Kennis van nemen Kaderstellen Controleren Adviseren PS door Cie AB Vaststellen door PS

Transcriptie

1 Provinciale Staten VOORBLAD provincie GELDERLAND Onderwerp Begroting Rekenkamer Oost-Nederland 27 SIS-nummer PS Agendering (advies griffie) CieAB CieEM CieLG CieRO CieVW CieWZ 14juni26 Provinciale Staten Lijst ingekomen stukken Behandelwijze Overlegpunten/ beslispunten Context Kennis van nemen Kaderstellen Controleren Adviseren PS door Cie AB Vaststellen door PS Eventueel naar voren brengen van zienswijzen over de ontwerpbegroting. Per 1 januari 25 is de onafhankelijke Rekenkamer Oost-Nederland opgericht met de vaststelling van de Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Oost-Nederland. In artikel 15 is geregeld dat het bestuur jaarlijks voor 1 juli de begroting voor het daarna volgende kalenderjaar vaststelt. In de toelichting bij dit artikel is opgenomen dat naast dit artikel tevens de artikelen 47 en 48 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van belang zijn. Dat betekent: Zes weken voordat de begroting door de Rekenkamer wordt vastgesteld, wordt een ontwerpbegroting aan Provinciale Staten van de deelnemers gezonden. De ontwerp-begroting wordt ter inzage gelegd en algemeen verkrijgbaar gesteld. Provinciale Staten van de deelnemers kunnen bij de Rekenkamer hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. De eventuele zienswijzen worden bij de ontwerpbegroting gevoegd voordat de begroting door het bestuur van de Rekenkamer wordt vastgesteld. Met agendering van de ontwerpbegroting van de Rekenkamer voor de CAB kan op een passende wijze invulling gegeven worden aan de rol van PS. Samenvatting GS-besIuit n.v.t. Opmerkingen Meer snformatie Een vertegenwoordiging van de Rekenkamer zal tijdens de vergadering aanwezig zijn voor een eventuele toelichting en beantwoording van vragen en kan ook direct kennisnemen van de zienswijze van PS. Rekenkamer Oost-Nederland Dhr. C. Bruggink info@rekenkameroost.nl PROVINCIALE VAN OVERIJ1SEL *eg.nr. Dat. ontv.: 8 JUN 26 a.d. Routina Gezic Hn doorgr iffie: 1 jun

2

3 Achter de Muren Zandpoort 6 * 7411GE Devente? T {57} 66 $S oo F (57) 64 $7 2

4 1 3 2 Furtetie Gosf-Nederlaiid 3 3 Ontwerpbegroting Toeiichting baten ToeHchting!asfen ,1 Toeiichting ba!ans 9 Toelichti x iig 1C Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederiand 27

5 1 De begroting 27 van de Rekenkamer Oost-Nederland is bedoeld voor de Provinciale Staten van de provincies Gelderland en Overijssel. Middels deze begroting kunnen zij inzicht verkrijgen in de wijze waarop de Rekenkamer de haar toegekende middelen voor het komende jaar zal gaan aanwenden. De begroting legt de nadruk op een verantwoorde financiele planning en is minder geschikt om een vooruitblik te geven van de beleidsmatige visie van de Rekenkamer. Het jaarlijks onderzoeksprogramma van de Rekenkamer leent zich daar beter voor, omdat daarin de keuze voor de onderzoeksonderwerpen aan de orde komt en daarmee ook de jaarplanning. De onderzoeksprogrammering 27 komt naar verwachting in december 26 beschikbaar. De begroting 27 is totstandgekomen op basis van de ervaringen met de bedrijfsvoering van de Rekenkamer tot nog toe en inschattingen van financiele ontwikkelingen. Tevens heeft overleg plaatsgevonden met de Dienst Services van de provincie Gelderland. In de begroting is de verwachte financiele ontwikkeling tot en met 21 aangegeven. De procedure voor de vaststelling van de ontwerpbegroting 27 is als volgt. Het bestuur van de Rekenkamer heeft de ontwerpbegroting voorlopig goedgekeurd. Deze ontwerpbegroting wordt ter inzage gelegd en algemeen verkrijgbaar gesteld. Provinciale Staten van Gelderland en Overijssel kunnen bij de Rekenkamer hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. De eventuele zienswijzen worden bij de ontwerpbegroting gevoegd waarna het bestuur van de Rekenkamer tot een definitieve vaststelling van de begroting komt. Hoofdstuk 2 geeft een korte toelichting op de functie van de Rekenkamer Oost-Nederland. In hoofdstuk 3 komt de begroting 27 en de toelichting daarop aan de orde. In bijlage 1 is een nadere duiding van de inhoud van de begrotingsposten te vinden. De balans 27 en de toelichting op de balans komt ten slotte in hoofdstuk 4 aan de orde. 2 Fondle De wet Dualisering Provinciebestuur reikt de Rekenkamer aan als een van de nieuwe instrumenten van Provinciale Staten ter versterking van haar controlerende rol. Deze Rekenkamer is per 1 januari 25 verplicht voor provincies. De Rekenkamer is het sluitstuk van de controlemiddelen die Provinciale Staten kunnen inzetten, en is een onafhankelijk orgaan, nevengeschikt aan Provinciale Staten. De Rekenkamer kan onderzoek doen naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van provinciaal beleid en beheer. Naar aanleiding van de bevindingen kan de Rekenkamer aanbevelingen geven aan Provinciale Staten, de Commissaris van de Koningin en aan Gedeputeerde Staten. Overigens voert de Rekenkamer niet het rekeningenonderzoek uit, dit is voorbehouden aan de accountants van de beide provincies. De Rekenkamer Oost-Nederland (voor de provincies Gelderland en Overijssel) beoogt het bestuurlijk functioneren van de beide provincies te versterken door een kwaliteitskamer te zijn. Dit wil zij bereiken door een bijdrage te leveren aan het: o versterken van de controlerende en kaderstellende verantwoordelijkheden van Provinciale Staten; o verbeteren van het handelen van de provincies; o vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie). Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost~Neder!and 27

6 3 Begroting 27 Baten Bijdrage provincie Gelderland Bijdrage provincie Overijssel Onverdeeld resultaat 25 BTW-Compensatie provincie Overijssel mm 4&8 mbmq mzm Totaal $1SJ1# Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 27

7 Lasten Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en -kosten Salarissen vast personeel Reis en verblijfskosten personeel Advertentiekosten werving personeel Opleidingen ' 8 '4is,m Inhuur Externe deskundigen && Huisvesting Energielasten Verzekeringen Huren Onroerende zaak belasting J aijssa Servicekosten Schoonmaakkosten Beveiliging Telefoonkosten J7S Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Boeken Contributie lidmaatschappen Afschrijving automatisering/ict Afschrijving telefonieapparatuur Investeringen in telefonie en ict , &QOO 1J5BD $ Kantoor kantoor benodigdheden Afschrijving meubilair Uitbesteding administratie Prv. Gld & Accountantskosten J57 - SSMOO Overig ^ Bedrijfsreserve BTW-compensatie Rente gemvesteerd vermogen & Totaal &7S 1.1&9I Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 27

8 3,1 Toelichting De Rekenkamer Oost-Nederland is per 1 januari 25 ingesteld door de provincies Gelderland en Overijssel. Beide provincies hebben afgesproken ieder voor de helft bij te dragen aan de financiering van de Rekenkamer. In 25 is het jaarbudget van de Rekenkamer vastgesteld op in totaal 68.,-. De begroting van de Rekenkamer wordt gemdexeerd volgens de systematiek van de provincie Gelderland. Dit betekent dat in de begroting wordt gewerkt met een constante euro. Jaarlijks vindt indexering plaats op basis van een samengestelde loon- en een prijsindex. De index is door de provincie vastgesteld op nominaal 2% per jaar en is doorgerekend met in gang van 26. De Rekenkamer Oost-Nederland heeft met beide provincies afspraken gemaakt over de verrekening van de BTW. De Rekenkamer brengt de betaalde BTW in rekening bij beide provincies. De provincies krijgen de betaalde BTW gecompenseerd middels het BTWcompensatie-fonds. Gelderland heeft er voor gekozen om het budget van de Rekenkamer voorafgaand aan het kalenderjaar te verhogen met de te verwachten BTW-verrekening van 6.,-. per jaar (zaaknummer ). Overijssel heeft er voor gekozen om de BTW-verrekening achteraf plaats te laten vinden (kenmerk Ml/26/97). Hierdoor is een budgetverhoging ter grootte van de geschatte BTW niet noodzakelijk. In de begroting wordt rekening gehouden met eveneens een bedrag van 6.,-. per jaar voor BTWcompensatie. De Rekenkamer had in haar jaarrekening 25 als gevolg van de opstartfase een positief rekeningresultaat van ,-. Dit bedrag was samengesteld uit nog te verrekenen BTW van ,-. en een onverdeeld resultaat van ,-. Het bestuur van de Rekenkamer heeft Provinciale Staten van Gelderland en Overijssel gevraagd in te stemmen met het toevoegen van het onverdeelde resultaat aan de bestemmingsreserve van de Rekenkamer. De aldus ontstane reserve wordt aangewend om in de jaren 26 tot en met 28 onderzoeken uit te voeren die oorspronkelijk uitgevoerd zouden zijn in 25. Beide provincies hebben hiermee ingestemd. Voor de verrekening van de BTW component was al overeenstemming met beide provincies (zie voorgaande alinea). Ook de BTW-component komt volledig ten goede aan de hiervoor genoemde onderzoeken in de jaren Het rekeningresultaat 25 van ,-. is als volgt verdeeld over de periode Totaal ,2 Toelichting Begrotingsposten worden van een toelichting voorzien daar waar, los van de nominale loonen prijsindex stijgingen, in 27 afwijkend wordt begroot ten opzichte van 26. Bestuur en personeel Salarissen vast personeel De Rekenkamer gaat in 27 uit van een formatie van in totaal 5,5 fte. Met deze formatie heeft de Rekenkamer voldoende onderzoekscapaciteit in huis om onderzoeken zelf op te zetten en uit te voeren dan wel de regie te voeren bij uitbesteding. In de begroting 25 en 26 is nog een voorbehoud gemaakt omtrent de verhoging van de formatie omdat destijds Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederiand 27

9 nog onzekerheid bestond over het al dan niet kunnen verrekenen van de BTW die de Rekenkamer moet afdragen. Deze onzekerheid is weggenomen omdat beide provincies zich bereid verklaard hebben de BTW te verrekenen via het BTW-compensatiefonds. De omvang van de post 'salarissen vast personeel' is vastgesteld op basis van de verwachte inschaling van de medewerkers. De werkgeverslasten zijn geraamd op het maximumsalaris van de schaal gecorrigeerd met 9%. De organisatie van de Rekenkamer Oost-Nederland bestaat uit een bestuur en een onderzoeksteam. Het bestuur bestaat uit drie deeltijdbestuurders. Het onderzoeksteam van de Rekenkamer is qua formatie als volgt opgebouwd. Functie Secretaris-directeur Management-assistente Onderzoekers Totaal fte 1,5 4 5,5 Reis- en verblijfkosten personeel De begrote reis- en verblijfkosten worden verhoogd. Er wordt rekening gehouden met de formatie-uitbreiding. Verder leert de ervaring dat regelmatige bezoeken van de provincies en met name de provinciehoofdsteden noodzakelijk zijn voor medewerkers van de Rekenkamer om op de hoogte te blijven van lopende en toekomstige ontwikkelingen. Advertentiekosten werving personeel De Rekenkamer heeft in 25/26 nieuwe medewerkers geworven en is op korte termijn niet van plan te werven en te adverteren. Wanneer personeelsmutaties zich voordoen, zal er op dat moment budget vrijgemaakt worden voor advertentiekosten. Opleidingen Door de toename van het aantal onderzoekers en het belang om te investeren in professioneel opgeleide onderzoekers wordt het budget opgehoogd naar 2. euro. Inhuur Externe deskundigen Het budget voor inhuur van externe deskundigen biedt voldoende mogelijkheden om waar nodig expertise aan te trekken wanneer deze niet, kwantitatief en/of kwalitatief, binnen het eigen onderzoeksteam aanwezig is. In de begroting 26, 27 en 28 is het reguliere budget voor de inhuur van externe deskundigen eenmalig verhoogd met het onverdeeld resultaat 25. Deze middelen zet de Rekenkamer volledig in voor het uitvoeren van onderzoeken waarmee een inhaalslag gerealiseerd zal gaan worden. Huisvesting Huur De huur van het pand betreft de 'kale' huur erxclusief BTW. De beveiligingskosten van het pand worden voor een deel verrekend via de huur. Er wordt uitgegaan van een eenmalige ophoging van de huur van 1 euro. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 27

10 Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur De ervaring leert dat het onderhoud van netwerk en computers een verhoging noodzakelijk maakt. Extern drukwerk Het uitbesteden van het drukwerk van de Rekenkamer blijkt duurder dan aanvankelijk, op basis van een grove inschatting, was begroot. Boeken Het budget voor de aanschaf van boeken wordt verlaagd. Het in huis hebben van voldoende kennis blijft belangrijk maar veelal blijkt dat veel informatie eveneens digitaal beschikbaar is. Afschrijvingen In 25 investeerde de Rekenkamer in onder meer meubilair, automatiserings- en telefonieapparatuur. Daarvoor was in de begroting 25-21, vanaf 26 jaarlijks een bedrag opgenomen voor afschrijving. In overleg met de provincie is besloten om deze afschrijving niet meer op te nemen in de begroting 27 aangezien de investering ineens als last is opgenomen in de jaarrekening 25 van de Rekenkamer. Om toch op termijn de noodzakelijk investeringen in meubilair, ICT en telefonie te kunnen financieren, zal de Rekenkamer de bedrijfsreserve hiervoor gebruiken. Volgens de provinciale begrotingsrichtlijnen kan per jaar 2% van het jaarbudget worden gereserveerd met een maximum van 5% van het jaarbudget. De daarmee gecreeerde bedrijfsreserve levert in meerjarig perspectief voldoende middelen op voor de benodigde investeringen. Investeringen in automatisering en telefonie In aanvulling op hetgeen hierboven is gezegd bij de 'afschrijvingen' zullen naar verwachting in 28 de eerste vervangende investeringen noodzakelijk zijn voor telefonie en automatisering (ict). Zoals gezegd is de bedrijfsreserve bedoelt voor dit type investering. De investering in telefonie en ict bedraagt naar verwachting respectievelijk 6.121,-. en ,-. rekening houdend met 2% prijscorrectie per jaar. Overig Bedrijfsreserve Met verwijzing naar het onderdeel 'afschrijvingen' en Investeringen in automatisering en telefonie'. BTW-compensatie Om praktische redenen is de post BTW-compensatie apart vermeld. In de jaarrekening van de Rekenkamer zal de BTW worden opgesplitst naar diverse begrotingsposten. Rente ge'investeerd vermogen Als gevolg van het niet meer toepassen van de systematiek van afschrijvingen in de begroting is ook de post 'rente gemvesteerd vermogen' vanaf 27 niet meer noodzakelijk. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederiand 27

11 4 Bafans 27 Activa Debiteuren BNG Postbank , t *3b$ SC& Totaal 4mm Passiva %M? Bestemmingsreserve &1& 6S Bedrijfsreserve Crediteuren 1SSxT1t Transitoria.,!&,.... pm E!2 pm Totaal 38&M& ,1 Toelicfitlng Activa Debiteuren Deze balanspost betreft het laatste kwartaal BTW-bedrag van 27. De Rekenkamer verrekent deze post in het eerste kwartaal van 28 met de provincie Overijssel. De provincie Gelderland hanteert een andere systematiek omdat zij de BTW vooraf betaald en achteraf het verschil met de feitelijk in rekening gebrachte BTW verrekent met de Rekenkamer bij de opmaak van de jaarrekening van de Rekenkamer. BNG De Bank Nederlandse Gemeenten is als sluitpost salderend bepaald. Postbank Er is uitgegaan van een gemiddeld bedrag van 5.,-- per jaar. Passiva Bestemmingsreserve De algemene reserve bestaat uit de saldi van het onverdeelde resultaat van 25 en het nog te innen laatste kwartaalbedrag aan BTW van de provincie Overijssel. Bedrijfsreserve De bedrijfsreserve is bedoeld voor investeringen in ICT, telefonie en meubilair. Crediteuren Deze post bestaat uit het laatste kwartaal aan salarissen voor het vaste personeel die na 31 december worden gedeclareerd door de provincie Gelderland aan de Rekenkamer. Verder is hier een schatting meegenomen van nog te betalen facturen. Transitoria Omdat concrete bedragen voor transitoria lastig zijn in te schatten, zijn deze PM opgenomen. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederiand 27

12 Toeflehting Onder de begrotingsposten (lasten) van 27 tot en met 21 worden de volgende onderdelen gevat: Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en kosten Salarissen vast personeel Opleidingen Reis- en verblijfkosten personeel Werving nieuw personeel Inhuur Externe deskundigen Accountantskosten Huisvesting Energielasten Verzekeringen Huur Onroerende zaak belasting Servicekosten Schoonmaakkosten Beveiliging Telefoonkosten Informatievoorziensng Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Vakliteratuur Contributie lidmaatschappen Investering in ICT Investering in telefonie Kantoor Kantoorbenodigdheden Investering in meubilair (niet zichtbaar in verband met verwachte investering in 215) Uitbesteding administratie aan prv. Gelderland Vergoedingen Toelagen Consignaties Bruto salaris Sociale lasten/premies Secundaire arbeidsvoorwaarden Eenmalige toelagen Overwerk Gratificaties Overige personeelskosten Cursussen Seminars Opleidingen Dienstreizen Woon-werkverkeer Personeelsadvisering Advertentiekosten Inhuur extra capaciteit projecten Uitzendkrachten Uitbesteding onderzoeken Jaarrekening controle Rekenkamer Gas, water, licht Brand-/inboedelverzekering Aansprakelijkheidsverzekering Schoonmaak pand binnen en buiten Tuinonderhoud Vaste telefonie Mobiele telefonie Boeken Abonnementen Laptops, server, netwerk etc. Telefooncentrale, vaste telefoons, mobiele telefoons Papier Enveloppen en postzegels etc. Kantoormeubelen (kasten, stoelen ed.) Verlichting Financiele administratie Personele administratie Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederiand 27 1