Proces contractering Instandhouding A2Maastricht

Transcriptie

1 Mulkenshofweg PW Venlo Postbus MA Maastricht T (077) F Contactpersoon Hans Janssens Proces contractering Instandhouding A2Maastricht T hans.janssens@rws.nl 1 AANLEIDING Het project A2Maastricht betreft de Integrale Gebiedsontwikkeling van het gebied rondom de Rijksweg A2 in Maastricht. Het project geeft invulling aan de volgende doelstellingen: het realiseren van een betere bereikbaarheid van Maastricht en doorstroming op de A2 het bevorderen van de verkeersveiligheid en leefbaarheid in omliggende buurten het creëren van nieuwe kansen voor A2-buurten door stedelijke vernieuwing en opheffing barrières Een onderdeel van het project betreft de aanleg van een tweelaags tunnel (4 tunnelbuizen). Het projectbureau A2Maastricht is aanbesteder voor het project en kent een 4-tal opdrachtgevers, zijnde: Provincie Limburg Gemeente Maastricht Gemeente Meersen Het werk is gegund aan de marktcombinatie (=consortium) Avenue2, bestaande uit: Strukton Civiel Projecten Strukton Bouw & Vastgoed Ballast Nedam Infra Ballast Nedam Ontwikkelingsmaatschappij De gunning betreft het ontwerp en de realisatie van het project. De Instandhouding is niet opgenomen in de contractering met uitzondering van de in de UAV-GC opgenomen bepalingen en de garantiebepalingen. De Instandhouding van hetgeen gerealiseerd wordt dient dan ook nog gecontracteerd te worden. Dit memo beschrijft de mogelijke aanpak om te komen tot deze contractering. Het betreft hierbij enkel de contractering van de Instandhouding welke valt binnen de verantwoordelijkheid van. Pagina 1 van 7

2 2 BEHEERVERANTWOORDELIJKHEID RIJKSWATERSTAAT is wegbeheerder van de huidige A2/N2 door Maastricht. Het project A2Maastricht realiseert grote veranderingen in dit wegdeel. zal wederom wegbeheerder zijn van het herziene wegdeel. Daarnaast zal de formeel tunnelbeheerder worden van de gerealiseerde tunnel. is hierbij verantwoordelijk voor: Adequaat weg- en tunnelbeheer (conform de geldende wet- en regelgeving, - en overheidsbeleid, etc.) Kosteneffectieve instandhouding van haar areaal De instandhouding is niet opgenomen in het ontwerp en realisatie contract met Avenue2. Ook is de demarcatie t.a.v. het beheer nog niet vastgesteld. De door het project gerealiseerde omgeving zal in stand gehouden worden door verschillende partijen, zijnde: Gemeente Maastricht Gemeente Meersen Waterschap Overigen (indien van toepassing). Binnen is de instandhouding ook weer onder te verdelen naar verschillende (specialistische) diensten. DLB is verantwoordelijk dat met alle betreffende partijen binnen afspraken (SLA s) gemaakt worden t.a.v. het beheer en onderhoud. Dit betreft: RWS Data & Informatiedienst (RWS DID): Telecommunicatieverbinding tussen het tunnelobject en de verkeerscentrale (VIC-net of NNV, Nieuwe Netwerk Voorziening) en tussen Verkeerscentrale en DVM-systemen RWS Verkeerscentrale: afspraken ten aanzien van de operationele Bewaking & Bediening van het Tunnelobject. Het afsluiten van deze SLA s wordt in separate trajecten uitgevoerd en vormt geen onderdeel van instandhouding zoals bedoeld in dit memo. Dit memo beschrijft een stappenplan om voor te komen tot een instandhoudingscontract voor haar beheerverantwoordelijkheid. 3 STAPPENPLAN 3.1 Inleiding Om tot een gecontracteerde en operationele instandhouding te komen dient een aantal stappen (en substappen) doorlopen te worden. Globaal betreft dit: Scope bepaling Bepaling beheervisie en instandhoudingsstrategie Bepaling contractvorming een aanbestedingsprocedure Contractvoorbereiding Aanbesteding Operationalisering Pagina 2 van 7

3 De onderstaande paragrafen geven een toelichting. 3.2 Scope instandhouding Het project A2Maastricht betreft de Integrale Gebiedsontwikkeling (IGO) voor 4 opdrachtgevers. Meerjarig instandhouden is niet inbegrepen in het huidige contract. De eerste stap betreft dan ook het verkrijgen van een heldere demarcatie van de instandhouding van hetgeen opgeleverd wordt. Het vaststellen van de instandhoudingsscope voor kan als volgt worden uitgevoerd: Vaststellen eigendomsgrenzen In overleg met het projectbureau en alle toekomstig beheerders dient vastgesteld te worden wie de formele (juridische) eigenaar wordt van welk deel van het areaal. Op basis van tekeningen en overzichten dient exact afgestemd en vastgelegd te worden waar de eigendomsgrenzen liggen. Dit betreft zowel geografische (grenzen aangeven op tekening) als technisch grenzen (met name van belang i.g.v. koppeling tussen bijvoorbeeld RWS en Gemeentelijke systemen). Vaststellen beheergrenzen Vervolgens dient in overleg met alle toekomstige beheerders vastgesteld te worden wie wel deel van het areaal beheert. Over het algemeen zullen de beheergrenzen zoveel mogelijk 1 op 1 overeenkomen met de eigendomsgrenzen. In een aantal specifieke gevallen zou dit echter af kunnen wijken. Een en ander dient dan ook afgestemd en expliciet vastgelegd te worden. Vaststellen instandhoudingsgrenzen Over het algemeen zullen de instandhoudingsgrenzen zoveel mogelijk 1 op 1 overeenkomen met de beheergrenzen. Voor een aantal specifieke gevallen kan het echter organisatorisch handiger of kosteneffectiever zijn om deze grens iets te verleggen. Dit wordt met name veroorzaakt door de bereikbaarheid van locaties. Na het vaststellen van de beheergrenzen moeten, in onderling overleg tussen de beheerorganisatie (gemeenten, provincie en RWS), de instandhoudingsgrenzen worden afgestemd en vastgelegd. Analyse contractgrenzen lopende contracten Zodra de onderhoudsgrenzen voor RWS bekend zijn is het van belang te weten waar de grenzen liggen van de reeds lopende instandhoudingscontracten (bijv. het wegencontract, calamiteitencontract, DVM contract, etc.). Alle contracten tezamen dienen immers te voorzien in de volledige instandhouding van het volledige Areaal/Netwerk van RWS DLB. Vaststellen en vastleggen scope instandhouding Na het doorlopen van de bovenstaande stappen kan de instandhoudingsscope voor RWS DLB worden vastgesteld (besluitvorming op het juiste niveau) en vastgelegd (beschreven). Pagina 3 van 7

4 Vaststellen fasering Tot slot dient vastgesteld te worden op welke momenten delen van het project worden opgeleverd en overgedragen. Vanaf het moment van overdracht dient de instandhouding georganiseerd te zijn. Een en ander afgestemd op garantietermijnen, nog lopende projectactiviteiten (incl. vastgoedontwikkeling tot 2026), etc. 3.3 Beheervisie en strategie Alvorens instandhouding te contracteren met een marktpartij dient helder te zijn wat de Beheervisie en strategie is van RWS DLB. Dit mede in het kader van een aantal landelijke initiatieven en standaarden waaronde het Programma Asset Management, Landelijk Tunnelregisseur, contractvorm, contractomvang en looptijd, etc. Op basis hiervan dient de Beheervisie helder te zijn: Hoe wil RWS DLB op de langere termijn Instandhouding organiseren en aansturen? Wat wil/dient RWS daarbij zelf aan activiteiten uit te voeren en wat kan/moet aan marktpartijen overgelaten worden? Conform het beleid voert RWS zelf geen onderhoudstaken uit maar wordt de markt maximaal ingezet ( Markt, tenzij....). Wel dient RWS als objecteigenaar de juiste management- en stuurinformatie te ontvangen. De verlangde methodische aanpak, bijbehorende instandhoudingstrategie, benodigde informatie, etc. dienen bekend te zijn. Zowel de beheervisie als de instandhoudingsstrategie dient bekend te zijn en te zijn vastgelegd indien dit nog niet het geval is. Dit zal middels het opstellen van een Instandhoudingplan nader vorm worden gegeven. Hiertoe is inmiddels de Leidraad Instandhoudingplannen Wegtunnels door de Landelijk Tunnelregisseur opgesteld. 3.4 Contractvorm en aanbestedingsprocedure Vervolgens dient de voor RWS benodigde instandhouding nog gecontracteerd te worden. Dit maakt immers nog geen deel uit van de opdracht aan Avenue2. Om tot deze contractering te komen dient wederom een aantal stappen doorlopen te worden. Contractanalyse huidige contract De uitvoering van de daadwerkelijke instandhoudingsactiviteiten maakt geen onderdeel uit van het huidige contract met Avenue2. Een aantal voorbereidende activiteiten maakt echter wel deel uit van het huidige contract. Dit betreft bijvoorbeeld: het opstellen van FMECA s het opstellen van onderhoudsvoorschriften het opstellen van onderhoudsplanningen het opstellen van onderhoudsbegrotingen Pagina 4 van 7

5 Het dient volledig helder te zijn welke instandhouding gerelateerde activiteiten reeds gecontracteerd zijn om dubbelingen dan wel witte vlekken te voorkomen. Ook zijn hierdoor de raakvlakken tussen de het ontwerp en aanleg contract en het instandhoudingscontract inzichtelijk. Variantenmatrix contracteringsopties Het contracteren van de instandhoudingsbehoefte kan op diverse wijzen plaatsvinden. Ten aanzien van de scopeverdeling zijn diverse varianten mogelijk: volledige scope in 1 contract opdeling naar (combinaties van) disciplines opdeling geografisch herziene verdeling tussen scope lopende instandhoudingscontracten en nieuwe instandhoudingscontract (bijv. lopende prestatie contract uitbreiden met A2Maastricht, overige instandhoudingsbehoefte separaat contracteren) opnemen schadeafhandeling of dit separaat contracteren combinatie aangaan met lopende of nieuw op te stellen instandhoudingscontract tunnels A73 1 of juist niet Ook ten aanzien van de looptijd zijn diverse varianten mogelijk, bijv: tot oplevering IGO, daarna langlopend instandhoudingscontract kortlopend t.b.v. oplossen kinderziektes, daarna langlopend direct langlopend, vaste looptijd, bijv. 7 jaar direct langlopend, met optionele verlengingen bij goed gedrag, bijv 7 jaar met optionele verlengingen van 2x2 jaar zeer lang lopend, bijv. 25 jaar Tot slot is een aantal varianten ten aanzien van de mogelijke contractant mogelijk: onderbrengen bij Avenue2 Openbaar aanbesteden Aanbesteden op basis van een voorselectie van partijen Contracteren door uitbreiding huidige instandhoudingscontract Tunnels A73 1 Dergelijke varianten dienen geïnventariseerd te worden en gewogen te worden tegen vooraf gedefinieerde aspecten zoals bijvoorbeeld kosten, risico s, betrouwbaarheid, haalbaarheid aanbesteding, etc. 1 Dit betreft de optie om 1 instandhoudingscontract af te sluiten voor zowel de A2Maastricht als de Tunnels A73. Aanleiding is aflopen van het Instandhoudingscontract Tunnels A73 in 2016 of 2018 (optionele verlenging). Op deze wijze wordt een integraal tunnelcontract verkregen voor DLB. Pagina 5 van 7

6 3.5 Contractvoorbereiding Nadat alle bovenstaande zaken helder zijn kan het instandhoudingscontract (of de contractwijziging indien besloten wordt instandhouding onder te brengen bij Avenue2) worden voorbereid. Dit betreft o.a. het opstellen van: de vraagspecificatie eisen (VSE) de vraagspecificatie proces (VSP) de basisovereenkomst beoordelingsmodel aanbiedingen (EMVI) 3.6 Budgettering Zodra de scope, de contractvorm en alle van toepassing zijnde eisen (VSE en VSP) bekend zijn dient een directieraming opgesteld te worden. Deze raming dient getoetst te worden (benchmarking) en het benodigde instandhoudingsbudget dient tijdig aangevraag te worden via de reguliere werkprocessen (managementcyclus programmering). 3.7 Aanbesteding Instandhouding Na gereedkomen van de contractdocumenten kan het aanbestedingsproces worden uitgevoerd. Afhankelijk van de hierboven gemaakte keuzes betreft dit het doorvoeren van een wijziging op het huidige contract (VTW) dan wel het doorlopen van een volledige aanbestedingsprocedure. 3.8 Operationaliseren instandhouding Tot slot dient na de gunning de instandhouding geoperationaliseerd te worden. Dit betreft zowel aan de RWS-zijde als aan de opdrachtnemers-zijde. De instandhouding dient geoperationaliseerd te zijn voordat installaties in bedrijf worden gesteld. De testfase dient hierbij ook gezien te worden als gebruik. Immers, het gebruik tijdens de testfase zal vaak intensiever zijn dan tijdens de operationele fase. Instandhoudingsregistraties, analyses en overige activiteiten dienen dan ook reeds bij het eerste gebruik uitgevoerd te kunnen worden. Onder het operationaliseren van instandhouding wordt o.a. verstaan: het detailleren en inrichten instandhoudingsprocessen (incl. alle administratieve processen) mobiliseren van mensen en middelen organiseren van kennisoverdracht vanuit de realisatie het uitvoeren de instandhoudingsprocessen en activiteiten Pagina 6 van 7

7 4. TAAK- & ROLVERDELLING, PLANNING Na afstemming en akkoord op het bovenstaande stappenplan dient een onderlinge taak & rolverdeling te worden gemaakt tussen de verschillende partijen t.a.v. de uitvoering van de verschillende stappen. Vervolgens kunnen de nog uit te voeren activiteiten worden uitgewerkt, gepland en uitgevoerd. Pagina 7 van 7