Bestek. voor de overheidsopdracht MET ALS VOORWERP. Levering van camera's, webcastsysteem en schriftelijke verslaggeving. algemene offerte-aanvraag

Transcriptie

1 Bestek voor de overheidsopdracht MET ALS VOORWERP Levering van camera's, webcastsysteem en schriftelijke verslaggeving algemene offerte-aanvraag Opdrachtgevend bestuur: Provincie Oost-Vlaanderen Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 PRIJSOPGAVE... 4 I.5 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I.6 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 I.7 OPENING VAN DE OFFERTES... 6 I.8 GESTANDDOENINGSTERMIJN... 6 I.9 GUNNINGSCRITERIA... 6 I.10 VRIJE VARIANTEN... 7 I.11 KEUZE VAN OFFERTE... 7 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 8 II.1 LEIDEND AMBTENAAR... 8 II.2 BORGTOCHT... 8 II.3 PRIJSHERZIENINGEN... 8 II.4 BETALINGSTERMIJN... 8 II.5 WAARBORG EN SERVICE... 9 II.5.1 Hardware en streaming video... 9 II.5.2 Schriftelijke verslaggeving... 9 II.6 WAARBORGTERMIJN... 9 II.7 VOORLOPIGE OPLEVERING II.8 DEFINITIEVE OPLEVERING III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 HARDWARE III.2 STREAMING VIDEO III.3 VERSLAGGEVING BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: SCHEMA PROVINCIERAADZAAL Blz. 2

3 Ontwerper Naam: Provincie Oost-Vlaanderen Adres: Gouvernementstraat 1, 9000 Gent Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen Blz. 3

4 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Het betreft een opdracht voor een levering en een dienst. Het gaat om: lot1 1. de levering van camera's en een webcastsysteem dat streaming video van live uitzendingen toelaat via de website van de Provincie. Deze opnamen blijven nadien 2 jaar na de opname ter beschikking op de website op een geïndexeerde wijze met integratie van de verslagen van lot 2. lot2 2. de schriftelijke samenvattende verslaggeving van de zittingen van de provincieraad 3. de woordelijke verslaggeving van de zittingen van de provincieraad Na afloop van het contract worden alle bestanden overgedragen aan de opdrachtgevereigenaar. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Provincie Oost-Vlaanderen Gouvernementstraat Gent Contactpersonen: Julie Clément, diensthoofd communicatie, , julie.clement@oost-vlaanderen.be Martine Haegens, adviseur griffie, , martine.haegens@oost-vlaanderen.be I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerte-aanvraag. De inschrijvers kunnen inschrijven voor beide loten of voor één lot. De inschrijver op beide loten kan een korting voorzien. De opdrachten worden gegund voor 4 jaar mits jaarlijkse opzegbaarheid. I.4 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. Deze omvat: 1. de kostprijs van de apparatuur en tevens alle kosten noodzakelijk voor de goede werking, inclusief verpakking, vervoer, levering ter plaatse, documentatie, installatie; in deze prijs is een all in service van 4 jaar begrepen Blz. 4

5 2. streaming video van live uitzendingen via het web en het ter beschikking stellen nadien met ontsluiting van de agendapunten (indexering) en bijbehorende verslagen 3. de samenvattende verslaggeving van de zittingen die standaard bij het geïndexeerd videoverslag aangeboden worden 4. de woordelijke schriftelijke verslaggeving van de volledige zittingen Voor de punten 3 en 4 wordt de prijs per zitting gevraagd. Een zitting duurt 4 uren. Indien een zitting langer duurt, wordt eveneens de prijs per uur bovenop die 4 uren gevraagd. Er zijn minimim 11 en maximum 22 gewone zittingen en 9 budgetbesprekingen van de provincieraad. Gemiddeld duurt een zitting 4 uren. De agenda van de zittingen wordt 7 dagen op voorhand aangeleverd. Tot de provincieraad behoren 84 provincieraadsleden; zij vergaderen onder leiding van de provincieraadsvoorzitter in de provincieraadzaal, Provinciehuis, Gouvernementstraat 1, 9000 Gent. Elk raadslid zit op een vaste genummerde plaats en er is 1 microfoon per twee sprekers. Aan de inschrijver wordt gevraagd om bij de prijsopgave het volgende aan te geven: gedetailleerde prijzen wijze van prijsbepaling volledige prijzen (nadien geen extra kosten aan te rekenen voor koerier- of vergaderkosten) I.5 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. De inschrijving en de essentiële aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands opgesteld zijn. Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver Een attest van de RSZ. Technische bekwaamheid van de inschrijver Bewijs van de technische bekwaamheid van de inschrijver door middel van een lijst van de voornaamste gelijkaardige leveringen en diensten die hij de afgelopen drie jaar heeft verricht, Blz. 5

6 met opgave van het bedrag, data en de publiekrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. I.6 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding 'Bestek voor streaming video en verslaggeving'. Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding " OFFERTE ". Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Provincie Oost-Vlaanderen Dienst Communicatie T.a.v. Julie Clément Gouvernementstraat Gent De offerte moet het bestuur bereiken ten laatste op 16 november 2009, hetzij bij gewoon of aangetekend schrijven, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. I.7 Opening van de offertes Er is een publieke opening van de offertes zonder prijsvermeldingen. I.8 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 60 kalenderdagen. I.9 Gunningscriteria Het bestuur kiest de voordeligste offerte op grond van volgende gunningscriteria: Verslaggeving: prijs (70/100) kwaliteit en service (20/100) waarborg (10/100) Hardware en webcastsysteem: prijs (60/100) kwaliteit en service (30/100) waarborg (10/100) Blz. 6

7 I.10 Vrije varianten Vrije varianten en opties worden toegestaan. Deze moet men met prijsopgave vermelden in de offerte. I.11 Keuze van offerte Het bestuur kiest de meest voordelige regelmatige offerte. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte uitgesloten worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. Blz. 7

8 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voorzover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. II.1 Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering van de levering en dienst zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: Julie Clément Adres: Gouvernementstraat 1, 9000 Gent tel II.2 Borgtocht Overeenkomstig artikel 5 van de algemene aannemingsvoorwaarden wordt volgende borgtocht gevraagd: 5% op het totaalbedrag voor de levering; terugbetaling van de borg gebeurt voor ½ na plaatsing en eerste ingebruikname en voor ½ na afloop van de waarborg (=einde contract) 1,25% op het totaalbedrag van de dienst (4 jaar); terugbetaling van de borg gebeurt na afloop van het contract. II.3 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht wordt geen prijsherziening toegepast op de levering en installatie van de hardware. Een prijsherziening voor de dienst kan jaarlijks volgens de gezondheidsindex (index op 1 oktober van elk jaar). II.4 Betalingstermijn De factuur moet na levering per post aan het opdrachtgevend bestuur worden gericht ten aanzien van de dienst Communicatie (levering en installatie hardware en digitale ontsluiting) en dienst Griffie (woordelijke schriftelijke verslaggeving). Het bestuur beschikt voor de betaling over een termijn van vijftig kalenderdagen na de voorlopige oplevering, op voorwaarde dat zij terzelfdertijd in het bezit werd gesteld van een regelmatig opgemaakte factuur en van de eventuele andere vereiste bescheiden. Blz. 8

9 II.5 Waarborg en service II.5.1 Hardware en streaming video De inschrijver geeft aan: op welke wijze hij zal communiceren en oplossingsgericht handelen in geval van mankementen aan de hardware en aan het systeem binnen welke termijn elke herstelling zal gebeuren. hoe hij de continuïteit/onderlinge vervangbaarheid zal regelen bij de uitvoering van de opdracht hoe de opdrachtgever blijvend aan het archiefmateriaal kan; de opdrachtnemer heeft een back up van het materiaal welke SLA's hij biedt op een Hosting en Service Bovendien: De geïndexeerde videoverslagen met integratie van het samenvattende en integrale verslag moeten daags nadat het samenvattende/integrale verslag werd afgeleverd, beschikbaar zijn op het web. De videoverslagen moeten op de juiste wijze in de verschillende segmenten verdeeld/ontsloten en geïndexeerd worden, zodat bij het raadplegen ervan geen onjuistheden of problemen ontstaan. De lay-out moet aansluiten bij de huisstijl van de Provincie. Toegankelijkheid: de videoverslagen moeten op verschillende niveaus en browseronafhankelijk raadpleegbaar zijn. De inschrijver voegt een lijst toe van de browsers die ondersteund worden. Beschikbaarheid: de videoverslagen zijn exclusieve eigendom van de opdrachtgever en moeten na de contractperiode aan deze overgedragen worden. Er moet een handleiding zijn met richtlijnen voor de medewerkers van de Provincie; de inschrijver moet een voorstel formuleren over hoe de afspraken met de medewerkers van de Provincie zullen lopen. II.5.2 Schriftelijke verslaggeving De verslagen worden opgemaakt door een vast team van vakbekwamen verslaggevers. De schriftelijke verslagen bevatten geen schrijf- en taalfouten. De verslagen worden in een vaste lay-out aangeboden. De provincie bepaalt de layout. Het samenvattende verslag is beschikbaar 4 werkdagen na de zitting van de provincieraad; het woordelijk schriftelijk verslag is beschikbaar 10 werkdagen na de zitting van de provincieraad. In voorkomend geval staat de opdrachtnemer voor dit lot in voor een goede informatiedoorstroming naar de opdrachtnemer van het webcastsysteem. Het aanleveren van de verslagen moeten binnen de vooropgestelde periode gebeuren en op de wijze die vooraf in samenspraak is bepaald. II.6 Waarborgtermijn De duur van de waarborg, die aanvangt bij de voorlopige keuring, bedraagt minimum 4 jaar en dekt alle kosten met betrekking tot het herstellen, het vervangen van onderdelen en uurlonen & verplaatsingskosten. Dit betekent dat er minstens vier jaar garantie 'on-site' moet worden aangeboden. Blz. 9

10 De boete voor het overschrijden van de termijnen van herstelling of vervanging tijdens de waarborgtermijn bedraagt per oproep tot tussenkomst 50 EUR (vijftig) per werkdag vertraging. Het totale bedrag van de boete wegens overschrijden van de hersteltermijnen wordt per herstelling beperkt tot 10 % van de leveringsprijs van de producten die door het defect niet volledig benut kunnen worden. De waarborg begint te lopen vanaf de dag van de voorlopige keuring. Op al wat ter vervanging wordt geleverd is de waarborgtermijn integraal van toepassing. Indien de producten niet werken volgens de bepalingen van dit bestek, wordt de waarborgtermijn voor deze producten geschorst tot op de dag dat ze opnieuw werken zoals voorzien. II.7 Voorlopige oplevering Wat betreft de levering: binnen de 30 kalenderdagen na het nazicht van de levering en na plaatsing en in gebruikname, wordt naargelang het geval een proces-verbaal opgesteld van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering. Wat betreft de diensten: na elke zitting en levering van de dienst volgt een beoordeling. II.8 Definitieve oplevering Wat betreft de levering: de definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn; ze gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven. Wanneer de geleverde goederen tijdens de waarborgtermijn aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt er binnen de 30 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Wat betreft de dienst: de definitieve oplevering heeft plaats bij de beëindiging van het contract. Blz. 10

11 III. Technische bepalingen III.1 Hardware Waar nodig moeten de gebruikte camera's beweegbaar zijn en aangepast aan het aanwezige vergadersysteem. Een schema van de zaal is als bijlage bij het bestek gevoegd. Zodra een spreker aan het woord is, moet deze automatisch in beeld gebracht worden en het geluid gecapteerd worden. Indien er meerkosten zouden zijn voor de geluidsopname met het huidige systeem (leverancier van huidig systeem is AV Partner), moeten die op voorhand gekend zijn. De camerabeelden worden beschikbaar gesteld via het internet, eerst live en nadien als digitaal verslag, waarbij de hosting bij de leverancier gebeurt. Het systeem moet zo min mogelijk handelingen voor de medewerkers van de provincie omvatten. De opdrachtgever is eigenaar van de camera's en blijft eigenaar van de beelden. III.2 Streaming video Het systeem moet toelaten om live-uitzendingen van de provincieraad of andere vergaderingen geïntegreerd aan te bieden met agenda op de website van de opdrachtgever. De agenda is 7 dagen op voorhand ter beschikking. Na afloop van de vergadering moeten de gearchiveerde videoverslagen met de agenda's en de bijbehorende documenten doorzoekbaar en opnieuw te bekijken zijn. De videofragmenten zijn te raadplegen per spreker, per agendapunt, per zitting en per onderwerp/beleidsdomein. De website van de opdrachtgever werkt met ISS/Coldfusion en Sequel Server. De inschrijver geeft aan wat de vereisten zijn voor het systeem (afzonderlijke internetaansluiting of via bedrijfssysteem, vereiste brandbeedte, type firewall, ). Het beeld moet in klein formaat en beeldvullend geraadpleegd kunnen worden. De inschrijver geeft hierbij aan welke kwaliteit hij hiervoor hanteert (minstens 10 frames/sec). Bij weergave van het beeld is een Help-pagina of informatie opgenomen over de werking van de player en de mogelijke instelling. Bij een live-uitzending moet afgeweken kunnen worden van de vooraf ingevoerde agendavolgorde. Bij een live-uitzending moet de spreker automatisch ingezoomd worden. III.3 Verslaggeving Er zijn twee soorten verslagen vereist: een samenvattend schriftelijk verslag en de integratie ervan samen met de stemuitslag in het geïndexeerde videoverslag een woordelijk schriftelijk verslag: de volledige vergadering, alles wat er gezegd is, is terug te vinden in het verslag. M.a.w. de letterlijke spreektaal wordt omgezet naar verzorgde schrijftaal De bezoeker van de website moet de mogelijk hebben om desgewenst van het samenvattend verslag naar het woordelijk verslag te gaan. Blz. 11

12 De opdrachtgever blijft eigenaar van de teksten. Blz. 12

13 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP levering van camera's, webcastsysteem en schriftelijke verslaggeving Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Ofwel (1) De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam, hoedanigheid, nationaliteit, voorlopige zetel): verbindt of verbinden zich op zijn of op hun onroerende goederen tot uitvoering van de aanneming overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek voor bovengenoemde overheidsopdracht: tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw)... (in letters, exclusief btw)... Blz. 13

14 Korting (eventueel):... Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: B.T.W. (alleen in België) nr.: Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: - een attest van de RSZ. Bij de offerte te voegen bescheiden De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 14

15 Blz. 15