ICOS-richtlijn Oproep Reisbeurzen 2017

Transcriptie

1 ICOS-richtlijn Oproep Reisbeurzen januari 2017

2 Table of contents 1 Wat is een reisbeurs? 3 2 Reisbeurzenprogramma en Global Minds 3 3 Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen 4 4 Behandeling studentendossiers in Data. 5 Inleiding 5 Workflow REI 8 Overzicht Bulkacties 10 Send 11 Excel downloaden 12 Export PDF + attachments 13 Download attachments as zip 14 PDF downloaden 14 Institution score 14 Finish Reporting 16 5 Rapportering naar VLIR-UOS 18 Contract 18 Selecties (ronde 1 & 2) 18 Ontvankelijkheidscontrole 18 Selectiescores doorgeven 18 Selectieverslag 18 Deadline 19 Rapportering 19 Controle Reisverslagen 19 Rapportering studenten afronden 20 Most Significant Change 20 Deadline 20 6 Fases in de databank 21 Fase 1: Draft 21 Fase 2: Submitted 21 Stap 1: Inhoudelijke check 21 Stap 2: Selectie van de studenten 21 Stap 3: De score van de instelling toekennen 22 Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project 22 Fase 3: Scored by institution 22 Fase 4.1: Follow-up 23 Fase 4.2: Not selected 24 Fase 5: Report Submitted 24 Fase 6: Reporting Finished 24 Fase 7: Ended 25 ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

3 0 Update 6 januari 2017 De oproep Reisbeurzen 2017 werd gelanceerd voordat de modaliteiten van het nieuwe programma Global Minds van de universiteiten al volledig gekend waren. Initieel werd daarom de toewijzing van het aantal beurzen per universiteit nog berekend volgens de oude methode (volgens aantal studenten van het academiejaar ). Nadat werd beslist dat het budget voor Reisbeurzen integraal zou worden opgenomen in het budget voor Global Minds, alsook dat het aantal om te zetten beurzen zou worden losgelaten vanaf 2017, diende deze oproep te worden aangepast. In onderdeel 3. Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen werd de tabel met aantallen toegewezen beurzen per universiteit verwijderd en extra uitleg over de verandering werd verschaft. Voor de hogescholen is er geen verandering t.o.v. de voorgaande jaren. Daar blijft de oude berekeningswijze wel gelden. 1 Wat is een reisbeurs? Een reisbeurs is een financiële vergoeding voor studenten aan een Vlaamse universiteit of hogeschool om een studiereis te maken naar een ontwikkelingsland. De studiereis maakt deel uit van een erkend opleidingsonderdeel, zoals een stage of een scriptie. De Vlaamse universiteiten en hogescholen staan in voor de selectie en het beheer van de beurzen, en voor organisatie van een begeleidingstraject. We suggereren om tijdens de selecties voldoende balans te bewaren tussen nieuwkomers en studenten die in hun motivatiebrief reeds ervaring in het zuiden kunnen aantonen. Het instellingsbeleid rond reisbeurzen maakt vanaf 2017 deel uit van het programma Global Minds, waarbinnen eigen instellingsaccenten kunnen worden gelegd, o.m. variaties op de formule van individuele reisbeurzen. 2 Reisbeurzenprogramma en Global Minds Vanaf 2017 kadert het programma Reisbeurzen (REI) onder sensibilisering binnen het nieuwe interventietype Global Minds (GM). Ook alle andere sensibiliseringsinitiatieven dienen vanaf 2017 onder die lijn te ressorteren. Zo ook de voormalige SI connection, dat voorzag in een voorbereidingsen opvolgingstraject voor Reisbursalen, en ook in 2017 verplicht blijft. De oproep GM werd gelanceerd op 20 oktober 2016; de voorstellen van de instellingen moeten op 18 november 2016 bij VLIR-UOS worden neergelegd. Er zal 1 GM-programma per universiteit worden uitgewerkt en 1 voor alle hogescholen samen, via VLHORA. Deze oproep REI 2017 kadert dus binnen / is een onderdeel van GM, en wordt enkel nog vanuit VLIR-UOS gelanceerd om redenen van tijdsdruk, voor Hoe er vanaf 2018 zal worden gewerkt, vormt nog inzet van overleg. Niettegenstaande de opname van REI in GM dient VLIR-UOS naar DGD toe jaarlijks te kunnen rapporteren over minstens 500 gesensibiliseerde studenten (niveau van resultaat) voor maximaal ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

4 en blijven de bestaande minimumcriteria op VLIR-UOS-niveau gelden. De verdeelsleutel is geactualiseerd en levert de referentie voor het aantal reisbursalen per instelling. Het staat de instellingen daarbij vrij om de los te laten en lagere resp. hogere beurzen toe te kennen. Het instellingsbeleid hieromtrent dient beschreven en gemotiveerd te worden in het GMvoorstel. De financiële verantwoording van REI is niet meer die van een forfaitaire toelage. De wijze van verantwoording ligt evenwel nog voor bij DGD op het moment dat deze oproep gelanceerd wordt. De deadlines voor de studenten worden niet meer vermeld in de oproep van de Reisbeurzen. De instelling moet de interne deadline dus duidelijk communiceren. In data.vliruos.be zal als deadline de laatste datum vermeld worden dat de ICOS de dossiers naar VLIR-UOS kan doorsturen. HBO5-opleidingen zijn ontvankelijk voor VLIR-UOS, de hogescholen bepalen zelf of deze ook ontvankelijk zijn voor hun instelling. De Reisbeurzen zijn niet te combineren met andere beurzen, zoals bijvoorbeeld Transition en Erasmus+. De suggesties en aanbevelingen van de breinstorm 2016 zijn nog niet verder uitgewerkt. Met de instellingen zal worden bekeken welke opvolging hieraan kan worden gegeven in 2017, rekening houdend met de decentralisatie van REI naar de instellingen i.h.k.v. Global Minds. 3 Verdeling van de Reisbeurzen over universiteiten en hogescholen Voor de universiteiten werd voor het jaar 2017 voor het eerst niet gewerkt met een vooraf toegewezen aantal beurzen, volgens de verhouding dewelke wel nog gebruikt wordt voor de hogescholen (zie onder). Het budget voor reisbeurzen voor de universiteiten wordt vanaf nu opgenomen in het budget voor Global Minds van elke universiteit. Elke universiteit beslist zelf hoe dit budget aan te wenden, onder meer voor reisbeurzen. Vanaf het jaar 2017 wordt het uniforme vaste bedrag van voor elke bursaal losgelaten. De universiteit bepaalt zelf het bedrag dat ze aan elke bursaal betaalt Deze informatie is in principe opgenomen in het Global Minds voorstel van de universiteit. Voor de hogescholen is er geen wijziging t.o.v. vroeger: er wordt uitgegaan van een minimum van 250 gesensibiliseerde studenten en een maximum budget van EUR voor 2017 voor àlle hogescholen samen. De hogescholen houden zich aan het vast bedrag van per bursaal. Hogeschool # studenten # beurzen AP Hogeschool Antwerpen Arteveldehogeschool Erasmushogeschool Brussel Hogere Zeevaartschool Hogeschool Gent ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

5 Hogeschool PXL Hogeschool West-Vlaanderen Karel De Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Vives Noord Katholieke Hogeschool Vives Zuid LUCA School of Arts Odisee Thomas More Kempen Thomas More Mechelen-Antwerpen UC Leuven UC Limburg Totaal De verdeling van de Reisbeurzen voor de Vlaamse hogescholen wordt jaarlijks berekend op basis van het aantal studenten. De berekening voor deze oproep (referentiejaar 2017) werd gemaakt op basis van het academiejaar Let wel, de HBO5-opleidingen werden niet mee opgenomen. Bron: Statistisch Jaarboek van het hoger onderwijs ( 4 Behandeling studentendossiers in Data. Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven in de verwerking van de individuele dossiers. Surf naar data.vliruos.be om in te loggen in de online databank van VLIR-UOS. Inleiding Dit document bevat een handleiding voor de ICOS over de flow van het Reisbeurzenprogramma. Elke status van een beursdossier vertegenwoordigt een fase van de flow van een beursdossier (scholarship in de databank) en wordt hier stapsgewijs doorlopen. Alle acties die in elke fase mogelijk en/of verplicht zijn (om naar een volgende fase te kunnen gaan) voor de ICOS, zullen stap voor stap worden uitgelegd. Sommige acties kunnen op het beursdossier zelf uitgevoerd worden (dus één voor één); andere acties kunnen in bulk uitgevoerd worden (meerdere beurzen tegelijk). Bulkacties kan je enkel uitvoeren op het overzicht van beursdossiers van een project. Je moet dus eerst een project aanklikken en vervolgens klikken op Scholarships. Zo krijg je een overzicht van alle beursdossiers op dat project. Om als ICOS naar een project te gaan klik je in de linker menu op Projects. Daar kan je alle projecten van je instelling zien. In de lijst zal je het project Travel ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

6 Grants year institution name zien staan. Druk op het bijhorende potlood en je kan beginnen werken in dat project. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

7 Voor de Reisbeurzen moet je bijna uitsluitend werken met de scholarships van dat project. Dus kan je doorklikken naar de scholarships rechts bovenaan. Als je op de omcirkelde knop drukt, krijg je een overzicht van alle reisbeursaanvragen van je instelling van dat jaar. Van hieruit kan je de reisbeurzen behandelen. Ofwel één per een door op het potlood te drukken. Ofwel bulkacties uitvoeren via het dropdownmenu rechts boven de individuele beursdossiers (zie Overzicht Bulkacties). De bulkacties worden verder nog uitvoerig beschreven (zie Overzicht Bulkacties). Maar eerst loodsen we je kort door de werkflow voor het Reisbeurzenprogramma. Daarin wordt duidelijk welke bulkacties nuttig zijn in welke fase. Voor een uitgebreidere uitleg over de fases kijk je best naar Fases in de databank. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

8 Workflow REI Status Omschrijving Acties student Acties ICOS Acties VLIR-UOS Draft Vanaf er een Aanvraag Tegen deadline een mail sturen om dossier te Geen nieuwe beurs is vervolledigen vervolledigen. aangemaakt (1 e x save) Submitted Student heeft op Geen Dossier bekijken, desnoods terugsturen indien Geen Send to ICOS gedrukt. Kan al verslag invullen (en niet in orde. Selecties organiseren (Excel export opties) doorsturen). Scores + selectieronde invoeren op beursniveau (bulk / individueel) Selectieverslag invoeren op projectniveau. Scored By De ICOS heeft de Geen Geen Controle van selectieverslag. institution score ingevuld. Kan al verslag Controle ingevoerde gegevens. invullen (en doorsturen). Scores van VLIR-UOS invoeren op beursniveau. Excel export van ronde I of II. Wordt als bijlage aan het project toegevoegd. Follow-up De student heeft de Student vult zijn/haar ICOS controleert de ingevulde verslagen en geeft Indien de student en ICOS alle score A gekregen verslag in en geeft aan of de student uiteindelijk de beurs heeft velden hebben ingevuld, doen we van VLIR-UOS. aan dat deze volledig ontvangen en dus volledig in orde is met de een finale controle en gaat de is (met een vink). rapportering. scholarship naar status Ended. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

9 ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft ingediend door een Excel export te doen en na te gaan wie de vink heeft ingevuld. Report De student heeft Geen ICOS controleert of het verslag kwaliteitsvol is Geen submitted zijn/haar verslag ingevuld, of de nodige bijlagen aanwezig en by student doorgestuurd. correct zijn (evaluatie lokale promotor) en of de ontvankelijkheidscriteria niet geschonden werden. De ICOS kan het verslag terugsturen zodat de student aanpassingen kan doen. ICOS geeft de status van het beursdossier door, individueel of in bulk. Report validation / Received scholarship / Finish reporting Reporting De ICOS Geen De ICOS kan in deze fase niets meer doen. Indien Finale controle van alle Finished rapporteert naar de finale rapportering naar VLIR-UOS foutief blijkt gefinancierde bursalen. VLIR-UOS te zijn dient de ICOS VLIR-UOS op de hoogte te brengen. Not De student heeft de Student vult zijn/haar Voor B-studenten die een beurs ontvangen: ICOS Indien een student in ronde 2 Selected score B of C verslag in en geeft controleert de ingevulde verslagen en geeft aan of alsnog een A status krijgt worden gekregen. aan dat deze volledig de student uiteindelijk de beurs heeft ontvangen de waardes aangepast [not- is (met een vink). en dus volledig in orde is met de rapportering. selected] vs [selected]. ICOS kan snel controleren wie een verslag heeft ingediend door een Excel export te doen en na te gaan wie de vink heeft ingevuld. De ICOS kan aangeven dat de rapportering naar VLIR-UOS gedaan is. Bijvoorbeeld voor B- ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

10 studenten die uiteindelijk geen verslag zullen indienen. Indien een student alsnog een beurs ontvangt omdat een A-student zijn/haar beurs niet opneemt, wordt zijn/haar waarde niet aangepast. Het veld received scholarship aanvinken is voldoende (+ controle van verslaggeving) Voor C-studenten: geen Ended De beurs is afgelopen. geen Most significant change selectie. Rapportering en analyse van alle verslagen. Overzicht Bulkacties Voor bulkacties moet je naar het project gaan, zoals boven beschreven werd. Dan klik je daar op Scholarships rechts bovenaan. Dan krijg je een overzicht van alle beursdossiers van dat jaar (i.e. het jaar van het project) van je instelling. Links kan je één of meerdere dossiers selecteren door ze aan te vinken. Rechts kan je een bulkactie selecteren in het dropdownmenu. Als je een bulkactie kiest, klik je op apply to selected en de bulkactie wordt uitgevoerd. We tonen telkens een screenshot van de stap die na de bulkactie komt en de bijhorende toelichting. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

11 Selecteer de studenten Selecteer de bulkactie Voer de bulkactie uit Send ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

12 De die je via deze bulkactie kan opstellen wordt automatisch gestuurd naar alle adressen van alle beursdossiers die je geselecteerd hebt. Je kan zelf tekst schrijven, maar je kan ook vooraf gedefiniëerde placeholders gebruiken. Die vind je aan de rechterkant. De meest interessante placeholders zijn Bursar first name, Bursar last name en Scholarship link. Als studenten de scholarship link volgen, komen ze na het aanmelden onmiddellijk op hun beursdossier. Dat is handig wanneer ze hun aanvraag moeten vervolledigen, of hun, verslag moeten indienen. Excel downloaden Met deze actie kan je een Excel-document downloaden waarin een aantal gegevens van alle geselecteerde beursdossiers zullen worden ingevoerd. Zo heb je onmiddellijk een handig overzicht om bijvoorbeeld naar selectiecommissieleden te sturen. Om de bulkactie uit te voeren, selecteer je de gewenste beursdossiers en selecteer je Download Excel in het dropdown-menu. De gedownloade Excel bevat wel geen opmaak. Die kan je aanpassen naar wens. De velden die in de Excel zijn opgenomen kan je hier terugvinden. Institution name Start scholarship Status Supervisor South PFO name End scholarship Type Supervisor South PFI name Training Level Phone PFO code Subproject name Training Name Address PFI code First name Scholarship Flanders City Subproject code Last name Score by VLIR-UOS Zip code Multiple mobilities? Score by institution Region/State Mobility: Country of destination Gender Ranking of institution Country Mobility: City Date of birth Positive remarks Mobile Mobility: Region Nationality Negative remarks Bank Account Mobility: Institution Country of destination Selection round Report submitted by student Mobility: Estimated start stay Institution South Diploma obtained? Report approved by ICOS Mobility: Estimated end stay Institution South Type Date graduation Received scholarship ICOS Mobility: Place of stay ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

13 Title Date of submission Received scholarship VLIR-UOS Mobility: Real start stay Sector Progress Supervisor North Mobility: Real end stay Subsector Status code Supervisor North Link Export PDF + attachments Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdossiers een PDF-document downloaden dat, naast alle gegevens vanop de verschillende tabbladen van het dossier, ook de attachments bevat van dat dossier. In het eerste scherm krijg je te zien van welke studenten je de PDF + attachments kan downloaden. Als je dan op download PDF + Attachments klikt, start de download. Je kan kiezen om deze te openen of ergens op te slaan. Je krijgt een Zip-map met daarin de volgende map: In deze folder staan alle PDF-documenten klaar. Per student heb je dus één PDF-document dat bestaat uit de application form, motivation letter, letter of acceptance en letter of recommendation. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

14 Download attachments as zip Met deze actie kan je alle attachments van één of meerdere beursdossiers downloaden. Je krijgt één ZIP-map met daarin per student één map. In deze studentenmap kan je de application form en alle attachments terugvinden in aparte documenten. Dus ook alle bijlages die manueel werden toegevoegd. Elke map binnen deze download wordt aangeboden als ZIP-map. Dit maakt het mogelijk om per student één bestand door te sturen. Bijvoorbeeld, als je gebruik maakt van wetransfer.com, kan je per student één file uploaden, in plaats van alle bestanden afzonderlijk. PDF downloaden Met deze actie kan je van alle geselecteerde beursdossiers een PDF-document downloaden. In deze PDF staan alle gegevens van de verschillende tabbladen van het beursdossier. De PDF-documenten worden standaard gedownload in een zip-map. Elk beursdossier heeft een apart PDF-document. Let op: in dit PDF-document zijn de attachments van het beursdossier niet mee opgenomen. Daarvoor moet je de bulkactie Export PDF + attachments uitvoeren. In deze export zijn echter alle vragen opgenomen, dus ook de vragen die niet relevant zijn voor de selectie. Institution score Met deze actie geef je de studenten een selectiescore (A/B/C) en geef je positieve en negatieve commentaren. Vergeet niet aan te geven of de student in ronde 1 of ronde 2 werd geselecteerd. Standaard wordt hier ronde 1 opgegeven. 1) Selecteer de gewenste beursdossiers en selecteer de bulkactie Institution score in het dropdown-menu. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

15 Linksboven zie je een overzicht van alle beursdossiers die je hebt geselecteerd waarop je de actie Institution score kan toepassen. Dit hangt af van de fase waarin de beursdossiers zich bevinden en of ze al een score hebben gekregen of niet. Een beursdossier dat nog in de fase Draft zit kan bijvoorbeeld nog geen score van de instelling krijgen. 2) Druk op de knop Download score template. Je krijgt een excel template die je kan openen of bewaren. 3) Open de excel. De score template ziet er als volgt uit: ID Project codscholar Score (A/B/C/D) Ranking Positive remarks Negative remarks Round 1 (Y/N) Round 2 (Y/N) 9108 REI zeger.vand Y N 9109 REI barbara.pa Y N 9110 REI wendy.de Y N 4) Vervolledig de excel. In de score template kan je zowel de score (A, B, C), de ranking, positieve en negatieve bemerkingen en de ronde waarin het beursdossier werd ingediend, invullen. 5) Sla de excel tijdelijk ergens op. 6) Laad de score template terug op in de databank. Druk op browse en selecteer de ingevulde score template. Druk op de knop Import scores en de excel wordt ingelezen. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

16 Finish Reporting Deze bulkactie gelijkt veel op de bulkactie Institution score. Het principe is hetzelfde, je selecteert studenten, je krijgt een excel template waarin je bepaalde gegevens toevoegt die je dan laat inlezen door de databank. 1) Selecteer de gewenste beursdossiers en selecteer de bulkactie Finish Reporting in het dropdown-menu. Linksboven zie je een overzicht van alle beursdossiers die je hebt geselecteerd waarop je de actie Finish reporting kan toepassen. Dit hangt af van de fase waarin de beursdossiers zich bevinden en of ze al een score hebben gekregen of niet. Bij een beursdossier dat nog in de fase Draft zit kan de rapportage niet worden afgerond want voor hen is het niet van toepassing. 2) Druk op de knop Download score template. Je krijgt een excel template die je kan openen of bewaren. 3) Open de excel. De reporting template heeft 3 velden die je verder moet invullen. 4) Vervolledig de excel. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

17 7) Sla de excel tijdelijk ergens op. 8) Laad de reporting template terug op in de databank. Druk op browse en selecteer de ingevulde score template. Druk op de knop Finish reporting en de excel wordt ingelezen. Als alles goed gaat komen de beursdossiers in de fase Reporting finished. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

18 5 Rapportering naar VLIR-UOS Hieronder wordt de rol van de ICOS beschreven voor de verwerking van het Reisbeurzenprogramma. Contract In principe kan VLIR-UOS de contracten uitsturen van zodra het Ministerieel Besluit (MB) tot goedkeuring van het VLIR-UOS-vijfjarenprogramma is ondertekend; dat is op zijn vroegst 15 februari 2017 Nog vóór het einde van 2016 zal worden bekeken hoe de voorbereiding daartoe zal worden aangepakt. Voor REI is alvast duidelijk dat het onderdeel zal uitmaken van de Global Mindsovereenkomst per instelling. Selecties (ronde 1 & 2) Ontvankelijkheidscontrole Indien je merkt dat een beursdossier niet ontvankelijk is, kan je dat meteen een score C toekennen. Selectiescores doorgeven Voor beide selectierondes dient de ICOS per beursdossier het selectieresultaat in te voeren (zie Stap 3: De score van de instelling toekennen). Score (verplicht) o o o A: geselecteerd B: reserve, financierbaar indien er beurzen beschikbaar zijn C: niet geselecteerd Ranking (optioneel) Positive remarks (verplicht) Negative remarks (verplicht) Er mogen na ronde 2 geen studenten meer in de status Submitted staan. Ze moeten allemaal een score hebben gekregen. Selectieverslag Na de selecties dient de ICOS het selectieverslag op te laden (zie Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project). VLIR-UOS zal de selecties in zijn geheel goedkeuren indien de in het GM-voorstel opgenomen selectiesysteem van de instelling werd gevolgd met inachtname van de minimumcriteria van VLIR-UOS m.b.t. de selectiewijze. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

19 De goedkeuring van VLIR-UOS dient niet meer te gebeuren voorafgaand aan de interne toekenning van de beurs aan de kandidaat door de instelling, maar niettemin dient de score (A, B, C) in de databank te worden ingevuld, omdat VLIR-UOS de selectie moet bevestigen in functie van rapportering naar DGD toe. Dit zal uiterlijk gebeuren in het kader van de rapportering vanuit de instellingen naar VLIR-UOS. Details m.b.t. formaat en timing moeten nog worden vastgelegd. VLIR-UOS kan de selecties in zijn geheel afkeuren indien: de ontvankelijkheids- en selectiecriteria van VLIR-UOS niet gebruikt worden; de selecties worden uitgevoerd door één persoon; er geen ondertekend selectieverslag is; er onduidelijkheid bestaat over de selectieprocedure; de studenten geen gelijke behandeling hebben gekregen; de studenten geen selectiescore hebben ontvangen (A, B, C); de niet-selectie onvoldoende verantwoord worden (vb: positive remarks, negative remarks). VLIR-UOS kan individuele selecties afkeuren indien een reisbursaal niet voldoet aan de minimum ontvankelijkheidscriteria. Deadline Deadline indiening Deadline selectieresultaten Deadline feedback Student -> ICOS ICOS -> VLIR-UOS VLIR-UOS => ICOS Ronde 1 Zelf te bepalen 15 januari februari 2017 Ronde 2 Zelf te bepalen 10 juni juni 2017 Ter herinnering : De goedkeuring van VLIR-UOS dient niet meer te gebeuren voorafgaand aan de interne toekenning van de beurs aan de kandidaat door de instelling. Rapportering Controle Reisverslagen Wanneer de student zijn/haar online-verslag heeft ingediend, controleert de ICOS het verslag van de student. Reisbeursverslag van student De ICOS controleert de inhoud en bepaalt of het reisbeursverslag kwaliteitsvol is ingevuld. De ICOS controleert of de ontvankelijkheidsvoorwaarden niet geschonden werden: o Vb: het verblijf in het Zuiden van de student was korter dan 28 dagen ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

20 o o Vb: het verblijf in het Zuiden van de student was minstens 28 dagen in het referentiejaar Vb: land van bestemming is hetzelfde als bij indiening Indien de student nog aanpassingen moet doen, kan de ICOS op Send back Report. De student kan dan aanpassingen doen aan zijn/haar verslag en het daarna opnieuw indienen. Evaluatie lokale promotor De ICOS controleert of de VLIR-UOS-evaluatie is geüpload in het tabblad Report. De ICOS controleert of de VLIR-UOS-evaluatie ondertekend is. VLIR-UOS heeft géén papieren versie nodig van de evaluatie, het geüploade document volstaat. Rapportering studenten afronden Op het einde van de rit moeten de beursdossiers van alle studenten die een selectiescore hebben ontvangen afgerond worden. Dit doe je via de bulkactie Finish Reporting. Daarbij moet je drie zaken doorgeven: 1) Heeft de student een beurs ontvangen? 2) Heeft de student een kwaliteitsvol en volledig verslag opgestuurd? 3) Wil je de rapportering van deze student afronden? Meer informatie over de bulkactie Finish Reporting. Most Significant Change De ICOS van de instelling selecteert op basis van de studentenverslagen één interessante case. De ICOS van de instelling vult op basis van het reisbeursverslag van de student het sjabloon in. Het is mogelijk dat bijkomende informatie moet worden opgevraagd bij de student. Het sjabloon vind je terug op het project Reisbeurzen onder het tabblad Attachments. Selectiecriterium: waar kan men de meest significante verandering terugvinden? Je kan zelf bepalen hoe je dit selectiecriterium interpreteert. Je moet je keuze niet verantwoorden op het sjabloon. De cases worden op een breinstorm besproken met de ICOS van alle instellingen. Het is de bedoeling dat we uit de verschillende cases één case selecteren. Deadline Zie Global Minds (in uitwerking per instelling) ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

21 6 Fases in de databank Fase 1: Draft De fase Draft is de eerste fase van een beursdossier of scholarship in de databank. Een beursdossier komt in de fase Draft nadat de student (die het beursdossier heeft aangemaakt) voor de eerste maal klikt op de knop Save and continue. De student moet alle verplichte velden op alle tabbladen invullen en daarna op de knop Submit klikken. Je moet als ICOS in deze fase in principe nog geen actie ondernemen. Het kan wel handig zijn om studenten wier beursdossier nog steeds in Draft staat net voor (een week of enkele dagen) de deadline verstrijkt, een mail te sturen om hen eraan te herinneren dat de deadline nadert. Dit kan je doen via de bulkactie Send . Fase 2: Submitted De fase Submitted is de tweede fase van een beursdossier of scholarship in de databank, volgend op de fase Draft. De student heeft nu zijn/haar beursdossier volledig ingevuld en ingediend. Hij/zij kan vanaf deze fase ook zijn/haar verslag ( Report ) al invullen en indienen, ook al is er nog niet geweten of hij/zij een beurs zal krijgen. Je moet als ICOS de onderstaande stappen doorlopen om het beursdossier naar de volgende fase (Scored by Institution) te kunnen brengen. Stap 1: Inhoudelijke check Dit is in feite een ontvankelijkheidscheck. Alle ingevulde velden van het beursdossier moeten gecheckt worden op correctheid (bv. instelling, leeftijd, periode van verblijf, periode van verblijf in het referentiejaar etc.). Indien één of meerdere velden foutief werden ingevuld, kan je het beursdossier terugplaatsen onder Draft door op de knop Send back to draft te klikken. De student kan dan aanpassingen doen aan zijn/haar beursdossier en het daarna opnieuw indienen. Controle bijlagen De motivatiebrief, aanbevelingsbrief en uitnodigingsbrief zijn verplicht. Indien de ICOS de student ontvankelijk verklaart, wil dit impliciet zeggen dat de aanbevelingsbrief aanwezig en voldoet aan de vereisten (dus inclusief handtekening als het een scan is, of een printout van een ). Stap 2: Selectie van de studenten Deze stap gebeurt buiten de databank. Hieronder worden een aantal acties beschreven die je als ICOS kan uitvoeren die het administratieve proces van de selectie kunnen vergemakkelijken. Excel downloaden: dit geeft je de mogelijkheid om alle kerninformatie van één of meerdere beursdossiers in Excel te downloaden. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

22 Excel template downloaden bij bulkactie institution score : Hier kan je het sjabloon downloaden dat je zal moeten gebruiken om de scores in bulk op te laden. Als je deze lijst nu al downloadt kan je deze tijdens de selectie gebruiken en aanvullen met commentaren (positief/negatief). PDF + attachments: Dit genereert per beursdossier één PDF-document met daarin het aanvraagdossier, de motivatiebrief, aanbevelingsbrief en uitnodigingsbrief. De PDF-documenten van de verschillende beursdossiers worden in één zip aangeboden. Attachments in ZIP downloaden: dit genereert per beursdossier een map met daarin het aanvraagformulier in PDF, en alle bijlages die zijn toegevoegd als aparte documenten. Dus als je bijkomende documenten hebt opgevraagd, kan je die op deze manier in bulk opvragen. Stap 3: De score van de instelling toekennen Na de selecties moet je per student 4 zaken doorgeven aan VLIR-UOS. Dit moet je in bulk doen. 1) Selectiescore: A/B/C (verplicht) 2) Ranking 3) Positieve/Negatieve commentaren (verplicht) 4) Ronde 1 of 2 (verplicht) Hier vind je meer uitleg over de bulkactie Institution score. Stap 4: Het selectieverslag uploaden op het project Wanneer de selectie van de bursalen gebeurd is en alle beursdossiers werden gescoord, kan je op het project van Reisbeurzen van je instelling het selectieverslag als attachment uploaden. Dit kan je doen op het tabblad Attachments. Je kan een attachment uploaden door op het blauwe icoontje te klikken of door het document te slepen naar het witte icoontje (drag-and-drop). Fase 3: Scored by institution De fase Scored by institution is de derde fase van een beursdossier of scholarship in de databank, volgend op de fase Submitted. Je hebt als ICOS nu de score van de instelling toegekend aan het ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

23 beursdossier. De student kan in deze fase ook zijn/haar verslag (report) al invullen en indienen, ook al is er nog niet geweten of hij/zij een beurs van VLIR-UOS (of van de instelling zelf) zal krijgen. Je moet als ICOS in deze fase niets doen. VLIR-UOS onderneemt nu de onderstaande stappen: Het selectieverslag (op project) en de individuele bemerkingen op de beursdossiers nakijken. De door de studenten ingevoerde gegevens op de beursdossiers nakijken. Aan elk beursdossier een score van VLIR-UOS toekennen. Een Excel export uitvoeren van alle beursdossiers van ronde 1 of ronde 2 (afhankelijk van het moment in het jaar) per project (en dus per instelling). Deze Excel wordt dan als attachment aan het project gehangen. Door aan een beursdossier een score van VLIR-UOS toe te kennen, wordt het beursdossier naar de fase Follow-up (score A) of naar de fase Not selected (score B of C) gebracht. In principe is de fase Not selected het eindpunt voor een beursdossier. In realiteit zal een beursdossier met een score B later nog een score A kunnen krijgen en dus alsnog naar de fase Follow-up gebracht kunnen worden. Indien dit nodig zou blijken, zal VLIR-UOS ervoor zorgen dat dit gebeurt. Fase 4.1: Follow-up De fase Follow-up is een mogelijke vierde fase van een beursdossier of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een beursdossier kan enkel in de fase Follow-up terechtkomen wanneer het een score A van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus geselecteerd is). Hoewel de student al in de vorige fases (Submitted en Scored by institution) zijn/haar verslag (report) kon invullen en indienen, is hij/zij in deze fase verplicht om dit te doen. De student dient in door onderaan op het tabblad Report de vink Is je report volledig ingevuld op Yes te zetten. Je moet als ICOS in deze fase de ingevulde en ingediende verslagen van de beursdossiers nakijken op volledigheid en correctheid. Je kan hiervoor als hulpmiddel de bulkactie Download Excel (zie 2.3.) gebruiken. Hierin kan je makkelijk nakijken wie de vink op Yes heeft gezet en wie niet. Als je bij het nakijken van een verslag merkt dat er bepaalde velden niet (of niet correct) werden ingevuld, kan je ervoor zorgen dat de student zijn/haar verslag kan aanpassen door op de knop Send back report te klikken. Wanneer een student zijn/haar verslag correct heeft ingevuld, hoef je niets meer te doen tot alle verslagen gecontroleerd en correct ingevuld zijn. Op dat moment moet je aan VLIR-UOS laten weten welke beursdossiers effectief een beurs hebben gekregen. Om aan te geven welk beursdossier effectief een beurs heeft gekregen, moet je via de bulkactie Download Excel een Excel downloaden van alle beursdossiers (ook die met status Not selected) op je project en in een extra kolom bedrag (in geval van een beurs) of niets (in geval van geen beurs) invullen. Die Excel moet je dan als attachment uploaden op je project zodat VLIR-UOS dit kan nakijken. Op deze manier kan je ook aangeven of bepaalde beursdossiers met een B-score uiteindelijk toch een beurs hebben gekregen. VLIR-UOS zal deze beursdossiers dan alsnog een A-score geven. Omgekeerd zullen beursdossiers met een A-score die uiteindelijk geen beurs gekregen hebben door VLIR-UOS een B-score worden gegeven. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

24 Fase 4.2: Not selected De fase Not selected is een mogelijke vierde fase van een beursdossier of scholarship in de databank, volgend op de fase Scored by institution. Een beursdossier kan enkel in de fase Not selected terechtkomen wanneer het een score B of C van VLIR-UOS heeft gekregen (en dus niet geselecteerd is). De student kan, net zoals in de voorgaande fases Submitted en Scored by institution, ook nu nog zijn/haar verslag (report) invullen en indienen (hoewel hij/zij in feite niet geselecteerd is). De student is hiertoe wel niet verplicht. Enkel bij beursdossiers die een B-score van VLIR-UOS hebben gekregen is het belangrijk om het verslag wel in te vullen, aangezien zij eventueel toch nog een A-score kunnen krijgen. Om die A-score te kunnen krijgen, moeten zij hun verslag hebben ingediend. Zoals beschreven in Fase 4.1. moeten ook de beursdossiers in de fase Not selected worden meegenomen in het Excel-overzicht waarin je als ICOS bepaalt wie uiteindelijk effectief een beurs heeft gekregen. Fase 5: Report Submitted De student heeft zijn/haar verslag ingevuld en doorgestuurd. De ICOS controleert of het verslag kwaliteitsvol is ingevuld. Om deze fase af te ronden dient de ICOS enkel zaken door te geven aan VLIR-UOS op het tabblad Follow-up. De ICOS mag Ok aanvinken indien het verslag kwaliteitsvol is ingevuld én alle bijlages correct zijn opgeladen. De ICOS mag op Yes aanvinken indien de student een VLIR-UOS Reisbeurs heeft ontvangen. Eventuele aanvullende beurzen die de instelling geeft aan studenten mogen hier niet bij gerekend worden. Als deze informatie is doorgegeven kan de ICOS op de knop Reporting Finished klikken. Hiermee is de rapportering van dit beursdossier afgelopen. Fase 6: Reporting Finished In deze fase moet VLIR-UOS een finale controle uitvoeren en de gegevens verwerken. In deze fase moet en kan je als ICOS geen actie meer ondernemen. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25

25 Fase 7: Ended Het beursdossier heeft zijn flow nu helemaal doorlopen. Noch VLIR-UOS, de ICOS of de student kunnen nu nog dingen aanpassen aan het beursdossier. Enkel VLIR-UOS kan een beursdossier naar de fase Ended brengen. VLIR-UOS zet beursdossiers pas in Ended nadat de finale controle werd uitgevoerd. In deze fase moet en kan je als ICOS geen actie meer ondernemen. ICOS-richtlijn bij de VLIR-UOS-oproep Reisbeurzen /25