ON!Track gebruikershandleiding. Webversie 2.3 Handleiding versie 1.1

Transcriptie

1 ON!Track gebruikershandleiding Webversie 2.3 Handleiding versie 1.1

2 Inhoudsopgave Aan de slag... 3 Wat is ON!Track?... 3 Hoe ziet het volledige ON!Track-proces eruit?... 3 Hoe u een locatie kunt toevoegen, bewerken en verwijderen... 7 Hoe u een nieuwe locatie kunt toevoegen... 7 Hoe u een locatie kunt bewerken... 9 Hoe u een locatie kunt verwijderen Hoe u een bovenliggende locatie kunt toevoegen, bewerken en verwijderen Hoe u een nieuwe hoofdlocatie kunt toevoegen Hoe u een hoofdlocatie kunt bewerken Hoe u een hoofdlocatie kunt verwijderen Hoe u activa kunt toevoegen, bewerken, verwijderen, terugtrekken en overdragen Hoe u nieuw activa kunt toevoegen Hoe u een Hilti activa kunt toevoegen door het serienummer te gebruiken Hoe u een activa kunt bewerken Hoe u de status van een activum kunt wijzigen van operationeel naar defect, in reparatie, kwijt of gestolen, of teruggetrokken Hoe u een activum kunt verwijderen Hoe u activa naar een andere locatie kunt overdragen Hoe ik mijn overgedragen activum kan vinden Hoe u een geleverd activum kunt bevestigen Hoe u de overdrachtshistorie van overgedragen activa kunt vinden Hoe u al uw activa in één keer kunt weergeven Hoe u verbruiksartikelen kunt bijvullen Hoe u een medewerker kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Hoe u een nieuwe medewerker kunt toevoegen? Hoe u de gegevens van een nieuwe medewerker kunt bewerken Hoe u een nieuwe medewerker kunt verwijderen

3 Hoe u een certificaat kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Hoe u een nieuw certificaat kunt toevoegen Hoe u een certificaat kunt wijzigen Hoe u een certificaat kunt verwijderen Hoe u een service kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Hoe u een nieuwe service kunt toevoegen Hoe u een service kunt bewerken Hoe u een service kunt verwijderen Hoe u een sjabloon kunt bewerken, verwijderen of hieraan een certificaat of service kunt toewijzen Hoe u een nieuw sjabloon kunt toevoegen Hoe u een sjabloon kunt bewerken Hoe u een sjabloon kunt verwijderen Hoe u een certificaat of service kunt toewijzen aan een sjabloon ON!Track in het algemeen Hoe u kunt navigeren Hoe u kunt zoeken Hoe u tabellen kunt filteren Hoe u tabellen kunt sorteren Hoe u tabellen kunt aanpassen

4 Aan de slag De volgende vragen verduidelijken hoe u met ON!Track aan de slag te gaan. Wat is ON!Track? Hilti ON!Track is de professionele oplossing voor het beheer van alle activa, ongeacht de fabrikant. De software maakt het eenvoudig om activa te traceren en te zoeken om verliezen te minimaliseren, inventarislijsten snel en eenvoudig te onderhouden, alles op één plaats en automatische waarschuwingen te ontvangen als herinnering voor reparaties, onderhoud en inspecties. Hoe ziet het volledige ON!Track-proces eruit? Als u inlogt op ON!Track is het eerste scherm het dashboard; hier ziet u uw locaties op de kaart, de status van uw activa en de activumdetails eronder. Door te klikken op de onderstaande locaties en gebieden, wordt de bijbehorende gedetailleerde informatie getoond. 3

5 Door te klikken op de bijbehorende hoofdnavigatiepunten, d.w.z. dashboard, locatie, activa, medewerkers, sjablonen en rapporten kunt u de respectievelijke informatie ophalen. Onder locatie beheert u (hoofd) locaties; u kunt nieuwe toevoegen en specificeren alsmede bestaande locaties bewerken en verwijderen. Hier kunt u ook activa toewijzen aan specifieke locaties. Onder activa beheert u uw activa, hulpmiddelen en verbruiksartikelen; u kunt nieuwe toevoegen en specificeren alsmede bestaande bewerken en verwijderen. Hier kunt u ook activa overdragen van één locatie naar een andere of certificaten toewijzen aan uw activa. Onder medewerkers beheert u medewerkers (ON!Trackgebruikers), u kunt nieuwe toevoegen en specificeren alsmede bestaande bewerken en verwijderen. Hier kunt u ook certificaten toewijzen aan medewerkers of in de functie van beheerder, rechtenbeheer definiëren voor de andere ON!Trackgebruikers. 4

6 Onder sjablonen beheert u uw activasjablonen, certificaten voor activa en medewerkers alsmede services voor activa; u kunt nieuwe toevoegen en specificeren alsmede bestaande bewerken en verwijderen. Onder rapporten kunt u automatisch rapporten over uw activa, certificaten, services en medewerkers genereren. Onder overdrachten (zie de rechterkant van het scherm) kunt u automatisch rapporten creëren over uw activa, certificaten, services en medewerkers. 5

7 Onder uw eigen loginnaam kunt u de bedrijfs- en gebruikersinstellingen vinden, de ondersteuningspagina en de mogelijkheid om uit te loggen. 6

8 Hoe u een locatie kunt toevoegen, bewerken en verwijderen Locaties geven aan waar uw activa zich bevindt of waar het naar wordt overgedragen. Dit betreft meestal specifieke magazijnen, bouwplaatsen, servicecentra of voertuigen. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe locaties worden toegevoegd, alsmede hoe bestaande locaties bewerkt en verwijderd kunnen worden. Hoe u een nieuwe locatie kunt toevoegen 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon in de subnavigatiebalk; na het klikken op het icoon opent een invoerscherm. 3. Kies een hoofdlocatie voor de nieuwe locatie door op de betreffende locatie te klikken (d.w.z. magazijnen, bouwplaatsen, etc.) 7

9 4. Klik op opslaan en volgende onderaan het selectiescherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad locatiegegevens. 5. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad locatiedetails; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 6. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuwe locatie te voltooien. 8

10 Hoe u een locatie kunt bewerken 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande verticale navigatie uit te vouwen. 3. Klik op de te bewerken locatie. 9

11 4. Klik op het potlood-icoon om de geselecteerde locatie te bewerken; door op het icoon te klikken, opent een bewerkingsscherm met de locatiedetails. 5. Bewerk de locatiedetails zoals gewenst; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 10

12 6. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van de locatie te voltooien. 11

13 Hoe u een locatie kunt verwijderen Opmerking: locaties met toegewezen activa kunnen niet worden verwijderd. Om deze locaties te verwijderen, moeten eerst de activatoewijzingen worden verwijderd. 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande locatiestructuur uit te vouwen. 12

14 3. Selecteer de te verwijderen locatie door hierop te klikken. 4. Klik op het prullenbak-icoon om de geselecteerde locatie te verwijderen; door op het icoon te klikken, opent een bevestigingsscherm. 13

15 5. Klik op ja om de betreffende locatie permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 14

16 Hoe u een bovenliggende locatie kunt toevoegen, bewerken en verwijderen Hoofdlocaties omschrijven locatietypes, d.w.z. magazijnen, bouwplaatsen, voertuigen, etc. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe hoofdlocaties worden toegevoegd, alsmede hoe u bestaande locaties kunt bewerken of verwijderen. Hoe u een nieuwe hoofdlocatie kunt toevoegen 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon in de subnavigatiebalk; door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 3. Klik op nieuwe locatie; er wordt een tekstveld weergegeven voor het invoeren van de locatienaam. 15

17 4. Voer een nieuwe naam voor de hoofdlocatie in het tekstveld in. 5. Klik op opslaan en volgende onderaan het selectiescherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad locatiegegevens. 6. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad locatiedetails; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 16

18 Opmerking: het vervolgkeuzemenu "Type" bevat voorgedefinieerde locatietypes, zoals container, bouwplaats, locatiegroep, voertuig en magazijn. Kies een locatietype dat het best past bij het doel van uw locatie. Om in staat te zijn een locatiemanager te selecteren, moet de persoon eerder zijn gedefinieerd in ON!Track; u kunt een persoon als zodanig definiëren door "Locatiemanager" te kiezen in het vervolgkeuzemenu verantwoordelijkheid op de bewerkingspagina van de persoon onder medewerkers. 7. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuwe hoofdlocatie te voltooien. 17

19 Hoe u een hoofdlocatie kunt bewerken 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op de te bewerken hoofdlocatie. 3. Klik op het potlood-icoon om de geselecteerde bovenliggende locatie te bewerken; door op het icoon te klikken, opent een bewerkingsscherm met de locatiedetails. 18

20 4. Bewerk de details van de hoofdlocatie zoals gewenst; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 5. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van de hoofdlocatie te voltooien. 19

21 Hoe u een hoofdlocatie kunt verwijderen Opmerking: hoofdlocaties met toegewezen activa kunnen niet worden verwijderd. Om deze locaties te verwijderen moeten eerst de activatoewijzingen worden verwijderd. 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer de te verwijderen hoofdlocatie door hierop te klikken. 3. Klik op het prullenbak-icoon om de geselecteerde bovenliggende locatie te verwijderen; door op het icoon te klikken, opent een bevestigingsscherm. 20

22 4. Klik op ja om de betreffende locatie permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 21

23 Hoe u activa kunt toevoegen, bewerken, verwijderen, terugtrekken en overdragen Activa als een verzamelbegrip omvat niet alleen gereedschappen (zoals elektrische gereedschappen en machines), maar ook hulpmiddelen (zoals handschoenen of ladders) en verbruiksartikelen (zoals schroeven). De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe activa wordt toegevoegd, alsmede hoe bestaande activa kan worden bewerkt, verwijdert en overgedragen. Hoe u nieuw activa kunt toevoegen Opmerking: hoewel er verschillende manieren zijn om activa toe te voegen, wordt de eenvoudigste handmatige manier hier beschreven. 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om nieuwe activa toe te voegen; door op het icoon te klikken, opent een invoerscherm. 3. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad activumdetails; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling 22

24 wordt aangeraden. Scroll omlaag in het tabblad met activumdetails, om alle verplichte velden te zien. Opmerking: de scancode verwijst naar de unieke code die kan worden gevonden op het barcodelabel waarmee u uw activa uitrust. De alternatieve code is een zelf gekozen code, welke ook uniek moet zijn en niet twee keer mag worden toegewezen. 4. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad beheerd als. 23

25 5. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad beheerd als; een volledige invulling wordt aangeraden. 6. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad certificaten. 7. Selecteer en voeg vereiste certificaten toe aan een activa op het tabblad certificaten. Opmerking: om via dit scherm certificaten toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt certificaten toevoegen onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 24

26 8. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad services. 9. Selecteer en voeg vereiste services toe aan een activa op het tabblad services. Opmerking: om via dit scherm services toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt services toevoegen onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 10. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van nieuwe activa te voltooien. Hoe u een Hilti activa kunt toevoegen door het serienummer te gebruiken 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 25

27 2. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om nieuwe activa toe te voegen; door op het icoon te klikken, opent een invoerscherm. 3. Vul het veld serienummer in met het betreffende serienummer van uw Hilti activa op het tabblad activumdetails. Opmerking: tijdens de invoer wordt het overeenkomende serienummer meteen getoond. 4. Selecteer het correcte serienummer in het vervolgkeuzemenu, dat tijdens de invoer automatisch wordt weergegeven; bij het selecteren van het serienummer wordt de geselecteerde activa automatisch ingevuld bij de activumdetails en op het tabblad beheerd als. 26

28 Opmerking: verplichte velden zijn rood gemarkeerd, met name bijv. serienummer, fabrikant en model wordt geadviseerd. 5. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad beheerd als. 6. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad beheerd als; een volledige invulling wordt aangeraden. 27

29 7. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad certificaten. 8. Selecteer en voeg vereiste certificaten toe aan activa op het tabblad certificaten. Opmerking: om op dit scherm certificaten toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt certificaten toevoegen onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 9. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad services. 10. Selecteer en voeg vereiste services toe aan een activa op het tabblad services. 28

30 Opmerking: om op dit scherm services toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt services toevoegen onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 11. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van nieuwe activa te voltooien. 29

31 Hoe u een activa kunt bewerken 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande structuur van de activagroepen uit te vouwen. 3. Selecteer de activa subgroep die het te bewerken activum bevat. 30

32 4. Selecteer de te bewerken activa door het betreffende selectievakje in te schakelen. Opmerking: er kan per keer slechts één activum worden bewerkt. 31

33 5. Klik op bewerken om het geselecteerde activum te bewerken; door op het icoon te klikken, opent een bewerkingsscherm met de te bewerken activumdetails. 6. Navigeer naar het betreffende tabblad (activumdetails, beheerd als, etc.) waar een bewerking vereist is en voor deze bewerking in; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 7. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van het activum te voltooien. 32

34 Hoe u de status van een activum kunt wijzigen van operationeel naar defect, in reparatie, kwijt of gestolen, of teruggetrokken 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande structuur van de activagroepen uit te vouwen. 3. Selecteer de activa subgroep die de activa met de te wijzigen status bevat. 33

35 4. Selecteer de te bewerken activa met de te wijzigen status door het betreffende selectievakje in te schakelen. Opmerking: er kan per keer slechts één activum worden verwerkt. 34

36 5. Klik op bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de activumdetails. 6. Selecteer op het tabblad activumdetails in het vervolgkeuzemenu activastatus, de toepasselijke status: defect, in reparatie, kwijt of gestolen, of teruggetrokken. Opmerking: operationeel is de vooraf gedefinieerde activastatus. 7. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van het activum te voltooien. 35

37 36

38 Hoe u een activum kunt verwijderen 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande structuur van de activagroepen uit te vouwen. 3. Selecteer de activa subgroep die het te verwijderen activum bevat. 37

39 4. Selecteer het te verwijderen activum door het betreffende selectievakje in te schakelen. Opmerking: activa die eerder werd overgedragen, kan niet worden verwijderd, maar alleen teruggetrokken. Verder kunnen hulpmiddelen noch verbruiksartikelen worden verwijderd en/of teruggetrokken, als het aantal niet 0 is. 38

40 5. Klik op het prullenbak-icoon ("verwijderen") om de geselecteerde activa te verwijderen; door op het icoon te klikken, opent een bevestigingsscherm. 6. Klik op ja om de betreffende activa permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klik op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 39

41 Hoe u activa naar een andere locatie kunt overdragen 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon om de onderstaande structuur van de activagroepen uit te vouwen. 3. Selecteer de activa subgroep die de over te dragen activa bevat. 40

42 4. Selecteer de over te dragen activa, door het selectievakje in te schakelen. Tip: selecteer meer dan één activum om meerdere over te dragen items in bulk te verwerken. Alle in de overdrachtskaart toegevoegde activa worden overgedragen naar dezelfde locatie. 41

43 Als u de activa naar verschillende locaties wilt overdragen herhaalt u het proces per locatie. 5. Klik op toevoegen aan overdrachtskaart om het geselecteerde item in de overdrachtskaart te plaatsen. 6. Klik, nadat het activum succesvol in de overdrachtskaart is geplaatst, op overdrachten in de hoofdnavigatiebalk. Opmerking: het aantal in de rode cirkel geeft het aantal in de overdrachtskaart geplaatste activa aan. 7. Klik op het plus-icoon om de onderstaande locatiestructuur uit te vouwen. 42

44 8. Selecteer de locatie waarnaar het activum (de activa) moet (moeten) worden overgedragen. 9. Klik op het kalender icoon om een datum te kiezen wanneer het activum (de activa) moet (moeten) worden geretourneerd. Opmerking: retourdatum is een optionele invoer. 43

45 10. Selecteer een retourdatum door een datum te kiezen in de weergegeven kalender. 11. Klik op activum (activa) overdragen om het activum (de activa) over te dragen naar de geselecteerde locatie; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 44

46 12. Klik op bevestigen om het activum over te dragen naar de geselecteerde locatie; klik op annuleren om de overdracht te annuleren. Opmerking: alle in de overdrachtskaart toegevoegde activa wordt overgedragen naar dezelfde locatie. Als u de activa naar verschillende locaties wilt overdragen, herhaalt u het proces per locatie. 45

47 Alternatieve manier om een activum over te dragen naar een andere locatie: 1. Klik op overdrachten in de hoofdnavigatiebalk. 2. Voer de scan/alternatieve code van het over te dragen activum in. 3. Klik op toevoegen om het betreffende activum toe te voegen aan de overdrachtskaart. Opmerking: activa die reeds in doorvoer zijn, wat betekent dat de overdracht nog niet werd bevestigd, kunnen niet aan de overdrachtskaart worden toegevoegd. 46

48 4. Klik op het plus-icoon om de onderstaande locatiestructuur uit te vouwen. 5. Selecteer de locatie waarnaar het activum (de activa) moet/moeten worden overgedragen. 6. Klik op het kalender icoon om een datum te kiezen wanneer het activum (de activa) moet/moeten worden geretourneerd. Opmerking: retourdatum is een optionele invoer. 47

49 7. Selecteer een retourdatum door een datum te kiezen in de weergegeven kalender. 8. Klik op activum (activa) overdragen om het activum (de activa) over te dragen naar de geselecteerde locatie; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 48

50 9. Klik op bevestigen om de het activum over te dragen naar de geselecteerde locatie; klik op annuleren om de overdracht te annuleren. Opmerking: alle in de overdrachtskaart toegevoegde activa wordt overgedragen naar dezelfde locatie. Als u de activa naar verschillende locaties wilt overdragen, herhaalt u het proces per locatie. 49

51 Hoe ik mijn overgedragen activum kan vinden Opmerking: hoewel er verschillende manieren zijn om een overgedragen activum te vinden, wordt de simpelste manier hier beschreven. 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op activagroepen om een overzicht van al uw activa weer te geven. 3. Klik in het zoekveld om het overgedragen activum te vinden. 50

52 4. Voer in het zoekveld informatie over het activum in, bijv. scan of alternatieve code om het in de lijst te vinden; tijdens de invoer wordt de overeenkomstige informatie (rood gemarkeerd) meteen getoond. Opmerking: informatie die niet overeenkomt met de zoekterm wordt automatisch verborgen; om alle informatie te zien (bijv. alle activa in de lijst), kunt u de zoekterm verwijderen uit het zoekveld door te klikken op het x-icoon aan de rechterkant van het zoekveld. 51

53 Hoe u een geleverd activum kunt bevestigen 1. Klik nadat een activum is geleverd op activa in de hoofdnavigatiebalk. Opmerking: om de leveringsbevestigingen correct te gebruiken moet deze functionaliteit op voorhand worden ingeschakeld. 2. Klik op activagroepen om een overzicht van al uw activa weer te geven. 52

54 3. Klik in het zoekveld om het overgedragen activum te vinden. 4. Voer in het zoekveld informatie over het activum in, bijv. scan of alternatieve code om het in de lijst te vinden; tijdens typen wordt de overeenkomstige informatie (rood gemarkeerd) meteen getoond. Opmerking: informatie die niet overeenkomt met de zoekterm wordt automatisch verborgen; om alle informatie te zien (bijv. alle activa in de lijst), kunt u de zoekterm verwijderen uit het zoekveld door te klikken op het x-icoon aan de rechterkant van het zoekveld. 53

55 5. Selecteer het activum dat een bevestiging behoeft door het betreffende selectievakje in te schakelen. 6. Klik op levering bevestigen; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 7. Klik op levering van activum bevestigen om de ontvangst van het activum te valideren; om de bevestiging te annuleren, klikt u op nee. 54

56 Hoe u de overdrachtshistorie van overgedragen activa kunt vinden 1. Klik op overdrachten in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het tabblad overdrachtshistorie om alle overdrachtsinvoeringen te zien. 55

57 Hoe u al uw activa in één keer kunt weergeven 1. Klik op activa in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op activagroepen; een tabel aan de rechterkant toont al uw activa in één grote lijst. 56

58 Hoe u verbruiksartikelen kunt bijvullen 1. Klik op locaties in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad verbruiksartikelen in de subnavigatiebalk. 3. Klik op het plus-icoon ("bijvullen"); door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 4. Vul het scannummer of de betreffende verbruiksartikelen in en klik op toevoegen. 5. Vul de vereiste gegevens in; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 57

59 6. Klik op opslaan onderaan het invoerscherm om het bijvullen van het betreffende verbruiksartikel te bevestigen. 58

60 Hoe u een medewerker kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Medewerkers zijn de gebruikers van bepaalde activa. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe medewerkers worden toegevoegd, en hoe bestaande medewerkers bewerkt of verwijdert kunnen worden. Opmerking: uw mogelijke acties in ON!Track worden bepaald door het autorisatiemodel. Als u wat dat betreft wijzigingen nodig hebt, neemt u contact op met uw lokale beheerder/administrator. Hoe u een nieuwe medewerker kunt toevoegen? 1. Klik op medewerkers in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om een nieuwe medewerker toe te voegen; door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 59

61 3. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad medewerkersinfo; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 4. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad certificaten. 5. Selecteer en voeg vereiste certificaten toe aan een medewerker op het tabblad certificaten. Opmerking: om op dit scherm certificaten toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt certificaten toevoegen onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 60

62 6. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad waarschuwingsinstellingen. 7. Selecteer waarschuwingen voor de medewerker door de bijbehorende selectievakjes van het tabblad waarschuwingsinstellingen in te schakelen. Opmerking: de volgende waarschuwingen zijn beschikbaar: vlootkosten, HSE check voor activa, HSE check voor medewerker, huurkosten, vereiste retour, nodig onderhoud, voorraadwaarschuwing en verlopen garantie. Als de selectievakjes in grijs worden weergegeven, betekent dat de waarschuwingen momenteel zijn uitgeschakeld. Om de levering van waarschuwingen via mogelijk te maken, verzoeken wij u contact op te nemen met uw lokale administrator/beheerder. 61

63 8. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuwe medewerker te voltooien. 62

64 Hoe u de gegevens van een nieuwe medewerker kunt bewerken 1. Klik op medewerkers in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer de gegevens van de medewerker die bewerkt moeten worden door het betreffende selectievakje in te schakelen. 3. Klik op het potlood-icoon ("bewerken") om de gegevens van de geselecteerde medewerker te bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de medewerkerdetails. 63

65 4. Navigeer naar het betreffende tabblad (medewerkerinfo, rollen toewijzen, etc.) waar een bewerking vereist is en voer deze in; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 5. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van de medewerker te voltooien. 64

66 Hoe u een nieuwe medewerker kunt verwijderen 1. Klik op medewerkers in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer de te verwijderen gegevens van de medewerker door het betreffende selectievakje in te schakelen. 3. Klik op het prullenbak-icoon ("verwijderen") om de gegevens van de geselecteerde medewerker te verwijderen; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 65

67 4. Klik op OK om de gegevens van de betreffende medewerker permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op annuleren. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 66

68 Hoe u een certificaat kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Certificaten zijn bewijzen dat activa voor een specifieke taak mag worden gebruikt of dat medewerkers in staat zijn en toestemming hebben om specifiek werk uit te voeren. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe certificaten worden toegevoegd en hoe u deze kunt bewerken of verwijderen. Hoe u een nieuw certificaat kunt toevoegen 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad certificaten in de sub-navigatiebalk. 3. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om een nieuw certificaat toe te voegen; door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 67

69 4. Vul de vereiste gegevens in; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 5. Klik op toevoegen onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuw certificaat te voltooien. 68

70 Hoe u een certificaat kunt wijzigen 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad certificaten in de sub-navigatiebalk. 3. Selecteer het te bewerken certificaat door het betreffende selectievakje in te schakelen. 4. Klik op het potlood-icoon ("bewerken") om het geselecteerde certificaat te bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de certificaatdetails. 69

71 5. Bewerk de gegevens van het certificaat overeenkomstig; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 6. Klik op opslaan onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van het certificaat te voltooien. 70

72 Hoe u een certificaat kunt verwijderen Opmerking: certificaten toegewezen aan medewerkers en/of activa kunnen niet worden verwijderd. Om deze certificaten te verwijderen moeten eerst de toewijzingen worden verwijderd. 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad certificaten in de sub-navigatiebalk. 3. Selecteer het te verwijderen certificaat door het betreffende selectievakje in te schakelen. 71

73 4. Klik op het prullenbak-icoon ("verwijderen") om het geselecteerde certificaat te verwijderen; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 5. Klik op ja om het betreffende certificaat permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 72

74 Hoe u een service kunt toevoegen, bewerken of verwijderen Services zijn onderhoudstaken die moeten worden uitgevoerd - vaak op regelmatige basis - om de operabiliteit van activa te verzekeren. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe services worden toegevoegd en hoe u deze kunt bewerken en verwijderen. Hoe u een nieuwe service kunt toevoegen 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad services in de sub-navigatiebalk. 3. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om een nieuwe service toe te voegen; door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 73

75 4. Vul de vereiste gegevens in; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 5. Klik op toevoegen onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuw certificaat te voltooien. 74

76 Hoe u een service kunt bewerken 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad services in de sub-navigatiebalk. 3. Selecteer de te bewerken service door het betreffende selectievakje in te schakelen. 4. Klik op het potlood-icoon ("bewerken") om de geselecteerde service te bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de servicedetails. 75

77 5. Bewerk de servicegegevens overeenkomstig; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 6. Klik op opslaan onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van de service te voltooien. 76

78 Hoe u een service kunt verwijderen Opmerking: services toegewezen aan activa kunnen niet worden verwijderd. Om deze services te verwijderen moeten eerst de activatoewijzingen worden verwijderd. 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het tabblad services in de sub-navigatiebalk. 3. Selecteer de te verwijderen service door het betreffende selectievakje in te schakelen. 77

79 4. Klik op het prullenbak-icoon ("verwijderen") om de geselecteerde service te verwijderen; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 5. Klik op ja om de betreffende service permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 78

80 Hoe u een sjabloon kunt bewerken, verwijderen of hieraan een certificaat of service kunt toewijzen Een sjabloon is een voorgedefinieerde set informatie, welke het type activa beschrijft en welke het onderhouden en invoeren van gegevens van extra activa efficiënt én met dezelfde karakteristieken mogelijk maakt. De volgende vragen verduidelijken hoe nieuwe sjablonen worden toegevoegd, hoe u bestaande sjablonen kunt bewerken en verwijderen en hoe services en certificaten worden toegewezen aan sjablonen. Hoe u een nieuw sjabloon kunt toevoegen 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Klik op het plus-icoon ("toevoegen") om een nieuw sjabloon toe te voegen; door hierop te klikken, opent een invoerscherm. 79

81 3. Vul de vereiste gegevens in op het tabblad activumsjabloondetails; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 4. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad certificaten toewijzen. (I would expect it to be named Certificaten toewijzen as it is always the infinitive used, as indeed it is used below) 5. Selecteer en voeg de vereiste certificaten toe aan het sjabloon op het tabblad certificaten toewijzen. Opmerking: om op dit scherm certificaten toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt certificaten toevoegen op het tabblad certificaten onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 80

82 6. Klik op opslaan en volgende onderaan het gegevensscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad services toewijzen. 7. Selecteer en voeg vereiste services toe aan de sjabloon op de het tabblad services toewijzen. Opmerking: om op dit scherm services toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt services toevoegen op het tabblad services onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 8. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuwe sjabloon te voltooien. 81

83 Hoe u een sjabloon kunt bewerken Opmerking: eenmaal aangemaakt kunnen de namen van sjablonen niet worden bewerkt c.q. gewijzigd. 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het te bewerken sjabloon door het betreffende selectievakje in te schakelen. 3. Klik op bewerken om het geselecteerde sjabloon te bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de sjabloondetails. 82

84 4. Navigeer naar het betreffende tabblad (d.w.z. activumsjabloondetails, certificaten toewijzen, services toewijzen) waar moet worden bewerkt en bewerk overeenkomstig; verplichte velden zijn rood gemarkeerd, een volledige invulling wordt aangeraden. 5. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het bewerkingsscherm om de bewerking van het activum te voltooien. 83

85 Hoe u een sjabloon kunt verwijderen Opmerking: sjablonen toegewezen aan activa kunnen niet worden verwijderd. Om deze sjablonen te verwijderen moeten eerst de activatoewijzingen worden verwijderd. 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het te verwijderen sjabloon door het betreffende selectievakje in te schakelen. 3. Klik op het prullenbak-icoon ("verwijderen") om het geselecteerde sjabloon te verwijderen; door hierop te klikken, opent een bevestigingsscherm. 84

86 4. Klik op ja om het betreffende sjabloon permanent te verwijderen; om de verwijdering te annuleren, klikt u op nee. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 85

87 Hoe u een certificaat of service kunt toewijzen aan een sjabloon 1. Klik op sjablonen in de hoofdnavigatiebalk. 2. Selecteer het sjabloon door het betreffende selectievakje in te schakelen. 3. Klik op bewerken; door hierop te klikken, opent een bewerkingsscherm met de sjabloondetails. 86

88 87

89 4. Klik op het tabblad certificaten toewijzen om een activum- /medewerkerscertificaat toe te wijzen aan het sjabloon. 5. Selecteer en voeg vereiste certificaten toe aan het sjabloon. Opmerking: om op dit scherm certificaten toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt certificaten toevoegen op het tabblad certificaten onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 6. Klik op opslaan en volgende onderaan het bewerkingsscherm om door te gaan met de invoer van gegevens op het tabblad services toewijzen. 7. Selecteer en voeg vereiste services toe aan het sjabloon. 88

90 Opmerking: om op dit scherm services toe te voegen, moeten ze eerst zijn toegevoegd aan ON!Track; u kunt services toevoegen op het tabblad services onder sjablonen hoofdnavigatiepunt. 8. Klik op opslaan en afsluiten onderaan het invoerscherm om de toevoeging van een nieuwe sjabloon te voltooien. 89

91 ON!Track in het algemeen De volgende vragen verduidelijken hoe u kunt navigeren, zoeken, filteren en sorteren en hoe u in ON!Track-tabellen kunt aanpassen. Hoe u kunt navigeren Klik de bijbehorende hoofdnavigatiepunten, d.w.z. dashboard, locatie, activa, medewerkers, sjablonen en rapporten om de gewenste informatie te zien; geselecteerde hoofdnavigatiepunten zijn rood gemarkeerd Klik de bijbehorende navigatietabbladen, d.w.z. activumdetails, beheerd als, certificaten en services of klik op opslaan en volgende onderaan een selectiescherm om naar het volgende tabblad te navigeren om de gewenste informatie te zien; geselecteerde tabs zijn zwart gemarkeerd. Klik op het grote plus-icoon in de sub-navigatiebalk om de onderstaande navigatiestructuur uit te vouwen of klik op het kleine plus-icoon om de navigatiestructuur per hoofdlocatie uit te vouwen, om de inhoud te kunnen zien. 90

92 Klik op bijbehorende actie-iconen bijv. toevoegen, bewerken en verwijderen om de gewenste acties te starten. Opmerking: actie-iconen zijn er met en zonder label, die de overeenkomstige actie een naam geeft; in de kleur grijs weergegeven actie-iconen geven aan dat ze niet actief zijn, vaak moet u een activum, locatie, of medewerker selecteren om het betreffende actie-icoon te activeren. Klik op ja of nee om een actie te bevestigen of te annuleren, bijv. verwijderen van een locatie. Attentie: eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet worden hersteld! 91

93 Hoe u kunt zoeken Opmerking: hoewel er verschillende plaatsen zijn om ieder soort informatie te zoeken, wordt hier getoond hoe u in het algemeen de zoekfunctie kunt gebruiken. 1. Klik in het zoekveld op een scherm waar u informatie wilt zoeken, bijv. het tabblad locatie in de hoofdnavigatiebalk om een activum te zoeken. 2. Voer in het zoekveld in wat u wilt zoeken; tijdens de invoer worden overeenkomende resultaten (rood gemarkeerd) meteen getoond. 92

94 Opmerking: informatie die niet overeenkomt met de zoekterm wordt automatisch verborgen; om alle informatie te zien (bijv. alle activa in de lijst) dient u de zoekterm uit het zoekveld te verwijderen door op het x-icoon aan de rechterkant van het zoekveld te klikken. 93

95 Hoe u tabellen kunt filteren 1. Klik op het trechter icoon; na het klikken opent een klein scherm met criteria waarop u kunt filteren. 2. Schakel de betreffende selectievakjes in om de filtercriteria aan te geven; de kolom toont alleen informatie gebaseerd op de filtering. Opmerking: actieve filtering wordt aangegeven door een groter zwart trechter icoon. 94

96 Hoe u tabellen kunt sorteren 1. Klik op de kolomkop om de inhoud van de betreffende kolom in oplopende volgorde (pijl wijst omhoog) te selecteren. 2. Klik nog een keer op de kolomkop om de inhoud van de betreffende kolom in aflopende volgorde (pijl wijst omlaag) te selecteren. 95

97 Hoe u tabellen kunt aanpassen 1. Klik op het icoon met de dubbele pijl om kolommen in een kolom toe te voegen of te verwijderen; door hierop te klikken, opent een klein scherm met alle beschikbare kolommen. 2. Kolommen van de tabel naar het kleine scherm, of vice versa, slepen en neerzetten: kolommen van het kleine scherm naar de tabel slepen en neerzetten. Opmerking: wanneer u een kolom sleept, wordt een verticale grijze lijn getoond die aangeeft waar de kolom in de tabel wordt geplaatst. 96