Het rapport vanuit het T&T softwaresysteem: Rapportage, Tijdsregistratie werknemers, formaat = CSV.

Transcriptie

1 Deze toepassing is mogelijk vanaf Cafca versie Verkort: WERKWIJZE 1: Het registreren van km mobiliteit en werkuren op één werf. 1. Badgen als ze vertrekken naar de werf (aanmelden) 2. Badgen als ze aankomen op de werf (afmelden) 3. Badgen als ze vertrekken naar huis (aanmelden) 4. Badgen als ze aankomen (afmelden) Het rapport vanuit het T&T softwaresysteem: Rapportage, Tijdsregistratie werknemers, formaat = CSV. Het rapport wordt in Excel geopend. Dit Excel bestand hebben we nodig om in Cafca te importeren. WERKWIJZE 2: Het registreren van enkel de werkuren per werf, maar verschillende werven per dag. Je kan het aantal km per werf in Cafca Projecten, diverse waardes, éénmalig invullen. Dit is een vast aantal km van het bedrijf naar de werf. Wettelijk moet het zo, want in feite is de km van thuis naar de werf niet correct. In dit geval moeten ze 2x badgen: 1. Aankomst op de werf (aanmelden) 2. Vetrek op de werf (afmelden) De km worden dan uit de CAFCA projecten gehaald en automatisch ingevuld, na de import van de uren. Het rapport vanuit het T&T softwaresysteem: Rapportage, Tijdsregistratie werknemers, CSV, versie 2. Het rapport wordt in Excel geopend. Dit Excel bestand hebben we nodig om in Cafca te importeren. ALGEMEEN: A. BADGEN: - De groene sleutel is om aan te melden. - De blauwe sleutel is om af te melden. - Zodra het rode ledje van de ibutton lezer brandt, de sleutel weghalen, anders geeft dat dubbele gegevens. INSTELLINGEN T&T SOFTWARESYSTEEM: Page 1 of 10

2 - Alle aangekochte sleutels met hun unieke nummer kan je beheren in Beheer, Identificatieknoppen. De personeelsnummer en naam, identiek aan de personeelsfiches in Cafca moeten worden aangevuld. - Alle Cafca projecten invullen in Beheren, herkenningspunten B. UREN en KM bestand per werknemer, benodigd voor Cafca: - In T&t beheersysteem ga je naar Rapportage. Je kiest het rapport Tijdsregistratie medewerkers, formaat CSV, datum van... tot... (tot niet meegerekend) en de voertuigen. - Als u instellingen van Internet Explorer goed zijn, wordt uw Excel geopend en de nodige lijen worden getoond. - Dit bestand bewaart u op de harde schijf en heeft u nodig indien u dit wil importeren in Cafca, Beheer MMOD, Acties, Import T&T gegevens vanuit Excel. Deze functie moet geactiveerd worden. Het importeren kan je herionder terugvinden. Uitgebreid: Werkwijzen I. IN HET VOERTUIG EN DE MEDEWERKER - Op het dashboard wordt een i-buttonlezer gemonteerd die verbonden is met de track&trace black box. - Elke medewerker heeft 2 sleutels (groen en blauw): de groene om aan te melden en de blauwe om af te melden. De reden om hiervoor een aparte sleutel te gebruiken heeft zich bewezen. Stel dat men slechts één sleutel heeft en ze badgen per ongeluk 2x dan is dat normaal een aan- en direct een afmelding, waardoor de uurregistratie al helemaal verkeerd afloopt. Page 2 of 10

3 II. OP UW PC - In de Cafca track- en trace software, te gebruiken via uw internetbrowser (Internet Explorer), kan u de sleutels hun unieke identificatienummer invoeren en koppelen aan een personeelsnummer en naam zoals die overeenkomt in het Cafca personeelsfiches. - Hier kan u herkenningspunten invoeren. Dit komt neer op het invullen van de Cafca projectnummer, projectnaam en het projectadres. III. Het registreren van werkuren en km-mobiliteit 3 scenario s waaruit te kiezen: Page 3 of 10

4 Registratie van mobilteit (heen en terug) en werkuren op de werf door track&trace. Het badgen gebeurt als volgt: De werkuren en km worden geïmporteerd en geboekt. Heen vertrek Heen aankomst Terug vertrek Terug aankomst Aanmelding Afmelding Aanmelding Afmelding Dit genereert het volgende in de rapportage: Registratie van enkel de werkuren op de werf door track&trace. De mobiliteit km worden tijdens het importeren uit de projectfiches gehaald (Diverse waarden) en geboekt. Aankomst werf Vertrek werf Aanmelding Afmelding Dit genereert het volgende in de rapportage: Registratie van uren vanaf vetrek tot thuis. Vertrek werf Aankomst thuis/bureel Aanmelding Afmelding Dit genereert het volgende in de rapportage: 3 Het importeren en boeken van km en werkuren via EXCEL. 1. U geeft zich naar de Track&Trace software, rubriek rapportage. 2. U kiest Rapport Tijdsregistratie medewerkers en formaat CSV 3. U vinkt versie 2 aan, indien de registratie verloopt vologens scenario 2 of U kiest een datum van... tot... (tot datum is niet inbegrepen) 5. U kiest bepaalde medewerkers of alle medewekers. 6. Een Excel bestand wordt geopend. 7. U corrigeert eventueel gemiste of foutieve zaken, u voegt toe, ontdubbelt, enz... tot het bestand klaar is om te importeren. 8. U bewaart het bestand ergens op uw harde schijf. Page 4 of 10

5 9. Begeeft u in Cafca naar module PROJ, BEHEER ARBEID, Opties Track en Trace via Excel. Deze functie dient u eerst te licentiëren (éénmalig) via de helpdesk Selecteer het bewaarde excel bestand, zo dit wordt geopend, de te importeren cellen selecteren met de linkermuistoets (eerste cel linksboven tot laatste cel rechtsonder muistoets inhouden) en na het loslaten van de muistoets (zelfde systeem als importeren van een meetstaat in offertes) krijg je deze mededeling: Page 5 of 10

6 11. De kolomnamen toewijzen aan de exel kolommen (enkel degene die u nodig heeft): Page 6 of 10

7 12. Druk dan OK en u komt opnieuw in het scherm: 13. Controleer en wijzig eventueel de nodige lijnen en selecteer alle lijnen met Selecteer alles en druk op doorboeken. Vanaf nu zijn de uren en mobiliteit geboekt in BEHEER ARBEID en dus op de projecten. Page 7 of 10

8 14. Indien er bijvoorbeeld geen km mobiliteit zijn geregistreerd, maar toch wil voorzien, kan u best in Opties de standaardwaardes project aanvinken (zie scenario 2), zodat bepaalde waardes zoals de km verplaatsing worden meegenomen. Let wel dat in de projectfiche de standaardwaardes zijn ingevuld (zie voorbeeld) 15. ARBEIDSTIJDCORRECTIE Eénmaal de boekingen gedaan, kan er in BEHEER ARBEID, na een selectie van werkuurlijnen, via Acties, Selectie aanpassen, een arbeidsurencorrectie worden toegepast. Zo kunnen er automatisch middagpauzes, werktijdaftrek begin- en einde, looncodes, overuren worden ingevuld. Page 8 of 10

9 Eerst dien je een controlerooster aan te maken. Dit gebeurt in de programma-onderdeel ADMINISTRATIE, uurroosters Page 9 of 10

10 Ziehier een voorbeeld van controlerooster: Page 10 of 10