BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN

Transcriptie

1 BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP RAAMOVEREENKOMST VOOR HET LEVEREN VAN DIENSTEN AAN DE VLAAMSE ICT ORGANISATIE VOOR EEN PERIODE VAN ÉÉN JAAR OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevende entiteit Vlaamse ICT Organisatie vzw Blz. 1

2 Inhoudsopgave Inhoud I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 3 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 3 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 3 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 3 I.4 PRIJSOPGAVE... 4 I.5 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 4 I.6 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 4 I.7 OPENING VAN DE OFFERTES... 5 I.8 GESTANDDOENINGSTERMIJN... 5 I.9 GUNNINGSCRITERIA... 5 I.10 VRIJE VARIANTEN... 5 I.11 KEUZE VAN OFFERTE... 6 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 7 II.1 LEIDEND AMBTENAAR... 7 II.2 BORGTOCHT... 7 II.3 PRIJSHERZIENINGEN... 7 II.4 UITVOERINGSTERMIJN... 7 II.5 BETALINGSTERMIJN... 7 III. TECHNISCHE BEPALINGEN... 8 III.1 OMSCHRIJVING VAN DE ALGEMENE BEPALING VOOR HET GEVRAAGDE PROFIEL... 8 Opdrachtgever Naam: Vlaamse ICT Organisatie Adres: Mosten 13 te 9160 Lokeren Contactpersoon: De heer Eddy Van der Stock Functie: Voorzitter Telefoon: eddy.vds@v-ict-or.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, evenals de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB). Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 116, 1ste lid van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 90 kalenderdagen gebracht. Blz. 2

3 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: RAAMOVEREENKOMST VOOR HET LEVEREN VAN DIENSTEN AAN DE VLAAMSE ICT ORGANISATIE VOOR EEN PERIODE VAN EEN JAAR Toelichting V-ICT-OR vzw, of de Vlaamse ICT Organisatie is dé ledenorganisatie voor eenieder binnen de lokale overheid betrokken bij ICT en informatiemanagement. V-ICT-ORbiedt een forum van IT best practices die de dienstverlening van lokale besturen verbetert. Tot onze leden behoren vooral ICT- en GISverantwoordelijken over heel Vlaanderen. De stuurgroep lokaal e-government bevat daarenboven een samenwerkingsverband met de secretarissen uit de gemeenten (ECG), uit de OCMW s (VVOS), en de ontvangers uit de lokale overheden (VLO) en KORTOM (de communicatieverantwoordelijken). Fundamenteel in de werking van V-ICT-OR zijn kennisdeling, projectwerking, dienstverlening, netwerking, samenwerking. De groeiende vereniging is niet enkel de belangrijkste belangenbehartiger van de lokale mandataris of ambtenaar in het lokale bestuur, ook voor bedrijven is V-ICT-OR vzw de broodnodige katalysator binnen het ICT en e-gov gebeuren. Even belangrijk is het optreden van V-ICT-OR als motor ter bevordering van de samenwerking tussen centrale overheden (federaal en regionaal), de industrie (vrije markt) en lokale besturen. Dankzij deze samenwerking ontstaan gezamenlijke overheidsinitiatieven inzake ICT-ontwikkelingen afgestemd op de behoeften van de lokale besturen. Om deze opdracht succesvol uit te voeren werkt de Vlaamse ICT Organisatie met eigen personeel, met freelancers, of ocasioneel met gespecialiseerde bedrijven. We wensen in deze een dienstencontract waarbij het voor V-ICT-OR vzw mogelijk moet zijn om op afroep diensten in te kopen volgens vooropgestelde profiel én hieraan gekoppelde mensdagprijzen. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Vlaamse ICT Organisatie Mosten Lokeren I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van open offerteaanvraag. Blz. 3

4 I.4 Prijsopgave De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen en de aangeboden profiel (ervaring inhoudelijk en in tijd) opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de Vlaamse ICT Organisatie nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom werden er ook geen vermoedelijke hoeveelheden opgegeven. De opdracht zal in ieder geval het Europese drempelbedrag vastgesteld door de Verordeningen (EU) nr. 2015/2340, 2015/2341 en 2015/2342 van de Europese Commissie van 15 december 2015 geregeld door het Ministerieel besluit van 22 dec 2015 in functie van de Belgische regelgeving - niet overschrijden gedurende de looptijd van de overeenkomst. I.5 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult het bij het bestek behorende formulier in. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluiting van de opdrachtscriteria) - Geldig en recent RSZ-attest (met droogstempel); Andere documenten en gegevens - De offerte dient vergezeld te gaan van alle nodige Curiculum Vitae per profiel. - De offerte dient op een digitale drager aangeleverd te worden; I.6 Indienen van de offerte De offerte opgesteld wordt per , per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze krijgt de vermelding van de referentie van het bestek (VIC_DST 17/02). Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Vlaamse ICT Organisatie Mosten Lokeren info@v-ict-or.be De offerte moet de organisatie bereiken ten laatste op 13 februari 2017 (08u), hetzij bij , gewoon of aangetekend schrijven, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres tijdens de kantooruren. Blz. 4

5 I.7 Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes. I.8 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 30 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes. I.9 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht per profiel/perceel: Nr. Beschrijving Gewicht 1. mensdagprijs per profiel V-ICT-OR vzw zal dit criterium beoordelen aan de hand van de mensdagprijs per profiel; dit over een periode van max vier jaar. Criteria 1. - Voor wat betreft de toekenning van de mensdagprijs zal de goedkoopste indiener het maximum van de punten verwerven, de tweede krijgt 5% minder punten, enz 2. Invulling van het profiel ifv de nuttige ervaring (gelijkwaardige ervaring) V-ICT-OR vzw zal dit criterium beoordelen aan de hand van het ingeleverde curriculum Vitae per profiel. Criteria 2. - Voor wat betreft de invulling van het profiel zal de indiener met het best aanleunend profiel het maximum van de punten verwerven, de tweede krijgt 10% minder punten, enz Hierbij zijn de uitgevoerde projecten die het dichtst aanleunen bij de werking van de organisatie van belang Nuttige ervaring bruikbaar binnen de vooropgestelde projecten in tijd 25 V-ICT-OR vzw zal dit criterium beoordelen aan de hand van het ingeleverde curriculum Vitae per profiel. Criteria 3. - Voor wat betreft de toekenning van de nuttige ervaring zal de indiener met de langste ervaring in gelijkaardige projecten het maximum van de punten verwerven, de tweede krijgt 10% minder punten, enz I.10 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Blz. 5

6 I.11 Keuze van offerte V-ICT-OR vzw kiest de economisch en kwalitatief meest voordelige, regelmatige offerte rekening houdend met de gunningscriteria. De aanbestedende partij behoudt het recht om niet tot gunning over te gaan. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. Blz. 6

7 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, evenals de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar: De heer Eddy Van der Stock Functie: Voorzitter Telefoon: II.2 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. II.3 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is enkel een indexering van de prijzen toepasbaar. II.4 Uitvoeringstermijn De afname van de verschillende diensten worden vastgelegd in samenspraak met de opdrachtnemer(s).. II.5 Betalingstermijn De betalingen vinden plaats binnen een termijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum waarop de facturen worden ingediend. Facturen worden telkens ingediend op het einde van de maand waarin de prestaties werden uitgevoerd. Blz. 7

8 III. Technische bepalingen III.1 Omschrijving van de algemene bepaling voor het gevraagde profiel Onderstaand is een overzicht gegeven voor de uitvoering van het gevraagde profiel. Deze diensten zijn er voornamelijk ten behoeve van de uitvoering van de diverse projecten welke V-ICT-OR vzw onderneemt ter ondersteuning van zijn doelstellingen. Hierbij wordt specifiek gevraagd om: Maandelijks een uitvoerig detailrapport van de werkzaamheden op te maken Met de door V-ICT-OR vzw vooropgestelde proces- en andere werktools aan de slag te gaan Maximale flexibiliteit aan boord te leggen in functie van de vraag van de opdrachtgever De focus van het gezochte profiel is vastgelegd binnen de domeinen: 1) ICT, egov en digitale dienstverlening binnen lokale overheidsinstellingen 2) Informatiemanagement binnen lokale overheidsinstellingen 3) Informatiearchitectuur in een algemene overheidscontext 4) Informatiebeveiliging binnen lokale overheidsomgevingen Hierbij wordt specifiek gevraagd om: 5) Zich als opdrachtnemer te onthouden van andere concurrentiële en/of commerciële werkzaamheden naar de VICTOR vzw doelgroep, of gelijkaardig, of zich binnen andere opdrachten naar de aangehaalde doelgroep te richten Concurrentiebeding De inschrijver erkent dat alle formules en/of (bedrijf)methodes aangewend door de opdrachtgever of door vennootschappen in de groep waartoe hij behoort, of door klanten van hem of van voormelde vennootschappen, een strikt vertrouwelijk en geheim karakter hebben. Deze geheimhoudingsplicht speelt niet wanneer deze formules of methodes met schriftelijk akkoord van de opdrachtgever gepubliceerd werden in een vaktijdschrift of in andere publicaties. De inschrijver verbindt er zich toe geen enkel productiegeheim, handelsgeheim of andere informatie van of over de opdrachtgever, vennootschappen uit diens groep of klanten van hem of van die vennootschappen, bekend te maken, dit ongeacht hun belangrijkheid. De inschrijver verplicht zich ertoe alle knowhow en kennis die hij verwerft in het kader van de uitvoering van zijn opdracht en overeenkomst geheim te houden en te verhinderen dat de opdrachtgever of derden door zijn toedoen een concurrentieel nadeel zouden kunnen ondervinden. De inschrijver maakt zich sterk dat ieder, die op toegelaten wijze via hem voornoemde kennis verwerft, eenzelfde geheimhoudingsverplichting zal eerbiedigen. Bij beëindiging van de overeenkomst blijft huidig beding onverminderd van toepassing en zal de inschrijver alle vertrouwelijke informatie terugbezorgen aan de opdrachtgever. In deze context kan elke inschrijver zich slechts voor één profiel aanbieden. 6) Voorafgaande nuttige ervaring Wat betreft nuttige ervaring dient het opgegeven profiel de werkervaring in uitvoering en in jaren binnen Vlaamse of Nederlandse lokale besturen te kunnen meegeven. 7) De specialisatie voor dit profiel ligt binnen de domeinen informatiebeheer en processen a. Begeleiding van een lokaal bestuur bij het opzetten van een degelijk informatiebeheer, - processen en technologie b. Begeleiding van ICT verantwoordelijken bij het uitvoeren van hun opdrachten binnen lokale besturen Blz. 8

9 c. Begeleiding van het lokale management bij het opzetten van een degelijk informatiebeheer, processen en technologie 8) Het neerzetten van een model referentiearchitectuur en het opzetten van modelprogramma s 9) Het organiseren van studiedagen en opleidingen passend binnen de doelstellingen van het project 10) Het opvolgen van de budgettering van projecten 11) Het opmaken van diverse rapporten ten behoeve van subsidiërende overheden 12) Intern management en programmabeheer 13) Het begeleiden van de betrokken partijen binnen deze projecten 14) Het opbouwen van een kennisnetwerk rondom deze projecten 15) Het opmaken van studiemateriaal, documentatie en rapporteringen 16) Ervaring met soortgelijke projecten en programmamanagement is een voordeel 17) Ervaring binnen de lokale overheden is een must 18) Het opmaken van technisch en wetenschappelijk ondersteunde documenten binnen de diverse domeinen 19) Het voeren van een gedegen communicatie naar de partners van het project en naar de leden van de organisatie via nieuwsbrieven, website, 20) 20+ jaren aantoonbare ervaring 21) Sturing van andere collega s binnen V-ICT-OR vzw en zijn kenniskring binnen dit profiel Blz. 9

10 BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP RAAMOVEREENKOMST VOOR HET LEVEREN VAN DIENSTEN AAN DE VLAAMSE ICT ORGANISATIE VOOR EEN PERIODE VAN EEN JAAR Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten in cijfers worden opgegeven en zijn exclusief btw. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: Met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):.. VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT (1): a) Tegen een mensdagprijs van:.. voor het senior profiel consultant/projectleider projecten in functie van de Vlaamse lokale besturen met betrekking tot informatiebeheer, processen en technologie Blz. 10

11 Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: B.T.W. (alleen in België) nr.: Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer... van de financiële instelling. Geopend op naam van. Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Bijzondere aandacht voor het Curriculum Vitae welke per profiel zal worden ingezet. Bijzondere aandacht voor de bijlagen die de nuttig aangetoonde ervaring per gestipuleerd element onder elk profiel (genummerd) weergeeft. Gedaan te. De. De inschrijver, Handtekening. Naam en voornaam. Functie. Belangrijke nota: Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 11