Bijlage A PROJECT VOORSTEL IMPLEMENTATIE GEINTEGREERD BELASTINGSYSTEEM

Transcriptie

1 Bijlage A PROJECT VOORSTEL IMPLEMENTATIE GEINTEGREERD BELASTINGSYSTEEM GBLT Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn Gevestigd in Zwolle en Harderwijk Datum : 28 april 2011 Versie : 1.0 definitief Auteur : Jan Roubos

2 Inhoudsopgave 1 Samenvatting business case Projectdefinitie Doelstelling Afbakening Eindproducten Acceptatiecriteria Projectorganisatie Eenvoudig organogram Primaire taken en verantwoordelijkheden Overlegstructuur Rapportage Uitvoering implementatie Einddatum en definitieve acceptatie Taakverdeling Leverancier en GBLT Mijlpalen implementatie Op te leveren producten...18 Datum: 28 april 2011 pagina 3/14

3 1 Samenvatting business case Het GBLT heeft als doelstelling zorg te dragen voor een efficiënte en effectieve heffing en invordering van belastingen, waarvan de vertegenwoordigende organen van de deelnemers belastingverordeningen en beleidsregels hebben vastgesteld, elk voor zover het hun grondgebied betreft. Het GBLT doet werk voor acht waterschappen. Dit zal in de toekomst worden uitgebreid met andere overheidsinstanties zoals gemeenten. Eind 2012 zal het GBLT haar diensten uitbreiden met de het verzorgen van de gemeentelijke belastingen voor Dronten, Leusden en Nijkerk. Hiervoor is in 2010 een principe akkoord gesloten. Ook met de gemeente Zwolle loopt een traject die tot een dergelijke samenwerking moet leiden. Bovendien vinden gesprekken plaats met nog andere gemeenten. De samenwerking met gemeenten levert een ruim maatschappelijk voordeel op. Bovendien neemt de gemeenschappelijke waarde van het GBLT als belastingkantoor voor lokale belastingen door samenwerking in deze regio hierdoor toe. Voorwaarde is dat gedurende 2012 wordt aangetoond dat het GBLT met haar informatiesystemen in staat is ook gemeentelijke belastingen te heffen en te innen. Omdat het huidige informatiesysteem niet aan deze voorwaarde kan voldoen is de invoering van een ander belastingsysteem essentieel voor de invulling van de strategie van het GBLT. Datum: 28 april 2011 pagina 4/14

4 2 Projectdefinitie 2.1 Doelstelling Het uiterlijk 1 januari 2013 in productie hebben van een stabiel en functionerend belastingsysteem dat naast waterschapsbelastingen ook de gemeentelijke belastingen op geïntegreerde wijze kan uitvoeren. In eerst fase voor de acht deelnemende waterschappen en in fase twee voor de gemeenten Nijkerk, Leusden en Dronten. 2.2 Afbakening De volgende onderwerpen vallen niet onder het implementatie project: Het aanbrengen van organisatorische en/of personele veranderingen n.a.v. noodzakelijk te wijzigen processen is het mandaat van de lijnorganisatie. De projectorganisatie heeft een signalerende taak. Het opstellen, wijzigen en laten vaststellen van verordeningen en of beleidsregels is het mandaat van de lijnorganisatie. Werkzaamheden bij de deelnemende waterschappen en gemeenten naar aanleiding van de implementatie van het belastingsysteem bij het GBLT vallen buiten de scope van dit project. 2.3 Eindproducten De doelstelling valt uiteen in de volgende eindproducten: A) Een geaccepteerd belastingsysteem conform de acceptatiecriteria die hiervoor zijn vastgesteld en dat 3 maanden stabiel functioneert waarin de waterschapbelastingen en gemeentebelastingen op geïntegreerde wijze worden uitgevoerd. B) Uitgevoerde opleidingen, zodat alle medewerkers en leidinggevenden van het GBLT met behulp het belastingsysteem hun belastingtaken op eenduidige wijze kunnen uitvoeren en daarvoor voldoende zijn getraind. C) Uitvoeringsgereed beheer en onderhoud van het belastingsysteem, zowel intern GBLT als extern bij leverancier. D) Standaardmiddelen voor conversie van gegevens. Datum: 28 april 2011 pagina 5/14

5 3 Acceptatiecriteria Hieronder de acceptatiecriteria die gehanteerd worden voor het vrijgave advies voor het in productie nemen van het belastingsysteem. Na de integrale acceptatie procestest 0 (nul) openstaande blokkerende fouten. Een blokkerende fout betreft een ernstige verstoring in het functioneren van het belastingsysteem waardoor een (onderdeel) van het primair bedrijfsproces niet uitvoerbaar is en waarvoor ook geen alternatieve oplossing voorhanden is. Na de integrale acceptatie procestest ten hoogste 10 openstaande belemmerende fouten. Een belemmerende fout betreft een verstoring in het functioneren van het belastingsysteem waardoor een (onderdeel) van het primair bedrijfsproces niet uitvoerbaar is, maar waarvoor een werkbaar alternatief beschikbaar is. De belemmerende fouten moeten binnen één maand na in productie name opgelost zijn. Na de integrale acceptatie procestest ten hoogste 15 openstaande cosmetische fouten. Een cosmetische fout is een onvolkomenheid die geen verlies van functionaliteit van het belastingsysteem geeft en in geval van een externe uiting voor de opdrachtgever acceptabel is. Cosmetische fouten moeten op een nader overeen te komen tijdstip na productie name opgelost zijn. Eventuele onvoorkomende verschillen tussen gegevens van de bron en het belastingsysteem moeten voor 100% verklaard zijn en niet te wijten zijn aan een hierboven genoemde conversiefout. De opleidingen aan alle medewerkers zijn gegeven ruim voor de productiedatum en zijn door de deelnemers beoordeeld als voldoende. Alle documentatie is opgeleverd, is definitief, is akkoord door GBLT, is gearchiveerd en hebben een eigenaar. Met de leverancier is ruim voor de productiedatum de service level agreement ondertekend. Voor de conversie dient een goedkeurende verklaring van de GBLT huisaccountant (Deloitte) te zijn afgegeven. Het belastingsysteem dient in productie 3 maanden stabiel te functioneren waarin de waterschapbelastingen en gemeentebelastingen op geïntegreerde wijze worden uitgevoerd. Alle broncode van het belastingsysteem is door de leverancier aantoonbaar gedeponeerd bij een onafhankelijke derde (ESCROW). Datum: 28 april 2011 pagina 6/14

6 4 Projectorganisatie 4.1 Eenvoudig organogram 4.2 Primaire taken en verantwoordelijkheden Hieronder beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep en beide projectmanagers. De overige rollen zullen in het PID nader worden beschreven. Primaire taken en verantwoordelijkheden Stuurgroep (B=Opdrachtgever, U=Vertegenwoordigers van de gebruikers, S=Vertegenwoordiger van de leverancier, BS=vertegenwoordiger van het bestuur van GBLT) Stelt de opdracht vast van het project en stelt hiervoor de middelen beschikbaar (B). Bewaakt of het project binnen de beleid- en bestuurlijke kaders wordt uitgevoerd (B). Geeft goedkeuring aan het PID, detailplannen en project- en wijzigingsvoorstellen die consequenties hebben voor de doelstelling, budget en kwaliteit en stelt hiervoor de middelen beschikbaar (B). Geeft goedkeuring aan het vrijgaverapport en daarmee aan de in productie name van het belastingsysteem (B). Stelt de kwaliteitseisen aan de eindproducten en is de acceptant van de eindproducten (U). Verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde producten en diensten van de leverancier (S). Verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende en goed gekwalificeerd personeel voor het tijdig (binnen de afgesproken planning) uitvoeren van alle activiteiten die van de leverancier wordt verwacht (S). Linking pin met het bestuur GBLT (BS) (standing invitation). Datum: 28 april 2011 pagina 7/14

7 Primaire taken en verantwoordelijkheden projectmanager GBLT Stelt het PID en detailplannen samen en bewaakt de voortgang en de consistentie van de uitvoering van de implementatie. Rapporteert de inhoudelijke voortgang aan de stuurgroep. Rapporteert de financiële en bestuurlijke voortgang aan de voorzitter van de stuurgroep. Zorgt voor de dagelijkse besturing van de projectactiviteiten van bij het GBLT. Is binnen de implementatie verantwoordelijk voor: o Het opstellen van het opleidingplan. o Het borgen van het beheer en onderhoud. o Het realiseren van de infrastructuur. o Het initiëren van veranderingen in werkwijzen. o Het uitvoeren van de integrale acceptatie procestest. Bewaakt zelfstandig als ook in samenwerking met de projectmanager van de Leverancier de projectrisico s, voert zo nodig risicoanalyses uit en neemt binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein adequate maatregelen. Het geven van het vrijgave advies aan de voorzitter van de stuurgroep Primaire taken en verantwoordelijkheden projectmanager Leverancier Zorgt voor de dagelijkse besturing van de projectactiviteiten bij de Leverancier Is binnen de implementatie verantwoordelijk voor: o Het inrichten van de belastingssysteem inclusief de koppelingen. o Het uitvoeren van de conversie. o Het realiseren van alle rapportages. o Het realiseren van alle correspondentie. o Het geven van de opleidingen gerelateerd aan het belastingsysteem. Bewaakt zelfstandig als ook in samenwerking met de projectmanager GBLT de projectrisico s, voert zo nodig risicoanalyses uit en neemt binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein adequate maatregelen. Rapporteert de voortgang aan de projectmanager van het GBLT. Rapporteert de financiële en bestuurlijke voortgang aan zijn/haar vertegenwoordiger binnen de stuurgroep. 4.3 Overlegstructuur De volgende overleggen zijn vastgesteld tijdens de projectuitvoering. Stuurgroep overleg De opdrachtgever is de voorzitter van de stuurgroep. Gepland overleg op momenten van goedkeuring van producten die de koers en de inhoud van de implementatie bepalen of beïnvloeden. Ad hoc overleg naar aanleiding van knelpunten. Hiervoor zal de projectmanager GBLT door middel van een knelpuntenrapport de situatie beschrijven en zo mogelijk te nemen maatregelen voorstellen. Datum: 28 april 2011 pagina 8/14

8 Projectmanager GBLT is altijd bij dit overleg aanwezig voor het geven van toelichtingen. Bij eventuele escalaties is op verzoek van de vertegenwoordiger van de Leverancier ook de projectmanager van de Leverancier aanwezig voor toelichting. De projectmanager GBLT organiseert op eigen initiatief of op verzoek van de stuurgroepleden het stuurgroepoverleg. Tijdsduur is maximaal 2 uur. Notulen worden door de secretariële ondersteuning van de opdrachtgever opgesteld. Projectteam overleg Wekelijks overleg met Projectmanager GBLT, Projectmanager Leverancier en nader te bepalen teamleiders. Uitsluitend de actiepunten, knelpunten, risico s en relevante issues worden hier besproken en vastgelegd in de notulen. Indien nodig kan op initiatief van de projectmanager GBLT een woordelijk verslag worden genotuleerd. Tijdsduur is 1 uur á maximaal 1,5 uur. Beknopte notulen (afspraken) en separate actie- en besluitenlijst worden door de secretariële ondersteuning opgesteld 4.4 Rapportage De volgende projectrapportages worden geleverd. Project voortgangsrapportage Twee wekelijks ontvangt de stuurgroep de voortgangsrapportage van de projectmanager GBLT over: de bereikte projectresultaten (globaal) en waar nodig in detail; de voortgangsverwachtingen; de verwachte knelpunten en risico s met een voorstel tot het nemen actie. Maandelijks wordt daaraan uitsluitend voor de opdrachtgever de financiële en bestuurlijke rapportage aan toegevoegd. Leverancier voortgangsrapportage wekelijks ontvangt de projectmanager GBLT de voortgangsrapportage van de projectmanager Leverancier over: de bereikte resultaten (globaal) en waar nodig in detail; de voortgangsverwachtingen van de te leveren producten en diensten; de verwachte knelpunten en risico s met een voorstel tot het nemen actie. Datum: 28 april 2011 pagina 9/14

9 5 Uitvoering implementatie De implementatie van één geïntegreerd belastingsysteem wordt in twee fases uitgevoerd. Na de eerste fase wordt op 1 mei 2012 het belastingsysteem voor de waterschapsbelastingen voor de acht deelnemende waterschappen in productiegenomen. De acht deelnemende waterschappen zijn: Waterschap Veluwe Waterschap Vallei en Eem Waterschap Zuiderzeeland Waterschap Groot Salland Waterschap Rijn en IJssel Waterschap Regge en Dinkel Waterschap Reest en Wieden Waterschap Velt en Vecht De tweede fase is gericht op de gemeentelijke belastingen ten behoeve van de gemeenten Nijkerk, Leusden en Dronten. Deze fase start eind 2011 en resulteert in een productie name van dit onderdeel uiterlijk 1 januari De uitvoering hier beschreven zal in het project initiatie document (PID) door de projectmanager van het GBLT in nauw overleg met de projectmanager van de leverancier in detail worden ingevuld, mede op basis de inhoud van de deelplannen die de leverancier bij de inschrijving heeft meegeleverd. 5.1 Einddatum en definitieve acceptatie Het project eindigt nadat het belastingsysteem gedurende tenminste drie maanden, gerekend vanaf in productie name fase 2 stabiel functioneert. Stabiel betekent dat geen terugval is in functioneren. Of wel het belastingsysteem moet conform de acceptatiecriteria blijven functioneren. Op dat moment vindt ook de definitieve acceptatie van het belastingsysteem plaats. 5.2 Taakverdeling Leverancier en GBLT De taak- en verantwoordelijkheid verdeling tussen de Leverancier en GBLT is vastgelegd in de onderstaande VURI tabel. Daarin staan de letters (kolommen) voor V= verantwoordelijk, U=uitvoerend, R=review/controle, I=informatieverstrekkend. Verder staat de L voor Leverancier en de G voor het GBLT. Taken V U R I Installatie bij GBLT van alle software componenten van het belastingsysteem op 3 L L L G testomgevingen en 1 productieomgeving inclusief het beheer en onderhoud van deze softwarecomponenten totdat het beheer en onderhoud is overgedragen aan de reguliere beheer en onderhoud organisatie. Inrichting van het geïntegreerd belastingsysteem, inclusief alle koppelingen, op basis van de specificatie van GBLT. Deze specificatie zal de leverancier tijdens de implementatie zelf moeten verkrijgen door middel van workshops met de matariedeskundigen van het GBLT en de drie aansluitende gemeenten. Onder koppelingen wordt hier OOK verstaan eventueel te ontwerpen, bouwen en implementeren maatwerk koppelingen. Zie bijlage voor een overzicht van de huidige situatie bij GBLT L L L/G G Datum: 28 april 2011 pagina 10/14

10 Taken V U R I Het ontwerpen, bouwen, documenteren en bedrijfsklaar opleveren van een conversie L L L/G G koppeling met controle middelen, inclusief de documentatie die de controle mogelijk maken op een juiste en volledige verwerking Het ontwerpen, bouwen, documenteren en bedrijfsklaar opleveren van maatwerk L L L/G G voorvloeiende uit de eisen en vragen De conversie in fase 1 waardoor alle gegevens van de twee huidige bronsystemen L L L/G G van GBLT (het IBS systeem t.b.v. de locatie Harderwijk voorheen Tricijn en het IBS systeem t.b.v. de Locatie Zwolle voorheen Lococensus) in de nieuwe applicatie worden ingelezen (inclusief proefversies ten behoeve van test) Het inlezen van de gegevens dient geautomatiseerd plaats te vinden. Aanvullend op deze conversie dienen mogelijk ook 1 of meer totaalstanden ingelezen te worden. De conversie in fase 2 waardoor alle gegevens van de huidige bronsystemen voor L L L/G G belastingen van Nijkerk, Leusden en Dronten in de nieuwe applicatie worden ingelezen (inclusief proefversies ten behoeve van test). Het inlezen van de gegevens dient geautomatiseerd plaats te vinden door middel van de bedrijfsklare door de leverancier geleverde conversiekoppeling. Het ontwerpen, bouwen en implementeren van alle rapportages die door het L L L/G G belastingsysteemsysteem geproduceerd moeten worden. Dit op basis van de specificatie van het GBLT. Deze specificatie zal de leverancier tijdens de implementatie zelf moeten verkrijgen door middel van workshops met de materiedeskundigen van het GBLT en de drie aansluitende gemeenten. Hierbij dient te worden uitgegaan van 80 rapportages waarvan 20 complex, 40 normaal en 20 eenvoudig. Het ontwerpen, bouwen en implementeren alle door het systeem gegenereerde L L L/G G correspondentie en belastingbescheiden. Dit houdt in dat de standaard correspondentie en belastingbescheiden aangepast moet worden aan de huisstijl en het format van GBLT. Deze huisstijl en format zal de leverancier tijdens de implementatie zelf moeten verkrijgen door middel van workshops met de materiedeskundigen van het GBLT en de drie aansluitende gemeenten. Opleidingen voor eindgebruikers en beheerders G L L/G L Realisatie of uitbreiding technische infrastructuur G G G G/L Organisatie, processen en werkinstructies G G G G/L Het inrichten van en voorbereiden op het beheer en onderhoud van de regulieren L/G L/G L/G L/G beheer en onderhoud organisatie. Voorbereiden en uitvoeren van de acceptatie procestest. G G G G Proof of concept waarin de geïntegreerde werking voor waterschap- en gemeentelijke L L L/G G belastingen wordt aangetoond inclusief de koppelingen en met een repre- sentatief deel van geconverteerde gegevens. De beoordeling van de Proof of concept zal plaatsvinden op basis van een aantal alsdan door GBLT beschreven casussen. Het leveren van nazorg gedurende tenminste 3 maanden na productie name van fase 1 en fase 2 door deskundige ondersteuning van de leverancier aan gebruikers en beheerders op locatie van GBLT en het direct en zonder voorbehoud oplossen van alle verstoringen die zich tijdens deze periode voordoen. L L L/G L/G Datum: 28 april 2011 pagina 11/14

11 5.3 Mijlpalen implementatie Binnen de doorlooptijd van de implementatie zijn de volgende vaste mijlpalen gedefinieerd. Deze mijlpalen vormen het fundament van de planning die in het project initiatie document (PID) in detail zal worden uitgewerkt. Fase 1: Waterschapsdeel Datum Start fase 1 9 augustus 2011 Software componenten belastingsysteem bij GBLT geïnstalleerd 1 september 2011 Opleiding key-users afgerond 1 september 2011 Proof of concept gereed 1 oktober 2011 Inrichting gereed 1 november 2011 Eerste proefconversie uitgevoerd 15 november 2011 Tweede proefconversie uitgevoerd 2 januari 2012 Alle rapportages en correspondentie opgeleverd 1 februari 2012 Start acceptatie procestesten 1 februari 2012 Opleidingen eindgebruikers en beheerder afgerond 1 april 2012 Vrijgave advies en besluit productie name 14 april 2012 Start voorbereidingen productie name o.b.v. draaiboek 15 april 2012 Productie name belastingsysteem 1 mei 2012 Aanvang periode regulier beheer en onderhoud 1 mei 2012 Einde nazorgperiode van fase 1 1 augustus 2012 Fase 2: Gemeente deel Datum Start fase 2 1 november 2011 Opleiding key-users afgerond 1 december 2011 Inrichting gereed 1 februari 2012 Eerste proefconversie uitgevoerd 1 juni 2012 Tweede proefconversie uitgevoerd 1 augustus 2012 Alle rapportages en correspondentie opgeleverd 1 augustus 2012 Start acceptatie procestesten 1 augustus 2012 Opleidingen eindgebruikers en beheerder afgerond 1 oktober 2012 Vrijgave advies en besluit productie name 14 oktober 2012 Start voorbereidingen productie name o.b.v. draaiboek 15 oktober 2012 Productie name belastingsysteem Uiterlijk 1 januari 2013 Einde nazorg periode fase 2 1 april Op te leveren producten De op te leveren producten zijn hieronder opgesomd. Met de indicatie G (=GBLT) en L (=Leverancier) achter elk product is aangegeven wie verantwoordelijk is voor de realisatie. Met G/L wordt aangegeven dat zowel GBLT als de Leverancier voor delen van dit product verantwoordelijk zijn. Deze producten gelden zowel voor fase 1 als fase 2. Eventueel blijft het product in fase 2 ongewijzigd of is aangepast met relevante informatie uit en voor fase 2. Datum: 28 april 2011 pagina 12/14

12 1. Project dossier a. Project Initiatie Document (G) b. Detailplannen (G/L) c. Voortgangsverslagen i. Project voortgangsverslagen (G) ii. Leverancier voortgangsverslagen (L) d. Risicoanalyses (G/L) e. Vrijgaverapport (G) f. Conversieplan (L) g. Inrichtingsplan (L) h. Realisatieplan rapportages (L) i. Realisatieplan correspondentie (L) j. Proof of Concept (L) k. Draaiboek definitieve conversie (L) l. Opleiding i. Opleidingsplan (G) ii. Opgeleidde medewerkers (L) iii. Opleidingsomgeving (L) iv. Cursusmateriaal (L) v. Beoordeelde cursus (G) m. Proefconversie 1, 2,.. i. geconverteerde data (L) ii. tellingen bron en doel (L) iii. verwerkingsverslagen (L) iv. verklaring verschillen (L) n. Test GBLT i. Testplan (G) ii. Testdata (G) iii. Testscripts 1. Testscripts inrichting (G) 2. Testscripts conversie (G) 3. Testscripts maatwerk (G) 4. Testscripts rapportages (G) 5. Testscripts correspondentie (G) 6. Testscripts koppelingen (G) 7. Testscripts integrale procestest (G) 8. Testscripts performance (G) iv. Testverslag 1. Testverslag inrichting (G) 2. Testverslag conversie (G) 3. Testverslag maatwerk (G) 4. Testverslag rapportages (G) 5. Testverslag correspondentie (G) 6. Testverslag koppelingen (G) 7. Testverslag integrale procestest (G) 8. Testverslag performance (G) v. Geaccepteerde Integrale procestest (G) vi. Geleverde testondersteuning (L) o. Overig i. Opleveringen in test (L) ii. Releasenotes bij iedere oplevering (L) Datum: 28 april 2011 pagina 13/14

13 iii. Installatiehandleiding release (L) 2. Productdossier a. Geaccordeerde documentatie i. Gebruikershandleidingen (L) ii. Functioneel Beheer handleiding (L) iii. Technisch Beheer handleiding (G/L) iv. Installatiehandleiding (L) v. Plaatje Logisch datamodel (L) vi. Beschrijving logisch datamodel (L) vii. Conversie koppeling handleiding (L) viii. Applicatie Productie Handleiding (G) ix. Systeem Productie Handleiding (G) x. Handleiding overzetten omgevingen (G) b. IT infrastructuur c.q. hardware i. Productieomgeving (G) ii. Testomgeving (G) c. Geaccordeerde software i. Inrichting 1. ingericht systeem (L) 2. GBLT inrichtingsdocumentatie (L) 3. GBLT workflow beschrijving (L) ii. Rapportages 1. Operationele rapportages (L) 2. Management rapportages (L) iii. Correspondentie (L) iv. Koppelingen (L) v. Maatwerk (L) vi. Conversie koppeling (L) d. Geconverseerde data c.q. definitieve conversie i. geconverteerde data (L) ii. tellingen bron en doel (L) iii. verwerkingsverslagen (L) iv. verklaring verschillen (L) e. Productie Acceptatie Test i. Testscripts (G) ii. Testverslag Productie Acceptatie Test (G) iii. Vrijgave advies (G) iv. Accountantsverklaring (G) f. Werkinstructies (G) g. Gedeponeerde broncode (L) h. Bevindingenadministratie (L) Datum: 28 april 2011 pagina 14/14

14 Bijlage: Overzicht huidige koppelingen GBLT