Doelmatigheidsonderzoek Externe geldstromen

Transcriptie

1 Doelmatigheidsonderzoek Externe geldstromen Projectdocument april 2000 Werkgroep onderzoek externe geldstromen

2 Inhoud: 1. Aanleiding voor het onderzoek en achtergrond 2. Organisatie 3. Doelstelling 4. Probleemstelling 5. Normatiek 6. Definities en reikwijdte onderzoek 7. Onderzoeksaanpak 8. Planning en capaciteitsbeslag

3 1 Aanleiding voor het onderzoek en achtergrond In het kader van raadsbesluit 257/1995 geeft het college van burgemeester en wethouders jaarlijks opdracht tot het uitvoeren van een aantal concernbrede doelmatigheidsonderzoeken. Eén van deze onderzoeken is het onderzoek externe geldstromen. In het raadsvoorstel is de doelmatigheidsdiagnose externe geldstromen als volgt gemotiveerd: In aansluiting op de motie externe geldstromen over de mogelijkheden van het binnenhalen van externe geldstromen kan worden onderzocht op welke manier de financiële en organisatorische beheersing van externe subsidies kan worden geoptimaliseerd. Het onderzoek dient met name gericht te zijn op de vraag welke voorwaarden moeten zijn vervuld om subsidies in voldoende mate uit te putten. Daarbij komen aspecten als tijdigheid en volledigheid van planvorming, uitvoerbaarheid van gevormde plannen en verantwoording van subsidies aan de orde. Ook een snelle scan van additionele subsidiemogelijkheden zou onderdeel kunnen uitmaken van het onderzoek (welke investeringen of reguliere uitgaven zouden nog onder een subsidieregeling kunnen vallen?). Het onderzoek richt zich met name op de vraag welke voorwaarden moeten zijn vervuld om subsidies optimaal te benutten. Dit aspect heeft al eerder de aandacht van de raad getrokken. De Rekeningen Commissie heeft in haar rapport van 12 juni 1998 opgemerkt dat het verantwoorden en benutten van subsidie verbetering behoeft. Het betreft onder meer subsidies die de gemeente van derden, zoals Rijksoverheid en Europese Unie, ontvangt en waarbij sprake is van gedeelde verantwoordelijkheid. Hierbij is sprake van een coördinerende gemeentelijke dienst en meerdere uitvoerende gemeentelijke diensten en/of derden. Het onvoldoende tussentijds afstemmen zorgt voor een niet transparant inzicht in de benutting van de subsidie. De financiële voor- en nadelen blijken dan ook pas in een laat stadium met als risico onderuitputting van de subsidie. Het rapport is voor de Commissie Financiën aanleiding geweest om vragen te stellen. De wethouder Financiën heeft met rm 171 (1998) het voornemen tot een doelmatigheidsonderzoek kenbaar gemaakt. Met rv 27/1999 heeft de raad het werkplan doelmatigheidsonderzoek 1999, en daarmee dit onderzoek, geaccordeerd. Het laatste deel van de omschrijving, een snelle scan van additionele subsidiemogelijkheden, maakt geen deel uit van dit doelmatigheidsonderzoek. Hiervoor is door de directie Financiën een afzonderlijk traject opgestart. 2 Organisatie Conform de gemaakte afspraken rond doelmatigheidsdiagnoses is het college van burgemeester en wethouders bestuurlijk opdrachtgever. De directeur Financiën en de directeur GAD zijn ambtelijk opdrachtnemer. Op hun beurt fungeren zij als opdrachtgever voor een werkgroep die het onderzoek uitvoert. Deze werkgroep is verantwoordelijk voor de informatieverzameling en de rapportage. Het eindrapport wordt door de ambtelijke opdrachtgever aangeboden aan de wethouder Financiën, die vervolgens het rapport aanbiedt aan het college van burgemeester en wethouders. De werkgroep wordt gevormd door de volgende personen: 2

4 voorzitter: secretaris: leden: Esther Fogl (GAD) Ernie Gabel (GAD) Kavita Parbhudayal (BD/FIN) Jan Hogendoorn (GAD) 2 of 3 (coördinerende) beleidsmedewerkers op het gebied van subsidies 3 Doelstelling Het doel van het onderzoek is de financiële en organisatorische beheersing van subsidies, die de gemeente van derden ontvangt, te optimaliseren. Naar aanleiding van de bevindingen zal voor de diensten een handreiking met aandachtspunten voor het subsidietraject worden opgesteld. 4 Probleemstelling Vanuit de doelstelling is de probleemstelling als volgt te formuleren: Welke waarborgen hebben de in het onderzoek betrokken diensten getroffen voor de beheersing van het subsidietraject? In welke fasen en op welke onderdelen zijn verbeteringen mogelijk? De probleemstelling zal worden beantwoord door het subsidietraject te analyseren van een vijftal subsidies, aan de hand van de volgende aandachtspunten en de in paragraaf 5 vermelde normen. Daarbij wordt in het traject een aantal fasen onderscheiden. I. Voorbereidingsfase Analyse subsidievoorwaarden (kosten vs baten) ubsidie-aanvraag Projectvoorstellen Bestedings-/activiteitenplannen Vormgeving relatie subsidiebeheerder vs projectuitvoerder Afstemming met politiek bestuurlijk niveau Beschikking II Uitvoeringsfase Inrichting subsidiedossier en financiële administratie Monitoring uitvoering bestedings-/activiteitenplanningen door dienst Toezicht op naleving subsidievoorwaarden (zoals informatieverzameling) Bijhouden projectadministraties Treffen maatregelen/sanctie bij niet uitvoeren projectvoorstellen / naleving subsidievoorwaarden Tussentijdse informatie aan dienstleiding en bestuur III Verantwoordings- en afrekeningsfase 3

5 Kwaliteit financiële verantwoordingsinformatie Kwaliteit inhoudelijke verantwoording Interne evaluatie projectbeheer door subsidiebeheerder Terugkoppeling naar dienstleiding en bestuur 5 Normatiek In het onderzoek worden de volgende algemene normen gehanteerd: de gemeente maakt voor de realisatie van het beleid optimaal gebruik van verkregen subsidies en specifieke uitkeringen; de bestuurlijke informatievoorziening op het gebied van subsidieprojecten is dusdanig geregeld dat de raad op basis hiervan tijdig en adequaat beleidskeuzes kan maken en kan bijsturen tijdens de realisatie. Dit betekent dat deze informatievoorziening juist, tijdig en volledig is; de verantwoordelijke dienst voldoet aan de voorwaarden van de subsidiegever door aantoonbare kwaliteitszorg in de vorm van financiële en inhoudelijke rapportages. Overigens zal de normatiek, in aansluiting op het in de motie gestelde, tijdens de uitvoering van het onderzoek verder worden uitgewerkt. 6 Definities en reikwijdte onderzoek 6.1 Definities Het onderzoek richt zich op externe geldstromen. Onder deze term worden alle subsidies en externe uitkeringen verstaan waarover een aparte verantwoording dient te worden afgelegd. Onder de subsidiegever wordt verstaan de partij die de subsidie verstrekt aan de gemeente. De subsidie beherende dienst is de gemeentelijke dienst die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project. De uitvoerder van het project kan zijn de dienst zelf en/of een andere dienst en/of een externe partij. 6.2 Reikwijdte Het onderzoek is gericht op die gemeentelijke diensten waarbij sprake is van externe geldstromen met een relatief grote financiële omvang en/of risico s. Vervolgens zijn een aantal subsidies en/of uitkeringen voor het onderzoek geselecteerd. De selectiecriteria zijn: het betreft subsidies en/of uitkeringen met relatief grote financiële omvang en/of risico s; het betreft meerjarige, dus niet incidentele, subsidies en/of uitkeringen; de (vergelijkbare) subsidie en/of uitkering is (en blijft waarschijnlijk) actueel; meerdere diensten zijn als beherende dienst bij het onderzoek betrokken zodat een breed beeld ontstaat en zodat de diensten afzonderlijk niet overbelast worden. De volgende projecten zijn geselecteerd: Urban (DO) 4

6 Grote teden Beleid (BD) Kinderopvang (OCW/ZW) EF (ZW opleiding,scholing en DO ) Bij de selectie van deze specifieke subsidies hebben de volgende aandachtspunten meegewogen. Bij Urban en EF zijn dit de actualiteit van Europese subsidies en de opgelegde complexe regelgeving. Bij het grote steden beleid zijn de aandachtspunten de coordinatie tussen beherende en uitvoerende gemeentelijke diensten en het meerjaren traject van de subsidie.in het geval van de kinderopvang is sprake van twee subsidiestromen (ministeries VW en ozawe) voor hetzelfde doel, gecoordineerd door twee diensten, OCW en ZW. 7 Onderzoeksaanpak In de eerste fase zullen de checklists en vragenlijsten, gebaseerd op de in paragraaf 4 genoemde aandachtspunten, worden voorbereid. In de tweede fase zal van één geselecteerde subsidie het subsidietraject worden geanalyseerd. De gegevens zullen worden verkregen door aan de hand van checklists documenten te onderzoeken en aan de hand van de vragenlijsten interviews te houden. De verslagen van de interviews zullen door de geïnterviewden worden geparafeerd. De bevindingen, voorlopige conclusies en mogelijke verbeterpunten en aanbevelingen zullen in een tussen rapportage aan de opdrachtgever ter kennis worden gebracht. Voor de volgende fase zullen indien nodig de checklists en vragenlijsten worden aangepast waarna van de overige drie geselecteerde subsidies de trajecten zullen worden geanalyseerd. De bevindingen, voorlopige conclusies en mogelijke verbeterpunten en aanbevelingen zullen in kaart worden gebracht. Bij twee vergelijkbare gemeenten zal geïnformeerd worden naar hun waarborgen voor de beheersing van het subsidietraject. Deze waarborgen zullen bij de formulering van de verbeterpunten en aanbevelingen in overweging worden genomen. In de voorlaatste fase zal een aantal subsidiegevers worden geïnterviewd om de verbeterpunten en aanbevelingen vanuit een ander perspectief te kunnen benaderen. De laatste fase betreft de eindevaluatie gevolgd door de rapportage. In de rapportage worden de onderzoeksbevindingen, de conclusies en verbetervoorstellen opgenomen. 5

7 8 Planning en capaciteitsbeslag PLANNING begin april april medio mei - eind juni eind juni begin juli - eind september oktober oktober november eind november aansluitend ACTIVITEITEN bespreken projectdocument met (ambtelijk) opdrachtgever voorbereiden interviews en vragenlijsten eerste subsidie: interviewen, analyseren (en controleren) informatie tussen rapportage aan (ambtelijke) opdrachtgevers overige 3 subsidies: interviewen, analyseren (en controleren) interviewen andere gemeenten interviewen subsidiegevers opstellen eindrapportage eindrapportage bespreken met (ambtelijke) opdrachtgevers ambtelijke en bestuurlijke afwikkeling De definitieve startdatum is afhankelijk van de beschikbare capaciteit bij de GAD.