BESTEK VOOR LEVERING VAN BRANDSTOF VOOR WAGENPARK GEMEENTE EN O.C.M.W. PERIODE 1 JUNI MEI Opgemaakt te 9850 Nevele 25 februari 2014

Transcriptie

1 PROVINCIE OOST-VLAANDEREN Gemeente Nevele Cyriel Buyssestraat Nevele Tel : 09/ Fax : 09/ pascal.debbaut@nevele.be BESTEK VOOR LEVERING VAN BRANDSTOF VOOR WAGENPARK GEMEENTE EN O.C.M.W. PERIODE 1 JUNI MEI 2019 Wijze van gunning : beperkte aanbesteding Wijze van prijsbepaling : opgegeven vaste korting op de officieel vastgestelde dagprijs Opening van de aanvragen tot deelneming : vrijdag 21 maart 2014 om uur Opening der aanbiedingen : vrijdag 18 april 2014 om uur Opgemaakt te 9850 Nevele 25 februari 2014 Gezien als bijlage aan het besluit de gemeenteraad van 25 februari 2014 Namens het college, In opdracht: de gemeentesecretaris, de voorzitter, Patrick Depraet Hilde Langeraert Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.1

2 DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten. Onderhavig bestek wijkt af van de bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken op volgende artikelen (artikel 9 4) : - Artikel 117 (te leveren hoeveelheden) - Artikel 120 (nazicht van de levering) - Artikels en (voorlopige oplevering) 1. HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 juli 2011 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Afdeling 7 varianten, opties en percelen Artikel 9 - varianten Vrije varianten zijn niet toegestaan. Artikel 10 opties De inschrijver mag vrije opties indienen. Het bod voor de opties wordt in een afzonderlijk gedeelte van de offerte vermeld. Afdeling 9 Prijsvasstelling, prijsbestanddelen en prijsherziening - Artikel 13 Wijze van prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen de opgegeven vaste korting op de officieel vastgestelde dagprijs. De toegestane korting bij indiening van de offerte moet behouden blijven voor alle leveringen en voor de volledige periode. - Artikel 20 - prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing. De korting dient voor de volledige periode ongewijzigd te blijven. HOOFDSTUK 4 INDIENEN AANVRAGEN TOT DEELNEMING VAN OFFERTES Afdeling 5 uitnodiging geselecteerden tot indienen offerte - Artikel 53 gebruik der talen Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.2

3 De offerte dient in de Nederlandse taal te worden opgesteld. Ook de documentatie over de vooropgestelde methode voor het beheer van het wagenpark moet in het Nederlands opgesteld zijn. - Artikel 54 2 één offerte per opdracht Iedere inschrijver mag slechts één offerte per opdracht indienen. Afdeling 6 - verbintenistermijn - Artikel 57 verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft bedraagt 90 kalenderdagen. HOOFDSTUK 5 SELECTIE KANDIDATEN EN INSCHRJVERS TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE Afdeling 1 Algemene bepalingen - Artikel 58 3 Maximaal aantal geselecteerden Het college van burgemeester en schepenen zal maximaal 5 gegadigden selecteren die zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de prijsvraag. De gegadigden worden geselecteerd uit de kandidaten die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria, en bovendien beschikken over een tankstation met een kaartsysteem dat voldoet aan de technische vereisten van het bestek binnen een afstand van maximaal 7,5 km vanaf de brandweerkazerne, Brugstraat 1 te 9850 Nevele tot aan het dichtste tankstation van de kandidaat. De afstand wordt berekend over de weg (dus niet in vogelvlucht!). Motivatie : het is noodzakelijk dat de diensten van de gemeente, en in het bijzonder de brandweerdienst, binnen een aanvaardbare afstand een tankstation hebben waar ze met hun voertuigen kunnen gaan tanken. Afdeling 2 - toegangsrecht - Artikel 61 bewijs niet-faillissement + in orde zijn met betaling belastingen De kandidaat moet bij de aanvraag tot deelneming volgende documenten voegen : een uittreksel, uitgereikt door een gerechterlijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt: 1. Dat hij niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, dat hij zijn werkzaamheden niet heeft gestaakt, dat hij geen gerechterlijke reorganisatie ondergaat, of in geen vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2. Dat hij geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, dat tegen hem geen procedure van vereffening aanhangig is, dat zijn bedrijf geen gerechterlijke reorganisatie ondergaat of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.3

4 3. Dat hij in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63. In uitvoering van de omzendbrief dd. 23 april 2007 inzake de administratieve vereenvoudiging, is voor de gevraagde stukken onder artikel 61 een verklaring op eer voldoende. Aan de geselecteerde inschrijvers zullen deze bewijsstukken achteraf opgevraagd worden. - Artikel 61 2, RSZ-attest De kandidaatstelling moet vergezeld zijn van een attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen (3 e kwartaal 2013). Afdeling 3 kwalitatieve selectie - Artikel 67 financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht van de leverancier dient als volgt te worden bewezen: - Een passende bankverklaring - Artikel 71 technische bekwaamheid De technische bekwaamheid van de leverancier dient als volgt te worden bewezen : Toevoeging van volgende documenten aan de offerte : - Een lijst van de voornaamste leveringen die hij de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Van iedere referentie dient de naam en telefoon van de betrokken contactpersoon te worden vermeld. - Een uitgebreide documentatie en beschrijving van het kaartsysteem en de vooropgestelde methode voor het beheer van het wagenpark (Nederlands! anderstalig wordt als niet bijgevoegd beschouwd). HOOFDSTUK 6 GUNNING BIJ AANBESTEDING EN OFFERTEAANVRAAG Afdeling 1 Vorm, inhouding en ondertekening van de offerte + afdeling 2 samenvattende opmeting en inventaris - Artikels 80 tot 84 opmaak van de offertes De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de ontbrekende gegevens aan op het bij het bestek behorende formulier. De inschrijver draagt de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten bij gebruik van andere dan bij het opdrachtdocument gevoegde formulier(en) De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.4

5 Het bewijsstuk waaruit blijkt dat de perso(o)n(en) die de offerte heeft (hebben) ondertekend, daartoe werkelijk bevoegd is (zijn), moet bij de offerte gevoegd worden. Indien de inschrijver een: BVBA is kan dit bewijs geleverd worden door het overleggen van het benoemingsbesluit van de zaakvoerder. NV is kan dit bewijs geleverd worden door bijvoeging van een kopie van de statuten met de clausule i.v.m. de toekenning van vertegenwoordingsbevoegdheid en de akte houdende benoeming van de gedelegeerd bestuurder(s), gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, of zoals blijkt uit de notulen van de algemene vergadering. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in Euro tot twee decimalen na de komma. De inschrijver moet bij zijn kandidatuur volgende stukken voegen : - RSZ-attest 3 e kwartaal Het bewijs van bevoegdheid om de offerte te mogen ondertekenen - De stukken vermeld in artikel 61 (toegangsrecht) en (kwalitatieve selectie) Afdeling 4 interpretatie, fouten en leemten - Artikel 86 vergissingen en leemten Als een aannemer in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste 10 dagen voor de datum van de openingszitting, tenzij zulks onmogelijk is door de inkorting van de termijn voor ontvangst van de offertes. De aanbestedende overheid oordeelt of de fouten of leemten voldoende belangrijk zijn om de openingszitting te verdagen en, indien nodig, tot een aangepaste bekendmaking over te gaan. Afdeling 5 indiening offertes - Artikel 90 Indienen van de offerte De inschrijving wordt gesloten in een omslag waarop is vermeld: - Voorwerp van de opdracht: levering van brandstof voor wagenpark gemeente en O.C.M.W. periode 1 juni mei Datum van opening van de aanvragen tot deelneming : 21 maart Datum van de opening van de inschrijving: 18 april 2014 Bij inschrijvingen per post wordt de gesloten omslag bovendien in een tweede omslag geschoven met het adres van het opdrachtgevend bestuur, waarop eveneens de vermelding kandidatuur / offerte levering brandstof voor wagenpark gemeente en O.C.M.W. periode 1 juni mei 2019 is aangegeven. Afdeling 6 opening offertes - Artikel 92 opening offertes De opening van de kandidaturen / offertes heeft plaats op - Adres: Gemeentebestuur Nevele, Cyriel Buyssestraat 15-17, 9850 Nevele - Aanvragen tot deelneming : 21 maart 2014 om uur - Offertes : 18 april 2014 om uur HOOFDSTUK 7 ONDERZOEK EN REGELMATIGHEID OFFERTES Afdeling 2 verloop en sluiting Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.5

6 - Artikel 107 keuze van de offerte De leverancier die de hoogste korting toestaat zal de opdracht toegewezen krijgen, op voorwaarde dat zijn offerte voldoet aan de technische vereisten (zie deel II). Bij gelijke kortingen zal een rabat worden gevraagd aan betrokken inschrijvers. Indien de kortingen dan nog gelijk zijn, zal loting bepalen aan wie de opdracht wordt gegund. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van de verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. 2. HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 januari 2013 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN - Artikel 5 2 van toepassing De bepalingen krachtens dit besluit zijn geheel toepasselijk op deze opdracht. HOOFDSTUK 2 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN Afdeling 1 algemeen kader - Artikel 11 leidend ambtenaar Het toezicht op de uitvoering gebeurt door de diensthoofden van de personeelsleden die gaan tanken. Taken leidend ambtenaar : 1. Nazicht van de facturen 2. Opstellen van de processen-verbaal 3. De oplevering van de levering 4. Het doen naleven van de besteksvoorschriften. Afdeling 3 financiële garanties - Artikels 25 tot borgtocht De borgtocht wordt van toepassing gemaakt en wordt bepaald op 5 % van de oorspronkelijke aannemingssom, afgerond naar het hogere tiental in euro. Voor de berekening van de aannemingssom, zullen de vermoedelijke hoeveelheden benzine en diesel op jaarbasis vermenigvuldigd worden met de op de dag van de gunning (= beslissing college aan wie de opdracht wordt gegund) officieel geldende dagprijs exclusief BTW van diesel en benzine Euro 95. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na goedkeuring van het proces-verbaal van voorlopige oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29. Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.6

7 HOOFDSTUK 5 SPECIFIEKE BEPALINGEN OPDRACHTEN VOOR LEVERINGEN Afdeling 1 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor leveringen - Artikel 117 te leveren hoeveelheden Het gemeentebestuur en het O.C.M.W. kunnen geenszins aansprakelijk worden gesteld voor het geval de vooropgestelde hoeveelheden brandstof niet kunnen worden geleverd gedurende de periode van de overeenkomst. - Artikel leveringsmodaliteiten De plaats van de levering is : alle stations van de leverancier op het grondgebied van België. De normale leveringsplaats is nochtans het dichtstbijzijnde station vanuit de stallingplaats van de voertuigen. - Artikel 120 nazicht van de levering De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen om de facturen na te zien en voor akkoord te ondertekenen. - Artikels ambtshalve maatregelen De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat alle bepalingen opgenomen in deze artikels van toepassing zijn op deze opdracht. - Artikels betalingen De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn van 30 dagen bedoeld in artikel 120. De betalingen gebeuren maandelijks. De facturen dienen voor de gemeente en het O.C.M.W. opgesplitst te worden per beleidsitem algemene rekening. Hiertoe zullen gemeente en O.C.M.W. opgeven tot welke groep iedere kaart behoort (administratie, brandweer, werklieden, containerpark, ). De personeelsleden vormen ook een aparte groep. Het bestuur dat voor de betalingen instaat is - Gemeentebestuur van Nevele, Cyriel Buyssestraat 15-17, 9850 Nevele - O.C.M.W. Nevele, Graaf Van Hoornestraat 26, 9850 Nevele. Afdeling 2 Aanvullende bepalingen opdrachten voor leveringen met aankoop - Artikels 128, 129 en voorlopige oplevering Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.7

8 De oplevering van de opdracht bestaat uit de controle door de aanbestedende overheid van de overeenstemming van de door de leverancier uitgevoerde prestaties met de regels van de kunst evenals met de bepalingen van en de voorwaarden van het bestek. Daartoe zal op het einde van de opdracht een evaluatie van de leveringen over de afgelopen periode worden gehouden. Deze evaluatie zal in een proces-verbaal worden opgenomen en ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd en ter kennis worden opgestuurd naar de leverancier. Bij problemen tijdens de opdrachtperiode zal echter onmiddellijk een proces-verbaal worden opgemaakt, dat eveneens ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan het college. Het college zal oordelen of de aard van de problemen van die aard zijn of het contract al dan niet moet worden verbroken. Een opzegtermijn van 1 maand zal in acht worden gehouden. DEEL II. TECHNISCHE BEPALINGEN De uit te voeren opdracht omvat : Het leveren van alle noodzakelijke brandstof voor de voertuigen van de gemeente en het O.C.M.W., met ingang van 1 juni 2014, en voor een termijn eindigend op 31 mei Indien er zich ernstige en onverantwoorde tekortkomingen voordoen vanwege de leverancier, kan de aanbestedende overheid steeds een einde stellen aan de overeenkomst mits het in acht nemen van een opzegperiode van 1 maand. Hiertoe zal een proces-verbaal worden opgemaakt dat door het college van burgemeester en schepenen zal worden goedgekeurd, en waarvan een kopie aan de leverancier zal worden bezorgd. De totale te leveren hoeveelheid brandstof bedraagt ongeveer liter per jaar (± liter benzine voor de gemeente en ± liter diesel, waarvan ± liter voor de gemeente ± liter voor het O.C.M.W). Het tanken dient te gebeuren met een tankkaart. Voor ieder personeelslid dient een aparte kaart te worden geleverd. Aan deze kaart worden de voertuigen gekoppeld waarmee het betrokken personeelslid mag tanken (via het kaartsysteem of intern door de gemeente/o.c.m.w.). Er zijn ongeveer 80 personeelsleden (gemeente en O.C.M.W.) die een tankkaart moeten krijgen. Deze tankkaarten moeten gratis ter beschikking worden geteld. Aan iedere kaart is een geheime code gekoppeld, die bij voorkeur nadien door betrokken personeelslid kan gewijzigd worden. Het personeelslid moet naast de geheime code een tweede code kunnen intikken, namelijk de code die het voertuig identificeert waarmee wordt getankt (bij voorkeur de 3 cijfers van de nummerplaat + een aanvullend cijfer). Ook de kilometerstand van het voertuig moet telkens kunnen worden ingetikt. Via de facturatie dienen het gemeentebestuur en het O.C.M.W. dan hun wagenpark perfect te kunnen controleren (nagaan waar, wanneer, hoeveel, door wie en voor welk voertuig er getankt werd,...). Gedurende de looptijd van het contract moeten gratis nieuwe kaarten ter beschikking worden gesteld voor nieuwe personeelsleden. Afwijkingen op dit systeem worden toegelaten, voor zover het uiteindelijke doel ervan, namelijk via de facturatie het gemeentebestuur en het O.C.M.W. in staat stellen hun wagenpark perfect te kunnen beheren, niet in het gedrang komt. De leverancier moet ervoor zorgen dat bij verlies van de kaart deze onmiddellijk kan geblokkeerd worden na een eenvoudige telefonische vraag hiertoe of via hun website. De leverancier moet bereid zijn dezelfde kortingen ook toe te staan voor de privé-tankbeurten van de personeelsleden van de gemeente en het O.C.M.W. Voor ieder geïnteresseerd personeelslid dient een (gratis) tankkaart op naam te worden aangemaakt. Gemeentebestuur Nevele Levering brandstof wagenpark gemeente en O.C.M.W. pag.8