Waardeoverdrachten in crisistijd

Transcriptie

1 Waardeoverdrachten in crisistijd Handvatten voor een effectieve en procesmatige waardeoverdracht Verwacht u een werkpiek inzake het verwerken van waardeoverdrachtdossiers? Wordt de norm voor het verwerken van waardeoverdrachten mogelijk niet gehaald? Bent u bereid om in de huidige crisis extra risico te lopen en kunt u die verantwoorden? Welke extra risico s inzake oude waardeoverdrachten zijn er überhaupt? Het is tijd om positief kritisch naar het waardeoverdrachtproces te kijken! In deze white paper wordt ingegaan op de waardeoverdrachtrisico s in de huidige tijdgeest en worden handvatten aangereikt om u, als pensioenuitvoerder, te helpen deze risico s te verminderen, kosten te besparen en de klanttevredenheid verder te vergroten. Ontwikkelingen en gevolgen Onder normale marktomstandigheden zijn er weinig prikkels die dwingen om kritisch naar het waardeoverdrachtproces te kijken. Bij veel verzekeraars wordt er geen maximum doorlooptijd gehanteerd voor het afhandelen van een waardeoverdracht. Binnen de huidige marktsituatie kan een waardeoverdracht echter snel een financieel risico worden. De volgende ontwikkelingen en gevolgen zullen verder toegelicht worden: Extra druk door de pensioenwet Stijging dekkingsgraad Stijging aantal waardeoverdrachten Renteverlies 1

2 Doorlooptijd waardeoverdracht Pensioenwet In de pensioenwet staat een totaalnorm van 14 maanden voor het gehele traject van waardeoverdracht. Dit traject bestaat uit de volgende stappen: - De werknemer verzoekt aan het overnemende uitvoeringsorgaan om bij het overdragende uitvoeringsorgaan de overdrachtswaarde op te vragen binnen 6 maanden na de aanvangsdatum van de nieuwe deelneming. - Het overnemende uitvoeringsorgaan vraagt vervolgens binnen 1 maand aan het overdragende uitvoeringsorgaan een opgave per de overdrachtsmaand van de overdrachtswaarde. - Het overdragende uitvoeringsorgaan verstrekt vervolgens de opgave binnen 2 maanden. - Het overnemende uitvoeringsorgaan verstrekt de opgave binnen 2 maanden na ontvangst, aan werknemer, onder vermelding van de aanspraken bij het overnemende uitvoeringsorgaan. - De werknemer beslist vervolgens binnen 2 maanden na ontvangst van de opgave of hij de waarde wil overdragen en dient daarvoor een verzoek in bij het overnemende uitvoeringsorgaan. - Het overnemende uitvoeringsorgaan stelt het overdragende uitvoeringsorgaan meteen in kennis. De overdrachtswaarde wordt tenslotte binnen 10 werkdagen overgemaakt. Als dit stappenplan op de juiste wijze wordt doorlopen, zou binnen een periode van circa 14 maanden na indiensttreding, de waardeoverdracht een feit moeten zijn. PU = Pensioenuitvoerder Veel levensverzekeraars die inkomende en uitgaande waardeoverdrachten verwerken halen de totaalnorm van 14 maanden echter niet. Lange doorlooptijden treden vooral op bij acceptatie van een waardeoverdracht, maar ook het offerteproces en het doen van een opgave van waardeoverdracht vergen veel tijd. De bepalingen inzake de wettelijke termijnen vallen onder het toezicht van De Nederlandsche Bank. Op dit moment zijn er nog geen sanctiebepalingen opgenomen, indien de termijn worden overschreden. 2

3 Stijging dekkingsgraad zorgt voor piekbelasting Op grond van de pensioenwet bestaat voor de pensioenuitvoerder de verplichting om aan een wettelijke individuele waardeoverdracht mee te werken. Indien de financiële situatie van de pensioenuitvoerder echter dusdanig is verslechterd, dat de technische voorzieningen niet meer volledig door waarden worden gedekt, wordt deze verplichting tijdelijk opgeschort. Hierdoor vinden momenteel weinig waardeoverdrachten plaats. Door opschorting zal het aantal waardeoverdrachten, zodra de dekkingsgraad weer op peil is, explosief toenemen. Deze ontwikkeling is in het najaar van 2009 al zichtbaar geworden. De verwachting is dat het aantal waardeoverdrachten in de eerste helft van 2010 nog meer zal toenemen. Stijging werkloosheid zorgt voor stijging waardeoverdrachten Het CPB verwacht in 2010 een stijging van het werkloosheidpercentage naar 6,5% (Bron ANP 15 december 2009). Terwijl dit in 2008 nog 4% was. Deze stijging heeft tot gevolg dat er meer mensen (gedwongen) van baan veranderen, hierdoor zal een extra toename van waardeoverdrachten ontstaan gedurende de komende jaren. De verwachting is dat door de stijgingen van dekkingsgraad en waardeoverdrachten er alleen al in % meer waardeoverdrachten zullen plaatsvinden. 3

4 Renteverlies Bij een waardeoverdracht betaalt de oude pensioenuitvoerder vanaf het moment van waardeoverdracht totdat het saldo uitgekeerd wordt aan de nieuwe pensioenuitvoerder de wettelijke rente van 4,32% (is vanaf 1 juli 2009, hiervoor was het 4,92%). Doordat het huidige waardeoverdrachtproces niet effectief is Voorbeeld op basis van doorlooptermijn 16 maanden: ingericht in combinatie met de bovengenoemde ontwikkelingen die een Totaalsom waardeoverdrachten: Rentevergoeding: ,- 4,32% stijging van waardeoverdrachten tot gevolg hebben, kan dit enorm oplopen. Te betalen rente 5.760,- Verminder uw risico! Om de risico s bij het waardeoverdrachtproces te verminderen is het verstandig de huidige werkvoorraden snel te verlagen en het proces effectief in te richten, zodat u gereed bent om de hausse van waardeoverdrachten op te vangen. U kunt de volgende mogelijkheden gebruiken om uw risico te verminderen: Herinrichting/verbeteren van het proces Duidelijke communicatie De juiste capaciteit en kennis voor de juiste doeleinden gebruiken De monitoring en rapportages aanpassen of verbeteren voor de nieuwe doelstellingen Herinrichting/verbeteren van het Proces Het huidige proces dient aangepast te worden naar het ideaal, zodat alle benodigde stappen (beschreven in het procesmodel hierboven) ruim binnen de wettelijke termijn verwerkt kunnen zijn. Dit kunt u realiseren door de het proces te stroomlijnen vanaf binnenkomst post tot en met het versturen van bijvoorbeeld een offerte. Duidelijke communicatie Huidige correspondentie (brieven e.d.) is vaak onduidelijk. Hierdoor reageert werknemer, of voormalige PU, niet tijdig en is vaak een rappelactie nodig. In veel gevallen wordt er tevens regelmatig uitgebreid getelefoneerd om duidelijkheid te verschaffen. Om deze onduidelijkheid en tijd die ermee gemoeid gaat te beperken dienen de standaard brieven geüpdate te worden naar duidelijke en heldere brieven waarbij de ontvangende partij weet wat van hen verwacht wordt. 4

5 De juiste capaciteit en kennis voor de juiste doeleinden gebruiken Bij veel PU s wordt in het huidige werkproces geen onderscheidt gemaakt in complexe en minder complexe dossiers. Indien hier een voorscan gemaakt zou worden, kunnen de senior medewerkers de complexe dossiers behandelen en de minder complexe dossiers kunnen door medior en junior medewerkers behandeld worden. Dit is efficiënt, vanuit kostenoogpunt slimmer en bovendien worden de medewerkers zo optimaal ingezet, wat voor medewerkers zelf prettig werkt. De monitoring en rapportages aanpassen of verbeteren voor de nieuwe doelstellingen In sommige gevallen geeft de huidige wijze van monitoring en rapportagestructuur geen inzicht in de doorlooptijden en knelpunten. Om het proces goed te kunnen monitoren dienen deze aangepast te worden naar vereenvoudigde rapportages die snel, elke uur of elke dag, geüpdate kunnen worden. Door transparantie worden knelpunten goed zichtbaar, zodat ze snel opgelost kunnen worden. Voorkomen dat de toezichthouder maatregelen in de toekomst gaat treffen De DNB en AFM controleren periodiek de algemene voortgang bij verzekeraars die waardeoverdrachten uitvoeren. Het is aannemelijk dat, wanneer de resultaten niet voldoende zijn, de toezichthouders op termijn maatregelen gaan nemen en dat de pensioenwet aangescherpt wordt met eventueel concrete boetes. Neem bijvoorbeeld de verandering van het debiteuren beleid in de pensioenwet waarbij verzekeraars daadwerkelijk financieel risico lopen bij het nalaten van de uitvoering. Daarnaast kan het zijn dat een verzekeraar die jaarlijks slecht scoort op dit onderdeel sancties opgelegd krijgt door de toezichthouder. Door de bovengenoemde verbeteringen in de processen in de praktijk te brengen, wordt de kans op sancties en ingrepen van de toezichthouder kleiner. Resultaat van deze maatregelen Een ideaal proces zou zijn wanneer elke processtap die groen gearceerd is in het eerdere schema op pagina 2 binnen 4 dagen verwerkt zou zijn, immers hierdoor kan de wettelijke termijn van 14 maanden behaald worden. De impact van deze verkorting van de doorlooptijd verlaagt in ieder geval uw renteverlies Voorbeeld op basis van doorlooptermijn 16 maanden (2 maanden meer dan wettelijke termijn): Totaalsom waardeoverdrachten: ,- Rentevergoeding: 4,32% Te betalen rente 5.760,- Voorbeeld op basis van doorlooptermijn 14 maanden (wettelijke termijn): Totaalsom waardeoverdrachten: ,- Rentevergoeding: 4,32% Te betalen rente 5.040,- Verschil in te betalen rente: 720,- Naast het financiële voordeel heeft u een flexibel en effectief ingericht waardeoverdrachtproces. Dit vergroot de medewerkertevredenheid en maakt uw goede imago richting de klant nog beter. 5

6 Doelstellingen in het kort 1. Verwachtingen overtreffen Snellere doorlooptijden Kwaliteit verhogen 2. Personele druk niet plotseling laten opvoeren Door het proces, instructies en werkwijze goed in te inrichten en een forecast te maken met het verwachte volume en werkelijke volume. Indien er een toename ontstaat die de norm overschrijdt kunnen er maatregelen genomen worden. Bijvoorbeeld door een (flexibele) externe uitvoer van de waardeoverdrachten. 3. Snelle(re) verwerking binnen de wettelijke termijnen Rentekosten besparing. De huidige te ontvangen marktrente is historisch laag. Daar tegenover is de te betalen rente veel hoger. 4. Gevolgen voor werkgever en uitvoerder in beeld 5. Communicatiekans richting deelnemer Tot Slot Door de activiteiten in het proces waardeoverdrachten proactief en procesmatig uit te voeren, creëert u een beter imago, tevreden klanten en een lager renteverlies. Dit zorgt voor een positieve uitstraling naar de markt en de kans op nieuwe pensioencontracten nemen toe. U creëert daarnaast duidelijkheid voor de interne organisatie en bent in staat de risico s beter te managen. Uiteindelijk bereikt u dus meer met minder! 6