RECORD BANK. Gebruikersgids opladen betalingsbestanden

Transcriptie

1 RECORD BANK Gebruikersgids opladen betalingsbestanden

2 1. Welke betalingsbestanden? Via kunt u ons volgende bestanden bezorgen: 1. Overschrijvingen: Type bestand Naam in Record@Home SEPA-overschrijvingen XML: pain.001 SEPA CT IN Cu2Fi 2. Incassobestanden (domiciliëringen) Type bestand Naam in Record@Home SEPA Direct Debit Core XML: pain.008 SEPA DD IN Cu2Fi SEPA Direct Debit B2B XML: pain.008 SEPA B2B DD IN Cu2Fi SEPA Direct Debit Reversal XML: pain.007 Niet mogelijk via Record@Home

3 2. Cut-off tijden Cut-off tijd = het tijdstip waarop betalingen uiterlijk de bank moeten bereiken, zodat Record Bank het bestand kan verwerken en uitsturen op de door u gekozen uitvoeringsdag; de tegenpartij gecrediteerd wordt met dagvaluta (voor overschrijvingen). Type betaling Cut-off tijd Overschrijvingen (nationaal & SEPA) 13u00 SEPA Direct Debit - Core schema (*) Dag - 2 bankwerkdagen 20u00 SEPA Direct Debit B2B schema (*) Dag - 2 bankwerkdagen 20u00 (*) Dag = gewenste uitvoeringsdag van het bestand NB: de bank bereiken = ondertekening van betalingsbestanden in Record@Home met uw eid of bankkaart.

4 3. Bestanden doorsturen naar de bank Stap 1: maak in uw eigen boekhoud- of beheerspakket het op te laden bestand aan. Sla dat op uw computer. Vermijd spaties, underscores en andere vreemde tekens $ [ ] ^ ; / \) in de naam van het bestand. Schrijf de extensie altijd in kleine letters (.xml of.txt). Anders kan het problemen bij het opladen veroorzaken. Creëer een aparte folder op uw computer of fileserver waarin u die bestanden altijd opslaat. Zo vermijdt u extra zoekwerk bij het opladen. Hou de opgeladen bestanden gedurende een beperkte periode bij.

5 3. Bestanden doorsturen naar de bank Stap 2: ga in naar het menu Betalen en vervolgens onderaan in de linkerkolom naar het submenu Importeren betalingsbestanden Nieuw bestand importeren. Vindt u het submenu Importeren betalingsbestanden niet terug in het menu Betalen? Contacteer uw Record-bankier zodat hij uw abonnement kan aanpassen.

6 3. Bestanden doorsturen naar de bank Stap 3: kies het juiste type bestand (zie ook slides 1 & 2) en vul de velden in. Aantal verrichtingen: vul het aantal betalingen in dat in het lot zit. Aantal loten: 1 of cijfer van het totaalaantal verrichtingen in het bestand. In uw boekhoudpakket kunt u aanduiden of u wilt dat: uw rekening één maal voor de totale bedragen gecrediteerd/gedebiteerd wordt; uw rekening voor elke verrichting apart gecrediteerd/gedebiteerd wordt. Zoek via de knop Klik op het bestand op in uw computer. om het bestand op te laden.

7 3. Bestanden doorsturen naar de bank Stap 4: nadat u het bestand hebt opgeladen, komt u terecht in het overzicht van de opgeladen bestanden. U krijgt de melding Het betalingsbestand XXXXX werd opgeladen. Om het uit te voeren, moet u hieronder het bestand doorsturen.

8 3. Bestanden doorsturen naar de bank Stap 5: zoek het bestand op in het overzicht van de bestanden. De status van het bestand is op dit moment Wachtend op verificatie, omdat er een aantal technische zaken bekeken worden. Maak gebruik van de filters om de bestanden makkelijker terug te vinden. Stap 6: als het bestand in de status Uit te voeren/ Te tekenen staat, kunt u via de action button kiezen om het bestand door te sturen naar de bank. Dat moet u ondertekenen met uw bankkaart of eid. Het kan enkele minuten duren voor de status van het bestand wordt aangepast naar Uit te voeren/te tekenen.

9 4. Status van een bestand in Na het opladen vindt u het bestand terug in het overzicht van de opgeladen bestanden. Het bestand kan achtereenvolgens een andere status aannemen. Status van het bestand Wat gebeurt er? Wat kunt u doen via de action button? Wachtend op verificatie Uit te voeren/ Te tekenen In afwachting van (hun) uitvoering Bestand verwerkt Record@Home checkt of het bestand verwerkbaar is. Record@Home heeft het bestand herkend en kan het uitvoeren. U hebt correct ondertekend en het bestand is bij Record in behandeling. Het bestand is verwerkt en de betalingen werden ingevoerd bij de bank. Even wachten. Onderteken het bestand om het door te sturen naar de bank. Verwijder het bestand als u het wilt annuleren. Even wachten. Niets meer. Alles is in orde. Opgelet: om te checken of de betalingen goed zijn uitgevoerd, moet u de historiek van de rekening raadplegen.

10 5. Doorsturen van een bestand: foutstatus Het is mogelijk dat het bestand onuitvoerbaar is, dan onderneemt u volgende stappen: Status van het bestand Mogelijk dubbel Bestandsinhoud te controleren Wat gebeurt er? Record@Home heeft ontdekt dat u onlangs een bestand hebt opgeladen met gelijkaardige kenmerken. Record@Home heeft ontdekt dat de door u ingegeven waardes niet overeenkomen met de berekende waardes. Wat kunt u doen via de action button? Forceer het bestand als u het toch wilt uitvoeren. Verwijder het bestand als u merkt dat het inderdaad om een dubbel en foutief opgeladen bestand gaat. Forceer het bestand als u het toch wilt uitvoeren. Verwijder het bestand en maak een nieuw bestand aan in uw boekhoudpakket. Bestand afgewezen Bestand verwijderd (C) PM PACS Record@Home heeft ontdekt dat het bestand onuitvoerbaar is. Als u in een van de 3 bovenstaande gevallen koos om het bestand te verwijderen, komt het bestand in die status terecht. Verwijder het bestand en maak een nieuw bestand aan in uw boekhoudpakket. Geen verdere actie nodig.