Van: Deelproject bestuur namens de werkgroepen Griffie, Raadswerk en Financiën.

Transcriptie

1 Van: Deelproject bestuur namens de werkgroepen Griffie, Raadswerk en Financiën. Onderwerp: Visie ontwikkelingen raad en ondersteuning Midden Groningen Voor: Klankbordgroep 13 december 2016 Doel: ontwikkelen visie op de rol van de raad en de daarbij horende ondersteuning in de Gemeente Midden Groningen. NB: Dit is een eerste concept ter informatie. Het document wordt nog verder ontwikkeld. Vanuit de werkgroepen raadswerk en financiën zullen nog aanvullingen volgen. Ten aanzien van de werkgroep griffie vormt dit de basis voor het profiel voor de griffier Midden-Groningen. Inhoud: pag - Inleiding 1 - Landelijke trends wijziging rol raad 2 - ROB rapport en presentatie Wallage 3 - Commissie toekomst gericht lokaal bestuur 3 - Kompas, organisatievisie / dienstverleningsconcept. 3 - Visie uitwerkingen vanuit de werkroepen: o Werkgroep raadswerk 5 o Werkgroep griffie 6 o Werkgroep financiën 8 Inleiding Voor het bespreken van deze visie zijn verschillende ontwikkelingen van belang die in deze notitie puntsgewijs op een rij worden gezet. Ook is er samenhang met de werkgroep raadswerk. Het gaat daarbij om de landelijke trends, daarnaast de vertaling die deze trends gekregen hebben in het visiedocument KOMPAS en in de daarop gebaseerde visie op de organisatie voor Midden Groningen. Bij deze uitgangspunten zal de visie op de griffie moeten aansluiten. De maatschappij is niet meer overzichtelijk en uniform, daardoor zijn standaardoplossingen niet meer het goede recept. Elk probleem vraagt om een eigen oplossing en dat loopt niet volgens een gestandaardiseerd proces. Het gemeentebestuur Midden Groningen zal daarop in moeten spelen. De belangrijkste trends en de rapporten op een rij. Vervolgens zicht op de hoofdlijnen van Kompas, wat daarop aansluit. 1

2 Landelijke trends wijziging rol raad In verschillende onderzoeken wordt een andere rol van de overheid benadrukt als gevolg van veranderingen in de samenleving 1. Welke hiervan zijn er voor de raad van Midden Groningen van belang Decentralisatie van taken naar de gemeentelijke overheid (participatiewet, jeugd en jongeren en de WMO), waardoor de gemeenteraad verantwoordelijkheid heeft gekregen voor grote groepen kwetsbare burgers. Beslissingsbevoegdheid van de raadsleden en de democratische legitimering afneemt door de toename van het aantal bovengemeentelijke samenwerkingsverbanden. Doe-democratie: een vorm van meebeslissen van burgers door zelf maatschappelijke vraagstukken op te pakken. Het gaat er dus om dat burgers zelf activiteiten ondernemen die een bijdrage leveren aan het publieke domein. De rol van de overheid is dienend. Het belang van het bondgenootschap tussen raad en burgers en tussen raad is in Kompas terug te vinden. Raadslid als verbinder tussen bestuur ( gemeente raad, raadsleden) en afzonderlijke burgers/burgerplatforms, maatschappelijk middenveld en bovenregionale organisaties (veiligheidsregio, omgevingsdienst). Zie ook ROB rapport: in de rol van verbinder moeten raadsleden meer volksvertegenwoordiger worden. Dus minder stukken moet lezen, minder gericht op het college(voorstel) en niet in de rol van een beetje bestuurder of beetje ambtenaar. Raadsleden zouden bij voorkeur de rol van onderzoeker naar oorzaken van maatschappelijke problemen moeten oppakken en agenderen. Bevorderen en monitoren (controlerende rol) dat het college zorgt voor de oplossing die vervolgens door de raad samen met de burgers/maatschappelijke organisaties wordt geanalyseerd. Samenwerking binnen het takenpakket van de raad. Om de slagkracht van de raad te vergroten is het goed dat fracties gaan samenwerken om het algemeen belang te dienen. (Als voorbeeld wordt genoemd om een klein aantal raadleden op basis van competenties en interesses aan te wijzen als rapporteur over bepaalde onderwerpen). Door Wallage is dit in het ROB rapport aangeduid als het voorkomen van overmatige politisering. Initiatieven als G1000, burgerraadpleging en discussie over de politieke partijen. In het land wordt geëxperimenteerd met verschillende vormen van burgerraadpleging. Ook wordt (gezien de sterk verminderende democratische legitimiteit) gesproken over de rol van de politieke partijen en hoe die veranderd zou kunnen worden. 2 Er ontstaan verschillende vormen van lokale democratie. Bestuurlijke structuren staan niet meer centraal maar juist de maatschappelijke opgaven. 1 Hoofdlijnen uit de volgende rapporten: ROB rapport 15,9 uur, Tijdschrift: Rol van de raad BZK en VVG, Op weg naar een meervoudige democratie (VNG toekomst gericht lokaal bestuur o.v.v. de heer Van der Donk), publicatie Maatwerk democratie van de denktank VNG. 2 David van Reybrouck Tegen verkiezingen

3 ROB rapport en presentatie Wallage Op vijf juli 2016 heeft de heer Wallage (vz ROB) een inleiding gehouden over trends en ontwikkelingen in het openbaar bestuur aan de hand van het recente rapport 15,9 uur. De inzet van raadsleden zou zich volgens de aanbevelingen in dit rapport moeten richten op: - wees meer volksvertegenwoordiger - voorkom overmatige politisering - zorg voor democratische kwaliteit van besluitvormingsprocessen - maak afspraken over taakverdeling in en tussen fracties. Commissie toekomst gericht lokaal bestuur (VNG, voorzitter W. van der Donk) Groot onderhoud en een radicale omkering van de huidige democratische en bestuurlijke inrichting is de oproep van deze commissie in haar tijdens het VNG jaarcongres dit jaar gepresenteerde rapport: Op weg naar een meervoudige democratie. De aanbevelingen zijn: - Ontwikkel de huidige representatieve democratie naar een meervoudige democratie. De weg daartoe: experimenteren, leren en evalueren. - Evalueer dualisme in het licht van maatschappelijke en democratische ontwikkelingen. Waar de samenleving meer democratie nodig heeft, heeft het systeem van dualisme vooral meer politiek gebracht. - Een onafhankelijke positie van de burgemeester op afstand van de politiek, is cruciaal en moet het uitgangspunt zijn bij de verdere vormgeving van het lokaal bestuurlijk stelsel van de toekomst. - De uniforme inrichting en werkwijze van het openbaar bestuur sluit onvoldoende aan op de samenleving die vraagt om maatwerk, variëteit en verscheidenheid. Er is een grondige analyse en doordenking nodig van een nieuwe werkwijze die vervolgens snel moet worden vertaald naar concrete maatregelen. Kompas: Voor Midden Groningen is in KOMPAS de visie voor de nieuwe gemeente weergegeven die ook deze veranderingen in de samenleving als uitgangspunt hebben. In het dienstverleningsconcept en de organisatievisie is deze visie verder vorm gegeven. De hoofdpunten: Kompas Groots in kleinschaligheid Ieder mens telt Economie van de toekomst Gemeente als bondgenoot De gemeenteraad stelt de maatschappelijke agenda vast. De raad is terughoudend met voorschriften en beperkende voorwaarden, om ruimte te geven aan initiatieven in de samenleving. De raad houdt zijn belangrijke rol als volksvertegenwoordiger, die het algemeen belang bewaakt en erop toeziet dat geen enkele groep maatschappelijk of politiek wordt buiten gesloten. De raadsleden gaan vaak op bezoek bij inwoners, bedrijven 3

4 en organisaties om te kijken en te voelen wat er speelt, beweegt, knelt of mogelijk is. De raad vervult daarnaast een toezichthoudende rol: doet het bestuur de goede dingen, op de juiste wijze en binnen de afgesproken bestuurlijke en financiële kaders Organisatie: Van buiten naar binnen Dichterbij de burger Professionals op de werkvloer centraal Basis teams maar ook hybride en tijdelijke teams opdracht gestuurd met inbreng van externen Ondersteuning leiding en PIJOFACH De basisteams worden geordend naar de hoofdstructuur die voortvloeit uit het Kompas. Zo ontstaan de vijf domeinen, waarvan vier in de lijn: - Dorpen en wijken, - Sociaal, - Economie, - Dienstverlening - en een stafdomein Bedrijfsvoering centraal en Bedrijfsvoering decentraal. De griffie van Midden Groningen valt hiërarchisch onder de gemeenteraad maar moet in de manier van werken aansluiten bij de domeinen. 4

5 Werkgroep raadswerk (onderdeel deelproject bestuur) Nog verder aan te vullen / wijzigen vanuit de werkgroep In een eerste verkenning zijn de volgende ijkpunten meegegeven vanuit deze werkgroep richting werkgroep griffie: - raadsleden verdeeld worden qua aanspreekpunt over gebieden/dorpen, zowel oppositie als coalitie. - Meer in de samenleving, meer tussen partijen, verbinden, luisteren en doorvragen, respect tonen, soms ook ergens niet mee bemoeien - Er mag verschil zijn tussen de dorpen - Goed overleg in 3-eenheid (raad/college/ambtelijk apparaat) - Bewaken algemeen belang, maar voorkom dat er groepen buiten de boot vallen - Als raad informatie ophalen en hiermee de hoofdlijnen bewaken. De meningen in de werkgroep zijn verdeeld over wat nu precies hoofdlijnen zijn. Dat is van belang voor het moment waarop de raad in de besluitvorming van het proces stapt en wanneer wordt de raad geïnformeerd. Ver is van belang volgens de werkgroep: betrek raad en burgers bij het probleem en leg als college niet de oplossingen A of B voor. Concluderend leidt dat tot de volgende vier punten: Raden moeten meer feeling krijgen met de samenleving (burgers, verenigingen, organisaties etc), zoals Kompas ook aangeeft Herkenbaar in faciliterende zin Burgerparticipatie voorop Raad als bondgenoot met college en ambtelijk apparaat 5

6 Werkgroep griffie (onderdeel van deelproject bestuur) zoals besproken op 1 november De griffie van Midden Groningen Wat zeggen deze ontwikkelingen over de rol van de griffie voor Midden Groningen? De griffie is de spil in het speelveld college/organisatie en raad/griffie en geeft verdere invulling aan die nieuwe werkwijze van de raad Midden-Groningen binnen de context van het sterk gewijzigde speelveld. De griffier is daarin voor de raad de primaire adviseur, die de lijnen uitzet samen met de gemeentesecretaris Midden-Groningen en de burgemeester (driehoek). De inrichting van de griffie en het profiel van de griffier hangen nauw met elkaar samen. De accenten van werkzaamheden van de griffie Midden-Groningen worden daarom: Management en organisatie griffie en vergaderingen en bijeenkomsten raad. Het management van de griffie (Proactief) inhoudelijke advisering: over wijze van agendering vanuit het perspectief van de raad in samenspraak met de organisatie ten aanzien van de vertaalslag naar bespreking van onderwerpen in de raad om de rol van de raad in de advisering bij de start tot uitdrukking te brengen. Organiseren van de stukkenstroom (tijdig, begrijpelijk, volledig) digitaal. Te raadplegen, live uitzending van de vergaderingen, bijeenkomsten etc. Website voor de raad. Communicatie raad. Ondersteuning rekenkamer en accountant Raad als verbinder in de veranderende samenleving De raad helpen bij het vinden van én uitoefenen van de nieuwe rol van de gemeenteraad (bestuursorgaan) en de raadsleden (fracties) in de veranderende samenleving samen met college en ambtelijke organisatie Midden-Groningen. Ontwikkelen van de raadsleden naar een andere manier van werken, binnen een ander perspectief (zie raadslid als verbinder en depolitisering). Strategisch advies in de samenwerking met de driehoek (samen met college/organisatie op zoek naar verbinding naar de burger en vormen die daarop zijn gericht). Daarin opereert de griffie in een continue complex politiek-bestuurlijk krachtenveld en een bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld met vele belangentegenstellingen. De griffie ontwikkelt ijkpunten vanuit planvorming/strategie gericht op voortgang en ontwikkeling en het monitoren daarvan. Experimenteer met nieuwe vormen van vergaderen In samenspraak met de raad initiatieven ontwikkelen en ondersteunen gericht op alternatieve vormen van burgerraadpleging en samenwerking en betrokkenheid van burgers via wijk-bezoeken etc (ook wel aangeduid als meervoudige democratie). Strategisch advies en verbinding zoeken en vormen ontwikkelen in de nieuwe manier van werken (via andere overlegvormen) tussen: 6

7 o o o Raad en inwoners/belangenorganisatie; de raad gaat naar de inwoners toe, om informatie op te halen etc., maar ook om te zoeken naar onderwerpen die geagendeerd moeten worden. De raad opereert in een maatschappelijke omgeving waarin burgers en instellingen in toenemende mate kritisch zijn ten aanzien van bestuur en volksvertegenwoordigers. Raad en regio: intensievere relatie met samenwerkingsverbanden; de griffier gaat meer naar buiten in het kader van de agendering van onderwerpen vanuit de samenleving op de raadsagenda; daarbij adviseert de griffier inhoudelijk, maar op een gedepolitiseerde wijze. Afstemming onderwerpen organisatie met nieuwe rol raad aan de voorkant (bijeenkomsten organiseren) en participeren namens en met de raad in de hybride en tijdelijke teams van de organisatie. Raad als onderzoeker van maatschappelijke onderwerpen Proactief adviseur van de raad op strategisch niveau over bestuurlijke en maatschappelijke trends en de vertaalslag naar de raad en de samenwerking met college en organisatie. Het vergt goed kunnen schakelen binnen de dynamiek tussen politiek, bestuur en organisatie. De raad ondersteunen in de onderzoeksrol Zorgen dat de raad aan de voorkant van het proces een rol krijgt. Raad adviseren en ondersteunen om maatschappelijke onderwerpen te agenderen (minder door de advisering vanuit het college gestuurd maar op basis van de LTA van de raad). Volksvertegenwoordigende rol Griffie ondersteunt de raad bij zijn zoektocht samen met burgers naar de kern van te agenderen maatschappelijke onderwerpen. De griffie geeft invulling aan bondgenootschap vanuit het perspectief van de dienende overheid. Democratische kwaliteit van besluitvormingsprocessen Vervolg Proactieve ondersteunende rol bij controlerende rol van de raad op de besluitvormingsprocessen en de betrokkenheid van burgers daarbij. Op basis van bovenstaande uitgangspunten wordt vorm gegeven aan (primair) de functie van de (beoogd) griffier voor Midden Groningen. Aan de klankbordgroep wordt hierover separaat een advies voorgelegd. Deze uitgangspunten zijn eveneens de basis voor de verdere invulling van de griffie, waarvoor de werkgroep griffie van deelproject bestuur de opzet zal uitwerken. Daarover volgt later meer informatie. 7

8 Werkgroep financiën (onderdeel deelproject bestuur) Eerste aanzet, nog aan te vullen / wijzigen vanuit de werkgroep. Mogelijke programma indeling Ten aanzien van een mogelijke programma-indeling voor Midden-Groningen vanaf heeft de werkgroep de voorkeur uitgesproken voor het aanhaken bij de domeinen vanuit het Kompas. Er is besproken dit wellicht gefaseerd te doen, maar de werkgroep vreest dat er dan toch weer snel kan worden teruggegrepen naar de oude, bekende routines, waarmee de gewenste verandering niet goed op gang komt. Daarom spreekt de werkgroep de voorkeur uit aan de nieuwe raad het voorstel te doen voor een geheel nieuwe programma-indeling. Dit betekent de volgende concept programmaindeling: 1. Programma Dorpen en Wijken (groots in kleinschaligheid) 2. Programma Sociaal (ieder mens telt) 3. Programma Economie (economie van de toekomst) 4. Programma Dienstverlening (gemeente als bondgenoot) 5. Bedrijfsvoering Dit betekent wel een hele omslag in denken en doen voor ambtelijk apparaat en het bestuur. De werkgroep realiseert zich dat dit veel tijd en inzet zal vergen om dit goed neer te zetten. Daarnaast wil de werkgroep de hoofdzaken overlaten aan de nieuwe raad. De programmabegroting zal dus in eerste instantie beleidsarm zijn. De werkgroep doet het voorstel om eerst in te zetten op 2 programma's, zodat we met deze programma's kunnen experimenteren en daarvan kunnen leren. Ten eerste het programma Sociaal, omdat dit nu al enige tijd gezamenlijk door de 3 gemeenten wordt uitgevoerd en ook op nagenoeg gelijke wijze in de begroting is verwerkt, deze omslag is dus relatief eenvoudiger te maken. Daarnaast wil de werkgroep inzetten op het programma Dienstverlening, omdat dit onze corebusiness is. De dienstverlening moet per voldoende op orde zijn en blijven draaien, dat is immers vaak het eerste contact dat burgers zullen hebben met de nieuwe gemeente en daarmee ons visitekaartje. De werkgroep zou ook graag zien dat de kpi's 3 voor dienstverlening worden opgesteld in overleg met de burger, wat vindt de burger belangrijk en wat verstaat de burger onder kwaliteit van dienstverlening? 3 Kpi= kritische prestatie indicator / key performance indicator 8

9 Tot stand komen programma indeling De werkgroep ziet de invulling van de programma's als een groeimodel, het geraamte staat en moet vanaf worden gevuld, daar kunnen ambtelijke apparaat en college de tijd voor nemen, op deze wijze kan de nieuwe raad ook zijn stempel drukken op de programma's. Eerst moet de basis op orde zijn, ook qua bezuinigingstaakstellingen die er nog liggen. Meer in gesprek Verder wil de werkgroep gaan inzetten op meer in gesprek gaan over programma's, ook met stakeholders erbij. Dus geen dikke pakken papier, maar werken met een dashboard, dit geeft meer focus en zo kan de raad meer sturen op hoofdlijnen. Inkijk en transparantie Verder vindt de werkgroep het belangrijk in te zetten op meer inkijk en transparantie, de inwoners en stakeholders moeten via de website veel informatie kunnen vinden over de zaken waar de gemeente mee bezig is. Zo kunnen bijvoorbeeld de verenigingen Dorpsbelangen zelf hun informatie krijgen en hoeven zij dit niet via raadsleden en ambtelijk apparaat op te halen. 9