Voordracht voor de raadsvergadering van <datum onbekend>

Transcriptie

1 Gemeenteblad Voordracht voor de raadsvergadering van <datum Jaar <datum Publicatiedatum <vrije tekst griffie> Agendapunt <vrije tekst griffie> Datum besluit 27 augustus 2015 enquêtecommissie Onderwerp Kennisnemen van het derde voortgangsbericht van de Enquêtecommissie financiële functie van Amsterdam Met deze voordracht stellen wij u voor het volgende besluit te nemen: Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd De gemeenteraad van Amsterdam Gezien de voordracht van de Enquêtecommissie financiële functie van Amsterdam , Besluit Kennis te nemen van het derde voortgangsbericht van de Enquêtecommissie financiële functie van Amsterdam Wettelijke grondslag Artikel 155a van de Gemeentewet en de Verordening inzake het recht van onderzoek. Bestuurlijke achtergrond Sinds haar instelling in december 2014, bij unaniem besluit van de gemeenteraad, heeft de Enquêtecommissie Financiële Functie Amsterdam eerst vooronderzoek gedaan om de thema s van de enquête nader te kunnen bepalen en de hoofdvragen te kunnen formuleren. De enquêtecommissie heeft de gemeenteraad in het voortgangsbericht van 19 februari 2015 nader geïnformeerd over de subvragen per hoofdvraag en de onderzoeksaanpak. Vervolgens heeft de enquêtecommissie uitvoerig bronnenonderzoek verricht, waarbij ook vertrouwelijke informatie bij het college is opgevraagd, onderzocht en geanalyseerd. In totaal heeft de enquêtecommissie meer dan documenten onderzocht. Tevens heeft de enquêtecommissie 51 gesprekken gehouden met betrokkenen en deskundigen. De enquêtecommissie heeft verder vier werkbezoeken afgelegd aan afdelingen binnen de gemeente Amsterdam die zich bezighouden met de taken uit de financiële functie. Daarna heeft de enquêtecommissie besloten verhoren gehouden. In totaal zijn tot op heden 45 personen besloten verhoord. 1

2 Voordracht voor de raadsvergadering van <datum Start openbare verhoren De Enquêtecommissie Financiële Functie Amsterdam start vrijdag 4 september 2015 met de openbare verhoren. Gedurende een aantal weken zal de enquêtecommissie op basis van de huidige planning in totaal 38 personen verhoren. Hiertoe behoren onder anderen (voormalige) raadsleden, de burgemeester, (voormalige) wethouders en (voormalige) ambtenaren van de gemeente Amsterdam. De verhoren zullen zoveel mogelijk chronologisch worden opgebouwd. Daarnaast zal aandacht worden besteed aan de financiële functie bij een aantal voormalige gemeentelijke diensten, te weten Dienst Belastingen, Dienst ICT en Dienst Werk en Inkomen. Bijgaand publiceert de enquêtecommissie op alfabetische volgorde de lijst van namen en relevante functies van de personen die voor de openbare verhoren dienen te verschijnen. Tevens publiceert de enquêtecommissie bijgaand de agenda van de openbare verhoren voor de eerste week, gerekend vanaf 4 september. Tijdens de periode waarin de openbare verhoren plaats hebben, zal de enquêtecommissie aan het einde van elk week het verhoorschema voor de week erop bekend maken. Locatie Alle openbare verhoren vinden plaats in de Boekmanzaal van het Stadhuis. apportage Na afloop van de openbare verhoren zal de enquêtecommissie werken aan het finaliseren van haar rapport. Op basis van haar bevindingen worden conclusies opgenomen en aanbevelingen gedaan ter verbetering van de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Zoals gemeld in de eerdere voortgangsberichten verwacht de enquêtecommissie haar rapport in het najaar van 2015 te publiceren. 2

3 Voordracht voor de raadsvergadering van <datum Toelichting: Wat verstaat de enquêtecommissie onder de financiële functie? Op basis van de analyse van de eigen documenten van de gemeente Amsterdam, van accountantsrapporten en studies van externe partijen naar de financiële functie van bedrijven en overheden, heeft de enquêtecommissie zich een beeld gevormd van de definiëring van de financiële functie van Amsterdam. De enquêtecommissie beschouwt de financiële functie als een set van financiële taken, te weten: Operationele financiële taken; Financiële planning en control taken; Beleids- en bestuursadvisering taken; Kaderstelling en verbetering van de financiële functie. Operationele financiële taken betreffen zowel administratieve/uitvoerende taken als specialistische taken. Administratieve en uitvoerende taken betreffen onder meer het bijhouden van de financiële administraties (inclusief boekhouding) en het uitvoeren van transacties (debiteuren en crediteuren) die veelal op dienstniveau 1 zijn belegd. Specialistische financiële taken betreffen onder meer taken als treasuryactiviteiten, belastingen en deelnemingenbeheer. Financiële planning- en controltaken betreffen de financiële taken voor het opstellen en monitoren van de zogenoemde planning- en control (P&C) producten van de gemeente zoals de jaarrekening, begroting en tussentijdse (zoals 4- en 8-maands) rapportages. Financiële planning- en controltaken worden op zowel concern als op decentraal niveau uitgevoerd. Ze worden uitgevoerd voor reguliere activiteiten, maar 1 Per 1 januari 2015 heeft de gemeente Amsterdam een nieuw organisatiemodel waarin er geen gemeentelijke diensten meer bestaan, maar waarbij sprake is van resultaatsverantwoordelijke eenheden (VE s). In de onderzoeksperiode was sprake van gemeentelijke diensten. Wanneer verwezen wordt naar de periode vóór 2015 wordt de term diensten gehanteerd. 3

4 Voordracht voor de raadsvergadering van <datum ook voor niet-reguliere activiteiten zoals grote projecten. Bij deze activiteiten dienen budgetten en prognoses opgesteld te worden en dient financial control uitgevoerd te worden op de (financiële) voortgang. Financial control betreft: advies, toetsing, verantwoording en monitoring van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiële cijfers. Beleids- en bestuursadvies: betreft het leveren van (on)gevraagd financieel advies bij de besluitvorming over plannen, projecten en activiteiten van de gemeente. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het geven van financieel advies bij besluitvorming over het wel of niet doen van een infrastructurele investering (incidenteel). Onder beleids- en bestuursadvies vallen ook de activiteiten die worden uitgevoerd om te adviseren over het financieel efficiënt(er) uitvoeren van reguliere beleidsactiviteiten, zoals subsidieverlening. Kaderstelling en verbetering van de financiële functie betreft het stellen van kaders en het signaleren, adviseren, realiseren en monitoren van verbeteringen inzake alle taken die vallen onder de financiële functie. Deze activiteiten hebben tot doel de prestaties van de taken uit de financiële functie te monitoren en actie te ondernemen wanneer de taken verbeterd dienen te worden. Het gaat hierbij om het identificeren van verbeteringsmogelijkheden en het adviseren en besluiten over te nemen maatregelen. Tot slot De enquêtecommissie zal zich in de verhoren richten op de genoemde verschillende elementen van de financiële functie: Administratieve en uitvoerende taken (de basis), specialistische taken, planning & controltaken, de adviestaak en de kaderstelling en verbetering van de voorgenoemde taken. In de verhoren zal de enquêtecommissie kijken naar het presteren van de verschillende taken en de effecten en oorzaken van het wel of niet op orde hebben van die prestaties. Ook zal de enquêtecommissie ingaan op de aanpak van verbeteringsinitiatieven en de rol die de te verhoren personen daarbij hebben gespeeld. Onderbouwing besluit Financiële paragraaf Geheimhouding Stukken Meegestuurd Ter inzage gelegd Bijlage 1 Alfabetische lijst van personen die zijn opgeroepen voor de openbare verhoren Bijlage 2 Verhoorschema van 4 september t/m 11 september

5 Voordracht voor de raadsvergadering van <datum Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en adres) P.. Miedema, De Enquêtecommissie financiële functie Amsterdam M. Pe, secretaris M.D. Shahsavari-Jansen, voorzitter 5