijkheden die er zijn voor sociale media. De PR Commissie kwam tot de conclusie dat het gebruik van sociale media veel tijd kost en voor de OR te weinig oplevert. Themabijeenkomsten Om de achterban meer te betrekken bij de zaken die binnen de OR spelen, besloot de OR meer achterbanbijeenkomsten te organiseren, waarbij een thema centraal staat. De bedoeling van deze bijeenkomsten is om informatie uit te wisselen met de achterban. Het afgelopen jaar hielp de PR-commissie mee met de organisatie van twee achterbanbijeenkomsten over de reorganisatie (fijnstructuur). Tijdens deze bijeenkomsten konden de medewerkers vragen stellen aan de OR en hun zorgen bij de OR neerleggen. De input is door de OR meegenomen bij de behandeling van de adviesaanvraag en de uiteindelijke inhoud van het OR-advies. OR-jaarverslag De PR-commissie van de ondernemingsraad hield zich dit jaar vooral bezig met het OR-jaarverslag. Medewerkers werden geïnterviewd, foto s gemaakt en er werd een start gemaakt om samen met een grafisch ontwerper te kijken naar de vormgeving van het OR-jaarverslag. Wanneer alles volgens de planning verloopt, verschijnt medio 2016 het jaarverslag 2015 in de nieuwe stijl. Aandachtspunten 2016 Vormgeving OR-jaarverslag Oppakken organisatie OR-verkiezingen 2017 Achterbanbijeenkomst opzet OR-evaluatie reorganisatie 20 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

21 DE OMGEVING VAN AXEL PEL Axel is bureauhoofd Reguleren Industrie binnen de afdeling Reguleren en Advies. Verandering is een goede zaak Mij thuis voelen in mijn omgeving vind ik belangrijk. Ik moet passen bij de mensen om mij heen. Dit vraagt zelfkennis en flexibiliteit. Om overeenstemming te bereiken, moet je accepteren dat er in elke relatie compromissen nodig zijn, dat hoort erbij. Door de reorganisatie bij de DCMR is er voor mij veel veranderd. Ik was bureauhoofd van 20 inspecteurs en ben nu bureauhoofd van 20 vergunningverleners. Er is ook veel hetzelfde gebleven. Inspecteurs en vergunningverleners zijn hoogopgeleide vakspecialisten, die zelfstandig en professioneel werken. Er zijn verschillen in de uitvoering van de werkzaamheden. Een inspecteur moet een zekere afstand houden, zich niet laten verstoren door de nuances. Helder, concreet en recht door zee. Een vergunningverlener moet juist de grijze gebieden kennen en meenemen, op zoek naar een geschikt compromis, in lijn met wet- en regelgeving. Dat ik nog steeds met de grote bedrijven werk is van belang. Ik heb Scheikundige Technologie gestudeerd en het is voor mij, en ook voor de dienst, fijn dat mijn kennis en ervaring goed worden benut. Verandering is een goede zaak. Even de boel opschudden zorgt voor een toename in energie en concentratie, en is dus heel leerzaam. Vaak ook heel vermoeiend, en het veroorzaakt altijd een verstoring van de lopende processen. Dit moet wel in verhouding blijven tot het beoogde doel. Ik ben vrij flexibel, als de plannen thuis op het laatste moment veranderen, is dat prima. Ik heb natuurlijk geen eigen kamer meer. Dat was even wennen, maar het bevalt prima. De contacten met mijn directe collega s zijn wat soepeler. We leren elkaar wel iets beter kennen. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

22 Hopelijk hebben zij ook een goed beeld van mijn taken, vooral de bestuurlijke sensitiviteit van sommige aspecten ervan. Een antenne voor potentiële gevoeligheden bij hun werkzaamheden is voor vergunningverleners dan ook een pre. Thuis, met vier kinderen tussen 13 en 18 jaar is er veel te doen. Ik fiets regelmatig tussen Delft en Schiedam, langs de Schie met de opkomende zon over de weilanden. Dit is een belangrijke plek voor mij. Een fijn begin van mijn dag, met de terugrit als afsluiting. Ik ben geen lid van een sportvereniging, maar ik loop een aantal keer per week hard. Een plezierige werkomgeving en thuissituatie zijn voor mij erg belangrijk. Hardlopen draagt zeker bij aan de balans in mijn leven. Even mijn hoofd leeg maken. Ik werk één dag per week thuis. Dat bevalt goed. Dan werk ik aan klussen waarbij concentratie en focus nodig zijn. Lezen, notities schrijven en verslagen van jaargesprekken uitwerken zijn typisch taken die ik voor thuis bewaar. Ik heb één telefoon voor werk en privé. Die staat altijd aan. Op vakantie laat ik alle gesprekken naar de voic gaan. Die luister ik eens in de zoveel tijd af. Ik reageer wanneer het mij uitkomt. Op de terugweg naar kantoor, na een afspraak, werk ik af en toe in de trein. Ik hoop op een hoge mate van flexibiliteit in de toekomst. Samenwerken is heel belangrijk voor overheidsdiensten. De afstand tussen Handhaving en Vergunningverlening is nu ook te groot denk ik. Zorg dat je je thuis voelt, waar je ook bent, zeker op je werk. Dat is de allerbelangrijkste eis aan je omgeving. Mijn omgeving Antiek Design Bergtop Zeebodem Groep Alleen Trein Fiets Theater Tennisbaan Stad Dorp 22 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

23 5 BUDGET EN FACILITEITEN BUDGET ONDERNEMINGSRAAD Begroot Aan het begin van de zittingsperiode deed de OR aan het DT het verzoek tot vaststelling van een budget van euro voor de periode met als onderverdeling euro in 2014, euro in 2015 en euro in Dit bedrag is toegekend. De OR mag per jaar meer of minder uitgeven, zolang de uitgaven binnen het totale budget van drie jaar blijven. Gerealiseerd In 2015, het tweede jaar van de zittingsperiode, is euro geboekt ten laste van het OR-budget. Analyse De uitgaven zijn iets hoger dan de begrote euro. In het jaar 2016 moet hier goed op worden gelet, om de totale begrote kosten niet te overschrijden (aangezien in 2014 ook een lichte overschrijding plaatsvond). UREN Begroot De OR heeft met de directie voor de nieuwe zittingsperiode een urenbudget van uur per jaar afgesproken, met daarbovenop 240 extra uren voor 2015, vanwege de reorganisatie. Voor de nieuwe OR, inclusief commissies, is op basis van ervaring over twee eerdere zittingsperioden een nieuwe urenverdeling gemaakt. Daarbij is uitgegaan van een gelijke totale tijdsbesteding binnen OR en commissies. JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

24 Gerealiseerd Over heel 2015 is uur geboekt voor de OR. Dit is exclusief de uren voor de ambtelijk secretaris. Hiervan is geen uitsplitsing gemaakt naar vaste uren en reorganisatie-uren. Analyse Het beschikbare urenbudget is overschreden. In 2015 is een overschrijding van het urenbudget te zien. De oorzaak hiervan is de reorganisatie, inclusief deelname aan de plaatsingscommissies, waarin veel tijd is gaan zitten. De OR heeft de directie tijdens een overlegvergadering hiervan op de hoogte gesteld. Opleidingen In 2015 volgde de OR de volgende opleidingen: ICT voor niet-icters (Commissie Organisatie) Evaluatiedag OR en blik vooruit Eendaagse maatwerktraining PR-commissie Training DB-OR (3 dagdelen) Tweedaagse training OR-Meeanderen 24 - JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR 2015

25 JAARVERSLAG ONDERDENMINGSRAAD DCMR

26 Colofon & contact Dit jaarverslag is een uitgave van de ondernemingsraad van de DCMR Milieudienst Rijnmond in Schiedam. Voor verdere informatie kunt u terecht bij de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Ondernemingsraad DCMR Milieudienst Rijnmond t.a.v. Désirée Hogenelst-Wempe OR-kamer, Begane Grond telefoonnummer: (010) desiree.hogenelst@dcmr.nl of or@dcmr.nl Aan de tekst van dit jaarverslag kunnen geen rechten worden ontleend.