BESTEK N 14/001 VOOR EEN OPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP

Transcriptie

1 BESTEK N 14/001 VOOR EEN OPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP Het aanstellen van een partner voor een telefonische juridische helpdesk voor vastgoedmakelaars (eerstelijnsbijstand) Offerteaanvraag BIV Goedgekeurd door de Nationale Raad dd. 30/10/2014 1

2 INHOUD INHOUD... 2 I. VOORAFGAANDELIJK... 3 I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BESTEK... 3 I.2. WETTELIJK KADER... 3 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 II.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 II.3. WIJZE VAN GUNNEN... 4 II.4. PRIJSOPGAVE... 5 II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 II.6. TOEGANGSRECHT VAN DE INSCHRIJVER... 5 II.7. INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 II.8. VERBINTENISTERMIJN... 6 II.9. GUNNINGSCRITERIA... 6 II.10. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE... 7 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 8 III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING... 8 III.2. PRIJSHERZIENINGEN... 8 III.3. LOOPTIJD... 9 IV. TECHNISCHE BEPALINGEN V. BIJLAGE: OFFERTEFORMULIER

3 I. VOORAFGAANDELIJK I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BESTEK Inlichtingen over dit bestek kunnen uitsluitend opgevraagd worden op volgend adres / via bij volgende contactpersoon: Naam: BIV Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars Adres: Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel (België) Tel: Contactpersoon: Stefaan Jonckheere stefaan.jonckheere@biv.be I.2. WETTELIJK KADER Koninklijk Besluit van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, in het bijzonder artikel 43. 3

4 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN II.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV), opgericht bij Koninklijk Besluit van 6 september 1993, wenst in het kader van de verdere professionalisering een partner aan te stellen voor het geven van telefonisch juridisch eerstelijnsadvies aan de erkende vastgoedmakelaars (juridische helpdesk van het BIV). Deze opdracht heeft betrekking op het verlenen van juridisch advies ten behoeve van de Nederlandstalige vastgoedmakelaars aangesloten bij het BIV. II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel (België) Ondernemingsnummer: II.3. WIJZE VAN GUNNEN Het BIV wenst in het kader van dit bestek meerdere kostenramingen te verzamelen die ter beoordeling aan de Nationale Raad zullen worden voorgelegd. De beoordeling van de offertes zal gebeuren op basis van de gunningscriteria opgesomd onder II.9. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om met een of meer inschrijvers van zijn keuze te onderhandelen over alle punten van de ontvangen offertes en/of over dit bestek. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zowel af te zien van de gunning of de sluiting van de opdracht, als om de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze. 4

5 II.4. PRIJSOPGAVE De prijs wordt bepaald volgens het principe van de globale prijs, als volgt: het honorarium wordt vastgesteld als een forfaitair bedrag op maandbasis, met afzonderlijke vermelding van het BTW tarief. II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. De offerte wordt opgemaakt op basis van de formulieren die hiertoe voorzien zijn in de opdrachtdocumenten. Indien de inschrijver zijn offerte opmaakt op andere documenten, draagt alleen hij de volledige verantwoordelijkheid van de perfecte overeenstemming tussen de documenten die hij heeft gebruikt en het formulier bij de opdrachtdocumenten. De inschrijver wordt geacht zijn offerte te hebben opgesteld volgens zijn eigen vaststellingen, bewerkingen, berekeningen en ramingen. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. II.6. TOEGANGSRECHT VAN DE INSCHRIJVER De telefonische helpdesk moet verplicht bemand worden door juristen. 5

6 II.7. INDIENEN VAN DE OFFERTE De offerte moet per aangetekend schrijven worden ingediend en door het BIV ontvangen zijn of neergelegd op de receptie van BIV, met ondertekening voor ontvangst (gedurende de kantooruren: van maandag tot vrijdag van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 16u00), ten laatste op 05 december De offerte vermeldt de volgende gegevens: De offerte moet in een dubbele omslag gesloten zijn. De binnenste omslag dient de vermelding "OFFERTE TELEFONISCHE JURIDISCHE HELPDESK BIV" te dragen. De buitenste omslag moet geadresseerd zijn aan: BIV Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars t.a.v. de heer Stefaan Jonckheere Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel II.8. VERBINTENISTERMIJN De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. II.9. GUNNINGSCRITERIA Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 30 De inschrijver is ertoe gehouden om op een transparante manier het honorarium vast te leggen als een forfaitaire prijs per maand. Bij de toekenning van de punten zal de toekenning gebeuren op basis van volgende formule: score dx = 30 x (Pl / Px) waarbij: - score dx = gescoorde punten voor inschrijver x - Pl = de prijs van de laagste geselecteerde en regelmatige inschrijver - Px = de prijs van inschrijver x 2* Plan van aanpak, met toelichting van de praktische organisatie van de helpdesk. 15 3* De technische waarde van de dienstverlening, met toelichting over of toevoeging 35 6

7 van: - ervaring inzake juridische adviesverlening, inclusief telefonische (eerstelijns)bijstand. - ervaring met betrekking tot het vastgoedrecht, meer in het bijzonder de juridische problemen waarmee vooral vastgoedbemiddelaars en vastgoedbeheerders geconfronteerd worden. - een lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren, waaruit de opgebouwde en gehonoreerde expertise in de bedoelde materie moet blijken. - een overzicht van de studie- en beroepskwalificaties van de juristen die ten behoeve van de opdracht door de inschrijver zullen worden ingezet. 4* Permanentie van de dienstverlening door toelichting van de beschikbare onderbouw van het kantoor (personeelsbezetting ten behoeve van de helpdesk). 20 (*) De inschrijver is ertoe gehouden om een omstandige omschrijving / verduidelijking te geven bij elk van deze gunningscriteria. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een bijkomende toelichting te vragen aan de inschrijvers. II.10. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE Offertes die niet aan de gevraagde minimumvereisten voldoen, kunnen zonder meer uitgesloten worden. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het daarom quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op straffe van onregelmatigheid mag de offerte inzake specifieke vereisten niet verwijzen naar algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, noch deze vermelden op de keerzijde of in bijlage. 7

8 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Naam: Stefaan Jonckheere Telefoon: stefaan.jonckheere@biv.be III.2. PRIJSHERZIENINGEN Voor deze opdracht gelden de volgende prijsherzieningsvoorwaarden: 1. jaarlijkse aanpassing aan de index der consumptieprijzen De onder II.4 vermelde basisprijs per maand zal één keer per jaar worden aangepast aan de kosten van levensonderhoud. De indexatie gebeurt telkens op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Deze aanpassing geschiedt op basis van de schommelingen van het indexcijfer van de consumptieprijzen. De aangepaste prijs mag niet hoger zijn dan het bedrag verkregen door toepassing van de hiernavolgende formule: basisprijs per maand vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer en gedeeld door het aanvangsindexcijfer. De basisprijs per maand is de prijs vermeld onder II.4 van het bestek. Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer daartoe berekend en benoemd, van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens welke de opdracht wordt gegund. 2. heronderhandeling bij overschrijden jaarquotum Indien er op jaarbasis meer dan oproepen door de opdrachtnemer worden beantwoord, kan de prijs op vraag van de inschrijver worden heronderhandeld in verhouding tot de overschrijding van het quotum. 8

9 III.3. LOOPTIJD De opdracht gaat in op 1 januari 2015 en wordt aangegaan voor een duur van minimaal 1 jaar en maximaal vier jaren. Na 1 jaar is de overeenkomst ten allen tijde opzegbaar door de opdrachtgever of de opdrachtnemer mits het versturen van een aangetekende opzeggingsbrief en het respecteren van een opzeggingstermijn van drie maanden. 9

10 IV. TECHNISCHE BEPALINGEN Het advies wordt enkel telefonisch verstrekt, zodat elke vorm van schriftelijke communicatie of adviesverlening uitgesloten is. De opdracht slaat enkel op eerstelijnsadvies zodat de opdrachtnemer er zich van moet onthouden concreet dossieradvies te geven of stukken van de vraagsteller te beoordelen. Indien nodig, verwijst de opdrachtnemer de vraagsteller door naar een juridisch raadsman van eigen keuze, zonder hierin een bepaald kantoor te suggereren. De opdrachtnemer neemt hierbij een volledig neutrale houding aan en onthoudt er zich van zijn eigen diensten aan te bieden. De opdrachtnemer verbindt er zich toe om een telefonische permanentie te verzekeren gedurende minstens 7 uur per werkdag (van maandag tot en met vrijdag), uitgezonderd op feestdagen. De helpdesk dient in elk geval bereikbaar te zijn tussen 10u00 en 12u00 en tussen 14u00 en 17u00. Het BIV stelt voor de volledige duur van de opdracht een telefoonlijn ter beschikking van de opdrachtnemer, maar blijft er wel eigenaar van. Het is de opdrachtnemer verboden om in het kader van de adviesverlening standpunt in te nemen tegen het BIV. Voor concrete vragen over de stage van vastgoedmakelaar, de organisatie van het beroep of klachten in het kader van een tuchtprocedure, verwijst de opdrachtnemer de vraagsteller door naar de bevoegde dienst binnen het BIV. Het BIV heeft de mogelijkheid om tevredenheidsenquêtes uit te voeren bij de leden die de telefonische helpdesk gebruikt hebben. Het BIV kan, zonder verbrekingsvergoeding, met onmiddellijke ingang een einde stellen aan de opdracht als de opdrachtnemer tekortkomt aan zijn verplichtingen of als de kwaliteit van de verstrekte adviezen en informatie manifest ondermaats is. De opdrachtnemer dient maandelijks schriftelijk te rapporteren over de ontvangen vragen en verstrekte adviezen, overeenkomstig het door het BIV ter beschikking gestelde rapporteringsmodel. Datum BIV-nr. Thema Onderwerp Toelichting Beantwoord door tijdsduur 30/10/ beheer Wanneer vallen de gewone lasten voor rekening van de nieuwe mede- Artikel , 2 BW voorziet een drievoudig onderscheid tussen de gewone lasten, XY Uitgedrukt in seconden 10

11 eigenaar koper? de buitengewone lasten, en ten slotte de buitengewone lasten en oproepen tot kapitaalinbreng waarvan sprake in artikel , 2, laatste alinea BW... V. BIJLAGE: OFFERTEFORMULIER OFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP DE ORGANISATIE VAN EEN TELEFONISCHE JURIDISCHE HELPDESK BELANGRIJK: DIT FORMULIER DIENT VOLLEDIG TE WORDEN INGEVULD EN ONDERTEKEND DOOR DE INSCHRIJVER. ALLE BEDRAGEN MOETEN ZOWEL IN CIJFERS ALS VOLUIT GESCHREVEN WORDEN OPGEGEVEN. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: 11

12 Contactpersoon: Ofwel (schrappen wat niet past): Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Ondernemingsnummer: Telefoon: Fax: Contactpersoon: Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht). VERBINDT ZICH TOT: Honorarium Honorarium als globale prijs: (forfaitair bedrag per maand, exclusief btw)... 12

13 BTW-tarief:... Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer... van de financiële instelling... geopend op naam van. Bijgevoegde documenten Bij deze offerte worden de documenten gevoegd, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze opdracht moeten of mogen worden bijgevoegd, in het bijzonder ter invulling van de gunningscriteria voorzien in II.9: - Plan van aanpak - Technische waarde van de dienstverlening - Permanentie van de dienstverlening Gedaan te op De inschrijver, Handtekening: Naam en voornaam: Functie: 13