28 januari Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap Zuiderzeeland

Transcriptie

1 28 januari 2014 Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

2 Inhoud 1. Inleiding Onderzoeksprotocol Taken en doelstelling Rekenkamercommissie Onderwerpselectie en probleemstelling Onderzoeksopzet en start van het onderzoek Samenwerking met externen Voortgang en dossiervorming Zienswijze Rapportage Behandeling in de Algemene Vergadering... 9 Bijlage: stroomschema onderzoeksproces Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

3 1. Inleiding 1.1. Onderzoeksprotocol In dit onderzoeksprotocol worden de richtlijnen beschreven voor de uitvoering van onderzoek door de Rekenkamercommissie (RKC). Het doel van dit protocol is waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de RKC en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Bij de samenstelling van dit protocol is gebruik gemaakt van de handreiking onderzoek die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien Taken en doelstelling Rekenkamercommissie Het waterschap wil als organisatie continu verbeteren en leren van het gevoerde beleid en opgedane ervaringen. De RKC is een instrument van de Algemene Vergadering van Waterschap (AV) om dit te bevorderen. De onderzoeken van de RKC sluiten aan bij het leerproces van de AV. De RKC is daarom betrokken bij de AV en maakt de verbinding met de context (regio, organisatie, gevoerde beleid, groeiproces etc.). De RKC opereert als opdrachtnemer van de AV. De dijkgraaf voert jaarlijks overleg met de voorzitter van de RKC. De taak van de RKC is het (laten) uitvoeren van onafhankelijk en deskundig onderzoek en op basis van de conclusies en bevindingen van dit onderzoek aanbevelingen te geven aan de AV. Dit onderzoek is gericht op: Doelmatigheid van beleid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid met de juiste maatregelen en tegen de juiste middeleninzet verlopen? Doeltreffendheid van beleid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? Het onderzoek van de RKC is niet primair gericht op rechtmatigheid. Wel kunnen in een onderzoek bevindingen over rechtmatigheid een bijvangst zijn. Het doel van de onderzoeken van de RKC is het versterken van het lerend vermogen van Waterschap, waardoor de AV beter haar kaderstellende en controlerende rol kan vervullen. De onderzoeken dienen inzicht te bieden in de prestaties van Waterschap en waar nodig worden aanbevelingen voor de toekomst geformuleerd. De onderzoeken zijn gericht op het door het waterschapsbestuur gevoerde bestuur. De RKC hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek: a) Zorgvuldigheid: betrouwbaarheid en volledigheid bij de verzameling van feiten op basis van de onderzoeksvragen; b) objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten; c) transparante oordeelsvorming: analyse van feiten aan de hand van een expliciet normenkader, conclusies op basis van deze analyse. De RKC van Waterschap bestaat uit: Een externe voorzitter; twee externe leden; twee interne leden uit de AV. Verbinding met het gebied is belangrijk voor het waterschap als functionele democratie. De interne leden voeden de RKC met kennis van het waterschap en zorgen voor de regionale verbinding. Zij 1 Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

4 brengen hun kennis van de bestuurlijke context in gedurende het onderzoeksproces, onverlet de bevindingen. De interne leden vervullen een belangrijke rol in het betrokken houden van de AV bij de onderzoeken van de RKC. De interne leden vormen de minderheid in de RKC en hebben daardoor geen doorslaggevende rol in het onderzoek. De RKC wordt ambtelijk ondersteund door de ambtelijk secretaris. De rol van de ambtelijk secretaris is: De ambtelijk secretaris heeft een coördinerende rol. Vanuit deze rol draagt hij zorg voor de planning van de vergaderingen van de RKC, stelt de agenda op en maakt een besluitenlijst danwel een verslag van de vergadering op. Ook plant hij afspraken tussen de RKC en/of de onderzoekers en de ambtelijke organisatie. De ambtelijk secretaris heeft een faciliterende rol. Hij ondersteunt de RKC bij het onderzoeksproces. Ook ondersteunt hij de RKC in het bestuurlijk proces. De ambtelijk secretaris vervult voor de RKC een schakelfunctie tussen de RKC en/of de onderzoekers enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds De ambtelijk secretaris betracht bij de uitvoering van zijn werkzaamheden voor de RKC geheimhouding: informatie uit onderzoeken worden niet door de ambtelijk secretaris gedeeld met de ambtelijke organisatie. Concept onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap 2

5 2. Onderwerpselectie en probleemstelling De relatie van de RKC met de AV is een opdrachtgever-opdrachtnemersrelatie. De RKC is uit dien hoofde verantwoording schuldig aan de AV over de door haar uitgevoerde werkzaamheden. Vanuit de hoedanigheid als opdrachtgever maakt de AV de afweging welk onderzoek moet worden verricht, met welke probleemstelling en welke onderzoeksvragen worden gesteld. De RKC rapporteert aan de AV. Het is belangrijk dat de AV zich als opdrachtgever verbonden voelt met de onderzoeken van de RKC en zich eigenaar voelt van het onderzoek. Om te komen tot een selectie van onderzoeksonderwerpen wordt een thematische vergadering georganiseerd. Iedere fractie presenteert mogelijke onderzoeksonderwerpen in de vorm van probleemstellingen en licht deze toe. In de thematische AV worden deze probleemstellingen bediscussieerd; wat wil de AV onderzocht hebben en welke specifieke informatiebehoefte is er? De dijkgraaf vervult een adviserende rol bij het helder maken van de probleemstelling. Het resultaat van de thematische AV is een aantal mogelijke probleemstellingen. Deze mogelijke probleemstellingen worden als ingekomen stuk besluitvormend behandeld in de AV. De Staf vervult hierbij een ondersteunende rol. In deze openbare AV-vergadering wordt een keuze gemaakt voor een probleemstelling die door de RKC wordt aangepakt. 3 Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

6 3. Onderzoeksopzet en start van het onderzoek Op basis van de probleemstelling van de AV, formuleert de RKC een onderzoeksvoorstel met daarin de probleemstelling, aanleiding en doel van het onderzoek, onderzoeksvragen, normenkader, onderzoeksaanpak, planning en een inschatting van de benodigde financiële middelen en capaciteitsbeslag. De commissie geeft de secretaris-directeur de gelegenheid te reflecteren op het onderzoeksvoorstel. Het gaat hier om de toepasbaarheid van het normenkader, de uitvoerbaarheid van de onderzoeksaanpak en de belasting van het onderzoek voor de organisatie (tijdsinzet en tijdsspanne). De secretaris directeur reflecteert, danwel degene die de secretaris directeur daartoe heeft aangewezen. De secretaris directeur gaat in overleg met de RKC indien het onderzoeksvoorstel laat zien dat het onderzoek een groot capaciteitsbeslag op de organisatie zal leggen. De RKC biedt, als opdrachtnemer, het onderzoeksvoorstel ter vaststelling aan de AV, als opdrachtgever, aan. Nadat het onderzoeksvoorstel door de AV is vastgesteld, is dit de basis voor de uitvoering van het onderzoek (de onderzoeksopzet). Vervolgens start de RKC eventueel een offertetraject om een externe onderzoekspartij te werven. De RKC begint het daadwerkelijke onderzoek met een startbijeenkomst tussen de RKC en (een vertegenwoordiging van) de ambtelijke organisatie. De RKC licht in deze bijeenkomst toe wat de bedoeling, probleemstelling, normenkader en onderzoeksonderwerp zijn en geeft uitleg over wat de organisatie van de onderzoekers mag verwachten (planning onderzoek, onderzoeksmethode, indicatie op te leveren gegevens, onderzoekslast voor de organisatie). Ook worden eventuele externe onderzoekers tijdens de startbijeenkomst geïntroduceerd. De RKC kan de uitvoering van een onderzoek uitbesteden. De RKC fungeert dan als opdrachtgever naar het onderzoeksbureau. De RKC begeleidt het onderzoek en formuleert samen met het onderzoeksbureau de conclusies en aanbevelingen. De RKC kan een voorstel aan de AV doen om een onderzoek zelf uit te voeren, waarbij een extern lid wordt aangewezen als onderzoeker. De overige externe leden en de interne leden fungeren als opdrachtgever. De RKC kan de AV verzoeken om tussentijds de onderzoeksopzet aan te passen. De RKC legt daartoe een aangepaste onderzoeksopzet voor aan de AV, die hier een besluit over neemt. De AV kan zelf ook het initiatief nemen tot aanpassing van de onderzoeksopzet. Zij verzoekt daartoe de RKC een aangepaste onderzoeksopzet ter vaststelling voor te leggen aan de AV. De secretaris directeur is het aanspreekpunt voor de RKC (of de externe onderzoekers) als problemen in het onderzoeksproces ontstaan, bijvoorbeeld bij het leveren van de benodigde gegevens. Concept onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap 4

7 4. Samenwerking met externen De RKC kan de uitvoering van het onderzoek extern uitbesteden. Externe onderzoekers kunnen zijn: een professioneel onderzoeksbureau; stagiaires van hogeschool of universiteit, al of niet extern gecoördineerd; andere door de RKC adequaat geachte uitwerkingen. Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zal zo mogelijk meer dan één onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de RKC met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de RKC. De/het bureau(s) met de meest aansprekende offerte zullen/zal worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de RKC een keuze. De RKC hanteert bij de offerteaanvraag als inkoop- en aanbestedingsregels: Belopen de kosten minder dan dan kan worden volstaan met één offerte; Liggen deze tussen en , dan zijn minstens twee offertes vereist; Belopen de kosten of meer dan dienen minstens drie offertes te worden verkregen. De bureaus zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor Waterschap. Wanneer dit het geval is en de RKC vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling met zich mee zou kunnen brengen, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau zal worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van Waterschap. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de RKC blijven liggen. De RKC is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat het zich houdt aan het onderzoeksprotocol. Het bureau heeft gedurende hun onderzoek toegang tot de voor hen relevante informatie. De ambtelijk secretaris introduceert de onderzoeker(s) voor het onderzoek bij de contactpersonen die niet aanwezig waren bij de startbijeenkomst. 5 Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

8 5. Voortgang en dossiervorming Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels: Alle verslagen van interviews worden in concept aan de geïnterviewde voorgelegd. Het definitieve verslag wordt door de RKC vastgesteld. Dit verslag bevat ook eventuele opmerkingen van de geïnterviewde die niet door de RKC in het verslag zijn overgenomen; het uitgangspunt is (uiteindelijk) openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden documenten of gespreksverslagen als vertrouwelijk benoemd; er is regelmatig overleg tussen de secretaris en de coördinator over de voortgang van het onderzoek Gedurende het onderzoek vormt de RKC een onderzoeksdossier. Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit: Onderzoeksvoorstel; onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen; tussentijdse wijzigingsbesluiten van de AV op de onderzoeksopzet (indien van toepassing); offerte onderzoeksbureau (indien van toepassing); alle gespreksverslagen; eindrapport; schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor; aanbiedingsbrief AV; verslagen van voortgangsbesprekingen van de RKC; verslagen van de behandeling in de AV. De RKC houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de RKC. Dergelijke verzoeken zullen door de RKC worden beoordeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels: Het onderzoeksbureau rapporteert via de secretaris (periodiek, volgens afspraak) aan de RKC over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding; de RKC-leden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen; de RKC krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd; het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de RKC om contact te hebben met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek; de externe communicatie tijdens en na afloop van het onderzoek verloopt via de RKC. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar de RKC doorverwezen. Concept onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap 6

9 6. Zienswijze Het college van Dijkgraaf en Heemraden en de secretaris-directeur krijgen de mogelijkheid middels een zienswijze te reageren op de juistheid en volledigheid van de bevindingen. Op basis van het wederhoor door het college van Dijkgraaf en Heemraden en de ambtelijke organisatie beoordeelt de RKC of bevindingen moeten worden aangepast. De commissie geeft in een schriftelijke reactie richting de secretaris-directeur en het college van Dijkgraaf en Heemraden aan op welke wijze hun reactie is verwerkt. De RKC formuleert vervolgens de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Het definitieve onderzoeksrapport wordt aan de AV aangeboden. Het onderzoeksrapport wordt beschouwd als ingekomen stuk, maar wordt geagendeerd bij de opiniërende stukken. Het college van Dijkgraaf en Heemraden heeft, voorafgaand aan de behandeling in de AV, bij het wederhoor uitsluitend de juistheid en volledigheid van de feitelijke bevindingen getoetst. Dit heeft als consequentie dat het college van Dijkgraaf en Heemraden niet op voorhand een standpunt inneemt, danwel een oordeel kan geven over de praktische haalbaarheid, de effectiviteit en efficiëntie van de gedane aanbevelingen. 7 Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

10 7. Rapportage Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de RKC tot haar conclusies en aanbevelingen komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan wordt deze bron vermeld. Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen: Indeling rapport RKC: Aanleiding en doel van het onderzoek Normenkader Onderzoeksopzet Feitenrelaas en analyse Conclusies Aanbevelingen Bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, tussentijdse notities en documenten en literatuur) In het algemeen geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. De rapportage moet herkenbaar zijn als rapport van de RKC. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. De RKC is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Het onderzoek van de RKC is niet primair gericht op rechtmatigheid. Wel kunnen in een onderzoek bevindingen over rechtmatigheid een bijvangst zijn. Deze bevindingen worden dan in een aparte bijlage vermeld. Aan het eind van ieder onderzoek stelt de RKC een verslag op waarin zij verantwoording aflegt over het uitgevoerde onderzoek en de inzet van middelen hiervoor. Dit verslag wordt gelijktijdig met het rapport aangeboden aan de AV. Concept onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap 8

11 8. Behandeling in de Algemene Vergadering De voorzitter van de RKC reikt ter vergadering het onderzoeksrapport uit aan de voorzitter van de AV, de dijkgraaf. Tevens worden er exemplaren op de publieke tribune verspreid, zodat het rapport vanaf dat moment openbaar is. Tijdens de behandeling in de AV is de gelegenheid tot het stellen van vragen aan de RKC. Bij een onderzoek dat is uitgevoerd door een extern bureau, zal de voorzitter van de RKC deze vragen beantwoorden. Bij een onderzoek dat is uitgevoerd door de RKC zal het externe lid dat de trekker was van het onderzoek, deze vragen beantwoorden. De AV stelt vervolgens vast aan welke aanbevelingen zij opvolging zou willen geven en zij geeft het college van Dijkgraaf en Heemraden opdracht om hiervoor een plan van aanpak op te stellen en aan te bieden aan de AV. Dit wordt als actiepunt toegevoegd aan de actiepuntenlijst. Het plan van aanpak wordt zo spoedig mogelijk in de AV geagendeerd. In het plan van aanpak wordt de haalbaarheid van de aanbevelingen getoetst, worden synergiemogelijkheden met andere trajecten inzichtelijk gemaakt en waar nodig alternatieven geschetst. Met het vaststellen van het plan van aanpak door de AV krijgt het college van Dijkgraaf en Heemraden de opdracht tot uitvoering. Aangezien de uitvoering van het plan van aanpak onderdeel uitmaakt van de reguliere bedrijfsvoering, wordt hierover via de Planning en Controlcyclus gerapporteerd, niet via afzonderlijke rapportages en/of navolgingsonderzoeken. 9 Concept Onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap

12 Bijlage: stroomschema onderzoeksproces Concept onderzoeksprotocol 2014 Rekenkamercommissie Waterschap 10